FONDAZIONE SISTEMA TOSCANA

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1 FONDAZIONE SISTEMA TOSCANA Per la Ricerca di sggetti qualificati per un servizi di prentazine alberghiera per l edizine 2015 della manifestazine Internet Festival - CIG: Z Nell ambit della manifestazine Internet Festival (Pisa, 8-11 ttbre 2015), Fndazine Sistema Tscana, che ne cura l rganizzazine, ha la necessità di acquisire un servizi di prentazine alberghiera per i relatri, gli spiti e l staff di Internet Festival. Oggett del servizi Fndazine Sistema Tscana intende selezinare un agenzia che curi il servizi di prentazine alberghiera per far frnte ai fabbisgni dei relatri, spiti e staff della manifestazine Internet Festival (Pisa, 8-11 ttbre 2015). L agenzia selezinata dvrà perare sulla base delle direttive impartite dalla Segreteria Organizzativa di IF rispettand un rapprt di leale cllabrazine. Le quantità indicate nella presente richiesta di preventiv sn meramente indicative, ptend variare in più in men in relazine ai fabbisgni, e ciò ai sensi dell art cmma del C.C. in cui l entità della quantità stessa nn è determinata, ma si intende pattuita cme quella crrispndente al nrmale fabbisgn di Internet Festival. Eventuali scstamenti in aument diminuzine rispett alle quantità iptizzate verrann reglati a cnsuntiv in percentuale sulla base degli imprti indicati nell fferta ecnmica. Il servizi ggett della selezine presente prcedura cnsiste nella: - Gestine del servizi di prentazine e acquist di pernttamenti alberghieri dei relatri, degli spiti e dell staff di Internet Festival (Pisa, 8-11 ttbre 2015), secnd le indicazini che verrann frnite, di vlta in vlta, dalla Segreteria Organizzativa di IF2015 e dietr sua preventiva apprvazine, press strutture alberghiere: 3 stelle (per staff IF) 3 stelle (per relatri e spiti IF) 4 stelle (per relatri e spiti IF) 5 stelle (per relatri e spiti IF) Il numer cmplessiv stimat di camere è di 400 rm/nights, da suddividersi principalmente in single, DUS, matrimniali/dppie da intendersi distribuite nei girni tra mercledì 7 a dmenica 11 ttbre, cmpresi. Si precisa a titl infrmativ - che il picc di pernttamenti di relatri e spiti si registra per le ntti di givedì 8, venerdì 9 e sabat ttbre, cn una stima indicativa di 90 rm/nights per ciascun di questi girni. - Reprtistica e aggirnamenti qutidiani sull stat dell arte delle prentazini, sulle prcedure di prentazine e acquist, sul cnsuntiv di spesa e cntatt dirett cn una persna più persne dell Staff Organizzativ, che verrann pprtunamente segnalate. - Presenza fisica ( eventuale reperibilità) di un peratre dell agenzia di viaggi press il desk accglienza della Segreteria Organizzativa di Internet Festival

2 Decrrenza, durata, rinnv e prrga Le prestazini di servizi si svlgerann a partire dalla sttscrizine del cntratt fin alla cnclusine della manifestazine Internet Festival (Pisa, 8-11 ttbre 2015) e alla ricezine di pprtuna reprtistica e rendicntazine a cnsuntiv entr e nn ltre il 31 ttbre La Fndazine Sistema Tscana si riserva di attribuire all'aggiudicatari servizi integrativi e aggiuntivi, ai sensi dell'art. 57 cmma 2 e 5, per il ptenziament e l svlgiment di ulteriri attività e servizi cllegati alla manifestazine. Quest ulterire incaric sarà ggett di un cntratt aggiuntiv cn decrrenza e scadenza che ptrann essere diverse da quelle ggett del precedente e principale incaric e nn ptrà superare il 50% del presente incaric. Il cntenut delle fferte I candidati sn invitati a presentare all intern di un unic plic, chius in gni sua parte, timbrat e siglat sui lembi di chiusura cn sigle appste in md tale da escludere qualsiasi manmissine del plic (e bbligatriamente sui lembi di chiusura del plic), le fferte articlate cme di seguit: Busta Dcumenti Amministrativi, cntenente: - la presente richiesta di preventiv sttscritta per accettazine dal legale rappresentante crredata dalla cpia del dcument di identità - un autcertificazine resa ai sensi del DPR 445/00 avente ad ggett il pssess dei requisiti generali ex art. 38 D.lgs. 163/06 e delle reglari licenze ed autrizzazini previste dalla legge per l esercizi dell attività. Busta Offerta Tecnica, cntenente le seguenti parti bbligatrie: - Elenc delle strutture di accglienza cinvlte e per ciascuna gli specifici alltment relativi alla struttura. Le strutture alberghiere devn essere ubicate esclusivamente nel Cmune di Pisa, prssime al Centr Stric, facilmente raggiungibili a piedi attravers cllegamenti pubblici. - I termini di release: cmpatibilmente cn le esigenze e le necessità di Segreteria Organizzativa di Internet Festival, il termine di release delle camere nn può essere antecedente al 3 ttbre La plicy di cancellazine: cmpatibilmente cn le esigenze e le necessità di segreteria rganizzativa di Internet Festival, il termine di cancellazine delle prentazini effettuate deve essere valid fin a 72 re antecedenti il check-in. - La tassa di sggirn: il relativ cst dvrà essere interamente assrbit nell fferta ecnmica. Nulla dvrà essere richiest dalle strutture agli spiti della Fndazine. - Il mdell rganizzativ del lavr e delle attività, relazini cn FST e la Segreteria Organizzativa di IF; - L indicazine del nme e cgnme del/dei referente perativ, dispnibilità raria lavrativa, cntatt dirett e curriculum vitae. - Eventuali servizi aggiuntivi. Cstituisce titl preferenziale per la valutazine la dispnibilità e la prentazine di camere (dispnibilità minima garantita 8 camere) press le seguenti strutture alberghiere, risultate tra l altr maggirmente gradite ai relatri e agli spiti delle precedenti edizini di IF: - Htel Alessandr Della Spina - Htel Ryal Victria - Htel Nvecent - Htel Di Stefan

3 - Htel Blgna - Htel NH Le Offerte Tecniche nn dvrann cntenere nessuna stima di prezzi csti prpsti dagli fferenti, neanche per parti minri, pena esclusine dell'fferta. Busta Offerta Ecnmica, cntenente le seguenti parti bbligatrie: - La tariffa per ntte differenziata per categria alberghiera e per sistemazine singla, camera DUS, e camera dppia/matrimniale, prima clazine inclusa, indicazini rari check-in e check-ut, per un numer cmplessiv stimat di 400 rm/ntte per la durata di sggirn relativ alla manifestazine Internet Festival (check-in 7 ttbre check ut 11 ttbre). La cifra dvrà essere espressa in eur, scritt in numeri e in lettere, IVA esclusa. - L individuazine del cst del singl fee applicat per gni prentazine effettuata press ciascuna struttura. La cifra dvrà essere espressa in eur, scritt in numeri e in lettere, IVA esclusa. Criteri di valutazine delle fferte La scelta del frnitre si baserà sul criteri dell'fferta ecnmicamente più vantaggisa di cui all'art. 83 del DLgs. n.163/06. Alle Offerte Tecniche (OT) sarann attribuiti i punteggi sulla base degli elementi di seguit indicati, fin ad un massim di 80 punti: Criteri Punteggi massim 1. Organizzazine del servizi, mdell di lavr e relazini cn FST e Staff Organizzativ Internet Festival 2. Mdell di reprtistica frnita, cn relativi aggirnamenti su prentazini e dispnibilità residua camere 3. Pianificazine e timing delle attività, finestra raria di servizi e di reperibilità persnale agenzia per prentazine alberghiera 4. CV referente perativ agenzia 8 5. Pssibilità di cancellare eventuali prentazini effettuate fin a 24 re antecedenti il check-in/arriv dell spite: 6. Termine di release delle camere successiv al 3 ttbre Distribuzine equilibrata delle camere nelle tre categrie di 8 struttura alberghiera (tre, quattr e cinque stelle) 8. Percentuale di htel dispnibili ad ffrire wifi gratuita in camera 8 9. Servizi aggiuntivi 6 Criteri aggiuntivi alla valutazine delle OT 1.Per ciascuna struttura alberghiera verrà pres in cnsiderazine e valutat il guest rating cmplessiv (intes cme indicatre della qualità percepita dal cliente) riguardante le recensini utenti, classifiche, giudizi sulle camere e sui servizi. Verrann cnsultate le principali piattafrme di bking: Bking.cm, Trivag e

4 Tripadvisr. Ciascuna struttura alberghiera indicata nell fferta tecnica si vedrà assegnat un punteggi crrispndente alla valutazine di rating delle tre piattafrme di cui spra. 2.Verrann assegnati due punti ulteriri per prentazini di almen 8 camere negli htel indicati cme preferenziali nella descrizine del cntenut dell Offerta Tecnica. 3.Ciascuna struttura alberghiera indicata nell fferta tecnica riceverà un punteggi ulterire csì articlat: - 3 punti se distante men di 600 mt da Pnte di Mezz - 2 punti se distante da 600 a 00 mt da Pnte di Mezz - 1 punti se distante da 00 a 1500 mt da Pnte di Mezz Alle Offerte Ecnmiche (OE) sarann attribuiti i punteggi sulla base della seguente frmula: P =(Pmin/Pff) x 20 dve P: punteggi assegnat all'offerta Ecnmica Pmin: prezz più bass ffert Pff: prezz dell'fferta in esame Criteri di aggiudicazine Si adtterann le prcedure previste dal Metd AGGREGATIVO-COMPENSATORE (allegat B lett. b DPR 554/99) sintetizzabili nella frmula seguente: Punteggi = OT + OE La gara sarà aggiudicata al cncrrente la cui fferta avrà ttalizzat il maggir punteggi smmand il punteggi ttenut dalla valutazine dell'offerta Tecnica cn quell ttenut dall'offerta Ecnmica. In cas di parità il servizi verrà assegnat al cncrrente che avrà ttalizzat il maggir punteggi sull'offerta Tecnica. NB: Si ricrda che per stipulare il cntratt si dvrann rilasciare dichiarazini in merit all insussistenza di cndizini stative alla stipula di cntratti cn la pubblica amministrazine, cme previst dal Cdice dei Cntratti Pubblici. Mdalità di presentazine delle Offerte I prpnenti, entr le re del 24/07/2015 dvrann cnsegnare i dcumenti indicati (cn le mdalità da lr preferite tenend cnt che nn farà fede il timbr pstale, ma la data di cnsegna al prtcll della FST), in un plic chius in gni sua parte, timbrat e siglat sui lembi di chiusura cn sigle appste in md tale da escludere qualsiasi manmissine del plic. Si farà riferiment, per la valutazine, alla vigente giurisprudenza amministrativa, cperand lealmente, cmunque, cn il partecipante al fine di garantire la massima partecipazine alla prcedura. Sulla busta, ltre all'indirizz della Fndazine Sistema Tscana, dvrà essere riprtata la dizine Ricerca di sggetti qualificati per un servizi di prentazine alberghiera per l edizine 2015 della manifestazine Internet Festival - CIG: Z e la scritta NON APRIRE. Il mittente dvrà essere chiaramente indicat e altrettant il numer di fax la casella di psta elettrnica certificata che verrà utilizzat/a per gni cmunicazine fra FST e il partecipante.

5 Il tutt dvrà pervenire alla Fndazine Sistema Tscana, Via Duca d'asta, ,, a pena di esclusine, mediante servizi delle Pste Italiane S.p.A., vver mediante agenzia di recapit autrizzata. E altresì pssibile la cnsegna a man dei plichi direttamente a mezz di terze persne, entr l stess termine perentri, agli Uffici della Fndazine Sistema Tscana (medesim indirizz di cui spra), che ne rilascerà appsita ricevuta. Pubblicità Il presente avvis verrà pubblicat sulle pagine web Respnsabile del prcediment La Respnsabile del prcediment è la dtt.ssa Adriana De Cesare. Infrmazini E pssibile richiedere chiarimenti al Respnsabile Uffici Acquisti e Uffici Gare, dtt.ssa Cecilia Gennai ai seguenti punti di cntatt: c.gennai@fndazinesistematscana.it, fax