PRIMO RENDICONTO DELL ATTIVITÀ E DELLO STATO DI AVANZAMENTO DEGLI OBIETTIVI PER L ANNO 2009

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1 SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO PRIMO RENDICONTO DELL ATTIVITÀ E DELLO STATO DI AVANZAMENTO DEGLI OBIETTIVI PER L ANNO 2009 PREMESSA...1 A. LA SITUAZIONE COMPLESSIVA DEL SIBA NEL B. LE ATTIVITÀ FISIOLOGICHE SVOLTE DAL SIBA NEL C. I NUOVI PROGETTI PREVISTI PER IL D. LO STATO DI REALIZZAZIONE DEGLI OBIETTIVI...3 E. LA REVISIONE DELLE POLITICHE DI SPESA PER LE RISORSE DOCUMENTALI...4 F. ATTIVITÁ NON PREVISTE SVOLTE NEL CORSO DEL PREMESSA In questa relazione, trasmessa all Amministrazione in ossequio a quanto previsto dall art. 14 comma 2 del Regolamento di Amministrazione, Finanza e Contabilità, si fornisce un primo resoconto dell attività svolta dal SiBA nel corso del 2009, con particolare riguardo agli obiettivi approvati dal Comitato Tecnico Scientifico nella seduta del 30 settembre 2008, in occasione della formulazione delle richieste di finanziamento per l anno successivo. E parso opportuno aprire la relazione con un cenno alla situazione complessiva in cui si trova ad operare il Sistema Bibliotecario, ai vincoli che condizionano la sua attività, e alle iniziative poste in essere per limitare, in quanto possibile, le conseguenze dello stato di difficoltà finanziaria in cui si trova l Ateneo. La valutazione dell attività svolta dal SiBA (e del relativo fabbisogno di risorse) non può prescindere dalla considerazione che la gestione di un sistema bibliotecario richiede un continuo aggiornamento delle tecniche, delle logiche economiche e dell organizzazione. La crescita delle risorse accessibili in via elettronica è stata solo la premessa per lo sviluppo di tecniche di accesso e di ricerca che stanno rivoluzionando i modi di fare lavoro scientifico, e incidendo profondamente anche sulla valutazione dei suoi risultati. A. LA SITUAZIONE COMPLESSIVA DEL SIBA NEL 2009 II SiBA, all interno della scelta strategica dell Ateneo di concentrazione fisica dei servizi in quattro biblioteche, ha costantemente perseguito una linea di razionalizzazione organizzativa e di risparmio di risorse umane e finanziarie attraverso - il raggiungimento di economie di scala mediante la cooperazione con altri atenei nei progetti di particolare onerosità e complessità quali ad esempio l automazione delle biblioteche - la sistematica analisi delle procedure e dei processi operativi e gestionali - la riduzione degli sprechi nei costi operativi. In vista di possibili restrizioni, nel 2009 il Sistema ha anche avviato una verifica delle acquisizioni di risorse documentali, di cui si riferisce al successivo punto E. La situazione relativa all organico del SiBA continua a presentare particolari elementi di criticità, venendo a determinarne in qualche misura una fragilità strutturale. Il numero di servizi ed attività che il Sistema Bi- Obiettivi SiBA 2009 Pagina 1 di 6

2 bliotecario di Ateneo è chiamato a svolgere per assicurare un livello adeguato di supporto alla didattica ed alla ricerca è aumentato nel tempo. In parallelo sono cresciuti nell ultimo quinquennio l articolazione e la complessità organizzativa e gestionale, sia sotto il profilo biblioteconomico e amministrativo contabile sia sotto quello informatico e tecnologico. Si ricordano le esigenze da tempo espresse dal Comitato Tecnico Scientifico del SiBA: - due nuove unità C/1 area biblioteche per le esigenze delle Biblioteche di Economia a Varese e Giurisprudenza a Como (richieste inoltrate all Amministrazione nel documento sull impatto per il Sistema Bibliotecario a seguito dello sdoppiamento sulle due sedi dei corsi di laurea delle due facoltà nel luglio 2006) - una unità D/1 area biblioteche per il SiBA sede di Varese per la gestione delle risorse elettroniche - una posizione di informatico (D/1 area tecnica, tecnico-scientifica ed elaborazione dati) per il SiBA sede di Como per la gestione dei servizi informativi a supporto del Sistema Bibliotecario (richieste inoltrate all Amministrazione nella ricognizione esigenze di personale 2004 e nel piano di sviluppo per il Sistema Bibliotecario di Ateneo del marzo 2005) - una unità C/1 area amministrativa per le esigenze del SiBA presso la sede di Varese per la gestione amministrativo contabile del centro. Purtroppo la situazione complessiva dell Ateneo e situazioni specifiche non hanno consentito che queste esigenze fossero soddisfatte: al Sistema Bibliotecario non è stata assegnata alcuna nuova unità in organico e si è ancora in attesa di copertura di una posizione di amministrativo vacante dall aprile 2004 (1 unità B/3 area amministrativa). La situazione si sta facendo critica, e potenzialmente pericolosa: in presenza di numeri ridotti in termini assoluti, il funzionamento di aree vitali del sistema può essere compromesso anche dall assenza di una sola persona. Si auspica che, pur nel difficile quadro generale, sia possibile provvedere ad un potenziamento dell organico, in particolare per quanto riguarda la posizione di profilo informatico e quella di profilo bibliotecario per la gestione delle risorse elettroniche. Alle criticità evidenziate riguardo all organico, si sono aggiunti nel corso dell anno eventi imprevisti la cui gestione ha portato ad un aggravio dei carichi di lavoro per l intero Sistema Bibliotecario. In particolare si fa riferimento ai nuovi danni subiti dal patrimonio bibliografico della Biblioteca di Giurisprudenza ed ai ricorrenti problemi di ordine logistico nelle strutture di Via Oriani a Como e Via Monte Generoso a Varese. B. LE ATTIVITÀ FISIOLOGICHE SVOLTE DAL SIBA NEL mantenimento e gestione dei servizi già offerti - portale InsuBRE per l accesso alle risorse documentarie in formato elettronico e alle informazioni bibliografiche - servizio di automazione autenticazione postazioni al pubblico - automazione dei servizi di biblioteca attraverso l applicativo ALEPH - sistema informativo per la gestione, la valutazione ed il monitoraggio dei servizi - mantenimento delle collezioni documentarie su supporto cartaceo e delle collezioni speciali (materiale audiovisivo e carte geografiche) - institutional repository attraverso la piattaforma Open Archive Initiative per la conservazione e pubblicazione on line delle tesi di dottorato Obiettivi SiBA 2009 Pagina 2 di 6

3 - servizi di supporto per il diritto allo studio (ISU) 2. potenziamento di servizi - nuove risorse elettroniche (in linea e attraverso Tatoo) - iniziative destinate a facilitare agli utenti disabili l utilizzo dei servizi e delle risorse documentarie cartacee ed elettroniche, e supporto alle iniziative del Servizio Disabili - attività di formazione - dell utenza attraverso corsi differenziati sull utilizzo dei servizi e delle risorse documentarie disponibili in formato cartaceo ed elettronico - del personale SiBA 3. partecipazione a progetti e consorzi nazionali ed internazionali (ITALE, IGeLU, ACNP, CdU-CILEA, Progetto MICHAEL, ESSPER) 4. servizi ad altre strutture dell Ateneo, e ad enti esterni in base a convenzione: - assistenza tecnica e biblioteconomica per l utilizzo di ALEPH al personale del Centro Internazionale di Ricerca per le Storie Locali e le Diversità Culturali - attività di supporto alle iniziative promosse dal Servizio Disabili - attività di supporto alle iniziative promosse dal Comitato Pari Opportunità - fornitura di servizi di biblioteca e accesso alle risorse elettroniche per l utenza ospedaliera, nell ambito della convenzione triennale con l Azienda Ospedaliera Ospedale di Circolo - acquisto materiale bibliografico per i dipartimenti e altre strutture dell Ateneo (se compatibile con le risorse umane disponibili). C. I NUOVI PROGETTI PREVISTI PER IL realizzazione del servizio Audio in tatoo AtATOO per trasferire e rendere accessibili in Rete di A- teneo i CD/DVD multimediali allegati a monografie posseduti dalle biblioteche, in modo da renderli fruibili dagli utenti da qualsiasi postazione all interno dell Ateneo, nel rispetto delle leggi sul copyright. 2. realizzazione di un servizio di ticketing attraverso un sistema che permette lo smistamento delle richieste di assistenza, mediante l assegnazione di un ID univoco e uno status di processo ad ogni chiamata aperta. La richiesta, inserita in modo automatizzato in un apposito database, potrà essere gestita dai tecnici informatici SiBA riducendo al minimo i tempi di intervento, in modo da fornire un servizio più preciso e puntuale. 3. realizzazione (nel quadro del piano formativo di Ateneo e quindi subordinatamente al parere dell Amministrazione) del progetto di formazione rivolto al personale tecnico-amministrativo dell Ateneo, mirato a sviluppare la conoscenza delle fonti informative giuridiche ed economiche accessibili attraverso il SiBA. Il progetto interessa le diverse aree dell Amministrazione Centrale, i Centri Servizi e le strutture di Didattica e di Ricerca (Facoltà e Dipartimenti) D. LO STATO DI REALIZZAZIONE DEGLI OBIETTIVI I nuovi obiettivi previsti per il 2009 sono stati sostanzialmente raggiunti o lo saranno entro l anno, ad eccezione di uno che è stato sospeso solo in parte per cause dipendenti dal SiBA: - la predisposizione di informazioni sulla accessibilità dei locali nelle pagine informative delle biblioteche sul sito d Ateneo è in attesa del completamento dell indagine conoscitiva sull accessibilità delle struttu- Obiettivi SiBA 2009 Pagina 3 di 6

4 re portata avanti dal Servizio Disabili (progetto specifico all interno del più ampio servizio di assistenza all utenza con disabilità). Il nuovo servizio di ticketing - per cui era inizialmente prevista l applicazione nel solo ambito dei servizi di assistenza informatica da parte del SiBA al proprio personale è stato ampliato per essere esteso alla gestione di tutti i servizi di assistenza del SiBA all utenza. La fase di sperimentazione inizierà con il prossimo mese di ottobre ed è prevedibile che il servizio sia attivo entro l anno. L obiettivo mantenimento e gestione dell automazione dei servizi di biblioteca attraverso l applicativo ALEPH, è stato integrato con la realizzazione di due nuove funzionalità rivolte a migliorare il servizio all utenza. Dal mese di marzo è stata inoltre resa disponibile un interfaccia di accesso al Catalogo d Ateneo in lingua inglese per facilitarne l utilizzo da parte della comunità scientifica non di lingua italiana e dell utenza studentesca partecipante ai progetti di internazionalizzazione. Dal mese di aprile il Catalogo in linea è stato arricchito con il collegamento a Google Ricerca Libri, attraverso cui è possibile direttamente dal record bibliografico del volume posseduto dalle biblioteche accedere ad informazioni aggiuntive quali, l immagine della copertina, abstract, indici, digitalizzazioni di pagine d'esempio, recensioni, suggerimenti di titoli simili, citazioni etc. L obiettivo mantenimento di un sistema informativo per la gestione, la valutazione ed il monitoraggio dei servizi è stato integrato con i contenuti derivati dall implementazione del sistema informativo previsto nel contratto d appalto della fornitura di servizi integrati per la didattica - Lotto 2 (Biblioteche) attraverso cui vengono rilevati i dati riferiti alle presenze giornaliere nelle biblioteca, nonché l occupazione dei posti di lettura nelle diverse fasce orarie. E. LA REVISIONE DELLE POLITICHE DI SPESA PER LE RISORSE DOCUMENTALI Il Comitato Tecnico Scientifico del SiBA ha ritenuto di dover anticipare l impatto di prevedibili restrizioni nelle disponibilità finanziarie, avviando un riesame delle politiche di sviluppo delle collezioni e alla definizione di linee guida condivise attraverso cui operare una razionalizzazione della spesa destinata alle risorse documentarie, sia in formato cartaceo che elettronico. Di concerto con i Consigli Scientifici delle Biblioteche, a partire dallo scorso marzo sono state riesaminate le diverse collezioni documentali (riviste elettroniche e cartacee, banche dati, etc.) per verificare - se le esigenze di ricerca e didattica per cui le risorse sono state acquisite siano ancora attuali - il rapporto fra spesa sostenuta per l'acquisizione della risorsa e suo effettivo utilizzo (desumibile dalle statistiche d'uso disponibili) - l esistenza di possibili soluzioni alternative per l accesso ai contenuti informativi. Il processo di analisi dovrebbe essere completato entro il prossimo mese di novembre ma già ora ha permesso di identificare alcune risorse di minor utilizzo, la cui perdita dovrebbe avere quindi un impatto minore per le esigenze della didattica e la ricerca. Per queste risorse si procederà alla dismissione con l inizio del Obiettivi SiBA 2009 Pagina 4 di 6

5 F. ATTIVITÁ NON PREVISTE SVOLTE NEL CORSO DEL 2009 Il SiBA ha concluso o conta di concludere entro l anno diverse attività che non potevano essere previste in fase di definizione degli obiettivi nel settembre 2008: - stesura del capitolato speciale d appalto, nell ambito del nuovo Accordo interateneo per la gestione della gara per la fornitura di periodici italiani e stranieri per il prossimo triennio. Gli Atenei partecipanti sono: Politecnico di Milano, Università di Siena, Università dell Insubria, Università di Milano Bicocca, Università IUAV di Venezia, Università di Bergamo - presidenza (assegnata al Direttore) del Comitato Tecnico di gestione dell Accordo interateneo per la fornitura di periodici in abbonamento italiani e stranieri per il prossimo triennio, che vede coinvolte 6 università - analisi per la riorganizzazione del processo gestionale acquisto periodici sia sotto il profilo del flusso di lavoro richiesto al personale bibliotecario che sotto quello amministrativo-contabile. La nuova prassi verrà applicata a partire da gennaio attivazione e gestione del nuovo servizio rivolto agli studenti della Facoltà di Giurisprudenza Varese per la consegna di libri richiesti in prestito alle biblioteche presso la sede del Corso di Laurea in Via Ravasi - partecipazione alla nuova indagine sulla Rilevazione dei prezzi relativi a beni e servizi per le Pubbliche Amministrazioni promossa dal Ministero dell Economia e delle Finanze, in collaborazione con l ISTAT, che vede coinvolto un campione di circa 600 PP.AA. - partecipazione al gruppo di lavoro dell Ateneo per la gestione della fornitura per la gara per l appalto quinquennale per il servizi integrati per gli edifici universitari - coordinamento delle attività di tutte le strutture di Ateneo coinvolte, e gestione dei rapporti con Fondazione CRUI per la partecipazione di Insubria al Progetto Servizio Civile promosso dalla Fondazione. Il progetto, avviato nell aprile dello scorso, ha visto l approvazione del progetto Socializziamo la disabilità che coinvolge il Servizio Disabili d Ateneo. Il progetto entrerà nella fase esecutiva con il mese di ottobre - partecipazione al Progetto Good Practice 2009 Laboratorio Sperimentale Sistemi Bibliotecari di A- teneo - partecipazione al Bando per la realizzazione di interventi in materia di Biblioteche di enti locali o di interesse locale anno 2009 pubblicato dalla Regione Lombardia (l.r. 14 dicembre 1985, n. 81) finalizzato al cofinanziamento di interventi per la diffusione e il potenziamento dei servizi bibliotecari di enti locali o di interesse locale, per l area C Formazione (interventi che riguardano attività di progettazione, organizzazione e realizzazione di corsi e seminari di aggiornamento e riqualificazione professionale destinati al personale in servizio) con un progetto presentato in partnership con Politecnico di Milano (soggetto proponente). - predisposizione di una bozza di convenzione per la fornitura di servizi bibliotecari al personale ricercatore della Fondazione Istituto Insubrico Ricerca per la Vita. La convenzione, di durata triennale, è stata stipulata lo scorso 26 febbraio Obiettivi SiBA 2009 Pagina 5 di 6

6 - predisposizione della documentazione a corredo per il progetto della nuova sede della Biblioteca di Medicina e Scienze presso il Padiglione Seppilli presentato nell ambito dell Accordo Quadro di Sviluppo Territoriale (ai sensi della l.r. 14 marzo 2003, n.2) per la provincia di Varese cui partecipa l Ateneo, stipulato lo scorso 1 luglio. - riorganizzazione di spazi e servizi della Biblioteca di Scienze Como, che condivide la sede con la biblioteca del Polo di Como del Politecnico di Milano. Obiettivi SiBA 2009 Pagina 6 di 6