MANUALE D USO SIMONLIB Gestione del questionario on-line

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1 MANUALE D USO SIMONLIB Gestione del questionario on-line Sommario 1- Introduzione pag Abilitazione alle funzioni..pag Modalità di accesso all applicativo.pag Interfaccia utente.pag Compilazione questionario pag Compilazione delle domande.pag Compilazione delle misure..pag Inserimento dati...pag Convalida dati pag. 11 Allegato: Descrizione sintetica delle funzionalità dell applicativo.pag. 13 1

2 1- Introduzione SiMonLib è la prima applicazione software per il monitoraggio dei sistemi bibliotecari. Ha una filosofia di tipo botton up, parte da un uso dal basso degli strumenti di analisi, nella logica dell autovalutazione. I risultati ottenuti diventano strumento di monitoraggio per i principali enti territoriali. Questo aspetto lo rende un software rivoluzionario e con una valenza culturale, in quanto stimola la cultura dell autovalutazione, che una volta diffusa diventa strumento di analisi e confronto comparativo orientato al miglioramento delle proprie performance e ad un controllo della gestione più efficiente ed efficace. Unisce alla semplicità delle maschere e delle funzioni, la complessità interna del s/w che è in grado di svolgere calcoli complessi ed elaborare dati sulla base di tutti i tipi di esigenze. In quest ottica il s/w diventa un vero sistema di supporto alle decisioni in quanto trasforma i dati grezzi in informazioni utili ai processi decisionali. SiMonLib diventa un fondamentale strumento di monitoraggio di reti di cooperazione e di singole biblioteche con funzioni di supporto ai processi decisionali. Permette di: - raccogliere e conservare dati relativi agli input ed output delle biblioteche; - permette di utilizzare questi dati per confronti e analisi dettagliate; - permette di utilizzare questi dati per attività di autovalutazione e valutazione comparativa; 2- Abilitazione alle funzioni La base dati che caratterizza SiMonLib (cioè la lista delle misure, gli indicatori, le domande, gli schemi di controllo e di confronto, i profili), è totalmente configurabile. Alle funzioni si accede sulla base dei diritti che vengono assegnati in fase di configurazione del sistema, sia alle biblioteche che agli operatori. I livelli che distinguono l operatività nel sistema sono due: - livello amministratore sistema (ha la massima autorità su tutto il sistema e può creare nuovi profili, nuove misure, nuovi indicatori, griglie di confronto e di controllo) -livello operatore per la compilazione del profilo (ha l autorità per rispondere alle domande presenti nel questionario e registrare i valori delle misure relative alla biblioteca sulla quale opera). Il presente manuale ha lo scopo di fornire le informazione necessarie per gestire il livello operatore. 3- Modalità di accesso all applicativo A SiMonLib si accede da un qualsiasi browser (Per es.: Internet Explorer o Firefox), l indirizzo per accedervi è: Una volta digitato l indirizzo, si aprirà la schermata del programma che permetterà l autenticazione dell utente: verranno richiesti il codice identificativo e la password. 2

3 Una volta inseriti i dati richiesti premere o il tasto invio della tastiera. Se l identificativo è la password sono corretti l utente potrà accedere alla pagina di SiMonLib dedicata alla compilazione del questionario in linea. Le generalità dell utente collegato appariranno in alto a sinistra, sino al momento del Log Out 4- Interfaccia utente In questa sezione verranno descritte le modalità per l inserimento dei dati relativi al censimento della biblioteca e le funzionalità del s/w SiMonLib. La home page è suddivisa in due parti principali. La parte in alto contiene il logo SiMonLib e una serie di pulsanti che permettono di accedere alle corrispondenti funzioni dell applicativo. In questa parte della pagina sono visibili anche le generalità dell utente collegato. La barra delle funzioni e l identificativo dell utente vengono visualizzati per tutta la durata dell utilizzo del s/w. 3

4 Vediamo ora il dettaglio delle funzioni. Home page: permette di ritornare alla pagina iniziale. Frecce Avanti/Indietro: da utilizzare per spostarci rispettivamente nella pagina precedente o successiva; NOTA: si consiglia di usare sempre le frecce indietro e avanti di SiMonLib per spostarsi e non quelle offerte dal browser. Biblioteca: consente di accedere alla pagina che contiene tutte le informazioni relative alla biblioteca di riferimento (indirizzo, contatti, responsabile/responsabili, orario di apertura). Tutte queste informazioni possono essere modificate utilizzando il tasto Successivamente per convalidare i dati inseriti o modificati utilizzare il tasto Apparirà un messaggio che informa che l operazione di registrazione è stata effettuata con successo. Amministrazione: permette di accedere alla parte di back office del s/w. In questa parte si possono svolgere tutte le operazioni di configurazione, di ricerca, di analisi degli indicatori, di confronto tra le serie storiche dei dati. NOTA:L accesso alle funzioni di amministratore si ha solamente se viene assegnato il diritto alla biblioteca e all operatore. Log Out: permette di disconnetterci dalle funzioni operative. Stampa: permette di stampare direttamente la pagine su cui siamo posizionati. Ancora sotto troviamo una serie di altri campi: Compilazione: indica la percentuale di dati che abbiamo registrato Dati dell'anno: è il campo che evidenzia l anno relativo al periodo di rilevazione (normalmente quello precedente all anno in corso) IMPORTANTE: prima dell inserimento dati verificate che l anno selezionato sia quello corretto Se è necessario procedere all inserimento di dati in un anno diverso, basterà modificare la data all interno di questo campo e premere invio. Profilo: il profilo definisce l insieme di misure che dovranno essere compilate e delle domande a cui bisogna rispondere NOTA: i profili potrebbero essere più di uno. Questo si basa sulle scelte del centro sistema. 4

5 5- Compilazione del questionario. Per l inserimento dei dati, il s/w prevede due modalità: 1) compilazione delle domande 2) compilazione delle misure 5.1. Compilazione delle domande Le domande si differenziano dalle misure perché presentano tre tipologie di risposte: - risposte si/no - testo libero - selezione di un valore da una lista predefinita 1- Risposte si/no È consentito selezionare un solo valore: si o no. Per selezionare la risposta basta cliccare con il mouse su una delle due scelte. 2- Campo di testo Il campo di testo è un campo che corrisponde ad una domanda la cui risposta è a discrezione dell operatore che la deve inserire. Per esempio: Indicare l anno di costruzione della biblioteca. 3- Lista di valori È possibile selezionare un solo elemento della lista apribile cliccando sul menù a tendina sulla destra. 5.2 Compilazione delle misure La misura si differenzia dalla domanda in quanto il suo valore è esclusivamente numerico. Può essere composta o da un valore che esprime un totale unico oppure da una serie di voci disaggregate la cui somma esprime un totale Ad ogni valore numerico è associato un campo note evidenziato con un colore celeste Il campo note è un campo alfanumerico nel quale è possibile inserire del testo libero Per la cancellazione dei dati inseriti utilizzare il simbolo NOTA importante: per i campi di tipo numerico, i decimali devono essere separati dal punto e non dalla virgola. 5

6 6- Inserimento dei dati. In questa sezione esaminiamo la procedura per inserire dei dati. Questa parte è quella che da accesso alle domande e alle misure da compilare per il nostro censimento. Le misure e le domande sono raggruppate per categorie. Quando vi spostate (cliccandoci sopra) da una categoria ad un altra, questa assume una colorazione più scura, per segnalare subito dove vi trovate. Dopo il Log-In con il vostro identificativo e password, vi troverete in evidenza sulla barra grigia la prima sezione sulla sinistra, che nel vostro caso è: La misura che rientra in questa categoria è: Popolazione di riferimento. Al primo collegamento, o quando la misura non è stata ancora compilata, a fianco trovate la scritta da compilare, e un icona che rappresenta una matita Passando con il mouse sopra il simbolo visualizziamo la descrizione della misura. Cliccando sulla matita si apre la pagina del s/w nella quale vengono registrati i valori richiesti corrispondenti alla misura selezionata. 6

7 Nella parte in alto trovate una serie di informazioni relative alla misura: nome, descrizione, periodicità e modalità di rilevazione etc. che vengono compilate nella fase di configurazione del sistema. Sotto trovate il campo che direttamente vi interessa; noterete subito che per l inserire la misura è possibile selezionare il valore totale o i dettagli della misura. In questo caso specifico non ci sono differenze: in entrambi i casi la misura popolazione è espressa come un totale, anche nel campo dettagli della misura. Questo viene definito in fase di configurazione, in base alle esigenze espresse. Potete dunque scegliere dove inserire il vostro dato. In alcuni casi il dettaglio della misura può prevedere un ulteriore serie di campi. (Quando per esempio la popolazione è suddivisa tra uomini e donne, o ancora per fasce d età o reddito). Una volta inserito il dato convalidatelo con il pulsante Non avendo altre domande o misure da inserire nella sezione dati anagrafici e di contesto, possiamo spostarci in un'altra delle sezioni della barra grigia. 1. Superficie totale: entrare nella misura ; inserire nel campo apposito il dato richiesto (per ogni eventuale dubbio trovate tutte le informazioni relative alla misura da inserire nella stessa schermata in alto, oppure passando con il puntatore del mouse sul simbolo 2. Superficie accessibile al pubblico: inserire il dato richiesto 3. Posti di lettura:. Come possiamo vedere dall immagine, in questo caso la compilazione della misura è richiesta sia come valore totale sia in dettaglio. In questo caso i modi di procedere possono essere due: 7

8 1-Possediamo i dati relativi al dettaglio della misura. Inserire nei vari campi i dati in nostro possesso. Se non possediamo una parte dei dati inserire nel campo relativo il numero 0. NOTA: se inseriamo dei valori nei campi di dettaglio, non inserire niente nel campo dal valore totale, provvederà il s/w al calcolo del totale 2-Possediamo solo il dato relativo al valore totale. Selezionare valore totale della misura e inserire il dato. Per le altre due misure Metri lineari di scaffalature aperte e Metri lineari totali di scaffalature, procedere come per le misure precedenti. Dotazione documentaria totale. Entrare all interno della misura cliccando su Cosa possiamo vedere dall immagine sotto anche in questo caso la compilazione della misura è richiesta sia come valore totale sia in dettaglio. Procedere a seconda del tipo di dati i nostro possesso. 1-Possediamo i dati relativi al dettaglio della misura. Inserire nei vari campi i dati in nostro possesso. Se non possediamo una parte dei dati inserire nel campo relativo il numero 0. NOTA: se inseriamo dei valori nei campi di dettaglio, non inserire niente nel campo dal valore totale, provvederà il s/w al calcolo del totale. 8

9 2-Possediamo solo il dato relativo al valore totale. Selezionare valore totale della misura e inserire il dato. Testate periodici correnti e Dotazione documentaria edita negli ultimi 15 anni: procedere all inserimento dei dati nel modo consueto. Totale acquisizioni dell anno procedere a seconda che si debba inserire la misura totale o i dettagli della misura, selezionando l apposito campo. Le domande in questo caso vanno compilate selezionando tra quelle proposte dal menù a tendina. 9

10 In questa sezione la compilazione delle domande va effettuata cliccando sui pulsanti di scelta proposti Ore di apertura settimanali. Per questa misura indicare per ogni fascia oraria il numero delle ore settimanali di apertura. Nel caso la biblioteca fosse chiusa in una delle fasce orarie indicate, segnare 0 nel campo relativo. Se la biblioteca nel corso dell anno ha dei periodi di apertura con fasce orarie diverse (esempio apertura estiva/apertura invernale) è necessario duplicare i campi relativi alla misura e inserire i dati. Per la duplicazione del campo utilizzare il simbolo Per la misure rimanenti di questa sezione compilare, inserendo i dati parziali o totali, nel modo già indicato. 10

11 Personale totale (Fte). Nei campi è necessario inserire l orario di lavoro settimanale, il numero totale dei dipendenti che effettua l orario indicato nel primo campo (per esempio: 36 (orario) 2 (numero dipendenti che svolgono quell orario) NOTA: devono corrispondere anche le settimane di lavoro: in caso contrario conviene utilizzare una riga informativa per operatore e duplicare il campo, cliccando su ) e il numero delle settimane lavorative in cui si è svolto l orario indicato (per esempio se è stato per tutto l anno indicare 52 settimane). Registrando il s/w effettua il calcolo del Full Time Equivalent. Per tutte le altre misure presenti in questa categoria, procedere nel modo consueto. Passiamo all ultima categoria presente in questo profilo. Totale entrate e Totale spese vanno compilate con le modalità già indicate. NOTA: per l inserimento di dati numerici i decimali vanno separati da un punto. 7-Convalida dati Una volta terminata la procedura di inserimento e di registrazione dei dati del censimento, è necessario convalidare il tutto con il pulsante della pagina principale. che troviamo in ogni sezione 11

12 NOTA: Utilizzate questo comando solo quando siete sicuri dell esattezza dei dati inseriti. Confermando la registrazione state convalidando i dati della vostra scheda ed effettuando il primo passaggio di validazione dei dati. 12

13 Allegato Descrizione sintetica delle funzionalità dell applicativo SOFTWARE SIMONLIB L attività della XSystems è prevalentemente orientata allo studio e all analisi di tutte le problematiche relative ai processi decisionali ed è su queste basi che è stata realizzata la prima applicazione software per il monitoraggio dei servizi bibliotecari con funzioni di DSS (decision support systems) SiMonLib ha una filosofia di tipo botton up, parte da un uso dal basso degli strumenti di analisi, nella logica dell autovalutazione. I risultati ottenuti diventano strumento di monitoraggio per i principali enti territoriali. Questo aspetto rende SiMonLib un software particolarmente innovativo, in quanto permette di rendere l attività di autovalutazione una costante dei processi organizzativi. SiMonLib è fatto per essere usato da tutti, in quanto unisce alla semplicità delle maschere e delle funzioni, la complessità interna del s/w che è in grado di svolgere calcoli complessi ed elaborare dati sulla base di tutti i tipi di esigenze. In quest ottica il s/w diventa un vero sistema di supporto alle decisioni in quanto trasforma i dati grezzi in informazioni utili ai processi decisionali. La struttura flessibile dell applicativo si adatta a qualsiasi tipo di organizzazione bibliotecaria, dalla più semplice alla più complessa. La gestione sistemica diventa una conseguenza della gestione di ogni singola realtà bibliotecaria, con una suddivisione chiara dei diversi livelli di sistema che si possono incontrare: sistema territoriale di base, sistema provinciale, sistema regionale. In ognuno di questi livelli si possono gestire specifiche funzioni di analisi e di gestione, con diversi livelli di parametrizzazione di funzioni e di accessi. Una volta configurato il software si possono impostare le funzioni di analisi e di relazione per interrogare le funzionalità della biblioteca o del sistema. Analisi di misure, indicatori, sia in relazione a funzioni valutative di interesse (efficacia, efficienza, qualità, etc), sia su base temporale (confronto dei dati da un periodo ad un altro), visualizzazione di grafici, sono solo alcuni degli aspetti che caratterizzano il software che continua ad essere implementato sulla base anche di specifiche esigenze richieste dall ente che lo vuole utilizzare. Funzionalità del software SiMonLib ver.2.0 Registrazione centro sistema con gestione anagrafica e operatori Creazione della rete sistemica a diversi livelli: - regionale, provinciale, sistemi territoriali, biblioteche non facenti parte di nessun sistema - ogni sistema si registra come facente parte del sistema gerarchicamente superiore e ogni biblioteca si registra come facente parte di un sistema Gestione di piu livelli di operatività. Diritti per le biblioteche: - è possibile assegnare diversi diritti di operatività alle biblioteche registrate nella base dati. I diritti riguardano la possibilità per la biblioteca di utilizzare più o meno le funzioni gestionali del programma Diritti per gli operatori: - è possibile assegnare diversi diritti di operatività agli utenti che si registrano su ogni biblioteca. I diritti riguardano la possibilità per il singolo utente di utilizzare più o meno le funzioni gestionali del programma 13

14 Es.: - livello amministratore sistema (ha la massima autorità su tutto il sistema e può creare nuovi profili di biblioteche, nuove misure, nuovi indicatori, griglie di confronto e di controllo - livello operatore per solo inserimento di valori di misure (ha l autorità per la registrazione dei valori delle misure relative alla biblioteca sulla quale opera) - livello operatore per sola lettura (ha l autorità per accedere alla procedura in modalità solo lettura della base dati) Gestione profili - il profilo è un insieme di misure, indicatori e domande, che definiscono nel loro insieme il contesto semantico sul quale si intende attuare l attività di monitoraggio. Questi profili vengono creati dal centro sistema e assegnati alle biblioteche durante la fase di registrazione. Per esempio: una biblioteca di conservazione avrà un profilo che conterrà misure e indicatori che si adattano a quella specifica realtà e sicuramente non conterrà l indice di prestito Creazione misure, indicatori e domande - questa funzione permette di creare misure, indicatori e domande che diventano gli elementi basilari che caratterizzano un profilo. La creazione di ogni nuova misura, di ogni nuovo indicatore e di ogni nuova domanda, incrementano delle liste, che vengono utilizzate nell ambito della creazione di un profilo. Le domande e le misure di un profilo possono essere usate come struttura di un questionario on-line al quale si può accedere tramite un apposito indirizzo. Le misure e gli indicatori creati a livello di singola biblioteca non vengono visualizzate a livello di rete di cooperazione, mentre invece ciò che viene creato a livello di centro sistema, ai diversi livelli gerarchici, viene condiviso da tutta la rete Gestione schemi di autovalutazione. - permette di abbinare gli indicatori a delle specifiche funzioni valutative (accessibilità, efficienza, efficacia, etc.) e attraverso il calcolo degli scarti (fatto uguale a cento il valore di riferimento, si può calcolare per ciascun indicatore lo scarto di segno positivo o negativo), la biblioteca può confrontarsi con una o più soglie di riferimento e può individuare i propri elementi di criticità. Questa funzione permette alla singola biblioteca o al sistema bibliotecario di ottenere un fondamentale strumento di pianificazione gestionale. Gestione schemi di valutazione comparativa. - permette di assegnare a ciascun indicatore selezionato e abbinato ad una funzione valutativa un peso, che evidenzia l importanza che esso riveste nell ambito del processo valutativo. Questo sistema permette di mettere a confronto casi simili e di far emergere un quadro complessivo attraverso il quale verificare in quale posto si collocano le biblioteche del sistema in relazione alla specifica funzione valutativa. Gestione schemi di controllo. - permette all operatore di costruire degli schemi che aiutino ad individuare la correlazione tra diversi fenomeni ed analizzare in modo più specifico la ricaduta di ciascuna attività sulle altre. Per esempio: se si volesse analizzare in modo più dettagliato il significato di un valore positivo o negativo dell indice di circolazione, si potrebbero correlare una serie di indicatori (come l indice di dotazione documentaria o l indice di prestito), che possano offrire elementi di riflessione più dettagliati rispetto all unico risultato di un indicatore. Procedure di diagnosi Diagnosi tramite il risultato degli indicatori: - è possibile analizzare nel dettaglio i valori registrati per ogni singola misura gestita dalla biblioteca e trasformare il risultato dei valori in indicatori di input e output che diano una visione d insieme del funzionamento della biblioteca o della rete di cooperazione. 14

15 Questi indicatori possono venire subito confrontati con le soglie di riferimento che la biblioteca o il sistema ha scelto come parametri di confronto (soglie IFLA, soglie nazionali, regionali, provinciali o soglie obiettivo individuate dalla specifica realtà. I valori possono essere analizzati su base temporale (confronto nel tempo), su base comparativa (confronto con altre biblioteche), sia a livello di misure che a livello di indicatori. I risultati possono essere evidenziati su base grafica, selezionando diverse tipologie di grafici, in relazione al tipo di analisi che si intende effettuare. Diagnosi sul sistema: - questa funzione permette di effettuare diverse tipologie di interrogazioni sulla rete sistemica che viene gestita dall applicativo (regionale, provinciale, etc). Le interrogazioni si basano o su analisi di singoli valori relativi a domande, misure o indicatori, all interno del contesto sistemico, oppure su analisi comparative sempre tra misure, domande e indicatori, attraverso l uso di operatori logici booleani. Inoltre permette di espandere il risultato della medesima ricerca in un analisi piu dettagliata dei valori che caratterizzano l elenco delle biblioteche che emergono dalla ricerca di partenza - i risultati di ogni ricerca possono essere esportati su excel Duplica dei valori delle misure dell anno precedente sul nuovo anno di rilevamento - I valori dell anno precedente possono essere duplicati sull anno successivo per evitare un lavoro di ridigitazione di quei valori che normalmente rimangono invariati per almeno un certo numero di anni Report di stampa (nuova funzione) - è possibile crearsi dei report di stampa personalizzati (situazione delle province appartenenti ad una determinata regione con i dati relativi ad una serie di misure e indicatori e i totali o medie complessivi; situazione di un determinato sistema territoriale; etc). Questa funzione è utile per trasportare su carta i risultati di analisi e monitoraggio che potrebbero essere utilizzati per eventuali relazioni o come dati da fornire ai propri amministratori. Import/Export - Funzione dedicata all esportazione o importazione di basi dati gestite da SiMonLib e di effettuare operazioni di backup della base dati - È possibile esportare le tabelle di misure e indicatori e i diversi risultati delle ricerche in excel Sistema informativo attraverso mail per tutta la rete - Questa funzione permette al centro sistema di inviare mail informative a tutta la rete per quanto riguarda soprattutto l attività di registrazione dei dati Analisi della struttura gerarchica della rete e gestione - si puo analizzare in qualsiasi momento la struttura gerarchica della rete sistemica - come centro rete si può avere il controllo su tutto il sistema ed allo stesso modo i sottosistemi sulle biblioteche che sono legate a loro - il centro rete può abilitare e disabilitare gli accessi al software alle biblioteche - il centro rete può agire come amministratore di tutti i sistemi o biblioteche che stanno sotto di esso - si può monitorare la situazione della raccolta dei dati per ogni singolo sistema e sapere quali biblioteche hanno o non hanno registrato i valori delle misure richieste nel profilo scelto per la raccolta dei dati - ogni centro sistema ha l autorità per validare i dati raccolti per l attività di monitoraggio che vengono salvati sull annualità di raccolta Spostamento di una biblioteca da un sistema ad un altro - è possibile spostare una biblioteca da un sistema al quale apparteneva ad un altro nel quale è entrata a far parte 15

16 Sintesi di funzionamento della rete - ogni biblioteca accede a SiMonLib con una propria ID e PW - ogni biblioteca con l accesso al software (sulla base dei diritti assegnati) registra i dati dell annualità in cui si effettua il monitoraggio - ogni sistema raccoglie i dati annuali di tutta la rete come sommatoria (o media) dei dati di tutte le biblioteche legate ad esso - il centro sistema provinciale raccoglie i dati di tutti i sottosistemi che sono legati ad esso (sempre come sommatoria o media dell insieme) - il centro sistema regionale raccoglie i dati di tutti i sistemi provinciali che sono legati ad esso (sempre come sommatoria o media dell insieme) 16