GESTIONE DELLE CASELLE PEC IN DURC CLIENT (ver. 1.1)

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1 Pag. 1 GESTIONE DELLE CASELLE PEC IN DURC CLIENT (ver. 1.1) INTRODUZIONE DURC Client fornisce le funzionalità complete per gestire l attivazione delle caselle PEC alle Imprese, dalla richiesta di apertura delle caselle pec, alla richiesta al fornitore (attualmente solo InfoCamere), alla comunicazione dei codici di accesso alle Imprese. In base alle funzionalità desiderate dalla Cassa Edile, è possibile infatti attivare direttamente dall applicativo DURC Client le caselle di posta importando i dati anagrafici delle Imprese dal proprio gestionale, oppure è possibile utilizzare la procedura di richiesta per le Imprese predisposta sul sito personalizzata per ogni Cassa Edile e descritta in seguito. Utilizzando il sito si ha il vantaggio di non dovere inserire manualmente i dati anagrafici delle Imprese nel gestionale, in quanto DURC Client li importerà direttamente dal sito. E quindi possibile senza sforzo avere sia la documentazione originale firmata dall Impresa (con l assunzione di responsabilità e l autorizzazione al trattamento dei dati), sia l importazione di tali informazioni all interno di DURC Client. La funzionalità può essere utile anche per quelle Casse Edili che non hanno nel proprio gestionale tutte le informazioni necessarie all apertura della casella PEC (ad es. indirizzi non verificati). Dal sito sarà anche opzionalmente possibile attivare le caselle PEC per i consulenti. A proposito dei consulenti, consultare la nota più in basso. Come scritto sopra, l utilizzo del sito è facoltativo e le anagrafiche delle Imprese possono anche essere importate direttamente in DURC Client da file CSV per quelle Casse Edili che preferissero adottare una procedura propria. Nota. E possibile attivare le caselle PEC ai consulenti? Può un consulente richiedere l invio del DURC al proprio indirizzo PEC? In linea generale la risposta a entrambe le domande è sì. Da un punto di vista legale la Cassa Edile ha il diritto di effettuare prestazioni aggiuntive a suo piacere, tra cui la fornitura di caselle PEC ai consulenti, indipendentemente dall uso che poi questi ne faranno. D altra parte, sul sito Sportello Unico Previdenziale è l utente che inserisce la pratica che definisce la modalità di spedizione, pertanto la Cassa Edile è tenuta ad assumere che se una pratica viene caricata con i codici di accesso di un impresa i dati indicati siano stati inseriti dall impresa stessa (come ad esempio tutti i dati relativi ai cantieri, percentuale di manodopera, importo, ecc.). La Cassa Edile è quindi tenuta a considerare anche l eventuale indirizzo PEC indicato nella pratica come inserito dall impresa stessa. Per quanto riguarda i consulenti, questi dovrebbero avere già oggi la delega da parte dell impresa per caricare la pratica DURC, quindi, da un punto di vista legale, con l adozione della PEC non cambia nulla rispetto a prima.

2 Pag. 2 Le informazioni seguenti sono tratte dal sito Per quanto riguarda i consulenti, la Cassa Edile non è tenuta a fornire loro gratuitamente le caselle PEC. Se però il consulente desidera poter inviare e ricevere messaggi per PEC, può attivare autonomamente una casella PEC presso un qualsiasi fornitore approvato ed utilizzare tale casella per le comunicazioni legali con la Cassa Edile o altri soggetti. Alcune Casse Edili possono spontaneamente offrire caselle PEC gratuite ai consulenti, ma questa deve essere considerata una prestazione aggiuntiva da parte della Cassa Edile rispetto a quanto previsto dalle convenzioni strette dalla CNCE con InfoCamere e PosteCom. Nel momento in cui il consulente si collega al Sito Sportello Unico Previdenziale con i codici di accesso dell'impresa per inserire una pratica DURC, si presuppone che sia in possesso di delega e che quindi possa richiedere il DURC a nome dell'impresa. Pertanto, essendo autorizzato a compilare i dati della pratica a nome dell'impresa, è autorizzato anche a indicare l'indirizzo PEC di spedizione del DURC. E' importante notare che, dato che la modalità di spedizione e l'indirizzo PEC indicati in una pratica DURC sono informazioni inserite dall'utente che carica la pratica, la Cassa Edile non ha nessun controllo su tali informazioni. La Cassa Edile quindi, al momento della spedizione del DURC, invierà comunque il messaggio PEC all'indirizzo indicato dall'operatore che ha caricato la pratica sul sito Sportello Unico Previdenziale, indipendentemente dal fatto che l'indirizzo corrisponda a quello di un Impresa o di un consulente o di un altro soggetto.

3 Pag. 3 PROCEDURE OPERATIVE Nei diagrammi nelle pagine seguenti sono riportate le seguenti procedure operative: Configurazione da parte della Cassa Edile del sito cassaedilepec per la richiesta delle caselle PEC da parte di imprese e/o consulenti (opzionale). Richiesta dell attivazione di una casella PEC da parte di un impresa o un consulente tramite il sito cassaedilepec (opzionale). Gestione delle pratiche di attivazione delle caselle PEC all interno di DURC Client. Premessa E stato approntato il sito con il duplice scopo di fornire un riferimento a Stazioni Appaltanti e Imprese che dovessero richiedere alla Cassa Edile informazioni non reperibili sul sito della CNCE o sul sito Sportello Unico Previdenziale e di consentire alle Imprese e/o consulenti la richiesta di attivazione delle caselle pec per le Casse Edili che lo desiderassero. Per evitare fraintendimenti da parte degli utenti, il sito adotta una struttura anonima, nel senso che non contiene nessun riferimento alla Cassa Edile di Como e Lecco. La pagina per la richiesta della PEC, nell area riservata, è invece personalizzabile con il logo e il nome di ogni Cassa Edile che ne richieda l abilitazione. Tale pagina può anche essere raggiunta con un link diretto da un o dal sito della Cassa Edile. Se la Cassa Edile lo preferisce, può anche incorporare la pagina di attivazione all interno di un frame di una pagina del proprio sito web. La Cassa Edile può decidere se richiedere l abilitazione o meno delle funzionalità di richiesta delle caselle PEC, in base alle procedure che ha già implementato o che intende implementare per la gestionde dell apertura delle caselle PEC alle imprese. NOTA: Da DURC Client la maschera di gestione delle caselle PEC è accessibile dal menu PEC -> Gestione caselle PEC, accessibile solo ad utenti con diritti di Amministratore.

4 Pag. 4 Configurazione da parte della Cassa Edile del sito cassaedilepec per la richiesta delle caselle PEC da parte di imprese e/o consulenti Nel diagramma seguente è descritta la procedura da seguire per configurare il sito cassaedilepec. $ La Cassa Edile richiede l attivazione del servizio di apertura delle caselle PEC dal sito comunicando i codici pubblici di login e password desiderati*. *L'utilizzo del servizio è compreso nel canone annuo di DURC Client. L utente Amministratore da DURC Client configura le opzioni desiderate per imprese e/o consulenti. Le opzioni sono immediatamente applicate al sito $ La Cassa Edile invia una comunicazione a tutte le imprese o a una selezione di queste comunicando loro i codici di accesso per accedere all area riservata

5 Pag. 5 Descrizione Per ragioni di privacy, nessuna Cassa Edile è abilitata automaticamente alle funzionalità di richiesta delle caselle PEC tramite il sito cassaedilepec. La Cassa Edile che desiderasse utilizzare tali funzionalità di richiesta tramite il sito deve richiedere l abilitazione alla Cassa Edile di Como e Lecco. Per richiedere l abilitazione è sufficiente inviare un dal proprio indirizzo PEC all indirizzo CO00@infopec.cassaedile.it con oggetto Richiesta attivazione PEC Imprese. Il contenuto del messaggio deve essere il seguente: login: XX00 password: password Dove XX00 è il codice della Cassa Edile e password è una password a scelta (max. 10 caratteri, sono consentite lettere maiuscole, minuscole e numeri). Questi saranno i codici di accesso pubblici che la Cassa Edile potrà comunicare a imprese e consulenti. E possibile utilizzare come password il codice stesso della Cassa Edile (cioè login e password identici, ad es. CO00 per la Cassa Edile di Como e Lecco). Se non si desidera utilizzare una password, lasciare in bianco il campo apposito. Sarà sufficiente per l utente inserire nel campo login il codice della Cassa Edile. Si riceverà quindi un di conferma dell attivazione, dopo la quale la Cassa Edile sarà abilitata all attivazione della PEC per le Imprese. NOTA. Questi codici di accesso sono utilizzati dal sistema esclusivamente per riconoscere la Cassa Edile dell Impresa quando questa effettua il login sul sito per richiedere la PEC e per personalizzare quindi la pagina di richiesta in base alla Cassa Edile. Non devono essere intesi come codici di sicurezza. Pertanto è possibile pubblicare i codici di accesso sul sito Internet della Cassa Edile o comunicarli alle Imprese per telefono o o altro mezzo. Si tenga presente che l accesso all area riservata del sito permette all Impresa esclusivamente di stampare un modulo di richiesta che dovrà poi essere inviato alla Cassa Edile e quindi non esistono problemi di sicurezza o di accessi indesiderati, in quanto la situazione è analoga a quella che si avrebbe nel caso in cui si mettesse a disposizione un documento vuoto da compilare e inviare alla Cassa Edile, con la sola differenza che il documento viene precompilato direttamente sul sito. La Cassa Edile, una volta ottenuti i codici, può personalizzare tramite DURC Client alcune impostazioni (modalità di invio del modulo, abilitazione o meno per i consulenti, password di sicurezza), descritte al paragrafo Maschera di opzioni. A questo punto può inviare una comunicazione a tutte le Imprese iscritte, oppure a un gruppo di Imprese e/o consulenti selezionati, indicando nella comunicazione il sito Internet e i codici di accesso ricevuti. Alternativamente può inserire nella comunicazione alle Imprese o sul sito Internet un link diretto alla pagina di attivazione delle caselle PEC. Il codice html da utilizzare è descritto nell help on line di DURC Client.

6 Pag. 6 Richiesta dell attivazione di una casella PEC da parte di un impresa o un consulente tramite il sito cassaedilepec. Nel diagramma seguente è descritta la procedura che un Impresa deve seguire per richiedere l attivazione di una casella PEC: L Impresa si collega al sito e accede all area riservata inserendo I codici di accesso comunicati dalla Cassa Edile All interno dell area riservata inserisce i dati anagrafici richiesti e preme il pulsante Conferma dati Verifica i dati inseriti e preme il pulsante Stampa modulo richiesta Stampa quindi il modulo precompilato che viene visualizzato e appone firma e timbro del legale rappresentante Invia quindi il modulo con allegata la fotocopia della carta di identità alla Cassa Edile, secondo le modalità approvate da quest ultima.

7 Pag. 7 Descrizione La richiesta di attivazione da parte di imprese e/o consulenti avviene tramite un semplice modulo da compilare. Al termine della compilazione il sito genera una pagina già precompilata con i dati inseriti. L utente deve semplicemente stampare il modulo e inviarlo alla Cassa Edile corredato dalla fotocopia della carta di identità. Le modalità di spedizione consentite (scelte tra fax, posta ordinaria, posta raccomandata) sono stabilite dalla Cassa Edile e configurate da DURC Client. Nota. Ogni modulo che viene generato contiene al suo interno un progressivo denominato Riferimento (in alto a sinistra). Sul database del sito sono conservate in forma criptata le informazioni inserite associate al codice di riferimento, che DURC Client scarica ad ogni aggiornamento, rimuovendole dal sito. Tramite l inserimento di questo codice di riferimento, l utente della Cassa Edile non deve inserire manualmente i dati in DURC Client o nel proprio gestionale.

8 Pag. 8 Gestione delle pratiche di attivazione delle caselle PEC all interno di DURC Client Nei diagrammi seguenti sono descritte le procedure che l utente DURC Client deve seguire per la gestione della richiesta PEC. La Cassa Edile riceve il modulo di attivazione Da DURC Client l utente apre il modulo di gestione delle caselle PEC e clicca sul pulsante Inserisci riferimento modulo. L utente inserisce il riferimento del modulo, riportato in alto a sinistra e preme OK Nota: l ultimo carattere del riferimento è un CIN ed ha lo scopo di verificare eventuali errori di digitazione dell utente DURC Client si collega al sito e importa i dati del modulo sul database locale L utente lavora la pratica direttamente in DURC Client

9 Pag. 9 Descrizione Quando il modulo di richiesta arriva alla Cassa Edile, l utente inserisce il codice di riferimento del modulo in DURC Client, senza inserire i dati della richiesta. La gestione dettagliata delle operazioni che vengono eseguite in automatico o manualmente a partire dall inserimento del riferimento del modulo sono descritte nei diagrammi seguenti: L utente inserisce il riferimento del modulo, riportato in alto a sinistra e preme OK DURC Client invia un all indirizzo indicato, contenente un link di conferma, per verificare l esistenza dell indirizzo e l effettivo utilizzo. La pratica viene spostata nella cartella In attesa di conferma richiesta Il destinatario dell clicca sul link di conerma All aggiornamento successivo DURC Client verifica il codice di conferma e sposta la pratica nella cartella In attesa di approvazione L utente controlla periodicamente (ad es. una volta alla settimana) le pratiche nella cartella In attesa di approvazione e seleziona quelle per cui desidera richiedere l attivazione. Preme quindi il pulsante Approva richiesta Le pratiche vengono spostate nella cartella In attesa di invio al provider L utente periodicamente (ad es. una volta alla settimana o al mese) seleziona le pratiche che vuole inviare al provider PEC (InfoCamere) e preme il pulsante Invia richieste DURC Client genera un file di Excel contenente i dati delle richieste e lo invia al provider via . Le pratiche vengono spostate nella cartella In attesa di ricezione password.

10 Pag. 10 Descrizione La fase di attivazione della richiesta segue diversi stadi. Al momento dell importazione del modulo di richiesta, DURC Client invia automaticamente un all indirizzo indicato dal richiedente, per richiedere una conferma della richiesta. Le modalità sono analoghe a quelle utilizzate da altri siti Internet. Lo scopo è quello di accertarsi che l indirizzo sia valido ed utilizzato. Inoltre, dato che l viene inviata da DURC Client dall account PEC della Cassa Edile, se il destinatario esegue la conferma vuol dire che è in grado di leggere PEC. Dopo che il destinatario dell ha confermato la richiesta, la Cassa Edile deve decidere se desidera attivare o meno la casella di posta. Man mano che arrivano le richieste queste (se approvate) vengono spostate nella cartella In attesa di invo al provider. Qui sono contenute tutte le richieste che la Cassa Edile ha approvato internamente, ma che non sono ancora state comunicate al provider. Periodicamente la Cassa Edile invia al provider la richiesta di apertura delle caselle PEC. Tale richiesta avviene tramite la generazione di un file Excel, contenente le richieste di attivazione, che viene spedito dall indirizzo PEC della Cassa Edile al provider. Una volta eseguita la richiesta, è necessario attendere che il provider risponda, comunicando i codici di accesso delle caselle PEC richieste, come descritto nel diagramma seguente.

11 Pag. 11 Il provider PEC, dopo l approvazione, invia via due file Excel contenenti le User ID e le password delle caselle PEC richieste L utente, dalla cartella In attesa di ricezione password, preme i pulsanti Importa User ID e Importa password. Seleziona quindi i rispettivi file Excel inviati dal provider. DURC Client cripta i codici di accesso e li salva sul database locale. Le pratiche vengono spostate nella cartella In attesa di invio password ) L utente decide di inviare le contenenti i codici di accesso ai richiedenti. Seleziona quindi le pratiche nella cartella In attesa di invio password e preme il pulsante Invia codici di accesso. DURC Client invia un contenente i codici di accesso. Il contenuto dell è quello personalizzato dalla Cassa Edile. Le pratiche vengono spostate nella cartella Pratiche attive

12 Pag. 12 IMPORTAZIONE RICHIESTE DA FILE CSV Se la Cassa Edile decide di non utilizzare in tutto o in parte la procedura descritta per l attivazione delle caselle PEC da parte delle imprese, può importare i dati delle richieste da file CSV e gestire comunque le richieste all interno di DURC Client. Il formato del file CSV è il seguente: Separatore di elenco: punto e virgola Nessuna riga di intestazione L elenco dei campi è il seguente (quelli obbligatori sono preceduti dal simbolo * ): Note 1. *RAGIONE SOCIALE 2. *INDIRIZZO 3. *CAP 4. *LOCALITA 5. *PROVINCIA 6. TELEFONO 7. FAX 8. *CODICE FISCALE 9. * (non pec) 10. *NOME LEGALE RAPPRESENTANTE 11. COGNOME LEGALE RAPPRESENTANTE 12. CITTADINANZA LEGALE RAPPRESENTANTE 13. *CODICE FISCALE LEGALE RAPPRESENTANTE 14. CELLULARE LEGALE RAPPRESENTANTE 15. *CODICE CASSA EDILE IMPRESA 16. PEC 17. TIPO DI SOGGETTO ( I o C ; I = impresa, C = consulente) Attualmente DURC Client non gestisce il campo CELLULARE LEGALE RAPPRESENTANTE, che quindi può essere lasciato vuoto. E possibile inserire nella colonna NOME LEGALE RAPPRESENTANTE solo il nome oppure il nome e cognome, nel caso la Cassa Edile non avesse i due valori separati. L indirizzo PEC richiesto può essere indicato nel campo PEC oppure no. In tal caso DURC Client genererà un indirizzo in base alle impostazioni configurate dalla Cassa Edile nella maschera di opzioni. Esempi Un esempio di riga per un impresa è il seguente: ALBONI COSTRUZIONI SRL;PIAZZA F.CRISPI 19;20134;CERNOBBIO;CO;;; ; fabio@albonicostruzioni.it;fabio;alboni;ita;lbnfba55t22c933p;;5996; I CO00@infopec.cassaedile.it;I Nell esempio sono assenti telefono, fax e cellulare.

13 Pag. 13 Per un consulente un esempio è il seguente: BALDORINI MAURO;VIA DEI SIGNORI 7;22100;LIPOMO;CO; ;;BLDGNN35T08I933A; ALDO;;ITA;DNTLDA44C29C933Z;;1234;;C Nell esempio sono assenti fax, cellulare e cognome del legale rappresentante. Nel campo del nome sono quindi stati inseriti cognome e nome del legale rappresentante. Il campo PEC è vuoto, quindi DURC Client genererà l indirizzo durante l importazione in accordo con quanto impostato nella maschera di opzioni. Procedura operativa L utente, dalla maschera di gestione delle caselle PEC seleziona la voce di menu Strumenti -> Importa anagrafiche da file... : Dopo avere risposto OK alla domanda di conferma, selezionare il file CSV da importare:

14 Pag. 14 DURC Client presenta quindi una maschera di opzioni: L utente deve scegliere con che stato d avanzamento importare il file. Selezionare la prima opzione se non è ancora stata effettuata la richiesta al provider, utilizzare la seconda opzione se si è già inviato il file al provider al di fuori di DURC Client. Premendo OK il file verrà importato. Al termine, in caso di errori riscontrato durante l elaborazione, DURC Client visualizzerà l elenco degli errori rilevati..

15 Pag. 15 PROCEDURE OPERATIVE DURC CLIENT Le modalità con cui gestire le varie fasi dell attivazione sono simili a quelle che in DURC Client sono utilizzate per la gestione delle pratiche DURC. Selezionando dal menu PEC la voce Gestione caselle PEC... verrà visualizzata la maschera principale: A sinistra è presente l elenco cartelle e a destra l elenco delle pratiche contenute in ogni cartella. Ogni cartella ha alcuni pulsanti per eseguire le operazioni desiderate sulle pratiche. Il ciclo di vita della pratica di attivazione della casella pec per un Impresa è composto dai seguenti stadi (cartelle): In attesa di modulo richiesta In attesa di conferma richiesta In attesa di approvazione In attesa di invio al provider In attesa di ricezione password In attesa di invio password Caselle attive Pratiche respinte Pratiche sospese

16 Pag. 16 In qualsiasi momento l utente può decidere di sospendere l attivazione di una pratica. Questa verrà quindi posizionata nella cartella Pratiche sospese da cui potrà essere successivamente ripristinata o rimossa definitivamente. Per sospendere una pratica, dal menu Amministrazione -> Sospendi pratiche selezionate. In attesa di modulo richiesta Sempre vuota se non si utilizzano le funzioni del sito La cartella contiene l elenco delle pratiche caricate sul sito cassaedilepec ma i cui moduli non sono ancora stati consegnati alla Cassa Edile. Operazioni Segna modulo pervenuto Respingi Il modulo della pratica è stato consegnato alla Cassa Edile. Premendo il pulsante DURC Client invia l di conferma al richiedente. Sposta la pratica nella cartella Pratiche respinte In attesa di conferma richiesta Sempre vuota se non si utilizzano le funzioni del sito DURC Client ha spedito l di conferma all indirizzo (non PEC) inserito dall Impresa, ma l utente destinatario non ha ancora cliccato sul link di conferma. Operazioni Reinvia richiesta Respingi DURC Client invia una nuova di richiesta di conferma, nel caso l Impresa abbia cancellato per errore l precedente. Sposta la pratica nella cartella Pratiche respinte In attesa di approvazione L Impresa ha confermato la richiesta. L operatore può decidere a questo punto se aggiungere l Impresa a quelle per cui effettuare la richiesta. In alternativa le pratiche sono state importate da file CSV. Operazioni Approva richiesta Respingi L Impresa viene spostata nella cartella In attesa di invio al provider. Sposta la pratica nella cartella Pratiche respinte In attesa di invio al provider Nella cartella sono incluse tutte le Imprese che la Cassa Edile ha deciso di attivare.

17 Pag. 17 Operazioni Invia richieste DURC Client genera il file per ComputerPro e invia l con la richiesta di attivazione per tutte le Imprese selezionate. L Impresa viene spostata nella cartella In attesa di ricezione password. Respingi Sposta la pratica nella cartella Pratiche respinte In attesa di ricezione password La richiesta è stata inviata al provider di posta (ComputerPro) e deve essere evasa. Operazioni Importa User ID Importa Password Respingi Importa il file Excel delle User ID inviato da ComputerPro. Importa il file Excel delle Password inviato da ComputerPro. Sposta la pratica nella cartella Pratiche respinte In attesa di invio password I dati di accesso (login e password) sono stati comunicati dal provider ma non sono ancora stati inviati all Impresa. Invia codici accesso Respingi Invia a tutte le Imprese selezionate via (tradizionale) i codici di accesso forniti da ComputerPro. Sposta la pratica nella cartella Pratiche respinte Caselle attive Sono contenute tutte le Imprese a cui la Cassa Edile ha attivato la PEC. Pratiche respinte Sono contenute tutte quelle richieste per cui la Cassa Edile (o ComputerPro) ha rifiutato l attivazione. Ogni volta che una pratica viene rimossa premendo il pulsante Rimuovi dall elenco, viene spostata in questa cartella. Operazioni Ripristina Rimuovi definitivamente La pratica viene spostata nella cartella In attesa di approvazione. Rimuove definitivamente la richiesta dall elenco Pratiche sospese Sono contenute tutte quelle richieste per cui la Cassa Edile ha sospeso l attivazione. Operazioni Ripristina Respingi La pratica viene riposizionata nella cartella di competenza. Sposta la pratica nella cartella Pratiche respinte

18 Pag. 18 MASCHERA DI OPZIONI La maschera di opzioni è accessibile dal menu Strumenti -> Opzioni ed è composta da 4 schede. Scheda generale E possibile configurare i dati della Cassa Edile così come dovranno essere visualizzati sul sito cassaedilepec. L indirizzo di spedizione è quello che verrà inserito nel modulo di richiesta che verrà generato.

19 Pag. 19 Scheda Limitazioni Si può impostare la tipologia dei soggetti abilitati e la tipologia di invio. Se la Cassa Edile non vuole che compaiano riferimenti al sito cassaedilepec può impostare l opzione Nascondi barra dei menu. Questa opzione può essere utilizzata se la Cassa Edile richiama direttamente la pagina di attivazione delle caselle dal proprio sito web o da un .

20 Pag. 20 Scheda Configurazione PEC E possibile stabilire se l impresa e/o il consulente che si collega al sito possa scegliere da sé la parte variabile dell indirizzo (quella che precede.xx00@infopec.cassaedile.it). Nel caso in cui si voglia generare l indirizzo in automatico è possibile settare le impostazioni desiderate.

21 Pag. 21 Scheda Configurazione testo messaggio E possibile configurare il testo del messaggio che verrà inviato alle imprese con i codici di accesso alla casella PEC. All interno del messaggio si possono inserire dei segnaposto che verranno riempiti al momento della generazione del messaggio con i valori della pratica.