CODICE DI CORPORATE GOVERNANCE

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1 CODICE DI CORPORATE 00 29/06/2006 Internal Auditing DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 1 di 24

2 PREMESSA Arag ritiene che l'istituzione di un adeguato sistema di Corporate Governance sia fondamentale per lo sviluppo dell'attività economica e sociale e per l'affidabilità delle imprese e dei loro gruppi sui mercati nazionali ed esteri. Gli obiettivi del Consiglio di Amministrazione e della Direzione aziendale di Arag in tema di Corporate Governance possono essere così riepilogati: orientare il clima morale dell organizzazione, predisporre le strutture necessarie per attuare i piani stabiliti, nel rispetto delle politiche aziendali, acquisire piena consapevolezza dei rischi e validare le strategie per affrontarli consapevolmente, predisporre e mantenere in efficace funzione il sistema di controllo interno, introdurre ed assicurare il buon funzionamento di linee di comunicazione e reporting. Allo scopo di accrescere la fiducia e la soddisfazione dei suoi stakeholders (cioè di tutti i soggetti portatori di interessi nei confronti della società quali azionisti, clienti ed assicurati, dipendenti, fornitori, eccetera) il sistema di Corporate Governance viene rafforzato con l adozione di un Codice di Comportamento. Tutto ciò al fine di rispondere al meglio alle esigenze di informativa e trasparenza del mercato. Di conseguenza ed in linea con le direttive della Capogruppo, Arag ritiene di dotarsi di questo strumento anche in relazione alle disposizioni contenute nella Circolare Isvap 577/D del 30 dicembre Disposizioni in materia di sistema dei controlli interni e gestione dei rischi. DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 2 di 24

3 Le componenti del Codice di Corporate Governance di Arag sono: ruolo del Consiglio di Amministrazione, ruolo del Collegio Sindacale, ruolo della società di Revisione esterna ed i soggetti della stessa rete, le modalità di indirizzo strategico ed organizzativo, il Sistema di Controllo Interno, il Sistema di Gestione dei Rischi, le regole di trasparenza, le regole di tutela dei clienti, le regole di comportamento, le regole del flusso comunicativo. DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 3 di 24

4 Sommario PREMESSA... 2 Sommario IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Ruolo del Consiglio di Amministrazione Nomina degli amministratori Amministratori esecutivi Amministratori non esecutivi Comitato esecutivo Presidente del Consiglio di Amministrazione Informazioni al Consiglio di Amministrazione IL COLLEGIO SINDACALE Nomina dei sindaci Regole di comportamento dei sindaci LA SOCIETA DI REVISIONE ED I SOGGETTI DELLA STESSA RETE INDIRIZZO STRATEGICO ED ORGANIZZATIVO Processi decisionali e separazione delle funzioni Assetto organizzativo d impresa SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI Definizione e linee guida del controllo interno SISTEMA DELLA GESTIONE DEI RISCHI Definizione e linee guida del Sistema di Risk Management LE REGOLE DI TRASPARENZA Il sito Web LE REGOLE DI COMPORTAMENTO Principi generali LINEE DI COMUNICAZIONE E REPORTING Flusso comunicativo e sistemi informativi AGGIORNAMENTI Aggiornamenti del presente codice ALLEGATI AL DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 4 di 24

5 1. IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE 1.1. Ruolo del Consiglio di Amministrazione Al Consiglio di Amministrazione è affidata l amministrazione della Società. Esso è investito di tutti i poteri di ordinaria e straordinaria amministrazione, fatta eccezione per quelli relativi agli atti la cui esecuzione dovrà essere preventivamente autorizzata dall Assemblea ordinaria per legge ed per Statuto sociale ai sensi dell art.22 punto g. Il Consiglio di Amministrazione si riunisce, di norma, trimestralmente, su convocazione del Presidente o da chi è legittimato ai sensi di legge, tutte le volte da questi giudicato necessario, nonché quando sia fatta richiesta scritta da almeno due membri. Il Consiglio di Amministrazione si organizza ed opera in modo da garantire un effettivo ed efficace svolgimento delle proprie funzioni ed assolve i compiti di indirizzo strategico e organizzativo di cui all art c.c., in particolare: a) approva l assetto organizzativo dell impresa nonché l attribuzione di compiti e responsabilità alle unità operative, curandone l adeguatezza nel tempo; b) assicura che siano adottati e formalizzati adeguati processi decisionali e che sia attuata una appropriata separazione di funzioni; c) approva, curandone l adeguatezza nel tempo, il sistema delle deleghe di poteri e responsabilità, avendo cura di evitare l eccessiva concentrazione di poteri in un singolo soggetto e ponendo in essere strumenti di verifica sull esercizio dei poteri delegati; d) definisce le direttive in materia di sistema dei controlli interni curandone il costante miglioramento e l adeguamento alla evoluzione dell operatività aziendale e delle condizioni esterne; e) definisce e adegua nel tempo le strategie e le politiche di assunzione, valutazione e gestione dei rischi maggiormente significativi, in coerenza con il livello di adeguatezza patrimoniale dell impresa; sulla base dei risultati dei processi di individuazione e valutazione dei rischi, fissa i livelli di tolleranza al rischio e li rivede periodicamente; DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 5 di 24

6 f) verifica che l alta direzione implementi correttamente il sistema dei controlli interni e di gestione dei rischi secondo le direttive impartite e che ne valuti periodicamente la funzionalità e l adeguatezza; g) richiede di essere periodicamente informato sulla efficacia e adeguatezza del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi e che gli siano riferite con tempestività le criticità più significative, siano esse individuate dall Alta direzione, dalla funzione di revisione interna, dal personale, impartendo con tempestività le direttive per l adozione di misure correttive; individua particolari eventi o circostanze che richiedono un immediato intervento da parte dell Alta direzione Nomina degli amministratori Gli Amministratori possono non essere soci, durano in carica al massimo per 3 esercizi dalla nomina e scadono nell assemblea convocata per l approvazione del bilancio. Essi possono, inoltre, essere rieletti. Per le sostituzioni degli amministratori vale quanto dispone lo Statuto all art.33 che rinvia a quanto disposto dall art.2386 C.C., con facoltà doppia di voto in capo al Presidente del Consiglio Amministratori esecutivi Il Consiglio di Amministrazione è composto di amministratori esecutivi e non esecutivi. Per amministratori esecutivi si intendono gli amministratori a cui il Consiglio di Amministrazione della Società abbia attribuito deleghe di gestione, nonché gli amministratori che ricoprono funzioni direttive nella Società. Tra gli amministratori esecutivi è ricompreso l'amministratore Delegato, a cui, al fine della miglior efficienza nella gestione, il Consiglio di Amministrazione può attribuire poteri ed attribuzioni ai sensi dello Statuto sociale. DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 6 di 24

7 Si rinvia alle deleghe conferite da parte del Consiglio di Amministrazione al suo Presidente, al Vicepresidente ed all Amministratore Delegato ed all emanato Regolamento del Consiglio di Amministrazione Amministratori non esecutivi Per amministratori non esecutivi si intendono gli amministratori privi di deleghe di gestione. Fermo restando che gli amministratori esecutivi e non esecutivi hanno, quali componenti del Consiglio di Amministrazione, i medesimi doveri e finalità, gli amministratori non esecutivi apportano le loro specifiche competenze nelle discussioni collegiali, contribuendo all'assunzione di decisioni conformi all'interesse sociale Comitato esecutivo In ottemperanza all art.36 dello Statuto sociale che richiama i limiti previsti dall art C.C., il Consiglio di Amministrazione, può delegare proprie attribuzioni in tutto o in parte singolarmente ad uno o più dei suoi componenti, ivi ompreso il Presidente, ovvero ad un Comitato Esecutivo composto da alcuni dei suoi membri e determinando i limiti della delega e dei poteri attribuiti. Il Comitato Esecutivo ha l'obbligo di riferire al Consiglio di Amministrazione sull'attività svolta nell'esercizio della delega conferitagli nella prima riunione utile del Consiglio di Amministrazione. Fino ad oggi Arag non si è avvalsa della facoltà di costituire un Comitato Esecutivo Presidente del Consiglio di Amministrazione Il Presidente ha le competenze ed i poteri ad esso riservati dalla legge e dallo Statuto sociale. In particolare egli convoca le riunioni del Consiglio di Amministrazione, determinandone l ordine del giorno, coordina l'attività del Consiglio di Amministrazione e guida lo svolgimento delle relative riunioni. DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 7 di 24

8 Egli assicura, inoltre, che gli amministratori non esecutivi possano fornire il proprio contributo in seno al Consiglio di Amministrazione in coerenza con i propri ruoli. Spetta al Presidente di accertare la regolarità di costituzione dell'assemblea nonché dirigere e regolare i lavori assembleari e le discussioni e di stabilire l'ordine e le modalità delle votazioni. Le modalità di esercizio dei poteri riservati al Presidente risultano dallo Statuto sociale, dal Regolamento del Consiglio di Amministrazione nonchè dalla delega a lui conferita Informazioni al Consiglio di Amministrazione L Amministratore Delegato, eventuali altri amministratori esecutivi ed il Comitato Esecutivo riferiscono al Consiglio di Amministrazione, di norma nel corso delle sue riunioni, tempestivamente e con periodicità almeno trimestrale, sull'attività svolta nell'esercizio delle deleghe loro conferite. Riferiscono, altresì, sulle operazioni di maggior rilievo economico, finanziario e patrimoniale, il cui esame non sia riservato al Consiglio di Amministrazione, effettuate dalla Società o dalle società controllate, e, tra queste, sulle operazioni atipiche o inusuali nonché in potenziale conflitto di interesse. DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 8 di 24

9 2. IL COLLEGIO SINDACALE 2.1. Nomina dei sindaci Il Collegio Sindacale è composto da 3 membri effettivi e 2 sindaci supplenti scelti tra gli iscritti all Albo dei revisori Regole di comportamento dei sindaci Nell ambito dei generali compiti che l ordinamento attribuisce al Collegio sindacale particolare rilievo è riconosciuto alla vigilanza sull adeguatezza dell assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento. In particolare, il Collegio sindacale: a) acquisisce, all inizio del mandato, conoscenza sull assetto organizzativo aziendale ed esamina i risultati del lavoro della società di revisione per la valutazione del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo contabile; b) verifica l idoneità della definizione delle deleghe, nonché l adeguatezza dell assetto organizzativo prestando particolare attenzione alla separazione di responsabilità nei compiti e nelle funzioni; c) valuta l efficienza e l efficacia del sistema dei controlli interni, con particolare riguardo all operato della funzione di Revisione Interna della quale deve verificare la sussistenza della necessaria autonomia, indipendenza e funzionalità, nell ipotesi in cui tale funzione sia stata ceduta in outsourcing valuta il contenuto dell incarico sulla base del relativo contratto; d) mantiene un adeguato collegamento con la funzione di revisione interna; e) cura il tempestivo scambio con la società di revisione dei dati e delle informazioni rilevanti per l espletamento dei propri compiti, esaminando anche le periodiche relazioni della società di revisione; f) segnala al Consiglio di Amministrazione le eventuali anomalie o debolezze dell assetto organizzativo e del sistema dei controlli interni indicando e sollecitando idonee misure DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 9 di 24

10 correttive; nel corso del mandato pianifica e svolge, anche coordinandosi con la società di revisione, periodici interventi di vigilanza volti ad accertare se le carenze e/o anomalie segnalate siano state superate e se, rispetto a quanto verificato all inizio del mandato, siano intervenute significative modifiche dell operatività della società che impongano un adeguamento dell assetto organizzativo e del sistema dei controlli interni; g) in caso di società appartenenti al medesimo gruppo assicura i collegamenti funzionali ed informativi con i Collegi sindacali delle altre imprese; h) conserva una adeguata evidenza delle osservazioni e delle proposte formulate e della successiva attività di verifica dell attuazione delle eventuali misure correttive. DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 10 di 24

11 3. LA SOCIETA DI REVISIONE ED I SOGGETTI DELLA STESSA RETE La società di revisione ha i compiti e le funzioni ad essa riservate dalla legge e dai regolamenti applicabili. L incarico di revisione del bilancio di esercizio viene conferito dall Assemblea dei soci, su proposta del Consiglio di Amministrazione, previo parere del Collegio Sindacale. La Società si sottrae dal conferire a soggetti che siano parte della rete o del network a cui appartiene la società di revisione incarichi diversi dalla revisione che appaiano incompatibili con quest ultima in quanto suscettibili di pregiudicare l indipendenza della società di revisione incaricata. L Assemblea dei soci viene informata dell eventuale conferimento di ulteriori incarichi, rispetto a quello di revisione, alla società di revisione incaricata nonchè dell eventuale conferimento di incarichi a soggetti che siano parte della rete o del network a cui appartiene la società di revisione. DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 11 di 24

12 4. INDIRIZZO STRATEGICO ED ORGANIZZATIVO 4.1. Processi decisionali e separazione delle funzioni Nell ambito di compiti di indirizzo strategico ed organizzativo, così come previsto dall art del C.C., il Consiglio di Amministrazione assicura che siano adottati e formalizzati adeguati processi decisionali e che sia attuata un adeguata separazione delle funzioni. Dal punto di vista strategico ed organizzativo gli strumenti e le modalità di cui si avvale il Consiglio di Amministrazione per esercitare il suo indirizzo sono rappresentati da: Piano strategico pluriennale (P.S.P.): il piano strategico pluriennale definisce gli obiettivi e le linee strategiche della società su un orizzonte temporale di medio termine. Il piano strategico pluriennale è elaborato dall Amministratore Delegato nell ambito delle linee guida fornite dal Consiglio di Amministrazione ed è da questi approvato. Il piano strategico pluriennale viene aggiornato e rivisto almeno con cadenza annuale e ogni qual volta si verifichino fenomeni rilevanti nell ambiente competitivo o internamente all azienda. Nell ambito della definizione del piano strategico viene valutata la coerenza e l adeguatezza dell assetto organizzativo; Pianificazione economica pluriennale (P.E.P.): la pianificazione economica pluriennale esplicita, sulla base delle linee guida strategiche, gli obiettivi economico-finanziari di mediotermine. E deliberata dal Consiglio di Amministrazione che ne approva eventuali successive variazioni. La pianificazione economico pluriennale viene aggiornata anch essa su base annua; Piano operativo generale annuale (P.O.G.A.): il piano generale è elaborato Amministratore Delegato sulla base delle linee guida strategiche ed esplicita e dettaglia le iniziative operative e strategiche annuali che esulano dalla gestione routinaria. Le iniziative sono dettagliate a livello di: obiettivi da conseguire, tempi, responsabilità, principali risultati DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 12 di 24

13 intermedi. Il Consiglio di Amministrazione prende visione ed esprime le proprie osservazioni sul piano e sue eventuali successive modifiche e variazioni; Pianificazione annuale (P.A.): il budget annuale, elaborato dall Amministratore Delegato, definisce e dettaglia gli obiettivi economico-finanziari su base annuale. L Amministratore Delegato attribuisce ad ogni funzione aziendale obiettivi in termini di ricavi e costi. Il Consiglio di Amministrazione approva il budget annuale e le sue eventuali successive variazioni. Ai responsabili delle funzioni aziendali, in base ad obiettivi e linee guida di pianificazione strategica, pianificazione pluriennale, piano operativo generale annuale ed budget d esercizio e, nell ambito del loro ruolo e nell ambito dei regolamenti generali ed operativi, spettano le decisioni relative alla fase implementativa delle azioni orientate al raggiungimento degli obiettivi strategici e di budget. La riunione di coordinamento aziendale (organismo composto dalle prime linee aziendali) ha la prima responsabilità sul monitoraggio degli obiettivi strategici e di budget. Le decisioni su variazioni di obiettivi a livello di pianificazione annuale e piano generale devono essere approvati prima dalla Riunione di Coordinamento per poi essere sottoposti alla visione e successiva approvazione dell organo amministrativo. I documenti di riferimento che definiscono i poteri dei diversi ruoli e le modalità di esercizio sono: Lo Statuto aziendale ( Allegato A ): Lo Statuto (Parte III e Parte IV) definisce gli organi societari quali l Assemblea ed il Consiglio di Amministrazione, definendone le modalità di lavoro e rispettivamente: le competenze ordinarie e straordinarie, i poteri di gestione, di delega e di rappresentanza. Il Regolamento del Consiglio di Amministrazione: Il Regolamento del Consiglio di Amministrazione, documento approvato dallo stesso Consiglio in data 28 luglio 2005 individua le operazioni per le quali è necessaria un approvazione collegiale, escludendo, per i casi elencati, la delega ai singoli amministratori. DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 13 di 24

14 Le Regole generali per le firme in azienda ed il Regolamento operativo per le firme in azienda: Questi documenti hanno la finalità di regolamentare l esercizio delle firme, classificando le tipologie ed individuando le precise modalità di esercizio ( firma congiunta o firma singola). Il primo documento raccoglie i principi generali, il secondo individua anche i ruoli e/o le persone autorizzate alla firma. Nello strutturare i due Regolamenti, per la parte relativa alle firme dei procuratori e delegati, si è seguita un impostazione funzionale al fine di chiarire e separare al meglio responsabilità e competenze delle diverse funzioni. Seguono le casistiche di firme presenti in azienda, casistiche che vengono descritte nello specifico nei due Regolamenti: Firme che rientrano nell esclusiva competenza dell Amministratore Delegato e/o dei procuratori, Firma congiunta per operatività da parte di due delegati, Firma singola per operatività da parte di un delegato, Firma di corrispondenza, Firma con valore ordinatorio interno, Deleghe bancarie Assetto organizzativo d impresa L Azienda è organizzata secondo una struttura di tipo funzionale che comprende gli Uffici: Commerciale, Legale, Organizzazione e Risorse Umane, Amministrazione e Finanza, Pubblica Amministrazione e Associazioni. Tali uffici riportano alla Direzione Generale, nella persona dell Amministratore Delegato. Organi di staff della Direzione Generale sono: il Controlling che presidia il sistema di pianificazione e controllo di gestione, DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 14 di 24

15 l Auditing Interno che presidia il sistema dei controlli interni (internal auditing), il Risk Management che identifica,gestisce e valuta i rischi aziendali, la Segreteria di Direzione. Segue una descrizione dell assetto organizzativo in essere e delle principali responsabilità attribuite alle diverse unità organizzative. Ufficio Commerciale. Alla Direzione Commerciale riportano cinque unità organizzative: l Unità Lavoro Indiretto che gestisce i contatti con le Compagnie Partner con le quali ARAG intrattiene un rapporto di riassicurazione ed in virtù del quale effettua per esse la gestione dei sinistri. Gli account operanti nell unità gestiscono rapporti con le direzioni delle compagnie per la pianificazione ed il controllo degli obiettivi di vendita, per l organizzazione di iniziative commerciali e per l erogazione della formazione tecnico-commerciale alle rete agenziale; l Unità Agenzie che gestisce la rete agenziale diffusa sul territorio nazionale. Le attività operative sono svolte dai referenti commerciali, i quali sono distribuiti sul territorio in base ad un criterio di suddivisione in zone geografiche; l Unità Broker che gestisce i contatti con i broker che collaborano con ARAG. Le attività operative sono svolte dai broker account, i quali sono distribuiti sul territorio in base ad un criterio di suddivisione in zone geografiche; l Unità Supporto Vendite che ha compito di emettere e gestire la documentazione relativa ai contratti con i punti vendita (Agenzie e Broker) ed i trattati con le Compagnie Partner in conformità alle disposizioni di legge e di curare gli adempimenti amministrativi prescritti dagli enti di riferimento. Gestisce, inoltre, le pratiche amministrative, l'aggiornamento e la correttezza dell'anagrafica di Agenti, Broker, Compagnie Partner e relativi punti vendita, fornisce supporto operativo a tutto il personale commerciale e realizza operativamente la comunicazione alla rete di vendita delle politiche commerciali e delle informazioni di supporto alla vendita; DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 15 di 24

16 l Unità Assuntiva che gestisce il processo di creazione dei prodotti ARAG, il processo di gestione delle offerte e dell emissione direzionale di polizze, il portafoglio polizze del lavoro diretto, gli incassi, la relativa contabilità, nonché gli adempimenti amministrativi legati al portafoglio. Organi di staff della Direzione Commerciale sono: il Marketing Information, che realizza attività di elaborazione ed analisi dei dati di vendita e di mercato e supporta la Direzione Commerciale nella predisposizione dei piani commerciali e nella pianificazione di iniziative di incentivazione della produzione; la funzione Comunicazione, che cura la comunicazione di natura istituzionale e commerciale verso l esterno, cura gli standard di comunicazione esterna/interna e gestisce l organizzazione di eventi commerciali, eventi interni e trasferte. Ufficio Legale. Nell ambito dell Ufficio Legale viene effettuata la gestione dei casi assicurativi, attività realizzata tramite il ricorso a professionisti esterni. L ufficio è organizzato in due diverse unità organizzative: Area Amministrativa, che gestisce l apertura delle nuove denunce e l inserimento delle relative anagrafiche. In tale area, inoltre, si provvede alla gestione operativa della contabilità sezionale relativa ai pagamenti. Area Tecnica, che sono gestite secondo logica geografica, di grandi clienti o polizze speciali. L attività svolta all interno delle aree tecniche consiste nella trattazione del sinistro (effettuata tramite il ricorso a professionisti esterni), nell effettuazione dei relativi pagamenti e di tutta la gestione del processo fino alla chiusura del sinistro. Ufficio Organizzazione e Risorse Umane. L ufficio è organizzato in tre diverse unità organizzative: DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 16 di 24

17 Area Organizzazione che presidia il sistema dei ruoli e il sistema dei processi aziendali, nonché il dimensionamento per le funzioni aziendali. Gestisce, inoltre, il sistema di project management aziendale e supporta attivamente il change management. In tale area vengono gestiti anche i layout interni e il sistema delle procure aziendali; Area Sistemi Informativi che gestisce l intero sistema informativo aziendale curando quelle che sono soluzioni sul piano tecnico / organizzativo riguardanti la gestione dei processi, l introduzione, la diffusione e l utilizzo di nuove soluzioni tecnologiche e la consistenza dei dati aziendali; Area Risorse Umane che cura il processo di selezione, gestione, formazione e sviluppo delle risorse umane, garantisce il funzionamento del processo relativo agli adempimenti amministrativi del personale, coordina e monitora l attività delle paghe data in outsourcing e provvede alla gestione operativa della contabilità sezionale. Ufficio Amministrazione e Finanza. L ufficio è organizzato in tre unità organizzative: Area Finanza che cura la pianificazione e la gestione della liquidità e della finanza aziendale. Coordina e monitora, inoltre, la gestione degli investimenti data in outsourcing; Area Contabilità Generale che cura dal punto di vista operativo la contabilità generale, la predisposizione del bilancio ed il processo relativo alla contabilità generale e sezionale; Area Servizi Generali che gestisce le infrastrutture aziendali (edifici, automobili, telefonia, magazzino) e fornisce servizi di varia natura (posta, archiviazione, gestione attività in outsourcing) agli uffici aziendali, in via continuativa o su richiesta; tale area presidia, inoltre, la Reception aziendale, assicurando un servizio di accoglienza e di primo contatto; Ufficio Pubblica Amministrazione e Associazioni. La responsabilità dell ufficio è in carico all Amministratore Delegato, che si avvale di consulenze esterne. DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 17 di 24

18 L Ufficio svolge una funzione di supporto allo sviluppo del business Tutela Legale nell ambito della Pubblica Amministrazione e Associazioni (P.A.A.). In un ottica di tipo consulenziale, supporta gli Uffici aziendali nelle seguenti attività: effettuazione di valutazioni di natura commerciale (valutazione di fattibilità / convenienza di iniziative) e pianificazione di azioni commerciali in ambito P.A.A.; sviluppo delle potenzialità del business P.A.A. attraverso pubbliche relazioni; sviluppo prodotti, quotazioni, emissione polizze e gestione sinistri. L assetto organizzativo sopra descritto è rappresentato graficamente dall Organigramma. Le responsabilità ed i compiti attribuiti ai diversi ruoli aziendali sono descritti nel sistema aziendale dei ruoli, sistema che descrive i ruoli in essere, indicandone, collocazione organizzativa e relativi riporti gerarchici, finalità e principali attività. Il sistema dei ruoli, nei suoi contenuti, è pubblicato nella intranet aziendale, con l obiettivo di informare tutti i dipendenti circa responsabilità e compiti dei colleghi. DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 18 di 24

19 5. SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI 5.1. Definizione e linee guida del controllo interno Il sistema dei controlli interni di Arag Italia è un continuo processo di attività svolte dal Consiglio di Amministrazione, dall Amministratore Delegato e dagli altri soggetti interni (collaboratori, ecc.) ed esterni (sindaci,società di revisione, ecc) finalizzato a fornire una ragionevole sicurezza sul conseguimento degli obiettivi rientranti nelle seguenti categorie: efficacia ed efficienza delle attività operative, attendibilità delle informazioni contabili, di bilancio e gestionali, conformità alle leggi ed ai regolamenti in vigore, salvaguardia del patrimonio aziendale. Le componenti del sistema di controllo interno, i ruoli e le responsabilità dell organo amministrativo, direttivo e di controllo ed infine ruolo, caratteristiche ed attività della funzione di revisione interna sono definiti nelle Direttive e Linee guida del Sistema dei Controlli Interni di Arag Italia. DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 19 di 24

20 6. SISTEMA DELLA GESTIONE DEI RISCHI 6.1. Definizione e linee guida del Sistema di Risk Management Il Consiglio di Amministrazione, nell ambito dei propri compiti di indirizzo strategico ed organizzativo definisce ed adegua nel tempo le strategie e le politiche di assunzione, valutazione e gestione dei rischi, in coerenza con il livello di adeguatezza patrimoniale dell impresa. Il Consiglio di Amministrazione, quindi, definisce le seguenti linee guida: identificazione dei rischi; valutare e monitorare periodicamente i rischi aziendali; mantenere i rischi identificati ed accettati ad un livello coerente con le disponibilità patrimoniali dell impresa. Il sistema di gestione dei rischi, oltre all attribuzione di responsabilità e compiti garantisce un efficace e tempestivo processo di comunicazione tra i soggetti coinvolti (Consiglio di Amministrazione, Amministratore Delegato, Responsabili delle strutture operative, ecc.). Il sistema di Risk Management di Arag Italia è delineato sulla base delle linee guida impartite a livello di Gruppo e di quelle evidenziate nella Circolare Isvap n 577/d del 30 dicembre La descrizione del processo di identificazione, valutazione e monitoraggio dei rischi ed il relativo presidio organizzativo viene dettagliata nelle Strategie e Politiche di assunzione, valutazione e gestione dei rischi. DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 20 di 24

21 7. LE REGOLE DI TRASPARENZA 7.1. Il sito Web Anche al fine di assicurare l omogeneità informativa Arag mette a disposizione sul proprio sito web ( quanto segue: informazioni generali sulla società e sul Gruppo internazionale di appartenenza; bilanci e relazioni periodiche obbligatorie; documenti, circolari e comunicati destinati al mercato; Codice di Corporate Governance con i relativi allegati; Statuto sociale; strumenti di web communication (quali possibilità di chiedere informazioni via , etc..); servizio privacy; servizio reclami. DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 21 di 24

22 8. LE REGOLE DI COMPORTAMENTO 8.1. Principi generali Il comportamento di ogni soggetto che partecipa all'attività della Società, membro di organi sociali, manager, dipendente o collaboratore anche esterno, deve ispirarsi a principi generali di: rispetto dei valori etici, delle leggi, dei regolamenti e delle best practices di mercato; eliminazione di conflitti di interesse, anche potenziali; rispetto di riservatezza sulle informazioni confidenziali e privilegiate; preminenza dell'interesse della clientela. Al fine di esplicitare i valori che devono ispirare l'attività del personale di ARAG a tutti i livelli e del gruppo a cui appartiene, il Consiglio di Amministrazione emana il Codice Etico riportato nell Allegato B a cui devono attenersi tutti i suoi stakeholders. DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 22 di 24

23 9. LINEE DI COMUNICAZIONE E REPORTING Flusso comunicativo e sistemi informativi Le comunicazioni interne sono assicurate dalla rete intranet aziendale, l accesso della quale è acconsentito a livelli diversi di responsabilità. Il sistema informatico è appropriato rispetto alle dimensioni ed all attività dell impresa e viene adeguatamente sfruttato in termini di: separazione tra ambienti di sviluppo e produzione; procedure che limitino i rischi di frode derivanti da intrusioni esterne e da infedeltà del personale e che garantiscano la sicurezza logica e fisica dei dati anche attraverso procedure di back-up e disaster recovery; procedure che assicurino l accesso ai dati alle persone autorizzate e che prevedono che tutte le violazioni siano evidenziate; formalizzazione delle procedure per l approvazione e l acquisizione dell hardware e del software nonché per l eventuale cessione all esterno di determinati servizi; adozione e documentazione di procedure in grado di garantire la continuità del business nel caso di eventi imprevisti, malfunzionamenti delle componenti hardware e software, errori operativi da parte del personale incaricato, atti dolosi miranti e ridurre le disponibilità delle informazioni. Al fine di assicurare l esistenza ed il mantenimento di un architettura complessiva dei sistemi altamente integrata sia dal punto applicativo sia dal punto di vista tecnologico oltre che adeguata ai bisogni dell impresa il Consiglio di Amministrazione ha approvato in data 29/06/2006 un Piano ICT. DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 23 di 24

24 10. AGGIORNAMENTI Aggiornamenti del presente codice L Amministratore Delegato, con il supporto della funzione di revisione interna, è incaricato di aggiornare il presente Codice di Corporate Governance ed i relativi Allegati così come reso opportuno dall evoluzione dell operatività della società e/o dall esperienza via via maturata nelle materie oggetto delle regole del Codice e/o dall evoluzione normativa, il tutto nel rispetto delle finalità indicate in Premessa. Gli aggiornamenti saranno sottoposti al Consiglio di Amministrazione per l approvazione. Lo stesso Amministratore Delegato è incaricato di dare esecuzione al Codice di Corporate Governance, provvedendo a tutto quanto necessario, utile o opportuno allo scopo. 11. ALLEGATI AL Allegato A: STATUTO DI ARAG ITALIA, Allegato B: CODICE ETICO DI ARAG ITALIA. DA PUBBLICARE SU SITO\1.CODICE_DI_CORPORATE VERS.1.0.DOC Pagina 24 di 24