Obbligo di registrazione delle fatture pagate sulla Piattaforma per la certificazione dei crediti. Agata Scarafilo. Guida operativa NUMERO

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1 Agata Scarafilo Guida operativa Obbligo di registrazione delle fatture pagate sulla Piattaforma per la certificazione dei crediti NUMERO ISSN ISBN

2 Direttore Fabio Scrimitore Comitato di direzione Pasquale Annese Rita Bortone Antonio Errico Marco Graziuso Francesco G. Nuzzaci Saverio Prota Antonio Santoro Agata Scarafilo Segretario di redazione Alfredo Ligori Direttore Responsabile Fabio Scrimitore Progetto grafico Maria Luisa Vozza Autore del dossier Agata Scarafilo Direttore SGA e giornalista. Docente esperta in progetti di giornalismo e di comunicazione finanziati dall Unione Europea. E formatrice, in ambito amministrativo e contabile, in seminari organizzati per il personale della scuola. E anche abilitata all insegnamento della R.C. E una firma costante de La gazzetta del Mezzogiorno. Anno 2 - Gennaio 2015 Periodico mensile Autorizzazione Tribunale di Lecce n.533 Nikeditrice di Maria Littorio Via N. Sauro Aradeo (LE) Tel Fax info@scuolaeamministrazione.it abbonamenti@scuolaeamministrazione.it

3 3 Guida operativa Obbligo di registrazione delle fatture pagate sulla Piattaforma per la certificazione dei crediti di Agata Scarafilo PREMESSA Le Pubbliche Amministrazioni, comprese ovviamente le scuole, hanno l obbligo di comunicare, ai sensi degli articoli 7 e 7 bis del D.L. 35/2013 (convertito in Legge, con modificazioni, dall art. 1, comma 1, L. 6 giugno 2013, n. 64), l avvenuto pagamento delle fatture (contestualmente al mandato) mediante l utilizzo delle apposite funzioni rese disponibili sulla Piattaforma per la Certificazione dei Crediti (sistema PCC); inoltre, entro il 15 di ciascun mese, le Amministrazioni Pubbliche devono comunicare, mediante la medesima Piattaforma, i dati relativi ai debiti non estinti, certi, liquidi ed esigibili per somministrazioni, forniture, appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali, per i quali, nel mese precedente, sia stato superato il termine di decorrenza degli interessi moratori di cui all articolo 4 del Decreto Legislativo 9 ottobre 2002, n. 231, e successive modificazioni. La citata norma precisa anche, al comma 5 dell art. 7, che il mancato adempimento rileva ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei dirigenti responsabili e comporta responsabilità dirigenziale e disciplinare ai sensi degli articoli 21 e 55 del Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n.165, e successive modificazioni. L adempimento è stato richiamato di recente dalla Circolare n. 27 del 24/11/2014, con la quale il MEF invita i revisori, in qualità di organi di controllo, a verificare che il quadro normativo in esame sia rispettato dalle Pubbliche Amministrazioni. Infatti, la nota sottolinea che i revisori, nelle loro funzioni, hanno l obbligo di segnalare eventuali inadempimenti ai competenti Uffici presso cui sono espletate le funzioni di controllo, nonché presso le Amministrazioni vigilanti. Come risaputo, per le scuole, i debiti scaduti e non pagati saranno rilevati automaticamente e direttamente dalla Piattaforma del MEF. Così, la comunicazione dell eventuale avvenuto pagamento diventa basilare per far emergere, per differenza, quelle scadute e non pagate. Infatti, attraverso l obbligo della fatturazione elettronica, che passa attraverso il SIDI, i dati ad esse afferenti saranno comunicati automaticamente al sistema PCC. Ovviamente il così detto travaso dei dati sarà possibile unicamente se l Istituzione Scolastica ha provveduto ad effettuare sulla Piattaforma l associazione del codice univoco ufficio IPA con l ufficio PCC. Ciò premesso, la rilevazione delle informazioni riferite al pagamento delle fatture da parte delle Amministrazioni può avvenire in una delle seguenti modalità rese disponibili dalla stessa Piattaforma delle certificazioni dei crediti: 1) immissione manuale (dal menu Fatture > Pagamento fatture); 2) caricamento massivo (utilizzando il modello Utente Pa - Operazioni su fatture precaricate); 3) trasmissione telematica. Fino a quando l Amministrazione non avrà avuto la possibilità di associare un mandato di pagamento ai fini della liquidazione, la fattura rimarrà nello stato SOSPESA. Invece, attraverso la registrazione del pagamento, le fatture risultano sul sistema PCC nello stato PAGATA. La Piattaforma, invece, non prevede la possibilità di effettuare un unica comunicazione di assenza di posizioni debitorie. In entrambi i casi, le fatture risulteranno caricate nel sistema PCC nello stato RICEVUTA. N.1 GENNAIO 2015

4 4 In fase di contabilizzazione, se l anticipazione del pagamento effettuata è a copertura dell intero importo della fattura che verrà emessa, la stessa sarà contabilizzata come interamente liquidata subito dopo il suo inserimento nel sistema e quando si sia già in possesso del mandato di pagamento. È possibile inserire nel campo NOTE il riferimento contabile relativo all anticipo effettuato (così come registrato nei propri sistemi contabili) e la specifica motivazione della sospensione ( in attesa del mandato ). L inserimento dei dati di pagamento è importante, oltre che per evitare le conseguenze del già citato comma 5 dell art. 7, anche per scongiurare la richiesta di Certificazione del Credito da parte dei fornitori. Ricordiamo, a tale riguardo, che il ritardato pagamento, oltre i termini concordati tra le parti, produce inevitabilmente un ulteriore aggravio per le Pubbliche Amministrazioni, dovuto agli interessi di mora che ne scaturiscono. Infatti, con le modifiche apportate al D. Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231, in applicazione della Direttiva 2011/7/UE del Parlamento Europeo e del Consiglio, si instaura un meccanismo che d ufficio, senza richiesta da parte del creditore, fa scattare l obbligo di corresponsione degli interessi legali di mora, ossia interessi ad un tasso che non può essere inferiore al tasso legale - tasso BCE maggiorato dell 8%. A questa ulteriore spesa vanno aggiunti, salva la prova di maggiori costi sostenuti, la corresponsione di una somma forfettaria di 40 euro, a titolo di rimborso dei costi amministrativi ed interni di recupero del credito, somma che deve essere corrisposta senza che sia necessaria la costituzione in mora ed indipendentemente dalla dimostrazione dei costi (art.6 del Decreto modificato). REGISTRAZIONE MANUALE FATTURE PAGATE SULLA PCC PRIMA OPERAZIONE Si ritiene opportuno suggerire, prima di passare alla fase di registrazione dei pagamenti, la verifica dello stato delle scadenze di tutte le fatture contabilizzate e i relativi piani di scadenza, presenti sul portale PCC attraverso la sezione COMUNICAZIONE SCADENZA FATTURE. N.1 GENNAIO 2015

5 5 SECONDA OPERAZIONE Il portale automaticamente mostrerà tutte le fatture elettroniche ricevute dal SIDI in quanto accettate dalla Scuola, ossia una lista di fatture non ancora contabilizzate. L elenco consentirà, nell ambito della registrazione dei pagamenti, di avere a portata di mano alcuni riferimenti che saranno richiesti, come, ad esempio, la scadenza della fattura. In base all elenco, poi, sarà agevolata la ricerca dei mandati di pagamento e dei dati che li corredano come, per esempio, il numero dell impegno, il CIG e il CUP e l importo pagato. TERZA OPERAZIONE N.1 GENNAIO 2015

6 6 QUARTA OPERAZIONE N.1 GENNAIO 2015

7 7 Se il beneficiario non lo trova perché non noto al sistema, apparirà la schermata con la voce: Digitare manualmente i dati del beneficiario QUINTA OPERAZIONE Inserire i dati come proposto (il dato obbligatorio è la denominazione della ditta) e cliccare su CONTINUA. N.1 GENNAIO 2015

8 8 Apparirà la schermata N.1 GENNAIO 2015

9 9 SESTA OPERAZIONE Apparirà la lista delle fatture che scadono nella data indicata. Selezionare la fattura di interesse e cliccare su conferma selezione. N.1 GENNAIO 2015

10 10 Appariranno tutti i dati di riferimento SETTIMA OPERAZIONE Apparirà il REGISTRO PAGAMENTO N.1 GENNAIO 2015

11 11 Nel riquadro azioni cliccare su REGISTRO PAGAMENTO ; se c è stato un errore, è possibile eliminare la fattura. Compilare tutti i campi, se il CIG e il CUP non è presente inserire NN. OTTAVA OPERAZIONE Apparirà la seguente schermata. Se è tutto corretto, cliccare su CONFERMA OPERAZIONE. N.1 GENNAIO 2015

12 12 I dati ancora una volta saranno riassunti nella schermata di seguito riprodotta: Cliccando su REGISTRO PAGAMENTO sempre da AZIONI, apparirà la schermata: N.1 GENNAIO 2015

13 13 NONA OPERAZIONE Andare su CONFERMA OPERAZIONE e poi su REGISTRA PAGAMENTO L operazione si conclude con la dicitura: Fine Operazione di Pagamento Terminata l operazione di registrazione di pagamento della fattura selezionata (vedi SESTA OPERAZIONE), si ripartirà per la registrazione delle altre, così come già illustrato a partire dalla TERZA OPERAZIONE. N.1 GENNAIO 2015

14 14 N.1 GENNAIO 2015