Regione Emilia Romagna Area Vasta Emilia Nord (AVEN)

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1 Giornata di Studio LA LOGISTICA NEL SETTORE SANITARIO: esperienze regionali a confronto Regione Emilia Romagna Area Vasta Emilia Nord (AVEN) Venerdì 5 giugno Dr.ssa Nilla Viani 1

2 Grande è bello? E quanto grande? 2

3 Indirizzi regionali: l'integrazione sovra-aziendale (PIANO SANITARIO REGIONALE : Bollettino Uff. Regione ER n ) L'integrazione interaziendale attraverso Aree Vaste costituisce un effettiva area d'azione per raggiungere ulteriori obiettivi di efficienza nel SSR non solo nel campo delle funzioni amministrative e tecniche di supporto alla funzione sanitaria ma anche nel campo della organizzazione e della gestione dei servizi sanitari Il processo di sviluppo delle Aree Vaste dimostra che per alcune funzioni sono praticabili forme di concentrazione funzionale e strutturale a livello sovra aziendale di Servizi amministrativi, di Logistica e di produzione sanitaria intermedia 3

4 Indirizzi regionali: l'integrazione sovra-aziendale Nel campo degli acquisti vi sono beni per i quali l'efficienza di acquisizione è migliorabile attraverso la centralizzazione dell'acquisto (PIANO SANITARIO REGIONALE ) Legge Regionale n 11/2004: Agenzia Regionale Intercent-ER 4

5 Intercent-ER Svolge attività di acquisto per conto della Pubblica Amministrazione della Regione E.R. Privilegia e sviluppa le nuove modalità di acquisto telematiche Stipula Convenzioni quadro fornitrici con le imprese 5

6 Contesto Sistema regionale acquisti Livello Regionale Livello Area Vasta Livello Aziendale AVEN AVEC AVR 6

7 Emilia Romagna: 3 Aree Vaste AREA VASTA ROMAGNA AREA VASTA EMILIA NORD (AVEN) AREA VASTA BOLOGNA FERRARA 7

8 Area Vasta Emilia Nord 8

9 Area Vasta Emilia Nord 7 Aziende Sanitarie 4 Aziende USL: Piacenza,Parma,Reggio Emilia,Modena 2 Aziende Ospedaliero-Universitarie: Parma,Modena 1 Azienda Ospedaliera: Reggio Emilia Bacino di utenza di di abitanti circa 26 Ospedali 7000 posti letto per acuti 9

10 AVEN: natura giuridica Associazione volontaria tra Aziende Sanitarie, senza personalità giuridica propria; Ente strumentale delle Aziende che svolge attività a favore delle Associate; Regolata da Statuto; Risorse dedicate (struttura snella) Sviluppo naturale delle/della Unione d acquisto nata nel 1997 nella stessa zona geografica 10

11 AVEN: natura giuridica L Azienda Usl di Reggio Emilia, ove ha sede l associazione, presta personalità giuridica ad Aven; Aven agisce in nome e per conto delle Associate e stipula i contratti per conto delle 7 Aziende aderenti 11

12 AVEN: natura giuridica Organizzazione leggera Impegno a valorizzare le professionalità interne Evitare la duplicazione e/o appesantimento di procedure e attività Pianificazione concordata delle attività 12

13 L Associazione Assemblea (Direttori Generali): assume le decisioni strategiche approva il piano annuale delle attività approva il rendiconto e budget annuale Comitato tecnico-scientifico: (Direttori Amministrativi e Sanitari) Definisce il piano annuale delle attività Definisce le priorità Individua nuove aree di integrazione Governa in collaborazione con la Direzione Operativa l attività dei gruppi tecnici 13

14 L Associazione Direzione Operativa: ruolo di coordinamento e di raccordo per l attuazione degli obiettivi, monitoraggio e validazione dei risultati Gruppi tecnici permanenti: Farmacisti Provveditori Ingegneri Clinici Responsabili Servizi Informatici Gruppi tecnici di progetto : ambito clinico-sanitario (11 gruppi) ambito gestionale-amministrativo (6 gruppi) area logistica (Team multiprofessionale) Area informatica (committenza CUP 2000) Gruppi di lavoro per le gare 14

15 AVEN: obiettivi principali Realizzazione di forme unificate di gestione nel campo della logistica Attivazione di procedure di gara individuando soluzioni innovative per la gestione integrata dei diversi processi (da Statuto) Studio di forme di razionalizzazione della spesa sanitaria Interventi nei settori indicati dalla programmazione regionale 15

16 AVEN principali aree di intervento Acquisti centralizzati e monitoraggio Progetto di logistica integrata Attività finalizzate all integrazione di procedure/ linguaggi/ schemi organizzativi in ambito gestionale-amministrativo Attività finalizzate all integrazione di procedure/ linguaggi/ schemi organizzativi in ambito clinico-assistenziale Progetti nel settore ICT e nella gestione del risk management Attività di tipo culturale-scientifico-formazione 16

17 Acquisti centralizzati indirizzi Adottare criteri di selezione dei fabbisogni per le gare tendenti a favorire la qualità, ridurre la variabilità e ottenere vantaggi economici Conseguire economie di scala e di procedura Favorire la condivisione di risorse competenze e 17

18 Acquisti centralizzati strumenti GRUPPI DI LAVORO con professionisti delle singole Aziende ADOZIONE DI PROCEDURE comuni e condivise (Regolamento procedure tecniche e amministrative di gara, ( comune modulistica RISORSE DEDICATE :( CeVEAS ) supporto metodologico fase standardizzazione SITO WEB con area riservata 18

19 Acquisti centralizzati: beni sanitari A. FARMACI : settore sperimentato e consolidato nelle attività di Selezione Acquisizione - -Monitoraggio postgara B. DISPOSITIVI MEDICI: settore che richiede maggiore strutturazione e nuovi schemi organizzativi: in fase di implementazione l attività di standardizzazione dei prodotti, di rendicontazione dei risultati e il monitoraggio post-gara C. SERVICE E ATTREZZATURE SANITARIE : settore in fase di sviluppo 19

20 Acquisti centralizzati: dati 2007 : totale beni sanitari e non sanitari Volume acquisti 2007 per beni sanitari e non sanitari 425 milioni Volume acquisti 2007 tramite Aven 206 milioni aven intercent-er Volume acquisti 2007 tramite Intercent-er 50 11,7 milioni 0 aziendale spesa

21 Acquisti centralizzati: dati 2008 : totale beni sanitari e non sanitari Totale acquisto beni sanitari e non sanitari - anno Totale Volume acquisti 460 mil. Volume acquisti AVEN 262 mil Volume acquisti Intercent-er 21 mil. Beni sanitari Volumi acquisti Aziendali 177 milioni Beni non sanitari INIZ. AZIENDALE AREA VASTA INTERCENT.ER. CONSIP 21

22 Dalla residualità alla centralità delle gare in unione Intercent-er Aven Azienda Allineamento scadenze Unicità della programmazione Specializzazione delle Aziende 22

23 Dalla storica variabilità alla standardizzazione dei prodotti Coinvolgimento dei professionisti e condivisione delle scelte Strumenti e criteri per la rendicontazione dei risultati Anagrafica comune Rispetto dei tempi di programmazione gare 23

24 AVEN: punti di forza Forte valenza culturale del processo di selezione dei beni sanitari (Ampio coinvolgimento dei clinici) Esperienza nella gestione centralizzata ( post-gara delle gare nel tempo (fase Adozione di strumenti di verifica di ( monitoraggio ) efficacia del sistema Vantaggi organizzativi ed economici 24

25 AVEN: criticità Processi decisionali complessi e rischio di allungamento dei tempi di aggiudicazione Necessità di strutturare e implementare flussi informativi efficaci e capillari Resistenze e logiche conservative locali Necessità di attività e di strutture di coordinamento centralizzate 25

26 Le prossime scadenze Completare l unificazione dei contratti per i beni sanitari gestiti dal magazzino centralizzato 18 procedure in corso 96 procedure in programmazione ( ) Implementare le gare centralizzate per l acquisto di attrezzature e materiale in service attrezzature (200 codici CIVAB)- 31 mil.di euro service materiale x laboratorio e materiale protesico Revisione degli schemi organizzativi per un impiego razionale ed integrato delle risorse Commissione Unica del Farmaco di Area Vasta 26

27 Polo Logistico Centralizzato Dr.ssa Morena Cerlini 27

28 Il progetto di logistica integrata Il progetto logistico di AVEN definisce il sistema di gestione dell intero percorso dei materiali: dal fornitore al reparto/paziente, dalla gara alla liquidazione fatture, dall anagrafica alla elaborazione dei dati. Prevede la realizzazione di un Magazzino Farmaceutico Centrale, la disponibilità di Farmacie satellitec/o i singoli ospedali. 28

29 Logistica integrata: impostazione Non èunmodello dioutsourcing maun attività propria delle 7 Aziende Ilprogettoèintegrato nel sistemadi ogni singola Azienda Comporta analisi e ridefinizione delle attività e dei modelli operativi all interno delle singole Aziende 29

30 Logistica integrata:obiettivi Ridurre i costi complessivi di gestione ( 10 (un unico magazzino rispetto agli attuali Ridurre le scorte complessive (lescorte centralizzatenonsaranno mailasommatoria di ( scorte tante singole Adottare tecnologie innovative Liberare risorsealivellolocale (centralizzazione attività tecnico-amm.ve) 30

31 Il modello organizzativo Gestione farmacie locali Suddivisione costi Gestione beni in reparto (dose Unitaria e sw di Prescrizione) SISTEMA INTEGRATO Contratti Codifica Acquisti Liquidaz. fatture Distribuzione Stock Gestione decentrata Gestione centralizzata 31

32 Il modello logistico Riordini Reparto / CdC Farmacia Ospedale 1 Riordini Materiale da Forn. Magazzino Centrale (Base logistica) Materiali Farmacia Ospedale n Processo di validazione 32

33 Metodologia Analisi dei dati Definizione del modello Individuazione di spazi, attrezzature, risorse Valorizzazione Confronto con soluzioni diverse (esternalizzazione) Mappatura dei processi Definizione dello standard di performance 33

34 Rimodulazione di attività e funzioni Dal confronto tra lo standard e ogni situazione locale si otterrà quale impatto organizzativo avrà il nuovo modello in termini di riduzionedi attività e di risorse 34

35 Principali specificità del modello Attività amministrative centralizzate Contratto unico stipulato da Aven attraverso Usl di Reggio Emilia; Gestione contratto (gestione listini prodotti, emissione ordini, rapporti con fornitori, liquidazione fatture, pagamenti fornitori ecc.) effettuata a livello centrale 35

36 Principali specificità del modello Tutte le scorte, anche quelle delle Farmacie Satellite, sono di proprietàe gestione centralizzata Le Farmacie Satellitesono l unica interfacciacon i reparti L anagrafica è unica per tutto il sistema (codifiche centralizzate) 36

37 Condivisione del modello Costituzione di un Team Multiprofessionale coordinato da un Direttore Amministrativo Organizzazione in specifici sottogruppi di lavoro che hanno condotto le analisi, raccolto i dati, definito i processi e condiviso gli standard di performance. 37

38 Stato di attuazione del progetto Dal 2005 Fase sperimentale : Gestione logistica centralizzata attiva per i Presidi Ospedalieri e le strutture territoriali della Usl di Reggio Emilia, per il Presidio Ospedaliero dell AO di Reggio Emilia, per i Presidi Ospedalieri di Sassuolo e Baggiovara dell Ausl di Modena P.L acuti P.L. strutture anziani 38

39 Stato di attuazione del progetto STRUTTURA: Acquisita a Reggio Emilia l Area per l edificazione del Polo Logistico Aggiudicato appalto per la realizzazione delle opere (a breve partirà il cantiere) Termine previsto per completamento opera e allestimento interno: gennaio

40 Stato di attuazione del progetto ALLESTIMENTO E SERVIZIO: In fase di predisposizione l appalto unico per : allestimento interno, servizio di movimentazione interna merci, trasporti Previsione aggiudicazione: maggio

41 Stato di attuazione del progetto LAVORI IN CORSO: Definizione sistema trasporti Definizione soluzioni informatiche per la gestione complessiva del sistema Riorganizzazione nelle singole strutture in vista della rimodulazione di funzioni e attività Adottare linguaggio comune (codifiche prodotti) 41

42 Logistica integrata:punti di forza Esperienza maturata nel settore (centralizzazione traleaziende dire eprogressiva estensione all Azienda USL di Modena) Percorso decisionale condiviso Supporto di esperti di logistica Forte volontà di integrazione 42

43 Logistica integrata: criticità Complessità del sistema (molte Aziende coinvolte,dimensione territoriale,elevato numero di strutture da servire ecc.) Differenti impostazioni e procedure aziendali Attività di coordinamento e integrazione delle diverse professionalità e competenze coinvolte nel processo di condivisione del progetto Tempi di realizzazione 43

44 Area vasta Emilia Nord: un esperienza in divenire 44