I SISTEMI INFORMATIVI E GESTIONALI PER IL MONITORAGGIO: IL SISTEMA CARONTE

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1 Atto Aggiuntivo Convenzione tra la Regione Siciliana e Formez PA POR FSE Regione Siciliana Asse VII Capacità Istituzionale I SISTEMI INFORMATIVI E GESTIONALI PER IL MONITORAGGIO: IL SISTEMA CARONTE Luogo: PALERMO Data: 13/05/2015

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3 Il Sistema informativo Caronte L articolo 60 del Reg. CE 1083/2006 stabilisce che l Autorità di Gestione ha il compito di garantire «l esistenza, l attivazione e il corretto funzionamento di un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili di ciascuna operazione finanziata nell ambito del Programma Operativo, nonché la raccolta delle informazioni relative all attuazione necessarie alla gestione finanziaria, alla sorveglianza, alle verifiche, agli audit e alla valutazione». Per l attuazione del PO FESR del FAS ante 2007 e del PAR FAS, la Regione Siciliana si è dotata di un sistema unico di raccolta, gestione e trasmissione delle informazioni relative ai progetti d investimento, denominato Caronte. Il SI consente di gestire, in un ottica integrata, le risorse finanziarie destinate al territorio regionale, supportando l azione dell Autorità di Gestione, dell Autorità di Certificazione e di quella di Controllo. In Caronte, l articolazione e separazione delle funzioni tra i numerosi soggetti coinvolti nelle attività è garantita dalla presenza di un workflow di trattamento dati e da una profilatura di utenze che distingue con chiarezza ai diversi livelli le funzioni dei soggetti responsabili. Ciascun utente può svolgere solo le operazioni associate al proprio profilo. 3

4 Cos è Caronte Caronte è il sistema informativo integrato per la raccolta, la gestione e la trasmissione delle informazioni relative ai progetti d investimento finanziati principalmente nell ambito dei Fondi Strutturali e del Fondo per lo Sviluppo e la Coesione - FSC (ex FAS) della Regione Siciliana.

5 Cos è Caronte Tale sistema è concepito come gestore unico dei progetti e strumento per il monitoraggio degli investimenti pubblici finanziati con risorse europee, nazionali e/o regionali.

6 A chi si rivolge? Il sistema è rivolto a tutti gli attori responsabili a vario titolo delle attività progettuali: 1.- Responsabile Interno dell Operazione, 2.- Responsabile Esterno dell Operazione, 3.- Responsabile di Articolazione Programmatica, 4.- Responsabile di Programma, 5.- Responsabile della Fonte, 6.- Responsabile di Articolazione Programmatica Monitoraggio, 7.- Responsabile del Controllo.

7 A chi si rivolge? In funzione del ruolo rivestito nel progetto, ogni soggetto ha un proprio profilo di utenza grazie al quale potrà accedere al sistema e, a seconda dello stato di workflow, potrà svolgere specifiche funzioni alimentando i flussi informativi. Infatti, ciascun soggetto ha la responsabilità di partecipare all implementazione dei dati a sistema ed al contempo ha la possibilità di accedere a informazioni, report e documentazione in ragione del ruolo rivestito nel progetto.

8 UTENTI ESTERNI ALLA REGIONE (ORGANISMI INTERMEDI, BENEFICIARI, ETC ) IL POSIZIONAMENTO INTERNET REGIONE SICILIANA CARONTE PROTOCOLLO UNITARIO BDU FS FAS SFC2007 COMMISSIONE UE RUAR FAS SGP MISE DPS INTRANET UTENTI INTERNI ALLA REGIONE (BENEFICIARI, ECC) 8

9 Progetti Piani e Programmi Fonti Le scelte operate dalla Regione Siciliana L ARCHITETTURA FUNZIONALE Fonti di copertura Programmi (es. FESR, 183, etc) Fonti di copertura Operazioni (es. LL reg, FAS, etc) Fonti di Terzi (es. L.Ob.vo) Piani Grandi Progetti Progetti Compositi Programmi Strumenti attuativi Operazioni 9

10 Le scelte operate dalla Regione Siciliana IL Sistema delle relazioni Fonte x Programma K APQ Y Operazione Associazione Finanziaria Associazione Strategica e pianificatoria Associazione inclusione e rendicontazione 10

11 Le scelte operate dalla Regione Siciliana Il ciclo di vita delle operazioni Anagrafica, Beneficiari Procedurale, Quadro Economico, Profilo Pluriennale Relazioni programmatiche Quadro delle Fonti Relazioni finanziarie Avanzamenti Finanziari, Economici, Procedurali, Fisici Relazioni di inclusione Relazioni di inclusione e/o di rendicontazione Programmazione Inizializzazione Finanziaria (o ammissione a finanziamento) Attuazione Conclusione Riprogrammazione Sospensione Criticità 11

12 LE MODALITA DI GESTIONE DELLE INFORMAZIONI Le scelte operate dalla Regione Siciliana All interno dell applicativo le informazioni possono essere gestite mediante: a.azioni di workflow ovvero mediante azioni che sono strettamente legate al ciclo vita dell operazione; b.global Action ovvero mediante azioni che possono essere effettuate dall utente in qualsiasi momento, a prescindere dallo stato di ciclo vita delle operazioni. 12

13 Le scelte operate dalla Regione Siciliana I ruoli del sistema informativo regionale 1/2 Caronte supporta l operatività della macchina amministrativa, connotandosi in chiave fortemente gestionale. Il sistema è stato strutturato definendo i ruoli e le responsabilità di ogni attore del processo di programmazione, attuazione, sorveglianza e controllo. Nel pieno rispetto del principio di sussidiarietà e nella convinzione che i dati debbano essere immessi nel circuito informativo dai responsabili della loro produzione, Caronte consente il coinvolgimento diretto dei beneficiari dei finanziamenti, depositari di larga parte delle informazioni da rilevare. Il Responsabile Interno dell Operazione (RIO) è il responsabile della gestione e attuazione di una o di un gruppo di operazioni. Unicamente il RIO può inserire operazioni nel sistema e deve individuarne il Beneficiario censendolo a sistema. Per la parte anagrafica, il RIO può delegare il completamento del corredo informativo a un Responsabile Esterno per le Operazioni (REO), per le operazioni a regia, o a un Responsabile Tecnico (RT), per le operazioni a titolarità, verificando il corretto inserimento dei dati. Nella Relazione sul SiGeCo, il profilo RIO corrisponde al Responsabile dell UCO. Il Responsabile Esterno dell Operazione (REO), per le operazioni a regia, è il soggetto individuato dalla stazione appaltante per l inserimento e la gestione dei dati di attuazione delle operazioni competenza. Il REO può coincidere con il RUP delle singole operazioni. Nella Relazione sul SiGeCo, il REO corrisponde al Beneficiario di operazioni, diverso dall Amministrazione regionale. 13

14 Le scelte operate dalla Regione Siciliana I ruoli del sistema informativo regionale 2/2 Il Responsabile Tecnico (RT), per le operazioni a titolarità regionale, può essere delegato dal RIO al completamento (ma non alla validazione) delle informazioni relative all anagrafica, ai dati economici, alla classificazione CUP e CPT, all inizializzazione procedurale e all avanzamento. Il Responsabile di Articolazione Programmatica (RAP) è il soggetto interno all Amministrazione, responsabile della gestione delle articolazioni di propria competenza. Nella Relazione sul SiGeCo del PO FESR, il RAP corrisponde al Responsabile del Centro di Responsabilità. Il Responsabile di Programma (RP) è il responsabile della gestione, attuazione e sorveglianza di un Programma Operativo, del PAR FAS o di un APQ. Il Responsabile della Fonte (RF) è l utente deputato alla gestione e all attuazione di una fonte finanziaria sia del Programma, sia dell operazione. Il Responsabile di Articolazione Programmatica Monitoraggio (RAPM) è l utente deputato alla verifica e alla validazione delle informazioni di avanzamento delle operazioni comprese nelle articolazioni del Programma di propria competenza. Riceve evidenza dei dati relativi alle singole operazioni, validati dal RIO, e procede alla verifica e alla successiva validazione. Il RAPM può negare la validazione rinviando all utente di livello inferiore le informazioni ricevute per un ulteriore disamina. Il Responsabile del Controllo (RC) di primo livello è il soggetto responsabile delle attività di controllo di primo livello sulle operazioni finanziate dalle diverse articolazioni. Nella Relazione sul SiGeCo del PO FESR, il RAPM più il RC corrisponde al Responsabile dell UMC. 14

15 Le scelte operate dalla Regione Siciliana Il flusso dei dati di monitoraggio 1/2 I dati di monitoraggio finanziario, procedurale e fisico sono prodotti secondo un flusso che coinvolge i diversi soggetti descritti nelle slide precedenti, differenziandosi in base alla procedura di selezione e di attuazione delle operazioni. Per gli interventi a regia regionale, i dati di avanzamento sono inseriti in Caronte dal Beneficiario/REO e sono oggetto di una prima verifica di coerenza da parte dell UCO/RIO e, successivamente, alla validazione da parte dell UMC del CdR competente. Per gli interventi a titolarità regionale, gli avanzamenti sono inseriti in Caronte e verificati dall UCO/RIO e validati dall UMC/RAPM del CdR competente. Prima di procedere alla validazione, l UMC effettua comunque le opportune verifiche di completezza, coerenza e congruenza. Lo step finale è la validazione da parte dell AdG/RP e l invio dei dati alla Banca dati unitaria del Sistema Centrale di monitoraggio presso il MEF-IGRUE per la successiva trasmissione alle Autorità comunitarie competenti. 15

16 INTERVENTI A TITOLARITÀ INTERVENTI A REGIA Le scelte operate dalla Regione Siciliana Il flusso dei dati di monitoraggio 2/2 Banca dati MEF - IGRUE Banca dati MEF - IGRUE 16

17 Monitoraggio procedurale Monitoraggio fisico Monitoraggio finanziario Le scelte operate dalla Regione Siciliana Un focus su soggetti e principali adempimenti a livello di operazione: interventi a titolarità regionale Attività RIO / UCO RAPM / UMC 1. Prima implementazione e inserimento importo finanziato 2. Inserimento impegni giuridicamente vincolanti (IGV) 3. Verifica e validazione importo IGV 4. Inserimento pagamenti 5. Verifica e validazione pagamenti 1. Selezione indicatori tra quelli inseriti in Caronte in fase di programmazione 2. Valorizzazione indicatori (in corso di attuazione e a conclusione) 3. Verifica e validazione dati 1. Selezione pista procedurale e inserimento eventuali ulteriori step 2. Valorizzazione pista procedurale in corso di attuazione 3. Verifica e validazione dati 17

18 Monitoraggio finanziario Le scelte operate dalla Regione Siciliana Un focus su soggetti e principali adempimenti a livello di operazione : interventi a regia regionale 1/2 Attività REO RIO / UCO RAPM / UMC 1. Prima implementazione e inserimento importo finanziato 2. Verifica correttezza dei dati di prima implementazione 3. Validazione importo finanziato 4. Inserimento impegni giuridicamente vincolanti (IGV) 5. Verifica importo IGV 6. Validazione importo IGV 7. Inserimento, verifica e validazione pagamenti 8. Verifica importo pagamenti 9. Validazione pagamenti 18

19 Monitoraggio procedurale Monitoraggio fisico Le scelte operate dalla Regione Siciliana Un focus su soggetti e adempimenti: interventi a regia regionale 2/2 Attività REO RIO / UCO RAPM / UMC 1. Selezione indicatori tra quelli inseriti in Caronte in fase di programmazione 2. Valorizzazione indicatori (in corso di attuazione e a conclusione) 3. Verifica dati 4. Validazione dati 1. Selezione pista procedurale e inserimento eventuali ulteriori step 2. Valorizzazione pista procedurale in corso di attuazione 3. Verifica dati 4. Validazione dati 19

20 Le scelte operate dalla Regione Siciliana Il flusso dei dati di certificazione 1/2 I dati di certificazione seguono lo stesso flusso informativo dei dati di avanzamento: la validazione (certificazione) compete naturalmente all Autorità di Certificazione. Per gli interventi a regia regionale, l UCO acquisisce da Caronte (se il Beneficiario è abilitato all utenza) le richieste di pagamento e la documentazione correlata e rende disponibili all UMC i dati e i documenti anche sul SI ai fini delle verifiche di cui all articolo 60 del Reg. CE 1083/2006. Per gli interventi a titolarità regionale, per i quali il Beneficiario s identifica con l Amministrazione regionale, è l UCO a rendere disponibili le richieste di pagamento riguardanti gli interventi, compresa la relativa documentazione. L UMC, eseguiti i controlli di propria competenza (documentali e in loco), predispone la certificazione di spesa per la firma del Dirigente generale del CdR e la inserisce su Caronte insieme alla relativa documentazione (prevista dalla check-list), rendendo il tutto disponibile all Autorità di Certificazione, ai fini della presentazione delle domande di pagamento ex art. 61 del Reg. CE 1083/2006. L Autorità di Certificazione registrerà in Caronte le spese, tra quelle dichiarate dai Centri di Responsabilità, alla base della certificazione trasmessa alla CE. 20

21 Le scelte operate dalla Regione Siciliana Il flusso dei dati di certificazione 2/2 INTERVENTI A REGIA Banca dati MEF - IGRUE INTERVENTI A TITOLARITÀ Banca dati MEF - IGRUE 21

22 Le scelte operate dalla Regione Siciliana Il flusso dei dati di controllo 1/2 Caronte ha una specifica funzionalità di supporto ai controlli di primo livello, programmati e registrati nell'applicativo a livello di singola operazione e consultabili dagli Utenti abilitati, tra i quali, l Autorità di Certificazione, l Autorità di Audit e l Autorità di Gestione. Sulla base delle informazioni rese disponibili tramite Caronte dall UCO e/o direttamente dal Beneficiario, l UMC predispone annualmente un programma di controlli da effettuare sulle operazioni compresi i controlli campionari in loco e inserisce il programma su Caronte a livello di Linea di Intervento. l UMC carica sul SI i documenti relativi allo svolgimento delle attività di questa fase: check-list e verbali di sopralluogo. 22

23 Le scelte operate dalla Regione Siciliana Il flusso dei dati di controllo 2/2 Presidenza del Consiglio dei Ministri Unione Europea Banca dati MEF - IGRUE OLAF Inserisce su Caronte i dati certificabili e la relativa documentazione necessaria ai controlli Comunica criticità e/o irregolarità riscontrate, progetti sospesi e progetti revocati Predispone risposte alle osservazioni formulate durante gli audit Definisce il programma annuale dei controlli da effettuare il loco sulle operazioni Procede alle verifiche documentali di cui all art. 60 del Reg. CE 1083/06 Elabora comunicazioni OLAF Elabora comunicazioni relative a progetti sospesi 23

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