Sistema di valutazione della performance

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1 Sistema di valutazione della performance Sommario METODOLOGIA DI VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI INDIVIDUALI... 2 ART. 1 - MISURAZIONE DELLE PERFORMANCE E FREQUENZA DELLA VALUTAZIONE... 2 ART. 2 CRITERI DI ASSEGNAZIONE DEGLI OBIETTIVI AI SERVIZI... 2 ART. 3 - PESATURA DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI... 3 ART. 4 - COMUNICAZIONE DEGLI ESITI DELLA VALUTAZIONE... 3 ART. 5 - COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI... 4 ART. 6 - AUTOVALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI... 9 ART. 7 - VALUTAZIONE FINALE: LE SCHEDE DI VALUTAZIONE ART. 8 - COMUNICAZIONE DEGLI OBIETTIVI AL PERSONALE DEI LIVELLI ERRORE. IL SEGNALIBRO NON È DEFINITO. ART. 9 - REVISIONE DELLA METODOLOGIA... 10

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3 METODOLOGIA DI VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI INDIVIDUALI Viene di seguito esplicitata la metodologia adottata da Azienda Sociale dall Anno 2008 per il riconoscimento del premio di risultato ART. 1 - MISURAZIONE DELLE PERFORMANCE E FREQUENZA DELLA VALUTAZIONE Il Piano delle Performance costituisce oggetto di misurazione e di valutazione e si compone di: le caratteristiche generali dell Azienda Speciale l organizzazione in cifre; gli obiettivi di lavoro. La misurazione delle performance e la valutazione del personale dirigente e non ha frequenza annuale e viene effettuata entro la fine di aprile dell anno successivo il periodo di valutazione. Ove sia ritenuto necessario in ragione della rilevanza o della complessità degli obiettivi o del sistema di misurazione, il Consiglio di Amministrazione può motivatamente disporre ulteriori momenti di verifica ad intervalli inferiori a quello annuale. La valutazione individuale fa riferimento alla visione coordinata di due ambiti: la valutazione del raggiungimento dei risultati dei Singoli servizi e quella dei comportamenti organizzativi agiti durante il periodo considerato dal singolo operatore. L azienda si avvale del Piano programma annuale, cui si rimanda, in cui annualmente sono inserite le caratteristiche generali dell Azienda, i volumi di attività e gli obiettivi dei singoli servizi per l anno di riferimento completi di indicatore di risultato. ART. 2 CRITERI DI ASSEGNAZIONE DEGLI OBIETTIVI AI SERVIZI Gli obiettivi sono stati costruiti in ragione dei seguenti criteri: - adeguata specificità e misurabilità in termini concreti e chiari. In particolare gli obiettivi sono formulati a partire dalla rilevazione puntuale dei prodotti o delle utilità riferite al cliente finale, fruitore, beneficiario del processo produttivo o di erogazione ed hanno un indicatore idoneo a rilevare gli effetti delle azioni eseguite rispetto alla qualità dei prodotti o delle prestazioni. - riferimento ad un arco temporale determinato corrispondente all anno di attività gestionale; - commisurazione, ove possibile, ai valori di riferimento derivanti da standard definiti a livello nazionale e internazionale, nonché da comparazioni con amministrazioni omologhe; Pagina 2 di 17

4 - confrontabilità con le tendenze della produttività. La produttività potrà essere dimostrata attraverso indicatori che permettano di determinare le quantità prodotte o le utilità generate da unità di produzione (individui, gruppi, dipartimenti, etc.); - correlazione alla quantità e alla qualità delle risorse disponibili, in particolare gli obiettivi devono essere correlati alle risorse che si stimano saranno disponibili, con assunzione di responsabilità rispetto al loro conseguimento. Gli obiettivi devono avere coerenza con le strategie perseguite dall Azienda, con la mission istituzionale e perseguire un miglioramento della qualità dei servizi erogati ed un mantenimento di standard adeguati anche in condizioni critiche determinate, congiuntamente o separatamente, dalla riduzione delle risorse disponibili, dalla rapida variazione o trasformazione dei fabbisogni espressi dalla comunità o da altre circostanze non prevedibili ovvero non governabili dall Azienda. ART. 3 - PESATURA DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI La valutazione dei comportamenti organizzativi avviene attraverso l analisi e la valutazione di determinati fattori (item) ritenuti rilevanti e descritti in un apposita scheda, attraverso una scala di giudizio numerica. E stato attribuito un peso a ciascun fattore (item) dei comportamenti organizzativi in relazione ai comportamenti attesi da ciascun dipendente rispetto alla propria specifica funzione operativa, di responsabilità o manageriale. Il peso assegnato a ciascun fattore (item) di comportamenti organizzativi assume una funzione di moltiplicatore rispetto alle valutazioni espresse. Le valutazioni vengono effettuate: - dal consiglio di amministrazione per il direttore - Dal direttore per il personale in staff alla direzione (amministrativi) ed i responsabili di servizio (due assistenti sociali); - Dai responsabili di servizio per le figure operative (assistenti sociali del servizio sociale di base e del servizio Tutela Minori) ART. 5 - COMUNICAZIONE DEGLI ESITI DELLA VALIDAZIONE, DELLA PESATURA DI OBIETTIVI E DI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI È compito del Consiglio di Amministrazione comunicare l esito della valutazione al direttore dell Azienda. IL direttore dell Azienda Comunicherà le proprie valutazioni al personale in staff ed ai responsabili di servizio e presenzierà alla comunicazione delle valutazioni al personale operativo da parte dei responsabili di servizio. Gli obiettivi validati e ponderati vengono pubblicati sul sito web istituzionale e costituiscono una parte del Piano delle Performance (vedi piano programma annuale per obiettivi dei servizi aziendali e fac simile schede di valutazione individuale). Pagina 3 di 17

5 ART. 8 - COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI La valutazione dei comportamenti organizzativi del direttore è sviluppata con riferimento ai seguenti fattori (item): 1) Relazione e integrazione con riferimento a: - comunicazione e capacità relazionale con gli Amministratori dell Azienda e dei singoli Comuni soci; - capacità di lavorare in gruppo; - capacità negoziale e gestione dei conflitti. 2) Analisi e soluzione dei problemi con riferimento a: - capacità di visione interfunzionale al fine di potenziare i processi di programmazione, realizzazione e rendicontazione; - integrazione con gli amministratori su obiettivi di lavoro specifici assegnati; - iniziativa e propositività; - capacità di risolvere i problemi; - autonomia; - capacità di cogliere le opportunità delle innovazioni tecnologiche; - capacità di contribuire alla trasformazione del sistema; - capacità di definire regole e modalità operative nuove; - introduzione di strumenti gestionali innovativi. 3) Realizzazione con riferimento a: - capacità di programmare e definire adeguati standard rispetto ai servizi erogati; - capacità di organizzare e gestire i processi di lavoro per il raggiungimento degli obiettivi controllandone l andamento; - gestione efficace del tempo di lavoro rispetto agli obiettivi e supervisione della gestione del tempo di lavoro dei propri collaboratori; - capacità di limitare il contenzioso; - capacità di orientare e controllare la qualità dei servizi affidati a soggetti esterni all organizzazione. 4) Presidio delle attività con riferimento a: - comprensione e rimozione delle cause degli scostamenti dagli standard di servizio rispettando i criteri quali-quantitativi; - gestione risorse economiche: efficienza e costo sociale; - gestione delle risorse economiche e strumentali affidate; - rispetto dei vincoli finanziari; - capacità di standardizzare le procedure, finalizzandole al recupero dell efficienza; - sensibilità alla razionalizzazione dei processi; - capacità di orientare e controllare l efficienza e l economicità dei servizi affidati a soggetti esterni all organizzazione. - sensibilità nell attivazione di azioni e sistemi di benchmarking. Pagina 4 di 17

6 5) Autonomia e sviluppo con riferimento a: - autonomia nel presentare opportunità progettuali; - capacità di cogliere le opportunità delle innovazioni tecnologiche; - capacità di contribuire alla trasformazione del sistema; - capacità di definire regole e modalità operative nuove; - introduzione di strumenti gestionali innovativi. - capacità di analizzare il territorio, i fenomeni, lo scenario di riferimento e il contesto in cui la posizione opera rispetto alle funzioni assegnate; - capacità di ripartire le risorse in funzione dei compiti assegnati al personale; - orientamento ai bisogni dell utenza e all interazione con i soggetti del territorio o che influenzano i fenomeni interessanti la comunità; 6) Coordinamento del personale con riferimento a: - capacità di informare, comunicare e coinvolgere il personale sugli obiettivi dell unità organizzativa; - capacità di assegnare responsabilità e obiettivi secondo le competenze e la maturità professionale del personale; - capacità di definire programmi e flussi di lavoro controllandone l andamento; - delega e capacità di favorire l autonomia e la responsabilizzazione dei collaboratori; - prevenzione e risoluzione di eventuali conflitti fra i collaboratori; - attivazione di azioni formative e di crescita professionale per lo sviluppo del personale, - efficiente ed efficace utilizzo degli istituti e degli strumenti di gestione contrattuali; - controllo e contrasto dell assenteismo; - capacità di valutazione dei propri collaboratori, dimostrata anche tramite una significativa differenziazione dei giudizi. La valutazione dei comportamenti organizzativi delle funzioni di responsabilità si sviluppa in relazione ai seguenti fattori (item): 1) Impegno dimostrato nella prestazione individuale con riferimento a: o integrazione con il direttore sugli obiettivi assegnati; o partecipazione alla vita organizzativa; o presenza in servizio 2) Autonomia nello svolgimento delle attività legate al ruolo con riferimento a: o autonomia nel presentare opportunità progettuali; o capacità di cogliere le opportunità delle innovazioni tecnologiche; o capacità di contribuire alla trasformazione del sistema; o capacità di definire regole e modalità operative nuove; o introduzione di strumenti gestionali innovativi. Pagina 5 di 17

7 o capacità di analizzare il territorio, i fenomeni, lo scenario di riferimento e il contesto in cui la posizione opera rispetto alle funzioni assegnate; o capacità di ripartire le risorse in funzione dei compiti assegnati al personale; o orientamento ai bisogni dell utenza e all interazione con i soggetti del territorio o che influenzano i fenomeni interessanti la comunità; 3) Iniziativa personale al miglioramento del proprio lavoro con riferimento a: o iniziativa e propositività; o capacità di risolvere i problemi; o autonomia; o capacità di cogliere le opportunità delle innovazioni tecnologiche; o capacità di contribuire alla trasformazione del sistema; o capacità di definire regole e modalità operative nuove; o introduzione di strumenti gestionali innovativi. 4) Capacità di coordinamento e motivazione del gruppo di lavoro affidato con riferimento a: o capacità di informare, comunicare e coinvolgere il personale sugli obiettivi dell unità organizzativa; o capacità di assegnare compiti secondo le competenze e la maturità professionale del personale; o capacità di definire piani e flussi di lavoro controllandone l andamento; o capacità di favorire l autonomia e la responsabilizzazione dei collaboratori; o prevenzione e mediazione di eventuali conflitti fra i collaboratori interni all azienda ed gli operatori dei comuni soci e/o del terzo settore partner nella gestione dei servizi; o concorso efficace all applicazione corretta delle metodologie di valutazione; o efficiente ed efficace utilizzo degli strumenti di gestione; o controllo e contrasto dell assenteismo. 5) Cortesia organizzativa con i servizi comunali ed il terzo settore con riferimento a: o comunicazione e capacità relazionale con i vari livelli comunali e del privato sociale; o capacità di visione interfunzionale al fine di potenziare i processi di programmazione, realizzazione e rendicontazione; o capacità di lavorare in gruppo; o capacità negoziale e gestione dei conflitti. 6) Cortesia organizzativa con gli amministratori comunali con riferimento a: o comunicazione e capacità relazionale con assessori e sindaci dei comuni soci; o capacità di visione interfunzionale al fine di potenziare i processi di programmazione, realizzazione e rendicontazione; Pagina 6 di 17

8 o capacità di lavorare in gruppo; o capacità negoziale e gestione dei conflitti. 7) Flessibilità nelle situazioni di emergenza con riferimento a: o orientamento ai bisogni dell utenza e all interazione con i soggetti del territorio o che influenzano i fenomeni interessanti la comunità; o disponibilità nel seguire situazioni di emergenza anche in orari o giorni extralavorativi; o reperibilità telefonica La valutazione dei comportamenti organizzativi delle funzioni operative/tecniche (assistenti sociali) si sviluppa in relazione ai seguenti fattori (item): 1) presenza in servizio con riferimento a: o partecipazione alla vita organizzativa; o presenza effettiva in servizio (rapporto tra ore lavorate teoriche ed ore effettive) in servizio 2) Autonomia nello svolgimento delle attività legate al ruolo con riferimento a: o autonomia nel presentare opportunità progettuali; o capacità di cogliere le opportunità delle innovazioni tecnologiche; o capacità di contribuire alla trasformazione del sistema; o capacità di definire regole e modalità operative nuove; o introduzione di strumenti gestionali innovativi. o capacità di analizzare il territorio, i fenomeni, lo scenario di riferimento e il contesto in cui la posizione opera rispetto alle funzioni assegnate; o capacità di ripartire le risorse in funzione dei compiti assegnati al personale; o orientamento ai bisogni dell utenza e all interazione con i soggetti del territorio o che influenzano i fenomeni interessanti la comunità; 3) Capacità di apporto concreto nel gruppo di lavoro con riferimento a: o iniziativa e propositività; o capacità di risolvere i problemi; o capacità di cogliere/ proporre soluzioni alternative ai problemi o capacità di contribuire alla trasformazione del sistema; o capacità di proporre modalità operative nuove; o utilizzo di strumenti gestionali innovativi. 4) Capacità di gestione dei rapporti con l utenza interna ed esterna con riferimento a: o capacità di informare e comunicare utilizzando codici semantici adeguati all interlocutore o capacità di autocontrollo nelle situazioni critiche; o capacità di definire progetti individualizzati controllandone l andamento; Pagina 7 di 17

9 o capacità di favorire l autonomia e la responsabilizzazione dell utenza; o capacità negoziale e gestionale di eventuali conflitti con l utenza e tra colleghi interni all azienda ed gli operatori di altri enti pubblici e/o privati coinvolti nella gestione dei casi; o capacità di lavorare in team; o efficiente ed efficace utilizzo degli strumenti di gestione; o capacità di organizzare e gestire i processi di lavoro per il raggiungimento degli obiettivi 5) Condivisione degli obiettivi e delle strategie aziendali con riferimento a: o capacità di contribuire fattivamente alla trasformazione del sistema; o capacità di attuare modalità operative nuove; o capacità di utilizzare d strumenti gestionali innovativi. o capacità di analizzare il territorio, i fenomeni, lo scenario di riferimento e il contesto in cui la posizione opera rispetto alle funzioni assegnate; 6) Flessibilità nelle situazioni di emergenza con riferimento a: o orientamento ai bisogni dell utenza e all interazione con i soggetti del territorio o che influenzano i fenomeni interessanti la comunità; o disponibilità nel seguire situazioni di emergenza anche in orari o giorni extralavorativi; o disponibilità a reperibilità telefonica. 7) Disponibilità ad integrare le proprie attività con quelle di altri servizi con riferimento a: o capacità di definire piani individualizzati con altri servizi/enti controllandone l andamento; o disponibilità al lavoro in team; o prevenzione e mediazione di eventuali conflitti fra gli operatori interni all azienda ed gli operatori dei comuni soci e/o del terzo settore partner nella gestione delle situazioni trattate; o comunicazione e capacità relazionale con i vari livelli comunali e del privato sociale; o capacità di visione interfunzionale al fine di potenziare la capacità progettuale sulla singola persona fragile 8) Capacità di progettazione e gestione del contratto sociale con riferimento a: o comunicazione e capacità relazionale con le persone fragili afferenti al servizio; o capacità di visione interfunzionale al fine di potenziare la capacità progettuale sulla singola persona fragile o capacità di informare e comunicare utilizzando codici semantici adeguati all interlocutore o capacità di definire piani individualizzati con altri servizi/enti controllandone l andamento; Pagina 8 di 17

10 La valutazione dei comportamenti organizzativi delle funzioni operative (amministrativi) si sviluppa in relazione ai seguenti fattori (item): 1) presenza in servizio con riferimento a: o partecipazione alla vita organizzativa; o presenza effettiva in servizio (rapporto tra ore lavorate teoriche ed ore effettive) in servizio 2) Supporto alla struttura aziendale nella gestione della corrispondenza e dei documenti con riferimento a: o capacità di tenuta documentale o Capacità di tenuta di indirizzario utile a tutta la struttura aziendale o Gestione del protocollo informatizzato 3) Cortesia e disponibilità verso utenti, soggetti esterni e soggetti interni all azienda con riferimento a: o comunicazione e capacità relazionale con i soggetti esterni ed interni all azienda; o atteggiamento cortese nei confronti delle richieste 4) Autonomia nello svolgimento delle mansioni attribuite con riferimento a: o capacità di svolgere i compiti assegnati con modalità autonome; o disponibilità ad utilizzare le innovazioni tecnologiche; o disponibilità a contribuire alla trasformazione del sistema; o disponibilità ad utilizzare strumenti gestionali innovativi. 5) Supporto alla direzione nell organizzazione di un elenco contatti di uso immediato e consultabile dalle strutture direttive con riferimento a: o capacità di redigere un elenco contatti ad uso aziendale; o capacità di tenuta ed aggiornamento dell elenco 6) Disponibilità ad integrare le proprie attività con quelle di altri servizi con riferimento a: o disponibilità a collaborare con i colleghi anche in attività che esulano dal proprio profilo e possono essere riconducibili ad una categoria immediatamente superiore o inferiore. 7) Flessibilità nelle situazioni di emergenza con riferimento a: o disponibilità nello svolgere mansioni in condizione di emergenza con tempi e modalità diversi da quelli abituali; ART. 6 - AUTOVALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI Ai fini dello sviluppo del processo valutativo, i valutatori hanno facoltà di utilizzare lo strumento dell autovalutazione anche al fine di evidenziare le aree di eccellenza o di debolezza così come percepite dal valutato. Pagina 9 di 17

11 L autovalutazione può essere utilizzata semplicemente al fine di migliorare il processo valutativo, e non ne vincola il contenuto che è sempre in capo ai valutatori. ART. 7 - VALUTAZIONE FINALE: SCHEDE DI VALUTAZIONE La valutazione dei comportamenti oltre a concorrere alla determinazione dei premi è un riferimento fondamentale per la gestione delle risorse. Il sistema prevede che la prestazione sia adeguata a valutazioni maggiori o uguali al 60% e tali valutazioni danno accesso al riconoscimento economico del Premio di risultato. Il premio viene riconosciuto proporzionalmente alla valutazione ottenuta. ART. 8 - COMUNICAZIONE DEGLI OBIETTIVI AL PERSONALE Il direttore dell azienda comunica formalmente al personale gli obiettivi di servizio, gli indicatori di comportamenti organizzativi e la correlativa ponderazione entro un mese dall approvazione del bilancio di previsione Aziendale da parte dell Assemblea dei soci. Il dirigente è altresì tenuto a convocare appositi incontri informativi finalizzati a chiarire eventuali incertezze, nonché a predisporre le misure operative di dettaglio utili al perseguimento degli obiettivi e alla predisposizione degli strumenti necessari alla rilevazione d idei dati occorrenti per l elaborazione degli indicatori. ART. 9 - REVISIONE DELLA METODOLOGIA La presente metodologia di valutazione è stata adottata a partire dal 1/01/2008 Il processo valutativo essendo orientato alla correzione di eventuali criticità ed alla rispondenza alla organizzazione e mission aziendale -ove necessario- può essere oggetto di revisione. Pagina 10 di 17