Gli eventi nella comunicazione

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Geraldo Gasparini
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1 Gli eventi nella comunicazione Cosa è l evento: l evento nella sua essenza e realizzazione Dott. Mauro Facondo Consulenza e Formazione Marketing, comunicazione, relazioni pubbliche e strategia sui media digitali

2 L evento più splendido del mondo può essere quasi inutile se non risponde ad un bisogno o non stimola l interesse del pubblico. Anonimo 2

3 Premessa Eventi nella politica di immagine: Inquadriamo insieme il tutto Entertainmen t Enterpris e Excitemen t 3

4 Premessa 4

5 Eventi nella politica di immagine 5

COMUNICAZIONE DI MARKETING afferma una posizione nella società SISTEMA DI IDENTIFICAZIONE afferma uno stile: l immagine COMUNICAZIONE DI APPARTENENZA fa condividere valori e interessi

6 COMUNICAZIONE DI MARKETING afferma una posizione nella società SISTEMA DI IDENTIFICAZIONE afferma uno stile: l immagine COMUNICAZIONE DI APPARTENENZA fa condividere valori e interessi COMUNICAZIONE DI SERVIZIO può essere un servizio per il pubblico SISTEMA DI ASCOLTO è un occasione di scambio di informazioni: il feedback COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA è un microcosmo organizzativo 6

7 Mauro Facondo infografica realizzata con il tool 7

8 Esperienza Sense - estetica: stimolazioni polisensoriali). Feel - affettiva: (emozioni). Think - cognitiva: che coinvolge la ragione. Act - fisica. Relate - relazionale tra individui. 8

9 Un evento deve 1.essere coerente con i valori dell impresa e con le esigenze del pubblico, 2.essere coerente con le altre forme di comunicazione ed eventi in programma, 3.stimolare nel pubblico emozioni positive ed esperienze cognitive e relazionali. 9

10 politica di comunicazione cultura obiettivi altri eventi dell istituzione altre comunicazioni dell istituzione 10

11 Nella realizzazione di un evento possono essere coinvolti sponsor o partner, fornitori di servizi e materiali, istituzioni locali o nazionali, strutture di accoglienza. 11

12 Principali stakeholder 1. Quelli che operano all'interno della struttura organizzatrice. 2. Gli enti promotori. 3. Gli eventuali sponsor o partner. 4. I fornitori di prodotti e di servizi. 5. I mezzi di comunicazione di massa. 6. Le istituzioni. 7. Le strutture di accoglienza. 12

13 Eventi che riguardano la vita della comunità che riguardano l impresa (o istituzione) a sostegno delle strategie di mkt e comunicazione cfr dispense 13

14 Mauro Facondo 14

15 Mauro Facondo 15

16 La pianificazione Fase 0 Nascita idea Analisi contesto e situazione. Fase 1 Individuazione pubblici, definizione obiettivi Fase 2-3 Definizione idea Fase 4 Approvazione budget - Organizzazione - Defin. strategie e media Fase 5 Fase 6-7 Controllo Fase 8 16

17 1. Analisi del contesto e della situazione. 2. Individuazione dei pubblici 3. Definizione degli obiettivi 4. Ideazione dell evento. 5. Approntamento degli strumenti 6. Programmazione delle attività operative 7. Strategie di comunicazione 8. Verifica dei risultati 17

18 Le fasi di pianificazione di un evento Nascita idea - Analisi contesto e situazione Individuazione pubblici Definizione degli obiettivi Definizione idea Approntamento degli strumenti Programmazione delle attività operative Formulazione delle strategie di comunicazione Controllo Mauro Facondo 18

19 Analisi contesto e situazione. Fase 1 1. Ci sono le condizioni per proporre l evento? 2. Esistono difficoltà di tipo culturale, politico? 3. L evento esprime i valori dell impresa? 4. L evento risponde ai bisogni del pubblico? 5. Quale sarà l interesse della stampa? 6. Ci sono esempi di eventi simili? 7. La spesa è prevista nel budget? 19

20 L analisi deve fornire informazioni sul contesto sociale, sul momento storico e sull eventuale esistenza contemporanea di altri eventi che possono distogliere l attenzione del pubblico. Lo studio sul contesto sociale deve individuare i bisogni della popolazione, o di uno o più segmenti di pubblico, e verificare quanto l evento sia compatibile con quei bisogni. 20

21 Individuazione pubblici, definizione obiettivi Fase il pubblico (a chi). 2. L obiettivo (perché). 3. Il luogo (dove). 4. Il periodo e la durata (quando). 5. Le sinergie (con chi). 21

22 L obiettivo finale dell evento deve essere il riferimento costante di ogni singola azione. Può essere un obiettivo scientifico, artistico, sociale, religioso, politico, commerciale, o possono coesistere più obiettivi. 22

Nascita idea - Analisi contesto e situazione Individuazione pubblici

II pubblico (a chi) Partecipanti Soggetti siociali che possono

(dove) Il periodo e la durata (quando) Obiettivo specifico?

azienda/istituzione e con i tempi di programmazione?

evento (processo creativo- brainstorming interno al team o a un

23 Nascita idea - Analisi contesto e situazione Individuazione pubblici Definizione degli obiettivi Definizione idea Ci sono le condizioni per proporre l evento? Esistono difficoltà di tipo culturale, politico? L evento esprime i valori dell impresa? L evento risponde ai bisogni del pubblico? II pubblico (a chi) Partecipanti Soggetti siociali che possono incidere sul successo dell evento L obiettivo (perché) Il luogo (dove) Il periodo e la durata (quando) Obiettivo specifico? (scientifico, artistico, sociale, religioso, politico, commerciale,) Più obiettivi coesistenti? Quali le correlazioni degli obiettivi con gli altri progetti dell azienda/istituzione e con i tempi di programmazione? Ideazione dell evento Definizione dei contenuti e della forma dell evento (processo creativo- brainstorming interno al team o a un agenzia, con particolare cura nel breafing al settore creativo ) Creazione dell immagine Quale sarà l interesse della Le sinergie (con chi) stampa? Ci sono esempi di eventi simili? La spesa è prevista nel budget? Informazioni sul contesto sociale e momento storico Mauro Facondo

strutture narrative discorsive la superficie dei segni Definizione idea Fase 0-4 livello figurativo tempi, spazi, attori il racconto livello tematico i valori

24 strutture narrative discorsive la superficie dei segni Definizione idea Fase 0-4 livello figurativo tempi, spazi, attori il racconto livello tematico i valori si organizzano in tema ruoli attanziali: sintassi narrativa Sintassi fondamentale sistema di valori che fondano l identità dell evento Semantica fondamentale 24

25 OBIETTIVI VALORI PUBBLICO Profilo sociodemografico Stile di vita Esigenze e interessi MESSAGGIO TEMA ELEMENTI FORMALI Disegno dello spazio Codice cromatico Musica TITOLO Struttura relazionale Tono 25

26 Disposizione strumenti Fase 5 Stabilire le risorse di cui disporre per il progetto: personale, budget, attrezzature, spazi operativi, assistenza tecnica, servizi esterni, produzione di oggetti. 26

27 Programmazione attività operative Fase 6 1. Esame del luogo 2. Definizione delle date 3. Formazione del team del progetto 4. Assegnazione dei compiti 5. Programmazione attività operative 6. Piano economico-finanziario. 27

28 evento A B C A1 A2 A3 B1 B2 B3 C1 C2 C3 D D1 D2 D3 28

29 Formulazione strategie comunicazione Fase 7 Le strategie di comunicazione investono generalmente più settori ed è necessaria una perfetta coordinazione. Bisognerà dare informazioni all esterno e all interno, creare un immagine dell evento, far capire la qualità dei suoi contenuti, indurre alla partecipazione. 29

30 Verifica risultati Fase 8 La verifica deve permettere di eliminare gli errori e di perfezionare l organizzazione di eventi futuri. 30

Approntamento degli strumenti Programmazione delle attività operative Formulazione delle strategie di comunicazione Controllo Definizione delle

quando, come e perché). Diffusione delle informazioni all esterno e all interno dell impresa/ente Creazione dell immagine Verifica dei risultati.

Definizione e realizzazione di la verifica deve permettere di azioni e strumenti di promozione eliminare gli errori e di dell evento, online e

31 Approntamento degli strumenti Programmazione delle attività operative Formulazione delle strategie di comunicazione Controllo Definizione delle risorse: budget personale attrezzature, spazi operativi, Scelta del luogo e del periodo Assegnazione dei compiti (chi deve fare che cosa, dove, quando, come e perché). Diffusione delle informazioni all esterno e all interno dell impresa/ente Creazione dell immagine Verifica dei risultati. Monitoraggio azione Determinazione efficacia assistenza tecnica, servizi dell evento Fondamentale: esterni, produzione oggetti. Definizione e realizzazione di la verifica deve permettere di azioni e strumenti di promozione eliminare gli errori e di dell evento, online e offline, (in perfezionare l organizzazione di funzione del target. eventi futuri. Fondamentale: persuadere il pubblico della qualità dei suoi contenuti indurre alla partecipazione Mauro Facondo

Approntamento degli strumenti Programmazione REALIZZAZIONE delle Formulazione delle strategie attività operative di comunicazione Controllo Definizione

Definizione e realizzazione di la verifica deve permettere di azioni e strumenti di promozione eliminare gli errori e di perfezionare dell evento,

32 Approntamento degli strumenti Programmazione REALIZZAZIONE delle Formulazione delle strategie attività operative di comunicazione Controllo Definizione delle risorse: budget personale attrezzature, spazi operativi, Scelta del luogo e del periodo Assegnazione dei compiti (chi deve fare che cosa, dove, quando, come e perché). Diffusione delle informazioni all esterno e all interno dell impresa/ente Creazione dell immagine Verifica dei risultati. Moniotraggio azione Determinazione efficacia assistenza tecnica, servizi dell evento Fondamentale: esterni, produzione oggetti. Definizione e realizzazione di la verifica deve permettere di azioni e strumenti di promozione eliminare gli errori e di perfezionare dell evento, online e offline, (in l organizzazione di eventi futuri. funzione del target. Fondamentale: persuadere il pubblico della qualità dei suoi contenuti indurre alla partecipazione Mauro Facondo

33 Aeroporto Leonardo da Vinci Viaggi del Papa Guggenheim Collection Ponte degli Angeli

34 A valorizza la sua immagine impersonando il sistema di valori di B B acquista risonanza e prestigio attraverso il sistema di valori A (oltre al contributo economico) 34

35 arte creatività tecnologia scienza 35

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