"Automazione dei processi di lavorazione, distribuzione e archiviazione dei documenti digitali

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1 Il protocollo informatico e il workflow documentale Istituto Comprensivo di Castellucchio (MN) "Automazione dei processi di lavorazione, distribuzione e archiviazione dei documenti digitali La presentazione è in costante evoluzione (agg.14/03/2017) a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. di Castellucchio (MN)

2 Si può fare! 2/260

3 Dichiarazione Universale sugli Archivi approvata dall'assemblea Generale Oslo, 17/09/2010 Gli archivi conservano testimonianza delle decisioni adottate, delle azioni svolte e delle memorie accumulate. Gli archivi costituiscono un patrimonio unico e insostituibile, trasmesso di generazione in generazione. I documenti archivistici sono gestiti fin dalla loro creazione in modo da preservarne il valore e il significato. Essi sono fonti affidabili di informazione per una amministrazione responsabile e trasparente. Essi giocano un ruolo essenziale nello sviluppo della società, contribuendo alla costituzione e alla salvaguardia della memoria individuale e collettiva. L'accesso agli archivi arricchisce la nostra conoscenza della società umana, promuove la democrazia, tutela i diritti dei cittadini e migliora la qualità della vita. 3/260

4 Perchè la Pubblica Amministrazione deve dematerializzare l'informazione? Perché lo dispone la Legge Italiana Perché è un diritto dei cittadini 4/260

5 Codice dell'amministrazione Digitale (CAD - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82) Il Codice dell amministrazione digitale stabilisce le regole per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e rende possibile la modernizzazione della PA con la diffusione di soluzioni tecnologiche e organizzative che consentono un forte recupero di produttività. 5/260

6 Il Codice dell amministrazione digitale promuove e regola la disponibilità la gestione l accesso la trasmissione la conservazione la fruibilità dell informazione in modalità digitale. Si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti prevedendo che le pubbliche amministrazioni debbano formare, trasmettere, pubblicare, conservare gli originali dei propri documenti e gestire i procedimenti amministrativi, utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. 6/260

7 Dematerializzazione Il termine dematerializzazione riguarda sia la produzione direttamente digitale degli atti, sia la digitalizzazione di quelli che erano stati prodotti in forma analogica (su carta) ed indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico. 7/260

8 Gestione documentale Definizione: insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla dematerializzazione, alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione amministrativo-giuridica dei documenti informatici e dei documenti informatici amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, 8/260

9 L'oggetto del desiderio Il documento informatico Definizione l articolo 1, comma 1, lettera p) del CAD definisce il documento informatico come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti 9/260

10 Il Documento informatico, articoli di riferimento art.20 Documento informatico art.22 Copie informatiche di documenti analogici art.23 bis Duplicati e copie informatiche di documenti informatici art.23 ter Documenti amministrativi informatici art.40 Formazione di documenti informatici art.41 Procedimento e fascicolo informatico 10/260

11 Le regole tecniche Successivamente alla pubblicazione del CAD, e all'entrata in vigore delle regole tecniche predisposte da AgID riguardanti: DPCM 22/02/ firma elettronica DPCM 03/12/ protocollo informatico DPCM 03/12/ sistemi di conservazione DPCM 13/11/ il documento informatico Sospeso le Pubbliche amministrazioni entrano in possesso di tutti gli strumenti normativi utili per gestire l'intero ciclo di vita del documento amministrativo informatico. 11/260

12 Le regole tecniche so e sp o S 12/260

13 Il documento informatico Le regole tecniche Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015 il DPCM 13 novembre 2014 contenente le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni. (articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del CAD) 13/260

14 Le regole tecniche Alle Regole Tecniche sul Documento Informatico sono allegate le seguenti specifiche tecniche: Glossario/Definizioni Formati Standard e Specifiche tecniche Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione Metadati 14/260

15 Le regole tecniche I formati La leggibilità di un documento informatico dipende dalla possibilità e dalla capacità di interpretare ed elaborare correttamente i dati binari che costituiscono il documento, secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è stato rappresentato. Il formato di un file è la convenzione usata per interpretare, leggere e modificare il file. 15/260

16 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione La scelta dei formati idonei alla conservazione deve essere strumentale a che il documento assuma le caratteristiche di immodificabilità e di staticità previste dalle regole tecniche. È opportuno privilegiare i formati che siano standard internazionali (de jure e de facto). I formati adottati per le diverse tipologie di documenti informatici devono essere indicati nel manuale di conservazione motivandone le scelte effettuate 16/260

17 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Le caratteristiche di cui bisogna tener conto nella scelta sono: 1) apertura 2) sicurezza 3) portabilità 4) funzionalità 5) Supporto allo sviluppo 6) diffusione 17/260

18 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Le caratteristiche di cui bisogna tener conto nella scelta sono: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) PDF -PDF/A TIFF JPG Office Open XML (OOXML) Open Document Format XML TXT EML (messaggi di posta elettronica) 18/260

19 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione formato PDF Il Portable Document Format, è un formato di file basato su un linguaggio di descrizione di pagina sviluppato da Adobe Systems nel 1993 che attualmente si basa sullo standard ISO universalmente adottato, è diventato lo standard de facto per la gestione dei documenti digitali può essere firmato digitalmente in modalità nativa attraverso il formato ETSI PadES ma... 19/260

20 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione formato PDF...ma Non è adatto alla conservazione dei documenti digitali in quanto: 1) non garantisce la riproducibilità a lungo termine 2) non garantisce la conservazione dell aspetto visivo 20/260

21 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione formato PDF/A Per risolvere queste problematiche, è stato necessario definire uno standard, una versione ideata per la conservazione a lungo termine dei documenti PDF/A (PDF forarchiving) Lo standard ISO ha definito un formato di file basato su PDF,conosciuto come PDF/A,lo standard per l archiviazione elettronica dei documenti. 21/260

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23 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Le specifiche del formato PDF/A1 Le specifiche del formato sono state riconosciute standard ISO il 28 settembre 2005 con la denominazione ISO :2005 Document management - Electronic document file format for long-term preservation. Il formato si basa sul PDF Reference /260

24 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A1 Dal momento che nel nome di un file in formato PDF/A non è presente alcun elemento che possa far identificare il formato, sta cominciando ad essere molto diffusa la consuetudine di aggiungere al nome del file, prima dell estensione, la desinenza _A1a o _A1b per indicare che si tratta di un file nel formato PDF/A e la sua versione. ad esempio, il file lettera.pdf potrebbe essere denominato: - lettera_a1a.pdf - lettera_a1b.pdf 24/260

25 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Le limitazioni del formato PDF/A1 25/260

26 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Limitazioni del formato PDF/A-1 è obbligatoria l incorporazione dei font (con i file PDF/A non può verificarsi l errore di missing fonts ); lo spazio dei colori deve essere specificato in una maniera indipendente dal dispositivo su cui il documento verrà rappresentato; è proibito l utilizzo di contenuti audio e video; è vietato l uso di link esterni; è proibito l utilizzo di Javascript; è proibita la cifratura del documento; è obbligatorio l uso di metadati basati su standard. 26/260

27 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-1 Lo standard ISO :2005 è suddiviso su due livelli di conformità: PDF/A-1a (accessibile) PDF/A-1b (basic) Il PDF/A-1a (livello di conformità A) indica la piena conformità allo standard PDF/A attualmente approvato. Esiste un livello di conformità minima per il PDF/A: il PDF/A-1b. I requisiti del PDF/A-1b mirano a garantire che l aspetto visivo del file sia riproducibile nel lungo periodo e differiscono per il grado di conformità allo standard ed in particolare per la presenza di informazioni sulla struttura del file e per la possibilità di interpretare semanticamente il testo. 27/260

28 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-1 28/260

29 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-1 Il PDF/A-1a è il livello di conformità completa, che assicura la rispondenza a tutti i requisiti dell ISO , compresi quelli relativi all utilizzo dei tag. Questi tag, forniscono informazioni sulla struttura del file e sulla semantica del testo, in maniera da rendere possibile la conservazione della sua struttura logica e del normale ordine di lettura. In sostanza, il PDF/A-1a non solo assicura che il file venga riprodotto sempre alla stessa maniera, ma anche che il suo contenuto possa essere interpretato in maniera semanticamente corretta, che sia accessibile alle persone con deficit sensoriali e che possa essere ristrutturato (reflowed) per poter essere fruito, ad esempio, in dispositivi mobili o altri apparati. 29/260

30 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-1 Il PDF/A-1b è il livello di conformità minima, che assicura la rispondenza solamente ai requisiti minimi dell ISO , ovvero quei requisiti che sono sufficienti per garantire solamente che l aspetto visivo di un file PDF/A venga conservato nel tempo. In altre parole, questa versione assicura che il testo e i contenuti aggiuntivi (ad esempio, le immagini) vengano visualizzati correttamente, ma non garantisce, ad esempio, che il testo estratto sia leggibile o comprensibile o che sia possibile interpretare semanticamente il suo contenuto. 30/260

31 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A-2 Rispetto al PDF/A-1, alcune limitazioni rimangono in essere mentre altre vengono superate. A differenza, invece, del PDF/A-1, il PDF/A-2: maggiore efficienza nella memorizzazione delle immagini grazie all adozione dell algoritmo di compressione JPEG2000; supporta gli effetti di trasparenza e l impiego dei layer; permette l incorporamento di font OpenType; E inoltre... 31/260

32 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A-2 E inoltre... offre la possibilità di incorporare allegati PDF/A (sia PDF/A-1 che PDF/A-2) permettendo l archiviazione in un unico file di insiemi di documenti, mantenendo ciascuno di essi la propria indipendenza. In questo modo un singolo file PDF/A-2 può essere utilizzato come una sorta di contenitore di altri file PDF/A e ciò risulta utile quando diversi file PDF/A devono essere conservati insieme ma rimanendo file indipendenti (cioè senza unirli in un unico file PDF/A). 32/260

33 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A-2 E inoltre... Supporto per le firme elettroniche PaDES L aggiunta di firme elettroniche CaDES ad un documento era già prevista dal PDF/A-1. Il PDF/A-2 recepisce le nuove disposizioni previste dallo standard PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), che specifica dei profili per l utilizzo nei documenti PDF della firma elettronica avanzata ai sensi della Direttiva dell Unione Europea 1999/93/CE. 33/260

34 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-2 Lo standard ISO prevede tre possibili livelli di conformità: 1) il PDF/A-2a (accessibile) 2) il PDF/A-2u (caratteri unicode) 3) il PDF/A-2b (basic) Essi differiscono per il grado di conformità allo standard ed in particolare per la presenza di informazioni sulla struttura del file e per la possibilità di interpretare semanticamente il testo. 34/260

35 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-2 35/260

36 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A-2 Il formato PDF/A-2 introduce interessanti novità che dovrebbero essere valutate attentamente da tutti coloro che si occupano di archiviazione e conservazione digitale. Rispetto al suo predecessore PDF/A-1, il formato PDF/A-2 dispone di alcune funzionalità che erano precedentemente vietate, come l utilizzo dell algoritmo di compressione JPEG2000, l utilizzo degli effetti di trasparenza, l utilizzo dei layer, etc. Altre funzionalità rimangono, invece, vietate, come l utilizzo di codice Javascript o l utilizzo della crittografia applicata all intero file. 36/260

37 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A-3 Da un punto di vista tecnico, rispetto al predecessore PDF/A-2, c è un solo cambiamento, ma si tratta di un cambiamento che apre la strada ad innumerevoli campi applicativi: ora qualsiasi tipo di file (comprese le tabelle di Excel, i documenti Word, file HTML o XML) può essere incorporati come allegato in un file PDF/A. 37/260

38 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-3 Lo standard ISO prevede tre possibili livelli di conformità: 1) il PDF/A-3a (accessibile) 2) il PDF/A-3u (caratteri unicode) 3) il PDF/A-3b (basic) Essi differiscono per il grado di conformità allo standard ed in particolare per la presenza di informazioni sulla struttura del file e per la possibilità di interpretare semanticamente il testo. 38/260

39 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Le relazioni tra i formati PDF/A-n 39/260

40 Le regole tecniche Il formato EML Il formato EML è previsto dalle regole tecniche sul protocollo informatico e gestione dei flussi documentali e consente di salvare la mail con i relativi allegati senza alterare minimamente il messaggio di posta elettronica conservando quelle caratteristiche di integrità e immodificabilità del documento che si ottengono quando forma e contenuto non sono alterabili durante la fase di tenuta e accesso e garanzia di staticità nella fase di conservazione. 40/260

41 DPCM 13 novembre 2014 Il formato EML Un file.eml (testo puro) contiene i singoli messaggi di posta elettronica completi di formattazione del testo, immagini ed eventual allegati. Per la creazione di file eml è possibile utilizzare sia l'interfaccia webmail del proprio gestore di posta elettronica che un qualsiasi client residente come Outlook, Windows Live Mail ma anche Mozzilla Thunderbird (open source, multipiattaforma). Per la apertura è necessario un client di posta elettronica residente. 41/260

42 Documento informatico e... firma elettronica DPCM 22/02/2013 Le Regole tecniche "Regole tecniche per la generazione, apposizione e verifica della firma elettronica avanzata, qualificata e digitale, per la validazione temporale, nonché per lo svolgimento delle attività dei certificatori qualificati. 42/260

43 Documento informatico e... firma elettronica La firma digitale La firma digitale è il risultato di una procedura informatica detta validazione che garantisce l autenticità e l integrità di documenti informatici. La firma digitale conferisce al documento informatico le seguenti caratteristiche: autenticità: la firma digitale garantisce l identità del sottoscrittore del documento; integrità: la firma digitale assicura che il documento non sia stato modificato dopo la sottoscrizione; non ripudio: la firma digitale attribuisce piena validità legale al documento, pertanto il documento non può essere ripudiato dal sottoscrittore; 43/260

44 Efficacia della firma digitale Una firma digitale ha l efficacia di cui all art. 21, c. 2, del CAD, cioè l efficacia delle scritture private, se sono soddisfatti una serie di requisiti. Una firma digitale non è valida sotto il profilo giuridico se è generata con un certificato elettronico scaduto, sospeso o revocato. 44/260

45 Efficacia della firma digitale [Art. 62 del DPCM 22/02/2013] - Le firme digitali, ancorché sia scaduto, revocato, o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale (es. una marca temporale) opponibile a terzi che collochi la generazione della firma in un momento precedente alla sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato 45/260

46 Efficacia della firma digitale [Ai sensi dell art. 41, c. 4, del DPCM 22 febbraio 2013] Oltre alla marca temporale, costituiscono validazione temporale: Il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo Il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti, ad opera di un pubblico uifficiale o di una pubblica amministrazione Il riferimento temporale ottenuto attraverso l utilizzo del servizio di posta elettronica certificata Il riferimento temporale ottenuto attraverso l utilizzo della marcatura postale elettronica (convenzione postale universale) 46/260

47 Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) il CAD distingue tra quattro tipologie di firma la firma elettronica pura e semplice la firma elettronica avanzata la firma elettronica qualificata la firma digitale 47/260

48 Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Firma elettronica pura e semplice Insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica; 48/260

49 Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Firma elettronica avanzata Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati. 49/260

50 Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Firma elettronica qualificata particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma 50/260

51 Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Firma digitale Particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. 51/260

52 Documento informatico e... firma grafometrica (DPCM 22/02/2013) Per firma grafometrica non s intende la scansione di una firma autografa né il processo di acquisizione del tratto grafico mediante un tablet, bensì l'acquisizione, oltre che del tratto grafico, anche di una serie di parametri comportamentali legati alla firma, che permettono di identificare con certezza il firmatario 52/260

53 Documento informatico e... firma grafometrica (DPCM 22/02/2013) Tra questi parametri comportamentali figurano: la velocità di scrittura la pressione esercitata sul tablet l angolo di inclinazione della penna l accelerazione dei movimenti il numero di volte che la penna viene sollevata dalla tavoletta 53/260

54 Documento informatico e... firma grafometrica La firma grafometrica forte e... il riconoscimento dell'autore Al fine di rendere "probante il documento" cui è apposta una firma grafometrica, il dirigente scolastico appone la sua firma digitale a conferma del riconoscimento. 54/260

55 Documento informatico e... firma grafometrica (DPCM 22/02/2013) Diversi fornitori stanno integrando il meccanismo base dell acquisizione delle firme grafometriche con altre soluzioni di sicurezza informatica allo scopo di realizzare un sistema che soddisfa pienamente i requisiti imposti dalla normativa per la generazione di firme elettroniche avanzate. Nel breve periodo, si potrà valutare concretamente dove e come poter utilizzare questo tipo di sottoscrizione su base digitale. 55/260

56 Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) L'art. 21 del CAD ha introdotto al comma 1 un riferimento alla "firma elettronica avanzata" in conseguenza dell attribuzione a tale tipologia di firma di nuova dignità e rilevanza giuridica. Si introduce un principio di carattere generale di libera valutabilità in giudizio del documento informatico come documento scritto in base a specifiche caratteristiche di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità. 56/260

57 Documento informatico e... firma digitale Una firma digitale può essere utilizzata per: Approvare un documento Indicare che è stata eseguita la revisione del documento Accettare i termini di un documento Rilevare e registrare eventuali modifiche (se consentite) al documento. Certificare di essere l'autore di un documento e che il documento non è stato modificato dopo la certificazione. 57/260

58 Documento informatico e... firme digitali La Busta Crittografica la firma digitale consiste nella creazione di un file, definito busta crittografica, che racchiude al suo interno il documento originale, l evidenza informatica della firma e la chiave per la verifica della stessa, che, a sua volta, è contenuta nel certificato emesso a nome del sottoscrittore. L autenticità del certificato è garantita da un Autorità di certificazione, in Italia, dai certificatori accreditati ai sensi dell articolo 29 del CAD (D.Lgs. n. 82/2005). 58/260

59 Documento informatico e... firme digitali formati di firma CAdES e PAdES i formati di firma CAdES (file con estensione p7m) e PAdES (file con estensione pdf) e la loro attitudine ad ospitare più firme e informazioni disponibili solo dopo la generazione della firma digitale quali, ad esempio, la segnatura di protocollo prevista dall articolo 55 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n Un documento sottoscritto con firma digitale ha nel nostro ordinamento piena efficacia giuridica, a condizione che non sia modificato dopo l apposizione della firma. 59/260

60 Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta CAdES La busta CAdES è un file con estensione.p7m, il cui contenuto è visualizzabile solo attraverso idonei software in grado di sbustare il documento sottoscritto. Tale formato permette di firmare qualsiasi tipo di file, ma presenta lo svantaggio di non consentire di visualizzare il documento oggetto della sottoscrizione in modo agevole. Infatti, è necessario utilizzare un applicazione specifica. 60/260

61 Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta CAdES Per il formato CAdES l apposizione di due o più firme può essere effettuata in due modi: re-imbustando in una nuova busta CAdES la busta generata dalla sottoscrizione precedente (c.d. controfirma o firma matrioska o firma gerarchica). oppure aggiungendo nella busta ulteriori firme, accompagnate dai relativi certificati (c.d. firme congiunte o firme parallele). 61/260

62 Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta PAdES La firma digitale in formato PAdES è un file con estensione.pdf, leggibile con i comuni reader disponibili per questo formato. Questa tipologia di firma, nota come firma PDF, prevede diverse modalità per l apposizione della firma, a seconda che il documento sia stato predisposto o meno ad accogliere le firme previste ed eventuali ulteriori informazioni, rende il documento più facilmente accessibile, ma consente di firmare solo documenti di tipo PDF. Il formato PDF consente inoltre di gestire diverse versioni dello stesso documento senza invalidare le firme digitale apposte. 62/260

63 Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta PAdES Predisposizione del documento PDF Il documento può essere predisposto, attraverso la gestione dei moduli, alla firma digitale da parte di utenti che dispongono di un prodotto conforme allo standard PDF (ISO 32000), fra questi Acrobat Reader. A tale scopo sarà necessario trasformare il documento in formato PDF e, successivamente, predisporre i campi firma. Il documento può anche essere predisposto per contenere dei campi testo ove è possibile inserire delle informazioni successivamente alla firma senza invalidare la stessa. 63/260

64 Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta PAdES Predisposizione del documento PDF Altra caratteristica è che il documento in formato PDF consente di collocare fisicamente la firma digitale in un preciso punto del documento. Tale caratteristica è particolarmente utile nel caso di sottoscrizione di clausole vessatorie o, comunque, in ogni caso in cui la collocazione della firma abbia una qualche valenza. Qualora il documento non fosse stato predisposto per tutte le firme necessarie, è comunque possibile apporre ulteriori firme senza invalidare le precedenti. 64/260

65 Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta PAdES Predisposizione del documento PDF gestione delle versioni (versioning) Qualora il documento non fosse stato predisposto per tutte le firme necessarie, è comunque possibile apporre ulteriori firme senza invalidare le precedenti. Ogni versione successiva alla prima, contiene la versione integrale, non modificata, del documento precedente (comprese le firme digitali). Ogni modifica al documento (ulteriore firma o aggiunta di testo o immagini) produce, infatti, una nuova versione che contiene la versione originale non modificata. 65/260

66 Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta PAdES Verifica della firma Ad una prima analisi, un documento sottoscritto sul quale sono riportate tali annotazioni potrebbe apparire corrotto in quanto modificato dopo la firma, tuttavia nella busta PAdES è presente ed è accessibile anche la versione non modificata del documento, che pertanto conserva piena efficacia giuridica. Non devono, trarre in inganno i messaggi mostrati dal reader del documento Almeno una delle firme non è valida e Il documento dopo la firma è stato modificato o si è danneggiato, in quanto è comunque possibile accedere alla versione del documento correttamente sottoscritta, coerentemente con quanto previsto dalle regole tecniche di cui al DPCM 22/02/ /260

67 Documento informatico e... PEC Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato e pervenuto al destinatario, all indirizzo elettronico da questi dichiarato. La trasmissione del documento informatico mediante PEC, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge. Una casella di posta elettronica certificata è una casella di posta elettronica alla quale è associata una funzione che al ricevimento di messaggi di posta elettronica certificata rilascia delle ricevute di avvenuta consegna. 67/260

68 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Pubblicato in Gazzetta Ufficiale serie generale n. 214 del il D.Lgs. 26 agosto 2016 n. 179 Modifiche ed integrazioni al Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Entrato in vigore il (video dell'avvocato Ernesto Belisario) 68/260

69 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Valore probatorio del documento informatico Interessanti novità in tema di valore probatorio del documento informatico sottoscritto con una firma elettronica emergono dal decreto di modifica al Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs.82/2005). 69/260

70 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Valore probatorio del documento informatico Al fine di attribuire un valore probatorio alle diverse fonti documentali, le nuove disposizioni sono volte a valorizzare le caratteristiche oggettive peculiari del documento informatico e della firma elettronica, rispetto ai consueti concetti (propri del mondo cartaceo) di documento avente forma scritta e garantito nella sua provenienza da una sottoscrizione. 70/260

71 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Valore probatorio del documento informatico solo la firma qualificata è equivalente alla sottoscrizione autografa; per il resto vige il principio della non discriminazione: non può essere negato valore giuridico ad un documento informatico per il solo fatto che è in forma elettronica. Pertanto il documento informatico, con o senza firma elettronica, è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità. 71/260

72 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Valore probatorio del documento informatico Non conoscendo a priori quale sia in concreto la firma elettronica, che può andare da una password banale ad un sistema basato sulla biometria, conseguentemente con un livello di sicurezza assai variabile, è il giudice che valuta caso per caso il valore giuridico del documento cui essa è associata. 72/260

73 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Modifiche all'art. 20 "Validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici EX "Documento informatico" Aggiunto il comma 1-bis, "l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità". 73/260

74 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Modifiche all'art. 21 "Documento informatico sottoscritto con firma elettronica" Contempla esclusivamente l'attribuzione dell'efficacia della "scrittura privata" a un documento sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, risente dell'impostazione del Codice Civile dedicata alla forma scritta dei documenti cartacei sottoscritti con firma autografa. 74/260

75 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Modifiche all'art. 21 c. 1 Abrogato, c.2 Nuova formulazione "Fermo restando quanto previsto ai commi 2-bis e 2-ter, il documento informatico sottoscritto con firma elettronica, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 20, c. 3, soddisfa il requisito della forma scritta ed ha l'efficacia della scrittura privata prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria." 75/260

76 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Efficacia della scrittura privata Viene riconosciuta l'efficacia della scrittura privata prevista dall'art del codice civile se al documento sia possibile ritenere oggettivamente associata una firma elettronica, anche avanzata o "semplice" purché, possa ritenersi certa l'associazione della firma proprio a quel documento, qualora questa venga riconosciuta o legalmente considerata come riconosciuta, richiedendo quindi la proposizione di una querela di falso per contestarne la provenienza da parte di chi l'ha sottoscritto. 76/260

77 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Efficacia della scrittura privata Viene riconosciuta l'efficacia della scrittura privata prevista dall'art del codice civile se il documento informatico è firmato con firma digitale, proprio in relazione alle caratteristiche oggettive dello strumento della firma digitale, le caratteristiche di identità (imputabilità giuridica del documento) e integrità (forma scritta) sono garantite direttamente da quello strumento utilizzato per sottoscrivere il documento. 77/260

78 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Efficacia della scrittura privata Sarà comunque il giudice a valutare se nella fattispecie si tratta di firma elettronica conforme al regolamento. 78/260

79 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Firma elettronica avanzata, qualificata e digitale Nulla cambia invece nella disciplina relativa alla firma elettronica avanzata, qualificata e digitale. Nell'attuale riforma del CAD è infatti omesso il richiamo all art c.c. per i documenti che recano queste tipologie di firme, ed è omesso anche il richiamo alla presunzione di utilizzo del dispositivo di firma per i documenti con firma elettronica avanzata. 79/260

80 Il regolamento eidas "non si vive di solo CAD Regolamento del Parlamento e del Consiglio europeo n.910/2014 "Identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno Tra gli obiettivi c'è quello di consentire ai cittadini di utilizzare la loro identificazione elettronica per autenticarsi in un altro Stato membro. 80/260

81 Il regolamento eidas "non si vive di solo CAD Le novità introdotte dal Regolamento eidas È introdotto il sigillo elettronico Riconosciuta e introdotta la firma digitale remota Riconosciuta e introdotta la validazione temporale Introdotto il servizio di recapito certificato Introdotti i certificati qualificati di autenticazione dei siti web 81/260

82 Il regolamento eidas "non si vive di solo CAD Le novità introdotte dal Regolamento eidas La firma digitale verso eidas Il Regolamento eidas disciplina tre tipologie di firme elettroniche: Firma Elettronica Firma Elettronica Avanzata (FEA) Firma Elettronica Qualificata (FEQ) 82/260

83 Il regolamento eidas "non si vive di solo CAD Le novità introdotte dal Regolamento eidas La firma digitale verso eidas La Firma Elettronica nel CAD Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. 83/260

84 Il regolamento eidas "non si vive di solo CAD Le novità introdotte dal Regolamento eidas La firma digitale verso eidas Firma Elettronica Nel regolamento eidas Non sono negati effetti giuridici per via della sua forma elettronica. Spetta al diritto nazionale dei singoli Paesi europei definire gli effetti giuridici delle firme elettroniche. 84/260

85 Il regolamento eidas "non si vive di solo CAD Le novità introdotte dal Regolamento eidas La firma digitale verso eidas Firma Elettronica Avanzata (FEA) è connessa unicamente al firmatario; è idonea a identificare il firmatario; è creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo; è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l identificazione di ogni successiva modifica di tali dati. 85/260

86 Il regolamento eidas "non si vive di solo CAD Le novità introdotte dal Regolamento eidas La firma digitale verso eidas Firma Elettronica Qualificata (FEQ) In aggiunta ai requisiti previsti per la firma elettronica avanzata possiede queste caratteristiche: è creata su un dispositivo qualificato per la creazione di una firma elettronica è basata su un certificato qualificato ha effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa. 86/260

87 Il regolamento eidas "non si vive di solo CAD Le novità introdotte dal Regolamento eidas La firma digitale verso eidas Firma Elettronica avanzata, qualificata o digitale nel CAD Garantisce l identità dell autore, l integrità e l immodificabilità del documento, ha l efficacia prevista dall art del codice civile. L utilizzo del dispositivo di firma qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. 87/260

88 Il regolamento eidas "non si vive di solo CAD Le novità introdotte dal Regolamento eidas La firma digitale verso eidas Firma Elettronica avanzata, qualificata o digitale nel regolamento eidas Ha un effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa. Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri (mutuo riconoscimento). 88/260

89 Il regolamento eidas "non si vive di solo CAD I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter Sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con linee guida dell Agenzia per l Italia Digitale, tramite il quale è possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. 89/260

90 Il regolamento eidas "non si vive di solo CAD I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter Il contrassegno apposto sulle copie analogiche sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità. 90/260

91 Il regolamento eidas "non si vive di solo CAD I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente i dati identificativi del documento amministrativo informatico Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente un estratto del documento amministrativo informatico Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente l intero documento amministrativo informatico 91/260

92 Il regolamento eidas "non si vive di solo CAD I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eidas Il sigillo elettronico, potrà essere utilizzato solamente da persone giuridiche. Il sigillo elettronico è trattato dagli artt. 35 fino a 40 del regolamento e serve per provare l emissione di un documento elettronico da parte di una determinata persona giuridica, dando la certezza dell origine e dell integrità del documento stesso; oltretutto, secondo l art. 35, ad un sigillo non possono essere negati gli effetti giuridici e l ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali solo perché è elettronico. 92/260

93 Il regolamento eidas "non si vive di solo CAD I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eidas Esistono due tipi di sigilli: sigillo elettronico avanzato sigillo elettronico qualificato 93/260

94 Il regolamento eidas "non si vive di solo CAD I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eidas il sigillo elettronico avanzato è connesso unicamente al creatore del sigillo, è idoneo a identificare il creatore del sigillo, è creato attraverso dati su cui il creatore del sigillo ha controllo ed è collegato ai dati cui si riferisce in modo da permettere l identificazione di ogni modifica successiva dei dati; 94/260

95 Il regolamento eidas "non si vive di solo CAD I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eidas il sigillo elettronico qualificato oltre alle caratteristiche di quelli avanzati, si basano su certificati qualificati e realizzati attraverso dispositivi sicuri. 95/260

96 Il "CAD 3.0" D.Lgs. 26 agosto 2016 n. 179 La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Approfondimenti Nelle modifiche e integrazioni al CAD, vengono regolati e favoriti strumenti quali: il sistema pubblico di gestione dell'identità digitale (SPID) il domicilio digitale i pagamenti elettronici 96/260

97 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale S.P.I.D. [art. 64, c. 2-bis, CAD] Per favorire la diffusione di servizi in rete e agevolare l'accesso agli stessi da parte di cittadini e imprese, anche in mobilità, è istituito, a cura dell'agid, il sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese (SPID). 97/260

98 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale S.P.I.D. [art. 64, c. 2-ter, CAD] Il sistema SPID è costituito come insieme aperto di soggetti pubblici e privati che, previo accreditamento da parte dell'agid, gestiscono i servizi di registrazione e di messa a disposizione delle credenziali e degli strumenti di accesso in rete nei riguardi di cittadini e imprese per conto delle pubbliche amministrazioni, in qualità di erogatori di servizi in rete, ovvero, direttamente, su richiesta degli interessati. 98/260

99 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Modifiche all'art. 3 Ampliamento soggettivo di applicazione nell'utilizzo del termine "chiunque" (e non più solo cittadini e imprese) Inseriti tre commi atti a chiarire gli obblighi che gravano sulle amministrazioni. 99/260

100 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi) comma 1-quater prevede la gestione dei procedimenti amministrativi in modo da consentire, «mediante strumenti informatici, la possibilità per il cittadino di verificare anche con mezzi telematici i termini previsti ed effettivi per lo specifico procedimento e il relativo stato di avanzamento, nonché di individuare l'ufficio e il funzionario responsabile del procedimento». 100/260

101 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi) comma 1-quinquies prevede il diritto all'assegnazione di un'identità digitale attraverso la quale accedere e utilizzare i servizi erogati in rete (funzionale quindi a poter esercitare il diritto all'uso delle tecnologie) 101/260

102 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi) comma 1-sexies prevede il diritto a essere identificati tramite identità digitale e a inviare e ricevere comunicazioni e documenti tramite un domicilio digitale. La disposizione dell'art. 3, pertanto, viene ampliata, rinvigorita e accompagnata da espliciti doveri in capo alle amministrazioni. 102/260

103 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Modifiche all'art. 7 relativo alla qualità dei servizi resi e alla soddisfazione dell'utenza, che esplicitano l'obbligo di rendere disponibili i propri servizi per via telematica nel rispetto delle disposizioni del Codice e degli standard e livelli di qualità anche in termini di fruibilità, accessibilità, usabilità e tempestività, stabiliti con le regole tecniche. 103/260

104 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Modifiche all'art. 7 consentire agli utenti di poter esprimere la soddisfazione rispetto alla qualità del servizio reso e prevedendo la pubblicazione sui propri siti dei dati risultanti: si stabilisce, altresì, al fine di garantire effettività alla disposizione, che, in caso di violazione degli obblighi, gli interessati possano agire in giudizio, nei termini e con le modalità stabilite nel d.lgs. 198/2009, ossia con la cosiddetta class action. 104/260

105 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Modifiche all'art. 8 viene sostituito il termine «alfabetizzazione digitale» con «cultura digitale» introdotto l'art. 8-bis che prevede di favorire la connettività alla rete Internet negli uffici e luoghi pubblici, a beneficio degli utenti. 105/260

106 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Modifiche all'art. 9 relativo alla partecipazione democratica elettronica, vede un ampliamento soggettivo dei destinatari (tutti i soggetti cui si applica il CAD e non solo le pubbliche amministrazioni) e un ampliamento oggettivo nella previsione dell'obbligo di «migliorare la qualità dei propri atti, anche attraverso l'utilizzo, ove previsto e nell'ambito delle risorse disponibili dalla vigente legislazione, di forme di consultazione preventiva per via telematica sugli schemi di atto da adottare. 106/260

107 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Abolito l'art. 50 bis In cui si dava l obbligo alle pubbliche amministrazioni di definire: - il piano di continuità operativa; - il piano di disaster recovery; 107/260

108 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Sanzioni di cui all'art. 61 si prevede che con il decreto legislativo adottato ai sensi dell'art. 17 della legge 124/2015 sia definita la rilevanza, ai fini della responsabilità dirigenziale, della violazione alle disposizioni del CAD e del mancato o inadeguato utilizzo delle tecnologie ivi disciplinate. Sembrano mancare ancora nelle disposizioni quegli «speciali regimi sanzionatori e premiali per le amministrazioni» previsti nella legge delega. 108/260

109 Tutto pronto ma... Negli ultimi 11 anni (tanti ne sono passati dall adozione del Codice dell Amministrazione Digitale, il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82), nonostante le promesse di una rapida digitalizzazione completa dell attività amministrativa, non si è assistito alla scomparsa della carta dagli uffici pubblici. 109/260

110 Tutto pronto ma... Una Pubblica Amministrazione ancora troppo legata ai vecchi iter burocratici tarati sugli strumenti analogici, assenza di investimenti (in tecnologie e formazione), difficoltà organizzative, norme di difficile interpretazione e che troppo spesso rimandavano a decreti attuativi che sarebbero stati adottati dopo anni. Queste sono alcune delle principali ragioni per cui la digitalizzazione della PA ha finito per diventare come il Godot di beckettiana memoria, che tutti aspettano e che non arriva mai. 110/260

111 ...e nel frattempo? DPCM 13 novembre 2014 Il documento informatico Le regole tecniche Sospeso 111/260

112 e ora che fare? 112/260

113 Che fare? Attivare il processo di dematerializzazione 1 Verificare l adeguatezza degli strumenti informatici utilizzati e, eventualmente, porre in essere le procedure per l approvvigionamento di quanto tecnicamente necessario all adempimento alle norme di legge; 113/260

114 Che fare? Attivare il processo di dematerializzazione 2 Apportare le necessarie modifiche all organizzazione e predisporre i documenti e manuali previsti dalla normativa vigente (provvedendo alla loro pubblicazione sul sito istituzionale dell Ente) 114/260

115 Che fare? Attivare il processo di dematerializzazione 3 Provvedere alla necessaria formazione di tutto il personale e alle attività di informazione/comunicazione per l utenza 115/260

116 Che fare? Attivare il processo di dematerializzazione 4 Adottare un sistema di gestione dei flussi documentali integrato da protocollo informatico e conservazione sostitutiva dei documenti informatici. 116/260

117 DPCM 3 dicembre 2013 La gestione documentale I termini per attivare il processo di dematerializzazione Entro il 12/10/2015 Tutte le PA dovranno adeguarsi alle regole tecniche in materia di gestione documentale (adottate con DPCM 3 dicembre 2013), provvedendo tra gli altri adempimenti ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico e a predisporre il manuale della gestione documentale. 117/260

118 DPCM 3 dicembre 2013 La gestione documentale I termini per attivare il processo di dematerializzazione Entro il 12/10/2015 Le nuove regole tecniche fanno ordine sistematico in materia di gestione documentale e approfondiscono concetti già presenti nel CAD in sintonia con le Regole Tecniche del protocollo informatico e conservazione, con le quali condividono le specifiche tecniche. 118/260

119 DPCM 13 novembre 2014 Il documento informatico Le regole contenute nel decreto Nel decreto sono contenute le regole relative a: a) formazione del documento informatico; b) copie, duplicati ed estratti informatici; c) formazione del documento amministrativo informatico; d) fascicoli informatici; e) formazione di registri e repertori della PA; 119/260

120 DPCM 13 novembre 2014 Il documento informatico Ogni cambio di stato di un documento......comporta la perdita della firma! copie informatiche di documenti analogici copie analogiche di documenti informatici 120/260

121 DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico Per meglio comprendere quali siano le operazioni da effettuare per una corretta e legale produzione di copie e duplicati di documenti informatici o analogici è necessario richiamare alcune tra le più significative disposizioni in materia di documento informatico introdotte dal CAD e successivamente regolamentate con il DPCM 13/11/ /260

122 DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. 122/260

123 DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico La regola fondamentale il documento informatico deve essere formato e firmato digitalmente nel rispetto delle regole tecniche di cui al DPCM 13 novembre /260

124 DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità: redazione con software; acquisizione per via telematica o su supporto informatico; acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico; acquisizione della copia informatica di un documento analogico; 124/260

125 DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici; presentazione telematica di dati (moduli o formulari resi disponibili all'utente); generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. 125/260

126 DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Immodificabilità del documento informatico Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione. 126/260

127 DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici La staticità e i formati del documento informatico Il documento informatico deve avere quindi un formato cosidetto "statico : non deve cioè contenere campi che comporterebbero modifica di alcune parti dello stesso non rilevabili alla verifica della firma. Sono formati statici il PDF/A, l'xml, EML, i formati immagine (ad es. TIFF), i formati testo come il TXT. 127/260

128 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Immodificabilità del documento informatico (2) Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni: la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; l'apposizione di una validazione temporale; il trasferimento con PEC con ricevute complete; la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza; il versamento ad un sistema di conservazione. 128/260

129 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici La staticità del documento informatico Ci sono altre norme di cui bisogna tenere conto, ed in particolare del comma 3 dell'art 3 delle Regole Tecniche sulla firma digitale emanate con DPCM 30 marzo 2009 che prevede: "Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata, non produce gli effetti di cui all'art. 21, comma 2, del codice, se contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modifcare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati". 129/260

130 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia informatica di documento analogico Mediante l uso di uno scanner (*) viene copiato in formato elettronico. Il risultato è la perdita dell'autografia della firma! Per la validità del documento sarebbe necessario ricercare la scrittura originale nel caso in cui ne fosse contestata la firma. La copia ha la stessa efficacia probatoria dell originale da cui è tratta se la sua conformità all originale è attestata da un pubblico ufficiale (DS) o non è espressamente disconosciuta 130/260

131 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia informatica di documento analogico L'attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di uno o più documenti analogici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta del documento. Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione dell'originale che può essere distrutto a seguito di conservazione sostitutiva della copia informatica. 131/260

132 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia analogica di documento informatico Mediante l'uso di una stampante viene stampato il documento informatico ma... una volta stampata la firma digitale non è più verificabile e il documento risulta non firmato! La soluzione è quella di far attestare la conformità della copia al suo originale dal DS mediante firma autografa. 132/260

133 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia analogica di documento informatico Una seconda possibilità è quella di apporre la dicitura "Firma autografa sostituita a mezzo stampa ai sensi dell'art. 3, comma 2 del D.L. 39/93" ma la stessa non conferisce carattere autografo alla "firma" stampata ma solo l'indicazione della identità e della qualifica dell'autore ed anche in questo caso sarebbe necessario ricercare il documento originale nel caso in cui ne fosse contestata la firma. 133/260

134 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia informatica di un documento informatico L'estrazione del file dal documento informatico firmato digitalmente interrompe il contatto della copia con l'originale. La copia ha la stessa efficacia probatoria dell originale da cui è tratta se la sua conformità all originale: è attestata da un pubblico ufficiale (DS); non è espressamente disconosciuta 134/260

135 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Duplicato informatico di un documento informatico Documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario: copia/incolla del file-documento. copia del file :-) Il documento di risulta è un clone unico e originale e che pertanto non necessità di attestazioni di conformità. 135/260

136 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Sin qui le risposte "in uscita" che una scuola può soddisfare, ma... quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? 136/260

137 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? Se il documento non firmato viene prelevato dai siti delle altre scuole o di altre PA, non potendo assumere a protocollo e conservare documenti privi di firma digitale, è necessario che il Dirigente scolastico ne attesti la conformità all'originale "visto" sul sito web interessato fornendo tra le altre informazioni anche i dati relativi all'url di provenienza, alla data ed all'ora di prelevamento. 137/260

138 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? Se il documento non firmato è allegato ad una PEO o ad una PEC salvata in formato EML, non essendo possibile assumere a protocollo e conservare documenti privi di firma digitale, siamo di fronte ad una modalità che richiede l'attivazione di una procedura (anomala) di accoglimento con firma digitale del Dirigente scolastico che responsabilmente riconosce nel mittente identità certa in quanto il documento è dotato di firma elettronica (segue...) 138/260

139 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? firma elettronica? Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.... ma la sua esibizione e produzione non sostituisce quella dell'originale. 139/260

140 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? Documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile ( )...la sua esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale. 140/260

141 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici ma di quali documenti stiamo parlando? i documenti arrivano nella nostra scuola via mail (peo e pec), tramite la consegna a mano o spedizione via posta. per la posta in entrata il formato previsto è l'eml che nel caso di mail ci permette di salvare la comunicazione comprensiva dei suoi allegati. i documenti in uscita vengono firmati digitalmente attestando la provenienza e l'autenticità di un atto 141/260

142 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici...ma che documenti arrivano nella mia scuola? con allegato doc privo di firma con allegato pdf con firma autografa del dirigente e scanditi in modalità inaccessibile con allegato con dicitura: firma autografa omessa ai sensi dell art. 3 del d. lgs. n. 39/1993 Questi NON sono documenti! 142/260

143 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici...ma che documenti arrivano nella mia scuola? La domanda sorge spontanea Perchè non viene utilizzata la firma digitale per firmare documenti informatici? Eviteremmo un sacco di problemi di ordine giuridico legati in primis alla efficacia probatoria, e alla conservazione sostitutiva. 143/260

144 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici...ma che documenti arrivano nella mia scuola? La domanda sorge spontanea Perchè non viene utilizzata la PEC per trasmettere i documenti informatici? Comunichiamo tra PA via PEC e trasmettiamo files firmati digitalmente, molte problematiche non avrebbero più ragione d'esistere. 144/260

145 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici...ma che documenti arrivano nella mia scuola? La domanda sorge spontanea Cos'è una copia, cos'è un duplicato? Dobbiamo sapere se stiamo inviando una copia o un duplicato, quale origine nativa il documento possiede e come va conservato, quando fare la dichiarazione di conformità e come farla. 145/260

146 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici...ma che documenti arrivano nella mia scuola? La domanda sorge spontanea Quando posso dichiarare la conformità? la dichiarazione di conformità posso apporla se dispongo del documento originale, se posso confrontarlo, se la riproduzione è fedele in tutti i suoi elementi, se c'è un motivo per il rilascio di una copia. 146/260

147 DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Dove trovo la soluzione? Nel rispetto della Legge Nell'abbandono di inutili abitudini burocratico-analogiche Nella formazione continua 147/260

148 Una evoluzione NON soltanto lessicale... DPR 20 ottobre 1998, n. 428 Protocollo informatico DPR 28 dicembre 2000, n. 445 Sistema di gestione dei flussi documentalie degli archivi 148/260

149 Il documento Documento deriva dal lat. Docere, cioè insegnare; il documento quindi docet (monumentum) e mostra l atto contenuto al suo interno e perciò rappresentato. Il TUDA (DPR 445/2000) novella solo la parola documento, come già il DPR 1409/ /260

150 Atto e documento L atto è l evento a cui la norma ricollega determinati effetti giuridici. Il documento è l entità materiale (res) capace di rappresentare in maniera duratura un fatto o un atto giuridico in forma scritta. In quanto cosa contenente segni, diventa tecnicamente una res signata. 150/260

151 La PA opera attraverso i documenti La amministrazione pubblica opera principalmente attraverso i documenti quindi... per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti in modo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza. 151/260

152 La PA opera attraverso i documenti Le tre parole strategiche in Archivistica Efficacia Efficienza Trasparenza Registrazione Classificazione e Selezione Fascicolo e Diritto di accesso 152/260

153 I documenti della PA vanno registrati DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 53, comma 5 REGISTRAZIONE Protocollo Repertorio Arrivo, partenza e interni Documenti uguali per forma (scambiati tra uffici della stessa AOO) ma diversi per contenuto 153/260

154 I documenti della PA vanno registrati DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 53, comma 5 Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell amministrazione (repertoriati). 154/260

155 Le Pubbliche Amministrazioni hanno ora l obbligo di operare in modalità digitale Registrare i documenti (protocollazione o repertoriazione) Gestire i flussi documentali integrati con il protocollo informatico Introdurre il titolario di classificazione Fascicolare i documenti Elaborare i piani di conservazione (massimario di selezione) 155/260

156 La registrazione di protocollo Su ogni documento ricevuto o spedito dall'area Organizzativa Omogenea è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella memorizzazione dei dati obbligatori. Tale registrazione è eseguita in un'unica operazione, senza possibilità per l'operatore di inserire le informazioni in più fasi successive. A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 156/260

157 Il registro di protocollo L insieme delle registrazioni effettuate costituisce il Registro di protocollo, che fa fede dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici. Il Registro di protocollo si configura come atto pubblico ed è destinato a provare la data dell'annotazione e la successione nel tempo delle ricezioni e delle spedizioni; da ciò deriva che il dipendente dell Organizzazione che opera nel sistema di protocollazione assume la qualità di pubblico ufficiale. Chiunque intenda contestare la veridicità di una o più registrazioni contenute nel protocollo dell Organizzazione è tenuto a proporre querela di falso in base all art. 221 del codice di procedura civile. A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 157/260

158 La registrazione di protocollo La registrazione di protocollo di un documento è eseguita dopo averne verificato l autenticità, la provenienza e l integrità. Con particolare riguardo ai documenti prodotti dall Organizzazione, non è consentita la registrazione di protocollo in assenza del documento a cui la registrazione si riferisce, né in presenza di documenti non sottoscritti. Il registro giornaliero di protocollo è sottoposto quotidianamente a conservazione sostitutiva. A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 158/260

159 Requisiti necessari per ciascuna registrazione di protocollo a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti; d) oggetto del documento; A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 159/260

160 Requisiti necessari per ciascuna registrazione di protocollo e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili; f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile; g) identificativo di chi ha protocollato il documento; h) classificazione; i) assegnazione; A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 160/260

161 Requisiti necessari per ciascuna registrazione di protocollo j) data di arrivo, registrata in forma non modificabile; k) allegati; l) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, fax, ecc.); A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 161/260

162 Registrazione di protocollo inoltre possono essere aggiunti: m) estremi provvedimento differimento termini di registrazione; n) tipo documento; o) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario; p) eventuali altre informazioni connesse al documento. A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 162/260

163 Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate, eccezionalmente e previa autorizzazione del Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso Responsabile. L operazione di annullamento è eseguita con le modalità di cui all art. 54 del DPR 445/2000. A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 163/260

164 Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Ogni volta non sia possibile utilizzare il sistema per cause tecniche, il responsabile del servizio autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza; impartisce le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico tramite le procedure previste dal manuale di gestione del sistema informatico. comunica alla struttura organizzativa dell amministrazione della revoca dell emergenza; conserva il registro di emergenza; comunica alla Soprintendenza archivistica il ripristino delle funzionalità del registro di protocollo informatico. A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 164/260

165 Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Le registrazione dei documenti sul registro di emergenza e il recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico vengono effettuate secondo le modalità di cui all articolo 63 del testo unico (dpr 445/2000): a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema. b) qualora l impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l uso del registro di emergenza per periodi successivi. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate. A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 165/260

166 Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Per attivare il registro di protocollo di emergenza si devono verificare tre condizioni, non necessariamente dipendenti una dall altra: 1. guasto al software di protocollazione informatica; 2. guasto al sistema informatico di gestione; 3. mancanza di energia elettrica. Quando si verifica la condizione numero 1 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto informatico. Quando si verificano le condizioni numeri 2 e 3 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto cartaceo. A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 166/260

167 Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Per l attivazione del protocollo di emergenza si deve: a) redigere il verbale di attivazione (documento n. 1) b) compilare il registro di emergenza [su supporto informatico; manuale (documento n. 2)]; c) dare comunicazione alla struttura organizzativa dell amministrazione della attivazione dell emergenza; d) comunicare alla Soprintendenza archivistica l attivazione del registro di emergenza. A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 167/260

168 Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Al termine dell emergenza si deve: a) revocare l autorizzazione al protocollo di emergenza b) inserire le registrazioni di emergenza nel protocollo informatico attivando l apposita funzione, come previsto dal manuale di gestione; A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 168/260

169 La gestione dei flussi documentali Il sistema adottato dall'ic di Castellucchio La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di processi di work flow per la gestione del protocollo informatico e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti. Il sistema adottato consente di realizzare il processo di dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed economicità. 169/260

170 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio Nell ambito dell area organizzativa omogenea (nella scuola è presente una sola AOO) è istituito un servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione di flussi documentali e di archivi. In assenza del responsabile del protocollo e del suo collaboratore, deve essere comunque garantita la continuità operativa del protocollo. 170/260

171 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio La gestione dei flussi documentali e del protocollo informatico avviene tramite un processo automatico che coinvolge tutti gli assistenti amministrativi, il direttore sga e il dirigente scolastico secondo uno schema di regole procedurali predefinite. 171/260

172 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio L'accesso protetto al sistema di gestione e quindi all'archivio digitale, consente ad ogni utente di visionare la propria worklist. 172/260

173 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio La firma digitale è di competenza esclusiva del dirigente scolastico sia per la corrispondenza in arrivo che per quella in partenza e del direttore sga nel caso debba, per propria competenza, firmare documenti in uscita. 173/260

174 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio Il modello organizzativo è centralizzato per la registrazione di atti in arrivo mentre la registrazione degli atti in partenza è demandata, salvo eccezioni, ad ogni singolo ufficio in funzione delle competenze attribuite. 174/260

175 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio Le operazioni di consultazione dell archivio protocollo possono essere effettuate da parte di tutti gli utenti abilitati, non solo per gli atti di propria competenza ma relativamente a tutti gli atti secondo i sistemi di ricerca generale o specifica. 175/260

176 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata) Ricezione dei documenti - tramite (peo, pec) memorizzate in formato EML (*) - files - analogici, scansiti e memorizzati in formato PDF/A-1(a-b) (*) (*) i formati "open document" utilizzati garantiscono la staticità e l'immodificabilità del documento, requisiti che le regole tecniche ritengono primari in una una tipologia di formato. 176/260

177 Dirigente Accoglimento DSGA Smistamento Non Protocollare Da Protocollare Individuazione Responsabile Se necessario Firma il Documento Segreteria: Protocolla il Documento segnatura di Protocollo Responsabile: Crea la Pratica o la implementa con il nuovo documento 177/260

178 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata) Immissione del documento nel sistema di gestione dei flussi documentali il responsabile del protocollo inserisce il documento nel raccoglitore della corrispondenza in entrata generando in tal modo un record/contenitore che attesta che il documento può essere immesso nel processo. Il record generato viene arricchito delle meta informazioni necessarie alla identificazione ed alla alla classificazione del documento ad esso associato ed "inviato" alla worklist del Direttore sga per il successivo controllo. 178/260

179 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata) Controllo del Direttore sga Il Direttore sga riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da visionare nella corrispondenza in entrata e ha diversi compiti: visionare il documento e le metainformazioni ad esso associate definire se il documento va protocollato o no individuare il responsabile del protocollo individuare il responsabile del procedimento indicare se deve firmarlo un'altra persona ovvero il dirigente scolastico sottoporre il documento alla firma del dirigente. 179/260

180 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata) Firma digitale del dirigente scolastico Il Dirigente firma gli atti per consentire l'invio automatico dell'informazione alla worklist dell'ufficio protocollo. punti critici: gestione dell'assenza prolungata del Dirigente scolastico. In ogni fase della procedura, il dirigente, il direttore sga e il responsabile del procedimento potranno scambiarsi messaggi operativi ed il messaggio potrà rimbalzare sino alla conferma finale che avverrà con la firma del dirigente. 180/260

181 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata) Assegnazione del documento al responsabile del procedimento Il documento protocollato compare ora nella worklist del responsabile del procedimento che si occuperà di aprire un nuovo fascicolo o di inserire il documento in un fascicolo già aperto. 181/260

182 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio Fasi della gestione dei documenti in uscita Responsabile del procedimento Crea il nuovo documento DSGA controlla Dirigente Accoglimento Firma del documento Protocollo e creazione del file di segnatura Responsabile Conferma l invio del documento 182/260

183 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio Fasi della gestione dei documenti inviati (corrispondenza in uscita) Fasi della gestione dei documenti in uscita a) Redazione del documento da parte del responsabile del procedimento b) Inserimento nel raccoglitore posta in uscita per essere sottoposto al controllo del Direttore sga c) Controllo Direttore sga Il Direttore sga riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da visionare nella corrispondenza in uscita e ha diversi compiti: - visionare il documento e le meta informazioni ad esso associate - definire se il documento è correttamente e legalmente creato - indicare se deve firmarlo un'altra persona ovvero il dirigente scolastico - sottoporre il documento alla firma del dirigente. 183/260

184 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio Fasi della gestione dei documenti inviati (corrispondenza in uscita) Fasi della gestione dei documenti in uscita d) Firma del dirigente Il dirigente riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da firmare effettua i necessari controlli e firma digitalmente il Documento. e) Il documento viene inviato alla worklist del responsabile del Procedimento che si occuperà di protocollarlo ed inviarlo al destinatario unitamente al file di segnatura (XML) In ogni fase della procedura, il dirigente, il direttore sga e il responsabile del procedimento potranno scambiarsi messaggi operativi ed il messaggio potrà rimbalzare sino alla conferma finale che avverrà con la firma del dirigente. 184/260

185 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio Protocollo e creazione del file di segnatura (XML) Il sistema si occupa di creare il file di "conferma ricezione" in formato xml e lo trasmette al mittente Dopo la firma del dirigente il documento da protocollare sarà trasmesso alla worklist del responsabile del protocollo che si occuperà di completare l'operazione di metadatazione e quindi di protocollazione. 185/260

186 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio Protocollo e creazione del file di segnatura (XML) I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono: codice identificativo dell'amministrazione codice identificativo dell'area organizzativa omogenea data del protocollo numero di protocollo indice di classificazione oggetto mittente/destinatario Impronta di Hash 186/260

187 La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'ic di Castellucchio Protocollo e creazione del file di segnatura (XML) È fatto divieto assoluto spedire qualunque documento firmato digitalmente privo del suo file di segnatura. 187/260

188 Area protocollo file di segnatura (XML) A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 188/260

189 Il Fascicolo informatico Il fascicolo informatico costituisce un ulteriore passo verso la realizzazione dei fondamentali obiettivi di interconnessione e interoperabilità e di cooperazione applicativa con i quali si vuole raggiungere il risultato di far interagire il cittadino e l impresa con una pubblica amministrazione unitaria, che funzioni come centro di erogazione di servizi e prestazioni, e che sia dotata, allo scopo, di un sistema informativo integrato ed omogeneo. 189/260

190 Il Fascicolo informatico Il fascicolo è un insieme organico e ordinato di documenti che si forma nel corso dell attività amministrativa dell ente allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, i documenti utili allo svolgimento di tale attività 190/260

191 Il Fascicolo informatico Il fascicolo si distingue in 5 tipologie Fascicolo di affare (per Pratica) Fascicolo di attività (per Pratica) Fascicolo di procedimento amministrativo (per Pratica) Fascicolo di persona fisica Fascicolo di persona giuridica Quanto alla durata il fascicolo si distingue in 2 tipologie Annuale Permanente 191/260

192 Il Fascicolo informatico Il fascicolo di affare Conserva i documenti relativi ad una competenza non procedimentalizzata, per la quale, dunque, non è previsto l adozione di un provvedimento finale. 192/260

193 Il Fascicolo informatico Il fascicolo di attività Conserva i documenti relativi ad una competenza proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o attività di aggiornamento di banche-dati e per la quale non è previsto l adozione di un provvedimento finale. 193/260

194 Il Fascicolo informatico Il fascicolo di procedimento amministrativo Conserva i documenti relativi ad una pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla emanazione di un provvedimento finale. Il fascicolo di procedimento amministrativo non è un contenitore-raccoglitore di documenti, appunti, fotocopie, collazionati in maniera empirica. 194/260

195 Il Fascicolo informatico Il fascicolo può essere organizzato: raccogliendo documenti diversi per formato, natura, contenuto giuridico raccogliendo documenti della stessa tipologia o qualità o forma, raggruppati in base a criteri di natura diversa 195/260

196 Il Fascicolo informatico Il Responsabile del procedimento (RPA) cura: apertura di un nuovo fascicolo inserimento di documenti in fascicolo già esistente chiusura di un fascicolo Tali operazioni non possono mai essere demandate all ufficio di protocollo e devono comunque essere condotte in coerenza con il piano di fascicolazione predisposto dal responsabile del servizio archivistico. 196/260

197 Il Fascicolo informatico La formazione di un nuovo fascicolo Avviene attraverso l operazione di apertura effettuata dal responsabile del procedimento (RPA) tramite la registrazione delle seguenti informazioni: indice di classificazione numero del fascicolo oggetto del fascicolo data di apertura ufficio procedente livello di riservatezza 197/260

198 Il Fascicolo informatico La numerazione dei fascicoli I fascicoli sono numerati con una numerazione riferita ad: anno solare di apertura del fascicolo indice di classificazione composto da titolo e classe Nel corso dell anno non è possibile assegnare con il medesimo indice di classificazione numeri di fascicolo già assegnati. 198/260

199 Il Fascicolo informatico Il contenuto del fascicolo Dopo le procedure di registrazione di protocollo devono essere inseriti nel fascicolo pertinente: i documenti in arrivo le minute dei documenti in partenza i documenti interni i documenti interni, che di norma non sono protocollati, se non informatici, devono essere classificati ed inseriti all interno del fascicolo in base alla data di redazione 199/260

200 Il Fascicolo informatico Il repertorio dei fascicoli Elenco ordinato ed aggiornato dei fascicoli istruiti all interno di ciascuna classe del titolario adottato riportante: indice di classificazione completo oggetto dell affare o del procedimento nominativo del responsabile del procedimento dati relativi alla movimentazione dei fascicoli 200/260

201 Il Fascicolo informatico Il repertorio dei fascicoli è unico per l ente ha cadenza annuale è gestito in forma automatica dal sistema di gestione informatica dei documenti o, in maniera tradizionale, dal responsabile del servizio archivistico (alcune serie documentarie possono dar luogo a repertori di fascicoli distinti). 201/260

202 Conservazione sostitutiva le funzioni garantire valore legale garantire efficacia probatoria A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 202/260

203 Conservazione sostitutiva le funzioni La Conservazione Sostitutiva è una procedura informatica che ha come scopo quello di garantire nel tempo la validità legale di un documento ed il suo valore probatorio. Il processo di Conservazione Digitale Sostitutiva permette di cristallizzare i tuoi documenti garantendone l autenticità, l integrità, l affidabilità e la reperibilità. L apposizione della firma digitale e della marca temporale sul file di chiusura (o Indice del Pacchetto di Archiviazione) che riporta i metadati e le impronte associate ai documenti selezionati attribuisce ai documenti informatici valore legale e probatorio. A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 203/260

204 Conservazione sostitutiva Il sistema di conservazione DPCM 3/12/2013 Sistema di conservazione: tramite l adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, assicura la conservazione dei documenti e dei fascicoli con i metadati ad essi associati. A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 204/260

205 Conservazione sostitutiva Il sistema di conservazione DPCM 3/12/2013 A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) 205/260

206 La conservazione sostitutiva 206/260

207 La conservazione sostitutiva Esportazione dei documenti da portare in conservazione e selezione della destinazione in cui salvare il pacchetto di esportazione Selezionare il tipo di Esportazione Selezionare la cartella di appoggio sul desktop 207/260

208 La conservazione sostitutiva Esportazione dei documenti da portare in conservazione e selezione dei documenti che formeranno il pacchetto di archiviazione Ricerca i documenti da portare in conservazione Seleziona i documenti N.B. I documenti In blu non sono ancora stati esportati. Inserire il periodo di Imposta dei documenti selezionati Selezionare i dati anagrafici dei responsabili NB rimangono memorizzati Inserire luogo conservazione e validità 208/260

209 La conservazione sostitutiva Esportazione dei documenti da portare in conservazione il pacchetto di archiviazione, il file di chiusura e il file di log Copia dei documenti selezionati File di chiusura riporta i metadati obbligatori e le impronte di tutti i documenti selezionati File di Log 209/260

210 La conservazione sostitutiva Il Conservatore Firma e Marca il file di chiusura e chiude il processo di conservazione Firmiamo e marchiamo temporalmente il file di chiusura Trasciniamo il file sul dispositivo di firma Importiamo il pacchetto di conservazione firmato e marcato nell apposito raccoglitore dell ARCHIBOX Il pacchetto verrà reimportato SOLO se il file di chiusura è stato effettivamente firmato e marcato Il programma compilerà automaticamente i campi di ricerca dei pacchetti di conservazione nel raccoglitore apposito 210/260

211 La conservazione sostitutiva Il Responsabile della conservazione (appone la propria firma digitale e la marca temporale a un documento o ad un lotto di documenti) La Marca Temporale è il risultato della procedura informatica, con cui si attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale opponibile ai terzi. La Marca Temporale è un servizio, acquistato presso un Ente Certificatore, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. 211/260

212 La conservazione sostitutiva Il ruolo del responsabile della conservazione Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di responsabile della conservazione può essere svolto dal responsabile della gestione documentale. 212/260

213 La conservazione sostitutiva Il ruolo del responsabile della conservazione Deve garantire (anche mediante verbalizzazione) la tracciabilità delle operazioni effettuate durante il processo di conservazione; La tracciabilità è necessaria per facilitare le operazioni di controllo e verifica; La tracciabilità è utile per monitorare e mappare l iter del documento e di risalire a tutti i soggetti che hanno acceduto al sistema informatico. 213/260

214 La conservazione sostitutiva Le funzioni del responsabile della conservazione Art. 5 Deliberazione CNIPA n. 11/2004 Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'art. 3, comma 2, e dall'art. 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione. 214/260

215 La conservazione sostitutiva La marca temporale Riferimento temporale certo su un documento digitale/digitalizzato Ciò che cambia è solo il modo con cui si ottiene il riferimento: la validazione temporale opponibile a terzi, oltre che dalla marca temporale da lei citata può essere ottenuta con uno degli elementi elencati dalle recenti regole tecniche della firma digitale, ovvero: il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo; il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti in conformità alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione; il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo di posta elettronica certificata (PEC); il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo della marcatura postale elettronica. 215/260

216 La conservazione sostitutiva Il manuale della conservazione Illustra dettagliatamente: i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti, gli oggetti informatici conservati; il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di archiviazione; le procedure per la produzione di duplicati o copie le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate. 216/260

217 La conservazione sostitutiva Il conservatore accreditato Le pubbliche amministrazioni realizzino i processi di conservazione all'interno della propria struttura organizzativa oppure li affidino a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del CAD. Nel caso di Conservazione affidata a soggetto esterno, nomina del soggetto esterno a cui viene affidata la conservazione, quale Responsabile del Trattamento dei dati personali (ex D.Lgs196/2003). 217/260

218 La conservazione sostitutiva Il conservatore accreditato Conservazione in HOUSE Responsabile della conservazione interno Conservazione in OUTSOURCING Responsabile della conservazione interno Responsabile del servizio di Conservazione interno al conservatore 218/260

219 La conservazione sostitutiva Quando invio in conservazione? Almeno una volta all'anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti conclusi. 219/260

220 La conservazione sostitutiva Il controllo Gli archivi delle istituzioni scolastiche sono beni culturali e come tali soggetti alla vigilanza della Soprintendenza archivistica competente per territorio, la quale in tale ambito svolge anche funzioni di consulenza tecnica. La vigilanza della Soprintendenza archivistica si esercita, dunque, su tutte le fasi di esistenza di un archivio: a) archivio corrente: complesso di documenti relativi ad affari in corso; b) archivio di deposito: complesso di documenti relativi ad affari conclusi,conservati separatamente, prima del trasferimento all archivio storico; c) archivio storico: complesso dei documenti relativi ad affari conclusi da oltre 40anni 220/260

221 La conservazione sostitutiva Autorizzazione Sono liberi i trasferimenti di parti dell'archivio corrente tra le sedi dell'ente (art. 21, c.3 D.lgs42/2004), occorre l autorizzazione della Soprintendenza archivistica per eventuali trasferimenti parziali o totali degli archivi di deposito o storici tra sedi dello stesso Ente e per trasferimenti di complessi organici di documentazione ad altre persone giuridiche (art. 21, c.1-e D.lgs42/2004). È il caso della cessione di documenti necessari per l'esercizio di competenze trasferite tra enti o dell'affidamento di servizi in "outsourcing" 221/260

222 La conservazione sostitutiva Autorizzazione Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici dicembre 2015 allegato a) - modello di autorizzazione al trasferimento per la conservazione di documenti informatici. Circolare Soprintendenza Archivistica per la Sicilia 23/12/2016 DPCM 21 marzo 2013 Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere. Allegato 222/260

223 La conservazione sostitutiva Autorizzazione La Soprintendenza archivistica Piano di conservazione e scarto, per quanto tempo? Illimitatamente l'archivio nella sua totalità? Troppo oneroso, deve essere periodicamente sottoposto ad una selezione razionale, che va prevista fin dal momento della creazione dei documenti, e vadisciplinata nel piano di conservazione (art.68,c.1dpr445/2000), a sua volta integrato con il sistema di classificazione. I termini di conservazione si calcolano dalla data di chiusura della trattazione dell'affare, e non dalla data dei singoli documenti. DGA: Archivi delle Scuole Progetto di linee guida per la conservazione e lo scarto Linee guida per gli archivi delle istituzioni scolastiche Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche 223/260

224 La conservazione sostitutiva Autorizzazione La Soprintendenza archivistica Piano di conservazione e scarto, per quanto tempo? Non si applica all'ente pubblico il dovere di conservazione delle scritture contabili e amministrative per il generico termine di 10 anni, imposto all'imprenditore commerciale dall'art del codice civile. Lo scarto di documenti dell'archivio dell'ente è subordinato ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica (art. 21, c.1-d D.lgs 42/2004). La distruzione non autorizzata di documenti dell'archivio è punita con l'arresto da sei mesi a un anno e con l'ammenda da euro 775 ad euro ,50 (art. 169, c.1-a D.lgs 42/2004). È una forma di scarto anche la cancellazione di documenti elettronici. 224/260

225 La conservazione sostitutiva Autorizzazione La Soprintendenza archivistica Piano di conservazione e scarto, per quanto tempo? Gazzette e bollettini ufficiali, moduli in bianco, materiali pubblicitari, periodici e altre pubblicazioni non sono documenti d archivio, non è dunque necessario chiedere l autorizzazione al loro eventuale scarto, che rientra pertanto nella responsabilità dell'istituto. Per contro sono da comprendere tra i documenti d archivio i materiali documentari prodotti dai docenti e dagli studenti della scuola nell ambito dell attività didattica; di tali documenti va conservata almeno una copia per memoria dell attività didattica. 225/260

226 La conservazione sostitutiva I metadati minimi per la conservazione Allegato 5 alle Regole tecniche Documento informatico Documento amministrativo informatico Fascicolo informatico e aggregazione informatica Il Decreto MEF del 17 Giugno 2014 riporta i metadati minimi aggiuntivi da prevedere per i documenti fiscalmente rilevanti 226/260

227 La conservazione sostitutiva I metadati minimi per la conservazione Allegato 5 alle Regole tecniche I metadati si distinguono in tre principali categorie: Metadati descrittivi, volti a descrivere una risorsa con lo scopo discoprirla ed identificarla; Metadati strutturali, i quali indicano la struttura di oggetticomposti, ad esempio i capitoli che assemblano le pagine; Metadati amministrativi, con lo scopo di descrivere informazionivolte a favorire la gestione del file, come ad esempio il tipo di file, il nome dell utente che l ha creato, un riferimento temporale relativo alla sua creazione; 227/260

228 La conservazione sostitutiva I metadati minimi per la conservazione Allegato 5 alle Regole tecniche Documento informatico Identificativo univoco e persistente Data Oggetto Soggetto produttore (nome cognome codice fiscale) Destinatario (nome cognome codice fiscale) 228/260

229 La conservazione sostitutiva I metadati minimi per la conservazione Allegato 5 alle Regole tecniche Documento amministrativo informatico Codice identificativo dell amministrazione Codice identificativo dell AOO Codice identificativo del registro di protocollo Data di protocollo Progressivo di protocollo Impronta del documento (hash) 229/260

230 La conservazione sostitutiva I metadati minimi per la conservazione Allegato 5 alle Regole tecniche Fascicolo informatico IPA titolare IPA partecipante Responsabile del procedimento Nome Cognome Codice fiscale Oggetto fascicolo Elenco dei riferimenti univoci ai documenti che fanno parte del fascicolo ID Fascicolo 230/260

231 Il processo di dematerializzazione strumenti e servizi 231/260

232 Il processo di dematerializzazione strumenti e servizi Documenti accessibili Al fine di ottenere da un processo di scansione, un documento che rispetti le regole dell'accessibilità è necessario aver configurato il software d'acquisizione in modo tale che il file di risulta venga salvato in modalità PDF testo (non PDF immagine) 232/260

233 Il processo di dematerializzazione strumenti e servizi Attenzione alla dimensione finale del file destinato all'archiviazione digitale. È consigliabile tenere un rapporto qualità/peso del documento tale da non determinare una eccessiva perdita di qualità e di contenuti o una eccessiva occupazione di spazio negli archivi digitali. Per documenti di testo come circolari, lettere ecc. tenere una risoluzione minima di 250/300 px 233/260

234 Il processo di dematerializzazione strumenti e servizi Software per la conversione e il salvataggio in formato PDF di documenti digitali di varia natura comprese pagine web. 234/260

235 Software per la conversione e il salvataggio in formato PDF, Appartengono a questa famiglia di programmi i software che, installando una stampante virtuale consentono, attraverso le normali procedure di stampa offerte dai vari software, la stampa o più precisamente il salvataggio di documenti attivando semplicemente la stampa degli stessi. Anche in questo caso è opportuno verificare la configurazione dei programmi affinché possano salvare i files nella modalità accessibile precedentemente indicata. 235/260

236 Il processo di dematerializzazione strumenti e servizi Suite OpenOffice Con OpenOffice si creano PDF da qualsiasi documento compresi quelli creati con MSOffice della Microsoft; l'aggiunta di PDF importer ad OpenOffice consente di editare un PDF. 236/260

237 Il processo di dematerializzazione strumenti e servizi Ingresso da pagine web e altri software di editing/reading 1.Aprire la pagina web oppure aprire/creare un file particolare con il relativo software. 2.Attivare la procedura di stampa e selezionare la stampante virtuale PDF 3.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nome seguendo questo schema [anno][num.prot.][breve oggetto possibilmente codificato] 237/260

238 Il processo di dematerializzazione strumenti e servizi Ingresso da files di back-office (doc, xls, ppt, odt, ecc) 1.Aprire/creare il file con una applicazione OpenOffice. 2.Attivare la procedura di esportazione in formato PDF (nella barra deglistrumenti di openoffice é presente l'icona) 3.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nome seguendo questo schema [anno][num.prot.][breve oggetto possibilmente codificato] 238/260

239 che fare? 239/260

240 240/260 (accedi alla mappa)

241 241/260 D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis Piano di informatizzazione delle procedure I termini per attivare il processo di dematerializzazione Entro il 16/02/2015, tutte le PA dovranno approvare un piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione online con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese. art. 24, comma 3-bis, D. L. n. 90/2014

242 242/260 D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis Piano di informatizzazione delle procedure I termini per attivare il processo di dematerializzazione Le procedure dovranno permettere il completamento della procedura, il tracciamento dell'istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta.

243 243/260 D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis Piano di informatizzazione delle procedure I termini per attivare il processo di dematerializzazione Il piano dovrà prevedere una completa informatizzazione, le amministrazioni dovranno attrezzarsi per la ricezione, gestione e conservazione di documenti e fascicoli informatici.

244 244/260 Predisporre un adeguato sito per la scuola Il sito web dell'ic di Castellucchio