Lions Clubs International

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1 Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, Illinois (USA) Telefono: Fax: DATA: Ottobre 2014 ALLA C.A.: OGGETTO: Primi Vice Governatori Distrettuali e Governatori Distrettuali Eletti Seminario per i Governatori Distrettuali Eletti 2015 e 98 esima Convention Internazionale Con la presente siamo lieti di inviarvi le informazioni sul Seminario per i Governatori Distrettuali Eletti (DGE) e sulla Convention Internazionale di Honolulu, Hawaii, USA. Nella documentazione troverete le informazioni su come: Registrarvi al Seminario DGE e alla Convention Internazionale Prenotare la vostra camera d'albergo a Honolulu Prenotare il vostro viaggio Predisporre il vostro abbigliamento per il Seminario DGE Avrete certamente già ricevuto un plico con la Guida agli esercizi per i DGE dove sono contenuti tre esercizi pensati per affrontare le competenze che sono essenziali al vostro successo di governatori distrettuali. È fondamentale completare ognuno degli esercizi di preparazione al Seminario DGE, inclusa la valutazione online, entro la data stabilita per aver diritto alla diaria per i pasti DGE durante il Seminario DGE Si prega di leggere attentamente le informazioni contenute nel materiale ricevuto. In allegato troverete il programma preliminare del seminario che vi invitiamo a consultare quando organizzerete il vostro soggiorno. Il modulo di registrazione e viaggio dovrà pervenire a LCI entro venerdì 16 gennaio per permettere a LCI di garantire la vostra prenotazione dell'hotel e del viaggio. A maggio 2015 riceverete un secondo invio di documenti sulla logistica con la conferma della prenotazione alberghiera, i biglietti per il trasporto da/per l aeroporto, l'assegno per la diaria e le informazioni aggiornate sul seminario. Le domande riguardanti il Seminario DGE devono essere rivolte: Domande riguardanti: Contatto Telefono Registrazione e prenotazione alberghiera Disposizioni di viaggio e voli Reyna Galvan Kathy Gorgan Lynda Rohr Jan Uecker reyna.galvan@lionsclubs.org kathy.gorgan@lionsclubs.org lynda.rohr@lionsclubs.org jan.uecker@lionsclubs.org Rimborsi spese di viaggio Laura Delgado laura.delgado@lionsclubs.org Contenuto del programma del Seminario/ Requisiti per qualificarsi alla diaria Lisa Klaban lisa.klaban@lionsclubs.org Le informazioni aggiornate sono disponibili sul sito web ufficiale di LCI: (ricerca DGE ) Non vediamo l'ora di darvi il benvenuto a Honolulu!

2 Indice DATE IMPORTANTI DA RICORDARE...3 REGISTRAZIONE AL SEMINARIO DGE E ALLA CONVENTION...3 NORMATIVA E PROCEDURE PER I VIAGGI...4 Normativa sui rimborsi viaggi per i DGE... 4 Normativa sui rimborsi spese degli accompagnatori adulti... 4 Date di viaggio autorizzate... 5 Viaggi pre o post convention... 5 RIMBORSO PER I PASTI/DIARIA...6 SISTEMAZIONI IN HOTEL...6 Procedura di prenotazione alberghiera... 7 Esigenze speciali... 7 Conferma della prenotazione alberghiera... 7 Camere d albergo addizionali... 7 PRANZI/CENE DI GRUPPO...8 TRADUZIONE...8 Traduttori personali... 8 PASSPORTI E VISTI...9 ABBIGLIAMENTO SUGGERITO...9 VARIAZIONI ALLE PRENOTAZIONI...10 ALLEGATI

3 DATE IMPORTANTI DA RICORDARE 15 dicembre Termine ultimo per lo svolgimento dei 3 esercizi preparatori al Seminario DGE (obbligatorio per ricevere la diaria per i pasti DGE) 16 gennaio Termine ultimo per inviare il Modulo di registrazione e viaggio per il Seminario e la Convention Internazionale 2015 di LCI 27 marzo Termine ultimo per effettuare le prenotazioni dei voli per il Seminario DGE 27 marzo Scadenza per inviare l'itinerario definitivo di viaggio a LCI (se applicabile) Maggio Invio della conferma della prenotazione alberghiera, dei biglietti per il trasferimento da/per l aeroporto e le informazioni sulla diaria per i pasti 22 giugno Check-in presso l'albergo per tutti i Governatori Distrettuali Eletti 23 giugno Orientamento per i Distretti Singoli Registrazione al Seminario DGE e distribuzione dei doni Sessione fotografica per DGE e accompagnatori adulti 24 giugno Cerimonia di apertura del Seminario DGE 26 giugno Banchetto celebrativo/festa hawaiana del Seminario DGE 30 giugno Cerimonia d insediamento dei DGE durante la Sessione Plenaria Finale 1 luglio Partenze dei DG dall'hotel 17 luglio Scadenza per l'invio delle note spese REGISTRAZIONE AL SEMINARIO DGE E ALLA CONVENTION LCI provvede automaticamente alla vostra registrazione e a quella del vostro accompagnatore adulto sia per il Seminario DGE che per la Convention Internazionale. A tal fine è necessario spedire il Modulo di registrazione e viaggio per il Seminario DGE e la Convention Internazionale 2015 debitamente compilato entro venerdì 16 gennaio. Per motivi organizzativi, è indispensabile avere i dati personali aggiornati vostri e quelli del vostro accompagnatore adulto. Le informazioni da voi fornite saranno utilizzate per l'invio del materiale e per la compilazione dei registri di classe. Si prega di non inviare la quota d'iscrizione alla convention. La registrazione per i DGE è gratuita e la quota per il vostro accompagnatore adulto (US$ 110,00) sarà dedotta dal pagamento della vostra diaria, se applicabile. Se avete già inviato il pagamento insieme al modulo di registrazione della Convention e di prenotazione alberghiera, vi preghiamo di informare il Dipartimento Registration (Registrazione) di LCI al seguente indirizzo registration@lionsclubs.org entro venerdì 1 maggio in modo da potervi rimborsare il pagamento. Per registrare i figli o altri familiari alla Convention Internazionale, si prega di usare il nostro pratico sistema di registrazione online: o scaricare il modulo di registrazione dal sito web di LCI. 3

4 NORMATIVA E PROCEDURE PER I VIAGGI Si prega di notare che tutte le disposizioni di viaggio aereo dei DGE e degli accompagnatori adulti devono essere ultimate entro venerdì 27 marzo. Prenotando con anticipo è possibile avere una maggior scelta di rotte dirette e opzioni di voli. PER PRENOTARE I BIGLIETTI AEREI SI PREGA DI ATTENERSI ALLA PROCEDURA INDICATA NELL'ALLEGATO N. 2. Le condizioni potranno variare a seconda della vostra area geografica. Normativa sui rimborsi spese per i DGE Lions Clubs International rimborserà le seguenti spese di viaggio: Un (1) biglietto aereo in classe economica di andata e ritorno per il DGE, con la rotta più diretta possibile. o I biglietti saranno rimborsati in base alla migliore tariffa in classe economica disponibile al momento della prenotazione per il periodo del viaggio. o Ai fini del rimborso, sarà necessario attenersi alla normativa di viaggio di LCI. Il trasporto di A/R dalla vostra residenza e l aeroporto vicino alla vostra abitazione sarà rimborsato su presentazione del Modulo nota spese di viaggio di Lions Clubs International C-30 comprensivo di ricevute. La versione più aggiornata del modulo è disponibile sul sito web di LCI nella sezione Finanze. Il costo del parcheggio in aeroporto sarà rimborsato solo se inferiore al costo del viaggio di andata e ritorno in macchina, al costo del taxi, bus, treno o navetta. Tutti i DGE riceveranno un rimborso da LCI per il costo addebitato del primo bagaglio imbarcato, qualora questo sia conforme alle linee guida della compagnia aerea quanto a dimensioni e peso. o Il costo per i bagagli aggiuntivi o gli addebiti per eccesso di peso saranno considerati una spesa personale. La normativa sui bagagli varia a seconda della linea aerea, pertanto si prega di controllare la compagnia aerea appropriata per avere maggiori informazioni. o Le spese del primo bagaglio imbarcato potranno essere richieste unitamente alle spese per il vostro trasporto locale. Ai fini del rimborso, la vostra nota spese unitamente alle ricevute dovrà essere inviata al Dipartimento Rapporti Finanziari e Conformità entro venerdì 17 luglio. Normativa sui rimborsi spese degli accompagnatori adulti Lions Clubs International rimborserà le seguenti spese di viaggio per i vostri accompagnatori adulti: Come stabilito dalla Normativa del Consiglio di Amministrazione Internazionale, LCI rimborserà fino a un massimo di US$ 500, se applicabile, per le spese di viaggio del vostro accompagnatore adulto per il Seminario DGE e la Convention Internazionale. o Il rimborso si riferisce unicamente al trasporto. o I costi per l'imbarco dei bagagli dell'accompagnatore sono considerate spese personali. Gli accompagnatori potranno acquistare i loro biglietti aerei tramite: o Carlson Wagonlit Travel o Un'agenzia viaggi di propria scelta o La compagnia aerea senza intermediari o Un sito web per i viaggi 4

5 Tutti gli accompagnatori adulti sono responsabili del pagamento del proprio biglietto al momento della sua emissione. Per il rimborso fino a US$ 500, il DGE dovrà presentare il modulo compilato di nota spese per l'accompagnatore adulto (Allegato n. 3) unitamente alla seguente documentazione: o Una copia dell'itinerario del viaggio acquistato che contenga tutte le rotte, le compagnie aree, i numeri dei voli, la classe di volo, le date e gli orari di arrivo/partenza e la tariffa. o Prova di acquisto (una copia della ricevuta o dell'estratto conto della carta di credito) Le note spese potranno essere presentate all'emissione dei biglietti e quando si ha la ricevuta di pagamento. La documentazione sopra dovrà pervenire al Dipartimento Rapporti Finanziari e Conformità di LCI entro venerdì 17 luglio. *LCI non pagherà/rimborserà il viaggio dell'accompagnatore adulto di un distretto stabilito che sia stato in transizione per 24 mesi consecutivi o di un distretto provvisorio. Se al termine dell'anno sociale del vostro mandato di governatore distrettuale il vostro distretto avrà raggiunto il minimo richiesto di 35 club e 1250 soci o mostrato un incremento netto nell'affiliazione di uno o più, il viaggio aereo del vostro accompagnatore sarà rimborsato secondo la normativa vigente. Si prega di conservare le ricevute di viaggio del vostro accompagnatore adulto. Il pagamento delle spese di viaggio dell'accompagnatore adulto non è trasferibile. Date di viaggio autorizzate Arrivo: Lunedì 22 giugno Partenza: Mercoledì 1 luglio Il trasporto di A/R dall'aeroporto all'hilton Hawaiian Village per voi e il vostro accompagnatore adulto sarà coordinato e disposto gratuitamente per voi da LCI. I voucher per il trasferimento da/per l'aeroporto per il DGE e un (1) accompagnatore adulto saranno allegati alla documentazione inviata a maggio Per acquistare dei voucher aggiuntivi per il trasporto di familiari, si prega di contattare Reyna Galvan al seguente indirizzo: Reyna.galvan@lionsclubs.org. Viaggi pre o post convention Se avete in programma di fare dei tour prima o dopo la convention, si prega di verificare che le date del viaggio non siano in conflitto con quelle di arrivo e partenza approvate (vedi sopra) per il Seminario DGE e per la Convention Internazionale. Se digitate Tour Convention nella casella di ricerca del sito web di LCI, troverete le informazioni su alcune offerte di tour guidati disponibili prima o dopo la convention per i soci Lions e i loro ospiti. I vostri biglietti aerei saranno rimborsati sulla base della più bassa tariffa standard logica o scontata in classe economy per/da Honolulu che avreste dovuto aver ricevuto per viaggiare nelle date approvate. Se il biglietto aereo per il vostro itinerario di viaggio pre o post convention dovesse essere più costoso, la differenza sarà considerata una spesa personale. Anche tutte le notti aggiuntive in hotel per pernottamenti che vanno oltre le date di viaggio approvate saranno considerate spese personali. 5

6 RIMBORSO PER I PASTI/DIARIA È stata approvata una diaria pari a US$ 95,00 al giorno per 7 giorni (meno i pasti di gruppo e la quota d'iscrizione dell'accompagnatore adulto, se applicabile) a Honolulu per i DGE qualificati. La diaria per i pasti, se applicabile, sarà spedita unitamente alla documentazione di conferma a maggio 2015, mentre per i distretti che normalmente ricevono i pagamenti elettronici sarà gestita entro il 15 maggio. Si prega di notare che LCI non effettuerà nessun incasso di assegni o cambi in valuta a Honolulu. Pertanto siete vivamente pregati di incassare il vostro assegno al ricevimento. Inoltre, LCI non potrà emettere alcun assegno in loco. Le seguenti spese non sono rimborsabili: Bevande alcoliche Accesso al Business Center Mance Accesso a internet Film in camera Tasse passaporto e/o visto Telefono Costi aggiuntivi del resort Lavanderia Spese mediche Cassette di sicurezza in hotel Gli accompagnatori adulti non ricevono la diaria per i pasti. Al check-out dall'albergo, sarete responsabili di tutte le spese d'albergo aggiuntive, delle notti addizionali a Honolulu e delle spese personali. SISTEMAZIONI IN HOTEL Tutti i Governatori Distrettuali Eletti e i loro accompagnatori adulti alloggeranno presso l'hilton Hawaiian Village: Hilton Hawaiian Village 2005 Kalia Road Honolulu HI Telefono: Fax: Tutte le camere sono doppie con 1 letto matrimoniale o 2 letti singoli. LCI pagherà direttamente l'hotel per la sistemazione in camera doppia per il DGE e 1 accompagnatore adulto. Il numero massimo di persone consentito per camera è pari a 4. Il DGE pagherà direttamente l'hotel per la 3 a e 4 a persona che occupa la stessa camera del DGE (se applicabile). Per l'ospite aggiuntivo di età superiore ai 17 anni che occupa la camera del DGE e dell'accompagnatore, è previsto un addebito di US$ 50,00 per persona a notte + tasse. La quota supplementare per occupazione tripla (3 persone in una camera) è di US$ 50,00 per camera, a notte per ogni adulto aggiuntivo di età superiore ai 17 anni. La quota supplementare per occupazione quadrupla (4 persone in una camera) è di US$ 100,00 per camera, a notte per ogni adulto aggiuntivo di età superiore ai 17 anni. 6

7 Costi aggiuntivi del resort: al loro arrivo i DGE avranno la possibilità di acquistare un pacchetto "Resort Fee". Il Resort Fee è una spesa personale che non sarà rimborsata da LCI, il cui costo attuale è di US$ 30,00 + 4,712% di tassa per camera, per notte e include: Chiamate locali, numeri verdi e carte di credito (nessun costo di accesso) Accesso internet ad alta velocità / WIFI PlayStation 3 con film e giochi illimitati Attività culturali hawaiane Tour con audio-guida del resort Film al tramonto presso la piscina al mercoledì e al sabato Lezioni di ginnastica all'aperto al mattino Una foto personalizzata su cartolina per soggiorno presso lo Xerox Business Services Si prega di notare che le aggiunte sul Resort Fee sono soggette a modifica Procedura di prenotazione alberghiera LCI effettuerà automaticamente una prenotazione alberghiera per voi e il vostro accompagnatore adulto per la data di arrivo lunedì 22 giugno e partenza mercoledì 1 luglio. Se volete prenotare delle notti aggiuntive all'hotel assegnato ai DGE, siete pregati di indicare le date supplementari sul vostro Modulo di registrazione e viaggio per il Seminario DGE e la Convention Internazionale 2015 di LCI. Ogni notte aggiuntiva presso l'hilton Hawaiian Village ha un costo di US$ 232,00 (camera doppia) per notte, per camera + 13,92% tassa e non include il resort fee che è facoltativo. Non dovete prenotare o inviare direttamente il deposito presso l'hotel. Il soggiorno presso l'hilton Hawaiian Village è obbligatorio fino al termine della Convention. LCI si farà carico del vostro soggiorno di base tramite un conto principale. Qualsiasi saldo debitore per notte aggiuntiva, spese personali, ospiti aggiuntivi, uso camera tripla o quadrupla e/o costi aggiuntivi del resort saranno raccolti dall'hotel assegnato ai DGE alla conclusione del vostro soggiorno. Esigenze speciali LCI farà il possibile per accomodare gli ospiti disabili. Si prega di indicare le proprie esigenze nel dettaglio nel Modulo di registrazione e viaggio per il Seminario DGE e la Convention Internazionale 2015 di LCI. LCI si occuperà di comunicare le vostre richieste speciali all albergo. Ricordate che il tipo di camera e le richieste speciali dipenderanno dalla disponibilità dell albergo al momento del check-in. Conferma della prenotazione alberghiera La conferma della prenotazione alberghiera vi sarà inviata per posta a maggio Siete pregati di portarla con voi a Honolulu e di presentarla alla reception al momento del check-in. Camere d albergo addizionali Presso l'hilton Hawaiian Village è disponibile un numero limitato di camere aggiuntive per le famiglie dei DGE. 7

8 Per prenotare delle camere aggiuntive per i vostri familiari, siete pregati di seguire le istruzioni di seguito riportate. LCI farà il possibile per soddisfare la vostra richiesta: 1. Compilare un modulo di registrazione per la convention con almeno una registrazione di un adulto. (si prega di visitare 2. Verificare che sia incluso il deposito per l'hotel di US$ 225, Inviare il modulo compilato insieme al pagamento entro venerdì 1 maggio a reyna.galvan@lionsclubs.org (le richieste sono soggette a disponibilità). PRANZI/CENE DI GRUPPO Nel programma del Seminario DGE sono incluse le seguenti funzioni per pranzi/cene di gruppo: Per i Governatori Distrettuali Eletti Pranzo per DGE - Mercoledì 24 giugno Pranzo per DGE - Giovedì 25 giugno Pranzo per DGE - Venerdì 26 giugno Banchetto celebrativo del Seminario DGE Cena/Festa Hawaiana - Venerdì 26 luglio Per l'accompagnatore adulto Banchetto celebrativo del Seminario DGE Cena/Festa Hawaiana - Venerdì 26 luglio Ogni DGE e accompagnatore adulto riceverà un biglietto per partecipare al Banchetto celebrativo Cena/Festa Hawaiana. È disponibile per l'acquisto un numero limitato di biglietti aggiuntivi al prezzo di US$ 125,00 cadauno. Si prega di contattare Reyna Galvan Reyna.galvan@lionsclubs.org per garantire il vostro acquisto. TRADUZIONE I DGE sono stati assegnati a delle classi in base alla lingua ufficiale del loro distretto, secondo quanto stabilito dalla Divisione Amministrazione Distretti e Club di LCI. Le sessioni in classe del seminario saranno condotte da un group leader che parla correntemente la lingua assegnata alla classe. I cambiamenti riguardanti la lingua del gruppo devono essere richiesti per iscritto a Lori Saldana all'indirizzo lori.saldana@lionsclubs.org entro giovedì 15 gennaio. I cambiamenti saranno effettuati compatibilmente col numero dei posti disponibili. La cerimonia di apertura, le sessioni generali e la sessione di chiusura si svolgeranno in lingua inglese e giapponese. Tutti i partecipanti dovranno ritirare il ricevitore per la traduzione da usare quando le presentazioni non sono nella propria lingua natia. LCI mette a disposizione la traduzione nelle seguenti lingue: cinese, coreano, finlandese, francese, giapponese, hindi, inglese, italiano, portoghese, spagnolo, svedese, tedesco. LCI fornirà dei ricevitori radio digitali per la traduzione. È sufficiente sintonizzare la propria radio nella frequenza designata durante le sessioni. I ricevitori per la traduzione saranno disponibili per il ritiro durante la registrazione DGE programmata per martedì 23 giugno. Traduttori personali Se avete necessità di un traduttore personale (per una lingua non indicata sopra), questi dovrà essere regolarmente registrato preso l ufficio del Seminario DGE e attenersi alle procedure di LCI. Si prega di 8

9 contattare Reyna Galvan all'indirizzo per richiedere un Modulo di registrazione per interprete personale. Il modulo compilato e i costi relativi dovranno essere inviati a Reyna Galvan entro giovedì 15 gennaio. L'approvazione è soggetta alla disponibilità dei posti in classe. PASSAPORTI E VISTI Per i viaggiatori internazionali diretti a Honolulu, USA può essere richiesto un passaporto e/o un visto in base alla cittadinanza del viaggiatore e alla durata del soggiorno. Il passaporto, se richiesto, dovrà essere firmato e contenere un numero sufficiente di pagine in bianco per i timbri del visto. La scadenza del passaporto dovrà essere successiva di almeno sei mesi rispetto al vostro soggiorno. Si prega di verificare con il proprio consolato gli eventuali requisiti per il visto. Le informazioni sono disponibili anche su: Per i cittadini statunitensi è richiesto un passaporto, una patente di guida o un documento d'identità emesso dallo Stato. Per maggiori informazioni, visitate ABBIGLIAMENTO SUGGERITO In considerazione del clima caldo che dura tutto l'anno e della cultura amichevole delle Hawaii, si suggerisce un abbigliamento hawaiano per la maggioranza degli eventi del Seminario DGE. Si prega di far riferimento alla tabella sotto: Le camicie hawaiane hanno spesso colori brillanti con motivi floreali o polinesiani Uomini Donne Business Casual Abbigliamento hawaiano Abbigliamento formale hawaiano Camicie hawaiane Polo Camicie a manica corta Uniformi del Distretto Giacche leggere sportive Scarpe o sandali formali Pantaloni informali o color cachi Abbigliamento formale/elegante hawaiano Camicie o vestiti hawaiani Polo Camicie a manica corta Uniformi del Distretto Giacche leggere sportive Scarpe o sandali formali Pantaloni informali o color cachi Abbigliamento formale/elegante hawaiano Vestiario/calzature non permessi durante il Seminario DGE: Jeans, pantaloni corti, magliette, pantaloni a pinocchietto, infradito, ciabatte. 9

10 Di seguito si indica l'abbigliamento consigliato per gli eventi che avranno luogo durante il Seminario DGE: Sessione fotografica con il Vice Presidente Yamada Cerimonia di apertura, sessioni generali, sessioni in classe e sessione di chiusura Banchetto celebrativo/festa hawaiana per il Seminario DGE Abbigliamento business o uniforme del Distretto/Multidistretto Abbigliamento hawaiano casual business o uniforme del Distretto/Multidistretto Abbigliamento formale/elegante hawaiano o abito nazionale VARIAZIONI ALLE PRENOTAZIONI Se dovete fare una variazione dopo aver inviato il modulo di registrazione, è sufficiente scrivere un' a registration@lionsclubs.org. Si prega di comunicare qualsiasi cambiamento entro venerdì 17 aprile. Prenotazioni alberghiere: cambiamenti alle date di arrivo o partenza dall'albergo. Tutte le modifiche sono soggette alla disponibilità dell albergo. Correzioni del nome e cognome: inviare la correzione del vostro nome/cognome o di quello del vostro accompagnatore adulto. Cancellazioni: qualora voi o il vostro accompagnatore adulto non foste in grado di partecipare al Seminario DGE e/o alla Convention, siete pregati di darne immediata comunicazione a LCI. ALLEGATI 1. Modulo di registrazione e viaggio per il Seminario DGE e la Convention Internazionale 2015 di LCI 2a. Procedure per la prenotazione dei biglietti aerei U.S.A. e Canada 2b. Procedure per la prenotazione dei biglietti aerei tramite la CWT 2c. Procedura per la prenotazione dei biglietti aerei tramite le agenzie viaggi locali autorizzate 3. Modulo di Lions Clubs International di nota spese di viaggio per l'accompagnatore adulto 4. Richiesta di una lettera di invito per i DGE 5. Bozza del programma del Seminario DGE Programma della Convention Internazionale