Principi aziendali. Etica. Codice di condotta

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1 Principi aziendali Etica Codice di condotta Scopo del codice di condotta Nel presente codice di condotta abbiamo fissato in modo vincolante i nostri standard e le aspettative collegate alla nostra condotta quotidiana con lo scopo di rendere la nostra attività aziendale eticamente ineccepibile. Tutti i presidenti, gli amministratori delegati, i dirigenti e dipendenti * in tutto il mondo sono tenuti a rispettare questi principi. I dirigenti devono essere inoltre di particolare esempio nell'applicazione del codice di condotta. 01 Principi generali I valori dell'orientamento al cliente, della redditività, dell orientamento all innovazione, dello spirito di collaborazione e della responsabilità, definiti nelle linee guida del Gruppo DB, sono gli elementi centrali del presente codice di condotta. Nei rapporti con i nostri clienti, partner commerciali, dipendenti e proprietari ci premuriamo costantemente di operare in modo leale e onesto. Offriamo ai nostri clienti servizi di trasporto passeggeri e servizi logistici sicuri, ecologici, socialmente sostenibili e redditizi. La nostra intenzione di svolgere le nostre attività aziendali in modo ineccepibile a livello etico e legale è direttamente correlata al modo in cui ci comportiamo sul lavoro. Nelle nostre attività aziendali ci atteniamo al diritto applicabile così come alle direttive e agli standard in vigore, evitiamo conflitti d'interessi e rispettiamo le usanze, le tradizioni e i valori sociali dei Paesi e degli ambiti culturali in cui operiamo. Dai nostri partner commerciali ci attendiamo che anch'essi introducano principi etici analoghi basati sul diritto applicabile e sui valori universalmente riconosciuti. Ci aspettiamo che i partner che collaborano con noi si attengano ai principi del codice di condotta della DB per partner commerciali. Tale codice deriva direttamente dai presenti fondamenti di etica aziendale. *Solitamente utilizziamo termini senza un genere specifico. Laddove ciò non sia possibile o per agevolare la lettura, le forme al maschile valgono anche per le persone di sesso femminile. Per esempio: i dipendenti si riferisce anche alle dipendenti di sesso femminile.

2 02 Responsabilità nei confronti della società e dei dipendenti Siamo convinti che si debba conciliare in modo duraturo l'ambito dell'economia con la realtà sociale e con l'ecologia al fine di assicurare il successo sostenibile dell'azienda e il consenso sociale. Il raggiungimento di una tale armonia tra ambiti differenti è quindi un elemento cui la nostra gestione aziendale orientata ai valori non può rinunciare. Nelle nostre attività imprenditoriali ci impegniamo quindi a perseguire il principio fondamentale della sostenibilità. Per il Gruppo DB la soddisfazione dei clienti e la qualità dei prodotti nonché una crescita redditizia sono fattori di successo tanto importanti quanto il mutamento culturale e la soddisfazione dei dipendenti nonché la salvaguardia delle risorse e la riduzione delle emissioni e del rumore. Diritti umani Lavoro minorile e lavoro coatto Pari opportunità Collaborazione Nell'ambito delle proprie attività commerciali il Gruppo DB rispetta i diritti umani universalmente riconosciuti e le libertà fondamentali in accordo con i principi fissati nel Global Compact delle Nazioni Unite. Attraverso le nostre attività contribuiamo inoltre in modo determinante a tutelare e a favorire tali diritti. Rifiutiamo categoricamente il lavoro minorile e qualsiasi forma di lavoro coatto. Il Gruppo DB rispecchia la diversità e pluralità della società, delle lingue, delle culture e dei modi di vivere. Rispettiamo e promuoviamo questa diversità, poiché è garanzia di vicinanza alla società e al cliente nonché fonte di nuove idee. Non tolleriamo alcun tipo di discriminazione di persone, in particolare a causa della loro origine, religione, nazionalità, provenienza, età, o del loro orientamento sessuale, impegno politico o sindacale, sesso, o handicap. La nostra collaborazione è caratterizzata da stima reciproca. Tra noi ci comportiamo da partner e creiamo un clima di lavoro positivo. I nostri dipendenti contribuiscono in modo decisivo al successo del Gruppo DB. Il Gruppo DB si assume la responsabilità di incoraggiare e di sostenere tutti i propri dipendenti nella loro crescita professionale. Il Gruppo DB riconosce i diritti di libertà di riunione e di costituzione di gruppi d'interesse fondati sui principi dello stato di diritto. Ci facciamo garanti della tutela di questi diritti in tutte le nostre unità operative nel mondo. Sicurezza Tutela del lavoro e della salute La sicurezza dei nostri dipendenti e dei nostri clienti è la nostra priorità principale e costituisce uno dei valori centrali del Gruppo DB. Insieme provvediamo a rendere sicuri l'ambiente di lavoro e i nostri prodotti. Con una tutela del lavoro preventiva e costante evitiamo i rischi per le persone e sosteniamo la salute dei nostri dipendenti offrendo loro buone condizioni di lavoro. La sicurezza dei nostri dipendenti rappresenta un imperativo centrale delle nostre attività aziendali. La tutela del lavoro dipende però anche dalla responsabilità personale di ogni singolo dipendente, che può evitare i rischi adottando un comportamento previdente, avveduto e prudente. Eventuali lacune nella tutela del lavoro devono essere segnalate immediatamente ai dirigenti competenti. Tutela dell'ambiente Riconosciamo la nostra particolare responsabilità nel garantire un trasporto ecologico e ci dichiariamo a favore della tutela ambientale intesa come valore aziendale. Miglioriamo l'efficienza energetica, incrementiamo l'utilizzo di energie prodotte da fonti rinnovabili e riduciamo le emissioni, il rumore e il nostro consumo di materiali e di risorse. 03 Condotta dei nostri dipendenti Tutti i dipendenti sono tenuti a rispettare i regolamenti in vigore all'interno del Gruppo DB. Atteggiamento in pubblico Riservatezza I dipendenti influenzano l'immagine pubblica del Gruppo DB. Ci proponiamo di rivolgerci ai nostri clienti e partner commerciali sempre in modo gentile, premuroso e orientandoci ai servizi da noi offerti. Tutte le informazioni sulle attività aziendali del Gruppo DB che non vengono pubblicate e non sono quindi note a tutti devono essere mantenute riservate. Ciò

3 vale anche per le informazioni di terzi, ad esempio di partner commerciali, che noi riceviamo nell'ambito della nostra attività per il Gruppo DB. Non utilizziamo inoltre le conoscenze acquisite dai nostri processi aziendali interni per scopi privati. La comunicazione con i media e l'opinione pubblica su temi riguardanti le nostre imprese rientra generalmente nell'ambito di responsabilità del portavoce aziendale (direttore della comunicazione, GK). Evitare i conflitti di interessi Evitiamo situazioni in cui gli interessi personali o finanziari individuali collidono con gli interessi del Gruppo DB o dei nostri partner commerciali. In situazioni di conflitto gli interessi del Gruppo DB non devono essere pregiudicati. Resta inalterata da ciò la conciliabilità tra lavoro e famiglia. Attività secondarie e partecipazione in imprese concorrenti o in imprese partner d'affari del Gruppo DB non devono comportare il rischio di un conflitto d'interessi. Ogni conflitto di interessi, effettivo o presunto, deve essere comunicato ai dirigenti. Il Gruppo DB incoraggia i dipendenti a impegnarsi a livello sociale in funzioni pubbliche, associazioni o iniziative cittadine, se tale impegno non si oppone ai legittimi interessi del Gruppo DB. Inviti e doni Gli inviti correlati alla nostra attività per il Gruppo DB possono essere accettati o rivolti nei limiti definiti dal regolamento interno del Gruppo, se sono adeguati e se non prevedono di essere illecitamente ricambiati in alcun modo o di dare adito a eventuali favoreggiamenti. 04 Lo stesso vale per l'accettazione o la concessione di doni e di compensi di altro genere. Condotta di fronte a concorrenti, funzionari pubblici e partner commerciali Il Gruppo DB viene incontro alle esigenze di clienti, fornitori e partner commerciali e li tratta con onestà, responsabilità e lealtà. Corruzione Condotta di fronte a funzionari pubblici Politica e partiti politici Partner commerciali Consulenti / agenti / intermediari Diritto della concorrenza e legge antitrust Donazioni di denaro / sponsorizzazioni Il Gruppo DB non tollera alcuna forma di corruzione e tanto meno pratiche commerciali illecite da parte dei nostri dipendenti o di terzi da noi incaricati. Gratifiche, privilegi, agevolazioni o vantaggi di altro genere che potrebbero pregiudicare la capacità di prendere decisioni aziendali obiettive e leali non vengono da noi né offerti né pretesi o accettati, sia direttamente che indirettamente tramite terzi. In linea di principio sono vietati compensi materiali e immateriali di qualsiasi genere a funzionari pubblici, dipendenti o incaricati di istituzioni o enti pubblici o ai relativi familiari. Sono altresì vietati compensi di qualsiasi genere a partiti politici, ai loro rappresentanti, a uomini politici nonché a delegati e candidati a incarichi politici. Dai principi dei presenti fondamenti di etica aziendale abbiamo ricavato un codice di condotta DB per partner commerciali e ci attendiamo da questi che rispettino nelle loro attività commerciali i principi fissati per iscritto nel codice di condotta DB per partner commerciali. I compensi di consulenti, agenti e intermediari devono essere adeguati ai servizi prestati e non devono avere lo scopo di avvantaggiare in modo illecito partner commerciali o terzi. I consulenti, gli agenti e gli intermediari vengono selezionati accuratamente secondo criteri di idoneità e in base alla loro qualifica professionale. Rispettiamo le direttive di rilievo del diritto della concorrenza e non stipuliamo alcun intesa e alcun accordo che influenzino prezzi e condizioni o limitino in modo illecito la concorrenza leale. Il Gruppo DB sostiene anzitutto iniziative nel campo dell'istruzione, della cultura, dell'integrazione, della previdenza sociale, della tutela del clima e della natura nonché degli aiuti umanitari. L'assegnazione di una donazione deve essere sempre trasparente e documentata e le donazioni devono essere sempre effettuate su base volontaria e senza aspettarsi che vengano ricambiate. In linea di principio non sono ammesse donazioni a partiti politici o a comunità religiose.

4 05 Mediante la sponsorizzazione, il Gruppo DB promuove innanzitutto lo sport. Le misure di sponsorizzazione non possono in alcun modo servire alla promozione occulta di interessi. Responsabilità nei confronti dei proprietari L'attività del Gruppo DB è caratterizzata da responsabilità e trasparenza nei confronti dei nostri proprietari. La tutela del patrimonio aziendale e l'aumento continuo del valore aziendale fanno parte degli obiettivi delle nostre attività imprenditoriali. Tutela del patrimonio aziendale Reporting Abuso di informazioni privilegiate (Insider trading) Protezione dei dati personali (Privacy) Riciclaggio di denaro Obbligo di osservanza Effettuazione di segnalazioni Tutela dell'informatore Conseguenze Dove trovare maggiori informazioni? 06 I beni aziendali e tutti gli strumenti di lavoro messi a disposizione per l'espletamento delle mansioni lavorative possono in linea di principio essere utilizzati solo per scopi lavorativi e devono essere trattati con cura. Senza esplicita autorizzazione i beni aziendali non possono essere né venduti né dati a noleggio o utilizzati per scopi estranei a quelli previsti all'interno dell'azienda, indipendentemente dal loro stato o valore. Tutti i dipendenti, nell'ambito delle proprie mansioni lavorative, sono obbligati a tutelare i beni del Gruppo DB e ad agire in modo onesto, corretto e integerrimo nell utilizzo di tali beni. Non sono tollerate la frode, la corruzione o altre azioni criminose. Casi sospetti di comportamento illecito vengono indagati nell'ambito consentito dalla legge e nel rispetto delle disposizioni sulla tutela dei dati personali. In caso di comportamenti illeciti confermati vengono adottati provvedimenti appropriati. Le relazioni e le documentazioni aziendali relative a tutti gli interessi essenziali dell'azienda devono essere redatti in modo corretto e veritiero, devono soddisfare gli standard vigenti e documentare in modo completo tutte le informazioni rilevanti. Ai dipendenti è vietato l utilizzo di informazioni non accessibili pubblicamente e ottenute nell'ambito dello svolgimento delle loro mansioni per il Gruppo DB al fine di conseguire vantaggi finanziari o commerciali propri o di terzi. Raccogliamo, elaboriamo e utilizziamo dati personali solo nella misura in cui ciò è consentito dalle relative leggi e direttive aziendali. I documenti che contengono dati personali dei dipendenti vengono trattati con il massimo riserbo, conservati con cura e messi a disposizione solo delle persone autorizzate. Il Gruppo DB adotta tutte le misure necessarie per impedire il riciclaggio di denaro nella sua sfera d influenza. Osservanza del codice di condotta Il Gruppo DB applicherà i principi espressi nel codice di condotta in tutte le proprie unità operative nel mondo. Tutti i presidenti, gli amministratori delegati, i dirigenti e i collaboratori del Gruppo DB sono tenuti a rispettare il codice di condotta. I dirigenti hanno una responsabilità particolare nel trasmettere e applicare in prima persona queste linee guida. Tutti i dipendenti del Gruppo DB sono tenuti a segnalare al proprio superiore o tramite l'apposito sistema informativo del Gruppo DB ogni grave violazione delle leggi che possa causare notevoli danni alla Deutsche Bahn o a una società del Gruppo. Non tolleriamo nessun tipo di rivalsa nei confronti dei dipendenti che hanno segnalato tali violazioni. In caso di violazione di leggi o direttive interne i dipendenti devono attendersi conseguenze adeguate che possono comprendere anche provvedimenti disciplinari e misure previste dal diritto del lavoro. Tali violazioni possono inoltre comportare conseguenze penali e di responsabilità civile. Maggiori informazioni sono disponibili sul sito:

5 07 In caso di dubbi o domande, rivolgetevi al vostro dirigente competente. Inoltre potete sempre contattare direttamente il settore Compliance. Entrata in vigore Il Codice di condotta è stato approvato nel corso delle riunioni del Consiglio di amministrazione della DB AG e della DB ML AG il 03/12/2013 ed è entrato in vigore il 01/02/2014. Regolamento n Versione 3.0 Ambito di validità Gruppo DB Pubblicato da Deutsche Bahn AG Coordinazione Dr. Werner Grebe (CC) Telefono