Le Aree Vaste nella Regione Emilia Romagna una modalità d integrazione sovra aziendale esperienze a confronto

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1 Le Aree Vaste nella Regione Emilia Romagna una modalità d integrazione sovra aziendale esperienze a confronto Area Vasta Emilia Nord Anna Zucchini Nilla Viani Seminario dell Associazione Mario Zanetti Bologna, 13 giugno 2007

2 Area Vasta Emilia Nord Comprende 7 Aziende Sanitarie: 4 Aziende USL, 2 Aziende Ospedaliero- Universitarie, 1 Azienda Ospedaliera delle Province di Piacenza, Parma, Modena Reggio Emilia Bacino di utenza: circa di abitanti Strutturazione: associazione VOLONTARIA tra Aziende Sanitarie con specifico organigramma e risorse dedicate

3 Organigramma AVEN PRESIDENTE AVEN ASSEMBLEA : Direttori Generali Direttore Operativo CeVEAS COMITATO TECNICO AVEN COMMISSIONE TECNICA AVEN PER FARMACI E DISPOSITIVI DIRETTORE OPERATIVO GRUPPI TECNICI OPERATIVI DI PROGETTO GRUPPI TECNICI OPERATIVI PERMANENTI DIRETTORI AZIENDALI SERVIZI ACQUISTI RESPONSABILI OPERATIVI LOGISTICA

4 L associazione Assemblea (Direttori Generali): assume le decisioni strategiche approva il piano annuale delle attività approva il rendiconto e budget annuale Comitato tecnico (Direttori Amministrativi e Sanitari): Definisce il piano annuale delle attività Definisce le priorità Individua nuove aree di integrazione Approva i lavori svolti dai gruppi permanenti Gruppi tecnici permanenti/finalizzati: Clinici/personale sanitario Farmacisti e Provveditori Ingegnerie Cliniche Informatici Normativa Appalti di beni e servizi Normativa Lavori Analisi flussi documentali Assicurazioni

5 Gli obiettivi principali da statuto 1. Realizzazione di forme unificate di gestione nel campo della logistica 2. Attivazione di procedure di gara individuando soluzioni innovative per la gestione integrata dei diversi processi 3. Studio di forme di razionalizzazione della spesa sanitaria 4. Interventi nei settori indicati dalla programmazione regionale

6 1. Logistica Integrata Definizione del modello organizzativo complessivo Gestione farmacie locali Gestione beni in reparto (dose Unitaria e sw di Prescrizione) CONTRATTI SUDDIVISIONE DEI COSTI SISTEMA INTEGRATO CODIFICHE ACQUISTI LIQUID. FATTURE DISTRIBUZ. AI REPARTI STOCCAGGIO Gestione decentrata Gestione centralizzata

7 Stato del progetto Acquisto area per la costruzione della struttura centralizzata Analisi dei flussi organizzativi attuali e futuri (gruppi multiprofessionali) Sviluppi Gare per l affidamento l dei lavori, allestimento interno Analisi delle organizzazioni locali e dell impatto del nuovo sistema finalizzate alla riorganizzazione complessiva

8 1996 Dalle Unioni d Acquisto d all Area Vasta prima gara sui dispositivi medici Iniziativa dei farmacisti delle 7 Aziende di effettuare gare comuni in Unione d Acquisto secondo criteri tradizionali (somma dei bisogni) con Azienda Capofila 2007 Area Vasta Sistema integrato per omogeneizzazione fabbisogni, selezione, gestione, monitoraggio fondato sul coinvolgimento degli utilizzatori tendente alla specializzazione delle singole Direzioni Acquisti

9 2. Gare di Area Vasta a) FARMACI : l intero l sistema è stato sperimentato e consolidato: Selezione (gruppi di lavoro clinici) Acquisizione (documenti standard) Monitoraggio post-gara (report( che sfruttano dati AFO) b) DISPOSITIVI MEDICI: : sistema in fase di sviluppo, data la complessità dei prodotti: 1. Selezione (gruppi di lavoro multiprofessionali) in corso da sviluppare 2. Acquisizione (documenti standard) consolidata 3. Monitoraggio post-gara da implementare c) PICCOLE ATTREZZATURE SANITARIE E MATERIALE DI CONSUMO Sperimentazione avviata nel corso del 2006 e consolidata nel 2007 INTEGRAZIONE CON LA PROGRAMMAZIONE DI INTERCENT-ER

10 Il valore dei beni sanitari (esclusi( diagnostici di laboratorio, protesica ed attrezzature) acquistati dalle Aziende AVEN nel 2006 è stato pari a circa 260 mln. nel mln saranno acquistati mediante gare di Area Vasta (70%) + 12,5 mln saranno acquistati mediante convenzioni con Intercent-ER (5%)

11 3. Innovazioni in corso OBIETTIVI: sperimentare nuovi percorsi di acquisizione introducendo elementi di concorrenza, affrontando gare per un intero settore di utilizzo 1. Sperimentazione di nuove modalità di acquisizione di dispositivi medici cardiologici ad alto costo: Strumenti: - dati di consumo delle singole aziende - gruppo di lavoro costituito da Ce.VEAS, cardiologi,farmacisti, ingegnerie cliniche, economato - studio regionale sui pace maker Obiettivi specifici: : scelta della metodologia e degli schemi organizzativi adeguati per la valutazione di idoneità dei prodotti

12 4. Supporto alle politiche aziendali in tema di governo clinico Armonizzazione delle Commissioni Terapeutiche Provinciali e dei Prontuari Terapeutici locali Coinvolgimento sistematico degli utilizzatori come elemento determinante di trasferimento nella pratica degli orientamenti maturati a livello di Area Vasta Reportistica commentata sul monitoraggio del grado di adesione agli esiti delle gare farmaci e valutazione appropriatezza comportamenti prescrittivi Confronto finalizzato allo sviluppo e all adozione adozione di strumenti a supporto della prescrizione medica e alla somministrazione in dose personalizzata

13 Sviluppo dei processi di integrazione delle funzioni tecnico-amministrative Valutazione dell evoluzione evoluzione delle strategie di mercato al fine di adeguare le politiche di acquisto Condivisione, predisposizione e diffusione di documenti e percorsi amministrativi (regolamento acquisti in economia, regolamento di accesso agli atti, documenti standard di gara) Progetto assicurativo 2 2 rischio Integratore CUP di Area Vasta Attività formativa

14 Strumenti dell attivit attività Sito AVEN quale strumento di lavoro,dinamico e interattivo. Data base per gestione e archiviazione dati relativi ai farmaci (e D.M.).) acquistati con procedure AVEN.

15 E prossimamente? Valutazione dell efficacia efficacia e dell efficienza efficienza complessiva del sistema Area Vasta con individuazione di indicatori di performance. Riflessioni sull adeguatezza della struttura di Area Vasta rispetto agli obiettivi prefissati e alle aspettative del sistema regionale

16 Settore farmaco

17 Settore farmaco Ricerca e adozione di: 1. schemi organizzativi nuovi 2. specifiche metodologie al fine di individuare criteri di selezione condivisi per l acquisto l dei farmaci

18 obiettivi principali individuare e condividere criteri di selezione comuni che consentano: - di mettere a disposizione dei clinici i farmaci più studiati e più tollerati nel breve e nel lungo termine - aumentare la competitività tra le industrie farmaceutiche armonizzare i Prontuari Terapeutici Locali (PTL) delle Aziende partecipanti riallocare le risorse necessarie per l espletamento delle gare.

19 Percorso creata l Unione d acquisto farmaci attivata la Commissione Tecnica individuata una metodologia 2002 espletata la 1 tranche di gara in unione d acquisto (classi ATC: A e B) Periodo di riflessione e di riorganizzazione Luglio 2003 Aprile insediamento della rinnovata Commissione Tecnica costituzione formale dell Associazione Area Vasta Emilia Nord (A.V.E.N.) (statuto e regolamento)

20 Commissione tecnica e gruppi di lavoro farmaci GRUPPO DI LAVORO EMODERIVATI GRUPPO DI LAVORO ORMONE SOMATOTROPO GRUPPO DI LAVORO INTERFERONE Ciascun gruppo di lavoro farmaci è formato da: A. un Direttore Sanitario α PEGILATO CTIF GRUPPO TECNICO B. Clinici specialisti COMMISSIONE in materia TECNICA PER PERMANENTE C. un Farmacista SUI FARMACI FARMACI E GRUPPO DI D. Tre membri del CeVEAS LAVORO DISPOSITIVI EPARINE BPM Sono inoltre invitati a partecipare GRUPPO DI i Presidenti/Coordinatori delle LAVORO GRUPPO DI CTL ANTIBIOTICI LAVORO GRUPPO DI FARMACI LAVORO C-VASCOLARI EPOETINA Commissioni Terapeutiche Locali Servizi Farmaceutici Servizi Economali

21 Impostazione del capitolato e selezione dei farmaci Valutazione dei consumi delle singole Aziende: indicazioni su quantità e tipologia dei prodotti indicazioni sulle differenze più rilevanti tra i PTL delle singole Aziende Adozione di criteri di selezione : adeguati alla tipologia di prodotti in gara finalizzati a stimolare la concorrenza

22 QUALI SONO GLI ELEMENTI DI NOVITA Il percorso seguito non è andato nel senso di riportare in un unico capitolato di gara ciò che prima veniva acquistato singolarmente da ciascuna Azienda ma piuttosto nel ricercare un valore La fase aggiunto di selezione a attraverso tale processo il coinvolgimento attivo dei clinici è stato il nodo su cui ha ruotato l intero progetto

23 La metodologia delle equivalenze terapeutiche Individuare, nell ambito di una classe omogenea, i farmaci che, per gli studi disponibili e per le indicazioni principali, possano essere ritenuti equivalenti per l uso l clinico Acquisire, per gli impieghi prevalenti, uno solo tra i p.a. valutati come equivalenti, col duplice intento di assicurare la disponibilità di quelli con le migliori evidenze e di stimolare al massimo la concorrenza tra le industrie farmaceutiche Definire gli eventuali usi esclusivi di ciascun farmaco analizzato

24 Processo di selezione Equivalenza terapeutica Intera classe omogenea rigorosa analisi degli studi Principi attivi che per le principali indicazioni cliniche presentano le migliori evidenze (efficacia, sicurezza) 1 Farmaco vincitore della gara Individuazione di: principi attivi equivalenti dosi equivalenti usi esclusivi (70 90%) del fabbisogno

25 Attività Dal 2002 ad oggi sono stati aggiudicati in differenti tranche di gara e trattative centralizzare la quasi totalità dei farmaci che vengono utilizzati nelle strutture Ospedaliere e delle AUSL della Area Vasta Emilia Nord. Per un numero di lotti pari a circa 1200 Per un importo complessivo aggiudicato pari a circa 145 milioni di euro (calcolati su un anno)

26 Alcuni esempi di risultati economici ottenuti GARA FARMACI AVEN IN EQUIVALENZA FARMACO % sconto rispetto ai prezzi pagati fino a quel momento Eritropoetina (70%) 50% Penic.+ inib. β latt. Carbapenemi Macrolidi (80%) Chinoloni antipneum.. os Chinoloni Peg-interferone alfa 64% 8% 39% 94% 0%

27 Gare in equivalenza terapeutica Opportunità/vantaggi Attivo coinvolgimento dei clinici Forte valenza culturale del processo di selezione Avvio integrazione tra le CTL Maggiore integrazione tra le diverse componenti aziendali (DG, DS, DA.) Benefici economici Modifica equilibri di mercato Limiti/svantaggi Entità delle risorse umane dedicate Necessità di strutture centralizzate di coordinamento Tempi relativamente lunghi Necessità di forme organizzative ad hoc Modifica equilibri di mercato

28 Gare in equivalenza terapeutica PRINCIPALI PROBLEMI APERTI Ruolo di induzione sulla prescrizione territoriale (rapporti ospedale-territorio) Possibili difficoltà nel garantire la fornitura di grandi quantitativi Reazione dell industria Necessità di un continuo aggiornamento delle valutazioni effettuate per la selezione (annuale?)

29 Da sottolineare che il successo maggiore ottenuto non è solamente nei risultati economici ma nel clima di collaborazione e adesione creato attorno alla gara tra tutte le figure professionali coinvolte Ciò rappresenta la base necessaria per l applicazione e la condivisione dei risultati!

30 Alcune considerzioni La conduzione della gara a livello di Area Vasta non è che un primo traguardo Post-gara gara: Comprende percorsi e fasi complesse, spesso sottovalutate che richiedono schemi organizzativi ad hoc

31 Alcune considerzioni Nel post-gara: diffusione capillare ed efficace delle informazioni necessarie per l applicazione l della gara gestione nel tempo a livello centralizzato delle gare espletate e loro costante aggiornamento periodico monitoraggio dell adesione agli esiti di gara rappresentano i cardini per garantire l effettivo l successo e la realizzazione pratica ( non teorica) della gara

32 Come stiamo affrontando il problema: Gruppo di lavoro ( Farmacisti-CeVEAS CeVEAS-EconomatoEconomato capofila) per la risoluzione centralizzata di tutte le problematiche post-gara. Supporto di strumenti informatici dedicati a tali attività (sito WEB con area riservata ) Data-base in rete per la gestione di tutti i dati relativi alle gare Aggiornamento delle gare mantenendo attivi i gruppi di lavoro dei clinici, che continuano così ad essere il riferimento per la valutazione di nuove evidenze e per la revisione di precedenti pareri espressi periodico monitoraggio dell adesione agli esiti di gara

33 Come stiamo affrontando il problema: Progetto di coordinamento delle Commissioni Terapeutiche Locali AVEN Armonizzazione dei PTL (modalità di funzionamento, ricerca della documentazione,criteri di selezione, regole di applicazione del PTL..) Confronto e collaborazione tra le CTL per la valutazione dei farmaci di nuova immissione in commercio Iniziative per confronto e condivisione di indirizzi prescrittivi nelle aree di maggiore criticità.

34 Adesione alle gare Lo scorso anno è stata avviata un attivit attività di monitoraggio periodica dell adesione agli esiti di gara da parte delle singole Aziende Sanitarie dell AVEN con l obiettivo di fornire informazioni utili e tempestive per eventuali interventi correttivi

35 Il monitoraggio dell adesione alla gara risulta dall interfaccia tra i due database: Dati da Flusso AFO File di aggiudicazione delle gare AVEN Monitoraggio gara

36 Il monitoraggio dell adesione alla gara : Verifica della qualità e adeguatezza dei dati disponibili Individuazione della metodologia da adottare per l eleborazione dei dati e di un modello di reportistica funzionale agli obiettvi Produzione di report trimestrali /semestrali a vari livelli di dettaglio

37 Percentuali di adesione alla gara per singola Azienda Sanitaria AVEN (riferite alla spesa del 2006) 100% 90% 80% 77,2% 86,1% Adesione alle gare AVEN Anno ,1% 86,2% 81,1% 81,4% 76,8% 81,3% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% Complessivamente molto alte le % di adesione agli esiti di gara 0% Piacenza Parma ASL Reggio Emilia Modena ASL Parma AO Reggio Emilia Modena AO Ottima adesione per alcuni gruppi ASL ASL AO in equivalenza (ad es. epoetine) Media AVEN Buona collaborazione con i clinici

38 La reportistica viene prodotta a vari livelli di dettaglio, che consentono di: 1. distinguere tra spesa per consumo interno delle strutture spesa relativa alla distribuzione diretta 2. analizzare l adesione alla gara per le classi di farmaci valutate in equivalenza

39 Distinzione tra spesa per consumo interno delle strutture e spesa relativa alla distribuzione diretta % di adesione alla gare AVEN relative alla spesa per la distribuzione diretta Ripartizione % della spesa per consumo interno delle strutture e distribuzione diretta % di adesione alla gare AVEN relative alla spesa per consumo interno delle strutture

40 Analisi dell adesione alla gara per le classi di farmaci valutate in equivalenza: l esempio l delle epoetine Le epoetine sono state valutate in equivalenza. Il lotto è stato aggiudicato al Neorecormon (90%). E previsto l acquisto di piccole quantità di Eprex e Nespo. PC ASL PR ASL RE ASL MO ASL PR AO RE AO MO AO Totale AVEN ARANESP 4,4% 0,0% 0,0% 0,2% 0,0% 0,0% 0,0% 0,8% EPREX 4,1% 0,6% 0,0% 3,2% 0,0% 0,0% 6,2% 2,3% NEORECORMON 83,1% 95,4% 98,7% 92,7% 100,0% 100,0% 92,0% 93,4% NESPO 8,3% 4,0% 1,3% 3,9% 0,0% 0,0% 1,8% 3,5% Totale 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% Alta % di adesione che riflette la condivisione dei clinici

41 Collaborazione con Intercent-ER Acquisto tramite gara regionale di vaccini somatropina In corso soluzioni infusionali prodotti per la nutrizione artificiale

42 Area vasta Emilia Nord: un esperienza in divenire contando sull appoggio di venti favorevoli