Come scrivere una proposta di successo

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1 Come scrivere una proposta di successo Matteo Di Rosa - dirosa@apre.it National Contact Point Environment (including Climate change) APRE - Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea Via Cavour ROMA (ITALY) - Tel Website

2 Di cosa parliamo oggi? Breve introduzione e base giuridica sul VII PQ R&ST; Struttura del Programma Quadro e suoi programmi specifici; Criteri generali di ammissibilità e Meccanismi di finanziamento; Il sito Participant Portal; Identificazione delle Calls for proposals, reperimento dei documenti di riferimento e della modulistica; Il procedimento di presentazione della proposta; Funzionamento del SEP; La compilazione dei formulari: - Parte A (Dati amministrativi e finanziari della proposta). Esercitazione guidata per la predisposizione del budget del progetto; - Parte B: analisi guidata dei formulari di Parte B della proposta: - Identificazione di obiettivi e risultati; La compilazione dei formulari: - Individuazione di tasks e tempistiche; - Descrizione delle strutture di management del consorzio; - La ricerca partner; - L'impatto, la diffusione e lo sfruttamento dei risultati dei progetti;

3 base giuridica del VII PQ R&ST

4 Strategia di Lisbona: il circolo virtuoso

5 La strategia di Lisbona: lo scopo Diventare l economia più competitiva e dinamica basata sulla conoscenza entro il 2010

6 7 PQ - Come raggiungere gli obiettivi? Previsioni di Lisbona Japan: 2.98 USA: 2.69 EU-25: 1.95 Fonte: Science and technology in Europe, Eurostat, 2006

7 Rinvigorire la strategia di Lisbona 7 PQ - Quali obiettivi

8 7 PQ - cosa è? È/era il principale strumento finanziario dell UE a sostegno della ricerca e dello sviluppo tecnologico copre/copriva quasi tutte le discipline scientifiche Il PQ è stato proposto dalla Commissione Europea e adottato dal Consiglio e dal Parlamento Europeo I PQ precedenti coprivano un periodo di 5 anni il 7 PQ ha avuto una durata di 7 anni

9 7 PQ - Come raggiungere gli obiettivi? Combattere la frammentazione degli investimenti di ricerca e migliorare efficienza ed efficacia della ricerca (Spazio Europeo della Ricerca) Creare MASSA CRITICA, condividere conoscenza e servizi Migliorare la DIFFUSIONE DELLE CONOSCENZE in Europa Più eccellenza attraverso la COMPETIZIONE Europea MINORE FRAMMENTAZIONE attraverso un coordinamento più forte della ricerca

10 Chi lo gestisce?

11 VII PQ: Le novità I principali nuovi elementi rispetto al VIPQ:

12 Evoluzione del bilancio quadro

13 7 PQ - bilancio

14 Chi decide che aree finanziare? La Commissione consulta: - Istituzioni europee - Parlamento Europeo - Stati Membri Comunità scientifica - Industria - Stakeholders -

15 7 PQ - fondi allocati finora...

16 7 PQ - distribuzione geografica

17 7 PQ - numeri italiani

18 7 PQ - numeri italiani

19 CCR 4 programmi specifici Struttura 7 PQ Programmi specifici Cooperazione Ricerca su temi specifici Euratom Idee Ricerca 'di frontiera' Persone Formazione e mobilità Capacità Ricerca & Innovazione Centro Comune di Ricerca (non-nucleare) Euratom - ricerca e formazione in campo nucleare

20 Bottom-Up Top Down Top Down VS Bottom-up Salute Prodotti alimentari, Agricoltura e Pesca, e Biotecnologie Società dell Informazione Idee Persone European Research Council Formazione iniziale Formazione continua Industria-Accademia Nanoscenze, nanotecnologie, materiali & produzione Dimensione Internazionale Azioni specifiche Infrastrutture di ricerca Cooperation Energia Ambiente (incluso cambiamento climatico) Trasporto (incluso aeronautica) Capacità Ricerca per le PMI Regioni della conoscenza Potenziale di ricerca Scienza e società Sviluppo delle politiche Scienze Socio-economiche Cooperazione internazionale Spazio Centro Comune di Ricerca (non-nucleare) Sicurezza

21 Cooperazione per le PMI Le principali iniziative per le PMI prevedono in ciascun tema: I risultati attesi da questi progetti devono essere di interesse e a potenziale beneficio delle PMI e nei consorzi un importante quota dei finanziamenti CE richiesti deve essere destinata ale PMI

22 7 PQ - Verso H2020

23 La nuova Commissione Barroso Máire Geoghegan-Quinn, Research, Innovation and Science European Commissioner

24 La politica della nuova Commissaria

25 La strategia UE 2020 Piano della Commissione Europea lanciata il 3 marzo 2010 per uscire dalla crisi e preparare l'economia dell'ue per il prossimo decennio. Innovazione e crescita sostenibile al centro delle politiche europee

26 UE 2020 e ricerca 3 assi prioritari 5 traguardi tra cui 7 iniziative tra cui Innovation Union 3% del PIL dell'ue investito in R&S Disoccupazione, povertà, green economy, istruzione

27 Innovation Union in the framework of EUROPE 2020 SMART GROWTH SUSTAINABLE GROWTH INCLUSIVE GROWTH INNOVATION Innovation Union CLIMATE, ENERGY, MOBILITY Resource efficient Europe EMPLOYMENT AND SKILLS An agenda for new skills and jobs EDUCATION Youth on the move DIGITAL SOCIETY A digital agenda for Europe COMPETITIVENESS An industrial policy for the globalisation era FIGHTING POVERTY European platform against poverty

28 Regole di Partecipazione e schemi di finanziamento

29 Cooperazione Schemi di finanziamento A Ricerca collaborativa B Coordinamento di programmi (non europei) di ricerca (ERA-NET; ERA-NET+; Articolo 169) C Joint Technology Initiatives D Cooperazione Internazionale

30 A Ricerca Collaborativa A Progetti di ricerca collaborativa (CP) Reti di eccellenza (NoE) Azioni di coordinamento /supporto (CSA)

31 B - Coordinamento di programmi di ricerca non-comunitari B ERA-NET: coordinare attività di ricerca nazionale e regionale; aprire bandi nazionali/regionali (solo) ad organismi di Paesi partecipanti ERA-NET Plus: come sopra ma con la partecipazione finanziaria della UE ai bandi nazionali/regionali Art. 169 (pochi casi ben giustificati, es. nuova infrastruttura): strumento per l'attuazione congiunta di programmi nazionali ad ampia scala, tramite una struttura dedicata, a fronte di un piano finanziario basato su impegni formali delle autorità nazionali Anche non rientrante nei 10 temi, purché abbia valore Europeo

32 Criterio di eliggibilità* Schemi di finanziamento CP-FP: Collaborative Project (small or medium-scale focused research project) Hanno un limite massimo di finanziamento che varia da tema a tema CP-IP: Collaborative Project (large scale integrating project) CSA: Coordination and support actions Non prevedono attività di ricerca tout court SICA: Specific International Cooperation action Obbligano il coinvolgimento di Paesi Terzi NOTA: la soglia di finanziamento è applicata come criterio di eleggibilità, pertanto le proposte che non rispettano tali limiti sono considerate ineleggibili

33 Schemi di finanziamento Due particolarità: - SME-targeted Collaborative Project: il 30-50% o più del contributo CE al progetto deve essere destinato a SMEs (Health, KBBE, Environment, NMP etc.) - PILOT Actions: large scale integrated projects up to 30M di (Health)

34 La struttura del WorkProgramme Activity1: BIOTECHNOLOGY, GENERIC TOOLS AND MEDICAL TECHNOLOGIES FOR HUMAN HEALTH Area 1.1: HIGH-THROUGHPUT RESEARCH Topic: HEALT : SME-targeted research for developing tools and technologies for high-throughput research Attenzione all impatto atteso

35 Cooperazione internazionale Criteri minimi casi particolari Progetti collaborativi di ricerca per la cooperazione internazionale, come identificati nel piano di lavoro (SICA): Minimo 4 entità legali indipendenti Di cui 2 provenienti da MS o AC diversi (Es. Italia e Israele) E 2 provenienti da Paesi INCO diversi (Es. Messico e Libano) Per tutti gli altri progetti la partecipazione delle Organizzazioni internazionali e dei Paesi Terzi è Solo in aggiunta alla partecipazione minima se previsto dal Programma specifico/ Piano di lavoro Se il contributo europeo è essenziale al progetto se fondi sono disponibili nell ambito di un accordo bilaterale tra la Commissione ed il Paese Terzo

36 SICA: Specific International cooperation Actions 1) Il numero dei Paesi ICPC che devono essere coinvolti Es. 3 ICPC, di cui almeno 2 dall Africa) 2) Può essere indicato il numero di Paesi ICPC da coinvolgere, senza riferimento ad un area geografica in particolare, tuttavia viene indicato come criterio l interesse alla problematica affrontata (in questo caso Foot-and Mouth disease) 3) Possono essere indicate le aree geografiche da coinvolgere, ma anche i singoli Paesi (2 dall America Latina, 1 dall India, 1 Sud Africa) Nel WP sono indicati criteri ulteriori per i progetti di cooperazione internazionale, ad esempio:

37 Limiti massimi di finanziamento rimborso di costi eleggibili (dai quali detrarre le entrate - 'receipts') tutti PMI, enti pubblici no-profit, università, istituti di ricerca RST 50% 75% Dimostrazione 50% 50% Altre attività 100% 100% Ricerca di frontiera 100% 100% Coordinamento e supporto 100% 100% Formazione e sviluppo di carriera 100% 100% Gestione 100% 100%

38 Tipologie di attività

39 L obiettivo dei CP I Progetti di collaborazione hanno lo scopo di sviluppare: Nuove conoscenze Nuove tecnologie Prodotti Attività di dimostrazione (Es. creazione di prototipi) Al fine di migliorare la competitività europea o di andare incontro ai bisogni della società

40 I temi di ricerca I progetti in Cooperation sono costruiti ad hoc sui topics indicati dalla CE nel Work Programme, pertanto: È necessario leggere e interpretare con attenzione il significato del topic Il progetto deve rispondere a quanto descritto nel topic e prevedere tutte le attività richieste Il rischio principale è che il progetto sia out of scope

41 Le activities dei Collaborative Project Le attività condotte all interno di un CP dovrebbero includere: Attività di ricerca e sviluppo tecnologico, che costituiscono l attività centrale di tutto il progetto, con lo scopo di realizzare un progresso dello stato dell arte esistente e/o

42 ATTIVITA DI RICERCA (RTD) Attività rivolta alla creazione di nuove conoscenze, nuove tecnologie e nuovi prodotti Attività rivolta ad ampliare la conoscenza scientifica e tecnologica non direttamente collegata ad obiettivi commerciali o industriali

43 Attività di dimostrazione, previste per dimostrare la fattibilità di nuove tecnologie che possono comportare un potenziale vantaggio economico, ma che non possono essere commercializzate direttamente Attività di management

44 ATTIVITA DI DIMOSTRAZIONE (DEM) Attività finalizzate a provare l utilizzabilità di nuove tecnologie che presentano un potenziale vantaggio economico, ma che non possono essere commercializzate direttamente Disegno e assemblaggio di prototipi Test di validazione Infrastrutture di validazione (p.es. Galleria del vento) Precertificazioni per test

45 ATTIVITA DI MANAGEMENT (MGT) (1) I costi sostenuti per il Management del progetto possono essere rimborsati fino al 100% (rispetto al 6PQ non esiste più il vincolo del 7% calcolato sul contributo comunitario). NO coordinamento scientifico (attività di ricerca)

46 ATTIVITA DI MANAGEMENT (2) I costi sostenuti per il Management comprendono: Gestione del partenariato (legale, etica, amministrativa e finanziaria Certificazione della rendicontazione (se prevista) Spese per mantenimento Consortium Agreement Gestione dei bandi lanciati dal consorzio (se previsti)

47 Other activities Altre attività previste dai CP sono: Attività direttamente correlate agli obiettivi del progetto, con potenziale impatto sul risultato del progetto (Es. dibattiti e iniziative su questioni etiche, di genere, socio-economiche, ecc) Attività di training dei ricercatori e del personale coinvolto nel progetto Attività di disseminazione dei risultati della ricerca, considerate tasks integranti il progetto,

48 ALTRE ATTIVITA (OTHER)

49 Le coordination and support actions (CSA) Le CA, prevedono attività di: - Networking; - Coordinamento e - Disseminazione Le SA, invece, prevedono: - Organizzazione di conferenze, seminari, workshop; - Realizzazione di studi, attività di monitoraggio, ma anche premi e concorsi; - Attività di informazione e comunicazione, ecc

50 Documentazione necessaria Bando di gara Call for proposal Programma di Lavoro Work programme Guida ai proponenti Guide for applicant Doc. ESSENZIALI!! Regole di Partecipazione Rules for the participation Contratto tipo Model Grant Agreement Linee Guida Finanziarie Financial Guidelines

51 STRUMENTI ONLINE: CORDIS, PARTICIPANT PORTAL & SEP

52 Visitare CORDIS website

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55 ACCEDERE ALLA NEGOZIAZIONE PARTICIPANT PORTAL SERVIZI ATTIVI: Registrazione/validazione utenti (Unique Registration Facility - URF), Negoziazione (Negotiation Facility - NEF), Rendicontazione tecnica e finanziaria (NEF, SESAM, FORCE) Documentazione VII PQ Pubblicazione bandi Servizio di Notifica (es. quando vengono attribuiti nuovi ruoli, etc )

56 PARTICIPANT PORTAL ACCOUNT ECAS L accesso al participant Portal richiede un account ECAS (European Commission Authentication Service) N.B. L indirizzo indicato nel SEP in fase di proposta è utilizzato per identificare gli utenti e accreditarli con i relativi diritti Creazione di un account ECAS

57 PARTICIPANT PORTAL SPAZIO WEB PERSONALE

58 SEP: GOAL To allow electronic submission and evaluation of research proposal in answer to a call for proposals for Horizon 2020, using FP7/CIP for initial partial deployments. Access to the service from the Call Page Data confidentiality to guarantee Since call launch to a strict deadline Proposals are composed of: Part A is the administrative information; Part B, a PDF document with the scientific and technical content; Optionally, they may be additional documents.

59 SEP Submission: what is it? A wizard to create the proposal: A list of participants A set of structured forms (Legal, Financial ) A set of documents to attach structured form (PDF) pre-registration partners SEP Test documents EC officials prior to closure of the call

60 Step 1. Log-in con l account di ECAS

61 Step 2. Scegliere lo schema di finanziamento

62 Step 3. Inserire il PIC

63 Step 4. Gestione dei partner

64 Step 5. Parte A e parte B

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66 Form A

67 Parte B

68 Step 6. Sottomissione

69 SEP lifecycle

70 Demo Instrument selection pre-registration consortia set-up submission form filling forms & documents

71 REGISTRATION PIC Participant Identification Code(9 DIGITS) is a unique identifier for each legal entity (recalls the entity s administrative/legal data, the method of calculation of indirect costs, etc ) Requires an online registration through the Unique Regitration Facility, via the Participant Portal: nager/participants/portal?_nfpb=true&_pagelabel=myor ganisations# Data needs to be validated by the EC The LEAR (Legal Entity Authorized Representative) is the only one authorized to update the data associated to the PIC

72 REGISTRATION HOW TO GET A PIC The registration can be carried out by anyone in the legal entity No need of special username/password A temporary PIC is provided at the end of the registration process and may be used for the proposal submission after 48 hours During the registration no check about double registrations; it will be done during the negotiation

73 Timeline: Dall idea al progetto Project idea Submission of the proposal First indication from the EC Signed grant agreement with the EC Final Report Project Results Report Report 12 months Mid Term Proposal Preparation Negotiations Project Execution 1 3 years 3-6 months 2-4 months 2-3 months Start/Kick off

74 Documentazione Programma di lavoro Invito a presentare proposte Guida al proponente (per schema di finanziamento) Inoltre.. Decisione istitutiva del programma Regole di Partecipazione Regole sulla presentazione delle proposte e relative procedure sulla valutazione, selezione, e finanziamento Manuale SEP

75 Guide for applicants General introduction Annex 1 Timetable and specific information for this call Annex 2 Evaluation criteria and procedure Annex 3 Instructions for completing "part A" of the proposal Annex 4 Instructions for drafting part B of the proposal Annex 5 Indicative budget allocation

76 Submission

77 Titolo, acronimo, obiettivo, identificativo del bando, codici di attività, etc Parole chiave (utilizzate per la selezione dei valutatori) Max 2000 caratteri per abstract della proposta Precedenti/contemporan ee altre presentazioni Scrivere la proposta Parte A1 FORM A1: Informazioni generali sulla Proposta

78 Scrivere la proposta Parte A2 FORM A2: Informazioni sui partecipanti (1 per partner) Sede legale/stato giuridico/tipo di attività dell organizazzione Specificare se PMI/Organismo pubblico/centro di Ricerca/Istituto di istruzione Nome della persona responsabile

79 A2.2 Sei una PMI? Ci sono dipendenze o collegamenti con altri partner? Responsabili progetto

80 I modelli di costo possono essere modificati solo nella sezione Proposal set-up 81

81 Form A3.1: Budget proposal Selected Funding Scheme Method of calculation indirect costs Only those activities related to the selected funding scheme will be editable!!! DIRECT COSTS C O S T I D I R E T T I C O S T I I N D I R E T T I Tot. C O S T I E L E G G I B I L I

82 Regole generali per il calcolo dei costi

83 Costi diretti e indiretti

84 Definizione Budget Costruire un budget realistico: DOPO la definizione di risultati, attività e ruolo dei partner Costi eleggibili: -Personale -Viaggio/soggiorno -Materiale -Spese generali (overheads) -Subcontratti

85 Ricerca Dimostrazione Formazione Coordinamento Supporto Gestione Altro Attività Allocare risorse: QUANTO? Spese Personale Viaggio/soggiorno Materiale/attrezzatura Spese generali (overheads) subcontratto

86 Il modulo A3.1

87 BUDGET CP (Università) RTD DEM MGT OTHER Personnel Costs Subcontracting Other direct costs Indirect costs Total Budget Requested EC contribution

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89 Domande?

90 Why are we interested in participate in the project?, Academic prestige, Financial Support to our research group, Technology Commercial Exploitation Some key questions we should ask to ourselves Are we aware of the added-value of our technology in the project? Do we know the possible applications of the project research results? Are we willing to devote time and effort to negotiate with the rest of partners the ownership of the results? Do we know how the results can be protected? Are we interested in exploit them? If the project results can be protected, are we willing to accept to be in charge of the protection, to make efforts in the drafting of documents, track the processing...?

91 What potential participants should know at the proposal phase Which is our knowledge contribution to the project? Which knowledge will we need from the rest of partners? State of the art in the technical aspects in the project Should we establish a Protection, exploitation and dissemination strategy? Who will be the owner of the results? What happens in cases of joint ownership? Who and how will exploit the results? Who and how will disseminate the results? How are we protecting confidential information?

92 Criteri di Valutazione Criteri di Valutazione: (i) eccellenza scientifica e/o tecnologica, (ii) implementazione e gestione, (iii) impatto, diffusione ed utilizzo dei risultati, qualità ed efficienza dell esecuzione e della gestione. Note: Per alcuni bandi, potranno essere inclusi anche dei sottocriteri!

93 Esercitazione

94 Essere finanziati o meno questione di? Final score Country Funding Scheme Duration (months) Total cost Req. EC contribution Topic 14 DE CP ENV DE CP ENV

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97 Strutturare un progetto Definire obiettivi chiari PERCHE? Obiettivi NON sono i risultati!! Definire i risultati COSA? deliverables misurabili Responsabilità CHI? Ogni partner = ruolo e responsabilità per i risultati Pianificare le attività QUANDO? WBS, gannt chart, pert chart etc. Allocare budgets RISORSE.? a WP s e attività

98 Parte B 1. Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call 1.1 Concept and objectives Spiega il concetto del tuo progetto. Quali sono le principali idee che ti hanno portato a proporre questo progetto? Descrivi in dettaglio gli obiettivi S&T. Mostra come sono legati al topic. Gli obiettivi dovrebbero essere quelli ottenibili durante il progetto, non attraverso sviluppi successivi. Dovrebbero essere dati in una forma misurabile e verificabile, anche attraverso Milestone. In genere max 20 pagine

99 Obiettivi specifici Da realizzare durante il progetto Provare un concetto, dimostrare una tecnologia, sviluppare conoscenze nuove Obiettivi: PERCHE? Definire gli obiettivi nel contesto delle politiche Europee Obiettivo generale: è il contesto in cui si inserisce il progetto, presentazione della problematica A lungo termine oltre la durata del progetto e mirata a benefici Migliorare, rafforzare, facilitare, realizzare

100 Gli obiettivi devono essere: S M A R T Specific Measurable, verifiable Achieveable Relevant Timeliness

101 Parte B 1.2 Progress beyond the state-of-the-art Descrivi lo stato dell arte e gli avanzamenti che il progetto porterebbe. Se applicabile, descrivi i risultati che potrebbero portare a realizzare brevetti.

102 1.3 S/T methodology and associated work plan Table: Timing of work package and their components Un piano di lavoro dettagliato dovrebbe essere presentato suddiviso in WP, dovrebbe seguire le fasi logiche dell implementazione del progetto e includere il management del consorzio e la valutazione degli stadi di avanzamento e dei risultati. Presenta il piano come segue: Descrivi la strategia generale del piano di lavoro Mostra la tempistica delle componenti WP (Gantt) Fornisci un piano dettagliato di lavoro suddiviso in WP * Mostra le interdipendenze delle componenti WP (Pert)

103 Risultati: COSA? Risultati principali Traguardi principali per realizzare gli obiettivi del progetto Risultati dettagliati Risultati intermedi necessari per realizzare i risultati principali deliverables Usato per monitorare l avanzamento del progetto (fine di ogni attività/task nel progetto) Materiali: prototipo di piattaforma, software, pubblicazioni, report Immateriali: conoscenza nuova (in report), valore aggiunto provato.

104 Pianificazione: QUANDO? Dividere le attività in fasi distinte Descrivere le attività in modo chiaro e immediato: Diagramma di flusso (PERT) Work Breakdown Structure (WBS) Work Packages (WP) Tasks (T) Bar/Gantt chart

105 WBS Fasi 3 o 4 fasi (definizione, sviluppo, dimostrazione, valutazione) Work Packages Un WP per ogni risultato principale del progetto Struttura e numero dei WP secondo la complessità del lavoro e divisione dei ruoli Numerare i WP: WP1, WP2 etc. MGT e dissemination Tasks (Attività) Definizione dettagliata del lavoro Numerare Task/Attività coerentemente ai WPs: WP 1 Task 1.1, Task T 1.2 Deliverables Un risultato per ogni Task/Attività Numerare Deliverables coerentemente alle Tasks/Attività

106 Obiettivi Work Packages La divisione in work packages dovrebbe derivare dagli obiettivi

107 Work Packages Deliverables I deliverables dovrebbero derivare dai work packages (subtasks)

108 Deliverables Milestones Dovrebbe essere effettuata una valutazione del rischio per ciascun deliverables. Se c è un rischio significativo, il deliverables diventa un Milestone (= momento di verifica)

109 Work Package description Objectives Clearly phrased Realistic and reachable Should not prescribe the approach Description of work Activities per task Deliverables Tangible, verifiable results Milestones Critical moments in a project RED LIGHT / GREEN LIGHT

110 Parte B

111 Parte B *Ordinare i Deliverables in base alla data di conseguimento

112 Il Pert PERT - Program Evaluation and Review Technique. È una tecnica (formalismo grafico) di project management sviluppata nel 1958 dalla Booz, Allen & Hamilton, Inc. (una ditta di consulenza ingegneristica), per l'ufficio Progetti Speciali della Marina degli Stati Uniti. L obiettivo era quello di ridurre i tempi ed i costi per la progettazione e la costruzione dei sottomarini nucleari armati con i missili Polaris, coordinando nel contempo diverse migliaia di fornitori e di subappaltatori. Con questa tecnica si tengono sotto controllo le attività di un progetto utilizzando una rappresentazione reticolare che tiene conto della interdipendenza tra tutte le attività necessarie al completamento del progetto. Si noti che l'algoritmo PERT non schedula (cioè non elabora una sequenza temporizzata delle attività stesse), perché non tiene conto della disponibilità delle risorse; considera cioè che le risorse siano a disponibilità infinita. *Definizione estratta da Wikipedia

113 Il progetto AgriFoodResults: Pert

114 WP VI Project Management (Cordinatore) WP I: Identification of European Critical Success Factors (Partner1 ) Database and guide for Interviews Interviews (10 US, 20 EU) Benchmarking and define ECISF s WP II Design Training Cycle (Parteners 2 e 3) Needs analyses with start-ups Design Training Approach based on ECISF s Develop Class Room Training Materials On-line tutorials and Business Plan Wizard WP III: Perform Training Cycle (Parteners 4) Select 24 candidate start-up SMEs Perform (3x) training and support cycle Validation and upgrading of business plans 3x WP IV Evaluation and Finetuning (Parteners 5) Develop validation plan and establish Investors Advisory Comittee Measure user satisfaction and overall validation Finetuning course materials and on-line support tools WP V Exploitation and Dissemination (Partener 6)

115 Il Gantt Il diagramma di Gantt, usato principalmente nelle attività di project management, è costruito partendo da: un asse orizzontale - a rappresentazione dell'arco temporale totale del progetto, suddiviso in fasi incrementali (ad esempio, giorni, settimane, mesi) e da un asse verticale - a rappresentazione delle mansioni o attività che costituiscono il progetto *Definizione estratta da Wikipedia

116 Il Gantt Un diagramma di Gantt permette dunque la rappresentazione grafica di un calendario di attività, utile al fine di pianificare, coordinare e tracciare specifiche attività in un progetto dando una chiara illustrazione dello stato d'avanzamento del progetto rappresentato; di contro, uno degli aspetti non tenuti in considerazione in questo tipo di diagrammazione è l'interdipendenza delle attività, caratteristica invece della programmazione reticolare, cioè del diagramma

117 Workplan/ planning: il Gantt

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119 Responsibilità: CHI? Partner principali Ogni partner ha un ruolo chiaramente definito Collegare risultati ai partner del progetto Complementarieta Tipologie diverse Coinvolgimento stakeholders esterni Utilizzatori: Comitato di valutazione Comitato consultivo Consortium agreement

120 Overall score (Threshold: 3 / 5, Weight: 1) 5 Qualche esempio concreto Both the concept and the objectives of this project proposal are presented in a clear manner and are appropriate and to the point. The authors clearly show a detailed, thorough and in-depth understanding of the state-of-the-art on the topic of the call and give an overall indication of the origin of their ideas. This project has a well balanced interdisciplinary approach to achieving a comprehensive evaluation of the current state of knowledge of climate engineering taking into account the EU context, for use by the European Commission. Based on this the proposed project will determine knowledge gaps and research needs. The proposal successfully addresses all aspects of the call covering the four criteria to be assessed in the evaluation; the scientific issue, impacts and uncertainties, systematic consequences and risks, ethics, governance and regulation. It evaluates feasibility accounting for short and long terms costs and makes clear distinction between risks and uncertainty. The specific objectives of this project (p. 8) are logically ordered, measureable and are achievable within the timescale of the project. It has a strong policy engagement and outreach component. An additional beneficial outcome of this project will be an analytical framework that can be used to assess climate engineering options into the future. The proposal is clearly planned with effective support action mechanisms. The work plan is well conceived, clearly explained, organized and convincing. The work packages described in the proposal are appropriate to achieve the project objectives. They are logically ordered and interconnected, achievable and have measurable objectives. The time allocated to each task is appropriate. The sensible allocation of tasks to work packages and thorough attention to sequencing has minimized risks of individual delay, package overrun, cumulated delays and overall failure to deliver an outcome that meets the needs of the call. Overall the project plan is excellent.

121 Overall score (Threshold: 3 / 5, Weight: 1) 1 Qualche esempio concreto The proposal only very remotely addresses the topics. In fact, the proposal is research orientated towards air pollution data collection, validation and analysis and their relationship with climate change. The proposal does not aim at the creation of a platform to bring together researchers, European standardization bodies, professional associations to analyze the current barriers and identify the relevant standardization needs in the field of environment. Moreover, the proposed project is not likely to help to further consolidate and disseminate standards developed in past EU funded projects, it does not enhance interoperability and comparability of various standards in the field of environment. The concept of the proposed project consists of installation of monitoring equipment in a small region in the northwest of Italy in order to collect data on physical and chemical pollutants, namely CO2 and CO. The data would be used to develop a predictive model involving soilatmosphere-source pollutant variation of concentration, time dispersion, possible photochemical reactions. However no details are presented about such a model and it is not clear how the data would be used for standardisation purposes. The proposal is poorly described. The description of work packages is very incomplete and the description of the deliverables is limited only to time-schedules.

122 Il Management

123 Pianificare il management del progetto Il management deve essere strutturato e pianificato in maniera convincente Guide for Applicant: Cap. 2 Implementation Parag. 2.1 Management structure and procedures 2.1 Struttura di Management e procedure (massimo 5 pagine) Descrivi la struttura organizzativa e i meccanismi di decisione del progetto. Mostra come siano legati alla complessità e alla dimensione del progetto.

124 Come deve essere impostato MGT? Definizione di: 1. I ruoli di management 2. L organizzazione del progetto 3. Struttura del processo decisionale 4. Procedure di comunicazione E essenziale una chiara organizzazione per il successo della proposta/progetto

125 1. Descrizione dei ruoli di management Esempi per WP-leader, Task Leader Workpackage-leader: Coordinamento del completamento dei deliverables Assicurare un appropriata comunicazione con i WP leaders collegati Collaborazione con i Task leaders Presenta reports al project management team e al coordinatore Task Leader Coordinamento del completamento delle attività Assicura un appropriata comunicazione con i Task leader collegati Presenta reports al WP-leaders

126 Importante! Nella proposta: tutti i ruoli di management presentati nella struttura organizzativa del progetto dovrebbero essere descritti nel testo - usare termini appropriati (evitare copia-incolla) Presentare le competenze in project management e le capacità delle persone coinvolte nel management (es. esperienza di coordinamento di progetti/competenze di PM del team di gestione)

127 2. Struttura organizzativa Governing Board, per le decisioni finali che riguardano le attività del consorzio Steering Committee, per il monitoraggio delle attività pianificate e la verifica del raggiungimento dei risultati proposti Coordinatore, responsabile degli aspetti scientifici e finanziari Advisory Board, composto da esperti esterni al consorzio End users, per momenti di prova

128 2. Implementazione 2.2 Partecipanti (massimo una pagina per partecipante) Per ogni partecipante, fornisci una breve descrizione dell organizzazione, delle principali attività che dovranno svolgere, precedenti esperienze rilevanti all attività. Fornisci inoltre un breve profilo dei membri dello staff coinvolto nelle attività.

129 2. Implementazione 2.3 Consorzio Descrivi come i partecipanti collettivamente costituiscono un consorzio capace di raggiungere gli obiettivi del progetto, come sono adatti e coinvolti nelle attività loro assegnate. Mostra la complementarietà tra i partecipanti. Spiega come la composizione del consorzio è ben bilanciata in relazione agli obiettivi del progetto. Se appropriato, descrivi il coinvolgimento industriale/commerciale per assicurare lo sfruttamento dei risultati e come l opportunità di coinvolgere le PMI sia stata tenuta in considerazione.

130 Le risorse 2. Implementation 2.4 Resources to be committed (Please ensure that the figures stated in part B are consistent with those in Part A) Oltre alla tabella A3 e all effort form, indicato ogni altro costo rilevante (es. macchinari). Descrivi come la totalità delle risorse necessarie saranno reperite, comprese quelle complementari al contributo comunitario. Mostra come le risorse saranno integrate in modo coerente, mostra come l intero piano finanziario del progetto è adeguato.

131 Qualche esempio concreto Overall score (Threshold: 3 / 5, Weight: 1) 5 1. The project proposes a very well-balanced management structure that includes all the key elements (eg. policy board, steering committee) and shows clarity on the allocation of responsibilities at each level. The composition of the policy board, comprising key decision makers and representatives from industry, reflects the importance attached by the project to the implementation aspect of the policy mix. In addition, they have a Quantitative Research Coordinator in place to steer quantitative research; this may help to drive the research activities to success. A well thought management strategy and a conflict resolution procedure are in place. The individual partners in the consortium have an excellent expertise corresponding to the tasks in which they are involved. Overall the consortium covers very well the different disciplines needed and has an excellent geographical balance, which the panel expects to facilitate take up of project results across different EU countries. The allocation of resources between partners and WPs is very appropriate. 2. (CSA) The proposal has a strong management structure with different levels of organisation including a steering group, technical committee, dissemination manager and financial manager. The inclusion of a stakeholder group is welcome. The quality of the participants is excellent with leading scientists from the relevant areas. The consortium is well balanced with a mix of participants with experience in air quality, modelling and health impacts. There is a good mixture of universities and research centres at national and EU level and a broad geographical representation. The inclusion of partners within national and local modelling/stakeholders groups is an advantage. The resources are well distributed among the partners and are appropriate to the quantity of work in the work packages.

132 Qualche esempio concreto Overall score (Threshold: 3 / 5, Weight: 1) 1 1. (CSA) The proposal does not mention any project management procedures concerning decision-making, conflict resolution, quality control. The consortium is not appropriate, as it is made of a single partner, although within four branches. There are no other stakeholders. The individuals in the single partner are skilled and experienced in sampling and chemical analysis. The description of the allocation of resources is poor, consequently the budget plan is not sufficiently justified. Overall score (Threshold: 3 / 5, Weight: 1) The individual participants constitute a good mix between EU partners and international partners, as well as between research institutes and SMEs. The experience of the individual participating researchers is not adequately described. The institutional presentations are generally not related specifically to the proposal. Hence, the complementarity of the consortium cannot be fully judged from the proposal. The management task (WP1) is over-dimensioned (172 person-months or 36% of the project resources). The contribution requested is not entirely justified on the basis of the description in the proposal. Risk management is not comprehensively described. 3. Though the overall general description of the management plan is adequate demonstrating that the authors are experienced, when it comes to project management, the flaws are many and considerable. The scientific quality of the consortium is average. The main experience of the three participants relates to innovation, not to resource management or even measurement. Partners appear experienced but with limited scope to handle a large project. The strategic alliances, which are a key part of the implementation quality, are not adequately defined. It remains unclear what the indirect costs would cover. Resources are mainly for personnel costs but details are not adequate.

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134 Impatto 3.1 Expected impacts listed in the work programme (10 pag) a. Descrivere come il progetto contribuirà a realizzare impatti previsti nel programma di lavoro in relazione al topic b. Indicare gli step per avere l impatto sperato. c. Giustificare la dimensione EUROPEA dell azione piuttosto che nazionale o locale e spiegare come le attività di ricerca nazionale o internazionale sono considerate nel progetto. d. Inserire qualsiasi elemento o fattore esterno che può essere determinante per il raggiungimento dell impatto e. Quantificare: dati, crescita economica, conoscenze

135 Risponde a una domanda molto semplice: Perché spendere denaro dei contribuenti europei per questo progetto? Prima di iniziare a scrivere porsi le seguenti domande: Il nostro progetto è ambizioso, risolve un problema esistente a livello Europeo? I risultati prodotti saranno utili a livello Europeo? E vantaggioso per l'europa? NB: RICORDA SEMPRE LA DIMENSIONE EUROPEA!!! Partire dagli obiettivi identificati (paragrafo 1.1)

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137 La disseminazione nel 7PQ: un obbligo! Grant agreement, Annex II, General conditions II.12. Information and communication The beneficiaries shall, throughout the duration of the project, take appropriate measures to engage with the public and the media about the project aims and results and to highlight the Community financial support.

138 la Commissione Europea può rimborsare fino al 100% i costi derivati da tutte le attività di disseminazione, promozione e protezione dei risultati dei progetti di ricerca.

139 Perché la CE obbliga a comunicare la ricerca e disseminarne i risultati? Tra le tante motivazioni: - Per valutare l impatto a livello europeo della ricerca finanziata con i soldi dei contribuenti = GIUSTIFICARE - Per garantire che vi sia un beneficio per i cittadini europei = CONDIVIDERE - Per supportare le politiche europee e le decisioni nei diversi settori = AUMENTARE LA CONOSCENZA

140 3.2 Dissemination and/or exploitation of the project results,and management of intellectual property Descrivere le misure proposte per la disseminazione e/o sfruttamento dei risultati del progetto, la gestione delle conoscenze prodotte e della proprietà intellettuale. Indicare i piani di comunicazione appropriati per comunicare la ricerca alle autorità di gestione dei finanziamenti nel settore specifico es. Cohesion

141 WP5 DISSEMINATION & TRAINING Objectives AgriFoodResults: WP5 The objectives are to raise the skills of food scientists in communication and to disseminate results of past and running projects. The WP leader is APRE. Description of work T5.1 Training sessions for scientists T5.2 Dissemination campaign one (from Month 6 to month 15) Sub-Task Information campaign (include the grouping of projects) Sub-Task Web3D: implementation of 2 Knowledge Hot Spots for dissemination Sub-Task Organisatio n of 4 workshops Sub-Task Presentation of projects in conference and workshops organised outside AgriFoodResults (minimum of 9 presentations) T5.3 Dissemination campaign two (from Month 16 to month 22) T5.3 Dissemination campaign two (from Month 16 to month 22) Deliverables D5.1 Training sessions report (M18) D5.2 Dissemination report 1 (M17)

142 Diversi strumenti a disposizione Presentazioni Face-to-face Leafleats Websites Telephone Newsletters Fact sheets Workshops Training TV/Video/YouTube Newspapers Scientific Journal Diversificare gli strumenti in base al target group

143 E consigliabile pianificare un flusso regolare di informazioni con giornalisti, media, pubblico, etc.: mantenere un dialogo vivo garantisce uan pubblicità costante al proprio progetto e permette di risparmiare il budget!! Dissemination Plan Attività di comunicazione ha conseguenze in termini di consumo di denaro e di tempo: necessità di fissare un PLAN con scopi predeterminati, budget e obiettivi ben identificati. La struttura generale del piano di comunicazione andrà a costituire parte della proposta La pianificazione inizia già quando si sta scrivendo la proposta: necessità di allocare risorse e definire i tempi

144 4. Aspetti Etici Compilare la tabella 5. Considerazioni sugli aspetti di genere Massimo 1 pagina 147

145 3. (CSA) The proposal demonstrates high potential to improve data and knowledge exchange, and capitalizes on Qualche esempio concreto Overall score (Threshold: 3 / 5, Weight: 1) 5 1. The proposal very clearly maps out how it will achieve each one of the impacts sought by the call, and the panel is entirely confident that this mapping is comprehensive and convincing, and that this project stands to make a significant contribution to policy mix at the Member State and European level, and most probably, also beyond. The dissemination and communication strategy is very thoroughly worked out, and the panel deems it to be a really robust one. The target groups of the project, and the dissemination channels are clearly identified. Target audiences are engaged in project activities throughout the duration of the project. Accordingly, the dissemination of the results is an integral part of the project. This is a feature that is very much appreciated by the panel. In addition, the project proposes to produce a short movie on project results. This is deemed by the panel to be of educational value for students and the wider public. 2. The proposal offers a very clear and very convincing description of how it will achieve the impacts required by the call. This makes the panel very confident that the project will be able to deliver all impacts sought. The integration of different approaches in the analysis and the large geographical scope are very positively seen by the panel as they can contribute to foster the impact of the project. The panel identifies a potentially minor risk that because of the large scope covered by the project, the depth of the research outcomes may be somewhat affected. The project has foreseen a specific WP for dissemination and communication. It contains a very detailed plan with well defined tasks. The interaction with stakeholders is correctly implemented from the start of the project which allows their input in the analysis of the implementation of policy instruments and thus reinforce the potential impact of the project.

146 Qualche esempio concreto Overall score (Threshold: 3 / 5, Weight: 1) 1 2. The expected impact vis-a-vis the topic at the European level is very limited, being circumscribed to the agricultural sector in mountain areas. The term "decoupling" is not even used anywhere in the proposal. The, apart from the triannual meetings and the general participation in the International Alliance dissemination component is only described in a short paragraph, with too little reference to specific dissemination toolsfor Terraced Landscapes. IPR issues are adequately addressed. Overall score (Threshold: 3 / 5, Weight: 1) 1.5 The expected impacts are not fully consistent with those listed in the work programme. The impact section simply repeats the project s main objectives without specific links to the call. Dissemination processes are presented with a dedicated WP but it lacks detail, being limited to reports, conferences and workshops and not considering current and high relevant impact media. The IPR discussion is unusual. IP emerging from projects of this kind is generally in the public domain. Though there are extensive comments about project impact in the proposal, and both stakeholder engagement and dissemination strategies are separately dealt with, the proposal remains unclear. Dissemination is far too general and with a lack of focus on contents and target groups. This generates a very vague impact. Dissemination tends to be limited to reports, conferences and workshops. Academic peer reviewed journals or other academic outlets are not discussed sufficiently. Stakeholder engagement receives little attention. Stakeholders are mentioned throughout the proposal but they do not appear as active agents in the research.

147 Un pò di LOBBY PRIMA DELLA PRESENTAZIONE DEL PROGETTO!! Confrontare con gli NCP, la Delegazione e i funzionari della Commissione la consistenza della vostra idea progettuale

148 Soddisfare.. CIASCUN criterio di valutazione Titolo accattivante, acronimo Sintesi organica del progetto (obiettivi, risultati, approccio R&D, partnership, utilità dei risultati, sfruttamento) Convincente background e stato dell arte Chiarire obiettivi, metodi, risultati e deliverables Un piano di lavoro ben strutturato Un appropriata struttura del management Un piano dettagliato per l implementazione e lo sfruttamento dei risultati Una descrizione realistica dei costi Un consorzio bilanciato (ruoli, qualifiche)

149 Educate i valutatori Non considerate solo gli aspetti scientifici (non è uno scientific paper!) Ma anche quelli politici, economici e sociali! E dimostrate la vostra preparazione anche su questi temi con dati e cifre

150 Criteri di eleggibilità della proposta Data ed ora di invio della proposta Scadenza stabilita eccetto che per le Continuously Open Calls e.g. CSA Numero minimo dei partner - Secondo quanto stabilito nelle regole di partecipazione Completezza della proposta Verificare che i dati amministrativi (Parte A) e di contenuto (Parte B) siano stati inseriti correttamente Scopo Altro - eg. limiti di budget

151 A chi rivolgersi per un supporto Punti di Contatto Nazionali Informazioni pratiche & consigli sulle procedure e regole di partecipazione National delegates in Programme Committees Interpretazione scientifica dei bandi, informazioni sulle politiche comunitarie EC Information desks (contattabili via o telefono)

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153 Criteri di elegibilità della proposta Data ed ora di invio della proposta Scadenza stabilita eccetto che per le Continuously Open Calls e.g. CSA Numero minimo dei partner - Secondo quanto stabilito nelle regole di partecipazione Completezza della proposta Verificare che i dati amministrativi (Parte A) e di contenuto (Parte B) siano stati inseriti correttamente Scopo Altro - eg. limiti di budget

154 Valutazione I criteri Indicati nel programma di lavoro di riferimento (Annex 2) Votazione assegnata a ciascun criterio: 5 Soglia del singolo criterio 3/5 ; Soglia totale 10/15

155 Valutazione I criteri Divisi in 3 criteri principali: Qualità Scientifica e Tecnica (in relazione al bando) qualità degli obiettivi progressi previsti rispetto allo stato dell arte piano di lavoro Implementazione partner e consortium (se complementari e bilanciati) struttura del management e delle procedure (se ritenute adeguate!!) qualità ed esperienza dei singoli partecipanti allocazione delle risorse (budget, staff, apparecchiature) Impatto Contributo a livello europeo dell impatto atteso, secondo quanto indicato nel programma di lavoro Piani per la disseminazione e sfruttamento dei risultati; gestione della proprietà intellettuale (se appropriati!)

156 Valutazione Gli esperti La Commissione dispone di un ampio numero di valutatori Circa nel 6PQ Bandi per i Candidati Tali bandi sono indirizzati ad individui od organizzazioni Le iscrizioni avvengono via CORDIS La Commissione invita gli esperti attraverso i bandi Non sono ammesse candidature spontanee! Capacità ed esperienza costituiscono i requisiti fondamentali Si tiene in considerazione anche l alternanza geografica e di genere.