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1 TUTORIAL DI DOCMAN RC2 PER UTILIZZATORI FINALI di 1. Visualizzazione file nel proprio sito Docman è un componente di Joomla che permette di visualizzare e inserire documenti e file nel proprio sito e renderli disponibili per i propri utenti. Per visualizzare Docman, cliccare sulla voce di Menu collegata alla gestione documenti del proprio sito (di solito questa voce si trova nel menu principale). La schermata che si visualizza è simile a questa: La voce Documenti rappresenta una CATEGORIA di Docman. Cliccare su questa categoria per vedere i documenti appartenenti ad essa: Una volta cliccato, appare un elenco di file, nel nostro caso ce n'è solamente uno di esempio:

2 Il nome del file è Documento 1. Se mettiamo la freccia del mouse sulla i di Informazioni, apparirà la scheda descrittiva del documento (nome del file, descrizione, pesantezza del file, proprietario, ecc...). Per Aprire o Scaricare il file cliccare sul nome del Documento, si aprirà una finestra di Apertura di documento. Selezionare Apri o Salva su disco (consigliato).

3 2. Caricare file su Docman Per caricare file su Docman è necessario eseguire il login al sito con il proprio Account. La schermata che si visualizza è simile a questa: A differenza di prima, ora appare l'icona 'Invia nuovo documento '. Cliccare su questa icona. Apparirà la seguente schermata: Automaticamente viene evidenziata la voce 'Carica un file dal tuo computer'. Lasciare così e cliccare su Pross.>> Apparirà la seguente schermata:

4 Cliccare su Sfoglia e selezionare il file che risiede nel proprio computer per caricarlo nel sito. Una volta selezionato il file, cliccare su Carica. A questo punto si apre una scheda informativa sul documento. Compilare come segue: Titolo: titolo del documento Categoria: selezionare la categoria a cui appartiene il documento Data: data di pubblicazione del documento (è possibile cambiarla cliccando sui 3 puntini) Descrizione: è possibile inserire una breve descrizione del documento Nella scheda Documento lasciare Miniatura e File come sono. E' possibile aggiungere un sito per ulteriori informazioni correlate a questo documento. Nella scheda Permessi selezionare con il menu a tendina 'Visitatori' chi può vedere i documenti e con il menu a tendina 'Manutentore' chi può modificare il documento.

5 Cliccare su Salva per salvare il nuovo documento o Annulla per annullare l'inserimento. Il risultato sarà il seguente: un nuovo file evidenziato con colore diverso. I bottoni indicati con le frecce possono essere visualizzati solo se l'utente ha permessi di amministratore nel sito. Modifica: permette di modificare il documento Sposta: permette di cambiare la categoria del documento Cancella: permette di eliminare il documento Aggiorna: permette di cambiare il file e di aggiornarlo con un altro Approva: il documento per essere visibile nel sito deve sempre essere approvato da un amministratore del sito

6 3. Creare le categorie Prima di tutto andare nel Pannello Amministratore del proprio sito e loggarsi. Questo può essere fatto solo da chi ha i poteri necessari per accedere al lato amministrativo di Joomla. Andando sul menu Componenti > Docman si accede al Menu di Docman. Noi ci concentriamo su ciò che è importante per l'utilizzatore finale, quindi non trattiamo la Configurazione, già impostata dal webmaster. Nell'organizzazione dei documenti sono fondamentali le categorie, che possono essere viste come dei cassetti in cui riporre i documenti. Docman offre la possibilità di creare anche sottocategorie, il che facilita la ricerca dei file. Cliccando su Gestione > Categorie si accede alla schermata di inserimento delle categorie: Probabilmente saranno già presenti delle categorie, come nel nostro caso. Per creare una nuova categoria cliccare sull'icona in alto a destra 'Aggiungi' o 'Nuovo'. Si aprirà la seguente schermata:

7 Il titolo della categoria e il nome possono essere uguali, se sono diversi il primo dev'essere quello più breve rispetto al secondo. Nell'es. il titolo della categoria è 'Lettere'. Il menu a tendina Categoria Principale determina se questa sarà una categoria principale o una sottocategoria. Se si desidera che sia una categoria principale, selezionare Top. Nel nostro esempio la struttura delle categorie diventerebbe così: - Categoria Documenti - Categoria Lettere se si desidera che Lettere sia la sottocategoria di una categoria già esistente, selezionare una delle categorie già precedentemente create. In questo esempio abbiamo la categoria Documenti, quindi se questa viene selezionata, l'albero delle categorie sarà il seguente: - Categoria Documenti > sottocategoria Lettere Si può decidere il livello di accesso evidenziando: Public: categoria visibile a tutti, anche agli utenti non registrati Registered: categoria visibile solo agli utenti registrati Special: categoria visibile solo agli utenti con particolari permessi (sconsigliata) Dopo aver inserito la descrizione della categoria, cliccare sull'icona in alto a destra Salva. Nel nostro esempio la Lettere è una sottocategoria di Documenti, la struttura è ben visibile anche dalla schermata con l'elenco delle categorie. Assicurarsi che le categorie siano pubblicate.

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9 4. Creare dei Gruppi Docman permette di creare dei gruppi di utenti e di far vedere così dei file solo a determinati utenti. Per creare i gruppi andare su Componenti > Docman > Gruppi Vi apparirà la seguente schermata. Naturalmente non ci sono gruppi già creati, quindi bisogna cliccare su Aggiungi (bottone in alto a

10 destra) Si aprirà la seguente schermata: Scheda Gruppo Gruppo : scrivere il nome del gruppo (es. Gruppo1) Descrizione : inserire una breve descrizione del gruppo Ora cliccare sulla scheda Membri : Tra gli Utenti disponibili ci sarà la lista degli utenti del sito. Perchè un utente faccia parte del Gruppo appena creato, selezionarlo nella lista degli Utenti disponibili e cliccare sulla freccia direzionata verso destra per trasferirlo tra i Membri in questo gruppo. Si possono selezionare quanti utenti si vogliono. Salvare il nuovo gruppo. Qual'è l'utilità dei gruppi? Vediamolo subito aprendo il documento che avevamo creato precedentemente. Tornare quindi attraverso il menu Componenti > Docman > Documenti alla lista dei nostri documenti e cliccare sul Documento2

11 Si aprirà la seguente schermata: Cliccare sulla scheda Permessi Nel menu a tendina Visitatori si stabilisce quali utenti del sito possono vedere il documento in questione. Il valore predefinito è Tutti, ma andando con il mouse sul menu si svelano altre possibilità: Creatore: può vedere il documento solo il creatore stesso Tutti gli utenti registrati: possono vederlo tutti gli utenti registrati al sito senza distinzione Tutti: sia utenti registrati che non Author: solo gli utenti che hanno permessi di Author (permessi impostati dalla Gestione utenti) Editor: solo gli utenti che hanno permessi di Editor (permessi impostati dalla Gestione utenti) Publisher: solo gli utenti che hanno permessi di Publisher (permessi impostati dalla Gestione utenti) Gruppi di Docman: in questo abbiamo solo il Gruppo1 precedentemente creato, ma nella lista ci

12 saranno tutti i gruppi che avrete creato per il vostro sito. Selezionando questa voce, solo il Gruppo1 può vedere il documento Utenti: sotto alla voce Utenti troverete la lista di tutti gli utenti registrati al sito, se si seleziona un utente, solo questo utente potrà vedere il documento. Per quanto riguarda il Manutentore, la lista sarà identica. Il manutentore è colui che ha il permesso di modificare il documento. Salvare il documento. Creato da

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