Smartphone 4.0. Guida dell'utente

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1 Smartphone 4.0 Guida dell'utente

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3 Contenuto Installazione 5 Registrazione come utente 7 SOLO PER IL SISTEMA VOIC 7 SOLO PER IL SISTEMA UNIFIED MESSAGING 8 Installazione dell applicazione software Smartphone Client 9 Requisiti del computer Smartphone Client 9 Configurazione multi-utente 10 Copia dei file dal CD ROM 10 Configurazione di Smartphone Client 13 Configurazione di Smartphone Client con la Configurazione guidata 13 Disintallazione di Smartphone Client 15 Funzioni del sistema 17 Gestione dei messaggi 19 Creazione di messaggi 19 Ricupero di messaggi 21 Risposta a un messaggio 25 Trasferimento messaggi 26 Configurazione del messaggio di notifica 29 Interfaccia telefonica utente 31 Uso dei tasti dalla tastiera telefonica (*, #, 0) 31 Descrizione funzionale di Smart-4-Fax 33 Invio di testi ed immagini con Smart-4-Fax 33 Opzioni secondo la licenza 35 Opzioni addizionali 36 Utilità coda dei messaggi di Smartphone 37 Proprietà dei processi 37 Azioni consentite da eseguire in un processo 38 Uso del provider di trasporto 41 Uso del servizio SMS 43 Uso del sistema di Segreteria telefonica 45 Collegamento di una chiamata telefonica 45 Altre opzioni 46 Appendice 47 In caso di problemi 49 Configurazione manuale di Smartphone Server 53 Aggiunta e configurazione del servizio Smartphone sotto Outlook Aggiunta e configurazione del servizio Smartphone sotto Outlook 98/ Configurazione della mailbox 55 Configurazione dell applicazione Smart-4-Fax 58 Indice 61 3

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7 Capitolo 1: Registrazione come utente Ci sono due tipi di sistemi Smartphone che possono essere installati nel proprio ufficio: Voic e Unified Messaging. Si può installare anche una funzione opzionale, il servizio di Segreteria telefonica. Questo documento contiene istruzioni per l uso di entrambi i sistemi, così se non si è sicuri di quale dei due è stato installato, si potrà contattare l amministratore del sistema. Il Tesserino tascabile, con tutta l informazione basilare per gli utenti, potrà anche essere utile. Per ottener una copia di questo tesserino, si può contattare l amministratore del sistema, oppure si può stamparlo dalla documentazione di Smartphone Client o dalla Guida in linea. Sarà necessario compilare i campi del Tesserino dopo la registrazione in Smartphone. Per cominciare a sfruttare i vantaggi dei diversi servizi offerti da Smartphone, ci dovrà disporre di una mailbox personale. Di seguito descriviamo i diversi procedimenti disponibili per la creazione di una mailbox. Anzitutto, contattare l amministratore del sistema in modo da verificare se una mailbox è stata già creata. In caso affermativo, dopo aver conosciuto il proprio numero identificativo utente ID, si poptrà di cominciare ad usare Smartphone. Andare al capitolo successivo. L amministratore del sistema può creare un altra mailbox Se il proprio telefono viene condiviso con altre persone, può darsi che ci sia una mailbox già creata per il proprio numero interno. In questo caso, si dovrà contattare l amministratore del sistema e chiedere di creare un altra mailbox. SOLO PER IL SISTEMA VOIC Registrazione di una mailbox Voic dal telefono: Se non ci sono ancora mailbox create nel proprio numero interno, si può chiamare il numero telefonico del server e creare la propria mailbox. 1.1 Chiamare il Server Smartphone direttamente dal proprio numero interno per il quale si desidera creare una mailbox (per informazione sul numero di telefono del server chiedere all amministratore del sistema). 1.2 Il Server Smartphone fornirà le istruzioni complete su come creare la mailbox. Il procedimento è descritto di seguito: a) Il Server Smartphone riconoscerà il numero interno dal quale è stata fatta la chiamata, e quindi informerà la persona che chiama che nessuna mailbox è stata creata per questo numero interno. Verrà, poi, offerta l opzione di creare una nuova mailbox. b) Immettere la password secondo richiesta. c) Confermare la password. d) Il Server Smartphone richiederà di registrare il prompt con il nome dell utente. Pronunciare in modo chiaro e forte il proprio nome. 7

8 Smartphone 4.0 e) Il Server Smartphone richiederà di registrare il messaggio di saluto dell utente. Registrare il proprio messaggio di saluto in modo chiaro dopo il segnale. f) Si verrà informati che la creazione della mailbox è stata eseguita con successo e quindi il proprio numero identificativo utente ID (di solito lo stesso del numero interno). La chiamata sarà inoltrata al menu utente. g) Nel menu utente, altri parametri possono essere stabiliti. Queste impostazioni sono opzionali. SOLO PER IL SISTEMA UNIFIED MESSAGING Creazione di una mailbox Unified Messaging con il computer: Bisognerà installare e quindi configurare l applicazione software Smartphone Server nel proprio computer. Questo procedimento viene descritto nei prossimi capitoli. 8

9 Capitolo 2: Installazione dell applicazione software Smartphone Client Requisiti del computer Smartphone Client Nota: questo capitolo è dedicato solo a quegli utenti che lavoreranno con il sistema Unified Messaging. Se si pensa di utilizzare il computer per accedere ai propri messaggi, esso dovrà essere munito dei requisiti elencati di seguito. Prima di procedere all installazione dell applicazione Smartphone Client, il Smartphone Server e Microsoft Exchange Server dovranno essere installati ed essere disponibili sulla rete locale dei computer (LAN). Requisiti Hardware Configurazione hardware del PC consigliata: Processore e memoria: Windows 98: Pentium 133MHz con 32MB RAV Windows NT 4.0 oppure Windows ME: Pentium 150MHz con 32MB RAV Windows 2000 oppure Windows XP: Pentium 233MHz con 64MB RAV 14 MB di spazio disponibili sul disco rigido (richiesto). Spazio addizionale sul disco rigido sarà richiesto per la stampa di documenti via Smart-4- Fax. Questo spazioo sarà richiesto per i file temporanei (475KB per ogni pagina). Kit multimediale (richiesto per la riproduzione/registrazione di file vocali nel computer Smartphone Client) Microfono connesso alla scheda sonora (richiesto per la registrazione di messaggi vocali) Requisiti Software Uno dei seguenti sistemi operativi: Windows 98 Windows ME Windows NT 4.0 (con Service Pack 4.0 o superiore) Windows 2000 Windows XP Una delle seguenti applicazioni client di posta elettronica dovrà essere installata e collegata a Microsoft Exchange Server (versione 5.5 o superiore): Microsoft Exchange Client 5.0 o superiore Microsoft Outlook 98, Microsoft Outlook 2000 oppure Microsoft Outlook 2002 (Office XP) Microsoft Internet Explorer 4.01 o superiore. 9

10 Smartphone 4.0 DCOM 1.3 o superiore. I file di installazione DCOM per Windows 98 sono disponibili nel CD-ROM di Smartphone (DCOM98). Windows ME, Windows NT 4.0, Windows 2000, Windows XP include già DCOM. Nota: solo la persona con privilegi amministrativi sul computer potrà installare l applicazione Smartphone Client e Smart-4-Fax sotto Windows NT, Windows 2000, Windows XP. Configurazione multi-utente Smartphone Client può essere configurata ed utilizzata da utenti multipli in un singolo computer che esegue e supporta sistemi operativi, compresi Windows NT, Windows 2000, Windows XP. L applicazione Smartphone Client dovrà essere installata una volta sola su un computer in particolare. Soltanto la persona con privilegi amministrativi locali potrà installare i file di Smartphone Client. Tutti gli altri utenti non dovranno reinstallare Smartphone Client. Comunque, tutti gli utenti dovranno configurare Smartphone Client utilizzando la Configurazione guidata di Client. Tutti gli utenti avranno impostazioni e profili separati. La stampante virtuale Smart-4-Fax, configurata dall amministratore locale, potrà essere utilizzata dagli altri utenti ed amministratori del computer. Copia dei file dal CD ROM Sarà neccesario disinstallare qualisiasi versione precedente di Smartphone Client e Smart- 4-Fax prima di installare quest ultima. Per maggiori informazioni sulla procedura di disinstallazione, consultare il capitolo Disinstallazione. 2.1 Chiudere tutte le applicazioni Windows prima di caricare l applicazione software Smartphone Client. 2.2 Inserire il CD Smartphone nell unità di disco CD, quindi fare doppio clic sulla (unità di disco CD ROM):\Client\setup\setup.exe. In modo da installare l applicazione software Smartphone dalla rete di computer locale (LAN), contattare l amministratore di sistema. 2.3 Il dialogo Scegliere la lingua di installazione apparirà. Scegliere la lingua richiesta. Fare clic su OK. Nota: durante la modifica o il ripristino dell applicazione software Smartphone Client, selezionare la lingua originale dell installazione precedente. 2.4 Il dialogo Benvenuto apparirà. Fare clic su Avanti> 2.5 Il dialogo Informazione utente apparirà. Digitare il proprio nome e il nome della propria società. Fare clic su Avanti> 2.6 Il dialogo Tipo di installazione apparirà. Fare clic sul tipo di installazione preferito (si consiglia l installazione Tipica che viene descritta dettagliamente in questo documento). Fare clic su Avanti> 2.7 Il dialogo Seleziona la cartella di destinazione apparirà. La cartella di destinazione per i file di Smartphone Client verrà elencata. La cartella predefinita è C:\Programmi\Smartphone Client. Fare clic su Avanti>. 2.8 Il dialogo Copia dei file apparirà. Se si accettano le impostazioni stabilite, fare clic su Avanti>. 10

11 Installazione dell applicazione software Smartphone Client 2.9 I file verranno copiati sul disco rigido Apparirà il dialogo Installazione completata. Fare clic su Fine per riavviare il computer (richiesto per completare l installazione). L applicazione software Smartphone Client è stata adesso installata sul proprio computer, facendolo diventare un computer Smartphone Client. La Configurazione guidata Client verrà eseguita automaticamente dopo il riavvio del computer. Per istruzioni dettagliate sull uso della Configurazione guidata vedere il capitolo successivo. 11

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13 Capitolo 3: Configurazione di Smartphone Client I file copiati durante il processo di installazione forniscono i seguenti servizi Smartphone Client all interno delle applicazioni Microsoft Exchange Client oppure Outlook: Maschere per la visualizzazione dei messaggi vocali e fax direttamente all interno delle applicazioni Microsoft Exchange Client oppure Outlook. Collegamenti di comunicazione tra i computer Smartphone Client, Smartphone Server e Microsoft Exchange Server. Adesso occorrerà configurare questi servizi manualmente oppure automaticamente sul computer Smartphone Client (con la Configurazione guidata di Client). La Configurazione guidata di Client verrà utilizzata per configurare i servizi Smartphone Client nel profilo predefinito MAPI delle applicazioni Microsoft Exchange Client/Outlook. Il profilo predefinito MAPI dovrà essere impostato correttamente per configurare l applicazione Smartphone Client con la Configurazione guidata di Client. Configurazione di Smartphone Client con la Configurazione guidata 3.1 Eseguire la Configurazione guidata di Client (localizzata nella cartella Smartphone Client). Apparirà la finestra di dialogo Benvenuti. 3.2 Fare clic su Successivo>. Apparirà la finestra di dialogo Credenziali utente. 3.3 Digitare il nome del computer Smartphone Server, l ID utente (di solito lo stesso come il numero interno), e password. Fare clic su Successivo>. Nota: La mailbox del numero interno dovrà già esistere su Smartphone Server. Contattare l amministratore del sistema per informazioni sul nome del server, ID utente e password. 3.4 Apparirà la finestra di dialogo Configurazione guidata di Client completata. Fare clic su Fine per completare la configurazione. Dopo aver completato la configurazione automatica di client: Il servizio Unified Messaging verrà aggiunto all applicazione Exchange Client / Outlook. Smartphone Server verrà selezionato come Smartphone Client e quindi configurato. Il provider di trasporto Smartphone (incluso in Smartphone Client e utilizzato per la consegna di messaggi via telefonica, fax e SMS) verrà attivato. Per visualizzare le impostazioni della propria mailbox (nella finestra di dialogo Opzioni dell applicazione Microsoft Exchange Client oppure Outlook): 3.5 Dal menu Exchange Client / Outlook: Selezionare [Strumenti Opzioni]. Apparirà la finestra di dialogo Opzioni. 3.6 Selezionare la scheda Unified Messaging. La sceda Unified Messaging mostrerà la configurazione della propria mailbox sul computer Smartphone Server. Nota: La Configurazione guidata di Client non controllerà la validità dell informazione immessa. Se viene immessa informazione errata, potrebbero occorrere problemi con la connessione alla propria mailbox su Smartphone Server. In questo caso, sarà necessario digitare 13

14 Smartphone 4.0 l informazione corretta (eseguendo la Configurazione guidata di Client oppure configurando Smartphone Client manualmente). Nota: Sarà possibile creare la propria mailbox (se non è stata creata dall amministratore del sistema) oppure modificare le impostazioni della mailbox durante la configurazione manuale. Per informazioni dettagliate sulla configurazione manuale di Smartphone Client consultare Configurazione manuale di Smartphone Server in pagina

15 Capitolo 4: Disintallazione di Smartphone Client E strittamente consigliato disinstallare qualsiasi versione precedente di Smartphone Client prima di procedere all installazione di una nuova versione. Il programma per la Disinstallazione (disponibili dal menu Avvio di Smartphone Client) esegue automaticamente tutti i passi necessari per disinstallare la versione precedente. Prima di disinstallare Smartphone Client, rimuovere il servizio Unified Messaging dall applicazione Mircosoft Exchange o Outlook. Rimozione del servizio Unified Messaging da Microsoft Outlook Aprire l applicazione Microsoft Outlook sul computer. 4.2 Dal menu, selezionare [Strumenti Account di posta elettronica]. Apparirà la finestra di dialogo Account di posta elettronica. 4.3 Selezionare l opzione Visualizza o cambia glia account di posta elettronica esistenti. Fare clic su Successivo. Apparirà la finestra di dialogo Account di posta elettronica. 4.4 Nel campo I messaggi per questi vengono elaborati nel seguente ordine selezionare l account Smartphone Server e quindi fare clic su Rimuovi. Per confermare la eliminazione, fare clic su Sì. Fare clic su Fine per chiudere la finestra di dialogo. Rimozione del servizio Unified Messaging da Mircosoft Exchange, Microsoft Outlook 98 o Microsoft Outlook 2000 /C/ 4.5 Aprire l applicazione MS Exchange Client o Outlook nel proprio computer. 4.6 Dal menu, selezionare [Strumenti Servizi]. Il dialogo Servizi apparirà. 4.7 Nella scheda Servizi selezionare Smartphone Server e quindi fare clic su Rimuovi. 4.8 Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo. 15

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19 Capitolo 5: Gestione dei messaggi Per comprendere tutti i vantaggi del sistema Unified Messaging si deve imparare a pensare alla messaggeria in modo diverso. Mentre prima per prendere visione dei propri messaggi al mattino bisognava controllare prima la segreteria telefonica, poi l apparecchio fax, e poi il server della posta elettronica, adesso tutti questi messaggi saranno inclusi in un unica interfaccia utente che potrà essere controllata sia sul computer che su qualunque telefono dal qualsiasi parte del mondo. La stessa cosa vale per l invio di messaggi. Si può trasformare qualunque documento elettronico in formato fax e inviarlo ad un apparecchio fax: tutto questo mentre si è seduti di fronte al proprio computer. Per l invio di posta elettronica, si potrà scegliere quale formato, tra un messaggio vocale o di testo, risulta più efficace e conveniente. Tutti e due sono gestiti dalla propria applicazione software Smartphone Client. Questa sezione descrive dettagliatamente come utilizzare le diverse caratteristiche fornite da Smartphone Client. I seguenti argomenti saranno trattati di seguito: Creazione di un messaggio. Come creare qualsiasi tipo di messaggio utilizzando diverse periferiche per l input. Recupero di messaggi. Come ricevere (visualizzare, ascoltare, stampare) i propri messaggi in diverse periferiche. Risposta dei messaggi Come rispondere ai messaggi. Trasferimento dei messaggi. Come inoltrare qualsiasi tipo di messaggio. Si consiglia di fare attenzione a quelle funzioni del sistema Unified Messaging che saranno più frequentemente usate nell ambito dell ufficio. Creazione di messaggi Questa sezione descrive come creare messaggi di testo, vocali, e fax. Creazione di messaggi di testo Questa sezione descrive come creare messaggi di testo con il computer Smartphone Client. Creazione di un messaggio nel proprio computer Smartphone Client TESTO SPC ES 1. Creare un messaggio di testo in MS Exchange Client o Outlook. 2. Selezionare l indirizzo del destinatario. 3. Inviare il messaggio come messaggio di posta elettronica. Nota: Sarà possibile inviare il messaggio ad un apparecchio fax, cellulare (come messaggio SMS), oppure ad un numero telefonico (con l uso della tecnica TTS) e utilizzando indirizzi speciali. Per informazioni su questi indirizzi speciali, vedere Uso del provider di trasporto in pagina

20 Smartphone 4.0 Creazione di messaggi vocali Questa sezione descrive come creare messaggi vocali con le seguenti periferiche: Multimediali del computer Smartphone Client Telefono Questa sezione descrive come creare messaggi vocali sul computer multimediale Smartphone Client. Creazione di un messaggio vocale nel proprio computer Smartphone Client VOCALE SPC ES 1. Dall applicazione MS Exchange Client o Outlook, selezionare [File Nuovo Scegli modulo]. 2. Il dialogo Nuovo modulo apparirà. Nel campo Cerca in: selezionare Libreria moduli standard. 3. L elenco dei moduli standard apparirà. Fare doppio clic su Messaggio vocale. 4. Il modulo messaggio vocale apparirà. Scegliere il destinatario della Rubrica facendo clic sul pulsante A. Sarà possibile digitare i primi caratteri del nome del destinatario nel campo A e quindi premere il pulsante Controlla nome. 5. Nel campo Cc, immettere o selezionare gli indirizzi dei destinatari, se esistenti, oppure fare clic sul pulsante Cc in modo di scegliere un destinatario dalla rubrica. Per inviare una copia carbone (Bcc), selezionare Campo Bcc dal menu Visualizza. Il campo Bcc apparirà sotto il campo Cc. 6. Digitare l oggetto del messaggio. 7. Fare clic sul pulsante Registra per iniziare la registrazione. 8. Registrare il messaggio con il microfono del computer. 9. Fare clic sul pulsante Interrompi per fermare la registrazione. 10. Fare clic sul pulsante Invia per inviare il messaggio come messaggio . Nota: You can also send the message to the specified phone number. For details see Uso del provider di trasporto in pagina 41. Creazione di un messaggio fax Questa sezione descrive come creare messaggi fax con le seguenti periferiche: Il computer Smartphone Client L apparecchio fax 20

21 Gestione dei messaggi Questa sezione descrive come creare messaggi fax sul computer Smartphone Client. Creazione di un messaggio fax all interno dell applicazione MS Exchange Client o Outlook FAX SPC ES 1. Dal menu principale dell applicazione MS Exchange Client o Outlook, selezionare [File Nuovo Scegli modulo]. 2. Il dialogo Nuovo modulo apparirà. Nel campo Cerca in: selezionare Libreria moduli standard. 3. L elenco dei moduli standard verrà visualizzato. Fare doppio clic su messaggio fax. 4. Il modulo messaggio fax verrà aperto. Selezionare dal menu principale [File Aggiungi messaggio fax]. 5. Fare doppio clic sul file formato TIFF/F contenente l immagine che comprenderà il messaggio fax. 6. Nel modulo fax, scegliere il destinatario dalla Rubrica premendo il pulsante A...Sarà possibile digitare i primi caratteri del nome del destinatario nel campo A e quindi premere il pulsante Controlla nome. 7. Nel campo Cc, immettere o selezionare gli indirizzi dei destinatari, se esistenti, oppure fare clic sul pulsante Cc in modo di scegliere un destinatario dalla rubrica. Per inviare una copia carbone (Bcc), selezionare Campo Bcc dal menu Visualizza. Il campo Bcc apparirà sotto il campo Cc. 8. Digitare l oggetto del messaggio fax. 9. Fare clic sul pulsante Invia per inviare il messaggio come messaggio . Nota: Anche, sarà possibile inviare il messaggio come fax al numero fax specificato. Per ulteriori dettagli vedere Uso del provider di trasporto in pagina 41. Nota: i file di formato TIFF/F possono essere creati da qualsiasi documento utilizzando lo strumento dalla NOVAVOX AG Smart-4-Fax. Ricupero di messaggi Questa sezione descrive come ricuperare (stampare, mostrare, ascoltare) i messaggi di testo, vocali, e fax. Come stampare, ascoltare e mostrare i messaggi di testo Questa sezione descrive come stampare, ascoltare, visualizzare i messaggi sulle seguenti periferiche: Il computer Smartphone Client L apparecchio fax La stampante utilizzando le seguenti periferiche: 21

22 Smartphone 4.0 Il computer Smartphone Client Il telefono Questa sezione descrive come stampare i messaggi in un apparecchio fax utilizzando il computer Smartphone Client. Stampa dei messaggi di testo nell apparecchio fax utilizzando il proprio computer Smartphone Client SPC TIFF/F fax fax SPS Fax PBX Dall interno dell applicazione MS Exchange Client o Outlook si può inviare un messaggio di testo ad un apparecchio fax (se, per esempio, si desidera inoltrare un messaggio a qualcuno che non ha accesso alla posta elettronica): 1. Selezionare l opzione Stampa all interno dell applicazione. Il dialogo Stampa apparirà. 2. Selezionare Smart-4-Fax come nome della stampante. 3. Dopo aver impostato tutte le altre opzioni per la stampa, fare clic su OK. Attendere finché le pagine scelte siano convertite in formato TIFF. 4. Il dialogo Opzioni di invio apparirà. Selezionare l opzione FAX. 5. Scegliere l opzione Smartphone Server dal menu a discesa Smartphone Server. 6. Fare clic sul pulsante Rubrica per indirizzare il messaggio a un destinatario dalla Rubrica. Selezionare l opzione esterno se il numero è un numero esterno. 7. Se il fax deve essere inviato a diversi destinatari, usare la funzione Aggiungi all elenco. 8. Digitare l oggetto del messaggio fax. 9. Digitare qualsiasi informazione necessaria per identificare il mittente nel campo Intestazione. 10. Fare clic su Invia per mettere il fax in lista di attesa, premere Chiudi per chiudere il dialogo e quindi cancellare la stampa, o Visualizza per visualizzare il documento fax nell applicazione predefinita per mostrare il file in formato TIFF. Nota: per visualizzare lo stato di un messaggio fax, fare doppio clic sull icona Coda dei messaggi di Smartphone. Ascolto di messaggi vocali Questa sezione descrive come ascoltare i messaggi vocali nelle seguenti periferiche: Multimediali del computer Smartphone Client Il telefono. Questa sezione descrive come eseguire i messaggi vocali utilizzando il computer Smartphone Client. 22

23 Gestione dei messaggi Ascolto dei messaggi vocali con le periferiche multimediali del computer Smartphone Client VOCE SPC ES Per ascoltare i messaggi vocali con le periferiche multimediale del computer Smartphone Client: 1. Fare clic su Posta in arrivo e consultare la lista dei messaggi. 2. I messaggi vocali sono contrassegnati dall icona. Per aprire un messaggio fare doppio clic su di essa. 3. Fare clic sul pulsante. Ascolto telefonico dei messaggi vocali utilizzando il computer Smartphone Client SPC ES VOCE VOCE Telefono PBX SPS Riprodurre un messaggio vocale: 1. Nell applicazione MS Exchange o Outlook, fare clic sul Messaggio vocale. 2. Fare clic sull icona Ascolto confidenziale nella barra degli strumenti. 3. Il telefono squillerà, alzando il ricevitore il messaggio vocale sarà messo in riproduzione. Ascolto confidenziale Come suddetto, il pulsante Ascolto confidenziale nel Modulo per messaggi vocali può essere utilizzato per ascoltare un messaggio vocale con il telefono interno. Premendo il pulsante per Ascolto confidenziale, il telefono squillerà. Alzare l auricolare per ascoltare il messaggio vocale. Ci sono diversi impostazioni collegate con la caratteristica per l Ascolto confidenziale, alle quale si può accedere da qualsiasi Modulo messaggi vocali. Il numero al quale si riceverà la chiamata può essere stabilito, ed anche il modo di autoriproduzione può essere attivato. Se l opzione autoriproduzione viene selezionata, il messaggio vocale sarà eseguito subito dopo che i messaggi siano aperti, sia all altoparlante/cuffie che al telefono. 23

24 Smartphone 4.0 Modifica del numero telefonico per l Ascolto confidenziale Il numero telefonico interno registrato è utilizzato come numero telefonico predefinito per l Ascolto confidenziale. In qualsiasi modo, per stabilire un altro numero telefonico per l Ascolto confidenziale: 1. Aprire qualsiasi messaggio vocale. 2. Dal modulo messaggi vocali: Selezionare [File Opzioni]. Il dialogo Opzioni apparirà. 3. Digitare il numero per l Ascolto confidenziale o scegliere il numero per l Ascolto confidenziale dall elenco del menu a discesa. 4. Se il numero per l Ascolto confidenziale è un numero esterno, selezionare l opzione esterno. Modifica del modo Autoriproduzione Per impostazione predefinita, il modo Autoriproduzione è disattivato. Ad ogni modo, se si desidera ascoltare automaticamente i propri messaggi vocali ogni volta che siano aperti nell applicazione MS Exchange o Outlook: 1. Aprire qualsiasi messaggio vocale. 2. Dal menu del Modulo per messaggi vocali: Selezionare [File Opzioni]. Il dialogo Opzioni apparirà. 3. Selezionare il modo Autoriproduzione: Disattivo: doppio clic sul messaggio vocale mostrerà solo il Modulo per messaggi vocali. Telefonica: facendo doppio clic su un messaggio vocale, il proprio telefono per l Ascolto confidenziale squillerà e quindi si potrà ascoltare il messaggio con il telefono. Altoparlante: facendo doppio clic su un messaggio vocale, esso verrà eseguito automaticamente tramite le periferiche multimediali dal computer attraverso l altoparlante o le cuffie. 4. Fare clic su OK. Stampa e visualizzazione dei messaggi fax Questa sezione descrive come stampare e visualizzare i messaggi fax nelle seguenti periferiche: Il computer Smartphone Client L apparecchio fax La stampante utilizzando le seguenti periferiche: Il computer Smartphone Client Il telefono Questa sezione descrive come recuperare i messaggi fax utilizzando il computer Smartphone Client. Visualizzazione dei messaggi fax nel computer Smartphone Client FAX SPC ES 24

25 Gestione dei messaggi Per visualizzare un messaggio fax: 1. Aprire Microsoft Exchange Client o Microsoft Outlook. 2. Fare clic sulla Posta in arrivo per vedere la lista dei messaggi. 3. I messaggi fax sono contrassegnati dall icona. Per aprire un messaggio fax, fare doppio clic sull icona. Stampa dei messaggi fax nella stampante utilizzando il computer Smartphone Client SPC Stampante Per stampare i messaggi: 1. Nell applicazione MS Exchange o Outlook, fare doppio clic sul messaggio fax. 2. Fare clic su Stampa. Risposta a un messaggio Sarà possibile rispondere a un messaggio di testo, vocale o fax utilizzando le seguenti periferiche: Il computer Smartphone Client. Il telefono Questa sezione descrive come rispondere ai messaggi vocali e fax utilizzando il computer Smartphone Client. Rispondere ad un messaggio vocale Con il messaggio al quale si desidera rispondere sullo schermo: 1. Selezionare [File Rispondi] o premere il pulsante Rispondi. Apparirà un modulo di risposta al messaggio. 2. Se il mittente è registrato nel database utenti di Smartphone, il proprio indirizzo di posta elettronica apparirà nel campo A. Sarà possibile digitare i primi caratteri del nome del destinatario nel campo A e quindi premere il pulsante Controlla nome. Nel campo Cc, immettere o selezionare gli indirizzi dei destinatari, se esistenti, oppure fare clic sul pulsante Cc in modo di scegliere un destinatario dalla rubrica. Per inviare una copia carbone (Bcc), selezionare Campo Bcc dal menu Visualizza. Il campo Bcc apparirà sotto il campo Cc. 3. Aggiungere una risposta al messaggio. 4. Per aggiungere testo al messaggio, fare clic sul pulsante Mostra/Nascondi ed immettere il testo desiderato nella casella gestione che apparirà. 25

26 Smartphone Selezionare [File Invia messaggio] dal menu o premere il pulsante Invia. Rispondere ad un messaggio fax Con il messaggio fax al quale si desidera rispondere sullo schermo: 1. Selezionare [File Rispondi] o premere il pulsante Rispondi. Apparirà un modulo per la risposta al messaggio. 2. In modo predefinito Unified Messaging selezionerà automaticamente la posta elettronica come canale per la risposta ad un mittente il quale si trova nella Rubrica del Microsoft Exchange Server. Sarà possibile digitare le prime lettere del nome del destinatario nel campo A e fare clic sul pulsante Controlla nomi. 3. Nel campo Cc, digitare o selezionare l indirizzo del destinatario Cc, se esistente. Per inviare una copia carbone (Bcc), selezionare il campo Bcc dal menu Visualizza. Il campo Bcc apparirà sotto il campo Cc. 4. Aggiungere una risposta al messaggio. 5. Per aggiungere testo al messaggio, premere il pulsante Mostra/nascondi ed immettere il testo desiderato nella casella gestione che apparirà. 6. Selezionare [File Invia messaggio] o premere il pulsante Invia. Trasferimento messaggi Questa sezione descrive come inoltrare messaggi di testo, vocali, e fax. Trasferimento messaggi di testo Trasferimento messaggi di testo SPC ES Per inoltrare i messaggi: 1. Fare doppio clic sul messaggio di testo nell applicazione MS Exchange o Outlook. 2. Fare clic su Inoltra. 3. Digitare l indirizzo del destinatario. 4. Fare clic su Invia per inviare il messaggio tramite posta elettronica. Nota: Sarà possibile inviare il messaggio ad un apparecchio fax, cellulare (come messaggio SMS), oppure ad un numero telefonico (con l uso della tecnica TTS) e utilizzando indirizzi speciali. Per informazioni su questi indirizzi speciali, vedere Uso del provider di trasporto in pagina

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