Di A.D.R. C&M Consulting s.r.l. n. 133 Registro O.d.M. n. 145 Registro E.d.M.

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1 A.D.R. Conciliando di A.D.R. C&M Consulting S.r.l. è iscritta presso il Ministero della Giustizia al n. 133 del registro degli organismi deputati a gestire tentativi di mediazione finalizzata alla conciliazione e al n 145 del registro degli enti di formazione per la mediazione. Regolamento di mediazione Aggiornato alla nuova formulazione del decreto legislativo 28/2010 ai sensi della legge di conversione del decreto del fare, art. 84 e al D.m. 4/8/2014 n. 139 SEZIONE PRIMA Art. 1 Applicazione del regolamento Art. 2 Avvio della mediazione Art. 3 Luogo della mediazione Art. 4 Nomina del mediatore Art. 5 Indipendenza, imparzialità e sostituzione del mediatore Art. 6 Presenza delle parti e loro rappresentanza Art. 7 Incontro informativo e di programmazione, svolgimento della mediazione e poteri del mediatore Art. 8 Proposta del mediatore Art. 9 Conclusione della mediazione Art. 10 Mancato accordo e mancata partecipazione Art. 11 Riservatezza Art. 12 Indennità Art. 13 Responsabilità delle parti Art. 14 Ruolo del mediatore in altri procedimenti

2 Art. 15 Interpretazione e applicazione delle norme Art. 16 Sedi secondarie Art. 17 Mediazione transfrontaliera Art. 18 Legge applicabile Art. 19 Mediazione telematica Codice etico del mediatore Tariffe di mediazione

3 1. Il presente regolamento ( Regolamento ) si applica alla procedura di mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie, gestite da A.D.R. CONCILIANDO che le parti intendono risolvere bonariamente. 2. Il Regolamento si applica alle Mediazioni amministrate da A.D.R. CONCILIANDO in relazione a controversie nazionali. Le controversie internazionali possono essere soggette ad altro regolamento. 3. In caso di sospensione o cancellazione di A.D.R. CONCILIANDO dal registro degli organismi deputati a gestire tentativi di conciliazione, i procedimenti in corso proseguono presso l organismo scelto dalle parti entro 15 giorni dalla data di sospensione o cancellazione. In mancanza, l organismo è scelto dal Presidente del Tribunale del luogo in cui il procedimento è in corso. 1.L istante che intende avviare la Mediazione può farlo depositando presso la sede legale di A.D.R. CONCILIANDO, o presso le sedi secondarie, che provvederanno ad inviare l istanza alla sede principale, a mezzo fax o a mezzo telematico. Sarà la sede legale ad attribuire la procedura di mediazione alla sede competente territorialmente, e a nominare il mediatore. L istanza di avvio, secondo il modello predisposto dall Organismo o altro documento equipollente che deve contenere: a. l indicazione di ADR Conciliando; b. il nome, i dati identificativi e i recapiti delle parti e di loro eventuali rappresentanti e/o consulenti presso cui effettuare le comunicazioni; c. l oggetto della lite; d. le ragioni della pretesa; e. il valore della controversia, individuato secondo i criteri stabiliti dal Codice di procedura civile. Per le liti di valore indeterminato, indeterminabile ovvero in caso di notevole divergenza tra le parti, ADR Conciliando decide il valore di riferimento, secondo i criteri previsti dalla normativa vigente, e lo comunica alle parti. ADR CONCILIANDO si avvale di software di gestione delle procedure di mediazione.

4 2. La Mediazione ha una durata non superiore a 90 giorni dal deposito dell istanza, salva diversa volontà delle parti. In caso di ricorso alla Mediazione su invito del giudice, il termine decorre dalla scadenza da questi fissata per il deposito dell istanza. 3. A.D.R. CONCILIANDO comunica alle parti l avvenuta ricezione dell istanza e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura. Tale comunicazione viene effettuata nei tempi di legge, tenute anche in considerazione eventuali esigenze logistiche dell Organismo e delle parti, con qualsiasi forma. L istante è invitato a farsi parte attiva per effettuare le comunicazioni alla controparte, con ogni mezzo idoneo, in particolare in relazione a quanto previsto dalla legge in merito al decorso dei termini di prescrizione e decadenza, anche a mezzo pec. 4. La parte convocata è invitata a comunicare la propria adesione tempestivamente, e comunque non oltre 7 giorni antecedenti l incontro. 5. A.D.R. CONCILIANDO ha facoltà, sentite le parti e con opportuno preavviso, di modificare o rinviare la data fissata per l incontro al fine di agevolare il buon esito della procedura. 6. La Mediazione e le comunicazioni tra tutte le parti possono avvenire in parte anche attraverso procedure telematiche. In questi casi, il verbale di conciliazione verrà redatto e sottoscritto con modalità idonee a garantirne la provenienza, garantendo la sicurezza e la riservatezza delle comunicazioni ( vedasi sezione II regolamento di procedura ). 1. La Mediazione si svolge sia presso la sede legale che presso le sedi secondarie di A.D.R. CONCILIANDO. Le sedi secondarie devono essere accreditate al Ministero della Giustizia e risultare dal P.d.g. inviato dal Ministero all organismo. In alternativa, con il consenso di tutte le parti e del mediatore A.D.R. CONCILIANDO può fissare lo svolgimento della procedura in altro luogo ritenuto più conveniente, specie in caso di impossibilità di una delle parti a raggiungere il luogo della discussione della procedura.

5 1. Il mediatore è nominato è tra quelli accreditati al Ministero della Giustizia, e, pertanto, presenti nell ultimo P.d.G. di accreditamento in ordine temporale, nonché tra quelli inseriti nella lista di ADR Conciliando, consultabile su La nomina avviene tenute in considerazione la specifica competenza professionale desunta soprattutto dalla tipologia di laurea posseduta, l esperienza professionale, l eventuale preferenza espressa dalle parti e la disponibilità del mediatore, il rispetto dell obbligo di adeguamento all aggiornamento. Se si dovrà procedere ad una designazione in favore dei mediatori di pari grado di competenza; la selezione fra gli stessi potrà essere compiuta secondo il criterio di turnazione. 2. Le parti possono fornire una comune indicazione del mediatore tra quelli inseriti nella lista di ADR Conciliando. 3. Nell istanza di mediazione la parte istante ha la facoltà di richiede la esclusione della nomina come mediatore per coloro i quali siano iscritti a un ordine professionale nella provincia di residenza delle parti o dei loro consulenti. 4. A.D.R. CONCILIANDO si riserva, in presenza di particolari esigenze organizzative, la possibilità di indicare il nominativo del mediatore una volta decorso il termine per l adesione della parte convocata. 5. L elenco dei mediatori di A.D.R. CONCILIANDO è su base nazionale. 6. Ogni sede dispone di un elenco locale dei mediatori. 7. All atto di conferimento dell incarico, A.D.R. CONCILIANDO, nella figura del responsabile nazionale, predisporrà lettera di incarico al mediatore, in relazione all affare di mediazione trattato, con indicazione di tutti gli elementi relativi alla mediazione e al rapporto economico intercorrente tra organismo e mediatore. 8. In caso di sostituzione del mediatore essa dovrà avere valide giustificazioni, e dovrà essere comunicata alla sede principale, che dovrà, avallare la sostituzione, che in mancanza di tale autorizzazione, non sarà legittima.

6 9. In caso di incontro pre filtro, nelle ipotesi delle mediazioni per le quali vi è condizione di procedibilità, il mediatore dovrà sottoscrivere la dichiarazione di adesione all incontro pre filtro, nella piena consapevolezza che, in caso di mancato accordo nel corso del pre filtro, alcun compenso sarà dovuto al mediatore. 10. Il mediatore nominato dovrà sottoscrivere la dichiarazione di imparzialità e riservatezza prima dell avvio della procedura di mediazione. 11. Entro il i mediatori dovranno aver adempiuto l obbligo di aggiornamento e di seguire le 20 procedure a titolo di tirocinii assistiti. 1.Il mediatore nominato, prima dell inizio dell incontro di mediazione, è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza e imparzialità, con esplicito riferimento al Codice europeo di condotta per mediatori. 2. Il mediatore non potrà essere parte ovvero rappresentare o in ogni modo assistere parti in procedure di mediazione dinanzi all organismo presso il quale è iscritto o relativamente al quale è socio o riveste una carica a qualsiasi titolo. Egualmente il mediatore non potrà assume tale funzione qualora abbia in corso o abbia avuto rapporti professionali con una delle parti negli ultimi due anni, o quando una delle parti è assistita o è stata assistita negli ultimi due anni da professionista di lui socio o con lui associato ovvero che ha esercitato la professione negli stessi locali; in ogni caso costituisce condizione ostativa all assunzione dell incarico di mediatore la ricorrenza delle ipotesi di cui all articolo 815, comma 1, nn. da 2 a 6, del codice di procedura civile. Infine, chi ha svolto l incarico di mediatore non potrà intrattenere rapporti professionali con una delle parti se non dopo che siano decorsi due anni dalla definizione del procedimento. 1. Alle persone fisiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione personalmente. La partecipazione per il tramite di rappresentanti è consentita solo per gravi ed eccezionali motivi.

7 2. Alle persone giuridiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione tramite un rappresentante fornito dei necessari poteri per definire la controversia. 3. E obbligatoria l assistenza legale nella procedura di mediazione. Per le materie di cui all art. 5 del decreto legislativo 28/2010, cosi come modificato dalla legge 98/2013, prima di avviare un azione giudiziaria, è necessario esperire il tentativo obbligatorio di mediazione. L obbligo di esperire il tentativo obbligatorio di mediazione si intende esaurito in caso di mancato accordo delle parti all incontro informativo. Incontro informativo o di programmazione o filtro 1. Il primo incontro tra le parti e il mediatore avviene di norma entro trenta giorni dal deposito dell istanza e ha lo scopo di verificare le concrete possibilità di successo del tentativo di conciliazione e di programmarne lo svolgimento. Se le parti decidono di porre termine al tentativo di conciliazione durante l incontro di programmazione, il procedimento si conclude con un mancato accordo o mancata adesione alla procedura di mediazione. In questo caso le parti sono tenute al pagamento unicamente delle spese di procedura in favore dell organismo di mediazione. Nulla è dovuto a titolo di onorario e compenso al mediatore. Svolgimento della mediazione ruolo del mediatore 2. Il mediatore è libero di condurre gli incontri di mediazione nel modo che ritiene più opportuno, tenendo in considerazione le circostanze del caso, la volontà delle parti e la necessità di trovare una rapida soluzione della lite. Il mediatore non ha il potere di imporre alle parti alcuna soluzione, ed è autorizzato a tenere incontri congiunti e separati con le parti. Alcune fasi della procedura possono svolgersi in videoconferenza o telefonicamente, su indicazione del mediatore, con il consenso delle parti. 3. Il mediatore può aggiornare la Mediazione affinché le parti possano analizzare specifiche proposte, raccogliere nuove informazioni, predisporre documenti di cui si

8 rendesse necessaria l acquisizione o per qualsiasi altra ragione ritenuta idonea ad agevolare la conciliazione. 4. Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, con il previo consenso delle parti il mediatore può avvalersi di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali. Il loro compenso, interamente a carico delle parti, è determinato secondo le tariffe professionali, se esistenti, o diversamente concordato con le parti. 5. Con il consenso dell Organismo, del mediatore e delle parti possono essere ammessi ad assistere all incontro di mediazione come tirocinanti altri mediatori. Il mediatore tirocinante è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza, imparzialità e riservatezza rispetto alla procedura. 6. Le parti hanno diritto di accesso agli atti della Mediazione depositati in sessione comune e ciascuna parte ha diritto di accesso agli atti depositati nelle rispettive sessioni separate. Gli atti vengono custoditi dall Organismo in apposito fascicolo, anche virtuale, registrato e numerato, per un periodo di tre anni decorrente dalla conclusione della procedura. 1.La proposta del mediatore può: a. essere verbalizzata nel caso venga richiesta dalle parti; b. essere elaborata quando il mediatore la ritenga consona, considerato lo stato della mediazione e la materia oggetto della procedura, indipendentemente dalla richiesta delle parti. Ai sensi dell art. 7 del D.m. 180/2011 il mediatore può elaborare anche la proposta in contumacia. Tale ipotesi è rinvenibile esclusivamente quanto la documentazione depositata in atti sia tale da consentire la proposta in contumacia. La proposta può essere elaborata a prescindere dalla richiesta della parte istante. 2. In ogni caso, salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento. 3. In caso di incontro filtro e di mancata partecipazione della parte chiamata in mediazione, la parte presente può chiedere al mediatore di verbalizzare la

9 partecipazione alla procedura di mediazione, e che sia fornita menzione della mancata partecipazione alla procedura di mediazione. 4. Nel caso in cui vi sia la presenza di un consumatore, o di un utente finale, in conformità rispetto a quanto previsto dalla direttiva in materia di A.D.R. del Parlamento Europeo, 11/ 2013, e al cosiddetto regolamento 531/12 O.D.R., unicamente in caso di mancata comparizione del professionista o dell azienda, il mediatore può formulare una proposta, che non sia punitiva per la controparte assente, ma equa. La proposta, in caso di materia del consumo, non può essere elaborata in caso di assenza del consumatore o dell utente finale. 1. La Mediazione si considera conclusa quando, nella fase successiva all incontro pre filtro: a. le parti hanno conciliato la controversia; b. non vi è la possibilità di conciliare la lite; c. sono decorsi 90 giorni dal deposito dell istanza di mediazione o dall invito del giudice, salvo diverso accordo delle parti con il mediatore e ADR Conciliando. 2. Di quanto al punto precedente si dà atto in apposito processo verbale sottoscritto dalle parti, dagli avvocati delle parti, dal mediatore, che ne certifica l autografia. Il verbale sottoscritto dai legali è titolo esecutivo. 3. Al termine di ogni Mediazione a ciascuna parte viene consegnata la scheda di valutazione del servizio, da trasmettere al responsabile del Registro degli organismi di mediazione tenuto dal Ministero della giustizia. 1.In caso di accordo tra le parti, il mediatore provvede alla redazione del verbale, e ne dà comunicazione alle parti. Il verbale deve essere sottoscritto dalle parti, dai difensori delle parti e dal mediatore. Nel verbale, non si dà atto della presenza degli uditori che, viene riportato su un libretto per singolo mediatore, e su un registro generale per gli uditori.

10 2. In caso di mancata accettazione della proposta del mediatore, il verbale di fallita conciliazione è emesso decorsi 3 giorni dalla scadenza del termine per l accettazione delle parti. 3. Il verbale di mancato accordo o di mancata partecipazione può essere sottoscritto da un mediatore diverso da quello nominato, su incarico del responsabile dell Organismo. 4. In caso di mancato accordo, o mancata partecipazione alla fase successiva all incontro filtro, le parti saranno tenute al pagamento delle indennità cosi come da allegato I. 1. Tutte le informazioni in qualunque modo acquisite nel corso della Mediazione sono riservate. 2. Il mediatore, il mediatore tirocinante e tutti coloro che prestano il proprio servizio all interno di A.D.R. CONCILIANDO non possono essere obbligati a riferire informazioni o fatti appresi nel corso della Mediazione, a testimoniare o comunque a produrre elementi di prova riguardanti la Mediazione in qualsiasi procedimento giurisdizionale, arbitrale o di altra natura. 3. L obbligo di riservatezza non opera se, e nella misura in cui tutte le parti consentono a derogarvi; "L art 22 del D.Lvo 28/2010 ha esteso gli obblighi di segnalazione previsti dalla normativa sull antiriciclaggio anche al procedimento di mediazione" 4. Ogni prova o fonte di prova non diviene inammissibile a causa del suo utilizzo nell ambito della Mediazione. Le indennità dovute dalle parti sono quelle previste dal D.I. 180/2010, come modificato dal DI 145/2011, art. 16, e dalla tabella liberamente redatta dall organismo. Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, qualora l organismo, con il consenso della parte o delle parti, si avvalga di

11 esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali, il loro compenso viene determinato secondo le tariffe professionali, se esistenti, o diversamente concordato con le parti e il pagamento delle relative parcelle non rientra negli importi previsti in tabella. Le spese di mediazione sono corrisposte prima dell inizio del primo incontro della procedura di mediazione in misura non inferiore alla metà. In ogni caso, nelle ipotesi di cui all'articolo 5, comma 1-bis e comma 2 del citato D.Lgs l organismo e il mediatore non possono rifiutarsi di svolgere la mediazione. Le indennità devono essere corrisposte per intero prima del rilascio del verbale di accordo di cui all art.11 del D.Lgs 28/ È di competenza esclusiva delle parti verificare: a. l assoggettabilità della controversia alla procedura di mediazione, eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dalle parti all atto del deposito dell istanza e non riconducibili alla condotta negligente dell Organismo; b. le indicazioni circa l oggetto, le ragioni della pretesa e la natura della controversia contenute nell istanza di Mediazione; c. l individuazione dei soggetti che devono partecipare alla Mediazione, con particolare riguardo al litisconsorzio necessario; d. i recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni; e. la determinazione del valore della controversia; f. la forma e il contenuto dell atto di delega al proprio rappresentante; g. le dichiarazioni in merito alla sussistenza delle condizioni per l ammissione al gratuito patrocinio h. la non esistenza di più istanze di mediazione relative alla stessa controversia; i. ogni altra dichiarazione che venga fornita all Organismo o al mediatore dal deposito dell istanza sino alla conclusione della procedura. 1. Salvo diverso accordo scritto tra le parti, il mediatore non può svolgere la funzione di arbitro in un procedimento arbitrale connesso con la lite che costituisce oggetto della Mediazione.

12 2. Il mediatore è tenuto al rispetto dei codici deontologici dei propri ordini o collegi di appartenenza. 1. Il mediatore interpreta e applica le norme del Regolamento per la parte relativa ai propri doveri e responsabilità. Tutte le altre regole procedurali sono interpretate e applicate da ADR Conciliando. 1. Sono sedi secondarie quelle regolarmente accreditate presso il Ministero della Giustizia. 2. Presso ogni sede secondaria viene istituito un responsabile di sede, con delibera. 1. Si intende per mediazione transfrontaliera la tipologia di mediazione disciplinata dall art. 2 della direttiva 52/ La mediazione transfrontaliera può essere tenuta da mediatori che abbiano conoscenza di una lingua straniera, ma soprattutto, del diritto internazionale, del diritto europeo e comunitario, della risoluzione delle controversie in ambito nazionale. 3. Presso l organismo esiste la sezione di mediazione transfrontaliera. 4. Tale tipologia di mediazione verrà tenuta da mediatori iscritti all elenco dei mediatori transfrontalieri, ossia, che abbiano provato le proprie competenze in materia di diritto europeo, internazionale, risoluzione delle controversie. 5. E ammessa la mediazione telematica e l o.d.r. 6. In caso di accordo, si attuano le disposizioni di cui alla direttiva 52/2008 e alla legge 98/2013.

13 La legge applicabile alla procedura di mediazione è quella nazionale, fermo restando la supremazia della norma europea e comunitaria. Per gli ambiti non coperti da legge, l organismo farà riferimento alle indicazioni fornite dal Ministero e dall Unione Europea. MEDIAZIONE ON LINE a) Mediazione in videoconferenza : l Organismo gestisce inoltre, ai sensi dell articolo 3 n.ro 4 del DM 28/2010, anche la mediazione in modalità telematica. Questa procedura è attuabile solo ed esclusivamente se le parti sono entrambe d accordo e manifestano esplicitamente il loro consenso aderendo a questa modalità alternativa di risoluzione del conflitto. E sempre ammessa la mediazione ON LINE nei casi in cui una parte partecipi in videoconferenza e l altra, previo consenso, partecipi fisicamente alla presenza del mediatore nella sede dell Organismo. Per quanto non specificamente disposto nei punti seguenti, al servizio telematico si applicano le previsioni del Regolamento di mediazione. b) La mediazione telematica : è accessibile a chiunque possieda una postazione (computer fisso o notebook) collegata ad Internet (preferibilmente tramite ADSL) e corredata di webcam, microfono e cuffie/casse audio; permette agli utenti di gestire l'intera procedura di mediazione in videoconferenza, direttamente dalla propria sede o studio, senza doversi recare fisicamente presso gli uffici dell'organismo di mediazione;

14 consente alle parti (utenti e mediatore) di dialogare (sia in sessioni aperte a entrambe le parti che in sessioni dedicate ad ognuna delle parti) in tempo reale a distanza; qualora l utente non sia in grado di accedere autonomamente per via telematica potrà (con il consenso dell altra parte) comunque recarsi presso la sede dell organismo e collegarsi con l'ausilio di un referente dell'organismo; all'esito dell'incontro le parti potranno ricevere direttamente in formato elettronico attraverso il circuito garantito di Posta Elettronica Certificata (ed eventualmente successivamente presso il proprio domicilio) una copia del verbale attestante i termini e le condizioni dell'intesa raggiunta, ovvero la dichiarazione di accordo raggiunto; c) la sottoscrizione del verbale potrà avvenire sia con modalità telematica (firma digitale), sia in modalità analogica (firma autografa autenticata). d) L Organismo assicura la procedura di mediazione telematica attraverso una piattaforma integrata ad accesso riservato specificatamente progettata per la gestione di processi di comunicazione audio/video e scambio di informazioni in formato elettronico. La piattaforma è disponibile all indirizzo web dedicato conferenceadr.com raggiungibile attraverso il sito L accesso alla piattaforma è riservato ai soli utenti che presentano istanza di mediazione, nonché al mediatore incaricato. Le credenziali crittografate sono generate automaticamente dal sistema. Le credenziali danno diritto all accesso e consultazione delle informazioni legate alla sola mediazione in corso. La procedura di assegnazione delle credenziali di accesso alla piattaforma comporta l accettazione da parte degli utenti del presente regolamento che disciplina la riservatezza delle informazioni in qualsiasi formato (audio / video / testuali / grafico) obbligando contestualmente gli stessi a non divulgare a terzi tali dati. Preliminarmente alla procedura di mediazione sarà possibile usufruire di un servizio di assistenza dedicata finalizzato alla verifica preventiva di eventuali limitazioni di accesso e alla risoluzione di eventuali problematiche di natura tecnica, test consigliabile per garantire durante la procedura di mediazione la presenza delle sole parti accreditate (parti e mediatore). e) Procedura di mediazione telematica : Il processo di mediazione telematica avviene tramite stanze virtuali create e abilitate ad hoc che consentono l accesso in videoconferenza esclusivamente ai partecipanti e al mediatore: è lasciata facoltà al mediatore di rivolgersi ad entrambe le parti, oppure privatamente ad ognuna delle due. Anche in presenza di più mediazioni telematiche contemporanee è garantita quindi l assoluta riservatezza delle informazioni. La piattaforma non prevede il deposito dell istanze in modo telematico. La presentazione dell istanza e regolamentata all art. 2 del presente regolamento AVVIO DELLA MEDIAZIONE

15 . Il dialogo fra le parti, facilitato dal mediatore, avviene all'interno di un sistema di videoconferenza, ed in particolare di stanze virtuali riservate, in modalità audio/video corredata da altri strumenti di interazione (status utente, chat, condivisione di documenti in formato elettronico) a supporto dell intero processo di mediazione. Il sistema di videoconferenza ed in particolare le stanze virtuali messe a disposizione del mediatore e delle parti, adotta le medesime politiche di sicurezza, integrità e riservatezza adottate per la gestione della piattaforma. Il mediatore quindi può gestire in piena autonomia il dialogo tra le parti attivando o escludendo i singoli utenti a seconda delle esigenze per valutare le posizioni delle parti, tentando di raggiungere, attraverso il confronto, una soluzione condivisa dagli utenti. Le parti hanno anche la possibilità di parlare separatamente con il mediatore in via del tutto riservata, e di trasmettere a quest'ultimo tutta la documentazione che desiderano non sia resa nota alla controparte. f) Verbale di mediazione - Sottoscrizione del Mediatore e delle Parti : Se le parti, entrambe dotate di firma digitale, raggiungono un accordo conciliativo, così come in caso di mancato accordo, si impegnano a sottoscrivere la copia dello stesso che potrà essere trasmessa in formato elettronico (tramite PEC - Posta Elettronica Certificata) al termine dell'incontro. In caso di proposta del Mediatore, le Parti gli comunicano per iscritto e a mezzo PEC, l accettazione o il rifiuto della proposta stessa entro sette giorni dalla sua ricezione. In mancanza di risposta entro il predetto termine, la proposta si ha per rifiutata. I verbali e gli accordi devono essere sottoscritti dalle Parti con firma digitale e devono essere inviati al Mediatore a mezzo PEC, il quale li sottoscrive a sua volta certificando la provenienza e l autenticità della sottoscrizione. In caso di indisponibilità della firma digitale, verbali e accordi vanno sottoscritti nel corso dell incontro in videoconferenza ed inviati telematicamente dal Mediatore alle Parti, le quali provvedono alla stampa al fine della sottoscrizione e alla autenticazione delle firme dinnanzi a un pubblico ufficiale. Le Parti inviano poi la documentazione cartacea al Mediatore che verifica la corrispondenza dei verbali e degli accordi autenticati con quelli sottoscritti in videoconferenza. Il verbale di avvenuta conciliazione con il relativo testo dell accordo, il verbale di mancata conciliazione, quello di mancata adesione e/o di mancata partecipazione, la proposta, la sua accettazione e, più in generale, tutti i documenti della procedura, sono messi a disposizione delle Parti nell area loro riservata sul sito cui possono accedere attraverso le credenziali e le password assegnate. Inoltre, per il caso di cui all ultimo inciso al comma 3 dell art. 11, D.Lvo 4/3/2010 n. 28, il legislatore ha previsto la possibilità di trascrivere il verbale di conciliazione, nel caso in cui le parti compiano uno degli atti di cui all art c.c., a condizione che la sottoscrizione del verbale sia autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

16 La piattaforma online utilizzata da A.D.R. CONCILIANDO per lo svolgimento del servizio di mediazione garantisce in ogni momento la sicurezza delle comunicazioni ed il rispetto della riservatezza. La Segreteria dell Organismo provvederà a supportare lo scambio tra le parti della documentazione sottoscritta in originale. g)requisiti : per poter accedere alla procedura di mediazione telematica, le parti dovranno essere dotate dei seguenti requisiti tecnici hardware/software postazione collegata ad Internet (preferibilmente con collegamento ADSL, banda di collegamento minima 1Mbs) dotata di webcam, microfono e cuffie/casse audio, con un browser web attivo. h) Servizi aggiuntivi : al fine di poter usufruire del processo di trasmissione telematica dei documenti, occorre: casella di posta elettronica certificata (PEC). Al fine di poter usufruire del processo di firma digitale: kit e certificato di firma digitale. Il possesso dei requisiti dovrà essere dichiarato dalle parti al momento della richiesta di mediazione e l attivazione dei servizi aggiuntivi (invio telematico dei documenti e firma digitale) è subordinata alla sussistenza da parte di entrambe le parti dei requisiti necessari. Qualora non fosse richiesta o possibile l attivazione dei servizi aggiuntivi, la procedura di mediazione verrà conclusa con le modalità riconosciute dalla vigente normativa. i)posta elettronica certificata : La piattaforma supporta il circuito P.E.C., sistema attraverso il quale è possibile inviare con valore legale equiparate ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n. 68). Con il sistema di Posta Certificata è garantita la certezza del contenuto: i protocolli di sicurezza utilizzati fanno si che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati. I gestori certificano quindi con le proprie "ricevute": che il messaggio è stato spedito; che il messaggio è stato consegnato; che il messaggio non è stato alterato. in ogni avviso inviato dai gestori è apposto anche un riferimento temporale che certifica data e ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo

17 (accettazione, invio, consegna) in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse. j) Firma digitale : la Firma Digitale è l'equivalente elettronico di una tradizionale firma autografa apposta su carta, e il documento in formato elettronico così sottoscritto assume piena efficacia probatoria. La Firma Digitale è quindi associata stabilmente al documento informatico e lo arricchisce di informazioni che ne attestano con certezza l'integrità, l'autenticità, la non ripudiabilità. L'elemento di rilievo del sistema Firma è rappresentato dal certificato digitale di sottoscrizione che gli Enti Certificatori, rilasciano al titolare di una smart card. Il certificato di sottoscrizione è un file generato seguendo precise indicazioni e standard stabiliti per legge (al suo interno sono conservate informazioni che riguardano l'identità del titolare, la propria chiave pubblica comunicata, il periodo di validità del certificato stesso oltre ai dati dell'ente Certificatore). Come indicato dall art. 2 Capo II-Sezione II del Codice delle Amministrazioni Digitali, l apposizione di firma digitale integra e sostituisce l apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente. Ciò rende lo strumento Firma Digitale indispensabile per molteplici categorie professionali. Firmare un documento elettronico è un attività assai semplice e veloce e per eseguirla è necessario essere dotati di un Kit per Firma Digitale composto da: dispositivo sicuro di generazione delle firme (smart card) lettore di smart card software di firma e verifica Installato il Kit sul proprio computer, attraverso il software di firma sarà possibile selezionare il documento elettronico da sottoporre a firma digitale e, previa attivazione di un account, alla marcatura temporale. Al momento della firma del documento, il software chiederà l inserimento del codice di protezione del dispositivo (PIN) e, se correttamente inserito, procederà con la verifica della firma e con la creazione del file firmato digitalmente. Il file firmato assumerà l estensione.p7m che si sommerà all estensione del file originario. Pertanto se firmiamo un documento.txt, al termine del processo di firma digitale avremo un documento.txt.p7m che rappresenta una busta informatica (PKCS#7). Tale busta incorpora al suo interno il documento originario, il certificato del sottoscrittore, un hash del documento firmato con il certificato del sottoscrittore.

18 Tali componenti consentiranno, in fase di verifica della firma da parte del destinatario del documento firmato, di accertare che: il documento non sia stato modificato dopo la firma; il certificato del sottoscrittore sia garantito da una Autorità di Certificazione (CA) inclusa nell Elenco Pubblico dei Certificatori; il certificato del sottoscrittore non sia scaduto; il certificato del sottoscrittore non sia stato sospeso o revocato. Se tutte le verifiche daranno esito positivo, il documento sottoscritto digitalmente potrà essere considerato valido a tutti gli effetti di legge. k) L infrastruttura dell Organismo : a. Dal punto di vista della infrastruttura tecnologica per la gestione hardware / software della piattaforma SolutionMediation Gestionale Organismo utilizza primario partner italiano ARUBA S.P.A., i cui servizi sono certificati sotto il profilo della sicurezza e della riservatezza attraverso certificazioni internazionali. Il Centro Servizi è il luogo in cui è situato fisicamente il Server dedicato alle attività di A.D.R. CONCILIANDO ADR srl. Il Centro Servizi è caratterizzato da diversi elementi: Connettività Server (Hw e Sw) Infrastruttura Servizi e SLA b. Dal punto di vista della infrastruttura tecnologica per la gestione hardware / software della piattaforma di videoconferenza il server è installato presso la segreteria generale della A.D.R. CONCILIANDO ADR. c. Server ( HW e SW ) Server Intel Quad-core I5 con scheda madre Asrock h61 e scheda video integrata, hd WD da 1000 gb sata, ram 8 Gb Crucial, masterizzatore cd/dvd Tutti i software sono licenziati d. L infrastruttura è dotata di : Gruppo di continuità 1000Watt

19 Armadio Rack Impianto di condizionamento e. Servizi e SLA : I servizi installati sul server sono monitorati h.24 attraverso un software dedicato E garantita la manutenzione hardware del server. Ogni componente hardware danneggiato è sostituito al massimo entro le 12h, senza responsabilità dell eventuale tempo di fermo del servizio Il sistema di backup dei dati garantisce il salvataggio sicuro dei dati e quindi il loro restore in caso di necessità I backup avvengono con il seguente criterio : Backup incrementale giornaliero, sabato backup completo Il Centro Servizi dispone anche di un servizio di helpdesk attivo 24hx7ggx365gg, che interviene esclusivamente per richieste tecniche. l) Sessioni telematiche di mediazione : La soluzione di videoconferenza di A.D.R. CONCILIANDO permette di erogare via web su rete interna controllata, comunicazioni tra due o più partecipanti. Su tale banda dedicata sono applicati tutti i sistemi di sicurezza, integrità e riservatezza dei dati. Lo strumento consente al mediatore incaricato di comunicare in audio/video con tutti i partecipanti, eventualmente condividendo documenti e files elettronici, scrivendo a mano libera (whiteboard), richiedendo un eventuale feed-back agli utenti (polling, chat, ). Nel contempo gli altri utenti possono esprimere il proprio status e possono richiedere di intervenire. In funzione dello specifico scenario applicativo, il mediatore incaricato può integrare il proprio audio/video con gli eventuali interventi audiovisivi degli altri partecipanti abilitati (fino ad un massimo di 8 audio-video concorrenti in full-duplex). L elenco di tutti gli utenti che partecipano nominativamente alla sessione viene visualizzato nell apposita sezione con il relativo status. Il mediatore ha in ogni momento la facoltà di abilitare / disabilitare il flusso audio/video ai singoli partecipanti mantenendo altresì aperto il collegamento per la successiva eventuale azione di abilitazione / disabilitazione.

20 Lo status del collegamento dei singoli utenti è sempre visibile a tutti i partecipanti alla sessione di mediazione. Non è possibile registrare le sessioni di videoconferenza. La sessione dell incontro in videoconferenza viene attivata automaticamente solo nel momento in cui il Mediatore ha avuto accesso alla piattaforma con le sue credenziali.

21 Codice di Condotta per i Mediatori Civili 1. Competenza, nomina e onorari dei mediatori e promozione dei loro servizi 1.1. Competenza I mediatori devono essere competenti e conoscere a fondo il procedimento di mediazione. Elementi rilevanti comprendono una formazione adeguata un continuo aggiornamento della propria istruzione e pratica nelle capacità di mediazione, avuto riguardo alle norme pertinenti e ai sistemi di accesso alla professione Nomina Il mediatore deve consultarsi con le parti riguardo alle date in cui la mediazione potrà aver luogo. Prima di accettare l'incarico, il mediatore deve verificare di essere dotato della preparazione e competenza necessarie a condurre la mediazione del caso proposto e, su richiesta, dovrà fornire alle parti informazioni in merito Onorari Ove non sia stato già previsto, il mediatore deve sempre fornire alle parti informazioni complete sulle modalità di remunerazione che intende applicare. Il mediatore non dovrà accettare una mediazione prima che le condizioni della propria remunerazione siano state approvate da tutte le parti interessate Promozione dei servizi del mediatore I mediatori possono promuovere la propria attività, purché in modo professionale, veritiero e dignitoso.

22 2. Indipendenza e imparzialità 2.1. Indipendenza Di Qualora esistano circostanze che possano (o possano sembrare) intaccare l'indipendenza del mediatore o determinare un conflitto di interessi, il mediatore deve informarne le parti prima di agire o di proseguire la propria opera. Le suddette circostanze includono: qualsiasi relazione di tipo personale o professionale con una delle parti; qualsiasi interesse di tipo economico o di altro genere, diretto o indiretto, in relazione all'esito della mediazione; il fatto che il mediatore, o un membro della sua organizzazione, abbia agito in qualità diversa da quella di mediatore per una o più parti. In tali casi il mediatore può accettare l'incarico o proseguire la mediazione solo se sia certo di poter condurre la mediazione con piena indipendenza, assicurando piena imparzialità, e con il consenso espresso delle parti. Il dovere di informazione costituisce un obbligo che persiste per tutta la durata del procedimento Imparzialità Il mediatore deve in ogni momento agire nei confronti delle parti in modo imparziale, cercando altresì di apparire come tale, e deve impegnarsi ad assistere equamente tutte le parti nel procedimento di mediazione. 3.L Accordo, il procedimento e la risoluzione della controversia 3.1. Procedura Il mediatore deve sincerarsi che le parti coinvolte nella mediazione comprendano le caratteristiche del procedimento di mediazione e il ruolo del mediatore e delle parti nell'ambito dello stesso. Il mediatore deve, in particolare, fare in modo che prima dell'avvio della mediazione le parti abbiano compreso ed espressamente accettato i termini e le condizioni dell'accordo di mediazione, incluse le disposizioni applicabili in tema di obblighi di riservatezza in capo al mediatore e alle parti. Su richiesta delle parti, l'accordo di mediazione può essere redatto per iscritto. Il mediatore deve condurre il procedimento in modo appropriato, tenendo conto delle circostanze del caso, inclusi possibili squilibri nei rapporti di forza, eventuali desideri

23 espressi dalle parti e particolari disposizioni normative, nonché l'esigenza di una rapida risoluzione della controversia. Le parti possono concordare con il mediatore il modo in cui la mediazione dovrà essere condotta, con riferimento a un insieme di regole o altrimenti. Se lo reputa opportuno, il mediatore può ascoltare le parti separatamente Correttezza del procedimento Il mediatore deve assicurarsi che tutte le parti possano intervenire adeguatamente nel procedimento. Il mediatore deve informare le parti, e può porre fine alla mediazione, nel caso in cui: sia raggiunto un accordo che al mediatore appaia non azionabile o illegale, avuto riguardo alle circostanze del caso e alla competenza del mediatore per raggiungere tale valutazione; o il mediatore concluda che la prosecuzione della mediazione difficilmente condurrà a una risoluzione della controversia Fine del procedimento Il mediatore deve adottare tutte le misure appropriate affinché l'eventuale accordo raggiunto tra le parti si fondi su un consenso informato e tutte le parti ne comprendano i termini. Le parti possono ritirarsi dalla mediazione in qualsiasi momento senza fornire alcuna giustificazione. Il mediatore deve, su richiesta delle parti e nei limiti della propria competenza, informare le parti delle modalità in cui le stesse possono formalizzare l'accordo e delle possibilità di rendere l'accordo esecutivo. 4. Riservatezza Il mediatore deve mantenere la riservatezza su tutte le informazioni derivanti dalla mediazione o relative ad essa, compresa la circostanza che la mediazione è in corso o si è svolta, ad eccezione dei casi in cui sia obbligato dalla legge o da ragioni di ordine pubblico.

24 Qualsiasi informazione riservata comunicata al mediatore da una delle parti non dovrà essere rivelata all'altra senza il consenso della parte o a meno che ciò sia imposto dalla legge. 1. L indennità comprende le spese di avvio del procedimento e le spese di mediazione. 2. Per le spese di avvio, a valere sull indennità complessiva, è dovuto da ciascuna parte, per lo svolgimento del primo incontro, un importo di euro 40,00 per le liti di valore fino a ,00 euro e di euro 80,00 per quelle di valore superiore, oltre alle spese vive documentate, che è versato dall istante al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla parte chiamata alla mediazione al momento della sua adesione al procedimento. l'importo è' dovuto anche in caso di mancato accordo. 3. Per le spese di mediazione è dovuto da ciascuna parte l importo indicato nella tabella A allegata al presente decreto. 4. L importo massimo delle spese di mediazione per ciascun scaglione di riferimento, come determinato a norma della medesima tabella A: a) può essere aumentato in misura non superiore a un quinto tenuto conto della particolare importanza, complessità o difficoltà dell affare; b) deve essere aumentato in misura non superiore a un quarto in caso di successo della mediazione; c) deve essere aumentato di un quinto nel caso di formulazione della proposta ai sensi dell articolo 11 del decreto legislativo; d) nelle materie di cui all'articolo 5, comma 1-bis e comma 2, del decreto legislativo, deve essere ridotto di un terzo per i primi sei scaglioni, e della metà per i restanti, salva la riduzione prevista dalla lettera e) del presente comma, e non si applica alcun altro aumento tra quelli previsti dal

25 presente articolo a eccezione di quello previsto dalla lettera b) del presente comma; e) deve essere ridotto a euro quaranta per il primo scaglione e ad euro cinquanta per tutti gli altri scaglioni, ferma restando l applicazione della lettera c) del presente comma quando nessuna delle controparti di quella che ha introdotto la mediazione, partecipa al procedimento. 5. Si considerano importi minimi quelli dovuti come massimi per il valore della lite ricompreso nello scaglione immediatamente precedente a quello effettivamente applicabile; l importo minimo relativo al primo scaglione è liberamente determinato. 6. Gli importi dovuti per il singolo scaglione non si sommano in nessun caso tra loro. 7. Il valore della lite è indicato nella domanda di mediazione a norma del codice di procedura civile. 8. Qualora il valore risulti indeterminato, indeterminabile, o vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l organismo decide il valore di riferimento, sino al limite di euro , e lo comunica alle parti. In ogni caso, se all esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l importo dell indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento. 9. Le spese di mediazione sono corrisposte prima dell inizio del primo incontro di mediazione in misura non inferiore alla metà. Il regolamento di procedura dell organismo può prevedere che le indennità debbano essere corrisposte per intero prima del rilascio del verbale di accordo di cui all articolo 11 del decreto legislativo. In ogni caso, nelle ipotesi di cui all articolo 5, comma 1, del decreto legislativo, l organismo e il mediatore non possono rifiutarsi di svolgere la mediazione. 10. Le spese di mediazione comprendono anche l onorario del mediatore per l intero procedimento di mediazione, indipendentemente dal numero di incontri svolti. Esse rimangono fisse anche nel caso di mutamento del mediatore nel corso del procedimento ovvero di nomina di un collegio di mediatori, di nomina di uno o più mediatori ausiliari, ovvero di nomina di un diverso mediatore per la formulazione della proposta ai sensi dell articolo 11 del decreto

26 legislativo. 11. Le spese di mediazione indicate sono dovute in solido da ciascuna parte che ha aderito al procedimento. 12. Ai fini della corresponsione dell indennità, quando più soggetti rappresentano un unico centro d interessi si considerano come un unica parte. 13. Gli organismi diversi da quelli costituiti dagli enti di diritto pubblico interno stabiliscono gli importi di cui al comma 3, ma restano fermi gli importi fissati dal comma 4, lettera d), per le materie di cui all articolo 5, comma 1, del decreto legislativo. Resta altresì ferma ogni altra disposizione di cui al presente articolo. 14. Gli importi minimi delle indennità per ciascun scaglione di riferimento, come determinati a norma della tabella A allegata al presente decreto, sono derogabili.

27 Spese di mediazione per le procedure volontarie, e per tutti i settori per cui il tentativo di conciliazione non è condizione di procedibilità. se per ciascuna parte comprensive di iva VALORE LITE SPESE PER CIASCUNA PARTE DIRITTI + IVA COMPENSI + IVA Fino a 1.000,00 40,00 65,00 da 1.001,00 a 5.000,00 40,00 130,00 da 5.001,00 a ,00 40,00 240,00 da ,00 a ,00 40,00 360,00 da ,00 a ,00 40,00 600,00 da ,00 a ,00 40, ,00 da ,00 a ,00 80, ,00 da ,00 a ,00 80, ,00 da ,00 a ,00 80, ,00 oltre ,00 80, ,00

28 TABELLA B TARIFFA RELATIVA AI PROCEDIMENTI DI MEDIAZIONE OBBLIGATORIA IMPORTI IVA ESCLUSA Spese di mediazione per le procedure che rientrano nelle materie in cui il tentativo di conciliazione è condizione di procedibilità Condominio Diritti reali Divisione Successioni ereditarie Patti di famiglia Locazione Comodato Affitto di aziende Risarcimento del danno da responsabilità medica e sanitaria da diffamazione con il mezzo della stampa o con altro mezzo di pubblicità Contratti assicurativi, bancari e finanziari. VALORE SPESE PER CIASCUNA DIRITTI + IVA COMPENSI + IVA LITE PARTE Fino a 1.000,00 40,00 43,33 da 1.001,00 a 5.000,00 40,00 86,67 da 5.001,00 a ,00 40,00 160,00 da ,00 a ,00 40,00 240,00 da ,00 a ,00 40,00 400,00 da ,00 a ,00 40,00 666,70 da ,00 a ,00 80, ,00 da ,00 a ,00 80, ,00 da ,00 a ,00 80, ,00 oltre ,00 80, ,00

29 Credito di imposta In base al D.lgs. 28/2010, in caso di successo della mediazione entrambe le parti beneficiano di un credito d imposta sulle indennità fino a concorrenza di 500. In caso di insuccesso della mediazione, il credito d'imposta è ridotto della metà. Il verbale di accordo è esente dall imposta di registro sino alla concorrenza di

30 SCHEDA DI VALUTAZIONE DEL SERVIZIO DI MEDIAZIONE Questo questionario darà la possibilità ai responsabili del servizio di mediazione di realizzare un proficuo scambio di informazioni e pareri ed offrire un servizio sempre più efficiente e adeguato alle aspettative delle imprese, dei consumatori e dei cittadini che ad esso si rivolgono. Si richiede di rispondere ai quesiti esprimendo una valutazione che va da un punteggio : di 1 = insufficiente ad una soddisfazione massima pari a 5 = ottimo. Luogo Giorno mese anno Generalità della parte che compila il questionario : scrivere in stampatello Mediatore : Prot. n. / 1 Come e perché si è ricorso al servizio: Per clausola inserita nel contratto Su suggerimento del consulente (avvocato/commercialista/altro consulente) Su invito del giudice A seguito del deposito della domanda presso l Organismo di mediazione, effettuata da una parte Perché la legge prevede un tentativo obbligatorio di mediazione Altro (specificare) 2 Esprima un voto di gradimento sul Servizio di mediazione dell Organismo :

31 A.D.R. CONCILIANDO 3 Esprima un giudizio complessivo su: Disponibilità e cortesia degli addetti Preparazione e professionalità degli addetti Semplicità della procedura Chiarezza delle informazioni ottenute Precisione e completezza delle informazioni ottenute Chiarezza e comprensibilità della modulistica Trasparenza delle procedure Gestione dei tempi Riservatezza Esprima un giudizio sul mediatore: Disponibilità e cortesia del mediatore Preparazione e professionalità del mediatore Chiarezza espositiva Imparzialità, indipendenza e neutralità Riservatezza Il costo sostenuto è conforme al servizio da lei ricevuto? SI NO 6 Come è venuto a conoscenza del Servizio di mediazione dell Organismo A.D.R. CONCILIANDO? Giornali Radio Televisione Internet Associazione di categoria