Ministero degli Affari Esteri

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1 Ministero degli Affari Esteri CSFD (CENTRO SERVIZI FIRMA DIGITALE) Applicativo FIRMA Manuale utente Pag. 1

2 1. INTRODUZIONE INTERFACCIA UTENTE ACCESSO ALLA PROCEDURA PROCEDURA DI AUTENTICAZIONE DESCRIZIONE DELLE FUNZIONI FIRMA DOCUMENTI VISUALIZZAZIONE E FIRMA (O RIFIUTO) DI UN SINGOLO DOCUMENTO FIRMA DIGITALE DI UN SINGOLO DOCUMENTO RIFIUTO DI UN DOCUMENTO FIRMA MASSIVA DI DOCUMENTI INSERIMENTO DI ALLEGATI VISUALIZZAZIONE DETTAGLIO DELL INVIO DI DOCUMENTI AD ENTI ESTERNI AL MAECI VISUALIZZAZIONE DEL DETTAGLIO DELL ITER DI FIRMA/RIFIUTO/VISTO DEI DOCUMENTI. 19 Pag. 2

3 1. INTRODUZIONE L applicativo FIRMA costituisce uno dei moduli del portale CSFD (CENTRO SERVIZI FIRMA DIGITALE). Esso permette al personale abilitato di apporre la firma digitale, o il rifiuto, ai documenti pervenuti al CSFD. La procedura è centralizzata: tanto l applicativo software che la base dati risiedono presso l Amministrazione Centrale su di un server dedicato a cui possono accedere le Sedi all estero, tramite RIPA, e gli Uffici Centrali, ognuno per le funzioni di competenza. La riservatezza dei dati è garantita da un apposita procedura di identificazione, che consente a ogni utente collegato di operare unicamente sulle funzioni e i dati di propria competenza. Pag. 3

4 2. INTERFACCIA UTENTE L interfaccia utente adottata per la procedura di contabilità è stata realizzata tenendo conto il più possibile degli standard in uso in ambiente internet. Per consentire all utente, qualunque sia la sua familiarità con tale ambiente, un uso agevole e immediato delle funzioni che realizzano la procedura, si fornisce, nel seguito, una breve descrizione degli oggetti utilizzati nei singoli pannelli per l'immissione/visualizzazione dei dati e delle relative modalità di utilizzo. Lista di Selezione Lista di Selezione. Consente di visualizzare l'elenco dei valori significativi per il dato e di selezionare quello voluto. Casella di testo. Consente la digitazione del dato. Bottone di selezione. Consente di selezionare, in alternativa, uno solo dei dati associati ai diversi bottoni. In alcuni casi al bottone di selezione è associata un ulteriore informazione da selezionare o da digitare. In tali casi, la lista di selezione o la casella di testo saranno abilitate solo previa selezione del bottone corrispondente. Casella di selezione. Consente di selezionare il dato corrispondente. Pag. 4

5 3. ACCESSO ALLA PROCEDURA Il collegamento al portale CSFD è disponibile sulla Extranet/Intranet del MAECI. Lo schermo visualizzato a fronte del collegamento al sito, di seguito riportato, consente di effettuare il login per l accesso all applicativo. Per accedere è necessario inserire la propria smart card nel lettore, selezionare il tasto Accedi, e digitare il pin personale. Nella pagina della Extranet/Intranet MAECI per l accesso all applicativo, sono disponibili anche le informazioni/comunicazioni relative a eventuali implementazioni del programma. 3.1 PROCEDURA DI AUTENTICAZIONE Successivamente alla selezione del tasto Accedi fornita dall utente verrà, visualizzata la seguente schermata per l inserimento del pin di accesso alla smart card: Pag. 5

6 Dopo l inserimento del pin e il clic sul tasto OK, verrà visualizzata la maschera per la selezione delle credenziali per firmare, nella quale è necessario scegliere l opzione Firma_CNS Credenziale di firma e premere il tasto Firma. In seguito viene visualizzata la schermata per l immissione del pin di firma e la conferma dell operazione mediante la selezione del tasto OK. Pag. 6

7 Al termine dell autenticazione, l utente accede direttamente alla pagina che riporta, nel corpo centrale, la lista dei documenti che risultano attualmente alla sua firma. Pag. 7

8 4. DESCRIZIONE DELLE FUNZIONI Superato il controllo smart card/pin, l utente accede direttamente alla funzione Firma documenti, che riporta la lista dei documenti da firmare, trasmessi al CSFD nell intervallo di tempo compreso tra 1 gennaio dell anno corrente e la data odierna. Tali documenti possono essere firmati digitalmente, o respinti tramite l operazione di rifiuto. E possibile personalizzare l ordinamento dei dati visualizzati eseguendo un clic sull intestazione della colonna di interesse. La funzione è disponibile per tutte le colonne presenti. La funzione Firma documenti è accessibile dalla testata di tutte le pagine dell applicativo, da dove è possibile, inoltre, accedere anche alla funzione Ricerca documenti. Tutte le pagine dell applicativo riportano in testata anche i dati relativi all utente connesso (nome, cognome, ufficio/sede estera di appartenenza), e la possibilità di disconnettersi tramite Logout. Ogni pagina dell applicativo visualizza inoltre l interfaccia di notifica di JAVA di seguito riportata, che visualizza in tempo reale le operazioni eseguite sul computer con la smart card (accesso al dispositivo, esecuzione della firma, elaborazioni). Si sottolinea che tali notifiche non indicano la conclusione della firma digitale. Pag. 8

9 I messaggi relativi alla corretta conclusione della firma digitale, o del rifiuto, sono sempre riportati nella testata delle pagine: 4.1 FIRMA DOCUMENTI La funzione permette di apporre la firma digitale ai documenti pervenuti al CSFD e presenti nella inbox di firma dell utente autenticato. Tali documenti sono visualizzati in un apposita lista (fig.1), che riporta sia quelli relativi alla sede estera/ufficio di appartenenza, che quelli relativi ad altri uffici/sede estere presso le quali l utente era assegnato in precedenza. E possibile personalizzare l ordinamento dei dati visualizzati eseguendo un clic sull intestazione della colonna di interesse. La funzione è disponibile per tutte le colonne presenti. Risultano disponibili due diverse modalità di firma: - una procedura per firmare un singolo documento, che ne permette la visualizzazione, e la firma digitale, o il rifiuto. - una procedura di firma massiva di uno più documenti precedentemente selezionati. Fig.1 Pag. 9

10 Per ogni riga di dettaglio della lista sono visualizzate le seguenti informazioni sintetiche, relative al documento oggetto del flusso telematico di trasmissione verso il CSFD, ed è data la possibilità di accesso alle altre funzioni che risultano disponibili: Campo Tipo documento: descrizione della tipologia del documento da firmare. Campo Ufficio Mittente: descrizione della sede estera/ufficio che ha trasmesso al CSFD il documento. Campo Data invio documento: data, compresa nell intervallo di tempo tra 1 gennaio dell anno corrente e la data odierna, in cui il documento è stato inviato alla firma. Dati Identificativi documento: stringa riportante i dati identificativi del documento oggetto del flusso telematico. Campo Stato Documento: ultimo stato di firma del documento oggetto del flusso telematico. Campo Visto: informazione relativa a un eventuale preventiva apposizione di visto, per accettazione o rifiuto, da parte di un utente non firmatario. Campo Opzioni: icona che permette l accesso alla funzione di visualizzazione e firma (o di rifiuto) di un singolo documento. Campo Allegati: icona che permette l accesso alla funzione di inserimento di allegati. Campo Iter: icona che permette di accedere alla funzione di visualizzazione dell iter di firma digitale, rifiuto, o visto, a cui è stato soggetto il documento. Campo Altro Formato: icona permette l accesso alla funzione di visualizzazione di documenti con formato differente dal pdf. Campo Enti: icona che permette di accedere alla funzione che evidenzia la richiesta e l esito di invio dei documenti a Enti Esterni, ove previsto. Campo di selezione multipla, o singola, dei documenti per apposizione di firma massiva. Pag. 10

11 4.1.1 VISUALIZZAZIONE E FIRMA DIGITALE (O RIFIUTO) DI UN SINGOLO DOCUMENTO La funzione permette la visualizzazione e l apposizione della firma digitale, o del rifiuto, ad un singolo documento. La funzione è fruibile selezionando la relativa icona, che rimanda alla schermata dalla quale è possibile consultare il documento e procedere nella sua firma digitale (opzione selezionata automaticamente), o nel suo rifiuto. Pag. 11

12 Firma Digitale di un singolo documento Per apporre la firma digitale al documento visualizzato nella pagina selezionare l opzione Firma, e premere il tasto Conferma. N.B. Durante l esecuzione della firma digitale l interfaccia di notifica di JAVA visualizzerà, in tempo reale, le operazioni eseguite con la smart card (accesso al dispositivo, firma in corso, operazione di firma ultimata), che NON indicano la corretta conclusione della firma digitale. Successivamente alla conferma dell operazione fornita dall utente verrà visualizzata la seguente schermata per l inserimento del pin di accesso alla smart card: Dopo l inserimento del pin e la selezione del tasto OK verrà visualizzata la maschera per la selezione delle credenziali per firmare, nella quale è necessario scegliere l opzione Firma_CNS Credenziale di firma e premere il tasto Firma. Pag. 12

13 Successivamente viene visualizzata la schermata per l immissione del pin di firma e la conferma dell operazione mediante la selezione del tasto OK. La firma digitale risulterà correttamente conclusa solo quando viene visualizzato, nella testata della pagina, il messaggio Operazione di firma correttamente eseguita: Il seguente messaggio visualizzato nell interfaccia di notifica di Java, quindi, non indica la corretta conclusione della firma digitale. Pag. 13

14 Rifiuto di un documento Per apporre il rifiuto al documento visualizzato nella pagina selezionare l opzione Rifiuta, e premere il tasto Conferma. Successivamente alla conferma dell operazione fornita dall utente verrà visualizzato, nella testata della pagina, il messaggio Operazione di rifiuto correttamente eseguita indicante la conclusione positiva dell operazione. Pag. 14

15 4.1.2 FIRMA MASSIVA DI DOCUMENTI La funzione permette l apposizione della firma digitale a uno o più documenti presenti nella lista scelti tramite la casella di selezione riportata in ogni riga di dettaglio. E inoltre disponibile, nell intestazione della colonna, una casella per la selezione di tutti i documenti presenti nella lista. La selezione di uno o più documenti attiva la visualizzazione del tasto per l apposizione della firma digitale: Dopo la selezione dei documenti, la pressione del tasto Firma Selezionati avvia il processo di firma digitale. Successivamente alla conferma dell operazione fornita dall utente verrà visualizzata la seguente schermata per l inserimento del pin di accesso alla smart card: Pag. 15

16 Dopo l inserimento del pin e la selezione del tasto OK verrà visualizzata la maschera per la selezione delle credenziali per firmare, nella quale è necessario scegliere l opzione Firma_CNS Credenziale di firma e premere il tasto Firma. La selezione del tasto Firma attiva il processo che esegue, in sequenza, la firma dei documenti selezionati. Alla conclusione della firma digitale nella testata della pagina è visualizzato il seguente messaggio indicante la conclusione positiva dell operazione. Pag. 16

17 4.1.3 INSERIMENTO DI ALLEGATI La funzione consente di inserire degli allegati contenenti elementi integrativi relativi al documento destinato alla firma digitale. L inserimento è possibile sia per i documenti da firmare, che per i documenti firmati. I files da allegare devono essere stati precedentemente digitalizzati (tramite uno scanner) e memorizzati su un qualsiasi supporto di memorizzazione (Ad esempio sull hard disk del proprio computer). L accesso alla funzione è disponibile selezionando la relativa icona, la cui selezione rimanda alla seguente schermata: Per selezionare il file da inserire, premere il tasto Sfoglia per ricercarlo sul computer, eseguirne la selezione, e premere il tasto Apri. Pag. 17

18 Il campo Descrizione allegato rende possibile l inserimento di una breve descrizione dell allegato che si sta inserendo, da immettere prima di concludere l operazione che avviene premendo il tasto Allega. Al termine dell inserimento viene visualizzata una schermata riportante, nel corpo centrale, una griglia che contiene una riga di dettaglio per ogni allegato inserito. Per ogni riga di dettaglio sono visualizzate una serie di informazioni sintetiche relative all allegato, ed è possibile accedere alle funzioni di visualizzazione dello stesso, o alla sua eliminazione. Si elencano di seguito le informazioni riportate per ogni riga di dettaglio: Campo Allegato n : numero di progressivo dell allegato inserito. Campo Data Inserimento: data di inserimento dell allegato. Campo Livello firma: livello di firma per il quale è stato inserito l allegato. Campo Descrizione: Descrizione che è stata inserita per l allegato. Campo Estensione file: Estensione dell allegato inserito. Campo Apri: icona che permette la visualizzazione dell allegato. Campo Elimina: icona che permette l eliminazione dell allegato. Pag. 18

19 L inserimento di almeno un allegato determina la variazione dell icona di accesso alla funzione di inserimento degli stessi, che assume il colore giallo VISUALIZZAZIONE DEL DETTAGLIO DELL ITER DI FIRMA/RIFIUTO/VISTO DEI DOCUMENTI La funzione, accessibile selezionando l icona, rimanda alla schermata di seguito riportata, che visualizza cronologicamente l iter relativo ai visti, alle firme digitali, e ai rifiuti a cui è stato sottoposto il documento: A selezione avvenuta, l utente è automaticamente ridirezionato sulla pagina che riporta il dettaglio dell iter di firma/visto a cui risulta essere stato sottoposto il documento: 4.4 VISUALIZZAZIONE DI DOCUMENTI CON ALTRO FORMATO La funzione, accessibile selezionando l icona, permette la visualizzazione dei documenti pervenuti al CSFD aventi un formato informatico che non ne consente la lettura dei dati (ad esempio i rendiconti che Corte dei Conti richiede in formato xml). L icona di visualizzazione risulta disponibile esclusivamente per tale tipologia di documenti. Pag. 19

20 4.1.5 VISUALIZZAZIONE DETTAGLIO DELL INVIO DI DOCUMENTI AD ENTI ESTERNI AL MAECI La funzione, accessibile selezionando l icona, evidenzia la richiesta e l esito di invio dei documenti che risultano aver ultimato l iter di firma presso il MAECI, ad Enti Esterni (Ad esempio l invio dei rendiconti a Corte dei Conti). A selezione avvenuta, l utente è automaticamente ridirezionato sulla pagina che riporta il dettaglio dell invio verso l ente esterno: 4.2 RICERCA DOCUMENTI La funzione, accessibile da ogni pagina dell applicativo FIRMA mediante selezione del tasto disponibile in testata, permette di interrogare i documenti presenti nel CSFD che risultano alla firma dell utente autenticato, o da lui firmati. Risultano interrogabili sia i documenti relativi alla sede estera/ufficio di attuale appartenenza, che quelli relativi ad altri uffici/sede estere presso le quali l utente era assegnato in precedenza. La selezione del tasto Ricerca documenti permette l accesso alla pagina di ricerca. Da tale pagina, dopo aver selezionato tra i documenti firmati dall utente, o alla sua firma, è possibile valorizzare i parametri disponibili ed eseguire una ricerca tra i documenti presenti nel sistema: Pag. 20

21 I parametri di ricerca disponibili sono i seguenti: Selezione Area: Lista di selezione che permette la ricerca dei documenti relativi a una specifica area di appartenenza, quali il bilancio di sede, la contabilità attiva, l inventario dei beni delle sedi, etc. La selezione di un valore pre-imposta i valori presentati nella lista di selezione Tipologia documento. Tipologia documento: Lista di selezione che permette la ricerca dei documenti specifici di un area di appartenenza. Pag. 21

22 Nel caso di precedente selezione di un valore dalla lista Selezione Area, i valori visualizzati nella lista di selezione Tipologia documento sono pre-caricati con i documenti pertinenti all area di appartenenza selezionata. Sede/Ufficio: Bottone di selezione che permette la scelta delle sedi estere/uffici note al sistema informativo. La selezione di un valore permette la visualizzazione dei documenti che risultano trasmessi al CSFD dalla sede estera/ufficio selezionata. Per le sedi estere è prevista esclusivamente la possibilità di visualizzare i documenti trasmessi al CSFD da esse stesse. Pag. 22

23 Stato documento: Lista di selezione che permette di selezionare gli stati di firma previsti per i documenti trasmessi al CSFD. Stato Visto (disponibile per i soli documenti da firmare): Lista di selezione che permette di selezionare gli stati di visto previsti per i documenti trasmessi al CSFD. Intervallo temporale: Intervallo temporale compreso tra le date inserite nei campi Periodo dal: e al:. Entrambi i campi sono valorizzabili o inserendo manualmente la data, o selezionandola da un apposito calendario visualizzato eseguendo il clic sul campo stesso. Il campo Periodo dal è valorizzato automaticamente al 1 gennaio dell anno corrente. Il campo al è valorizzato automaticamente alla data odierna. Pag. 23

24 Compatibilmente ai criteri valorizzati (fig.1) viene effettuata una ricerca dei documenti esaurienti la richiesta e ne viene visualizzato il risultato in una lista analoga a quella prospettata dalla funzione Firma documenti, ma opportunamente filtrata in base ai parametri valorizzati (fig2). Fig.1 Fig.2 Le righe di dettaglio visualizzate vengono prospettate con le stesse modalità già illustrate per la funzione Firma documenti. Pag. 24