Programma di attività di SERVIZIO SISTEMI INFORMATIVI - INFORMATICI E INNOVAZIONE. Versione: 3/2015 (29/10/2015) Stato: Versione finale (consuntivo)

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1 Programma di attività di SERVIZIO SISTEMI INFORMATIVI - INFORMATICI E INNOVAZIONE Versione: 3/2015 (29/10/2015) Stato: Versione finale (consuntivo) PdA (Unità Funzionale ) v.3/2015 (22/10/ /12/2015) Pag. 1/0

2 SOMMARIO Obiettivi di Servizio collegati con area integraz./direzione Realizzazione dell anagrafica dei processi, dei procedimenti e delle relazioni documentali Capacità di utilizzo delle risorse finanziarie assegnate con i PdA. pag. 4 Gruppo di lavoro autonomia AL pag. 5 Adozione in tutte le strutture della piattaforma SharePoint per il lavoro collaborativo pag. 6 Rinnovo degli impianti di gestione voto/audio/video delle sedute assembleari e digitalizzazione delle sedute pag. 3 pag. 8 PdA (Unità Funzionale ) v.3/2015 (22/10/ /12/2015) Pag. 2/0

3 Realizzazione dell anagrafica dei processi, dei procedimenti e delle relazioni documentali Nel biennio 2015/2016 il servizio, in collaborazione con la direzione generale, l area protocollo e archivio, il responsabile anticorruzione e trasparenza e l area responsabile dei processi ISO, sarà impegnato a completare la banca dati con cui rappresentare ogni processo e procedimento dell ente. La banca dati è necessaria a tutta l assemblea al fine di: Garantire il supporto alla stesura del manuale di gestione del protocollo; Garantire la dematerializzazione e la corretta tenuta di ogni documento nel titolario e nei fascicoli dematerializzati; Garantire il supporto alle attività di pesatura del rischio corruttivo di cui alla L. 190/2012; Garantire la banca dati di partenza per le certificazioni ISO dei processi; Garantire le pubblicazioni dei procedimenti ai fini trasparenza e il monitoraggio dei tempi procedimentali; Permette lo sviluppo di piattaforme applicative coerenti con i processi dell ente; Attività Con il supporto di tutti i dirigenti e posizioni organizzative dell Assemblea, il servizio dovrà completare la banca dati in cui verranno codificati formalmente: Tutti i processi e i procedimenti dell Assemblea e il loro diagramma di flusso; Tutte le voci di titolario associate ad ogni processo/procedimento; Le tipologie documentarie associate ad ogni procedimento; Le istruzioni di processo e gli indicatori necessari ai fini ISO; Mappatura e caricamento in banca dati del 50% dei processi entro il 2015 Trasferimento procedimenti trasparenza sulla piattaforma anagrafe procedimenti 50% 50% eseguito il 09/09/2015 Avvio monitoraggio tempi procedimentali su floweb PdA (Unità Funzionale ) v.3/2015 (22/10/2015) Pag. 3/0

4 Capacità di utilizzo delle risorse finanziarie assegnate con i PdA. Monitorare il rapporto tra risorse impegnate e risorse stanziate avendo a riferimento i report forniti dall'area Bilancio secondo la seguente tempistica: Rapporto tra risorse impegnate e risorse assegnate 90% 99,25% PdA (Unità Funzionale ) v.3/2015 (22/10/2015) Pag. 4/0

5 Gruppo di lavoro autonomia AL Elaborare un'analisi costi-benefici delle possibili soluzioni individuate all'interno del gruppo di lavoro Elaborare relazione entro il PdA (Unità Funzionale ) v.3/2015 (22/10/2015) Pag. 5/0

6 Adozione in tutte le strutture della piattaforma SharePoint per il lavoro collaborativo Obiettivi Garantire l adozione da parte di tutte le strutture della piattaforma SharePoint per il lavoro collaborativo e dismettere entro il 31/12/2015 le cartelle di rete tra i servizi ed entro il 31/06/2016 l utilizzo dei dischi di rete dei singoli servizi per tutte le attività di gestione dei documenti di lavoro. Attività Per la piena attuazione dell obiettivo il servizio sarà impegnato nelle seguenti attività: Supportare, anche tramite accompagnamento formativo, le strutture speciali della X legislatura ad adottare la nuova piattaforma collaborativa; Progettare ed erogare l addestramento all uso della piattaforma per tutti gli addetti delle strutture ordinarie; Accompagnare il riordino e archiviazione dei vecchi documenti prima di migrare i contenuti di ogni servizio/area sulla piattaforma SharePoint; Accompagnare il caricamento dei dati sulla nuova piattaforma; Dispiegare i nuovi moduli aggiuntivi (Gestione progetti, gestione pratiche, Todo, News, ecc ) da rilasciare su SharePoint per le strutture ordinarie; Consolidare gli ambienti SharePoint delle strutture ordinarie e speciali con l obiettivo di garantire un ambiente omogeneo e trasversale in grado di rendere disponibili ambienti di consultazione e supporto della gestione delle sedute di assemblea e delle attività delle commissioni; Rilevare e progettare evoluzioni della piattaforma sulla base delle esigenze evidenziate dai servizi e dagli utenti; Progettare e gestire l accompagnamento dei dirigenti e delle PO con sessioni di Team building sulla gestione di progetti e pratiche progetti in ambiente SharePoint sfruttando le opzioni social per abbattere l abuso di posta elettronica nell organizzazione delle attività di lavoro; Garantire i servizi di assistenza e manutenzione sulla piattaforma SharePoint; Realizzare la procedura a supporto dei processi di certificazione ISO congiuntamente alla giunta; Sperimentare l integrazione della gestione documentale integrata col protocollo su piattaforma SharePoint in particolare in ambito dei processi di richiesta e consultazione delle banche dati DURC e CIG; Al fine di garantire una evoluzione della piattaforma che permetta di superare gli attuali limiti regionali in termini di continuità del servizio e dimensionamento limitato degli spazi OneDrive e Exchange, dovrà essere predisposto entro il 2015 uno studio di fattibilità per la migrazione in Cloud Office 365 al fine di permettere di fare valutazioni in termini di costi/benefici di una eventuale migrazione. Formare e distribuire i nuovo spazi collaborativi ai gruppi e alle strutture speciali monocratiche entro il 31/5/2015 Attivare entro il 31/7/2015 a tutte le strutture ordinarie gli spazi collaborativi di servizio e di gruppo di lavoro Formare entro il 30/9/2015 tutti gli operatori delle strutture ordinarie all'uso di Alpoint e OneDrive integrato con office Completare l'attivazione di OneDrive a tutti gli utenti entro il 30/6/2015 e la conseguente chiusura di Mysite eseguito il 09/09/ eseguito il 09/09/2015 PdA (Unità Funzionale ) v.3/2015 (22/10/2015) Pag. 6/0

7 Rilasciare entro il 31/7/2015 la versione 2 di Alpoint comprendente Todo, Tools integrazione posta e news Rilasciare entro il 30/9/2015 la versione 3 comprendente il modulo di project management Completare entro il 31/12/2015 lo studio di fattibilità per la migrazione in Cloud Office 365 di tutti i servizi sharepoint e posta Supporto al teambuilding sul project management in ambiente Sharepoint Archiviazione entro il 31/12/2015 dei documenti su cartelle di rete e successiva chiusura del servizio eseguito il 09/09/ % 75% PdA (Unità Funzionale ) v.3/2015 (22/10/2015) Pag. 7/0

8 Rinnovo degli impianti di gestione voto/audio/video delle sedute assembleari e digitalizzazione delle sedute Obiettivi Ai fini della completa attuazione degli obiettivi di digitalizzazione audio/video/voto delle sedute di aula e commissione e della loro pubblicazione, entro il 2015 dovrà essere avviata la gara per il rinnovo degli impianti di gestione delle sedute. Il nuovo impianto dovrà garantire: La gestione delle sedute con funzionalità di governo compatibili con l attuale regolamento nonché flessibilità di adeguarne il funzionamento al mutare dei regolamenti stessi; Garantire in forma integrata l acquisizione degli ordini del giorno in discussione, la registrazione e pubblicazione streaming di ogni intervento, la acquisizione integrata dei voto espressi, la digitalizzazione e indicizzazione di ogni intervento d aula in formato audio, video e testo; La resocontazione integrale e/o in stile parlamentare integrata con i formati video e testo; La pubblicazione delle dirette streaming sia su internet che su TV a circuito chiuso e degli indici multimediali su un portale internet La messa a disposizione degli indici audio/video/testo/voto per ogni oggetto discusso su database aperto di proprietà dell assemblea ai fini della pubblicazione integrata nelle banche dati previste dalla LR 1/2012; Attività Gestione transitoria per il 2015 dell affidamento esterno del servizio di resocontazione integrale delle sedute dell Assemblea e validazione delle attività sulla base delle valutazioni di conformità svolte dal servizio segreteria; Predisposizione dei capitolati tecnici per l acquisizione, tramite noleggio quinquennale, del nuovo sistema integrato digitale voto/video/voto/verbalizzazione e digitalizzazione dell aula consigliare e delle sale A e B delle commissioni Predisposizione dell affidamento del servizio di resocontazione e verbalizzazione in stile parlamentare per il quinquennio 2016/2020 Garantire assistenza in fase di gara Garantire l affiancamento alla fase di avviamento e test Coordinare, anche in via transitoria, la deregistrazione delle sedute in attesa dei nuovi impianti Accompagnare il collaudo del nuovo sistema di regia Organizzare il supporto manutentivo e i protocolli di assistenza in fase di gestione ordinaria; Rivedere l infrastruttura di rete dell aula e delle Sale A e B tramite l introduzione di una rete Wi-Fi protetta integrata con la rete regionale per permettere ai consiglieri il collegamento alla rete regionale durante le sedute Entro il 15/6/ studio valutazione impatto economico e diverse modalità di affidamento da punto di vista tecnico Entro il 31/7/ verifica compatibilità economiche e finanziarie e stesura capitolato Entro il 30/9/ Trasmissione capitolato a Intercenter per gara eseguito il 09/09/2015 PdA (Unità Funzionale ) v.3/2015 (22/10/2015) Pag. 8/0

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