VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PRODOTTI PER IL RILASCIO DEL MARCHIO DI QUALITA

Transcript

1 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PRODOTTI PER IL RILASCIO DEL MARCHIO DI QUALITA Pag. 1/19 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La presente istruzione dettaglia le modalità di svolgimento delle attività relative alla certificazione di prodotti per il rilascio del Marchio di Qualità e relativo mantenimento. La presente istruzione si applica alle attività svolte da secondo quanto previsto nel Regolamento per il rilascio del Certificato di Conformità del prodotto e relativa Licenza d uso del Marchio di Qualità. 2. DEFINIZIONI E/O ABBREVIAZIONI AC: Azione correttiva OPN: Operational Network Audit (valutazione): processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell audit e valutare con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri dell audit (insieme di politiche, procedure o requisiti) sono stati soddisfatti PCM: Product Certification Manager Certificato di Conformità: attestazione emessa da un Ente terzo indipendente, la quale dichiara che, con ragionevole attendibilità, un determinato prodotto è conforme ad uno o più documenti normativi CRT: Certification Process CTPI: Comitato Tecnico Prodotti Industriali DO: Disposizione Organizzativa GVI: Gruppo di Audit LAVORO ESTERNO: Attività espletate da singole persone o piccoli gruppi dell Organizzazione presso la sede del cliente o altre sedi dallo stesso indicate o attività mobile Lead Auditor - Tecnico che possiede tutti i requisiti previsti dalla scheda di qualifica per Lead Auditor (IS-CRT-MQP-01) NC: Non Conformità OdC: Organismo di Certificazione () QI: Questionario informativo, documento compilato dal Cliente, contenente tutti gli elementi utili per l elaborazione dell offerta RESPONSABILE DI SCHEMA: Responsabile della gestione dello specifico schema di certificazione RPC: Responsabile di Pratica, tecnico nominato dal CA che possiede tutti i requisiti di un Lead Auditor, ha responsabilità tecnico/gestionali relativi alle pratiche di certificazione che gli vengono assegnate ed è il responsabile dell attuazione del Programma di audit per la pratica assegnata. RVI: Rapporto di audit SEG: Segreteria tecnica OPN TEC: Tecnico, esperto che possiede tutti i requisiti previsti dalla scheda di qualifica per TEC (IS-CRT- MQP-01) TL: Team Leader - Responsabile Gruppo di Audit, tecnico che possiede tutti i requisiti previsti dalla scheda di qualifica per Lead Auditor (IS-CRT-MQP-01), al quale è stata assegnata la responsabilità dell audit

2 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PRODOTTI PER IL RILASCIO DEL MARCHIO DI QUALITA Pag. 2/19 TRASFERIMENTO DI CERTIFICAZIONE: riconoscimento di un certificato di prodotto esistente e valido, rilasciato da un organismo di certificazione accreditato al fine di emettere la propria certificazione (Allegato 1) OBIETTIVO DI CONTROLLO: fine ultimo dell'esistenza di un controllo CONTROLLO E RESPONSABILITA : attività necessaria per ottenere, con ragionevole sicurezza, il raggiungimento di un obiettivo 3. PRINCIPALI RIFERIMENTI E RIMANDI AD ALTRI DOCUMENTI - ISO Sistemi di gestione per la qualità - Requisiti - ISO Sistemi di gestione per la qualità - Fondamenti e vocabolario - ISO Sistemi di gestione per la qualità - Linee Guida per il miglioramento delle prestazioni - UNI CEI EN Requisiti generali relativi agli organismi che gestiscono sistemi di certificazione di prodotti - Regolamento per il rilascio del Certificato di Conformità del prodotto e relativa Licenza d uso del Marchio di Qualità - Schemi particolari di certificazione di prodotti ai fini del rilascio del Certificato di Conformità e della relativa Licenza d uso del Marchio di Qualità - Disposizioni organizzative - Manuale Qualità di Services S.p.A. - Procedure Certification Services - IS-CRT-MQP-01 Qualifica e relativo mantenimento del personale tecnico addetto alle attività di certificazione di prodotti per il rilascio del Marchio di Qualità - GP-AUD-RIS-01 Analisi di rischio e documenti di valutazione di rischi - IS-CAF-CER-01 - Emissione, sospensione, ripristino e revoca delle certificazioni e delle attestazioni di conformità - IS-CAF-FCT-01 - Funzionamento dei comitati tecnici - Form RICHMQ Richiesta di rilascio del certificato di conformità e relativa concessione della licenza d uso del Marchio di Qualità presentata a ; MQ_INFQ Questionario informativo 4. DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO Le fasi principali del processo di certificazione sono quelle strettamente connesse alla realizzazione del servizio, orientate al raggiungimento del risultato finale. Esse si susseguono in modo sequenziale o condizionate dal raggiungimento di un determinato risultato o da richiesta del Cliente e sono schematicamente rappresentate nei due diagrammi di flusso funzionali riportati di seguito. 4.1 RAPPRESENTAZIONE DEI PROCESSI DI CERTIFICAZIONE, SORVEGLIANZA E *(OVE APPLICABILE) RICERTIFICAZIONE I due diagrammi di flusso rappresentano graficamente l intero processo di certificazione di prodotti per il rilascio del Marchio di Qualità e relativo mantenimento: il diagramma di flusso n. 1 rappresenta le fasi finalizzate alla certificazione e ricertificazione (ove applicabile); il diagramma di flusso n. 2 rappresenta le fasi finalizzate al mantenimento di tale certificazione, mediante audit di sorveglianza. 4.2 PROGRAMMA TRIENNALE DI AUDIT 1 Il Programma triennale di audit, di responsabilità del RPC, è composto dalle fasi/attività riportate nella tabella sottostante e descritte nei 2 diagrammi di flusso. L'RPC ha la possibilità di assegnare alcune attività del programma di audit ad altri tecnici qualificati, all'interno o all'esterno della Struttura (analisi documentale, 1 Applicabile alle specifiche tipologie di prodotto per le quali è prevista la ricertificazione

3 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PRODOTTI PER IL RILASCIO DEL MARCHIO DI QUALITA Pag. 3/19 audit) rendendo disponibile l informazione agli interessati mediante l inserimento dei nominativi sul Dbase Prodotti Marchio Qualità. La preparazione dell'audit di certificazione iniziale Analisi documentale Audit (on site) Azioni successive all audit Apertura processo Assegnazione e comunicazione del GVI per analisi documentale e audit Esame documentale (manuale, procedure, specifiche di progetto/produzione, disegni costruttivi/disciplinari di produzione, note di calcolo, piani di fabbricazione/trasformazione/preparazione, piani di controllo e di prova, piani della qualità, eventuali rapporti di prova effettuati sul prodotto o su suoi componenti) Valutazione localizzazione e condizioni sito Valutazione grado implementazione SGQ Raccolta informazioni relative a campo applicazione, processi, aspetti legali, Riesame assegnazione risorse per audit e definizione dettagli Invio eventuali osservazioni scaturite dall esame documentale Invio comunicazione data audit all Organizzazione Riunione introduttiva Verifica messa in atto azioni efficaci relativamente a quanto emerso durante esame documentale Verifica dei risultati delle prove eseguite sul prodotto in conformità ai requisiti delle norme di riferimento Raccolta delle evidenze Riunione di chiusura interna Classificazione dei rilievi Preparazione del rapporto di audit Riunione finale Consegna di copia del rapporto di audit all Organizzazione Controllo e conferma del Rapporto di audit Accettazione delle proposte di azioni correttive Proposta di certificazione Redazione ed invio del certificato Verifica completezza documentazione, chiusura processo La preparazione dell'audit di sorveglianza Audit di sorveglianza Azioni successive all audit Apertura processo Assegnazione del GVI per l audit Invio comunicazione data audit di sorveglianza all Organizzazione Riunione introduttiva Verifica messa in atto azioni correttive relative all audit precedente, reclami Verifica dei risultati delle prove periodiche eseguite sul prodotto in conformità ai requisiti delle norme di riferimento Raccolta delle evidenze Riunione di chiusura interna Classificazione dei rilievi Preparazione del rapporto di audit Riunione finale Consegna di copia del rapporto di audit all Organizzazione Controllo e conferma del Rapporto di audit Accettazione delle proposte di azioni correttive Invio conferma validità del certificato all Organizzazione Verifica completezza documentazione, chiusura processo La preparazione dell'audit di ricertificazione (ove applicabile) Audit di ricertificazione Azioni successive all audit Apertura processo Assegnazione e comunicazione del GVI per l audit Invio comunicazione data audit di ricertificazione all Organizzazione Riunione introduttiva Esame documentale Verifica messa in atto azioni correttive relative all audit precedente, reclami Verifica dei risultati delle prove periodiche eseguite sul prodotto in conformità ai requisiti delle norme di riferimento Raccolta delle evidenze Riunione di chiusura interna Classificazione dei rilievi Preparazione del rapporto di audit Riunione finale Consegna di copia del rapporto di audit all Organizzazione Controllo e conferma del Rapporto di audit Accettazione delle proposte di azioni correttive Proposta di ricertificazione Redazione ed invio del certificato Verifica completezza documentazione, chiusura processo

4 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PRODOTTI PER IL RILASCIO DEL MARCHIO DI QUALITA Pag. 4/ LEGENDA DEL DIAGRAMMA DI FLUSSO FASI Fasi sequenziali FASI EVENTUALI Fasi eventuali (su richiesta del cliente), che non fanno parte dell attività di valutazione Passaggio da una fase all altra Le decisioni sono rappresentate dai rombi. Il rombo divide il flusso originario in 2 flussi, quello principale orientato al raggiungimento del risultato finale e quello secondario che è costituito da una o più fasi che bisogna eseguire preventivamente per confluire nel flusso principale. La riga riportata in testa alle colonne del diagramma di flusso riporta la responsabilità operativa delle fasi che si sviluppano lungo le colonne del diagramma. Ogni fase è collocata nella colonna adeguata a seconda della responsabilità assegnata. Ogni fase o decisione rappresentata sul diagramma di flusso è numerata per creare una corrispondenza tra i due diagrammi di flusso e le tabelle che seguono, che riportano la descrizione dettagliata di ogni singola fase, con la definizione degli input, degli output, delle criticità e delle registrazioni su supporto informatico e/o cartaceo. Il Diagramma di flusso 1 ed il Diagramma di flusso 2 si leggono in corrispondenza rispettivamente con la Tabella 1 e la Tabella 2.

5 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PRODOTTI PER IL RILASCIO DEL MARCHIO DI QUALITA Pag. 5/19 DIAGRAMMA DI FLUSSO N. 1: FASI PRINCIPALI PROCESSO CERTIFICAZIONE: CONTRATTO-EMISSIONE CERTIFICATO-RICERTIFICAZIONE CLIENTE/ ORGANIZZAZIONE PRODUCT CERTIFICATION MANAGER (OPM) SEGRETERIA (SEG) RESPONSABILE DI PRATICA (RPC) GRUPPO DI AUDIT (GVI) CTPI/CRT/ SECTOR MANAGER CERTIFICATION INIZIO INVIO QI 1-2 DEFINIZIONE OFFERTA (SEG REDIGE) EVENTUALE RICHIESTA PREAUDIT 3 CONTROLLO/ FIRMA OFFERTA OFFERTA ACCETTATA? SI 4 CONTROLLO ORDINE/ ASSEGNAZIONE RPC 6 PIANIFICAZIONE PREAUDIT 6 VISITA PREAUDIT NO FINE 5 APERTURA PRATICA/FIRMA CONTRATTO 7 ASSEGNAZIONE DEL GVI 8 ANALISI DOCUMENTALE MODIFICHE AI DOCUMENTI NO ANALISI DOCUMENTALE CONFORME? SI 9 AUDIT 13 PIANIFICAZIONE ED EFFETTUAZIONE AUDIT SUPPLEMENTARE FINE NO SGQ + PROVE PRODOTTO CONFORMI? SI 10 CONTROLLO E CONFERMA DEL RVI 11 ACCETTAZIONE DELLE PROPOSTE AC 12 PROPOSTA DI CERTIFICAZIONE SI SGQ + PROVE PRODOTTO CONFORMI? NO NO 14 APPROVAZIONE PROPOSTA? SI 16 PUBBLICAZIONE DEL CERTIFICATO 17 VERIFICA COMPLETEZZA DOCUMENTAZIONE 15 FIRMA CERTIFICATO (SECTOR MANAGER CERTIFICATON) ATTENZIONE: per le differenze in RICERTIFICAZIONE vedere note a pag. 14

6 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PRODOTTI PER IL RILASCIO DEL MARCHIO DI QUALITA Pag. 6/19 DIAGRAMMA DI FLUSSO N. 2: FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI SORVEGLIANZA CLIENTE/ ORGANIZZAZIONE PRODUCT CERTIFICATION MANAGER (PCM) SEGRETERIA (SEG) RESPONSABILE DI PRATICA (RPC) GRUPPO DI AUDIT (GVI) CTPI SECTOR MANAGER CERTIFICATION CONTRATTO IN CORSO 1 APERTURA PROCESSO SORVEGLIANZA IN SCADENZA 2 ASSEGNAZIONE DEL GVI E COMUNICAZIONE DATA AUDIT 3 AUDIT DI (SORVEGLIANZA) 7 PIANIFICAZIONE ED EFFETTUAZIONE AUDIT SUPPLEMENTARE SI SGQ CONFORME? NO 8 PROPOSTA DI SOSPENSIONE/ APPROVAZIONE PROPOSTA 5 CONTROLLO E CONFERMA DEL RVI 6 ACCETTAZIONE AC COMUNICAZIONE ESITO POSITIVO AUDIT NO SGQ CONFORME? SI 9 VERIFICA COMPLETEZZA DOCUMENTAZIONE/ CHIUSURA PROCESSO

7 Pag. 7/19 (OVE APPLICABILE) 4.3 DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI CERTIFICAZIONE, SORVEGLIANZA E RICERTIFICAZIONE* (OVE APPLICABILE) Tabella 1 - DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI CERTIFICAZIONE E RICERTIFICAZIONE* FASI INPUT 2 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUPUT/OBIETTIVO 3 CRITICITA 4 REGISTRAZIONI SU STRUMENTI INFORMATICI REGISTRAZIONI CARTACEE 1 DEFINIZIONE OFFERTA QI/Richiesta compilata dal cliente con indicazione dei seguenti dati: A)nome ed indirizzo della sede; B)stabilimento di produzione del prodotto o dei prodotti per i quali viene richiesta la certificazione di conformità e il relativo utilizzo del MQ; C)numeri di telefono e telefax; D)indicazione dell eventuale certificazione del SGQ aziendale (norma ed Organismo di Certificazione); E)descrizione del prodotto o dei prodotti oggetto di certificazione; F)documento normativo di riferimento per ogni singolo prodotto; G)numero di persone coinvolte nell attività di certificazione. Il PCM, in collaborazione con RPC, esegue le seguenti attività: -verifica l esistenza delle risorse necessarie per effettuare le verifiche nei tempi previsti, -definisce i tempi da dedicare alle verifiche, -calcola il costo della certificazione e relativo mantenimento sulla base del tariffario, tenendo conto anche dell effettivo tempo necessario per il servizio in giorni/uomo, -registra tutte le informazioni non documentate pervenute dal cliente (per esempio informazioni telefoniche) sul questionario informativo. Al fine di evitare l impiego di personale esterno, autonomo o appartenente a società che operano per conto della DCI, che ha svolto negli ultimi 2 anni una delle attività classificate a rischio, il PCM deve identificare il nominativo del tecnico (autonomo o appartenete a società) incaricato per l attività di consulenza attraverso l esame della richiesta/questionario informativo compilati dall Organizzazione. Nei casi in cui il tecnico che ha effettuato l attività di consulenza sia un Auditor Non esclusivo dell OdC, l RPC non deve designarlo per la valutazione (vedi GP-AUD-RIS-01). -Definizione dati da inserire sull offerta -Verificare con particolare attenzione chi ha erogato il servizio di consulenza, al fine di gestire il rischio di conflitto di interessi ed indipendenza (vedi GP-AUD- RIS-01) -Richiesta compilata dal cliente 2 Input: Evento iniziale di una fase 3 Output/Obiettivo: Risultato della fase, motivo per il quale la fase si attiva 4 Aspetti particolarmente critici da tenere in considerazione

8 Pag. 8/19 2 REDAZIONE OFFERTA 3 CONTROLLO/ FIRMA OFFERTA 4 CONTROLLO ORDINE/ ASSEGNAZIO NE RPC 5 APERTURA PRATICA/ FIRMA CONTRATTO 6 PIANIFICAZIO NE/EFFETTUA ZIONE VISITA PREAUDIT (SU RICHIESTA) -Richiesta compilata dal cliente SEG redige l offerta. I dati identificativi dell Organizzazione sono la personalità giuridica dell Organizzazione oggetto della certificazione (Ragione e Sede Sociale) e le unità operative (Siti) nelle quali vengono svolte le attività oggetto di certificazione. -Offerta redatta -Sito produttivo (nel caso sia diverso da sede sociale) Offerta redatta PCM controlla e firma l offerta. SEG spedisce. Offerta firmata da PCM inviata all Organizzazione -Ordine del cliente PCM esamina: -Richiesta/Ordine oppure A)la Richiesta/Ordine per verificarne la completezza completi e congruenti -Richiesta di e la congruenza con l offerta inviata con l offerta certificazione su B)assegna la responsabilità della pratica ad un RPC -Assegnazione modulo dell OdC e comunica a SEG tale assegnazione responsabilità pratica ad un RPC -Richiesta/Ordine SEG registra l accettazione dell offerta sul Dbase -Stipula del contratto completi e congruenti Prodotti Marchio Qualità e redige il documento OdC-cliente con l offerta Conferma d accettazione inserendo il nominativo -Richiesta documenti -Assegnazione del RPC. per esame responsabilità pratica PCM controlla e firma la Conferma d accettazione. ad un RPC SEG invia la Conferma d accettazione al cliente. Richiesta di pre-audit del Cliente L RPC definisce con adeguato anticipo (in genere almeno 3 giorni prima della data della visita): A) tempi di visita da concordare con l Organizzazione B) la composizione del GVI (Tabella Auditors sul Dbase Marchio di Qualità per personale qualificato). Il pre-audit deve essere effettuato da un GVI i cui componenti devono essere qualificati come LEAD AUDITOR o TEC. Almeno un componente del GVI deve essere qualificato come LEAD AUDITOR nel ruolo di Team Leader ed almeno un componente deve essere qualificato nel settore di attività dell Organizzazione sottoposta a valutazione. Durante il preaudit il GVI verifica che il SGQ dell Organizzazione e le verifiche e le prove sul prodotto siano conformi ai requisiti della norma di riferimento e del Regolamento dell OdC per la specifica attività richiesta sul QI e sulla richiesta di certificazione. RVI di pre-audit che riporta le eventuali osservazioni sulla conformità del sistema ed eventuali altre considerazioni -Registrazione dei dati del potenziale cliente su ANACLI, CAI-C Offerta - - Offerta stampata e firmata da PCM -Carico di lavoro del RPC -Competenza del RPC - -Ordine cliente, oppure -Richiesta certificazione compilata (RICHMQ) e firmata dal cliente - -Apertura contratto su CAI-C -Assegnazione pratica ad un RPC -Inserimento dati cliente sul Dbase Marchio di Qualità I risultati della visita preliminare non devono essere considerati ai fini della certificazione -Compilazione fax comunicazione data preaudit -RVI -Modulo d accettazione firmato dal PCM -Cartella Conferma di archiviazione dei documenti del Cliente -Stampa del Fax Comunicazione data preaudit firmato dal RPC -Stampa del RVI, utilizzando i moduli disponibili nel database Forms su Lotus, firmato dal TL e controfirmato dal cliente (l originale è dell OdC e la fotocopia rimane al cliente)

9 Pag. 9/19 7 ASSEGNAZIO NE DEL GVI Contratto OdC - cliente RPC definisce la composizione del GVI e il Team Leader. L RPC deve definire GVI appropriato per l audit (vedi Tabella Auditors sul Dbase Marchio di Qualità per personale qualificato): 5 I nominativi del GVI, devono essere comunicati all Organizzazione (l Organizzazione può ricusare). Per l'audit devono essere soddisfatte le seguenti condizioni: -i componenti del GVI devono essere qualificati come LEAD AUDITOR o TEC ed un componente deve essere qualificato come LEAD AUDITOR nel ruolo di Team Leader -il GVI nel suo insieme deve avere la qualifica nel/nei settore/i di attività dell Organizzazione sottoposta a valutazione e deve garantire la competenza relativa alla legislazione locale -i componenti del GVI non devono essere stati coinvolti nell erogazione del servizio di consulenza dell Organizzazione -Assegnazione GVI per l audit del -La nomina di GVI e Team Leader deve tenere in considerazione la competenza specifica e le caratteristiche personali che si rendono necessarie, in base alla tipologia dell Organizzazio ne. -Verificare con particolare attenzione che i componenti del GVI non siano stati coinvolti nell erogazione del servizio di consulenza sul SGQ dell Organizzazio ne. -Assegnazione GVI -Compilazione Comunicazione data audit Stampa del Fax Comunicazione data audit, firma del RPC/TL ed invio all Organizzazione 5 Per salvaguardare l indipendenza dell audit, ogni auditor, qualificato come TEC/LEAD AUDITOR, è tenuto a comunicare al RPC qualsiasi propria relazione che esista, o che sia esistita negli ultimi tre anni, con l'organizzazione da verificare, prima di assumere l'incarico relativo a tale Organizzazione.

10 Pag. 10/19 8 ANALISI DOCUMENTAL E Documenti giudicati rilevanti ai fini della valutazione delle procedure di fabbricazione dei prodotti. La lista seguente è riportata a titolo esemplificativo e deve essere finalizzata con l Organizzazione in funzione dello specifico prodotto da certificare. A)Specifiche di progetto/produzione. B)Disegni costruttivi/disciplinari di produzione. C) Note di calcolo. D)Piani di fabbricazione/trasfor mazione/preparazion e. E)Piani di controllo e di prova. F)Piani della qualità. G)Eventuali rapporti di prova effettuati sul prodotto o su suoi componenti. Il RPC verifica che la documentazione sia conforme ai requisiti della norma e del Regolamento dell OdC per la specifica richiesta di certificazione, ed invia le eventuali osservazioni all Organizzazione. -Eventuali osservazioni scaturite dall esame documentale -Il SGQ deve essere operativo da almeno 3 mesi al momento della visita Regolamento OdC ). (vedi -Eventuali osservazioni scaturite dall esame documentale

11 Pag. 11/19 9 AUDIT -Eventuali osservazioni scaturite dall esame documentale -Documenti giudicati rilevanti ai fini della valutazione delle procedure di fabbricazione dei prodotti GVI verifica che l SGQ del Cliente e le verifiche e prove effettuate sul prodotto siano conformi ai requisiti della norma di riferimento e del Regolamento dell OdC per la specifica richiesta di certificazione. Per l audit on site possono essere utilizzate delle liste di riscontro. Relativamente ai requisiti cogenti, il GVI deve limitare la verifica ai requisiti cogenti applicabili ai prodotti e servizi presenti nel campo di applicazione della certificazione. Il Team Leader, qualora riscontrasse il mancato rispetto di requisiti non direttamente afferenti ai prodotti e servizi (es. requisiti relativi alla sicurezza del personale) deve segnalare queste violazioni all Organizzazione auditata e informare ufficialmente l OdC. Rapporto Audit (identificato con il numero pratica) controfirmato dal Cliente -Il giorno di audit si intende composto da almeno 8 ore, con l esclusione del tempo di viaggio -Inserimento dati relativi all audit sul Dbase Marchio di Qualità Stampa del RVI, utilizzando i moduli disponibili nel database Forms su Lotus, firmato dal Team Leader e controfirmato dal cliente (l originale è dell OdC e la fotocopia rimane al cliente) -Check-list eventualmente compilate dal GVI -Forms specifici per il prodotto disponibili nel database Forms su Lotus (es. RAP- SVE-01; MQSIGNCOL-ALL; MQSIGNDIM-ALL) 10 CONTROLLO E CONFERMA DEL RVI 11 ACCETTAZION E DELLE PROPOSTE DI AC 12 PROPOSTA DI CERTIFICAZIO NE Rapporto controfirmato Cliente Audit dal Trattamento, analisi cause, proposte AC e tempi di attuazione -RVI (SGQ e verifiche e prove sul prodotto conformi) -Proposte di AC e tempi di attuazione accettati Un tecnico qualificato nello schema controlla, sigla e data il rapporto e se d accordo con le risultanze dell audit, conferma per iscritto il contenuto del rapporto. Trascorsi tre giorni lavorativi dalla data di conclusione della verifica, il Cliente potrà considerare confermati i contenuti del RVI. Nei casi in cui l RPC abbia deciso delle variazioni al RVI rilasciato dal Team Leader all Organizzazione, come ad esempio la classificazione di un rilievo diversa oppure la necessità di una visita in data ravvicinata rispetto a quella riportata, deve darne comunicazione all Organizzazione. L RPC o il Team Leader controlla l adeguatezza delle azione correttive e dei tempi di attuazione proposti dal Cliente. Se l esito del controllo è positivo l RPC conferma per iscritto tale accettazione. Il RPC, coadiuvato da SEG, prepara la documentazione da inoltrare al CTPI e firma la proposta di certificazione. La data del primo audit di sorveglianza successivo all'audit iniziale corrisponde alla data proposta dal GVI sull ultima pagina del RVI di certificazione che sarà successivamente accettata dal CTPI e non deve essere fissata oltre 12 mesi dalla fine dell audit iniziale. Rapporto Audit controfirmato dal Cliente e firmato da tecnico qualificato nello schema Trattamento, analisi cause, proposte di AC e tempi di attuazione accettati -Proposta certificazione/estensi one di Quando l RPC non è un membro del GVI, è preferibile che controlli i contenuti del RVI -Completezza della documentazione -RVI siglato Modulo delle Non conformità (rilievi tipo A )/Osservazioni (rilievi tipo B ) siglati dal Team Leader o dal RPC Stampa della proposta di certificazione/esten sione firmata dal RPC

12 Pag. 12/19 13 PIANIFICAZIO NE/ EFFETTUAZIO NE AUDIT SUPPLEMENT ARE 14 APPROVAZIO NE PROPOSTA DI CERTIFICAZIO NE DA PARTE DEL CTPI -RVI (SGQ e verifiche e prove sul prodotto non conformi) -Proposte di AC e tempi di attuazione accettati -RVI (+ eventuale rapporto di audit supplementare) -Iter certificativo e proposta di certificazione/estensi one -Richiesta compilata dal Questionario Informativo cliente/ L RPC definisce (almeno 1 settimana prima della data della visita): A) data della visita B) composizione del GVI Il GVI deve comprendere almeno un componente che ha eseguito l'audit precedente, scelto a seconda della tipologia dei rilievi che hanno resa necessaria l audit supplementare e che sia qualificato come LEAD AUDITOR. L estensione dell audit supplementare è valutata dal RPC in collaborazione col Team Leader a seconda dei casi, in base al numero ed al tipo di NC (rilievi tipo A ) o osservazioni (rilievi tipo B") rilevate. a) Se il numero delle Non Conformità è ridotto e si tratta di rilievi puntuali, si verificherà soltanto la messa in atto di adeguate AC (entro 3 mesi dall audit che ha richiesto l audit supplementare) b) Se il numero di Non Conformità/Osservazioni è elevato (>5), il SGQ e le verifiche e prove sul prodotto nel complesso appaiono carenti, si effettuerà un audit su tutti i requisiti/processi della norma (entro 3 mesi dall audit che ha richiesto l audit supplementare). E possibile che nel sottocaso a) la verifica possa essere solo documentale. Il CTPI verifica ed approva (vedi IS-CAF-CER-01) la proposta di certificazione ed assegna il numero di certificato alle Organizzazioni la cui proposta è stata approvata. Per la composizione del CTPI ad integrazione di quanto riportato nel documento IS-CAF-FCT-01 si precisa che in generale fanno parte dei CT esperti qualificati come responsabili di valutazione o tecnici, interni od esterni all OdC, che abbiano specifica competenza nei settori di interesse nel rispetto dei requisiti previsti per la qualifica dei valutatori dall istruzione IS-CRT-MQP-01. Nei casi in cui il CTPI decida variazioni al RVI rilasciato dal Team Leader all Organizzazione, come ad esempio la classificazione di un rilievo diversa oppure la necessità di una visita in data ravvicinata rispetto a quella riportata, è necessario darne comunicazione all Organizzazione. SEG predispone la comunicazione di avvenuta certificazione/convalida e la invia al cliente. -RVI controfirmato dal Cliente -Cliente certificato (Numero del certificato assegnato nella data in cui il CTPI approva la proposta) -Comunicazione al Cliente dell avvenuta certificazione (SEG) Composizione GVI in base a NC e a GVI visita precedente Deve essere sempre garantita la competenza di chi esamina la pratica (vedi sopra) e l indipendenza tra chi ha partecipato all iter di audit (RPC, chi ha fatto esame documentale e GVI) e chi verifica la proposta di certificazione. -Inserimento dati relativi all audit supplementare sul Dbase Marchio di Qualità -Operazione di assegnazione numero del certificato -Comunicazione avvenuta certificazione/convalida - Inserimento dati relativi alla certificazione (n. Certificato e n. Licenza d uso del Marchio di Qualità, data certificazione, data scadenza Certificato, stato certificato) sul Dbase Marchio di Qualità -Stampa del RVI, utilizzando i moduli disponibili nel database Forms su Lotus, firmato dal Team Leader e controfirmato dal cliente (l originale è dell OdC e la fotocopia rimane al cliente) -Moduli di rilievo del RVI precedente con evidenza della risoluzione delle NC /Osservazioni -Documento Proposta di certificazione/estensi one timbrata e firmata per approvazione dal presidente del CTPI -Comunicazione al Cliente di avvenuta certificazione -Verbale del Comitato Tecnico Industriali Prodotti

13 Pag. 13/19 15 FIRMA DEL CERTIFICATO Certificato stampato Un tecnico indipendente qualificato nello schema/ Responsabile dello Schema controlla il testo del certificato. A seguito dell esito positivo del controllo il Sector Manager Certification firma il certificato. Certificato firmato da parte del Sector Manager Certification -Errori di battitura -Traduzione inglese -Presenza del sito produttivo -Logo degli organismi accreditamento, ove applicabile 6 di -Inserimento copia pdf del Certificato sul Dbase Marchio di Qualità 16 PUBBLICAZIO NE DEL CERTIFICATO Certificato firmato SEG invia al Cliente il certificato. Il Responsabile dello Schema aggiorna l elenco delle Organizzazioni certificate che viene pubblicato sul sito web dell OdC. Chiusura processo. -L elenco delle certificazioni emesse è reso disponibile al pubblico attraverso il sito dell OdC. -Copia Certificati 17 VERIFICA COMPLETEZZ A DOCUMENTAZ IONE Documenti pratica della Verifica completezza documentazione ed eventuale completamento (in base al QUASQA2 / PRSVE ove applicabile). Processo chiuso Registrazioni sul QUASQA2 / PRSVE ove applicabile NOTE PER LA RICERTIFICAZIONE (quando applicabile per la specifica tipologia di prodotto) Le fasi della tabella 1 sono applicabili anche al processo di ricertificazione, tenendo presenti le seguenti differenze: FASE 9: fra i documenti di input prevedere i rapporti di audit del triennio precedente; FASE 14: l intero iter di ricertificazione, compreso eventuali audit supplementari, deve essere completato entro la data di scadenza del certificato; in caso contrario dovrà essere intrapreso un nuovo iter di certificazione. 6 Non è possibile emettere certificati senza logo ACCREDIA per un settore di prodotto per il quale l OdC è accreditato da ACCREDIA

14 Pag. 14/19 Tabella 2 - DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI SORVEGLIANZA FASI INPUT 7 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUPUT/OB IETTIVO 8 CRITICITA 9 REGISTRAZIONI SU STRUMENTI INFORMATICI REGISTRAZIONI CARTACEE 1 APERTURA PROCESSO SORVEGLIAN ZA IN SCADENZA 2 ASSEGNAZIO NE DEL GVI E COMUNICAZI ONE DATA AUDIT 3 AUDIT DI SORVEGLIAN ZA Cliente contatta RPC o viceversa -Comunicazione data di audit di sorveglianza -RVI dell audit precedente L RPC monitora lo scadenziario sul Dbase Prodotti Marchio Qualità. Gli audit devono essere effettuati entro la data riportata sul Dbase Prodotti Marchio Qualità; il RPC può concedere, per giustificati motivi ed a seguito di richiesta scritta motivata dell organizzazione (mancanza di commesse; C.G.I., grosse modifiche organizzative, altro..), un rinvio non superiore a tre mesi, tenendo comunque presente che, in ogni caso, dovrà essere effettuato un audit di sorveglianza nell anno solare. RPC esegue le seguenti attività: A)definisce la composizione del GVI e il LEAD AUDITOR. L RPC deve definire GVI appropriato per l audit (vedi Tabella Auditors sul Dbase Marchio di Qualità per personale qualificato). 10 Per l'audit devono essere soddisfatte le seguenti condizioni: -i componenti del GVI devono essere qualificati come LEAD AUDITOR o TEC ed un componente deve essere qualificato come LEAD AUDITOR nel ruolo TEAM LEADER -il GVI nel suo insieme deve avere la qualifica nel/nei settore/i di attività dell Organizzazione sottoposta a valutazione e deve garantire la competenza relativa alla legislazione locale -i componenti del GVI non devono essere stati coinvolti nell erogazione del servizio di consulenza dell Organizzazione B)concorda con il Cliente la data della visita C)prepara ed invia al Cliente, in collaborazione con il TEAM LEADER, la comunicazione della data di audit di sorveglianza (l Organizzazione può ricusare GVI). Il GVI verifica che l SGQ del Cliente e le verifiche e prove sul prodotto siano conformi ai requisiti della norma di riferimento e del Regolamento dell OdC per la specifica attività certificata. Processo aperto Assegnazio ne del GVI per l audit RVI audit di sorveglianz a controfirmat o Cliente dal L'eventuale rinvio di un audit di sorveglianza non sposta la scadenza delle visite successive. VEDI FASE 7 8 Tabella 1 -Invio comunicazione data di audit di sorveglianza VEDI FASE 9 Tabella 1 -Inserimento dati relativi all audit di sorveglianza sul Dbase Marchio di Qualità - Stampa del documento comunicazione data di audit di sorveglianza, firma del RPC/ TEAM LEADER ed invio all Organizzazione VEDI FASE 9 Tabella 1 + riscontro della messa in atto delle azioni correttive indicato sui moduli di rilievo del RVI precedente completi 7 Input: Evento iniziale di una fase 8 Output/Obiettivo: Risultato della fase, motivo per il quale la fase si attiva 9 Aspetti particolarmente critici da tenere in considerazione 10 Per salvaguardare l indipendenza dell audit ogni auditor, qualificato come TEC/LEAD AUDITOR, è tenuto a comunicare al RPC qualsiasi propria relazione che esista, o che sia esistita negli ultimi tre anni, con l'organizzazione da verificare, prima di assumere l'incarico relativo a tale Organizzazione.

15 Pag. 15/19 FASI INPUT 7 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUPUT/OB IETTIVO 8 CRITICITA 9 REGISTRAZIONI SU STRUMENTI INFORMATICI REGISTRAZIONI CARTACEE 4 CONTROLLO E CONFERMA DEL RVI Rapporto audit di sorveglianza controfirmato dal Cliente 5 APPROVAZIO Trattamento, NE AZIONI analisi cause, CORRETTIVE proposte AC e (se presenti tempi di NC) O attuazione COMUNICAZI ONE DI ESITO POSITIVO AUDIT 6 PIANIFICAZIO NE/ EFFETTUAZIO NE VISITA SUPPLEMENT ARE VEDI FASE 13 Tabella 1 VEDI FASE 10 Tabella 1 L RPC o il TEAM LEADER controlla l adeguatezza delle azione correttive e dei tempi di attuazione proposti dal Cliente. Se l esito del controllo è positivo l RPC conferma per iscritto tale accettazione. In assenza di NC/Osservazioni può essere inoltrata subito la Comunicazione di esito positivo audit. VEDI FASE 13 Tabella 1 11 Rapporto audit di sorveglianz a controfirmat o dal Cliente e firmato da tecnico qualificato nello schema Trattament Qualora o, analisi cause, proposte AC e tempi di attuazione accettati VEDI FASE 13 Tabella 1 della proposta di AC, riportando per ogni rilievo una breve descrizione dell evidenza riscontrata, l esito della verifica e la data della verifica VEDI FASE 10 Tabella 1 VEDI FASE 10 Tabella 1 l Organizzazione non invii le proposte di AC entro la data concordata, trascorso il periodo di 10 giorni dalla suddetta data, l RPC provvede a sollecitare l organizzazione in forma scritta chiarendo che, in caso di mancato invio e trascorsi ulteriori 5 gg.lavorativi, l RPC predisporrà la proposta di sospensione (IS-CAF-CER- 01). -Compilazione Approvazione azioni correttiva oppure -Comunicazione esito positivo audit (in assenza di NC/Osservazioni) -Moduli delle Non conformità/osservazi oni siglati dal TEAM LEADER o dal RPC VEDI FASE 13 Tabella 1 VEDI FASE 13 Tabella 1 VEDI FASE 13 Tabella 1 11 Nel caso in cui la visita supplementare abbia esito negativo quando il Cliente è già certificato, è necessario procedere alla Sospensione del certificato (vedi fase 7 tabella 2).

16 Pag. 16/19 FASI INPUT 7 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUPUT/OB IETTIVO 8 CRITICITA 9 REGISTRAZIONI SU STRUMENTI INFORMATICI REGISTRAZIONI CARTACEE 7 PROPOSTA DI SOSPENSION E/APPROVAZI ONE DELLA PROPOSTA RVI supplementare (SGQ e verifiche e prove sul prodotto non conformi) L RPC prepara ed inoltra la proposta di sospensione al CTPI, specificando il motivo. Il CTPI definisce una data massima per il periodo di sospensione (vedi IS-CAF- CER-01) Certificato sospeso - Operazione di inserimento stato sospensione certificato sul Dbase Prodotti Marchio Qualità e relative comunicazioni Proposta di sospensione firmata dal RPC e dal Presidente del CTPI 8 VERIFICA COMPLETEZZ A DOCUMENTAZ IONE/ CHIUSURA PROCESSO Documenti pratica della Verifica completezza documentazione ed eventuale completamento (in base al QUASQA2 / PRSVE ove applicabile). Chiusura processo. Processo chiuso - Registrazioni sul QUASQA2 / PRSVE ove applicabile

17 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PRODOTTI PER IL RILASCIO DEL MARCHIO DI QUALITA Rev.0 Pag. 17/19 5. FATTURAZIONE La fatturazione avviene a seconda del contratto, in diverse fasi del processo di certificazione, a cura delle Segreteria amministrativa dell ufficio, utilizzando il programma informatico CAI-C. 6. MODIFICA DELLA CERTIFICAZIONE Il cliente che richiede una modifica della certificazione (ad esempio estensione ad altro sito, estensione a nuovi prodotti, variazione della sede operativa, ecc ) deve inviare all OdC comunicazione scritta/questionario Informativo e l RPC valuta la situazione caso per caso. L RPC può gestire tale richiesta in modo del tutto similare ad una certificazione oppure prevedere la verifica della modifica durante un audit extra o in occasione dell audit di sorveglianza. CASO A Se la modifica richiesta comporta una modifica per l audit dei gg./uomo, la situazione deve essere gestita come una nuova certificazione (nuova offerta, verifica documentale, verifica sul sito, proposta di estensione della certificazione). CASO B Se la modifica richiesta NON comporta una modifica per l audit dei gg./uomo, la modifica della certificazione può essere semplicemente verificata durante un audit extra o in occasione dell audit di sorveglianza. Nell ambito del CASO B, se la modifica comporta l estensione dello scopo a nuove attività o nuove tipologie di prodotti, la pratica deve essere esaminata dal CTPI. In entrambi i casi si emetterà un nuovo certificato. Nel caso B, per tenere traccia della modifica, l RPC, coadiuvato da SEG, apporta tutte le varianti necessarie sul Dbase Prodotti Marchio di Qualità, inserisce una nota su Dbase Prodotti Marchio di Qualità che descrive la tipologia di modifica apportata, la data e le motivazioni. 7. CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI Le registrazioni, cartacee e su supporto informatico, relative alle Organizzazioni certificate sono conservate da OPN come segue: nelle pratiche relative agli audit devono essere conservate le registrazioni relative all attività svolta per almeno 10 anni il manuale del SGQ deve essere conservato per il tempo necessario al suo esame fino al rilascio del certificato la copia dei certificati emessi deve essere conservata per sempre I verbali delle riunioni del CTPI sono conservati per almeno 10 anni. 8. ALLEGATI Allegato 1 - TRASFERIMENTO DI UNA CERTIFICAZIONE

18 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PRODOTTI PER IL RILASCIO DEL MARCHIO DI QUALITA Rev.0 Pag. 18/19 Allegato 1 - TRASFERIMENTO DI UNA CERTIFICAZIONE 1 PRESUPPOSTI L OdC può riconoscere la certificazione di conformità di un prodotto di un Organizzazione emessa da un altro organismo applicando la procedura riportata di seguito quando sussistono i seguenti presupposti: - l Organizzazione interessata ad ottenere il riconoscimento della Certificazione da parte dell OdC deve inviare allo stesso la relativa richiesta secondo la normale prassi dell OdC - il certificato dell Organizzazione deve essere rilasciato da un Organismo di Certificazione accreditato da un ente firmatario degli Accordi di Mutuo Riconoscimento (Accordi MLA EA ed IAF) 12 - il certificato deve essere in corso di validità - il certificato non deve essere sospeso - l accreditamento dell Organismo di Certificazione non deve essere sospeso - il prodotto certificato rientra nello scopo accreditato dell OdC Le organizzazioni in possesso di certificati non coperti da tali accreditamenti dovranno essere trattate come nuovi clienti. 2 PROCEDURA DI TRASFERIMENTO Dopo aver verificato l esistenza dei presupposti di cui al punto 1, il trasferimento di un certificato avviene attraverso una verifica che include normalmente un sopralluogo presso l Organizzazione che ha richiesto il trasferimento della certificazione. L effettuazione della sola verifica di trasferimento documentale senza sopralluogo presso l Organizzazione deve essere giustificata. 2.1 Documentazione da esaminare Un tecnico qualificato nello specifico settore di prodotto dell'organizzazione sottoposta a valutazione deve effettuare un esame documentale sulla base dei documenti di seguito indicati: - richiesta di Certificazione - questionario informativo contenente le motivazioni della richiesta di trasferimento - copia controllata del Manuale del Sistema di gestione per la Qualità e dell elenco delle Procedure operative - rapporti di prova, registrazioni e certificati disponibili inerenti il prodotto - piani di controllo e di prova - copia del certificato in corso di validità rilasciato all Organizzazione - copia del regolamento dell Organismo di Certificazione di prodotto accreditato che ha rilasciato la certificazione precedente - copia dei rapporti di audit delle ultime verifiche ispettive di certificazione/sorveglianza (di norma tre rapporti) - evidenza delle azioni correttive intraprese al fine di risolvere le non conformità rilevate durante le precedenti verifiche o evidenza della verifica della risoluzione delle stesse da parte dell altro Organismo di Certificazione - copia del programma degli audit - reclami ricevuti ed azioni intraprese - informazioni pervenute con comunicazione da parte dell Organizzazione circa le motivazioni della richiesta di trasferimento della certificazione 12 L elenco degli Enti di Accreditamento facenti parte del suddetto accordo è disponibile sul sito internet

19 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PRODOTTI PER IL RILASCIO DEL MARCHIO DI QUALITA Rev.0 Pag. 19/19 - eventuali osservazioni o segnalazioni pervenute dalle autorità nazionali o locali preposte La verifica di trasferimento ha esito positivo se la documentazione esaminata ed il sopralluogo effettuato dimostrano l adeguatezza ed il grado di affidabilità del SGQ e la conformità del prodotto alla/e norme di riferimento. Per questa attività deve essere preparato un rapporto di audit documentale, sul quale devono essere registrati tutti i documenti esaminati e le risultanze dell esame e del sopralluogo effettuato; il prodotto da certificare deve essere identico a quello definito dall altro Organismo. Le date dei successivi audit di sorveglianza/ricertificazione (quando applicabile) devono essere identiche (o anticipate rispetto) a quelle previste dall altro Organismo. Nel caso in cui la richiesta di trasferimento sia accolta in concomitanza di un audit di sorveglianza o di ricertificazione (quando applicabile) programmato dal precedente OdC o a seguito di espressa richiesta dell Organizzazione, può essere effettuato direttamente un audit sul sito e l esame documentale può essere effettuato presso l Organizzazione. 3 CERTIFICAZIONE L RPC, al termine dell attività di audit documentale e del sopralluogo effettuato, per il proseguimento dell iter certificativo, prepara la seguente documentazione, che deve essere inviata al CTPI per approvazione: Documentazione : - iter certificativo e Proposta di certificazione; - rapporto di audit documentale e/o di audit sul sito. Documentazione dell altro Organismo di Certificazione: - copia del certificato emesso dall altro Organismo di Certificazione in corso di validità; - copia dell ultimo rapporto di audit dell altro Organismo di Certificazione. Tutti i trasferimenti sono oggetto di verifica da parte del CTPI secondo quanto previsto alla fase 14 della Tabella 1 - DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI CERTIFICAZIONE E RICERTIFICAZIONE. 4 PROROGHE Il RPC può concedere, per giustificati motivi ed a seguito di richiesta scritta motivata dell Organizzazione (mancanza di commesse; C.G.I., grosse modifiche organizzative, altro..), un rinvio non superiore a tre mesi degli audit di sorveglianza, tenendo comunque presente che, in ogni caso, dovrà essere effettuato un audit di sorveglianza nell anno solare e che il primo audit di sorveglianza successivo all'audit iniziale dovrà essere comunque effettuato non oltre 12 mesi dalla fine dell audit iniziale effettuato dall altro Organismo. L intero iter di ricertificazione (quando applicabile), compreso eventuali audit supplementari, deve essere completato entro la data di scadenza del certificato.