RINA CERTIFICAZIONE DELLA GESTIONE DELLE SPIAGGE PER CONFORMITÀ ALLO STANDARD ISO 13009

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1 CERTIFICAZIONE DELLA GESTIONE DELLE SPIAGGE PER CONFORMITÀ ALLO STANDARD ISO Pagina 1 di 33 SOMMARIO 1 SCOPO/OBIETTIVO CAMPO DI APPLICAZIONE DEFINIZIONI E/O ABBREVIAZIONI RIFERIMENTI PROCESSO DI CERTIFICAZIONE DESCRIZIONE RIESAME DELLA DOMANDA TABELLA A. CERTIFICAZIONE TABELLA B. RICERTIFICAZIONE TABELLA C1. ESTENSIONE/MODIFICA DELLA CERTIFICAZIONE RICHIESTA DALL ORGANIZZAZIONE PROGRAMMA DI AUDIT TABELLA A: PROCESSO DI CERTIFICAZIONE TABELLA B: PROCESSO DI SORVEGLIANZA (O EXTRA) TABELLA C: PROCESSO DI RICERTIFICAZIONE TABELLA D: ESTENSIONE DEL CAMPO DI APPLICAZIONE DELLA CERTIFICAZIONE (NUOVE ATTIVITÀ E/O SITI) DATI DA INSERIRE IN ASCESI DECISIONE PER LA CERTIFICAZIONE, EMISSIONE DEL CERTIFICATO E RELATIVA GESTIONE TABELLA A: PROCESSO DI CERTIFICAZIONE E RICERTIFICAZIONE TABELLA B1: ESTENSIONE GESTITA CON PROCESSO DI ESTENSIONE O DI RICERTIFICAZIONE DA CERTIFY PROCESS TABELLA B2: ESTENSIONE GESTITA DURANTE PROCESSO EXTRA O SORVEGLIANZA DA CERTIFY PROCESS TABELLA C: ALTRE MODIFICHE DEL CERTIFICATO TABELLA D: SOSPENSIONE TABELLA E: RIPRISTINO TABELLA F: REVOCA... 29

2 CERTIFICAZIONE DELLA GESTIONE DELLE SPIAGGE PER CONFORMITÀ ALLO STANDARD ISO Pagina 2 di TABELLA G: RINUNCIA FATTURAZIONE ACCORDO QUADRO ALLEGATI TEMPI DI AUDIT CERTIFICATO... 33

3 CERTIFICAZIONE DELLA GESTIONE DELLE SPIAGGE PER CONFORMITÀ ALLO STANDARD ISO Pagina 3 di 33 1 SCOPO/OBIETTIVO La presente istruzione descrive per le organizzazioni che gestiscono le spiagge: il processo di certificazione; le attività necessarie per effettuare il riesame della domanda per la certificazione dalla fase di ricezione delle informazioni da parte dell Organizzazione richiedente fino all apertura della pratica; le attività necessarie per stabilire, confermare, modificare il programma di audit, selezionare i componenti del Gruppo di audit e gestire le comunicazioni con l Organizzazione; le modalità per la decisione di certificazione, l emissione del certificato, la modifica, la sospensione, il ripristino e la revoca della certificazione; la fatturazione. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE La presente istruzione si applica a tutto il personale coinvolto nel processo di certificazione della gestione deldle spiagge secondo lo standard ISO che opera presso la direzione e/o presso la rete operativa (OPN), in Italia e all Estero. Lo standard di riferimento per la certificazione della gestione delle spiagge è: ISO 13009:2015 Tourism and related services - Requirements and recommendations for beach operation Questo standard stabilisce i requisiti generali e le raccomandazioni per gli operatori balneari che offrono servizi turistici e ricreativi sulle spiagge. 3 DEFINIZIONI E/O ABBREVIAZIONI AC: Azione correttiva ANACLI: Software utilizzato per la codifica dei Clienti APPLICATION REVIEWER (AR): Responsabile del riesame della domanda ASCESI: Software utilizzato per la gestione tecnica dell attività di certificazione dei sistemi di gestione/prodotto/servizio AUD/LA IN TRAINING: Persona che segue il lavoro degli auditor al fine di acquisire la necessaria esperienza operativa come prevista per l Auditor/Lead Auditor

4 CERTIFICAZIONE DELLA GESTIONE DELLE SPIAGGE PER CONFORMITÀ ALLO STANDARD ISO Pagina 4 di 33 AUDIT (valutazione): processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell audit e valutare con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri dell audit (insieme di politiche, procedure o requisiti) sono stati soddisfatti AUDITOR (AUD): persona che, sulla base delle sue competenze e conoscenze, è in grado di collaborare all effettuazione di audit sulla gestione delle spiagge operando autonomamente sotto la guida del Lead Auditor AUTORITÀ NAZIONALI COMPETENTI: il Ministero dell'ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare, il Ministero delle Politiche Agricole Alimentari e Forestali e il Ministero dello Sviluppo Economico CAI-C: Software utilizzato per la gestione economica dell attività di certificazione CCPLS: Sustainability & Food Certification Compliance Unit, Unità operativa RINA che gestisce lo schema CERTIFICATO DI CONFORMITÀ: documento che attesta la conformità della gestione della spiaggia dell Organizzazione allo schema di riferimento CO (UFFICI DI CERTIFICAZIONE): uffici territoriali RINA preposti alla gestione delle pratiche di certificazione CO: Manager dell'ufficio di certificazione coordinare il lavoro dei componenti del Gruppo di audit; GESTORE DELLA SPIAGGIA: Organizzazione a cui sono assegnati gli aspetti di gestione e controllo della spiaggia, inclusa la gestione pubblica, così come il suo ambito di influenza. il mancato rispetto di uno o più requisiti del Regolamento applicabile. INDIPENDENT TECHNICAL REVIEWER (ITR): uno o più tecnici con il compito di valutare la certificazione in seguito all attività di audit oppure DM Decision Maker per ASCESI istruire gli auditor riguardo alle modalità esecutive e guidarne e controllarne l'operato; la totale assenza di applicazione di uno o più requisiti della norma di riferimento; LEAD AUDITOR (LA): persona che, sulla base delle sue competenze e conoscenze, è in grado di: M/D: giorni/uomo mantenere le relazioni di interfaccia con l Organizzazione durante l esecuzione dell audit NC: Non Conformità NEWAGE: Software utilizzato per la gestione delle competenze del personale coinvolto nella certificazione NON CONFORMITÀ MAGGIORE O RILIEVI DI TIPO A: NON CONFORMITÀ MINORE O RILIEVI DI TIPO B: situazioni, quali quelle citate al punto precedente per le non conformità maggiori, giudicate non particolarmente rilevanti ai fini della conformità.

5 CERTIFICAZIONE DELLA GESTIONE DELLE SPIAGGE PER CONFORMITÀ ALLO STANDARD ISO Pagina 5 di 33 NUMERO DI ADDETTI: personale coinvolto nelle attività relative alla norma ISO (compreso personale che svolge attività in subappalto). Qualora l Organizzazione svolgesse altre attività o proponesse altri servizi non inerenti i requisiti della Norma ISO 13009, occorre considerare solo il personale che svolge le attività relative ai servizi di gestione delle spiagge richiamati nella Norma. OdC: Organismo di Certificazione OPN: Rete operativa OU: Unità operativa preparare, organizzare ed effettuare gli audit sulla gestione delle spiagge; PROGRAMME REVIEWER (PR): Responsabile del programma di audit, ha responsabilità tecnico/gestionali relativi alle pratiche di certificazione che gli vengono assegnate ed è il responsabile dell attuazione del Programma triennale di audit per la pratica assegnata PVI: Piano di Audit PVP: Programma Verifiche Periodiche (documento di pianificazione di massima delle visite da effettuarsi durante il periodo di validità del certificato) QI: Questionario informativo, documento compilato dall Organizzazione, contenente tutti gli elementi utili per l elaborazione dell offerta redigere e controllare i rapporti di audit; RVI: Rapporto di audit SEG: Segreteria presente presso le sedi di OPN SERVIZIO DI GESTIONE DELLE SPIAGGE: consiste nell Organizzazione e gestione di attività di tipo ricreativo, protezione delle coste, attività sportive, eventi educativi, socioculturali, religiosi o sportivi, conservazione della natura, attività di pesca, attività militari, sicurezza. SM: Scheme Manager, persona responsabile della gestione dello specifico schema in CCPLS SPIAGGIA: area naturale o artificiale, formata da sabbia, ghiaia, rocce o altro materiale, che facilita l accesso al mare o all area balneare dove si svolgono le attività ricreative e dove sono forniti anche gli altri servizi forniti dal gestore della spiaggia. TL (Team leader): Responsabile del Gruppo di audit, personale che possiede tutti i requisiti di competenza previsti dal ruolo di Lead Auditor, al quale è stata assegnata la responsabilità dell audit una situazione tale da provocare una deficienza grave; OBIETTIVO DI CONTROLLO: fine ultimo dell'esistenza di un controllo CONTROLLO E RESPONSABILITÀ: attività necessaria per ottenere, con ragionevole sicurezza, il raggiungimento di un obiettivo 4 RIFERIMENTI ISO 13009:2015 Tourism and related services -- Requirements and recommendations for beach operation

6 CERTIFICAZIONE DELLA GESTIONE DELLE SPIAGGE PER CONFORMITÀ ALLO STANDARD ISO Pagina 6 di 33 REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE DELLA GESTIONE DELLE SPIAGGE PER CONFORMITÀ ALLO STANDARD ISO IS-CCPLS Qualifica del personale coinvolto nella certificazione della gestione delle spiagge per conformità allo standard ISO PROCESSO DI CERTIFICAZIONE 5.1 DESCRIZIONE Le fasi principali del processo di certificazione sono quelle strettamente connesse alla realizzazione del servizio, orientate al raggiungimento del risultato finale. Esse si susseguono in modo sequenziale o condizionate dal raggiungimento di un determinato risultato o da richiesta dell Organizzazione. Il processo di certificazione può essere così schematizzato: Le fasi critiche del processo sono: 1. Riesame della domanda 2. Programma di audit 3. Attività di audit

7 CERTIFICAZIONE DELLA GESTIONE DELLE SPIAGGE PER CONFORMITÀ ALLO STANDARD ISO Pagina 7 di Decisione per la certificazione, emissione e gestione del certificato Il processo di certificazione è tenuto sotto controllo dal punto di vista tecnico, operativo ed economico da CCPLS. Le registrazioni relative alle Organizzazioni certificate sono conservate dal singolo CO per il periodo di validità del certificato in corso e per quello precedente. 5.2 RIESAME DELLA DOMANDA Le tabelle che seguono si applicano alle attività di riesame della domanda per la certificazione della gestione delle spiagge in caso di richiesta di prima certificazione, estensione/modifica della certificazione, ricertificazione, secondo quanto previsto nel regolamento applicabile. Il personale competente per l effettuazione delle attività di riesame della domanda è disponibile in NEWAGE e/o in appositi elenchi ed è identificato con la sigla AR (Application Reviewer). AR è responsabile di tutte le fasi del riesame della domanda e della loro corretta gestione ed esecuzione. Nota 1. In CAI-C e in ASCESI il nome del servizio di certificazione è Nota 2. Relativamente alle offerte è da tener presente che, se non specificato, l offerta non include tempi e prezzi per eventuale audit supplementare necessario ai fini dell evidenza dell attuazione di non conformità che dovessero emergere in sede di verifica. In caso di verifica supplementare sarà valutata con PR la necessità di redigere un offerta ad hoc.

8 Pagina 8 di TABELLA A. CERTIFICAZIONE Richiesta di offerta da parte dell Organizzazione 1 RICEZIONE RICHIESTA DI OFFERTA E INFORMAZIONI DALL ORGANIZZAZIONE Quando un ufficio riceve una richiesta di offerta, invia al soggetto richiedente il QI (form 13009_IQ). Un rappresentante autorizzato dell Organizzazione compila il QI (evidenza della compilazione da parte di tale rappresentante può essere data attraverso la firma riportata sul QI o attraverso evidenza dell invio tramite o altro) e lo inoltra all ufficio di competenza, eventualmente accompagnato da altra documentazione aggiuntiva. Il QI deve essere compilato in tutti i suoi campi obbligatori. Le parti non applicabili devono avere l indicazione n.a., a dimostrazione che l Organizzazione ha considerato il campo. Ai fini del riesame della domanda possono essere accettate anche le stesse informazioni in altro formato. Nel caso in cui il cliente sia interessato alla definizione di un accordo commerciale, per garantire una maggiore efficacia della gestione del processo di certificazione, si tenga presente quanto indicato al paragrafo dedicato. QI compilato QI compilato 2 RIESAME DOMANDA DELLA AR esegue le seguenti attività: verifica la completezza e l adeguatezza delle informazioni riportate sul QI ricevuto dall Organizzazione richiedente verifica indirizzo/numero delle unità operative per le quali è richiesta la certificazione verifica la tipologia di attività per cui è richiesta la certificazione registra sul modulo di riesame della domanda (form: 13009_CRW) tutte le informazioni non documentate pervenute dall Organizzazione (ad esempio telefonicamente) o il riferimento alle registrazioni disponibili (es. , fax, ecc.) definisce la durata del contratto se è applicabile il campionamento, definisce il campione definisce, nell apposito spazio del form 13009_CRW, i tempi da dedicare agli audit di sorveglianza e agli audit di ricertificazione sulla base dei tempi da tabella, eventuali riduzioni o incrementi calcola il prezzo della certificazione e relativo mantenimento sulla base del tariffario, tenendo conto anche dell effettivo tempo necessario per il servizio in giorni/uomo e motivando, nell apposito spazio del form 13009_CRW, eventuali aumento o riduzione dei prezzi verifica l esistenza delle risorse competenti necessarie per effettuare le verifiche nei tempi previsti verifica la necessità di utilizzare esperti tecnici e/o traduttori indica un PR. Per il calcolo dei tempi di audit vedere l Allegato Tempi di Audit della presente istruzione. Al fine di evitare l impiego di personale esterno, autonomo o appartenente a società che operano per conto del RINA, che ha svolto negli

9 Pagina 9 di 33 ultimi tre anni una delle attività classificate a rischio (ad esempio consulenza, effettuazione audit interni, ecc.), AR deve identificare, attraverso l esame del QI compilato dall Organizzazione, la società di consulenza e il nominativo della persona incaricata per l attività di consulenza e registrarlo nell apposito spazio del form 13009_CRW. Nei casi in cui chi ha effettuato l attività di consulenza sia anche un auditor non esclusivo del RINA, costui non deve essere designato per la valutazione. Nota. Su richiesta dell Organizzazione può essere quotato un pre-audit che non dovrà avere carattere di consulenza, dovrà avere una durata massima di 1 m/d e le sue risultanze non saranno considerate ai fini della certificazione. Form 13009_CRW compilato da AR 3 REDAZIONE DELL OFFERTA Form 13009_CRW compilato da AR SEG redige l offerta: SM o CO (o persona delegata) controlla e firma l offerta che è inviata all Organizzazione insieme al form di richiesta 13009_RCER. L offerta deve essere preparata utilizzando CAI-C per i dati principali, ma redatta sul form word 13009_OFFER. L offerta definitiva in word e pdf in tutte le sue revisioni dovrà essere archiviata in CAI-C. Offerta inviata all Organizzazione Richiesta di certificazione / Ordine d acquisto ricevuto dall Organizzazione 4 5 RICEZIONE DELLA RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE E APERTURA DELLA PRATICA ARCHIVIAZIONE / CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE CONTRATTUALE L organizzazione deve formalizzare il proprio ordine inviando all ufficio il modulo di Richiesta oppure un ordine debitamente sottoscritto dall Amministratore delegato, o da un rappresentante autorizzato, tramite una procura legale. AR esamina la Richiesta/Ordine ricevuti dall Organizzazione per verificarne la completezza e la congruenza con l offerta inviata e con quanto definito sul form 13009_CRW e conferma l assegnazione della gestione del programma di audit a un PR. SEG registra l accettazione dell offerta su CAI-C inserendo il nominativo del PR, compila ed invia via mail all Organizzazione la Conferma d ordine (form 13009_COA) e il modulo di registrazione alla member area. Contestualmente su ASCESI in automatico è aperto un processo per la gestione tecnica della pratica. Conferma d ordine inviata all Organizzazione Processo di certificazione aperto su ASCESI Documentazione contrattuale completa SEG verifica la completezza della documentazione contrattuale (QI, 13009_ CRW in formato pdf; richiesta, conferma ordine) e la archivia in CAI-C. Documentazione contrattuale archiviata

10 Pagina 10 di TABELLA B. RICERTIFICAZIONE 1 RICEZIONE INFORMAZIONI DALL ORGANIZ ZAZIONE PVP Programma Verifiche Periodiche: documento di pianificazione di massima delle visite da effettuarsi durante il periodo di validità del certificato Di regola, almeno con 3 mesi di anticipo rispetto alla data di scadenza dell audit di ricertificazione, l ufficio di competenza invia il QI all Organizzazione. Valgono le stesse modalità della fase 1 nella tabella A Fase 1 paragrafo 5.2. QI debitamente compilato QI debitamente compilato 2 RIESAME DELLA DOMANDA AR, alla ricezione del QI, verifica se ci sono cambiamenti che potrebbero rendere necessaria una modifica del contratto e: se sussistono le condizioni per le quali il contratto deve essere modificato e deve essere preparata una nuova offerta, effettua un nuovo riesame della domanda completo in caso contrario resta valido il contratto in vigore e AR deve registrare sul form 13009_CRW la sua decisione e confermarla su ASCESI, spuntando l apposito step CONFERMA VERIFICA DATI COMUNICATI DAL CLIENTE Se necessario effettuare il riesame della domanda, AR effettua le attività previste in Tabella A Fase 2, andando eventualmente a confermare i dati già raccolti in fase di prima certificazione e calcolando tempi e costi previsti per la ricertificazione in scadenza e per i successivi mantenimenti (sorveglianze e ricertificazione). 3 4 REDAZIONE DELL OFFERTA RICEZIONE DELLA RICHIESTA DI CERTIFICAZION E E APERTURA Form 13009_CRW compilato da AR Step di ASCESI CONFERMA VERIFICA DATI COMUNICATI DAL CLIENTE se applicabile Form 13009_CRW compilato da AR Step di ASCESI CONFERMA VERIFICA DATI COMUNICATI DAL CLIENTE se applicabile SEG esegue le seguenti attività: Se sussistono le condizioni per le quali il contratto deve essere modificato, SEG redige una nuova offerta; in caso contrario, se resta valido il contratto in vigore, SEG apre il processo di ricertificazione in ASCESI e invia all Organizzazione la comunicazione disponibile in ASCESI, aggiungendo lo step Documento generico Fax generico Conferma validità offerta / contratto. La nuova offerta riporta i costi e i tempi necessari per la ricertificazione in scadenza e tutti i successivi audit di sorveglianza e ricertificazione. Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 3 paragrafo 5.2. Offerta inviata all Organizzazione Comunicazione di Conferma validità offerta / contratto inviata all Organizzazione se applicabile Richiesta di certificazione / Ordine d acquisto ricevuto dall Organizzazione Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 4 paragrafo 5.2. Conferma d ordine inviata all Organizzazione

11 Pagina 11 di 33 DELLA Processo di certificazione aperto su ASCESI PRATICA ARCHIVIAZIONE / CONSERVAZION E DELLA 5 DOCUMENTAZI ONE CONTRATTUAL E Documentazione contrattuale completa Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 5 paragrafo 5.2. Documentazione contrattuale archiviata TABELLA C1. ESTENSIONE/MODIFICA DELLA CERTIFICAZIONE RICHIESTA DALL ORGANIZZAZIONE 1 RICEZIONE INFORMAZIONI DALL ORGANIZ ZAZIONE Richiesta di modifica della certificazione da parte dell Organizzazione Durante la validità della certificazione, l Organizzazione può richiedere una modifica alla certificazione che può prevedere: 1) Cambio di ragione sociale 2) Cambio di indirizzo della sede legale nel caso in cui non sia sede oggetto di certificazione 3) Cambio di indirizzo delle sedi oggetto della certificazione 4) Estensione della certificazione a nuovi siti 5) Estensione del campo di applicazione della certificazione 6) Riduzione del campo di applicazione della certificazione (es. riduzione dei siti/attività) Una modifica della certificazione che rientra nei casi 1, 2 e 6 non comporta l effettuazione di un audit sul sito. In questi casi è sufficiente ricevere comunicazione scritta accompagnata da evidenze che dimostrino la modifica (es. visura camerale o documenti analoghi, ecc.) da parte dell Organizzazione. Tale richiesta è normalmente gestita dal PR (vedere paragrafo 5.3) e non è necessario effettuare un nuovo riesame della domanda. 2 RIESAME DELLA Se intervengono modifiche della certificazione tali da rendere necessaria l effettuazione di un audit sul sito (casi 3, 4 e 5 sopra riportati), l ufficio di competenza invia il QI all Organizzazione. Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 1 paragrafo 5.2. Comunicazione dell Organizzazione e relativi allegati QI debitamente compilato, se applicabile Comunicazione dell Organizzazione e relativi allegati QI debitamente compilato, se applicabile

12 Pagina 12 di 33 DOMANDA AR nel momento in cui riceve il QI deve: calcolare i tempi necessari per effettuare l estensione valutare le eventuali modifiche da effettuare al PVP per i successivi audit di sorveglianza e ricertificazione. A seguito delle valutazioni sopra riportate, possono presentarsi le due casistiche seguenti: CASO A Se durata e numero dei futuri audit di sorveglianza o la durata di ricertificazione devono essere modificati, allora la richiesta deve essere gestita tramite nuova offerta. AR deve effettuare un nuovo riesame, compilando il form 13009_CRW.Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 2 paragrafo 5.2. CASO B Se il numero e la durata dei futuri audit di sorveglianza o la durata di ricertificazione NON devono essere modificati, l estensione può essere effettuata durante un audit extra o in occasione dell audit di sorveglianza/ricertificazione. In questo caso, oltre agli aspetti previsti dal PVP, vengono esaminate le attività dell Organizzazione che sono interessate alle modifiche dovute alle variazioni del sistema. In questo caso AR registra, sull ultimo 13009_CRW effettuato, le motivazioni che hanno portato a scegliere il caso B e i giorni/uomo con relativi costi per l audit di estensione. Per il calcolo dei tempi di audit fare riferimento all'allegato Tempi di Audit della presente istruzione. Form 13009_CRW approvato/confermato da AR 3 REDAZIONE DELL OFFERTA Form 13009_CRW approvato/confermato da AR SEG esegue le seguenti attività a seconda delle differenti casistiche sotto riportate: se l Organizzazione richiede una modifica della certificazione che non comporta l effettuazione di un audit sul sito, SEG registra la modifica sui sistemi informatici, informa il PR e invia una mail a SM specificando il motivo della richiesta di rifirma; tale motivo deve essere indicato anche nello spazio note in ASCESI con la data della richiesta di rifirma. se l Organizzazione richiede una modifica della certificazione che comporta la necessità di effettuare un audit sul sito, allora: CASO A SEG redige predispone l offerta in CAI-C e valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 3 paragrafo 5.2. CASO B SEG modifica il contratto in essere su CAI-C e invia fax di revisione contrattuale in caso si debba effettuare una visita extra o si debbano inserire a contratto costi aggiuntivi rispetto al contratto in essere o un fax di conferma in caso di estensione da effettuare durante una sorveglianza/ricertificazione senza costi aggiuntivi. SM o CO (o persona delegata) controlla e firma l offerta che viene inviata all Organizzazione. L offerta e i fax di revisione contrattuale sono archiviati in CAI-C. Offerta inviata all Organizzazione se applicabile Comunicazione di revisione contrattuale inviata all Organizzazione se applicabile Comunicazione di Conferma effettuazione estensione inviata all Organizzazione se applicabile

13 Pagina 13 di 33 4 RICEZIONE DELLA RICHIESTA DI CERTIFICAZIO NE E APERTURA DELLA PRATICA Richiesta di estensione / Ordine d acquisto ricevuto dall Organizzazione se applicabile Revisione contrattuale accettata dall Organizzazione se applicabile Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 4 paragrafo 5.2. Conferma d ordine inviata all Organizzazione Processo Extra/sorv/ricert o di estensione aperto su ASCESI 5 ARCHIVIAZIONE / CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIO NE CONTRATTUALE Documentazione contrattuale completa Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 5 paragrafo 5.2. Documentazione contrattuale archiviata 5.3 PROGRAMMA DI AUDIT Le tabelle che seguono si applicano alle attività di programmazione di tutte le tipologie di audit per la certificazione della gestione delle spiagge; in particolare, la programmazione comprende un audit iniziale di certificazione, audit di sorveglianza e un audit di ricertificazione da effettuarsi prima della scadenza del certificato. Su richiesta dell Organizzazione può essere effettuato un pre-audit la cui durata non può superare 1 m/d e le cui risultanze non devono essere considerate ai fini della certificazione. Il personale competente per l effettuazione delle attività di programma di audit è disponibile in NEWAGE e/o in appositi elenchi ed è identificato con la sigla PR (Program Reviewer). PR è responsabile di stabilire, confermare e modificare il programma di audit, programmare gli audit, selezionare i membri del Gruppo di audit, gestire le comunicazioni con l Organizzazione in accordo a quanto previsto dalla presente istruzione TABELLA A: PROCESSO DI CERTIFICAZIONE VERIFICA INFORMAZIONI 1 RELATIVE ALL ORGANIZZAZI ONE Sulla base della documentazione disponibile: - questionario informativo - riesame del contratto Processo in ASCESI aperto Programma audit definito nel 13009_CRW

14 Pagina 14 di 33 2 SELEZIONE ED ASSEGNAZIONE DEL GRUPPO DI AUDIT - ordine/offerta accettata dall Organizzazione PR verifica: il corretto inserimento dei dati su ASCESI (vedere paragrafo 5.3.5) la tipologia di processo da gestire le modalità previste per l effettuazione della verifica Dati su ASCESI verificati ed eventualmente integrati Dati su ASCESI verificati ed eventualmente integrati Prima dell effettuazione dell audit PR definisce la composizione del Gruppo di audit sulla base delle competenze richieste e assegna il ruolo di Team Leader. Le competenze degli auditor sono disponibili nel SW NEWAGE. Per salvaguardare l indipendenza dell audit ogni componente del Gruppo di audit, LEAD AUDITOR/AUDITOR/ESPERTO, è tenuto a comunicare a PR qualsiasi propria relazione che esista, o che sia esistita negli ultimi due anni, con l'organizzazione da verificare, prima di assumere l'incarico relativo a tale Organizzazione. Il Gruppo di audit può essere accompagnato anche da un Aud/ LA in training la cui partecipazione è finalizzata esclusivamente ad un percorso di qualifica e pertanto senza parte attiva alla verifica. Nel decidere le dimensioni e la composizione del Gruppo di audit, è necessario considerare: i componenti del Gruppo di audit devono essere Auditor o Lead Auditor o EXP e, se non esclusivi, in possesso di un contratto valido con RINA il Team Leader deve essere un Lead Auditor Il Team Leader e il Coteamer devono essere qualificati per lo schema ISO L esperto tecnico non deve condurre attività ispettive in modo autonomo i componenti del Gruppo di audit non devono essere stati coinvolti nell erogazione del servizio di consulenza dell Organizzazione; il giorno di audit si intende composto da 8 ore, con l esclusione dei tempi di viaggio gli obiettivi, il campo di applicazione, i criteri, i requisiti di certificazione (inclusi i requisiti legismativi applicabili) ed il tempo stimato di audit se l audit è di tipo integrato la lingua se i membri del Gruppo di audit hanno in precedenza sottoposto ad audit il sistema dell Organizzazione. Inserimento del Gruppo Audit in ASCESI 3 COMUNICAZIONI Gruppo di audit definito

15 Pagina 15 di 33 DA INVIARE ALLA ORGANIZZAZIO I nominativi e i rispettivi ruoli del Gruppo di audit devono essere comunicati all Organizzazione in tempo sufficiente da consentirgli di contestare l incarico dei singoli membri e da permettere la ridefinizione del Gruppo qualora l obiezione fosse ritenuta valida da PR. A tale scopo è necessario compilare in ASCESI ed inviare i seguenti documenti: NE PRIMA Invio piano di audit e Piano di audit DELLA VISITA SUL SITO Il documento invio piano di audit può essere sostituito da una .per la redazione del piano di audit, di competenza del TL.Questi documenti possono essere compilati fuori ASCESI e archiviati successivamente. Eventuali successive modifiche del piano di audit già inviato (variazione Gruppo di audit, date audit. ecc.) devono essere tempestivamente comunicate all Organizzazione. Piano di audit inviato all Organizzazione Piano di audit inviato all Organizzazione L'audit di certificazione è effettuato dal Gruppo di audit, il rapporto di audit è predisposto dal Gruppo di audit utilizzando ASCESI, se ASCESI non è 4 AUDIT DI disponibile è possibile utilizzare il form 13009_VR. CERTIFICAZIONE Le analisi delle cause, le correzioni e azioni correttive proposti dall Organizzazione sono approvate dal TL o altro Lead Auditor competente. 5 FOLLOW UP ED EVENTUALE AUDIT SUPPLEMENTARE Documenti di audit ricevuti da Team Leader (Se gestione della spiaggia conforme vai a fase n 6) Esito audit: gestione della spiaggia non conforme Presenza di NC maggiori (tipo A) le NC devono essere risolte con evidenza di attuazione entro un termine massimo di 90 giorni dalla chiusura dell audit. RINA può effettuare una verifica supplementare finalizzata ad accertare la corretta applicazione delle azioni correttive proposte. A buon esito di tale verifica il processo di certificazione è ripreso. Qualora il suddetto termine di 90 giorni sia superato, si devono effettuare nuovamente gli accertamenti di cui sopra entro un termine di sei mesi dalla data del rilievo. Trascorso il suddetto periodo di 6 mesi senza conclusione positiva della valutazione, RINA può considerare chiusa la pratica di certificazione, addebitando i tempi e le spese sostenute sino a quel momento. In tali casi l Organizzazione che desidera proseguire con la certificazione di RINA deve presentare una nuova richiesta e ripetere l iter certificativo. Presenza di NC minori (tipo B) le azioni correttive devono essere presentate entro una data accettabile decisa dal Gruppo di audit, queste verrà poi verificata l attuazione durante l audit di sorveglianza successivo. Per entrambi i tipi di NC, l Organizzazione deve proporre entro il termine stabilito dal Gruppo di audit, le analisi delle cause, le correzioni e le azioni correttive e le tempistiche per la risoluzione delle NC. Il TL è il responsabile di analisi delle cause, correzioni, azioni correttive e tempistiche proposte, Ai fini della verifica dell attuazione delle AC per le NC di tipo A, si effettua un audit supplementare la cui durata e modalità sono definite dal PR in collaborazione con il TL in base al numero ed al tipo di NC emerse: a) audit supplementare su base documentale qualora il riscontro delle azioni correttive/correzioni sia possibile attraverso l analisi dei soli documenti b) audit supplementare on-site con la finalità di verificare esclusivamente l attuazione delle azioni correttive c) audit supplementare on-site su tutti i requisiti dello schema, con la finalità di verificare non solo l attuazione delle azioni correttive, ma anche il sistema

16 Pagina 16 di 33 nel suo complesso, in quanto ritenuto dal Gruppo di audit carente (numerosità di NC anche se solo di tipo B). 6 7 ATTIVITÀ POST AUDIT PROPOSTA DI CERTIFICAZIONE Il Gruppo di audit deve comprendere almeno un componente che ha eseguito l'audit precedente, scelto a seconda della tipologia dei rilievi che hanno reso necessario l audit supplementare. In ASCESI deve essere aggiunto uno step Audit supplementare nel processo di audit iniziale e uno step relativo alla Comunicazione necessità visita supplementare da inviare all Organizzazione. Documentazione Audit supplementare ricevuta da Team Leader Documenti di audit completi Valgono le stesse modalità nella tabella A Fase 5 paragrafo In seguito all effettuazione dell audit, il PR: predispone, in collaborazione con TL, il Programma degli audit di sorveglianza (PVP) in ottemperanza a quanto segue: la data del primo audit di sorveglianza successivo all'audit iniziale corrisponde alla data proposta dal Gruppo di audit sull ultima pagina del RVI di certificazione che dovrà cadere non oltre 12 mesi dall ultimo giorno della verifica dell audit iniziale. la data della ricertificazione dovrà cadere entro 60 giorni dalla data di scadenza del certificato in modo da poter concludere l iter di ricertificazione entro la scadenza del certificato, tenendo presenti i 60 giorni ammessi per l attuazione di eventuali AC. il numero e i tempi di audit riportati per gli audit di sorveglianza, non annunciati, di ricertificazione devono essere allineati a quanto definito nel riesame della domanda. Definizione del PVP Esito positivo audit on-site e definizione PVP PR effettua le seguenti attività: compila il documento Iter in ASCESI (Iter certificativo e proposta di certificazione assicurandosi che ragione sociale e indirizzi delle sedi operative siano coerenti con quelli riportati in Visura o documento equivalente) prepara i documenti da inoltrare all ITR per la decisione di certificazione: Visura camerale (o equivalente), QI, 13009_CRW, Rapporto audit firmato dall Organizzazione, check list e/o fogli osservazione, ITER (proposta di certificazione). Nota. Piano audit e PVP normalmente risultano disponibili in Ascesi in corrispondenza dei rispettivi step archivia tutti i documenti nell apposita sezione Attachment predisposta in ASCESI (vedere paragrafo 5.3.5) carica il processo in Certify process in modo che, successivamente all esito positivo dell esame indipendente della pratica, possa essere emesso il relativo certificato individua in NewAge o in appositi elenchi il ITR o i ITR competenti all interno della propria Struttura Organizzativa (nello specifico schema) e indipendenti (rispetto al Gruppo di audit) assegna la verifica competente ed indipendente della proposta di certificazione ad uno o più ITR in Certify process attraverso il pulsante "Assign

17 Pagina 17 di 33 Decision Maker"; in automatico il sistema invia una mail al o ai ITR individuati. Nel caso in cui non sia possibile l assegnazione tramite ASCESI, PR invia una mail a ITR con la richiesta di esame indipendente della pratica. gestisce gli eventuali commenti formulati dal ITR sulla checklist di esame pratiche coinvolgendo, se necessario, il TL. CRITERIO DI INDIVIDUAZIONE DEL ITR in assenza di adeguata competenza/indipendenza nell ufficio è necessario che il PR assegni la proposta di certificazione ad uno o più ITR competenti e indipendenti nell ambito della propria struttura organizzativa o Country o Area o all interno di tutta la rete OPN. qualora il/i ITR individuato/i non comprendano la lingua locale è necessario che i documenti che compongono la proposta siano tradotti in inglese. La proposta di certificazione deve essere presentata per l esame indipendente entro 10 giorni lavorativi dalla data di conclusione dell ultimo audit effettuato (certificazione o supplementare). Archiviazione in ASCESI di tutti i documenti previsti per la proposta di certificazione Processo in Certify process Processo in Certify process con proposta archiviata 8 DECISIONE DELLA CERTIFICAZIONE La decisione della certificazione è effettuata dal/i ITR. PR gestisce gli eventuali commenti formulati dal/i ITR sulla checklist di esame pratiche (form 13009_CHK_ITR) coinvolgendo, se necessario, il TL. Le attività relative alla decisione della certificazione sono indicate nel paragrafo 5.5. Certificato emesso Certificato emesso 9 ATTIVITÀ A SEGUITO DELL EMISSIONE DEL CERTIFICATO PR è responsabile delle seguenti attività: invio all Organizzazione la Comunicazione avvenuta certificazione a seguito dell emissione del certificato verifica, se le condizioni di pagamento sono soddisfatte, della disponibilità del certificato firmato all Organizzazione. ASCESI rende disponibile automaticamente il certificato sulla member area dell Organizzazione e una copia sul sito internet del RINA per il pubblico invio della Comunicazione pubblicazione certificato e documenti su member area ed eventuale stampa ed invio dei certificati all Organizzazione. verifica della completezza di tutta la documentazione, dell archiviazione della stessa nell apposita folder Attachment in ASCESI e della compilazione di tutti gli step su ASCESI chiusura del processo Processo chiuso TABELLA B: PROCESSO DI SORVEGLIANZA (O EXTRA)

18 Pagina 18 di 33 Programma Verifiche Periodiche (PVP) Le modalità di effettuazione degli audit devono essere basate su quanto definito durante il riesame della domanda e sul PVP APERTURA PROCESSO E CONFERMA INFORMAZIONI RELATIVE ALL ORGANIZZ AZIONE SELEZIONE ED ASSEGNAZION E DEL GRUPPO DI AUDIT COMUNICAZIO NI DA INVIARE ALLA ORGANIZZAZIO NE PRIMA DELL AUDIT AUDIT E FOLLOW UP EVENTUALE AUDIT SUPPLEMENTA PR è responsabile di: aprire il processo in ASCESI e confermare i dati dell Organizzazione; qualora non sia possibile confermare i dati dell Organizzazione è necessario procedere con una nuova revisione del riesame del contratto. verificare il corretto inserimento dei dati in ASCESI Gli audit di sorveglianza devono essere effettuati entro la data riportata sul PVP; è possibile concedere, per giustificati motivi e a seguito di richiesta scritta motivata dell Organizzazione (mancata acquisizione di commesse e/o emissione di dichiarazioni di conformità/certificati di sostenibilità; modifiche organizzative, altro..), un rinvio non superiore a tre mesi; un rinvio superiore a tre mesi può essere concesso solo in casi particolari e a seguito confronto con SM. In caso di posticipo occorre valorizzare il campo Extended to della scheda Details. Nella pianificazione di ogni sorveglianza è necessario verificare l eventualità di aggiornamento del PVP sulla base delle problematiche emerse negli audit precedenti; in tal caso dovrà essere inserita una nota relativa alla revisione su ASCESI (campo note processo). L'eventuale rinvio di un audit di sorveglianza non sposta la scadenza delle visite successive. Programma di audit confermato o modificato Apertura processo in ASCESI Processo aperto in ASCESI Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 2 paragrafo Inserimento del Gruppo Audit in ASCESI Gruppo audit definito Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 3 paragrafo Comunicazioni inviate all Organizzazione Audit pianificato Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 4 paragrafo Documenti di audit ricevuti da Team Leader (per audit senza NC vai a fase n 6) Esito audit: gestione delle spiagge non conforme Valgono le stesse modalità della tabella A Fase 5 paragrafo Nel caso in cui le NC maggiori non siano risolte entro il termine di 90 giorni RINA avvia il processo di sospensione del certificato (vedi fase 7)

19 Pagina 19 di 33 RE Documentazione Audit supplementare ricevuta da Team Leader Documenti di audit completi 6 ATTIVITÀ POST AUDIT In seguito all effettuazione dell audit, il PR: verifica che le analisi delle cause, azioni correttive e trattamenti proposti dall Organizzazione siano stati approvati (se applicabile) verifica l eventualità di aggiornamento del PVP sulla base delle problematiche emerse durante l effettuazione dell audit Conferma o modifica del PVP Audit supplementare negativo 7 AVVIO ITER DI SOSPENSIONE/ REVOCA In caso di esito negativo dell audit supplementare il PR deve avviare l iter di sospensione e successivamente l iter di ripristino o revoca. Le proposte di sospensione, revoca e ripristino devono essere approvate da un ITR competente nello schema e sono descritte nel paragrafo 5.4.5, 5.4.6, Certificato sospeso, rinunciato, revocato o ripristinato Esito audit sorveglianza positivo 8 COMUNICAZIO NE VALIDITA CERTIFICATO PR è responsabile delle seguenti attività: - inviare all Organizzazione la comunicazione di validità certificato - verifica della completezza di tutta la documentazione, dell archiviazione della stessa nell apposita folder Attachment in ASCESI e della compilazione di tutti gli step su ASCESI (vedi par ). - Chiusura del processo Processo chiuso TABELLA C: PROCESSO DI RICERTIFICAZIONE APERTURA Richiesta/Ordine da parte dell Organizzazione (se applicabile), Ricertificazione in scadenza 1 PROCESSO E CONFERMA INFORMAZIONI RELATIVE Le modalità di effettuazione degli audit devono essere basate su quanto definito durante il riesame della domanda e sul PVP. Il riesame della domanda è effettuato da AR secondo quanto indicato nel paragrafo 5.2. In caso di ricertificazioni con contratto con scadenza i dati dell Organizzazione vengono acquisiti attraverso l invio del QI datato e firmato da un rappresentante dell Organizzazione e i relativi processi in ASCESI vengono aperti automaticamente. ALL ORGANIZZ A seguito delle suddette attività PR verifica: AZIONE - il corretto inserimento dei dati in ASCESI (vedere par )

20 Pagina 20 di 33 - in caso di Organizzazione con più siti operativi, la registrazione di ciascun sito in ASCESI nel campo relativo alle unità operative associato alla norma di riferimento, in modo che possa essere visibile sia sul rapporto di audit che sul relativo certificato SELEZIONE ED ASSEGNAZION E DEL GRUPPO DI AUDIT COMUNICAZIO NI DA INVIARE ALLA ORGANIZZAZIO NE PRIMA DELL AUDIT AUDIT E FOLLOW UP EVENTUALE AUDIT SUPPLEMENTA RE ATTIVITÀ POST AUDIT L intero iter di ricertificazione, compresi eventuali audit supplementari e la decisione di certificazione, deve essere completato entro la data di scadenza del certificato; in caso contrario dovrà essere intrapreso un nuovo iter di certificazione. Processo aperto Dati su ASCESI verificati ed eventualmente integrati Processo aperto Dati su ASCESI verificati ed eventualmente integrati Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 2 paragrafo Inserimento del Gruppo Audit in ASCESI Gruppo audit definito Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 3 paragrafo Comunicazioni inviate all Organizzazione Audit pianificato Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 4 paragrafo Documenti di audit ricevuti da Team Leader (per audit senza NC vai alla fase n 6) Esito audit: sistema di sostenibilità non conforme Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 5 paragrafo L intero iter di ricertificazione, compreso eventuale audit supplementare, deve essere completato entro la data di scadenza del certificato Documentazione Audit supplementare ricevuta da Team Leader Documenti di audit completi Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 6 paragrafo Definizione del Programma degli audit di sorveglianza (PVP)

21 Pagina 21 di 33 Esito positivo audit on-site e definizione PVP PROPOSTA DI Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 7 paragrafo CERTIFICAZIO NE Archiviazione in ASCESI di tutti i documenti previsti per la proposta di certificazione Processo in Certify process Processo in Certify process con proposta archiviata DECISIONE DELLA 8 Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 8 paragrafo CERTIFICAZIO NE Certificato emesso ATTIVITÀ A Certificato emesso SEGUITO DELL EMISSIO Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 9 paragrafo NE PR invia all Organizzazione la Comunicazione avvenuto rinnovo certificazione a seguito dell emissione del certificato DEL Processo chiuso CERTIFICATO TABELLA D: ESTENSIONE DEL CAMPO DI APPLICAZIONE DELLA CERTIFICAZIONE (NUOVE ATTIVITÀ E/O SITI) Richiesta di estensione da parte dell Organizzazione (tramite invio QI) 1 2 RICHIESTA ESTENSIONE VERIFICA INFORMAZIONI RELATIVE ALL ORGANIZZAZ IONE PR a fronte della richiesta da parte dell Organizzazione di estensione della certificazione da effettuarsi attraverso l invio del QI datato e firmato dall Organizzazione, richiede ad AR di effettuare il riesame della domanda al fine di verificare se sono necessarie modifiche contrattuali secondo quanto indicato paragrafo 5.2. In ogni caso la gestione da un punto di vista tecnico dell estensione del campo di applicazione della certificazione deve essere gestita seguendo il flusso della presente tabella. Processo in ASCESI aperto a seguito del riesame della domanda Processo in ASCESI aperto Sulla base della documentazione disponibile: - QI inviato dall Organizzazione _CRW - eventuale nuova offerta accettata dall Organizzazione PR verifica:

22 Pagina 22 di 33 la tipologia di processo da gestire in ASCESI: processo di estensione nel caso di estensione che comporta una modifica per l audit dei gg/uu, con conseguente necessità di emettere un nuovo PVP processo di sorveglianza o di ricertificazione nel caso di estensione che non comporta una modifica per l audit dei gg/uomo e l estensione sia valutata in concomitanza ad un audit già previsto da PVP processo di audit extra nel caso di estensione che non comporta una modifica per l audit dei gg/uomo qualora si decida di pianificare un audit appositamente per la verifica dell estensione, senza modificare il PVP esistente il corretto inserimento delle modifiche dei dati su ASCESI derivanti dalla richiesta di estensione (es. modifica oggetto del certificato, inserimento nuovi siti operativi, ecc.) (vedere par. 5.3) SELEZIONE ED ASSEGNAZIONE DEL GRUPPO DI AUDIT COMUNICAZIONI DA INVIARE ALLA ORGANIZZAZIO NE PRIMA DELL AUDIT AUDIT E FOLLOW UP EVENTUALE AUDIT SUPPLEMENTAR E Inoltre verifica, in caso di Organizzazione con più siti operativi: la registrazione di ciascun sito aggiuntivo in ASCESI nel campo relativo alle unità operative associato alla norma di riferimento, in modo che possa essere visibile sia sul rapporto di audit che sul relativo certificato In ogni caso per tenere traccia delle modifiche apportate al campo di applicazione PR effettua apposita registrazione nel campo Note di ASCESI Programma audit definito nel Riesame del Contratto confermato o modificato Programma audit confermato o modificato Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 2 paragrafo Inserimento del Gruppo Audit in ASCESI Gruppo audit definito Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 3 paragrafo Comunicazioni inviate all Organizzazione Audit pianificato Valgono le stesse modalità della fase corrispondente nella tabella A Fase 4 paragrafo Documenti di audit ricevuti dal Team Leader (per audit senza NC vai alla fase n 6) Esito audit: gestione delle spiagge non conforme Valgono le stesse modalità della tabella A Fase 5 paragrafo Documentazione Audit supplementare ricevuta dal Team Leader

23 Pagina 23 di 33 Documenti di audit completi ATTIVITÀ POST AUDIT PROPOSTA DI ESTENSIONE DELLA CERTIFICAZIONE DECISIONE DELLA CERTIFICAZIONE ATTIVITÀ A SEGUITO DELL EMISSIONE DEL CERTIFICATO Valgono le stesse modalità della tabella A Fase 6 paragrafo Definizione del Programma degli audit di sorveglianza (PVP) Esito positivo audit e definizione PVP Valgono le stesse modalità della tabella A Fase 7 paragrafo Archiviazione in ASCESI di tutti i documenti previsti per la proposta di estensione della certificazione Processo in Certify process Processo in Certify process con proposta archiviata Valgono le stesse modalità della tabella A Fase 8 paragrafo Certificato emesso Certificato emesso Valgono le stesse modalità della tabella A Fase 9 paragrafo Processo chiuso DATI DA INSERIRE IN ASCESI Prima di ciascun audit è necessario verificare in ASCESI/Process List che siano state inserite correttamente le seguenti informazioni: In Details : Client Data, Head Office e Site Information (Es. Ragione Sociale e indirizzi, numero addetti, ecc.) ragione sociale e indirizzi di sede legale e sede/i operative dovranno essere inseriti come riportati sulla visura camerale o documento equivalente. In Notes : eventuali modifiche intervenute per esempio alla Ragione Sociale, all elenco siti operativi, al campo di applicazione del certificato agli indirizzi Sede e/o siti operativi, ecc. In Operative Units : elenco di tutti i siti operativi oggetto di valutazione e che dovranno comparire su rapporto di audit e certificato. In Contacts : riferimenti del rappresentante dell Organizzazione a cui devono essere indirizzate le comunicazioni generate da ASCESI. In Requests : Details (es. n addetti) Scope (campo di applicazione che comparirà sul certificato). Il campo di applicazione sarà essere confermato e/o riformulato in sede di verifica di certificazione in base agli elementi raccolti dal Gruppo di audit e alla coerenza con l attività riportata sulla Visura camerale (o documento equivalente). Operative units (i siti operativi precedentemente inseriti devono essere associati allo schema di riferimento affinché compaiano su rapporti di audit e certificato) EA code In Step : In sorveglianza e ricertificazione inserire data conferma Conferma verifica dati comunicati dal Cliente

24 Pagina 24 di 33 In sorveglianza inserire data Invio certificati modificati Per tutti i processi inserire la data di inizio e fine dell audit di riferimento ed il relativo impiego per ciascun auditor che compone il Gruppo di audit in termini di giorni/uomo In Team : associare ogni singolo componente del Gruppo di audit al processo, attribuendo a ciascuno il relativo ruolo (es. Team Leader, Co-teamer, tecnico, osservatore, ecc.) e il tempo dedicato all audit. 5.4 DECISIONE PER LA CERTIFICAZIONE, EMISSIONE DEL CERTIFICATO E RELATIVA GESTIONE In questo paragrafo sono descritte le attività relative alla decisione si applica alle attività di: certificazione iniziale ricertificazione estensione modifica sospensione ripristino revoca rinuncia delle certificazione della gestione delle spiagge effettuate da RINA. Il personale competente per l effettuazione delle attività di decisione di certificazione, l emissione, la modifica, la sospensione, il ripristino e la revoca è disponibile su NEWAGE e identificato come ITR, SM, PR, TL. Le loro competenze sono descritte nell istruzione IS-CCPLS TABELLA A: PROCESSO DI CERTIFICAZIONE E RICERTIFICAZIONE ASCESI: DECISION MAKER assignation oppure Richiesta verifica proposta di certificazione 1 INCARICO PER LA VERIFICA DELLA PROPOSTA DI CERTIFICAZION E L ITR incaricato riceve una mail di richiesta o una notifica via che lo avvisa della disponibilità in ASCESI (su Certify process) di una proposta di certificazione da verificare. Se ASCESI non è disponibile il PR deve mandare richiesta al SM. L esame tecnico della proposta di certificazione ha lo scopo di verificare la certificabilità dell Organizzazione presentata, attraverso l analisi della documentazione indicata nelle tabelle precedenti, e dovrebbe essere effettuato entro 10 giorni lavorativi dalla data di presentazione della richiesta di verifica proposta di certificazione. Potrebbe essere incaricato più di un ITR al fine di garantire la competenza nello specifico schema e, laddove richiesto, nella specifica area geografica. L ITR deve essere indipendente rispetto al Gruppo di audit. Conferma a PR dell accettazione dell incarico 2 VERIFICA Processo e documenti relativi (file.pdf denominato Proposal to ITR ) disponibili in certify process.