Guida prodotto GFI. Guida di valutazione di GFI Archiver

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1 Guida prodotto GFI Guida di valutazione di GFI Archiver

2 Le informazioni e il contenuto del presente documento vengono forniti esclusivamente a scopi informativi e come sono, senza garanzia di alcun tipo, sia espressa che implicita, ivi incluse, in via esemplificativa, tutte le garanzie implicite di commerciabilità, idoneità a soddisfare uno scopo particolare e non violazione dei diritti altrui. GFI Software non sarà ritenuta responsabile di nessun danno, inclusi danni consequenziali, che possano derivare dall uso del presente documento. Le informazioni sono state ottenute da fonti pubblicamente disponibili. Nonostante siano stati compiuti sforzi ragionevoli al fine di garantire la precisione dei dati forniti, GFI non garantisce, promette né tantomeno assicura la completezza, la precisione, l aggiornamento o l adeguatezza di tali dati e non sarà ritenuta responsabile di errori di stampa. GFI non fornisce garanzie, né espresse né implicite e non si assume la responsabilità legale della precisione o della completezza delle informazioni contenute nel presente documento. Se si ritiene che vi siano errori effettivi nel presente documento, contattarci. Provvederemo a risolvere la cosa quanto prima. Tutti i nomi di prodotti e società riportati possono essere marchi registrati dei rispettivi proprietari. Microsoft e Windows sono marchi registrati o marchi commerciali di Microsoft Corporation negli Stati Uniti e in altri paesi. GFI Archiver è un copyright di GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Tutti i diritti riservati. Versione documento: V Ultimo aggiornamento (mese/giorno/anno): 18/11/2014

3 1 Introduzione Informazioni su GFI Archiver Perché archiviare la posta? Consigli relativi alla prova 4 2 Fasi di prova Fase 1: implementazione iniziale Installazione e configurazione iniziale Fase 2: criteri organizzativi Controllo di accesso Criteri di conservazione Distribuzione del connettore Outlook Accesso remoto Operazioni con GFI Archiver Fase 3: massimizzare i benefici per il business Configurazione dei rapporti MailInsights 11 3 Sintesi 13

4 1 Introduzione Congratulazioni per aver scaricato la versione di prova di 30 giorni di GFI Archiver. Mancano solo pochi passi per usufruire di una soluzione completa per l archiviazione e gestione della posta e per tutte le necessità di conformità. Durante la versione di prova, si riceveranno messaggi di posta che consentiranno di ottenere il meglio da GFI Archiver a seconda delle esigenze della propria organizzazione, con collegamenti utili sia informativi che per contattarci. La presente guida aiuterà inoltre l utente a ottenere il massimo dalla versione di prova di GFI Archiver fin dall inizio. Delineiamo i vantaggi dell archiviazione della posta, consigliamo come configurare il software e aiutiamo a comprendere l utilizzo delle varie funzionalità allo scopo di ottenere vantaggi immediati per l azienda. 1.1 Informazioni su GFI Archiver GFI Archiver è una soluzione per l'archiviazione della posta elettronica efficace e facile da utilizzare che consente di archiviare tutti i messaggi interni ed esterni in un magazzino archivio centrale. L interfaccia di GFI Archiver basata sul Web permette di gestire in modo semplice gli archivi di posta elettronica e consente agli utenti autorizzati di sfogliare e cercare i messaggi di posta archiviati. 1.2 Perché archiviare la posta? La posta rappresenta probabilmente la fonte di informazioni più grande e cruciale di un azienda, l archiviazione la tiene al sicuro, organizzata e accessibile in qualsiasi momento. Eseguendo l offloading della posta da Microsoft Exchange, è possibile ottenere un elaborazione della posta più rapida e ridurre i tempi di backup e ripristino. Eliminare le problematiche associate alla gestione dei file PST. Assegnare agli utenti una cassetta postale praticamente illimitata pur mantenendo le quote e fornire un facile accesso ai vecchi messaggi in qualsiasi momento. Ridurre i costi di archiviazione della posta e tenere traccia della cronologia della posta evitando l archiviazione poco efficiente dei messaggi e degli allegati all interno di file PST o Microsoft Exchange. L archiviazione consente di disporre di una singola copia compressa di ciascun messaggio in un archivio centrale. Evitare finalmente le responsabilità giuridiche e soddisfare i requisiti di conformità ed e-discovery mantenendo un archivio centralizzato, sicuro e con funzionalità di ricerca complete di tutti i messaggi di posta, allegati inclusi. Prendere decisioni aziendali più intelligenti eseguendo il mining e l analisi dei dati memorizzati nella posta. Ad esempio, creando rapporti sulla cronologia della posta, è possibile ridurre il rischio legale, rilevare la perdita di dati e risolvere le problematiche di risorse umane monitorando al contempo la posta dell azienda alla ricerca di perdite di dati e comportamenti inappropriati. 1.3 Consigli relativi alla prova Anche se si potrebbe voler eseguire l implementazione di GFI Archiver nell intera infrastruttura della posta sin dall inizio della prova, è consigliabile prendere prima familiarità con il prodotto, con i relativi requisiti di capacità di archiviazione e con l hardware adeguato per il flusso della posta e i criteri di conservazione della posta. GFI Archiver 1 Introduzione 4

5 Per assicurare la buona riuscita della prova, attenersi alle linee guida sottostanti: CONSIGLIO Esecuzione della prova sugli utenti Macchine virtuali Conoscenza del flusso di posta elettronica DESCRIZIONE Iniziare con l implementazione di GFI Archiver a un numero selezionato di utenti. GFI Archiver supporta Active Directory così è possibile aggiungere gruppi interi con la stessa facilità dei singoli individui. GFI Archiver è completamente trasparente per gli utenti, quindi non vi sarà alcuna interruzione del lavoro. GFI Archiver utilizza l inserimento nel journal per recuperare i messaggi di posta elettronica da Microsoft Exchange. Ciò richiede modifiche minime all ambiente e non comporta rischi all infrastruttura della posta. GFI Archiver funziona molto bene in un ambiente con macchine virtuali e risorse adeguate. Non è necessario installare la versione di prova di GFI Archiver su Microsoft SBS o Exchange server. L installazione di GFI Archiver in una macchina virtuale è una soluzione rapida alla valutazione del prodotto. Sarà necessario assegnare risorse hardware e di archiviazione adeguate per assicurare che GFI Archiver possa gestire il flusso della posta dell azienda (il volume della posta inviata e ricevuta). GFI Archiver è stato progettato per essere il meno invasivo possibile e richiede cambiamenti minimi all infrastruttura della posta esistente, rendendolo sia facile da valutare che da rimuovere, una volta scaduta la prova. GFI Archiver 1 Introduzione 5

6 2 Fasi di prova Si consiglia di valutare GFI Archiver in tre fasi: FASE Fase 1: implementazione iniziale Fase 2: impostazione criteri Fase 3: massimizzare i benefici per il business DESCRIZIONE Configurare GFI Archiver e iniziare l archiviazione della posta. Una volta che GFI Archiver è operativo, è possibile iniziare a personalizzarlo per soddisfare i criteri organizzativi e facilitare la gestione delle cassette postali. L archiviazione non è soltanto la procedura di memorizzazione della posta. È possibile sfruttare i dati memorizzati nella posta per prendere decisioni aziendali più intelligenti. 2.1 Fase 1: implementazione iniziale GFI Archiver è facile da configurare e installare, le modifiche da apportare all infrastruttura di posta esistente sono davvero minime. L unica informazione necessaria prima di iniziare l utilizzo del programma è il numero giornaliero di messaggi che si prevede di archiviare. Questa informazione viene utilizzata per determinare l hardware e il software necessario. Ulteriori dettagli sui requisiti suggeriti sono elencati nella Guida dell amministratore di GFI Archiver disponibile qui Installazione e configurazione iniziale La corretta installazione di GFI Archiver è cruciale per ottenere il meglio dalla versione di prova. Per eseguire l installazione di GFI Archiver: 1. Determinare i requisiti hardware e software e assicurarsi che siano soddisfatti come indicato in GFI Archiver Guida dell amministratore. 2. Installare GFI Archiver. L installazione può essere effettuata su Microsoft Exchange o sullo stesso server SBS, su un server separato o su una macchina virtuale. Per la versione di prova di GFI Archiver, consigliamo l utilizzo di una macchina virtuale. 3. Configurare l archivio di posta elettronica. GFI Archiver 2012 gestisce i Magazzini archivi al posto dell utente. Ad esempio, alla ricezione di nuovi messaggi, i nuovi Magazzini archivi vengono creati automaticamente. Se il Magazzino archivio è pieno, ne verrà creato automaticamente uno nuovo. 4. Configurare la modalità di creazione di nuovi magazzini archivi. Attenersi alla semplice procedura guidata per definire il tipo di database che GFI Archiver utilizzerà per la configurazione dei nuovi magazzini archivi. Se si prevede soltanto di valutare il prodotto, consigliamo di scegliere il database GFI Archiver. Nella maggioranza delle opzioni di distribuzione del mondo reale, tuttavia, si consiglia Microsoft SQL Server Express. 5. Configurare Microsoft Exchange. A seconda dell ambiente di posta in uso, GFI Archiver potrebbe essere in grado di configurare automaticamente Microsoft Exchange al posto dell utente come parte della procedura guidata di post-installazione. 6. Selezionare gli account di prova per l archiviazione. 7. Rivedere il dashboard di GFI Archiver per visualizzare una panoramica della configurazione. Da qui è possibile controllare i magazzini archivi singoli per confermare che il messaggio è stato effettivamente archiviato. GFI Archiver 2 Fasi di prova 6

7 Per ulteriori dettagli sull installazione e configurazione di GFI Archiver, consultare Guida dell amministratore disponibile per il download al seguente indirizzo: Il nostro team di supporto è sempre pronto ad aiutare per qualsiasi problema riscontrato o a rispondere a qualsiasi domanda relativa all installazione e utilizzo del prodotto: Fase 2: criteri organizzativi Adesso GFI Archiver è stato configurato ed ha iniziato l archiviazione della posta per gli utenti selezionati. A questo punto è possibile iniziare a creare le regole di accesso degli utenti e i criteri di archiviazione per soddisfare le proprie esigenze Controllo di accesso L accesso degli utenti alle cassette postali archiviate può essere configurato in linea con le impostazioni organizzative in vigore. La pagina Controllo di accesso, accessibile dalla scheda Configuration, consente di configurare gli utenti o gruppi di Active Directory (AD) che dispongono di accesso alle cassette postali. Schermata 1: Pagina Controllo di accesso Segue un esempio che è possibile sperimentare: GFI Archiver 2 Fasi di prova 7

8 È possibile iniziare fornendo a un utente l accesso alla cassetta postale di un altro utente. Questa situazione è comune, ad esempio come l assegnazione di una cassetta postale di un ex dipendente a un altro dipendente. Per configurare questo accesso: 1. Accedere a Configuration > Controllo di accesso 2. Fare clic su Configurazione del controllo accesso utente e inserire il nome utente di Active Directory (AD) dell utente a cui sarà fornito l accesso e quindi indicare la cassetta postale dell utente di AD a cui verrà eseguito l accesso. 3. Per confermare che l accesso è stato concesso, accedere a GFI Archiver come quell utente e nella scheda Archivio, aggiungere la cassetta postale dell altro utente dal campo Cerca cassetta postale da aggiungere. Similmente, GFI Archiver può essere configurato per fornire a un manager l accesso alle cassette postali di un intero gruppo o reparto Criteri di conservazione I criteri di conservazione possono essere utilizzati per facilitare il controllo dei costi di archiviazione. Sono inoltre degli strumenti importanti per aiutare l organizzazione a risultare conforme alle leggi e ai regolamenti di protezione dei dati e di conservazione dei dati. I criteri di conservazione possono essere impostati sulla base di una serie di criteri diversi, tra cui data del messaggio, mittente, destinatario, contenuto del messaggio e tipo di allegato. GFI Archiver offre anche la cosiddetta Conservazione a fini giudiziari, che assicura che nessun messaggio sia eliminato per il periodo della conservazione, qualora si riveli necessario il recupero di messaggi Distribuzione del connettore Outlook Una delle motivazioni principali per l individuazione di una soluzione di archiviazione della posta è la necessità di eliminare i file PST ma di assicurare al contempo che gli utenti possano accedere ai messaggi vecchi. GFI Archiver risolve questo problema fornendo agli utenti l accesso ai loro messaggi archiviati direttamente da un interfaccia web o da Microsoft Outlook tramite Outlook Connector. Durante il periodo di prova, è possibile distribuire Outlook Connectoragli utenti di prova selezionati tramite procedura manuale, criterio di gruppo o uno strumento di distribuzione di terze parti, come ad esempio GFI LanGuard. GFI Archiver 2 Fasi di prova 8

9 Schermata 2: Scheda Outlook Connector Una volta distribuito Outlook Connector, i messaggi archiviati saranno chiaramente visibili all interno di Outlook e sembreranno esattamente come un altra cassetta postale o cartella, dunque vi sarà scarsa necessità di una formazione dell utente finale, una volta che si è pienamente operativi. Dopo l installazione di Outlook Connector, gli utenti possono visualizzare i messaggi archiviati fino al periodo configurato. I messaggi archiviati possono essere aperti, è possibile rispondervi e trascinarli nella cassetta postale, proprio come qualsiasi altro messaggio normale Accesso remoto GFI Archiver offre agli utenti tre modalità per l accesso ai messaggi archiviati: L interfaccia utente web (UI) di GFI Archiver, accessibile da qualsiasi browser moderno Outlook Connector per l integrazione nativa con Outlook Da qualsiasi client/dispositivo con IMAP abilitato. Per poter utilizzare questa funzione, il server IMAP deve essere abilitato tramite la pagina di configurazione di GFI Archiver. GFI Archiver 2 Fasi di prova 9

10 Tutti i metodi consentono l accesso sia agli utenti della rete interna che a quelli all esterno del firewall. Per gli utenti interni: l URL all interfaccia utente web di GFI Archiver deve essere pubblicato e accessibile da qualsiasi indirizzo IP di rete interno. Outlook Connector deve essere distribuito nei desktop degli utenti dove è installato Microsoft Outlook. Per le connessioni IMAP, l utente può configurare il client IMAP controllando la pagina Accesso client dall interfaccia utente web di GFI Archivere attenendosi alle istruzioni su schermo. Affinché gli utenti esterni possano accedere all interfaccia utente di GFI Archiver, a Outlook Connector o possano utilizzare IMAP, sarà necessario configurare il firewall per consentire l accesso esterno all URL interno di GFI Archiver Operazioni con GFI Archiver Dopo aver installato GFI Archiver, è possibile iniziare subito ad utilizzare il prodotto. Seguono alcune operazioni che è possibile sperimentare. OPZIONE Archiviazione selettiva degi messaggi degli utenti Ricerca tra tutti i messaggi e allegati Etichettare i messaggi automaticamente o manualmente per scopi legali o altro Connessione a GFI Archiver Microsoft Outlook e perfetta integrazione dell archivio con i messaggi esistenti Comprensione del modo in cui GFI Archiver è compatibile con SQL Express e NTFS Eliminare le problematiche associate alla gestione dei file PST Utilizzo della funzionalità Controllo di accesso per conservare le informazioni preziose DESCRIZIONE Possibilità di decidere i messaggi che si desidera archiviare e quelli che si preferirebbe non conservare. Ad esempio, si potrebbe optare per non archiviare i messaggi di notifica inviati automaticamente dai sistemi principali, mentre si potrebbe voler conservare tutta la posta ricevuta dai partner aziendali. Provare a utilizzare parole chiave diverse: trovare i messaggi precedenti non è mai stato così facile. Per gli allegati, GFI Archiver supporta più di 140 formati di file diversi. I messaggi possono essere etichettati in base al nome del progetto o al reparto aziendale o ad altre convenzioni di denominazioni utilizzate all interno dell organizzazione. Possibilità di mostrare agli utenti la facilità con cui possono trovare i loro messaggi archiviati. Tutti i messaggi e allegati sono finalmente archiviati in modo efficiente in una posizione centrale. Possibilità di mostrare agli utenti la facilità e rapidità di ricerca e ripristino di un messaggio eliminato. Considerare le dimensioni della propria azienda e il flusso di posta, così da determinare se è possibile proseguire senza costose licenze SQL Server. Vedere in che modo è possibile conservare le quote della cassetta postale attuale di Exchange pur fornendo agli utenti una cassetta postale praticamente illimitata senza le problematiche di archiviazione e prestazioni collegate ai file PST. Assegnare la cassetta postale di archiviazione a un altro utente così da poterla conservare qualora un dipendente lasci l organizzazione. GFI Archiver 2 Fasi di prova 10

11 OPZIONE Prendere decisioni aziendali più intelligenti eseguendo il mining e l analisi dei dati memorizzati nella posta DESCRIZIONE Utilizzare i rapporti di MailInsights per monitorare la posta dell azienda e incrementare l efficienza della forza lavoro. 2.3 Fase 3: massimizzare i benefici per il business Una volta che GFI Archiver è operativo e memorizza in modo efficiente tutta la posta aziendale, il passaggio successivo è utilizzare le informazioni contenute nell archivio di posta per una gestione migliore dell azienda. Un componente integrale di GFI Archiver è lo strumento di creazione rapporti di MailInsights, che consente l identificazione di potenziali violazioni di sicurezza, rischi legali e problemi di produttività tramite l estrazione dei dati cruciali dall archivio della posta Configurazione dei rapporti MailInsights La funzionalità di creazione rapporti di MailInsights consente di identificare le problematiche aziendali attraverso l estrazione di dati preziosi dall archivio della posta. È possibile creare un rapporto di esempio o generarli sulla base dei dati prodotti dalla versione di prova. È sufficiente fare clic sulle opzioni del rapporto sotto il dashboard di MailInsights. Da qui è possibile accedere a numerosi rapporti preconfigurati. I rapporti disponibili sono: NOME RAPPORTO Flusso di comunicazione Utilizzo di WebMail Tempestività Utilizzo dell archiviazione Account inattivi Parole inappropriate Spammer interni Fuori dagli orari di ufficio DESCRIZIONE Monitoraggio degli schemi di comunicazione degli utenti/gruppi all interno e all esterno dell organizzazione. Identificazione degli utenti principali che utilizzano i servizi webmail per la posta. Identifica le potenziali perdite di dati e l uso non appropriato della posta. Informazioni sul tempo medio impiegato dagli utenti per rispondere ai messaggi di posta elettronica interni ed esterni. Per comprendere l impatto degli allegati sui costi di archiviazione della posta. Per creare i criteri di conservazione appropriati per il controllo dello spazio di archiviazione relativo alla posta elettronica. Restituisce un elenco di account che hanno ricevuto posta ma non hanno risposto nel tempo specificato. Monitoraggio del linguaggio inappropriato in un messaggio di posta che viola le politiche aziendali. Per individuare gli utenti interni che includono troppi destinatari nei campi A/CC/CCn. Restituisce un elenco di account di posta elettronica interni con l attività di invio al di fuori degli orari di ufficio. Per individuare i comportamenti che potrebbero richiedere esami più approfonditi. GFI Archiver 2 Fasi di prova 11

12 NOME RAPPORTO Rilevamento fuga di dati Ricerca di lavoro Ricerca frase Traffico utente Argomenti messaggi Indicatori prestazioni posta elettronica Rapporto messaggi di grandi dimensioni DESCRIZIONE Identifica messaggi con codici carta di credito, numeri di previdenza sociale USA o altri documenti e informazioni riservate. Identifica i messaggi inviati o ricevuti contenenti curriculum o inviati a siti di ricerca lavoro. Ricerca di termini o frasi specifici all interno dei messaggi archiviati. Visualizza il numero di messaggi scambiati tra gli utenti o gruppi selezionati e i loro contatti. Elenca argomenti e parole comuni rilevate nei messaggi scambiati tra gli utenti o gruppi selezionati e i loro contatti. Analisi messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti allo scopo di classificare la produttività degli utenti in base a una serie di indicatori predefiniti delle prestazioni. Identifica i messaggi di grandi dimensioni che potrebbero occupare spazio indesiderato all interno dell archivio. Gli allegati dei messaggi di posta vengono classificati in base a categorie specifiche. Per configurare i rapporti di MailInsights, attenersi ai seguenti semplici passaggi: 1. Selezionare la scheda MailInsights. 2. Fare clic sul rapporto che si desidera eseguire. 3. Scegliere il periodo di tempo, i gruppi di utenti e i destinatari del rapporto. 4. Fare clic sul pulsante di invio oppure selezionare i criteri di pianificazione da applicare. NOTA Per ulteriori informazioni sui rapporti MailInsights, visitare la pagina IMPORTANTE Il presente modulo può essere disattivato in quei paesi (ad esempio la Germania) che sono soggetti a leggi di tutela dei dati e di privacy che limitano l accesso alle comunicazioni di posta elettronica. GFI Archiver 2 Fasi di prova 12

13 3 Sintesi Nella presente guida, abbiamo fornito la soluzione più rapida e facile per installare la versione di prova di GFI Archiver, presentando vari scenari relativi alla risoluzione di problematiche aziendali specifiche. GFI Archiver automatizza la procedura di installazione e configurazione, ove possibile. L installazione dell applicazione in un ambiente virtuale, possibilmente isolato dall ambiente live, garantisce un facile utilizzo della versione di prova, è trasparenti agli utenti finali e non rappresenta un rischio per l infrastruttura esistente. Per eventuali domande o supporto aggiuntivo durante la versione di prova, contattarci all indirizzo: oppure chiamare uno dei numeri di seguito forniti. GFI Archiver 3 Sintesi 13

14 STATI UNITI D AMERICA, CANADA E AMERICA CENTRALE E DEL SUD 4309 Emperor Blvd, Suite 400, Durham, NC 27703, USA Telefono: +1 (888) Fax: +1 (919) ussales@gfi.com REGNO UNITO E REPUBBLICA D'IRLANDA Magna House, London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, Regno Unito Telefono: +44 (0) Fax: +44 (0) sales@gfi.co.uk EUROPA, MEDIORIENTE E AFRICA GFI House, Territorials Street, Mriehel BKR 3000, Malta Telefono: Fax: sales@gfi.com AUSTRALIA E NUOVA ZELANDA 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telefono: Fax: sales@gfiap.com