WORKSTYLE INNOVATION. 5 Idee per guidare l innovazione nello stile di lavoro.

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1 WORKSTYLE INNOVATION 5 Idee per guidare l innovazione nello stile di lavoro

2 Il mondo del lavoro cambia Siete pronti? Stiamo attraversando un momento di grandi cambiamenti nel modo di affrontare le sfide del lavoro, ambiti come l aspetto demografico e finanziario, così come quello tecnologico, ci spingono a nuove necessità organizzative. La mobilità è ormai una realtà consolidata Si è affermata la necessità di accedere alle informazioni da qualunque location Gli spazi lavorativi devono stimolare la condivisione delle informazioni e la creatività Da tutto questo nasce la necessità di rivedere il cosiddetto Workstyle Innovation. La vostra azienda può beneficiare molto da processi e da tecnologie che semplificano l accesso e la condivisione di quello che è ormai il vero motore del profitto: L INFORMAZIONE Di seguito trovi sei suggerimenti strategici per migliorare il vostro Workstyle, riducendo costi e incrementando l efficienza, senza dimenticare che in questo modo potete migliorare la vita lavorativa e personale di chi opera con voi.

3 1 La collaborazione che elimina le distanze Il vostro modo di lavorare è strutturato per operare con utenti in mobilità che possano collaborare realmente in gruppo? La Workstyle innovation vi aiuta a utilizzare le informazioni e a condividerle indipendentemente da dove si trovi la persona. La videoconferenza è lo strumento ideale per collaborare faccia a faccia a grandi distanze anche se i partecipanti stanno viaggiando o dispongono di un semplice smartphone. Le soluzioni Ricoh di collaborazione remota migliorano i processi e facilitano condivisione e creatività, liberando tempo e riducendo lo stress. Immaginate non solo una videoconferenza ma un sistema di visualizzazione che consente di modificare scritti o schemi, e di condividerli immediatamente, disponendo di un laptop, tablet o smartphone. Quante volte avete avuto difficoltà a condividere appunti e annotazioni tra i partecipanti, dovendoli inviare via mail? Sta scomparendo anche la necessità di memorie informatiche locali, talvolta dispendiose, grazie alla possibilità di sfruttare il cloud, in piena sicurezza e dovunque. Il tutto in estrema economicità e semplicità. 3

4 2 Non più sale riunioni condivise Dovete discutere un progetto con scarso preavviso e non ci sono sale riunioni disponibili. Prenotazioni disattese, mancanza di spazi, cambi di orario, possono condurre a problemi e inconvenienti. Avete sotto controllo la gestione delle sale riunioni? Sapete quanto e quando vengono utilizzate? Quante prenotazioni vengono disattese? Affidatevi a noi per studiare sistemi di comunicazione remota anche portatili da utilizzare con semplicità per ridurre spese di viaggio e occupare meno spazi. I nuovi proiettori di ridotte dimensioni, quelli a ottica ultracorta, le lavagne interattive di piccole dimensioni, la possibilità di stampare on demand salvando sul cloud i lavori, riducono la necessità di spazi fisici e semplificano la comunicazione. I nostri esperti studieranno una ottimizzazione delle soluzioni tecnologiche di Ricoh, in funzione di parametri quali il numero di meeting che realizzate, la dimensione degli spazi, la necessità di stampe o condivisioni documentali anche se avete picchi di lavoro significativi. 4

5 3 Meno carta, più informazioni Si è sempre detto che le informazioni devono essere sempre disponibili, con rapidità e senza rischi. La qualità e la disponibilità delle informazioni nella vostra azienda dipendono molto da come e dove queste vengono conservate. Una soluzione di scansione flessibile e che funzioni in mobilità consente la memorizzazione dei documenti, dei dati e delle immagini che servono al vostro business. Il tutto anche da remoto, a chiunque serva accedervi e in qualunque momento. Se avete molti documenti cartacei negli armadi o nei magazzini, la loro digitalizzazione e indicizzazione è ora semplice e sicura. Le soluzioni Ricoh di document management convertono documenti stampati e li organizzano per renderli accessibili. Chiunque abbia necessità, può accedere ai file in tutta sicurezza, per prendere decisioni o condividere progetti anche da dispositivi mobili di qualunque tipo. 5

6 4 Scansioni, Stampe, Fax... All avanguardia Personalizzare e migliorare la vostra infrastruttura di stampa per migliorare l organizzazione e incontrare le esigenze dei vostri collaboratori e dipendenti è il nostro mestiere! Valutiamo lo status dell infrastruttura di stampa, lo miglioriamo e vi facciamo risparmiare! Il primo passo è una valutazione della flotta di MFP e stampanti, valutando il loro posizionamento e dimensionamento, oltre alla accessibilità alle funzionalità utili a ciascun dipartimento. Lavoriamo con voi analizzando i volumi di stampa, invio fax e scansioni e suggerendo soluzioni tecnologiche all avanguardia e personalizzate. I processi divengono snelli, automatizzati e funzionali ai compiti dei reparti aziendali e alle loro responsabilità. Anche le operazioni più complesse si riducono, grazie a specifiche memorizzazioni, a pochi click. Se il collaboratore può razionalizzare così i processi, la sua produttività aumenterà così come la possibilità di avere più tempo per compiti creativi. Gli MFPs connessi in rete diventano accessibili grazie al cloud a lavoratori remoti e a ospiti. Se è necessario, ad esempio, stampare da smartphone basta un tocco. Il multifunzione diviene un vero e proprio hub documentale dove memorizzare, ad esempio, modulistica di uso ricorrente. 6

7 5 La fatturazione elettronica La digitalizzazione e l automazione dei processi amministrativi costituiscono una fonte di benefici potenzialmente rilevanti per la competitività delle imprese, in particolare se si associano i cambiamenti con un opportuno coordinamento dei processi correlati. La fatturazione elettronica e l archiviazione sostitutiva hanno subito un notevole impulso alla loro introduzione dalla Commissione Europea che, nell ambito della strategia Europa 2020, ha espresso la determinazione a rendere la fatturazione elettronica prevalente, nei prossimi anni, rispetto ai sistemi tradizionali che utilizzano il documento cartaceo. I principali vantaggi sono costituiti da: Soddisfazione della clientela. In particolare consentendo una migliore qualità ed efficienza della relazione. Riduzione dei costi amministrativi. Grazie alla forte riduzione del lavoro manuale Produttività del personale, sgravato da compiti ripetitivi. Agati S.p.A. grazie alla collaborazione con Ricoh, offre sistemi di gestione documentale corredati dalla necessaria consulenza nella modifica e ottimizzazione dei processi relativi a questi cambiamenti. Numerose case history di successo ne attestano le competenze e la soddisfazione dei clienti. 7

8 Agati S.r.l. Agati S.r.l. offre soluzioni di noleggio e acquisto di prodotti e servizi per la stampa e la comunicazione per l ufficio. Agati s.r.l. con oltre 30 anni di esperienza si colloca tra i primi posti dell' Office Automation con la volontà di erogare servizi e soluzioni per l'ufficio ad alto valore aggiunto, oltre alla fornitura di device di stampa di ultima generazione. Ogni soluzione viene proposta allo scopo di migliorare la produttività aziendale, ottimizzare i flussi di stampa, ridurre i costi di gestione e delle infrastrutture, grazie anche al supporto di un team di specialisti in grado di risolvere o anticipare le vostre problematiche. Agati s.r.l. è Partner Certificato Ricoh per la vendita e l' assistenza di sistemi di stampa e soluzioni documentale e opera in tutta la Provincia di Alessandria. 8

9 5 idee per guidare l innovazione 1 La collaborazione che elimina le distanze Grazie ai nuovi sistemi di visual cooperation 2 Non più sale riunioni condivise Grazie alla videoconferenza si riduce questa necessità 3 Meno carta, più informazioni con la scansione e la distribuzione elettronica dei documenti 4 Scansioni, stampe, fax All avanguardia Con gli MFP sempre più semplici e completi 5 La fatturazione elettronica Come strumento di produttività individuale Chiedeteci come, sarete sorpresi dalla semplicità Confrontati con un esperto: