Corso di Informatica

Transcript

1 Corso di Informatica Lez. 6 di 12 Docente: valter.rolando@med.unipmn.it IL FOGLIO ELETTRONICO (II) Imposta Pagina Stampa Elenchi Ordinamenti e Filtri Subtotali Novara, 8 giugno IMPOSTA PAGINA Parte del materiale riportato in queste diapositive è tratto da: Corso Excel 2003 di P. Casella, M. Martinelli, G. Vasarelli (CNR IIT B4-03/2004) 2

2 w37 IMPOSTA PAGINA (I) La finestra IMPOSTA PAGINA è composta da quattro schede. Pagina: orientamento, proporzioni, qualità di stampa.. 3 IMPOSTA PAGINA (II) Margini: margine superiore, inferiore, destro e sinistro, centrare orizzontalmente e verticalmente,.. 4

3 Diapositiva 3 w37 Possiamo aprire la finestra di dialogo IMPOSTA PAGINA dal menu FILE. La finestra IMPOSTA PAGINA è composta da quattro schede, ognuna delle quali contiene più comandi. La scheda Pagina. In questa scheda possiamo impostare l orientamento della pagina, le proporzioni di stampa, il formato del foglio, la qualità di stampa (espressa in punti per pollice) e altro ancora. La scheda Margini. In questa scheda possiamo impostare i margini agendo indipendentemente su quello superiore, inferiore, destro e sinistro. Oltre a questo possiamo centrare orizzontalmente e/o verticalmente la nostra tabella all interno del foglio. Peraltro i margini possono essere più semplicemente e più rapidamente definiti trascinando il mouse a partire dalla voce "Margini" di "Anteprima di stampa". È possibile anche impostare un margine per l intestazione e per il piè di pagina. La scheda "Intestaz./Piè di pag.". Questa scheda permette di lavorare sull intestazione e sul piè di pagina di ciascun foglio di lavoro. Possiamo dunque inserire il nome del file, dell autore e il numero di pagina in modo che compaiano su tutte le pagine dei fogli di lavoro. Possiamo anche inserire un intestazione o piè di pagina personalizzata, facendo clic sui tasti Personalizza intestazione e Personalizza piè di pagina. Si apre una finestra nella quale compaiono tre riquadri ( A sinistra:, Al centro:, A destra: ) dove digitare il testo. Nella finestra sono presenti anche dieci pulsanti, rappresentati da altrettante icone, la cui funzione è spiegata di seguito, da sinistra verso destra: 1. Tipo di carattere 2. Numero progressivo di pagina 3. Numero totale di pagine del documento 4. Data di stampa 5. Ora di stampa 6. Percorso del file 7. Nome del file 8. Scheda del file 9. Immagine 10. Formato Dopo aver scelto il riquadro in cui inserire il testo è sufficiente cliccare su una o più icone per aggiungere una intestazione o un piè di pagina nel nostro documento. La scheda "Foglio". In questa scheda possiamo impostare l area di stampa, dopo aver definito gli intervalli delle celle da stampare, possiamo inserire titoli, oppure scegliere se stampare il file in bianco e nero e altro ancora. ; 08/06/2007

4 IMPOSTA PAGINA (III) Intestaz./Piè di pag.: intestazione e piè di pagina di ciascun foglio di lavoro. 5 IMPOSTA PAGINA (IV) Personalizza intestazione : 6

5 IMPOSTA PAGINA (V) Foglio: impostare i titoli, aggiungere la griglia,.. 7 LA STAMPA 8

6 w33 STAMPA (I) Stampa di un file di Excel. 9 STAMPA (II) Stampa di un grafico di Excel. 10

7 Diapositiva 9 w33 Quando si esegue il comando "STAMPA", Excel manda alla stampante tutte le celle del foglio di lavoro attivo che contengono dei dati. Per stampare: - Dal menu FILE scegliere STAMPA - Compare una finestra simile a quella riportata in diapositiva. - In questa pagina si può scegliere che cosa stampare: o Stampante: visualizza la stampante utilizzata. Facendo clic su Proprietà si possono definire alcune impostazioni che dipendono dal tipo e dal modello di stampante utilizzata. o Intervallo: scegliere se stampare tutte le pagine o solo quelle da a o Stampa: scegliere se stampare le celle selezionate, oppure il foglio attivo, oppure tutta la cartella (cioè tutti i fogli) o Copie: si può scegliere il numero di copie - Facendo clic su OK si procede alla stampa del documento. Stampare un grafico Se si vuole stampare solamente un grafico, prima di iniziare la procedura per l invio in stampa, selezionare il grafico. Tutte le azioni successive (impostazioni e stampa) avranno effetto solamente sul grafico selezionato. ; 08/06/2007

8 w36 STAMPA (III) Impostare l area di stampa. L area di stampa è la parte del foglio di lavoro che si vuole stampare. 11 w34 STAMPA (IV) Anteprima di stampa. 12

9 Diapositiva 11 w36 Impostare l area di stampa. L area di stampa è la parte del foglio di lavoro che vogliamo stampare. Per impostarla dobbiamo innanzitutto selezionare l intervallo di celle che vogliamo stampare, quindi cliccare sulla voce IMPOSTA AREA DI STAMPA presente nel sottomenu AREA DI STAMPA del menu FILE. Dopo aver cliccato sul comando IMPOSTA AREA DI STAMPA, apparentemente non succede niente. In realtà Excel memorizza l area da stampare e la evidenzia con un bordo tratteggiato. ; 08/06/2007 Diapositiva 12 w34 In alto nella finestra che compare dopo aver cliccato sul pulsante "Anteprima di stampa" ci sono i seguenti pulsanti: - Succ e Prec: permettono di vedere l anteprima delle pagine successive e precedenti - Zoom: permette di vedere la pagina ingrandita (facendo clic una seconda volta si ritorna al modo precedente) - Stampa: invia il comando di stampa - Imposta: richiama il comando "Imposta pagina", già visto in precedenza, del menu "File". - Margini: cliccando sul tasto margini compaiono sulla pagina delle linee e dei rettangolini. Trascinando i rettangolini si possono spostare i margini e le colonne. - Anteprima interruzioni di pagina: porta alla visualizzazione Anteprima interruzioni di pagina (vedi il paragrafo seguente) - Chiudi: chiude l anteprima di stampa e ritorna al foglio di lavoro -? : richiama la guida. ; 08/06/2007

10 w35 STAMPA (V) Anteprima interruzioni di pagina. 13 Anteprima di stampa. STAMPA (VI) 14

11 Diapositiva 13 w35 Modificare l aspetto delle pagine stampate Da anteprima di stampa e dalla finestra Imposta pagina (che si può richiamare sia da anteprima di stampa che dal menu FILE -> IMPOSTA PAGINA ) si può modificare l aspetto del documento in stampa. Alle volte, però, questo non è sufficiente. Per avere un maggiore controllo su come le tabelle ed i grafici verranno suddivisi nelle varie pagine, bisogna passare alla visualizzazione "Anteprima interruzioni di pagina": - Dal menu VISUALIZZA selezionare ANTEPRIMA INTERRUZIONI DI PAGINA - Per ritornare alla visualizzazione normale: VISUALIZZA -> NORMALE In visualizzazione Anteprima interruzioni di pagina si avrà qualcosa del tipo raffigurato in diapositiva. Si può vedere come Excel suddividerà la tabella nei fogli stampati. Inoltre è possibile modificare tale suddivisione. Le linee blu indicano l area che verrà stampata e le suddivisioni delle pagine possono essere spostate a piacere trascinandole. La linea blu verticale tratteggiata indica il limite destro della dimensione del foglio (es. A4), mentre le linee orizzontali tratteggiate segnalano il cambio di pagina (interruzioni automatiche del foglio introdotte da Excel, non dall'utente). Si possono aggiungere nuove interruzioni di pagina: - Fare clic con il tasto destro sulla cella dove si vuole inserire l interruzione di pagina e selezionare INSERISCI INTERRUZIONE DI PAGINA Per ritornare alle interruzioni di pagina originarie: - Fare clic con il tasto destro in un punto qualsiasi del foglio - Dal menu contestuale selezionare REIMPOSTA TUTTE LE INTERRUZIONI DI PAGINA Se non si vuole stampare tutto il foglio, ma stampare solo una parte delle tabelle: - Selezionare le parti da stampare - Fare clic con il tasto destro e dal menu selezionare IMPOSTA AREA DI STAMPA. Si ottiene l'immagine riportata in diapositiva. - Inviando in stampa verranno stampate solamente le parti che abbiamo selezionato Per rimettere l area di stampa come all origine: - Fare clic con il tasto destro in un area della tabella e selezionare REIMPOSTA AREA DI STAMPA ; 08/06/2007

12 STAMPA (VII) Modificare l area di stampa. 15 STAMPA (VIII) Anteprima dopo aver modificato l area di stampa. 16

13 STAMPA (IX) Aggiunta di una interruzione di pagina. 17 STAMPA (X) Aggiunta di una interruzione di pagina. 18

14 STAMPA (XI) Come elimino l interruzione di pagina che ho aggiunto? 19 STAMPA (XII) Come posso ritornare alle interruzioni di pagina originarie? 20

15 w39 STAMPA (XIII) Stampa parziale di una tabella: selezione. 21 STAMPA (XIV) Stampa parziale di una tabella: Imposta area di stampa. 22

16 Diapositiva 21 w39 Se non si vuole stampare tutto il foglio, ma stampare solo una parte delle tabelle: - Selezionare le parti che si vogliono stampare (anche gruppi di celle non adiacenti) - Dal menu "File" selezionare "Area di Stampa" e quindi "IMPOSTA AREA DI STAMPA". Come si può vedere dall'esempio in diapositiva si ottengono due rettangoli bordati di blu. - Inviando in stampa verranno stampate solamente le parti che abbiamo selezionato Per rimettere l area di stampa allo stato iniziale: - Fare clic con il tasto destro in un area della tabella e selezionare REIMPOSTA AREA DI STAMPA ; 08/06/2007

17 STAMPA (XV) Stampa parziale di una tabella: anteprima interruzioni 23 STAMPA (XVI) Stampa parziale di una tabella: anteprima di stampa 24

18 ELENCHI 25 w29 ELENCHI (I) Database: insieme strutturato di dati omogenei 26

19 Diapositiva 26 w29 Un database è un insieme, strutturato, di dati omogenei. I dati sono organizzati in campi e record che corrispondono alle colonne e alle righe delle tabelle di Excel. Un esempio di database può essere l elenco telefonico nel quale i campi sono le tipologie di dati relativi agli utenti (cognome, nome, indirizzo e numero di telefono), mentre i record contengono i dati del singolo utente. Come si può vedere dall' esempio in diapositiva, i dati sono ordinati secondo una determinata struttura. Nel primo campo (o colonna) deve essere scritto solo il cognome dell utente, così come nel secondo campo deve essere scritto solo il nome, ecc. Cioè non posso scrivere il nome dell utente nel campo del cognome o in quello dell indirizzo, poiché perderei l utilità del mio database. ; 08/06/2007

20 w31 ELENCHI (II) Come produrre un elenco. 27 Come produrre un elenco. ELENCHI (III) 28

21 Diapositiva 27 w31 Dobbiamo innanzitutto creare una struttura scrivendo i nomi dei campi nella prima riga della nostra tabella. Per utilizzare una cartella di lavoro di Excel come database, infatti, occorre immettere i dati in un formato "Elenco". Un elenco Excel consiste di insieme di celle adiacenti contenenti dati strutturati in un certo modo: Ogni colonna contiene lo stesso tipo di dati in ogni riga della colonna (come un campo di un database) Ogni riga dell'elenco contiene tutti i campi dei dati per ogni entità (persona, organizzazione, oggetto, ecc.) come un "record" di un database, ma chiamato set di dati nella terminologia di Excel La prima riga dell'elenco deve contenere un nome unico, distinto dagli altri, all'inizio di ogni colonna. La prima riga dell'elenco non deve necessariamente essere la prima riga del foglio di lavoro. La riga contenente le intestazioni delle colonne deve essere formattata diversamente dalle altre righe dell'elenco (es. grassetto, carattere più grande, corsivo, ecc.). Non ci possono essere righe vuote nell'elenco (ci possono essere celle vuote in una colonna, ma la riga non può essere completamente vuota) I dati in una colonna devono essere nello stesso formato per ogni cella della colonna (es. non si può digitare cifre in una cella e testo nel resto della colonna) Altri dati nel foglio di lavoro possono essere posizionati al di fuori del perimetro dell'elenco Per semplificare l'operazione di definizione di un elenco si può ricorrere al comando "Crea elenco" dal sottomenu "Elenco" del menu "Dati". È molto importante preparare una tabella ben strutturata che definisca i campi del nostro database, per evitare di dover modificare il nostro lavoro quando tutti i dati sono stati inseriti. Poiché i campi del nostro database devono contenere dati omogenei, è necessario definirne il formato, in modo che tutte le celle di una determinata colonna vengano visualizzate nello stesso modo. ; 08/06/2007

22 ELENCHI (IV) Come aggiornare un elenco con il comando Modulo. 29 w41 ORDINARE I DATI (I) Utilizzo NON CONSIGLIATO dei pulsanti di ordinamento rapido. 30

23 Diapositiva 30 w41 Ordinamento dei dati. In Excel i dati possono essere ordinati alfabeticamente o numericamente utilizzando i pulsanti di "Ordinamento rapido" nella barra degli strumenti standard. L'ordinamento può essere crescente (A-Z) o discendente (Z-A). Si noti che per utilizzare questi pulsanti prima di ordinare i dati NON bisogna selezionare l'intera colonna o l'insieme delle celle dell'elenco contenute in una colonna, perchè così facendo SOLO i dati selezionati rischiano (in realtà, come è mostrato in diapositiva, Excel avverte del pericolo con un avviso) di essere ordinati, lasciando il resto dei dati nelle posizioni dove erano, perdendo così l'associazione dei dati nei record! Per ordinare i dati correttamente in Excel occorre - selezionare una singola cella dell'elenco all'interno della colonna contenente il campo secondo il quale cui vogliamo ordinare - cliccare sul pulsante di Ordinamento rapido Se i dati non erano inizialmente ordinati alfabeticamente o numericamente, una volta che abbiamo realizzato un ordinamento non saremo più in grado di riportare l'elenco all'ordinamento iniziale (quando abbiamo chiuso il file non possiamo più annullare). Ci sono dei casi in cui è utile poter tornare all'ordinamento iniziale: si pensi ad es. a un elenco di registrazioni di persone, aggiornato in tempo reale, in cui è importante conoscere l'ordine di registrazione, ma nell'elenco non è stata inserita una colonna data:ora per tale informazione. Comunque si può rimediare aggiungendo una colonna di conteggio all'elenco, che numeri ogni riga sequenzialmente. Quando voglio tornare all'ordinamento iniziale è sufficiente ordinare per questa colonna (N nell'es. in diapositiva). ; 08/06/2007

24 ORDINARE I DATI (II) Utilizzo CORRETTO dei pulsanti di ordinamento rapido. 31 w42 ORDINARE I DATI (III) Comando Ordina del menu Dati. 32

25 Diapositiva 32 w42 I pulsanti di "Ordinamento rapido" ci consentono di ordinare i dati in base a un solo criterio (colonna) per volta. Talvolta c'è la necessità di fare ordinamenti più complessi. Per es. se abbiamo un elenco relativo a persone potremmo voler ordinare i dati prima in base al Cognome e poi, in caso di cognomi uguali, in base al Nome. Per questo tipo di ordinamenti dobbiamo ricorrere al comando "Ordina" dal menu "Dati", dopo aver cliccato in una qualunque cella dell'elenco. Nella finestrella "Ordina" occorre selezionare il campo che vogliamo utilizzare come criterio primario per l'ordinamento (alfabetico o numerico, crescente/decrescente). Inoltre la finestra ci dà la possibilità di selezionare un secondo e un terzo criterio di ordinamento. ; 08/06/2007

26 ORDINARE I DATI (IV) Comando Ordina del menu Dati. 33 w44 ORDINARE I DATI (V) Opzioni di ordinamento Esempio: ordinare per mese 34

27 Diapositiva 34 w44 Ci sono dei casi in cui le opzioni di ordinamento viste finora non bastano. Per es. come fare quando dobbiamo ordinare un insieme di dati in ordine cronologico per mese? I metodi automatici di ordinamento in Excel sono su base alfabetica o numerica, non cronologica. Si può però forzare Excel a ordinare un elenco secondo altri criteri facendo ricorso agli "Elenchi personalizzati". Excel dispone già di un minimale insieme di elenchi personalizzati, ma noi ne possiamo definire di nuovi secondo le nostre esigenze. Cliccando su "Opzioni" nella finestrella di "Ordina" possiamo accedere agli elenchi personalizzati di Excel. Per ordinare i nostri dati per mese clicchiamo in una cella qualunque all'interno dell' intervallo contenente i dati, selezioniamo "Ordina" dal menu "Dati" e il primo criterio di ordinamento (per mese). Poi, prima di dare OK clicchiamo su "Opzioni" e fra gli elenchi personalizzati di "Prima chiave di ordinamento" scegliamo "gennaio, febbraio, marzo,..". ; 07/06/2007

28 ORDINARE I DATI (VI) Opzioni di ordinamento Esempio: ordinare per mese 35 w46 ORDINARE I DATI (VII) Elenchi personalizzati ( Strumenti -> Opzioni -> Elenchi ) 36

29 Diapositiva 36 w46 Se tra gli elenchi personalizzati non vediamo ciò che ci serve, ne possiamo definire uno nuovo: 1. Digitiamo gli elementi del nuovo elenco nel campo "Voci di elenco:" nell'ordine che vogliamo ponendo ogni voce su una linea separata (o separando le voci con una virgola). 2. Clic sul pulsante "Aggiungi" e quindi su "OK". Una volta definito questo nuovo elenco lo potremo utilizzare tutte le volte che ci serve. ; 07/06/2007

30 w47 IL FILTRO AUTOMATICO (I) 37 IL FILTRO AUTOMATICO (II) 38

31 Diapositiva 37 w47 Quando si ha un elenco formato da molti record e abbiamo bisogno di trovare un dato in breve tempo abbiamo bisogno di un aiuto da Excel. Un modo semplice ed efficace è sicuramente il "filtro automatico". Per Applicare il filtro automatico a una tabella dobbiamo selezionare una cella all interno della tabella stessa e cliccare sulla voce FILTRO AUTOMATICO nel sottomenu FILTRO, che si apre cliccando sulla voce DATI nella barra dei menu. Nella prima riga, quella dell intestazione della tabella, compare ora una freccette nera per ogni colonna. Cliccando sulla freccetta nell intestazione del campo si apre un elenco a discesa contenente la lista di tutte le voci distinte digitate in quel campo, ordinata alfabeticamente se il campo è testuale, numericamente se il campo è numerico. Cliccando su una di queste voci si visualizzano tutti i record contenenti la voce selezionata (ad es. tutti i fornitori di Novara). Per togliere il filtro dobbiamo cliccare nuovamente sulla freccetta e scegliere la voce (Tutto). Si noti che quando è applicato un filtro l'intestazione della colonna 'filtrata' presenta un triangolino di colore blu (mentre le altre colonne ce l'hanno nero), mentre tra i numeri di riga alla sinistra del foglio di lavoro non vediamo più quelli relativi alle righe escluse dal filtro. ; 08/06/2007

32 w50 IL FILTRO AUTOMATICO (III) Il comando (Primi 10 ) 39 IL FILTRO AUTOMATICO (IV) Il comando (Personalizza ) : primo esempio Caratteri wildcard 40

33 Diapositiva 39 w50 Aprendo l elenco a discesa, oltre alla lista delle voci contenute nel campo, ci sono altri due comandi: Primi 10 e Personalizza. Il comando Primi 10 serve a trovare i 10 valori più alti o più bassi dell intera colonna (in realtà possiamo cambiare il numero 10). Ovviamente possiamo utilizzare questo comando solo nelle colonne contenenti valori numerici. Da questa finestra scegliendo le opzioni dal riquadro a sinistra possiamo specificare se vogliamo filtrare i valori più alti ("Superiore") o più bassi ("Inferiore"), dal riquadro al centro possiamo decidere il numero di valori da cercare, mentre da quello a destra possiamo scegliere se calcolare il filtro utilizzando i valori oppure la percentuale sul totale. Il comando Personalizza serve a filtrare i dati utilizzando due criteri, entrambi sullo stesso campo. Per utilizzare più di un criterio è necessario far ricorso uno dei due operatori logici, chiamati And e Or (in italiano possiamo tradurli con E e con Oppure ). - Usando And io chiedo a Excel di filtrare i dati solo se entrambi i criteri specificati vengono soddisfatti (Criterio1 And Criterio2). - Usando Or, invece, chiedo a Excel di filtrare i dati se almeno uno dei due criteri specificati viene soddisfatto (Criterio1 Or Criterio2). ; 08/06/2007

34 IL FILTRO AUTOMATICO (V) Il comando (Personalizza ) : secondo esempio 41 w52 I SUBTOTALI (I) Analizzare un elenco di dati per categorie. 42

35 Diapositiva 42 w52 Il comando "Subtotali" del menu "Dati" ci permette di analizzare un elenco di dati per categorie. Questo comando ci consente, ad esempio, di riepilogare i nostri film per genere o per anno. Potremmo contare quanti film rientrano nel genere "drammatico, oppure sapere quanti film sono usciti nel 1979, ecc. Supponiamo di volere sapere quanti nostri film rientrano nel genere drammatico. 1. Dobbiamo innanzitutto ordinare la tabella in base alla categoria che vogliamo analizzare (nel nostro caso Genere ). 2. Clicchiamo sulla voce SUBTOTALI presente nel menu DATI 3. Si apre la finestra di dialogo Subtotali, nella quale dobbiamo scegliere i criteri in base ai quali vogliamo analizzare i dati. - Nella casella Ad ogni cambiamento in dobbiamo indicare il nome del campo in base al quale calcolare i subtotali (nel nostro caso Genere ); - Nella casella Usa la funzione dobbiamo indicare la funzione di analisi della tabella (nel nostro caso Conteggio ); - Nella casella Aggiungi subtotali a dobbiamo selezionare il campo nel quale deve essere visualizzato il subtotale (nel nostro caso Anno ). 4. Clicchiamo su OK e avremo il risultato. ; 08/06/2007

36 I SUBTOTALI (II) 43 Come rimuovo i subtotali? I SUBTOTALI (III) 44