Guida Sintetica per il Deposito dei Bilancio di Esercizio Avvertenza:

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1 Guida Sintetica per il Deposito dei Bilancio di Esercizio 2015 Avvertenza: Si ricorda che il deposito del Bilancio NON rientra tra gli adempimenti compresi nella Comunicazione Unica. NON DEVONO ESSERE DEPOSITATI bilanci di periodi inferiori all esercizio (es. situazione patrimoniale iniziale di liquidazione redatta ai fini fiscali). Le società in liquidazione devono depositare solo ed esclusivamente il bilancio annuale d esercizio ai sensi dell art.2490 c.c., Il Deposito del Bilancio finale di liquidazione deve obbligatoriamente essere depositato con Comunica compilando il modello S3. Gestione nuova tassonomia XBRL Il comunicato del MISE, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.294 del , ha stabilito che dal 3 marzo 2015 decorre l'obbligo di presentazione dei bilanci utilizzando la nuova tassonomia XBRL che comprende la Nota Integrativa (versione ). L obbligo di deposito con la nuova tassonomia è da intendersi con riferimento ai bilanci d esercizio approvati a partire dal 3 marzo e relativi a periodi amministrativi chiusi il 31 dicembre 2014 o successivamente, con le seguenti eccezioni: Bilanci consolidati (codice atto - 713) Situazioni patrimoniali dei consorzi (codice atto - 720) Situazioni patrimoniali soggetti diversi (codice atto 722) Contratti di Rete. che potranno essere redatti con la precedente versione di tassonomia ( ). Resta inteso che anche per le eccezioni elencate sussiste la facoltà di utilizzare la nuova tassonomia. I bilanci consolidati potranno essere redatti con la nuova tassonomia solo per la parte del prospetto contabile, continuando a redigere la nota integrativa in formato PDF/A.

2 Per il deposito 2015 la pratica di bilancio dovrà contenere: il prospetto contabile, costituito da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa, codificato esclusivamente in formato XBRL sulla base della vigente tassonomia; pubblicata nel sito di AGID e scaricabile dal sito di XBRL Italia all indirizzo ttp:// tutti gli altri documenti che accompagnano il bilancio, ad esempio il Verbale di approvazione dell Assemblea, la Relazione sulla Gestione, la Relazione del Collegio sindacale, il giudizio del Revisore Contabile, saranno allegati alla pratica in formato PDF/A-1a. Il Bilancio in formato PDF/A-1a deve essere aggiunto alla pratica di deposito solo nel caso in cui la vigente tassonomia non sia sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e verità; in questo caso e necessario che venga predisposta una dichiarazione in tal senso, da inserire nel verbale dell assemblea che approva il bilancio. Il file XBRL non può mai essere omesso, tranne i casi di esonero espressamente previsti dalla normativa. Il bilancio in formato XBRL è il documento destinato alla pubblicazione nel Registro delle Imprese, pertanto la sua mancanza è motivo di sospensione del deposito e di eventuale rifiuto dell istanza oltre che di mancata certificazione (art.5, comma 4 d.p.c.m 10/12/08 ). Le società obbligate al deposito nel formato xbrl sono tutte quelle tenute a redigere: un bilancio d esercizio ai sensi dell art o 2435 bis c.c. srl/spa/cooperative), un bilancio consolidato ai sensi del d.lgs. 127/91, un bilancio d esercizio ai sensi dell art.31 del T.U. 267 del 2000 (consorzi di Enti Locali e Aziende speciali), un bilancio d esercizio ai sensi dell art.6 d.lgs. n /4/98 ( Enti autonomi Lirici), una situazione patrimoniale ai sensi dell art.2615 bis c.c. (Consorzi con attività esterna) una situazione patrimoniale ai sensi dell art. 7 d.lgs.240/91 (Geie) In particolare la presentazione in formato XBRL è prevista per le istanze di deposito dei bilanci individuati dall elenco seguente) - Bilanci ordinari - (codice atto 711) - Bilanci abbreviati - (codice atto 712) - Bilanci consolidati d'esercizio (codice atto 713) - Situazioni patrimoniali di consorzi (codice atto 720)

3 Novità normative oltre al formato XBRL D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 Codice dell Amministrazione Digitale integrato dal D.P.C.M. 13 novembre 2014 (G.U. 12/01/2015): regole tecniche in materia di formazione, copia, duplicazione di documenti informatici. Novità normative: cosa vogliono dire? La nuova norma incide sulla definizione dei formati dei documenti informatici, prevedendo queste tipologie: copia per immagine su supporto informatico di un originale cartaceo (art. 4 D.P.C.M.) si produce mediante scannerizzazione del documento cartaceo originale firmato; originale informatico (art. 3 D.P.C.M.) si produce mediante l utilizzo di appositi software e deve essere firmato digitalmente per garantirne l immodificabilità; copia/duplicato di originale informatico (artt. 5 e 6 D.P.C.M.) è generato dall originale informatico. Predisposizione dei documenti, Per la preparazione dei documenti relativi al deposito dei bilanci di esercizio si consiglia di predisporre una cartella in cui inserire tutti i documenti da allegare alla pratica. Ogni documento dovrà: a) contenere la denominazione e codice fiscale della società; b) essere firmato digitalmente; c) riportare la dichiarazione relativa all assolvimento del bollo in forma virtuale con indicazione della specifica autorizzazione della Camera di Commercio destinataria. In alternativa tale dichiarazione può essere contenuta in distinta; d) essere trasformato nel formato PDF/A; e) contenere le eventuali dichiarazioni richieste in relazione alla forma dell atto e/o al soggetto firmatario, come meglio di seguito specificato. Le indicazioni alle lettere c) e d) non si applicano al file XBRL.

4 FIRMA DELLA MODULISTICA E DEGLI ALLEGATI E SUA CASISTICA La domanda di deposito del bilancio può essere firmata: a) da un amministratore della società, o dal liquidatore della società; b) dal professionista incaricato ai sensi dell art. 2 comma 54 della Legge 350/2003 Il professionista incaricato deve sottoscrivere, con il proprio dispositivo di Firma Digitale, la distinta, il bilancio ed ogni altro documento allegato; Nella compilazione della distinta dovrà essere indicato, quale obbligato alla presentazione, il cognome e nome del professionista e come qualifica quella di Professionista Incaricato ed inoltre dovrà essere compilato anche il modulo XX NOTE per l indicazione della seguente dicitura: Il sottoscritto, iscritto all Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di al n, dichiara, ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000, di non avere procedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall esercizio dell attività professionale, e di essere stato incaricato dal legale rappresentante pro-tempore della società all assolvimento del presente adempimento (se sottoscrive digitalmente con la firma di ruolo rilasciata dall Ordine non è necessario indicare la frase sopra riportata); Dichiarazioni di conformità del file XBRL Il bilancio XBRL sottoscritto digitalmente dal legale rappresentante della società non necessita di alcuna dichiarazione di conformità perché è un originale informatico. Il bilancio XBRL presentato dal professionista incaricato iscritto all Ordine del Dottori Commercialisti deve riportare in calce alla nota integrativa XBRL la seguente dichiarazione: Il/la sottoscritto/a, ai sensi dell art. 31 comma 2-quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società.

5 Dichiarazioni di conformità degli altri allegati in formato PDF/A (verbale e relazioni) a) Se il deposito è effettuato dal legale rappresentante della società : il verbale e le relazioni in formato PDF/A sottoscritti digitalmente dagli originali sottoscrittori (amministratori/sindaci/società di revisione/presidente e segretario dell assemblea) non necessitano di alcuna dichiarazione di conformità; il verbale e le relazioni in formato PDF/A sottoscritti digitalmente dal legale rappresentante devono essere prodotti mediante scansione dell immagine del documento originale e necessitano della seguente dichiarazione di conformità: Il/La sottoscritto/a, nato a il dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante scansione ottica dell originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale ai sensi dell art. 4 del D.P.C.M. 13 novembre N.B. Non esistono altre modalità di predisposizione dei files b) Se il deposito è effettuato dal professionista incaricato iscritto all Ordine dei Dottori Commercialisti: il verbale e le relazioni in formato PDF/A sottoscritti digitalmente dagli originali sottoscrittori (amministratori/sindaci/società di revisione/presidente e segretario dell assemblea) non necessitano di alcuna dichiarazione di conformità; il verbale e le relazioni in formato PDF/A sottoscritti digitalmente dal Dottore Commercialista necessitano della seguente dichiarazione di conformità: Il/la sottoscritto/a, ai sensi dell art. 31 comma 2-quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società. Il documento depositati dal professionista incaricato iscritto all Ordine dei Dottori Commercialisti, possono essere generati in uno di questi modi: copia di un documento originale informatico (quindi l originale in possesso del professionista può recare la firma digitale del legale rappresentante) caso raro; copia informatica (file PDF/A generato da documento word) di un Documento originale in possesso del professionista. Esempio: verbale di assemblea creato in word, senza le firme autografe di presidente e segretario è sufficiente l indicazione: FIRMATO - con l aggiunta della dichiarazione di conformità, trasformato in PDF/A e sottoscritto digitalmente dal professionista; copia per immagine, sempre in formato PDF/A, di un originale analogico/cartaceo che riporta le firme apposte a mano, con la dichiarazione di conformità.

6 Deposito del bilancio in doppio formato (XBRL e PDF/A) Se il bilancio in XBRL differisce in maniera sostanziale e non puramente formale dal documento approvato dall assemblea, in quanto la tassonomia XBRL non è sufficiente a rappresentare la articolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità di cui all art del codice civile, deve essere depositato il prospetto contabile e/o la nota integrativa anche in formato PDF/A ISO /2/3. Colui che firma digitalmente il documento deve dichiarare, nell apposito campo previsto in calce alla nota integrativa in formato XBRL nel campo di testo libero denominato "Dichiarazione di conformità" contenuto nella sezione Nota integrativa parte finale (tag XBRL "itcc- ci: DichiarazioneConformita"): Il sottoscritto (nome e cognome) dichiara che lo stato patrimoniale, il conto economico e/o la nota integrativa sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità di cui all art del codice civile. ATTENZIONE : in caso di doppio deposito in calce al file Bilancio e/o Nota integrativa in PDF/A va apposta la seguente dicitura a secondo dei casi: a) Bilancio presentato da Amministratore/Liquidatore : Il/La sottoscritto/a, nato a il dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante scansione ottica dell originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale ai sensi dell art. 4 del D.P.C.M. 13 novembre b) Bilancio presentato da PROFESSIONISTA "Il/La sottoscritto/a..., ai sensi dell'art. 31, comma 2-quinquies, della legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all'originale depositato presso la società. Si ricorda che non è necessario il doppio deposito in caso di differenze esclusivamente formali e non sostanziali tra il documento approvato in assemblea e il bilancio in formato XBRL, poiché in tal caso non si incorre nel rischio di nullità della deliberazione assembleare ai sensi dell art bis c.c., in analogia a quanto stabilito dalla sentenza della Corte d Appello di Torino: Non si ha nullità se la violazione è sostanzialmente irrilevante, in quanto priva di consistenza, pertanto meramente formale, di immediata percezione o di agevole correzione a seguito delle informazioni rese in assemblea (Corte d Appello, Torino, 24/08/2000).

7 SCHEMA RIASSUNTIVO IL LEGALE RAPPRESENTANTE (AMMINISTRATORE O LIQUIDATORE) DEVE: Firmare digitalmente il bilancio XBRL (comprensivo di Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota Integrativa) senza alcuna dichiarazione di conformità. Tutti gli altri files (verbale di assemblea, relazioni, ecc.) possono essere: allegati in formato PDF/A, senza alcuna dichiarazione di conformità, se sono stati sottoscritti digitalmente dagli originali sottoscrittori (amministratori/sindaci/società di revisione/presidente e segretario dell assemblea; per es.: il verbale di assemblea firmato digitalmente da presidente e segretario), oppure: allegati in formato PDF/A, dopo averli firmati digitalmente, se sono stati prodotti mediante scansione dell immagine del documento originale. In questo caso deve essere scansionato il documento originale firmato in modo autografo (a penna!) con la seguente dichiarazione di conformità: Il/La sottoscritto/a, nato a il dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante scansione ottica dell originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale ai sensi dell art. 4 del D.P.C.M. 13 novembre IL PROFESSIONISTA INCARICATO (DOTTORE COMMERCIALISTA) DEVE: Compilare e sottoscrivere, la distinta, nella compilazione dovrà essere indicato, quale obbligato alla presentazione, il cognome e nome del professionista e come qualifica quella di Professionista Incaricato ed inoltre dovrà essere compilato anche il modulo XX NOTE per l indicazione della seguente dicitura: Il sottoscritto, iscritto all Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di al n, dichiara, ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000, di non avere procedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall esercizio dell attività professionale, e di essere stato incaricato dal legale rappresentante pro-tempore della società all assolvimento del presente adempimento (se sottoscrive digitalmente con la firma di ruolo rilasciata dall Ordine non è necessario indicare la frase sopra riportata);

8 firmare digitalmente il bilancio XBRL (comprensivo di Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota Integrativa) che deve riportare in calce alla nota integrativa in formato XBRL la seguente dichiarazione: Il/la sottoscritto/a, ai sensi dell art. 31 comma 2-quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società. Tutti gli altri files (verbale di assemblea, relazioni, ecc.) possono essere: allegati in formato PDF/A, senza alcuna dichiarazione di conformità, se sono stati sottoscritti digitalmente dagli originali sottoscrittori (amministratori/sindaci/società di revisione/presidente e segretario dell assemblea; per es.: il verbale di assemblea firmato digitalmente da presidente e segretario), oppure: allegati in formato PDF/A, dopo averli firmati digitalmente tu stesso con la seguente dichiarazione di conformità: Il/la sottoscritto/a, ai sensi dell art. 31 comma 2-quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società. Richieste di rettifiche e annullamenti di bilanci depositati: Si fa presente che l ufficio non può accogliere né richieste di apertura correzione di istanze depositate né richieste di annullamento della pratica di bilancio già trasmessa. Nel caso la società accertasse, successivamente all invio telematico, errori nei documenti depositati - l ufficio consente unicamente di effettuare un ulteriore deposito del bilancio a rettifica. E possibile procedere nel seguente modo: a) qualora il bilancio (prospetto contabile e/o nota integrativa) già depositato non sia corretto e sia necessario ridepositarlo, se non risulta comunque variato il risultato di esercizio, si dovrà procedere ad un nuovo deposito del bilancio con tutta la documentazione comprensiva dell originario verbale di approvazione già allegato al precedente deposito che si vuole rettificare. Nel Modello XX Note della pratica (da allegare al modello principale B) si dovrà precisare che trattasi di deposito presentato a rettifica del precedente bilancio già depositato con protocollo del (indicarne gli estremi) allegando inoltre una dichiarazione degli amministratori, che evidenzi le parti aggiunte, modificate o soppresse. Il secondo deposito sarà soggetto al pagamento dei diritti di segreteria e dell imposta di bollo previsti ( ,00) e alla sanzione amministrativa per il ritardo; b) qualora il bilancio (prospetto contabile e/o nota integrativa) già depositato non sia corretto e sia necessario ridepositarlo e risulti anche variato il risultato di esercizio, l'assemblea provvederà ad una nuova approvazione del bilancio e si dovrà procedere ad un nuovo deposito del bilancio, compreso l'elenco soci (se S.p.a., S.a.p.a., S.c.p.a.), con tutta la documentazione. Si precisa che va allegato un nuovo verbale e all'ordine del giorno deve riportare: riapprovazione esercizio..., nel corpo dello stesso devono essere specificati i motivi che hanno indotto l'assemblea alla riapprovazione dettagliando le modifiche apportate. Nel Modello XX Note della pratica si dovrà precisare che trattasi di nuova approvazione a rettifica della precedente. Il secondo deposito sarà soggetto al pagamento dei diritti di segreteria e dell imposta di bollo previsti ( ,00). Sarà soggetto alla sanzione amministrativa solo in caso di ritardo rispetto alla data del nuovo verbale di assemblea che lo approva.

9 Eventuali rettifiche a posteriori per sostituire il verbale depositato con un verbale di data diversa (anche se giustificata da dichiarazione resa che si trattava di un invio di bozza errata) sono consentite ai soli fini di pubblicizzare l informazione corretta. La medesima rettifica però non potrà essere invocata ai fini dell'esonero dalla sanzione, che l ufficio necessariamente dovrà rilevare e contestare per il primo deposito effettuato tardivamente. E altresì opportuno considerare che la rettifica della data di approvazione comunque espone gli amministratori a responsabilità di tipo diverso derivanti da: a) superamento del limite dei 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale, ai sensi dell art bis c.c.; b) rilascio di dichiarazioni non veritiere; il soggetto titolato al deposito del bilancio al Registro delle imprese (amministratore, commercialista incaricato) infatti provvede a dichiarare la corrispondenza del documento inviato a quanto trascritto sui libri sociali della società sia con il primo deposito sia con il secondo per rettifica. Richieste di rettifiche elenco soci Per le S.p.a., S.a.p.a., S.c.p.a, nel caso di deposito di elenco soci già iscritto per il quale si accerti successivamente l errata o omessa compilazione di parti dello stesso si potrà procedere a nuovo deposito dell elenco soci (senza bilancio e quindi senza codice 7XX). Nel Modello XX Note della pratica (da allegare al modello principale B) si dovrà precisare che trattasi di deposito presentato a rettifica del precedente elenco soci già iscritto con protocollo del (indicarne gli estremi) e il motivo della rettifica. Il secondo deposito sarà soggetto al pagamento dei diritti di segreteria e dell imposta di bollo previsti ( ,00) e alla sanzione amministrativa per il ritardo. Supporti informativi: E disponibile il Manuale operativo predisposto da Unioncamere con le istruzioni tecniche per predisporre la pratica telematica (con la modalità Bilanci on-line o con Fedra Plus nella versione 6.7)., Il manuale e e la Guida Sintetica Deposito Bilanci sono reperibili nel sito camerale e alle pagina registroimprese.it / deposito - bilanci. E inoltre disponibile il materiale predisposto da Infocamere e il vademecum per la predisposizione del prospetto XBRL con l applicativo fornito gratuitamente da Infocamere.