VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE

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1 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 1/15 1. SCOPO E OBIETTIVO La presente istruzione dettaglia le modalità di svolgimento delle attività relative alla certificazione della catena di custodia e relativo mantenimento ai sensi della linea guida per l implementazione della catena di custodia PEFC per specifici progetti. La presente istruzione si applica alle attività svolte da RINA secondo quanto previsto nel corrispondente regolamento. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente istruzione si applica a tutte le Unità Operative di RINA Services S.p.A. (RINA). 3. RIFERIMENTI PEFC ITA 1002:2010 Schema di certificazione della Catena di Custodia dei prodotti di origine forestale PEFC ST 2002:2010 Chain of Custody of Forest Based Products - Requirements PEFC ST 2001:2008 PEFC Logo Usage Rules Requirements ITA-1003 Schema di accreditamento GFS, GSP e CoC Requisiti minimi Linea Guida per l implementazione della Catena di Custodia PEFC per specifici progetti IS-DCI-RIS-01 Tutela dell imparzialità nell attività di valutazione della conformità 4. DEFINIZIONI AC: Azione correttiva AD: Amministratore Delegato Audit (valutazione): processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell audit e valutare con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri dell audit (insieme di politiche, procedure o requisiti) sono stati soddisfatti Auditor - Tecnico che possiede tutti i requisiti previsti dalla scheda di qualifica per Auditor (IS-QPT- PEFC_COC-02) CoC: Chain of Custody Catena di Custodia Certificato di Conformità: documento che attesta la conformità della Catena di Custodia dell Organizzazione alla norma PEFC di riferimento (ITA 1002:2010 e sue istruzioni correlate). CU: Capo Ufficio PEFC: Programme for the Endorsement of Forest Certification GVI: Gruppo di Audit Lead Auditor - Tecnico che possiede tutti i requisiti previsti dalla scheda di qualifica per Lead Auditor (IS- QPT-PEFC_CoC-02) NC: Non Conformità OdC: Organismo di Certificazione ( RINA)

2 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 2/15 PROGETTO: Un progetto è un prodotto tangibile chiaramente definito, o un gruppo di prodotti correlati che costituiscono un unità funzionale, fabbricati e/o assemblati in un sito particolare (eccezionalmente, ad una serie integrata di siti, come ad esempio, una nave costruita in un sito e allestita presso un altro sito). Il termine progetto utilizzato in questa guida è equivalente alla nozione di lotto di produzione utilizzata nella ITA (Esempi di un progetto includono: una nave, una nuova costruzione come la costruzione di uno stadio o di un edificio per uffici, la ristrutturazione di una nave o di un edificio ecc.). PARTECIPANTE AL PROGETTO: Un partecipante al progetto è un organizzazione coinvolta nella fornitura e nell installazione di materie prime o prodotti per uno specifico progetto definito. Il termine non comprende le organizzazioni coinvolte nella fabbricazione o la sostituzione dei prodotti in un luogo diverso dal sito o siti del progetto. QI: Questionario informativo, documento compilato dal Cliente, contenente tutti gli elementi utili per l elaborazione dell offerta QPT: Settore Servizi Cambiamenti Climatici e Ambiente RESPONSABILE DEI CONTROLLI: è la figura che garantisce che tutte le materie prime acquistate per il progetto, sia direttamente che da parte degli altri partecipanti del progetto, vengano identificate e verificate come (a) certificate, (b) neutre o (c) altro che definito da ITA 1002, capitoli e e con riferimento alle appendici 1 e 6 dell ITA RPC: Responsabile di Pratica, tecnico che ha una conoscenza minima dello schema PEFC-COC avendo seguito almeno un corso PEFC-CoC, ha responsabilità gestionali relative alle pratiche di certificazione che gli vengono assegnate ed è il responsabile dell attuazione del Programma quinquennale di audit per la pratica assegnata. In sede preliminare di start-up dello schema gli uffici sprovvisti di RPC saranno supportati da QPT, nella persona del responsabile di schema. RVI: Rapporto di Verifica SEG: Segreteria tecnica SM Scheme Manager (RESPONSABILE DI SCHEMA: Responsabile della gestione dello specifico schema) 5. REGOLE Le attività relative all iter di certificazione di progetto PEFC sono riportate nel diagramma di flusso di cui al punto 7.1 seguente e nella tabella 1. Va precisato che nel caso della certificazione di progetto NON esiste un tempo di validità della certificazione dopo la quale è necessario procedere alla ricertificazione. Una volta certificato il progetto rimane tale per tutta la sua vita, fino a quando non incorre in modifiche o ristrutturazioni, a causa delle quali una nuova verifica ed una nuova ricertificazione del progetto modificato va effettuata. Nel caso delle certificazioni di progetto non sono pertanto previsti audit di sorveglianza o rinnovi. 6. CERTIFICAZIONE DI PROGETTO La catena di custodia per un progetto è basata sul contributo totale delle materie prime certificate per il progetto nel suo complesso che permette un unica dichiarazione da effettuare per la proporzione di materie prime certificate coinvolte.

3 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 3/15 Qualunque progetto coinvolgerà una serie di fornitori diversi che forniranno materiali con contenuti a diverse percentuali certificate. In tali circostanze la separazione fisica diventa inutile, e così una catena di custodia di progetto è possibile calcolando la percentuale di materiali certificati nel progetto. ITA 1002 prevede che i requisiti della catena di custodia siano validi per uno specifico lotto di produzione. Nel caso della Catena di Custodia di Progetto, il progetto specifico è considerato un lotto di produzione a cui il processo di catena di custodia deve essere applicato. Il processo di catena di custodia comporta l identificazione e quantificazione di (a) certificato (b) neutro (c) le altre materie prime utilizzate, e quindi il calcolo della percentuale di certificazione. E questo valore percentuale che può esser dichiarato. In questo contesto il progetto deve essere limitato a: a) il prodotto, o parte o gruppo di prodotti, coperti da catena di custodia; b) il sito in cui è stato realizzato il progetto o i suoi assemblati; c) il periodo di tempo durante il quale è stato realizzato o montato il progetto. Il progetto deve corrispondere al prodotto, costruzione o parte di esso, per cui una catena di custodia di progetto deve essere dichiarata. In tabella A sono riportati alcuni esempi. Tabella A Campo d applicazione del progetto L intero edificio ad esempio: lo stadio Olimpico, tra cui materiale strutturale La componente tetto del progetto di edilizia abitativa abc Ricostruzione della nave XYZ Dichiarazione della catena di custodia X % del materiale legnoso utilizzato per la costruzione dello stadio olimpico, incluso il materiale strutturale, è certificato PEFC X % del materiale legnoso utilizzato per la componente tetto del progetto di edilizia abitativa abc è certificato PEFC X % del materiale legnoso utilizzato per la ricostruzione della nave xyz è certificato PEFC Il progetto può riguardare più prodotti (ad esempio diversi edifici), però in tal caso, tutti insieme devono formare una sola unità funzionale. Contrariamente alla situazione per la certificazione dei lotti, dove c è un limite di tempo di 3 mesi, il periodo di tempo per la certificazione del progetto non è limitato e corrisponde alla durata della costruzione ed al montaggio del progetto (a patto che il metodo di calcolo percentuale sia applicato). 7. DESCRIZIONE DEL PROCESSO E DELLE ATTIVITA Le fasi principali del processo di certificazione di progetto sono quelle strettamente connesse alla realizzazione del servizio, orientate al raggiungimento del risultato finale. Esse si susseguono in modo sequenziale o condizionate dal raggiungimento di un determinato risultato o da richiesta del Cliente e sono schematicamente rappresentate nei diagrammi di flusso funzionali riportati di seguito.

4 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 4/15 Il diagrammi di flusso rappresenta graficamente l intero processo di certificazione e ricertificazione di progetto dei prodotti di origine forestale. Il diagramma di flusso n. 1 rappresenta le fasi finalizzate alla certificazione e ricertificazione (in caso di modifiche o ristrutturazione con nuovi materiali) del progetto.

5 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 5/ LEGENDA DEL DIAGRAMMA DI FLUSSO FASI Fasi sequenziali Passaggio da una fase all altra Le decisioni sono rappresentate dai rombi. Il rombo divide il flusso originario in 2 flussi, quello principale orientato al raggiungimento del risultato finale e quello secondario che è costituito da una o più fasi che bisogna eseguire preventivamente per confluire nel flusso principale. La riga riportata in testa alle colonne del diagramma di flusso riporta la responsabilità operativa delle fasi che si sviluppano lungo le colonne del diagramma. Ogni fase è collocata nella colonna adeguata a seconda della responsabilità assegnata. Ogni fase o decisione rappresentata sul diagramma di flusso è numerata per creare una corrispondenza tra il diagramma di flusso e le tabelle che seguono che riportano la descrizione dettagliata di ogni singola fase, con la definizione degli input, degli output, delle criticità e delle registrazioni su supporto informatico e/o cartaceo. Il Diagramma di flusso 1 si legge in corrispondenza con la Tabella 1.

6 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 6/15 DIAGRAMMA DI FLUSSO N. 1: FASI PRINCIPALI PROCESSO CERTIFICAZIONE E RICERTIFICAZIONE: CONTRATTO-EMISSIONE CERTIFICATO CLIENTE/ ORGANIZZAZIONE CAPO UFFICIO (CU) SEGRETERIA (SEG) / QPT RESPONSABILE DI PRATICA (RPC) / QPT GRUPPO DI AUDIT (GVI) ITR / AD INIZIO INVIO QI 1-2 DEFINIZIONE OFFERTA (SEG / QPT REDIGE) 3 CONTROLLO/ FIRMA OFFERTA OFFERTA ACCETTATA? 4 NO SI CONTROLLO ORDINE/ ASSEGNAZIONE RPC 7 AUDIT DOCUMENTALE (*) FINE 5 APERTURA PRATICA/FIRMA CONTRATTO 6 ASSEGNAZIONE DEL GVI 8 PREPARAZIONE ED INVIO PIANO DI AUDIT ON-SITE (**) 9 AUDIT ON-SITE (**) 11b PIANIFICAZIONE ED EFFETTUAZIONE AUDIT SUPPLEMENTARE FINE NO PEFC-CoC CONFORME? SI 10 ACCETTAZIONE PROPOSTE AC E LORO IMPLEMENTAZIONE 14 PUBBLICAZIONE CERTIFICATO E CHIUSURA PROCESSO 11a PROPOSTA DI CERTIFICAZIONE 15 VERIFICA COMPLETEZZA DOCUMENTAZIONE SI PEFC-CoC CONFORME? NO NO 12 APPROVAZIONE PROPOSTA? SI 13 FIRMA CERTIFICATO (ADI) (*) Possibile effettuare audit solo documentale solo in caso di certificazioni di progetto solo pianificati, per le quali il progetto non è ancora stato realizzato purchè sian disponibili i contenuti attesi di materie prime certificate ed i contratti con i fornitori. In questi casi

7 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 7/15 dovrà essere effettuato un audit on-site a progetto realizzato finalizzato a verificare la congruenza tra le dichiarazioni in fase progettuale ed il calcolo finale. Il responsabile del controllo è tenuto ad aver effettuato il controllo come parte della revisione interna. (**) Nel caso di certificazione di progetti solo pianificati, l audit on-site viene effettuato solo a progetto realizzato.

8 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 8/ DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI CERTIFICAZIONE E RICERTIFICAZIONE1 Tabella 1 - DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI CERTIFICAZIONE E RICERTIFICAZIONE FASI INPUT 2 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUPUT/OBIETTIVO 3 CRITICITA 4 REGISTRAZIONI 1 DEFINIZIONE OFFERTA QI compilato dal cliente Il CU in collaborazione con RPC oppure QPT esegue le seguenti attività: - verifica l esistenza delle risorse necessarie per effettuare l audit nei tempi previsti; -definisce i tempi da dedicare all audit motivando, nell apposito spazio del modulo RIESAME DEL CONTRATTO, l adozione dei tempi da tabella, eventuali riduzioni e incrementi; -Definizione dati da inserire sull offerta -Verificare con -Questionario informativo particolare attenzione compilato dal cliente chi ha erogato il (MOD-QPT-PEFC_CoCservizio di consulenza, 01) al fine di gestire il rischio di conflitto di -Riesame del Contratto interessi ed compilato dall OdC indipendenza (vedi IS- (MOD-QPT-PEFC_CoC- DCI-RIS-01) 02) -calcola il costo della certificazione sulla base del tariffario, tenendo conto anche dell effettivo tempo necessario per il servizio in giorni/uomo (vedi Allegato 1); - verifica lo scopo della certificazione individuando la tipologia di progetto oggetto di certificazione (progetto parziale o completo); - registra sul modulo Riesame del Contratto i dati necessari alla preparazione dell offerta comprese tutte le informazioni non documentate pervenute dal cliente (per esempio informazioni telefoniche) 1 La ricertificazione avviene, su richiesta del cliente, in caso di modifiche al progetto 2 Input: Evento iniziale di una fase 3 Output/Obiettivo: Risultato della fase, motivo per il quale la fase si attiva 4 Aspetti particolarmente critici da tenere in considerazione

9 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 9/20 FASI INPUT 2 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUPUT/OBIETTIVO 3 CRITICITA 4 REGISTRAZIONI 2 REDAZIONE OFFERTA Modulo Riesame del Contratto compilato SEG o QPT redige l offerta comprensiva di giorni uomo. -Offerta redatta (comprensiva di giorni uomo). -Registrazione dei dati del potenziale cliente su ANACLI, CAI-C I dati identificativi sono: - la ragione sociale (P.IVA) del proprietario del progetto o del project manager; - il tipo di progetto (già realizzato, in corso di realizzazione, solo pianificato) e l ambito sottoposto a certificazione (parziale o totale); - sito di realizzazione del progetto, se applicabile. -Registrazione del nominativo di chi ha eseguito la Definizione offerta -Offerta stampata (MOD- QPT-PEFC_CoC- 03_PRO) 3 CONTROLLO/FIR MA OFFERTA Offerta redatta CU o QPT controlla e firma l offerta. SEG o QPT spedisce. Offerta firmata da CU o QPT inviata all Organizzazione - - Offerta stampata e firmata dal CU o da QPT 4 CONTROLLO ORDINE/ ASSEGNAZIONE RPC -Ordine del cliente oppure -Richiesta di certificazione su modulo dell OdC CU esamina: A)la Richiesta/Ordine per verificarne la completezza e la congruenza con l offerta inviata B)assegna la responsabilità della pratica ad un RPC o a QPT e comunica a SEG tale assegnazione. -Richiesta/Ordine completi e congruenti con l offerta Assegnazione responsabilità pratica ad un RPC o a QPT -Carico di lavoro del RPC -Competenza del RPC - Ordine cliente, oppure -Richiesta certificazione compilata e firmata dal cliente siglata dal CU (MOD-QPT-PEFC_CoC- 04) 5 APERTURA PRATICA/FIRMA CONTRATTO -Richiesta/Ordine completi e congruenti con l offerta -Assegnazione responsabilità pratica ad un RPC o a QPT SEG registra l accettazione dell offerta su CAI-C inserendo il nominativo dell RPC o di QPT, stampa il documento Conferma d accettazione che si genera automaticamente da CAI-C. CU o QPT controlla e firma la Conferma d accettazione. SEG o QPT invia la Conferma d accettazione al cliente. -Stipula del contratto OdC-cliente -Apertura contratto su CAI-C -Assegnazione pratica ad un RPC o a QPT -Modulo Conferma d accettazione firmato dal CU (MOD- PEFC_CoC-05) -Cartella di archiviazione

10 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 10/20 FASI INPUT 2 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUPUT/OBIETTIVO 3 CRITICITA 4 REGISTRAZIONI dei documenti del Cliente 6 ASSEGNAZIONE DEL GVI Contratto OdC - cliente RPC o QPT definisce la composizione del GVI e del TL. L RPC o QPT deve definire GVI appropriati per l audit on-site e dell esame documentale, qualora applicabile (vedi Report da New Age per qualifiche Auditor ): 5 I nominativi del GVI devono essere comunicati all Organizzazione (l Organizzazione può ricusare). In caso di esame solo documentale (per progetti solo pianificati), quest ultimo deve essere effettuato da un tecnico qualificato come Lead Auditor PEFC-CoC. In caso di progetti solo pianificati l Organizzazione è tenuta a comunicare a RINA la disponibilità del progetto realizzato in modo che sia possibile effettuare l audit on-site finalizzato a confermare quanto dichiarato in fase progettuale. Per l'audit documentale e on-site i componenti del GVI devono essere qualificati per lo schema PEFC-CoC 6 ed il componente nel ruolo di TL deve essere qualificato come Lead Auditor PEFC-CoC. La composizione del GVI per l audit è comunicata in forma scritta all Organizzazione. Nel caso di progetti solo pianificati viene effettuato solo un audit di tipo -Assegnazione del GVI per gli audit documentale e on-site La nomina del GVI e del TL deve tenere in -Assegnazione ASCESI GVI su considerazione la competenza specifica -Compilazione steps e le caratteristiche predisposti su ASCESI personali che si rendono necessarie. -Verificare con particolare attenzione che i componenti del GVI non siano stati coinvolti nell erogazione del servizio di consulenza per la certificazione di progetto. -Verificare ammissibilità eventuale riduzione tempi di audit 5 Per salvaguardare l indipendenza dell audit ogni auditor qualificato come AUDITOR/LEAD AUDITOR è tenuto a comunicare al RPC o a QPT qualsiasi propria relazione che esista, o che sia esistita negli ultimi tre anni, con l'organizzazione da verificare, prima di assumere l'incarico relativo a tale Organizzazione. 6 Ai fine del calcolo dei gg./uomo, il TECNICO (TEC-PEFC_CoC) è nullo.

11 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 11/20 FASI INPUT 2 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUPUT/OBIETTIVO 3 CRITICITA 4 REGISTRAZIONI documentale pertanto viene compilato un rapporto di audit documentale contrassegnato dal numero di pratica seguito dalla dicitura /D. L audit on-site dovrà essere effettuato a progetto realizzato. Nel caso di progetti realizzati o in corso di realizzazione l audit on-site viene sempre fatto. Prima dell effettuazione dell audit viene inviato il piano di audit. Nel caso di progetto in corso di realizzazione verrà effettuata un ulteriore visita on-site a progetto realizzato. I componenti del GVI non devono essere stati coinvolti nell erogazione del servizio di consulenza dell Organizzazione; a tal proposito l RPC o QPT deve dimostrare di aver verificato questo aspetto apponendo la spunta nella casella predisposta su ascesi Is the audit team competent in relation to the company's activities and impartial as regards carrying out the audit? 7 AUDIT DOCUMENTALE - relazione di progetto - eventuale documentazione a supporto GVI verifica che il progetto del Cliente sia conforme ai requisiti dello standard PEFC applicabile e del Regolamento dell OdC per la specifica attività richiesta sul QI e sulla richiesta di certificazione. In particolare durante l audit documentale il GVI prenderà visione della relazione di progetto contenente una descrizione del progetto ed ad esempio, le speci di alberi, lo stato della certificazione PEFC per ogni prodotto legnoso utilizzato, le quantità (volumi o dimensioni) dei prodotti/materiali legnosi specificati per il progetto. Per l audit vengono utilizzate le liste di riscontro e devono essere compilati i moduli per registrare le osservazioni. (MOD-QPT-PEFC_CoC- 19) Nel caso di audit solo documentale (per progetti solo pianificati, per i quali non è ancora possibile effettuare un audit on-site) il TL compila un rapporto di verifica identificato con il numero di pratica seguito da /D. (MOD-QPT-PEFC_CoC-18). Sul rapporto di verifica dovrà essere annotato un giudizio sulla conformità del progetto alle prescrizioni della norma di riferimento, dell uso del logo PEFC. - RVI documentale (identificato con il numero pratica seguito da /D, nel caso di progetto-candidato) - commenti documentali (nel caso di progetto realizzato) -check list compilata -Devono essere Compilazione step verificati gli argomenti predisposti su ASCESI. previsti dallo standard ITA 1002:2010 e linea -Stampa del RVI (per guida per progetti solo pianificati) l implementazione (MOD-QPT-PEFC_CoCdella catena di 18) (identificato con il custodia PEFC per numero pratica seguito specifici progetti da /D ), firmato dal TL e controfirmato dal cliente (la copia in originale rimane all OdC la fotocopia rimane al cliente) L uso del logo PEFC con riferimento al progetto specifico è considerato come uso sul prodotto e può pertanto essere applicato solo quanto il contenuto di materia prima certificata PEFC (o somma di materie prime certificate PEFC e riciclate PEFC) -Commenti documentali (MOD-QPT-PEFC_CoC- 19) -Check list compilata (MOD-QPT-PEFC_CoC- 20)

12 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 12/20 FASI INPUT 2 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUPUT/OBIETTIVO 3 CRITICITA 4 REGISTRAZIONI supera il 70%. L utilizzo del Logo prima del completamento del progetto è possibile solo se il contenuto previsto delle materie prime certificate è superiore al 70%. 8 PREPARAZIONE ED INVIO PIANO DI AUDIT ON- SITE Cliente contatta l RPC o viceversa RPC o QPT esegue le seguenti attività (almeno 1 settimana prima della data dell audit): A)verifica i tempi di audit in base all Allegato 1 B)concorda con il Cliente e con il TL la data della verifica Il TL in collaborazione con l RPC o QPT prepara ed invia al Cliente il piano di audit. La pianificazione dettagliata dell audit in base agli argomenti da verificare elencati nel fax di comunicazione, con la suddivisione tra i componenti del GVI delle diverse attività da verificare, e con la definizione di ora e durata per ciascuna attività e dell ora e durata della riunione di chiusura con l Organizzazione è effettuata dal TL durante la riunione d apertura. Piano di audit on-site inviato al Cliente (solo in caso di progetto realizzato, in corso di realizzazione) Il giorno di audit si intende composto da almeno 8 ore, con l esclusione del tempo viaggio. Compilazione step predisposti su ASCESI: -Invio programma e comunicazione data audit on-site -Stampa di Invio programma e comunicazione data audit on-site (MOD-QPT- PEFC_CoC-06, MOD- QPT-PEFC_CoC-8) firmato dal TL /RPC / QPT 9 AUDIT ON SITE -Piano di audit onsite - Ordini di acquisto e pagamento materiali certificati PEFC GVI verifica che il progetto del Cliente sia conforme ai requisiti dello standard PEFC applicabile e del Regolamento dell OdC per la specifica attività richiesta sul QI e sulla richiesta di certificazione. L audit on-site è finalizzato a prendere visione del progetto realizzato ed alla verifica delle richieste d acquisto/ordine dei prodotti/materiali certificati PEFC usati all interno del progetto. Per l audit vengono utilizzate le liste di riscontro già parzialmente compilate in sede di analisi documentale e devono essere compilati i -RVI on-site (identificato con il numero pratica) -Devono essere Compilazione step verificati gli argomenti predisposti su ASCESI. previsti dalla norma ITA 1002:2010, della -Stampa del RVI (MOD- Linea Guida per QPT-PEFC_CoC-18) l implementazione firmato dal TL e della catena di controfirmato dal cliente custodia PEFC per (la copia in originale specifici progetti ed i rimane all OdC la requisiti relativi all uso fotocopia rimane al del logo PEFC previsti cliente)

13 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 13/20 FASI INPUT 2 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUPUT/OBIETTIVO 3 CRITICITA 4 REGISTRAZIONI moduli per registrare le osservazioni. Nel RVI dovrà essere annotato un giudizio sulla conformità della certificazione di progetto alle prescrizioni della norma di riferimento, dell uso del logo PEFC sul prodotto e su materiale promozionale, dell uso delle dichiarazioni promozionali PEFC. negli standard di riferimento; - nel caso in cui una nuova versione dello standard PEFC applicabile sia stata approvata con data effettiva di entrata in vigore prima dell audit on-site quest ultimo verrà condotto in conformità al nuovo standard. 10 ACCETTAZIONE DELLE PROPOSTE DI AC E LORO IMPLEMENTAZIO NE Trattamento, analisi delle cause, Proposte AC e loro implementazione Il TL controlla l adeguatezza del trattamento, analisi della cause e delle azioni correttive nonché della loro corretta implementazione. Se l esito del controllo è positivo il TL conferma per iscritto tale accettazione. Trattamento, analisi Tutte le NC riscontrate delle cause, proposte nel progetto sia esso di AC e candidato che implementazione realizzato devono verificata ed accettata essere chiuse affinchè il progetto possa essere certificato. Le raccomandazioni, essendo spunti migliorativi, possono essere presi in carico in sede di revisione/modifica del progetto. - Rapporto di audit. Nel caso di prosecuzione dell iter certificativo l accettazione delle AC proposte e la verifica della loro implementazione è comunicata al Cliente insieme alla comunicazione di avvenuta certificazione (Step di ASCESI - Comunicazione avvenuta certificazione/convalida MOD-QPT-PEFC_CoC Moduli delle Non conformità maggiori (rilievi tipo A )/ Non conformità minori (rilievi

14 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 14/20 FASI INPUT 2 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUPUT/OBIETTIVO 3 CRITICITA 4 REGISTRAZIONI tipo B ) siglati dal TL 11a PROPOSTA DI CERTIFICAZIONE -RVI (PEFC-CoC- Progetto CONFORME) -Proposte di AC e loro implementazione accettate Il RPC, coadiuvato da SEG, o QPT prepara la documentazione da inoltrare all ITR e firma la proposta di certificazione. RPC / QPT invia all ITR i seguenti documenti: - questionario informativo; -Proposta di certificazione/estensio ne (iter) -Documentazione ITR per - Completezza della documentazione -Compilazione icona Iter su ASCESI WEB -Stampa dei documenti firmati dal RPC: - RVI conforme - Documento Iter certificativo - richiesta del cliente; - check list; - RVI conforme; - Relazione di progetto. Predisposizione doc. cartacea PEFC-CoC Relazione di progetto - Proposta di AC e loro implementazione accettate - Check list - QI e richiesta.

15 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 15/20 FASI INPUT 2 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUPUT/OBIETTIVO 3 CRITICITA 4 REGISTRAZIONI 11b PIANIFICAZIONE/ EFFETTUAZIONE AUDIT SUPPLEMENTAR E -RVI (PEFC-CoC NON CONFORME) -Proposte di AC e loro implementazione non accettate A fronte del riscontro di NC (maggiori o minori) qualora quest ultime non possano essere chiuse attraverso un evidenza solo documentale, viene effettuata una verifica supplementare on-site al fine di valutare l implementazione delle AC a fronte delle NC (maggiori o minori) rilevate. L RPC definisce (almeno 1 settimana prima della data della visita): A)data della visita B)composizione del GVI Il GVI deve comprendere almeno un componente che ha eseguito l'audit precedente e che sia qualificato come Lead Auditor PEFC. L estensione dell audit supplementare è valutata dal RPC o QPT in collaborazione col TL a seconda dei casi, in base al numero ed al tipo di NC maggiori rilevate. -RVI controfirmato dal Cliente (identificato dal numero di pratica seguito da /S)7 Composizione GVI in base a NC e a GVI visita precedente (in caso di audit supplementari condotti per la verifica dell implementazione delle AC a fronte di NC maggiori o NC minori) Tutte le NC maggiori o minori devono essere chiuse subito per poter procedere alla certificazione Compilazione step predisposti su ASCESI: -Fax Comunicazione necessità visita suppletiva -RVI -Stampa del RVI firmato dal TL e controfirmato dal cliente (l originale rimane all OdC, la fotocopia rimane al cliente) -Moduli di rilievo del RVI precedente con evidenza della risoluzione delle NC e/o Osservazioni 12 APPROVAZIONE PROPOSTA DA PARTE DELL ITR -Documentazione per ITR come previsto alla fase 11a L ITR verifica ed approva la proposta di certificazione. L ITR invia l esito all RPC e/o a QPT. Nel caso di invio ad RPC, quest ultimo lo invia al responsabile di schema. In caso di esito positivo il responsabile di schema assegna il numero di certificato alle Organizzazioni la cui proposta è stata approvata. Sono qualificati in qualità di revisori tecnici indipendenti quei membri del CTA che siano qualificati in uno dei macrosettori di riferimento della CoC e che abbiano seguito un corso relativo ai requisiti della PEFC-CoC e i -Cliente certificato -Deve essere sempre (Numero del certificato assegnato alla data di garantita competenza la ed approvazione dell ITR) indipendenza tra chi ha partecipato all iter di audit e chi esamina la pratica. -Comunicazione al Cliente dell avvenuta certificazione (SEG o QPT -Operazione di assegnazione numero del certificato tramite ASCESI (CERTIFY) - Comunicazione avvenuta certificazione/convalida su ASCESI -Documento Iter certificativo/proposta di 7 Nel caso si verifichi ancora una NC della catena di custodia durante l audit supplementare, è necessario effettuare un audit on-site completa.

16 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 16/20 FASI INPUT 2 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUPUT/OBIETTIVO 3 CRITICITA 4 REGISTRAZIONI valutatori qualificati come Team Leader per la PEFC-COC. Nei casi in cui l ITR decida variazioni al RVI rilasciato dal Team Leader all Organizzazione, come ad esempio la classificazione di un rilievo diversa oppure la necessità di una visita in data ravvicinata rispetto a quella riportata, è necessario darne comunicazione all Organizzazione. Sono qualificati come membri del comitato tecnico ambiente per l approvazione delle pratiche PEFC-CoC quei membri del CTA che siano qualificati in uno dei macrosettori di riferimento della CoC e che abbiano seguito un corso relativo ai requisiti della PEFC-CoC. SEG o QPT stampa da ASCESI la comunicazione avvenuta certificazione/convalida e la invia al cliente. certificazione firmato da RPC -Comunicazione al Cliente di avvenuta certificazione (Stampa da ASCESI del documento Comunicazione di avvenuta certificazione ) 13 FIRMA DEL CERTIFICATO (AD) Certificato stampato che riporta la data di approvazione ed il numero di registrazione Il Responsabile di Schema prepara e controlla il testo del certificato. A seguito dell esito positivo del controllo l AD firma elettronicamente il certificato. Certificato firmato da parte di AD -Errori di battitura -Traduzione inglese -Logo PEFC8 -Operazione di stampa tramite ASCESI (PRINT da CERTIFY PROCESS) -Operazione di firma elettronica tramite ASCESI (SIGNATURE) 14 PUBBLICAZIONE DEL CERTIFICATO /CHIUSURA DEL PROCESSO Certificato firmato SM invia tempestivamente a PEFC-ITALIA l identificativo del certificato ed i dati riguardanti l Organizzazione certificata. Assieme ai dati identificativi del certificato viene inviata all azienda la documentazione rilasciata da PEFC-ITALIA per poter fare richiesta dell uso del Logo PEFC. Se le condizioni di pagamento sono soddisfatte ASCESI rende disponibile automaticamente il certificato sulla member area del cliente ed una -Il certificato di conformità è reso disponibile al cliente attraverso la member area a lui riservata sul portale dell OdC. Copia del certificato è reso disponibile al pubblico sul sito - - Comunicazione pubblicazione certificazione/ convalida su member area da ASCESI e su sito PEFC - Stampa - Comunicazione pubblicazione certificazione/ convalida e documenti su member 8 Non è possibile emettere certificati senza logo PEFC, il logo PEFC non dovrà essere di dimensioni inferiori a quello RINA

17 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PROGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 17/20 FASI INPUT 2 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUPUT/OBIETTIVO 3 CRITICITA 4 REGISTRAZIONI copia sul sito internet dell OdC per il pubblico. SEG stampa da ASCESI la comunicazione pubblicazione certificazione/ convalida su member area e la invia al cliente. Se richiesto dal cliente SEG stampa ed invia al Cliente il certificato. Chiusura processo. dell OdC area da ASCESI 15 VERIFICA COMPLETEZZA DOCUMENTAZIO NE Documenti pratica della Verifica completezza documentazione ed eventuale completamento. Verifica della compilazione di tutti gli Step su ASCESI WEB (Completed). Processo chiuso - - Verifica della compilazione di tutti gli Step su ASCESI (Completed). Chiusura processo.

18 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PRGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 18/20 8. FATTURAZIONE La fatturazione avviene a seconda del contratto, in diverse fasi del processo di certificazione, a cura delle Segreteria amministrativa dell ufficio, utilizzando il programma informatico CAI-C. 9. MODIFICA DELLA CERTIFICAZIONE Nel caso in cui il cliente richieda una modifica della certificazione (ad esempio modifica dei materiali legnosi impiegati all interno del progetto, estensione del progetto, variazione della sede operativa, ecc ), deve inviare all OdC il questionario informativo compilato in tutte le sue parti e l RPC o QPT valuta la situazione caso per caso. Viene sempre avviato un iter di nuova certificazione nel caso di ristrutturazione del progetto realizzato e certificato in precedenza. Eventuali segnalazioni pervenute a RINA riguardanti il mancato rispetto da parte dell Organizzazione certificata di uno o più requisiti dello standard PEFC per la certificazione di progetto comporteranno la pianificazione di una verifica tempestiva presso la sede oggetto della segnalazione. 10. CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI Le registrazioni relative alle Organizzazioni certificate sono conservate dalla OPN come segue: - le pratiche relative agli audit di progetto, con le registrazioni previste, devono essere conservate per almeno 3 anni. - la copia dei certificati emessi deve essere conservata per sempre La documentazione inviata per approvazione all ITR è conservata da QPT per almeno 10 anni. I documenti di qualifica dei tecnici sono conservati da QPT per almeno 3 anni dalla data in cui il tecnico non effettua più prestazioni per conto di RINA. 11. ALLEGATI Allegato 1 - Definizione dei tempi di audit

19 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PRGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 19/20 ALLEGATO 1 - DEFINIZIONE DEI TEMPI DI AUDIT 1. INTRODUZIONE Il presente allegato definisce i criteri per la determinazione del tempo necessario per l effettuazione di audit PEFC-CoC di progetto di diverse dimensioni e di diversa complessità in un ampio spettro di attività. 2. DEFINIZIONI 2.1 Giorno/uomo (gg/uu) La durata di un gg/uomo è normalmente di 8 ore. La verifica del primo sito operativo non è da considerarsi come tempo aggiuntivo rispetto ai tempi minimi di audit indicati nella tabella dell allegato 1. Devono essere computati come aggiuntivi tutti i tempi di trasferimento superiori ad un ora. 3. tempi di audit 3.1 Prima certificazione Il numero di gg/uomo è calcolato in funzione della complessità sulla base dei seguenti elementi (tabella A): - Tipo di progetto PEFC-CoC (progetto completo, parziale, realizzato, in corso di realizzazione, solo pianificato), - numero di differenti materiali legnosi etichettati PEFC presenti nel progetto, - numero di fornitori di materiale legnoso etichettato PEFC, Tabella A Complessità ALTA Progetto PEFC completo 9, realizzato / in fase di realizzazione 10 /solo pianificato 11 Numero di differenti materiali legnosi etichettati PEFC presenti nel progetto (> 6), Numero di fornitori di materiale legnoso etichettato PEFC (> 5) Complessità MEDIA gg/uomo 2,5-4 Gg/uomo Progetto completo o parziale, realizzato / in fase di realizzazione 12 /solo pianificato 13 1,5 2 9 Prevedere per il progetto completo, realizzato ed in fase di realizzazione, all interno dei giorni totali calcolati da tabella, almeno 1 gg/uomo per la visita on-site 10 In caso di progetto in fase di realizzazione, nell offerta dovrà essere prevista una gg/uomo in più per l effettuazione di un ulteriore visita on-site da effettuarsi a progetto realizzato. 11 In caso di progetto solo pianificato, nell offerta dovrà essere specificato che il costo dell on-site sarà fatturato solo a on-site avvenuta a progetto realizzato 12 In caso di progetto in fase di realizzazione, nell offerta dovrà essere prevista una gg/uomo in più per l effettuazione di un ulteriore visita on-site da effettuarsi a progetto realizzato.

20 VALUTAZIONE E CERTIFICAZIONE DI PRGETTO DEI PRODOTTI DI ORIGINE FORESTALE Pag. 20/20 Numero di differenti materiali legnosi etichettati PEFC presenti nel progetto (6 =< x < 3), Numero di fornitori di materiale legnoso etichettato PEFC (5 =< x < 3) Complessità BASSA Progetto parziale realizzato / in fase di realizzazione 14 /solo pianificato 15 Numero di differenti materiali legnosi etichettati PEFC presenti nel progetto (x <= 3), Numero di fornitori di materiale legnoso etichettato PEFC (x < = 3) 0,5-1 Nel caso di combinazioni diverse tra i tre parametri rispetto a quelle riportate in tabella, il parametro che presenta la classe di complessità più alta è quello che determina la classe d appartenenza. Nel caso di ristrutturazioni/modifiche dei progetti certificati, i costi per la nuova ricertificazione saranno nuovamente calcolati sulla base della tabella A. Possono essere previsti sconti nel caso di richiesta di certificazione di più progetti simili da parte dello stesso cliente. Il tempo dei valutatori in addestramento (osservatori), non devono essere considerati come tempo di audit. 13 In caso di progetto solo pianificato, nell offerta dovrà essere specificato che il costo dell on-site sarà fatturato solo a on-site avvenuta a progetto realizzato 14 In caso di progetto in fase di realizzazione, nell offerta dovrà essere prevista una gg/uomo in più per l effettuazione di un ulteriore visita on-site da effettuarsi a progetto realizzato. 15 In caso di progetto solo pianificato, nell offerta dovrà essere specificato che il costo dell on-site sarà fatturato solo a on-site avvenuta a progetto realizzato.