Roma, 20 Gennaio Direzione Generale. Prot. ARIE 13 /2012

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1 Roma, 20 Gennaio 2012 Direzione Generale Ufficio Attività e Relazioni con Istituzioni Europee Prot. ARIE 13 /2012 Ai Direttori delle Strutture di ricerca del CNR Loro Sedi Oggetto: Contratti Europei - Cambiamenti al Portale del partecipante, riorganizzazione dei ruoli e introduzione dei nuovi Form C La Commissione europea sta provvedendo ad aggiornare il Portale del partecipante, ovvero il sito attraverso il quale è possibile gestire in via elettronica i contratti finanziati dall Unione europea per tutta la loro durata. La Commissione introdurrà, entro fine gennaio, diversi cambiamenti mirati a riorganizzare l attuale struttura dei ruoli assegnati a coloro che gestiscono documenti e azioni associati all'adempimento del contratto ed a garantire una maggiore flessibilità nella gestione dei diritti di accesso ai servizi disponibili sul Portale. Entro febbraio verrà inoltre introdotta una nuova versione elettronica dei Form C che sostituirà l attuale. Infine nei prossimi mesi, la Commissione provvederà ad adeguare le procedure per rendere la sottomissione dei Form C possibile solo per via elettronica. 1. Riorganizzazione dei ruoli e nuova gestione dei diritti di accesso Con l aggiornamento del Portale del partecipante la Commissione introdurrà diversi cambiamenti per quanto riguarda la ripartizione dei ruoli e la loro assegnazione. Attualmente i ruoli sono ripartiti come raffigurato di seguito 1 : 1 Per maggiori informazioni è possibile consultare la presentazione Revised Identity and Access Management (IAM) ed il documento Quick info: Changes in IAM, redatti dalla Commissione, ai seguenti URL: - 15_iam.ppt - 1

2 c è un unico Coordinator Contact (con riferimento al Coordinatore) o un Participant Contact (con riferimento ai Partecipanti); c è uno Scientific Named Representative, un Administrative/Legal Named Representative e un Authorised Representative; o per il CNR i ruoli di Coordinator Contact e Scientific Named Representative solitamente coincidono e allo stesso modo possono coincidere anche quello di Administrative/Legal Named Representative e Authorised Representative; ci sono i ruoli di Task Manager ed di Team Member in cui ogni soggetto svolge una funzione specifica. A seguito della riorganizzazione i ruoli saranno automaticamente ripartiti come segue: Non esisterà più un unico Coordinator Contact (con riferimento al Coordinatore) o un solo Participant Contact (con riferimento ai Partecipanti): o l attuale Coordinator Contact diverrà il Primary Coordinator Contact e potrà nominare molteplici Coordinator Contact nell ambito della sua organizzazione; o ogni Partecipante al progetto potrà nominare molteplici Participant Contact nell ambito della sua organizzazione. 2

3 I ruoli dei Named Representative saranno riassegnati come segue: o con riferimento al Coordinatore l Authorised Representative diverrà Coordinator Contact mentre lo Scientific Named Representative svolgerà il ruolo di Primary Coordinator Contact; o con riferimento ai Partecipanti gli Scientific Named Representative ed i Legal Named Representative diverranno Participant Contact; o gli Administrative Named Representative diverranno automaticamente Task Manager; o gli Authorised Representative diverranno automaticamente Participant Contact. I ruoli di Task Manager ed di Team Member non saranno più legati a specifiche funzioni. Ad ogni ruolo sarà associata la capacità di eseguire determinate azioni attraverso il Portale del partecipante e il diritto di poter visionare e/o modificare gli e-form del progetto. Di seguito sono riportate, per ognuno di essi, le modalità di nomina e le azioni che i soggetti che lo ricoprono sono autorizzati a compiere: Primary Coordinator Contact: o è nominato dalla Commissione; o ha pieno accesso (sia per leggere che modificare) al proprio e-form ed a quelli dei Partecipanti; o può sottomettere gli e-form alla Commissione attraverso il Portale del partecipante. Coordinator Contact: o sono nominati dal Primary Coordinator Contact; o hanno pieno diritto di accesso (sia per leggere che modificare) al proprio e-form ed a quelli dei Partecipanti; o possono sottomettere gli e-form alla Commissione attraverso il Portale del partecipante. Participant Contact: o sono nominati dal Primary Coordinator Contact o dal Coordinator Contact; o un Participant Contact può nominare altri Participant Contact all interno della sua organizzazione; o ci possono essere al massimo cinque Participant Contact per organizzazione; o hanno pieno accesso (sia per leggere che modificare) al proprio e-form ed accesso limitato ad alcuni e-form comuni (solo di lettura); o possono sottomettere gli e-form al Coordinator Contact attraverso il Portale del partecipante. Task Manager: o sono nominati dal Coordinator Contact o dal Primary Coordinator Contact (con riferimento al Coordinatore) o dal Participant Contact (con riferimento ai Partecipanti); o possono leggere, modificare e salvare gli e-form dell istituzione di cui fanno parte. Team Member: o sono nominati dal Coordinator Contact o dal Primary Coordinator Contact (con riferimento al Coordinatore) o dal Participant Contact (con riferimento ai Partecipanti); o hanno accesso limitato ai Form della propria istituzione (solo di lettura). 3

4 L aggiornamento del Portale del partecipante comporterà il passaggio automatico dai vecchi ruoli a quelli nuovi. La Commissione terminerà la migrazione di tutti i dati entro fine gennaio. Conclusa questa operazione, gli Istituti potranno rivedere le proprie politiche di accesso ai Form dei progetti e controllare l assegnazione dei ruoli sia al proprio interno che all interno del proprio Consorzio. Gli Istituti potranno quindi modificare, come ritengono più opportuno, le persone che sono state assegnate ad un determinato ruolo in maniera automatica dalla Commissione durante la migrazione dei dati. Si fa presente che le nuove disposizioni, derivanti dalle modifiche descritte nei paragrafi precedenti, potranno essere consultate una volta effettuato il login attraverso l ECAS (European Commission Authentication System) sotto My Roles o My Projects (cfr. schermate esemplificative riportate di seguito). Attraverso queste sezioni sarà inoltre possibile modificare l assegnazione dei ruoli e conseguentemente i diritti di accesso. 4

5 2. Aggiornamento dei Form C elettronici Terminata la riorganizzazione dei ruoli la Commissione provvederà a modificare anche i Form C elettronici. I Form C attualmente compilabili on-line saranno sostituiti da dei nuovi Form C in cui, a differenza dei precedenti, sarà possibile aggiungere ulteriori dettagli per ogni voce di costo specificata. Il nuovo Form C sarà così strutturato 2 : Come rappresentato dalla figura, la tabella riepilogativa rimarrà invariata ma vi sarà la possibilità di dettagliare i costi totali inseriti tramite delle apposite sottotabelle sia specificando le voci di costo che li compongono, sia fornendo una descrizione di queste e indicando il work package a cui si riferiscono. Ciò consentirà di redigere rapporti ad hoc basati su queste nuove informazioni, quale ad esempio un rapporto che evidenzi i costi sostenuti per ogni work package. Un esempio di come i costi potranno essere dettagliati è raffigurato dalla figura sottostante: 2 Per maggiori informazioni è possibile consultare la presentazione Use of Resources - Cost details in Forms C al seguente URL: 5

6 Nel nuovo Form C i costi dovranno essere inseriti cliccando nell apposita cella vuota della tabella principale (ad esempio personnel cost per l attività di RTD). In questo modo si aprirà la sottotabella raffigurata di seguito: Utilizzando questa sottotabella si dovrà obbligatoriamente inserire la voce di costo e il totale verrà calcolato automaticamente. In aggiunta, cliccando sull icona più si potrà far comparire una nuova riga qualora si volesse fornire un maggiore dettaglio dei costi che compongono il totale. Di seguito un esempio: Una volta inseriti tutti i dati cliccando il pulsante Done la somma dei costi riportati in ciascuna linea sarà automaticamente inserita all interno della tabella principale: Per quanto riguarda i costi indiretti non sarà richiesto alcun dettaglio aggiuntivo e potranno essere inseriti direttamente nell apposita cella. 6

7 Va precisato che, nel nuovo Form C, i Partecipanti potranno scegliere come dettagliare i costi e se inserire o meno la informazioni che ne descrivo l utilizzo. I nuovi Form C saranno introdotti all inizio di febbraio ed il loro utilizzo sarà obbligatorio per tutti i progetti a partire da tale momento. Tuttavia, nel caso in cui il processo di sottomissione dei Form C sia iniziato prima di febbraio, non sarà richiesto ai Partecipanti di dettagliare, per questi Form, i costi utilizzando la nuova procedura. 3. Sottomissione elettronica dei Form C L altra importante novità che verrà introdotta dalla Commissione nei prossimi mesi riguarderà la sottomissione in via esclusivamente elettronica dei Form C. La nuova procedura proposta dalla Commissione prevedrà i seguenti passaggi 3 : 1. Sottomissione del Form C dal Partecipanti al Coordinatore: questa operazione potrà essere effettuata da ciascuno dei Participant Contact. 2. Sottomissione dei Form C dal Coordinatore alla Commissione: questa operazione potrà essere effettuata da ciascuno dei Coordinator Contact. 3. Conferma della ricezione da parte della Commissione: per confermare l avvenuta ricezione dei Form C e degli altri documenti inviati dal Coordinator Contact, la Commissione manderà ai Partecipanti una Electronic proof of submission firmata elettronicamente dalla Commissione stessa, che avrà anche valore probatorio. Di seguito un esempio di Form C validato elettronicamente dalla Commissione: 3 Per maggiori informazioni è possibile consultare la presentazione Electronic-only submission of financial statements al seguente URL: 15_FormC-electronic-only.ppt 7

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