Incassi RIBA. EMISSIONE e GENERAZIONE FILE RIBA IN FORMATO STANDARD CBI

Transcript

1 Associata: AssoSoftware (Confindustria) Consorziata: Consorzio Futuro in Ricerca EMISSIONE e GENERAZIONE FILE RIBA IN FORMATO STANDARD CBI Indice: Presentazione... pag. 1 La struttura del modulo CRP Telematici... pag. 3 La Telematici BAR.... pag. 4 ; il suo utilizzo.... pag. 5 Il contenuto della Telematici BAR... pag. 8 Associata: AssoSoftware (Confindustria) Consorziata: Consorzio Futuro in Ricerca

2 Presentazione La ricevuta bancaria, o Ri.Ba., è oggi in Italia il metodo più comune di aiuto all incasso dei crediti utilizzato da professionisti e aziende. La Riba Bancaria è la cosiddetta ricevuta con cui un creditore libera il debitore riconoscendogli l avvenuto saldo della somma che doveva ottenere. Naturalmente, si tratta di una descrizione semplificata, poiché la Riba è, in effetti, uno strumento che ha assunto una certa importanza soprattutto nelle transazioni commerciali. La Banca, il creditore, il debitore Una ricevuta presuppone un rapporto di dare avere tra un creditore e un debitore. La particolarità della Riba Bancaria, però, è che in tale rapporto si frappone anche l Istituto Bancario che permette tipologie di pagamento del debito differenti e assicura delle garanzie per il creditore. Inoltre, soprattutto nei rapporti commerciali tra parti, il ruolo della Banca è anche quello di regolare i pagamenti ed emettere le Riba affinché sia tutto certificato e correttamente corrisposto. La funzione della Riba Una Riba Bancaria funge da prova dell avvenuto pagamento entrando nei meccanismi del funzionamento di ogni Istituto: i pagamenti effettuati da debitori sono contabilizzati e impiegano alcuni giorni prima che siano effettivamente nelle casse del creditore. In questo frattempo, però, la ricevuta è stata già emessa a favore dello stesso debitore per provare il suo corretto pagamento. Esiste, però, la variante denominata al dopo incasso che prevede la consegna della Riba bancaria solo dopo la fine di ogni processo contabile. Inoltre, la variante del salvo buon fine prevede che la Banca accrediti subito la somma sul conto del creditore attendendo a proprio rischio che il debitore saldi il dovuto: solo in quel caso emetterà la ricevuta. Questo caso rappresenta un finanziamento a favore del creditore che, però, deve essere remunerato con una commissione e interessi. Processo di funzionamento di una ricevuta bancaria: il creditore compila la ricevuta bancaria contestualmente alla fattura e la consegna alla propria banca; la banca d appoggio del creditore invia il documento, apponendo una girata valuta per l incasso ; quest ultima invia al debitore un avviso di pagamento; il debitore, ricevuto l avviso e alla data di scadenza stabilita, da disposizione alla banca di effettuare il pagamento e ritira la ricevuta bancaria che, essendo già firmata dal creditore, funziona come documento di quietanza; la banca che ha riscosso l importo comunica all'altra banca l avvenuta riscossione; la banca d'appoggio del debitore accredita l'importo sul conto corrente del creditore; - 1 -

3 Tutto il flusso sopra descritto, che una volta veniva effettuato manualmente agli sportelli bancari, avviene in via telematica, dal caricamento di un file, contenente le ricevute bancarie da emettere, alla banca e dalla ricezione degli avvisi di pagamento e agli incassi. Si ricorda che, Dal 5 luglio 2010, le Ricevute bancarie si devono pagare entro la data di scadenza scritta sulla Ri.Ba. stessa, e l ordine per il pagamento dovrà pervenire all Istituto di Credito entro l orario di sportello della data di scadenza. Le Ri.Ba. con scadenza in date non lavorative potranno essere pagate entro la prima giornata lavorativa successiva. Il modulo di GENIO si occuperà della generazione dei file Riba alle banche azienda, dopo la procedura di Distinta Effetti, che assegna alle banche le partite attive emesse verso i clienti. I file, così generati secondo gli standard CBI, vengono inviati in via telematica alle banche che procedono alla loro lavorazione in base alle condizioni contrattuali tra cliente e istituto di credito. Il modulo aggiorna le partite emesse come RIBA per essere successivamente lavorate in contabilità in base se definite come a salvo buon fine o al dopo incasso e memorizza i file inviati per tenere traccia degli invii effettuati con possibilità di visualizzazione degli stessi

4 La struttura del modulo CRP Telematici I moduli Telematici sono caratterizzati visivamente dalla stessa cornice, ma l operatività specifica di ogni programma viene gestita in modo distinto al suo interno. L intelaiatura di base è rappresentata nella figura sottostante: La maschera è espandibile, trascinando le cornici dei 4 lati, o gli angoli, la maschera si espande o si rimpicciolisce in base alle proprie esigenze. In fase di trascinamento, tutti i componenti all interno della maschera vengono riadattati al suo nuovo formato. ICONA AZIONE Si esce dal programma Si riduce ad icona bassa il programma visualizzando l icona: Viene lanciata la maschera delle informazioni sullo specifico modulo Telematico Si visualizza il presente manuale in formato PDF Si visualizza il video dimostrativo di utilizzo del programma (collegamento YouTube area CRP) Si accede direttamente al sito Si accede direttamente alla pagina indice dei social CRP Si accede direttamente al Login dell area riservata prodotto CRP, dove inserire le credenziali o Viene visualizzata l icona corrispondente al gestionale che si sta utilizzando (Horizon o Pro)

5 La Telematici BAR La barra dei Telematici è il pannello visualizzato muovendo il mouse sulla barra laterale di sinistra (Telematici Bar) e richiuso ritornando sulla stessa. Vedi figura sotto. Telematici BAR CHIUSA Telematici BAR APERTA All interno del pannello della BAR, possono essere presenti: Banner con immagine per effettuare link diretti alle pagine internet di interesse per lo specifico programma in uso, come per esempio collegamento al sito dell Agenzia delle Entrate etc.. Pulsanti per effettuare visualizzazioni di utili elenchi, specifici e inerenti al Telematico avviato. Pulsanti di lancio programmi Parametri e Tabelle attinenti al modulo in uso. Sotto al pannello è sempre visibile l Azienda su cui si opera e l utente che sta svolgendo il lavoro

6 Incassi Riba; il suo utilizzo La maschera riportata sotto è un esempio di visualizzazione al lancio del Telematico. Sulla sinistra vengono ricordati i file già generati dall azienda in precedenza, in Elenco File RIBA Emessi. Premendo in corrispondenza alla riga di file di interesse (v.fig. RIBA ), ne viene visualizza la Data di presentazione, la Banca ed il Numero degli effetti con l importo totale, relativi alla presentazione selezionata. Queste informazioni sono state memorizzate automaticamente dal programma in fase di emissione. Il bottone Modifica ne permette comunque la loro modifica o l aggiunta di ulteriori informazioni.. naturalmente dopo la Modifica bisognerà fare il Salva. La generazione di un file RIBA sarà possibile solo dopo la creazione della Distinta Effetti dall apposito programma in GENIO. La procedura di distinta effetti consente di selezionare le partite da incassare, con il tipo pagamento ricevuta bancaria e le assegna alle banche per la loro emissione e presentazione

7 Una volta create in definitivo le distinte contenenti i dati da incassare (una o più di una), esse vengono visualizzate nella griglia di emissione (v. fig. sopra in Elenco Distinte Effetti da Emettere). Tali Distinte sono pronte per essere trasferite su file e presentate alla Banca in via telematica, la quale provvederà alla loro lavorazione. Le righe corrispondenti alle Distinte da emettere verranno visualizzate fino a quando non si genera il relativo file con aggiornamento e di conseguenza riclassificate nel riquadro di sinistra come spiegato sopra. Nella griglia con l elenco delle presentazioni ancora da emettere su file, si può selezionare una distinta alla volta e se è necessaria più di una creazione, rifare N volte l operazione. Dopo aver selezionato la distinta, viene visualizzata una X nella colonna OK, e premendo sul tasto Emissione il programma controlla che i dati aziendali siano correttamente inseriti, chiede dove salvare il file RIBA CBI e ne genera il file. La creazione può avvenire in prova (tasto Prova) o in definitiva (tasto Aggiorna). Se la Distinta Effetti viene emessa in definitivo, scompare dalla griglia di selezione e tutte le partite in essa contenute e presentate su file, vengono chiuse automaticamente nelle procedure contabili di GENIO. Se invece si procede in prova l operazione non aggiornerà i relativi dati contabili e la Distinta rimarrà nell Elenco Distinte Effetti da Emettere. Dopo aver premuto sul pulsante Emissione si viene guidati tramite una maschera Salva con nome nella generazione e collocazione del file. Una volta creato il file per la banca, con aggiornamento, oltre ad essere salvato nel percorso che l utente ha scelto, una sua copia viene memorizzata in una cartella specifica degli archivi GENIO per essere visualizzato nell elenco posto sulla sinistra della maschera. Selezioni/Opzioni proposte a video Nella maschera vengono visualizzate proposte e check che permettono di eseguire operazioni differenti: (la check è siglata di default e permette, se nel pagamento agganciato alla partita è compilato il campo Riferimenti in R.B., di inserire tali note sul file, può essere utile per comunicare eventuali CIG e CUP a cui è soggetta la fattura) (la check non è siglata di default, ma permette, se il cliente intestatario della partita ha agganciato un indirizzo diverso, di esportarlo nel file omettendo quello della sede legale impostato nella sua anagrafica) (la check è siglata di default e definisce e imposta il file per essere inviato tramite Internet Banking, anziché consegnato a mano, o inviato per mail, etc... Si consiglia di lasciare sempre siglata questa check) (la check è siglata di default come Genera e salva file per collegamento successivo. In questo caso il programma chiederà all utente di scegliere il percorso di memorizzazione da cui successivamente prelevare il file da inviare alla banca manualmente o tramite Internet banking. Se si sceglie invece, Genera e collega direttamente a sito internet, il programma lancia il sito internet della banca e pone il file pronto al Upload, vedi parametri internet di GENIO) - 6 -

8 (determina nel file il numero di invii alla banca delle Distinte RIBA nel giorno, il programma propone sempre 1. Ma se alla Banca oggi ho già inviato un file e devo presentarne un secondo, nel campo dovrò indicare 2, e così via ) (Indica la data di invio del file Riba, si propone sempre la odierna, con possibilità di modifica) La cartella Analizza File Generati consente di visualizzare il contenuto di un file specifico, strutturato come richiesto dal tracciato CBI. Impostare il Percorso da cui prelevare il file precedentemente creato e premere sul pulsante Leggi File, immediatamente verranno visualizzati i dati in esso contenuti

9 Il contenuto della Telematici BAR Cliccando sul Banner, si accede direttamente al sito del consorzio CBI dove ci sono tutte le specifiche dei tracciati standard utilizzati da tutti gli istituti di credito per lavorare i file RIBA. ( Bottone Banche Azienda Visualizza in Elenco tutte le banche Azienda inserite in GENIO con le informazioni utili alla creazione dei file. Bottone Totale presentazioni Annuali per Banca Visualizza per banca e per Anno, l ammontare in Euro del presentato. Bottone Effetti per Data di scadenza presentati Visualizza per banca e per data di scadenza l ammontare delle partite con il relativo totale dell incassato e del residuo da incassare