RINA 1. SCOPO E OBIETTIVO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE

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1 CONVALIDA, PRE-CERTIFICAZIONE DELLA DICHIARAZIONE AMBIENTALE DI PRODOTTO E Pag. 1/41 1. SCOPO E OBIETTIVO La presente istruzione definisce la modalità di validazione delle diverse tipologie di Dichiarazione Ambientale di Prodotto (EPD) previste dal documento normativo General Programme Instructions for EPD e suoi allegati (GPI) e della Valutazione del Ciclo di Vita (LCA) che ne è alla base. Essa si applica alle convalide, alle precertificazioni e alle attività di sorveglianza e mantenimento dei diversi tipi di EPD (EPD per singola tematica, EPD completa, EPD di settore, certificazione di processo EPD). Con il termine prodotto si intende di seguito qualunque bene o servizio. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente istruzione si applica a tutte le Unità Operative di Services S.p.A. (). 3. RIFERIMENTI Regolamento per la convalida della Dichiarazione Ambientale di Prodotto Requirements for Environmental product Declarations, EPD Documento General Programme Instructions for EPD IS-CRT-CER-01 UNI EN ISO ISO 14040, ISO IS-CRT-IMP DEFINIZIONI AC: Azione correttiva/e CPC: Central Product Classification CCB: Corporate Compliance Board DM: Decision Maker EPD: Environmental Product Declaration GPI: General Programme Instructions for EPD GVI: Gruppo di Verifica Ispettiva ITR: Indipendent Technical Reviewer (Revisore Tecnico Indipendente) LCA: Life Cycle Assessment NC: Non Conformità OPN: Operational Network PCR: Product Specific Rule QI: Questionario informativo, documento compilato dal Cliente, contenente tutti gli elementi utili per l elaborazione dell offerta CCPLS: Sustainability & Food Certification Compliance Regolamento Services: Regolamento per la convalida delle Dichiarazioni Ambientali di prodotto Responsabile di Schema: Responsabile della gestione dello specifico schema RGVI: Responsabile Gruppo di Verifica Ispettiva, tecnico che possiede tutti i requisiti di qualifica previsti dallo schema, al quale è stata assegnata la Responsabilità della verifica

2 CONVALIDA, PRE-CERTIFICAZIONE DELLA DICHIARAZIONE AMBIENTALE DI PRODOTTO E Pag. 2/41 RPC: Responsabile di Pratica, tecnico qualificato nello schema secondo la IS-CERTI-EPD-01. Svolge la funzione di AR (Application Reviewer) e PR (Program Reviewer). Ha responsabilità tecnico/gestionali relativi alle pratiche di certificazione che gli vengono assegnate ed è il responsabile dell attuazione del Programma di audit per la pratica assegnata RVI: Rapporto di verifica ispettiva SEC: Segreteria tecnica ed amministrativa Scheme Manager (SM): Responsabile della gestione dello specifico schema SGA: Sistema di Gestione Ambientale VI: Verifica Ispettiva OBIETTIVO DI CONTROLLO. L obiettivo di controllo è il fine ultimo dell'esistenza di un controllo, espresso in parole semplici; CONTROLLO E RESPONSABILITA. Il controllo è l attività necessaria per ottenere, con ragionevole sicurezza, il raggiungimento di un obiettivo; 5. REGOLE Le attività relative all iter di precertificazione/convalida delle dichiarazioni ambientali di prodotto ed alla certificazione di processo EPD sono riportate nelle tabelle di cui al punto 6.2. Le attività contemplate nella presente procedura avvengono secondo due percorsi di seguito descritti: A) CONVALIDA iniziale della EPD nel caso i PCR relativi siano già stati approvati e registrati dall Organismo Competente, seguita da attività periodiche di sorveglianza, usualmente annuali ed atte ad accertare il mantenimento delle condizioni che avevano permesso di concedere la convalida iniziale. B) PRE-CERTIFICAZIONE della EPD rilasciata a quei prodotti/servizi per i quali i relativi PCR non esistano ancora o siano in fase di elaborazione. La pre-certificazione ha durata limitata nel tempo (massimo un anno) e successivamente, purchè i relativi PCR siano approvati dall Organismo competente, l Organizzazione interessata può richiedere la convalida della EPD, rientrando quindi nel precedente punto A. La pre-certificazione non può essere rinnovata. Nel caso l Organizzazione richieda a Services, di seguito, una pre-certificazione valgono le condizioni seguenti: 1) la pre-certificazione viene rilasciata esclusivamente a quelle categorie di prodotto per le quali non sono stati sviluppati e registrati presso l Ente Competente i PCR di riferimento; 2) l Organizzazione deve produrre una LCA secondo le modalità previste dai paragrafi (GPI 2.5) o (GPI 3.0) ed un documento EPD secondo quanto previsto al capitolo 4 (GPI 2.5) o al capitolo 9 (GPI 3.0) del documento General Programme Instructions for EPD e di cui verrà, in fase di valutazione, accertata la conformità ai requisiti previsti nella norma ISO ed ISO ed al documento General Programme Instructions for EPD ; 3) l Organizzazione deve comunque intraprendere le azioni necessarie a informare e coinvolgere le parti interessate nello sviluppo dei PCR di riferimento. Sebbene le attività svolte da ai fini della pre-certificazione siano espletate in linea di massima secondo l iter descritto per la convalida iniziale EPD, le modalità di esecuzione di tali verifiche possono differire dal processo generale di convalida in termini ad esempio di documentazione richiesta, di qualità dei dati d origine, di requisiti a cui lo studio LCA deve soddisfare, etc Le attività di verifica possono essere svolte tenendo in considerazione PCR sviluppati, ma non ancora approvati e registrati, purchè sempre in conformità coi requisiti specificati nel documento General Programme Instructions for EPD. Il formato della precertificazione deve seguire quello per la convalida. Il periodo di validità della pre-certificazione viene concordato tra il, nella figura di RPC e l Organizzazione e non può comunque eccedere la durata di un anno. Per quanto non espresso esplicitamente all interno della presente procedura riguardo il rilascio della precertificazione si rimanda a quanto previsto ai paragrafi (GPI 2.5) e e (GPI 3.0) documento General Programme Instructions for EPD.

3 CONVALIDA, PRE-CERTIFICAZIONE DELLA DICHIARAZIONE AMBIENTALE DI PRODOTTO E Pag. 3/41 Il concetto di convalida e la precertificazione possono essere usate per le seguenti tipologie di EPD: EPD completa, EPD per singola tematica ed EPD di settore, ma non per la certificazione di processo EPD, con la quale viene certificato il processo di validazione interna delle EPD prodotte dall Organizzazione. Per la definizione dei termini convalida e pre-certificazione si rimanda al documento General Programme Instructions for EPD. I processi relativi alla convalida iniziale e alla pre-certificazione per le tre tipologie di EPD (EPD per singola tematica, EPD completa ed EPD di settore) sono del tutto analoghi e sono schematizzati nella tab.6.2 dove sono anche riportati i compiti e le responsabilità delle varie funzioni del. Laddove non altrimenti specificato i punti degli step della tab. 6.2 si applicano a tutte le tipologie di EPD, fatta eccezione per la certificazione di processo EPD. Pertanto il termine generico EPD utilizzato in tabella 6.2 si riferisce alle seguenti tre tipologie di EPD: EPD completa, EPD di settore, EPD per singola tematica. L iter di certificazione della certificazione di processo EPD è riportato invece nella tabella DESCRIZIONE DEL PROCESSO E DELLE ATTIVITÀ

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5 Pag. 5/ DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI CONVALIDA, PRE-CERTIFICAZIONE DELLE EPD (EPD SINGOLA TEMATICA, EPD COMPLETA, EPD DI SETTORE) FASI RESPONSABILITA INPUT 1 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUTPUT OBIETTIVO 2 CRITICITA 3 REGISTRAZIONI 1 REDAZIONE OFFERTA Ufficio Locale (supporto del settore CCPLS) QI compilato dal cliente L RPC con possibile supporto del settore CCPLS, esegue le seguenti attività di analisi iniziale: - analizza sul QI i dati necessari alla preparazione dell offerta; - verifica eventuali punti del questionario informativo non compilati o da chiarire con il cliente; - verifica lo scopo della certificazione con riferimento all accreditamento (cfr. controllo dei codici CPC nel certificato di accreditamento EPD disponibile su LOTUS sotto References - by Source - Accredia ). In caso di assenza di accreditamento provvederà a segnalarlo al Resp. di Schema per opportuna richiesta di estensione a chiusura dell iter di convalida; - verifica la scadenza della validità del PCR di riferimento, se presente; -verifica il PCR ed il corrispondente codice CPC-basic module, i siti e i paesi in cui opera il Cliente; - verifica la tipologia di EPD oggetto di audit ed il numero di EPD e di prodotti oggetto della convalida; - verifica l ubicazione del sito produttivo al fine di garantire il sopralluogo presso di esso; - verifica la necessità del controllo della legislazione ambientale applicabile, in caso di assenza di un SGA/EMAS certificato; - verifica se si tratta di un trasferimento di convalida ed in caso applica quanto previsto al capitolo 20 della presente istruzione; -verifica l esistenza delle risorse e delle competenze necessarie per effettuare le verifiche nei tempi previsti; -calcola il costo della certificazione e relativo mantenimento, tenendo conto dell effettivo tempo di verifica in giorni/uomo (secondo la tab. riportata nel paragrafo 7) e del tariffario 4 ; - compila il modulo riesame del contratto (EPD_02) -redige l offerta. -Offerta redatta Se qualsiasi società facente parte del Gruppo è stata coinvolta in attività di consulenza, prima di emettere l'offerta, l RPC attuerà l istruzione IS-CRT-- IMP-01 e nel caso, coinvolgerà il CCB per la valutazione delle minacce di imparzialità. -Registrazione dei dati del potenziale cliente su ANACLI, CAI-C -Registrazione del nominativo di chi ha eseguito la definizione offerta EPD_01_QI compilato dal cliente Offerta (EPD_03_OFF_VAL e EPD_03b_OFF_PRECERT) stampata da Protocollo Modulo riesame del contratto (EPD_02_CRW) compilato 2 CONTROLLO E FIRMA OFFERTA Ufficio Locale (supporto del settore CCPLS) Offerta redatta NOTA: se qualsiasi società facente parte del Gruppo è stata coinvolta in attività di consulenza, prima di emettere l'offerta, l RPC attuerà l istruzione IS-CRT- -IMP-01 e nel caso, coinvolgerà il CCB per la valutazione delle minacce di imparzialità. Il capoufficio controlla l offerta e la firma. SEC spedisce. -Offerta firmata dal capoufficio. -Offerta inviata all Organizzazione - -Offerta stampata da protocollo e firmata dal capoufficio 1 Input: Evento iniziale di una fase 2 Output/Obiettivo: Risultato della fase, motivo per il quale la fase si attiva 3 Aspetti particolarmente critici da tenere in considerazione 4 L inserimento deglli importi relativi all apertura della pratica e alla registrazione annua/emissione o convalida del certificato/epd possono essere inclusi, a discrezione del Responsabile dell Ufficio, nel man day rate.

6 Pag. 6/41 FASI RESPONSABILITA INPUT 1 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUTPUT OBIETTIVO 2 CRITICITA 3 REGISTRAZIONI 3 CONTROLLO ORDINE/ APERTURA PRATICA/ FIRMA CONTRATTO Ufficio Locale -Ordine del cliente oppure Richiesta di certificazione su modulo - Richiesta/Ord ine completi e congruenti con l offerta Il Responsabile di pratica: -esamina la Richiesta/Ordine per verificare che sia congruente con l offerta inviata e che contenga tutti i dati previsti dal Regolamento per la Convalida della Dichiarazione Ambientale di Prodotto. In caso negativo, l RPC contatta il cliente per i chiarimenti necessari. La segreteria degli uffici operativi registra l accettazione dell offerta su CAI-C. L RPC controlla e firma la conferma d accettazione. -Richiesta/Ordine completi e congruenti con l offerta- Stipula del contratto -cliente -Richiesta documenti EPD (EPD completa, EPD per singola tematica, EPD di settore) -Apertura contratto su CAI-C -Caricamento pratica sul database Ascesi -Ordine cliente, oppure Richiesta convalida/precertificazione/certif icazione di processo EPD (EPD_04_REQUEST) compilata e firmata dal cliente -Cartella di archiviazione della pratica del Cliente RPC carica la pratica sul database per lo schema EPD di Ascesi.

7 Pag. 7/41 4 ASSEGNAZIONE Ufficio Locale TECNICI PER (supporto del settore L ESAME CCPLS) DOCUMENTALE E DEL TEAM DI VERIFICA ON SITE Contratto - cliente RPC, con possibile supporto di CCPLS, definisce uno o più tecnici incaricati per l esame documentale e della succesiva verifica on site 5. RPC assegna e comunica l incarico delle attività dell eventuale esame documentale, di audit on site presso il sito produttivo ai membri designati del GVI, assieme alle informazioni in merito ai prodotti oggetto di convalida. Non appena ricevuti, RPC invia inoltre ai tecnici designati lo studio LCA ed il documento EPD per la valutazione. Le informazioni necessarie allo svolgimento dell attività di verifica (es. indirizzo dell azienda, contatto aziendale, attività dell azienda) sono disponibili sulla site card di ASCESI. I nominativi dei tecnici incaricati devono essere comunicati all Organizzazione che può ricusarli. L esame documentale dello studio/i LCA e della/e EPD deve essere effettuato da un tecnico qualificato secondo l istruzione IS-CERTI-EPD-01. I tecnici designati non devono aver effettuato per l organizzazione oggetto di verifica, attività di consulenza per il prodotto oggetto di convalida entro i 3 anni antecedenti. In caso ciò non sia garantito, il tecnico non potrà partecipare all attività di convalida per quel prodotto. RPC nella definizione del GVI per l esecuzione dell audit on-site, tiene conto delle seguenti condizioni: -i componenti del GVI devono essere tutti previamente qualificati in accordo con le istruzioni ; -almeno un componente del GVI deve saper svolgere il ruolo di RGVI; -almeno un componente del GVI deve essere qualificato secondo l istruzione IS- CERTI-EPD-01, per apportare le competenze sulla LCA; -almeno un componente del GVI deve avere conoscenze adeguate relativamente al prodotto/processo/servizio, agli aspetti ed impatti ambientali ad esso legati e alle relative tecniche per il loro controllo. A questo scopo specifico può eventualmente essere aggiunto al GVI, un tecnico specialista della tipologia di prodotto/processo/servizio. In particolare nel caso in cui l organizzazione non sia certificata ISO e/o EMAS il team dovrà prevedere la presenza di un valutatore qualificato ISO e/o EMAS. -non si verifichino casi di conflitto d interesse tra i compiti del GVI e l Organizzazione: a tal proposito i membri del GVI non devono aver effettuato per l organizzazione oggetto di verifica, attività di consulenza per il prodotto oggetto di convalida entro i 3 anni antecedenti. In caso ciò non sia garantito, il membro del GVI non potrà partecipare all attività di convalida per quel prodotto. Sulla base dell ubicazione geografica del sito produttivo l RPC può prevedere un team composto da un valutatore EPD (nel ruolo di Team Leader) e da un valutatore ISO che effettui l uno la verifica del software, database impiegati, qualità dei dati, calcoli fatti, assunzioni, allocazioni e gli altri requisiti relativi agli aspetti afferenti all analisi LCA e documento EPD, e l altro che effettui il sopralluogo presso il sito produttivo allo scopo di valutare che gli ambiti di applicazione descritti nello studio LCA siano corretti, così come le modalità di raccolta dei dati ed i dati diretti raccolti. Quest ultimo dovrà rendicontare le evidenze e l esito dei suoi controlli al valutatore EPD per le opportune considerazioni del caso. RPC invia i commenti dell analisi documentale ricevuti dagli incaricati della valutazione documentale al RGVI. RGVI o RPC invia i commenti al cliente. Il TL incaricato invia all organizzazione il piano di audit con la data concordata per la verifica on site. -Assegnazione dei Tecnici che eseguono l esame documentale e la verifica on site -comunicazione all azienda degli incaricati della valutazione documentale e della verifica on site - Commenti analisi documentale E preferibile che il/i tecnici per l esame documentale siano qualificati secondo il CPC code-basic module, relativo al prodotto oggetto di verifica -necessità competenze specifiche sul prodotto nel team di on site -necessità competenze normativa ambientale applicabile (se azienda non certificata ISO e/o EMAS) Fax- Comunicazione del team di verifica EPD (EPD- 06_TEAM & DATE COM) firmato dal RPC o direttamente inviata al cliente con il nominativo del personale incaricato della valutazione documentale e della verifica on site

8 Pag. 8/41 FASI RESPONSABILITA INPUT 1 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUTPUT OBIETTIVO 2 CRITICITA 3 REGISTRAZIONI 5 VERIFICA DOCUMENTALE 6 PREPARAZIONE ED INVIO PIANO DI AUDIT Ufficio Locale Ufficio Locale Documenti LCA/EPD inviati dal cliente -Procedure per aggiornare le informazioni nell LCA e nell EPD (possono essere visionate on site) -Procedure stabilite per valutare le conformità alla legislazione ambientale applicabile ai processi rilevanti ed al prodotto (solo in caso si azienda non certificata ISO e/o EMAS, possono essere visionate on site)) Risultati della verifica documentale I tecnici designati verificano che la documentazione sia conforme ai requisiti delle norme (PCR, General Programme Instructions for EPD, ISO e ISO 14044) e comunicano l esito dell esame documentale (EPD-09 6 ) a RPC. Tutti i documenti di riferimento stabiliti nei PCR devono essere presi in considerazione e verificati. Nella documentazione inerente alla verifica (check-list) deve essere specificato, se uno o più di questi documenti risulta non applicabile e/o non rilevante. La verifica documentale può essere effettuata avvalendosi della lista di riscontro EPD-08 ed è volta in particolare a verificare che: - il documento EPD e lo studio LCA siano in conformità con i requisiti delle General Programme Instructions for EPD e corrispondente PCR - le procedure stabilite per l aggiornamento delle informazioni nell LCA e nell EPD rispettino i contenuti richiesti dal GPI (verificabile anche on site) - le procedure stabilite per la valutazione della conformità alla legislazione ambientale applicabile a tutti i processi rilevanti ed al prodotto (solo in caso di azienda non certificata ISO e/o EMAS) siano conformi a quanto richiesto dal GPI (verificabile anche on site) Eventualmente la verifica documentale dei dati, delle procedure per aggiornare le informazioni nell LCA e nell EPD e delle procedure per verificare la conformità alla legislazione potrà essere effettuata in parte o interamente on-site. Nel caso di azienda certificata ISO / EMAS la valutazione delle procedure relative alla conformità legislativa ambientale può essere evitata. In particolare per l EPD dovrà essere verificato che: - le informazioni siano presentate in modo trasparente e comprensibile - la presentazione sia credibile e neutrale - il formato della dichiarazione segua il lay-out raccomandato - siano fornite informazioni e guida su dove trovare materiali esplicativi supplementari. In particolare inoltre per l LCA dovrà essere verificato che i dati siano presentati per conformità a quanto previsto nel paragrafo (GPI 2.5) e (GPI 3.0) del General Programme Instructions for EPD. A seguito dell'esame possono essere richiesti all'organizzazione altri documenti ed informazioni supplementari o, se del caso, può essere richiesto di apportare correzioni o modifiche ai documenti forniti. Nel caso in cui, l audit venga svolto solo on-site a causa di tempi ridotti sul rapporto di verifica elaborato dal RGVI dovrà essere inserita tale informazione. L RGVI esegue le seguenti attività, almeno 1 settimana prima della data dell audit: A)calcola i tempi di visita B)definisce i siti da visitare -Documentazione conforme -Comunicazione all RPC Piano di visita inviato al Cliente -La fase documentale può essere svolta in parte o interamente on-site -Compilazione Ascesi. - (facoltativa) Check-list (EPD- 08_CHK) -Modulo commenti alla documentazione (EPD_DOCREVIEW_09) - In caso di prodotti da costruzione va compilato anche il file EPD_REP_Construction_Pro ducts (la verification dialogue ) Nella comunicazione - Piano di audit (EPD-11) di audit indicare la lingua utilizzata durante l audit. 5 Per salvaguardare l indipendenza dell audit ogni valutatore/tecnico qualificato è tenuto a comunicare al RPC qualsiasi propria relazione che esista, o che sia esistita negli ultimi tre anni, con l'organizzazione da verificare, prima di assumere l'incarico relativo a tale Organizzazione. - 6 Durante gli audit di sorveglianza viene compilato solamente il RVI con la corrispondente check list (facoltativa).

9 Pag. 9/41 FASI RESPONSABILITA INPUT 1 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUTPUT OBIETTIVO 2 CRITICITA 3 REGISTRAZIONI 7 AUDIT ON SITE CONVALIDA O PRECERTIFICAZIO NE 8 VERIFICA DELLE PROPOSTE DI AC 9 PROPOSTA DI CONVALIDA O DI Ufficio Locale -Piano di audit Ufficio Locale Ufficio Locale Proposte AC e tempi di attuazione -RVI -AC verificate C)prepara ed invia al Cliente il piano di audit GVI verifica che lo studio/i LCA e la/e EPD del Cliente siano conformi ai requisiti della norma e del Regolamento. Per l audit on site può essere utilizzata la check-list EPD-08, mentre viene compilato l annex A del rapporto di verifica ispettiva. L audit on site ha l obiettivo di: - verificare la presa in carico dei commenti emersi dall esame documentale, riportando opportunamente tutte le evidenze a supporto della chiusura dei commenti e le eventuali modifiche intervenute nei risultati a fronte della risoluzione dei rilievi - verificare la validità dei dati e delle informazioni incluse nello studio LCA e nell EPD - le fonti di dati usati per l inventario - verificare che gli input/output di processo considerati all interno dello studio LCA siano effettivamente quelli presenti all interno del processo produttivo aziendale (evincibile da sopralluogo presso sito produttivo del prodotto oggetto di analisi) - verificare la presenza di sostanze pericolose all interno del prodotto - verificare il rispetto di specifici requisiti previsti da PCR - valutare l applicazione delle procedure documentate stabilite per la raccolta e l aggiornamento delle informazioni contenute nell LCA e nell EPD - valutare la conformità con le leggi ambientali applicabili ai processi rilevanti ed ai prodotti (solo in caso di azienda non certificata ISO e/o EMAS) - verifica della metodologia e della strumentazione utilizzata per la raccolta e l elaborazione dati - verifica che i calcoli relativi agli indicatori delle categorie d impatto siano stati eseguiti correttamente in relazione all analisi d inventario e ai fattori di caratterizzazione L RGVI compila il rapporto di verifica e la check list di riscontro per gli output di processo produttivo e sostanze pericolose (EPD-27_CHK).. L RGVI comunica gli eventuali rilievi emersi in sede di audit on site e richiede l invio della proposta delle AC proponendo il tempo di invio delle AC nell ultima pagina del rapporto di verifica. La copia con le firme in originale del rapporto resta a, una copia viene lasciata all organizzazione. Il RGVI propone il periodo di revisione della/e EPD sull ultima pagina del RVI. Il Cliente può compilare le proposte di azione correttiva mediante compilazione manuale dei moduli cartacei. L RGVI controlla e conferma al Cliente l adeguatezza delle azioni correttive e dei tempi di attuazione proposti dal Cliente. RGVI predispone e firma il Rapporto di verifica completo che riporta tra l altro: RVI controfirmato dal Cliente Caricamento della visita sul database per lo schema EPD di ascesi. -RVI firmato dal RGVI e controfirmato dal cliente (la copia in originale rimane al cliente, la fotocopia rimane al ) (EPD_REP_GPI 2.5 oppure EPD_REP_GPI 3.0, solo allegato A). In caso di prodotti da costruzione va compilato anche il file EPD_REP_Construction_Produ cts (la verification dialogue ) - (facoltativa) Check-list compilate dal GVI (-EPD- 08_CHK) - check list di riscontro per gli output di processo produttivo e sostanze pericolose (EPD- 27_CHK - check list degli output di processo e sostanze pericolose) AC verificate - -Moduli delle Non conformità e raccomandazioni (EPD_REP_GPI, solo allegato A) siglati dal RGVI -verification dialogue -Proposta di convalida o di pre-certificazione In caso di uscita su chiamata dell azienda, -Rapporto di verifica (EPD_REP_GPI Completo)

10 Pag. 10/41 FASI RESPONSABILITA INPUT 1 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUTPUT OBIETTIVO 2 CRITICITA 3 REGISTRAZIONI PRECERTIFICAZIO NE nome dell Organizzazione e indirizzo del sito produttivo, -Proposta del periodo tipologia prodotto/i/servizio/i, di revisione della EPD PCR e norma di riferimento per la valutazione, e cadenza della nome del RGVI e dei componenti del GVI, sorveglianza periodica nome e posizione dei rappresentanti dell Organizzazione contattati, da sottoporre al ITR. descrizione sintetica del/i prodotto/i/servizio/i, descrizione dell iter di certificazione: accertamenti effettuati, criticità riscontrate, relativo esito e conclusioni raggiunte; descrizione delle attività svolte nella verifica dei dati di input, dei modelli utilizzati e delle banche dati e dati impiegati; puntuale chiusura dei rilievi con evidenza di chiusura e registrazione delle eventuali modifiche intervenute nei risultati a fronte della risoluzione dei rilievi; giudizio complessivo sullo studio LCA e sulla EPD; periodo di revisione (max 3 o 5 anni in funzione del GPI di riferimento) e cadenza della sorveglianza periodica almeno cadenza annuale. Nel caso in cui il cliente: - abbia una procedura di raccolta ed aggiornamento dati approvata da sulla base dei requisiti stabiliti dal GPI ed abbia optato per un controllo interno dell aggiornamento annuale sulla base della sua procedura di raccolta ed aggiornamento dati, le sorveglianze EPD verranno effettuate solo su chiamata/richiesta da parte del cliente stesso. PR designa una persona (ITR) che effettui la revisione tecnica indipendente, meglio se qualificato nel codice CPC dei prodotti/servizi oggetto di convalida. All interno del gruppo di revisione tecnica indipendente deve esserci anche una persona interna. RPC coadiuvato da SEC riesamina e prepara la documentazione da inoltrare a ITR 7 : 1. Proposta di convalida o di pre-certificazione; 2. Questionario informativo, se non già inoltrato in precedenza, 3. richiesta di convalida o di pre-certificazione; 4. rapporto di VI, 5. EPD(s), 6. Check list (facoltativa) 6.7. Check list delle sostanze pericolose ed output di processo (EPD_27) 7.8. Riesame del contratto le sorveglianze non seguiranno una periodicità cadenzata da - In caso di prodotti da costruzione anche il EPD_REP_Construction_Pro ducts (completo) -Proposta di convalida o di precertificazione (EPD-13 e EPD-13a) 10 PIANIFICAZIONE/ EFFETTUAZIONE VISITA SUPPLEMENTARE Ufficio Locale -RVI (LCA/EPD/Pr ocedure di validazione In caso di convalida il PCR specifico viene reso disponile agli ITR, ma non archiviato nella pratica cartacea. RPC firma la proposta di convalida o di precertificazione. RPC definisce, almeno 1 settimana prima della data della visita: A)data della visita B)composizione del GVI -RVI identificato dal numero di pratica seguito da /S o da /S/D se documentale Composizione GVI in base a NC Caricamento della visita supplementare sul portale., -RVI firmato dal RGVI e 7 In caso di riemissione del documento EPD in sede di sorveglianza il Q.I., il riesame del contratto e la relativa richiesta di convalida/precertificazione non vengono allegate tra la documentazione resa disponibile all ITR

11 Pag. 11/41 FASI RESPONSABILITA INPUT 1 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUTPUT OBIETTIVO 2 CRITICITA 3 REGISTRAZIONI interna delle EPD non conformi) -Proposte di AC e tempi di attuazione accettati 11 APPROV. Ufficio Locale e -Proposta di PROPOSTA DA PARTE DEGLI ITR Direzione Generale convalida o di 12 FIRMA EPD APPROVATA, (E ATTESTATO) (rilasciato solo su richiesta del cliente) precertificazio ne, -QI, -richiesta convalida o precertificazio ne, Direzione Generale Proposta di convalida o di precertificazio Il GVI deve comprendere almeno un componente che ha eseguito l'audit on site precedente, scelto a seconda della tipologia dei rilievi che hanno resa necessaria la visita supplementare. L estensione della verifica supplementare è valutata dal RPC in collaborazione col RGVI a seconda dei casi, in base al numero ed al tipo di NC rilevate. E possibile che la verifica possa essere solo documentale. Gli ITR verificano ed approvano la proposta di convalida o di precertificazione. Per la scelta del personale che può essere incaricato di effettuare le revisioni tecniche indipendenti, il PR consulta il file Tabella codici CPC_ITR per EPD. All interno del gruppo di revisione tecnica indipendente deve esserci anche una persona interna. Nei casi in cui l ITR decida variazioni al RVI rilasciato dal RGVI all Organizzazione, come ad esempio la classificazione diversa di un rilievo o modifiche alla/e EPD, è necessario darne comunicazione all Organizzazione. Il PR comunica all Organizzazione ed a RGVI le modifiche richieste dall ITR. L ITR invia i propri commenti tramite l EPD member report. La decisione dell ITR viene registrata nel form proposta di convalida_rinnovo (EPD-13) con la firma del tecnico che ha effettuato l ITR e giudizio finale nell apposito box alla base del documento. Qualora il tecnico non sia anche interno -Riesame del, il responsabile di schema, o qualora il responsabile di schema abbia contratto - (facoltativa) effettuato la verifica, il responsabile CCPLS firma la proposta di convalida_rinnovo assieme al tecnico indipendente e firma l EPD member report compilato dal tecnico. check list; - check list di La verbalizzazione di eventuali commenti emersi a fronte dell ITR è data dall EPD member report compilato dall ITR che ha effettuato la revisione tecnica indipendente. riscontro per gli output di processo Laddove sia presente un tecnico con competenza nel codice CPC dell EPD, l RPC dovrebbe designarlo come tecnico che effettuerà la revisione tecnica indipendente, purchè quest ultimo non abbia partecipato all attività di verifica (i.e. sia stato membro del team di verifica). produttivo e sostanze pericolose, -rapporto di Il tecnico designato per la revisione tecnica indipendente è responsabile del controllo della chiusura dei propri commenti formulati. La data di approvazione dell EPD sarà la data dell ultima approvazione del revisore tecnico indipendente riportata all interno dell EPD member report, e sulla proposta di convalida-rinnovo, nonché la data di ultimo aggiornamento (last updating) del VI, -EPD(s). report di audit. Infatti il report di audit deve essere aggiornato dal Team Leader con le parti relative all ITR (paragrafo dell ITR, campo del personale che ha effettuato l ITR e tabella con gli commenti dell ITR) a valle della chiusura dei commenti dell ITR. L EPD member report e la proposta di convalida devono essere firmati anche dal DM, nel caso in cui ITR e DM non siano la stessa persona. ne firmata dall ITR Il responsabile di schema: - assegna il numero di registrazione progressivo all EPD approvata ed appone il timbro di convalida o di precertificazione su ogni copia della EPD, riportando data e numero progressivo di registrazione ; -EPD convalidata o precertificata -Attestato firmato da parte del resp. CCPLS -Copie della EPD siglate pagina per pagina controfirmato dal cliente -Moduli di rilievo del RVI precedente con evidenza della risoluzione delle NC -Fax Comunicazione necessità visita suppletiva (EPD-14), solo se l audit supplementare è effettuato on-site. Modifiche al testo Viene tenuto aggiornato un file della/e EPD o alla con l elenco delle EPD classificazione di uno convalidate o pre-certificate dove o più rilievi richiesti sono riportate le seguenti dall ITR informazioni: - Ragione Sociale dell Organizzazione; - Nome commerciale del Prodotto/i/servizio/i oggetto della/e EPD; - Numero e data della convalida/pre-certificazione. -Controllo delle traduzioni del testo della EPD inviate dal Cliente - Possibile differenza temporale tra la data -Proposta di convalida o di precertificazione (EPD-13 e EPD-13-a) firmata per approvazione dal gruppo di revisione tecnica indipendente. Copia degli EPD member report con i commenti formulati e loro chiusura. -Operazione di assegnazione numero di convalida o di precertificazione -Completamento registrazione dati su ascesi. -attestato stampato, ove

12 Pag. 12/41 FASI RESPONSABILITA INPUT 1 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUTPUT OBIETTIVO 2 CRITICITA 3 REGISTRAZIONI 13 INVIO EPD APPROVATA, AUDIT REPORT (E ATTESTATO) (su richiesta del cliente) E CHIUSURA DEL PROCESSO 14 VERIFICA COMPLETEZZA DOCUMENTAZION E 15 AGGIORNAMENTO DEL SITO WEB Ufficio Locale Ufficio Locale Direzione Generale -Attestato di convalida/pre certificazione EPD (se richiesto dal cliente) firmato da parte del resp. CCPLS, - Copie EPD siglate pagina per pagina e firmate dal resp. CCPLS Documenti della pratica - predispone l attestato (solo su richiesta del cliente); A seguito dell esito positivo del controllo del resp. CCPLS, il responsabile CCPLS firma l attestato e le copie dell EPD. L attestato viene rilasciato solo su richiesta del cliente mentre è sempre rilasciato il documento EPD timbrato e firmato. Il Resp. Di schema rinvia a PR i documenti EPD timbrati L RPC comunica al cliente l avvenuta approvazione dell EPD ed invia il documento EPD convalidato il rapporto di verifica fompleto e l eventuale attestato di convalida/precertificazione EPD. Nel caso il servizio informatico non sia disponibile, l RPC provvede ad inviare copie cartacee delle EPD (una per ogni versione nella quale è tradotta) timbrate e firmate dal responsabile CCPLS e degli eventuali attestati all Organizzazione. Una copia dell EPD e dell eventuale attestato viene archiviata dal PR. WARNING Nel caso in cui la verifica abbia riguardato un codice CPC oggetto di estensione di accreditamento, l RPC comunica al cliente che il documento EPD potrà essere pubblicato sul sito dell International EPD System, solo dopo la decisione in merito all accreditamento da parte di ACCREDIA. RPC verifica la completezza della documentazione ed eventuale completamento. RPC verifica la compilazione di tutti i campi su Ascesi, sia di quelli di sua competenza (inserimento date e team di verifica) sia quelli di competenza dell RGVI (NC, raccomandazioni, approvazione AC). In particolare quest ultimo controllo viene applicato solo se RGVI ha usato ASCESI per compilare le NC. Il responsabile di schema provvede ad aggiornare il file delle EPD convalidate contenente le informazioni corrispondenti ai campi del sito web e successivamente invia all IT il file per opportuno aggiornamento del sito web stesso. Comunicazione al Cliente di avvenuta convalida/precertificazi one riunione del CTA e la data di firma del resp. CCPLS Pubblicazione del documento EPD convalidato solo a valle della decisione di accreditamento da parte di ACCREDIA (in caso di richieste di estensione di accreditamento a nuovi codici CPC) richiesto dal cliente (EPD_15); - una copia della/e EPD siglata pagina per pagina è trattenuta dal ad uso archivio; -Comunicazione al Cliente di avvenuta convalida/precertificazione (EPD-16) o di chiusura processo inviata all azienda Processo chiuso - Documentazione archiviata su ascesi Processo chiuso File Info convalide EPD da caricare su sito web Formatted: Font: Arial, 7 pt, Not Bold Formatted: Font: Arial, 7 pt, Not Bold Formatted: Font: Arial, 7 pt, Not Bold

13 Pag. 13/ DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DELLA FASI RESPONSABILITA INPUT 8 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUTPUT OBIETTIVO 9 CRITICITA 10 REGISTRAZIONI 1 REDAZIONE OFFERTA Ufficio Locale (supporto del settore CCPLS) 2 CONTROLLO E FIRMA OFFERTA 3 CONTROLLO ORDINE/ APERTURA PRATICA/ FIRMA CONTRATTO Ufficio Locale (supporto del settore CCPLS) QI compilato dal cliente Offerta redatta Ufficio Locale -Ordine del cliente oppure Richiesta di certificazione su modulo - Richiesta/Ord ine completi e congruenti con l offerta L RPC, con possibile supporto di CCPLS, esegue le seguenti attività: - analizza sul QI i dati necessari alla preparazione dell offerta - definisce le EPD da campionare in accordo al paragrafo 7, - verifica il PCR ed i corrispondenti codici CPC-basic module, i siti e i paesi in cui opera il Cliente -verifica l esistenza delle risorse e delle competenze necessarie per effettuare le verifiche nei tempi previsti -calcola il costo della certificazione e relativo mantenimento, tenendo conto dell effettivo tempo di verifica in giorni/uomo (secondo la tab. riportata nel paragrafo 7) 11 -redige l offerta NOTA: se qualsiasi società facente parte del Gruppo è stata coinvolta in attività di consulenza, prima di emettere l'offerta, l RPC attuare l istruzione IS-CRT--IMP- 01 e nel caso, coinvolgerà il CCB per la valutazione delle minacce di imparzialità. Il capoufficio controlla l offerta e la firma. SEC spedisce. Il Responsabile di pratica: -esamina la Richiesta/Ordine per verificare che sia congruente con l offerta inviata e che contenga tutti i dati previsti dal Regolamento per la Convalida della Dichiarazione Ambientale di Prodotto. In caso negativo, l RPC contatta il cliente per i chiarimenti necessari. La segreteria degli uffici operativi registra l accettazione dell offerta su CAI-C. RPC carica la pratica sul database per lo schema EPD di Ascesi. -Offerta redatta se qualsiasi società facente parte del Gruppo è stata coinvolta in attività di consulenza, prima di -Offerta firmata dal capoufficio -Offerta inviata all Organizzazione -Richiesta/Ordine completi e congruenti con l offerta- Stipula del contratto -cliente -Richiesta documenti EPD per la certificazione di processo EPD per esame emettere l'offerta, l RPC attuare l istruzione IS-CRT-- IMP-01 e nel caso, coinvolgerà il CCB per la valutazione delle minacce imparzialità. di -Registrazione dei dati del potenziale cliente su ANACLI, CAI-C -Registrazione del nominativo di chi ha eseguito la definizione offerta - EPD-01a compilato dal cliente Offerta (EPD-03_OFF PRO_CERT) stampata da Protocollo - - Offerta stampata da protocollo e firmata dal capoufficio -Apertura contratto su CAI-C -Caricamento pratica sul database Ascesi -Ordine cliente, oppure Richiesta certificazione di processo EPD (EPD- 04_REQUEST) compilata e firmata dal cliente -Cartella di archiviazione della pratica del Cliente 8 Input: Evento iniziale di una fase 9 Output/Obiettivo: Risultato della fase, motivo per il quale la fase si attiva 10 Aspetti particolarmente critici da tenere in considerazione 11 L inserimento deglli importi relativi all apertura della pratica e alla registrazione annua/emissione o convalida del certificato/epd possono essere inclusi, a discrezione del Responsabile dell Ufficio, nel man day rate.

14 Pag. 14/41 FASI RESPONSABILITA INPUT 8 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUTPUT OBIETTIVO 9 CRITICITA 10 REGISTRAZIONI 4 ASSEGNAZIONE GVI Ufficio Locale (supporto del settore CCPLS) Contratto - cliente RPC, con possibile supporto di CCPLS, definisce la composizione del GVI e del TL 12 L RPC deve definire GVI appropriati per l audit documentale e per la verifica on-site e concorda con l RGVI e con l azienda la/e data/e di verifica on site. Il GVI dell audit on site deve essere composto da almeno un valutatore qualificato nello schema EPD e da almeno un valutatore qualificato nello schema ISO 14001, o da un valutatore qualificato per effettuare la verifica della certificazione di processo EPD, come definito all interno della IS-CERTI-EPD-01 e nel complesso deve risultare qualificato per il/i codice/i CPC-basic module di riferimento dell azienda. I nominativi dei tecnici incaricati devono essere comunicati all Organizzazione che può ricusarli. L esame documentale dello studio/i LCA, delle EPD e del sistema di certificazione di processo EPD deve essere effettuato da un tecnico qualificato secondo l istruzione IS-CRT-EPD-02. L RPC definisce le EPD oggetto di campionamento. Le EPD oggetto di valutazione saranno solo quelle campionate assieme al loro corrispondente studio LCA. -Assegnazione dei Tecnici che eseguono l esame documentale e la verifica on site L assegnazione dei Tecnici per l esame documentale tiene conto del codice CPCbasic module, relativo al prodotto oggetto di verifica -Fax Comunicazione del team di verifica EPD (EPD_06_TEAM & DATE COM) 12 Per salvaguardare l indipendenza dell audit ogni valutatore/tecnico qualificato è tenuto a comunicare al RPC qualsiasi propria relazione che esista, o che sia esistita negli ultimi tre anni, con l'organizzazione da verificare, prima di assumere l'incarico relativo a tale Organizzazione.

15 Pag. 15/41 FASI RESPONSABILITA INPUT 8 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUTPUT OBIETTIVO 9 CRITICITA 10 REGISTRAZIONI 5 ESAME DOCUMENTALE Ufficio Locale - Documenti LCA/EPD inviati dal cliente - Elenco procedure di sistema EPD - Eventuale altra documentazi one richiesta (procedure di sistema EPD) I tecnici designati verificano che la documentazione (documenti EPD, studio/i LCA, elenco procedure di sistema, eventuali procedure di sistema) sia conforme ai requisiti delle norme (PCR, General Programme Instructions for EPD, ISO e ISO 14044) e comunicano l esito dell esame documentale a RPC che lo inoltra al Cliente. Tutti i documenti di riferimento stabiliti nei PCR devono essere presi in considerazione e verificati. Nella documentazione inerente alla verifica (checklist e/o RVI) deve essere specificato, se uno o più di questi documenti risulta non applicabile e/o non rilevante. La verifica documentale può essere effettuata avvalendosi della lista di riscontro EPD-08 (compilazione facoltativa) ed è volta in particolare a verificare che: -Documentazione conforme -Comunicazione cliente ed all RPC al Compilazione Ascesi. - -Check-list (EPD-08_CHK) (facoltativa) -Modulo commenti alla documentazione (EPD_DOCREVIEW_09) inviata dal cliente Per l EPD: - siano rispettati i requisiti previsti all interno del GPI e del corrispondente PCR di riferimento Per il sistema: - siano previste tutte le procedure e siano conformi nei contenuti a quanto richiesto dal GPI, annex B. 6 PREPARAZIONE ED INVIO PIANO DI AUDIT ON-SITE Ufficio Locale Risultati della verifica documentale A seguito dell'esame possono essere richiesti all'organizzazione altri documenti ed informazioni supplementari o, se del caso, può essere richiesto di apportare correzioni o modifiche ai documenti forniti. L'esito dell'esame viene comunicato al Cliente (Modulo EPD-09 commenti alla documentazione ), con indicazione puntuale degli eventuali rilievi. I moduli per la redazione del rapporto di verifica ispettiva sono redatti sempre da RGVI. L RGVI esegue le seguenti attività, almeno 1 settimana prima della data dell audit: A)calcola i tempi di visita C)definisce i siti da visitare, oltre alla sede centrale, in funzione delle EPD campionate D)prepara ed invia al cliente il piano di audit Piano di visita inviato al Cliente Nella comunicazione - Piano di audit (EPD-11a) di audit indicare la Compilazione Step lingua utilizzata predisposti su ASCESI durante l audit. - Il giorno di audit si intende composto da almeno 8 ore, con l esclusione del tempo di viaggio - Non sono accettabili frazioni del giorno di audit inferiori alla mezza giornata

16 Pag. 16/41 FASI RESPONSABILITA INPUT 8 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUTPUT OBIETTIVO 9 CRITICITA 10 REGISTRAZIONI 7 AUDIT ON-SITE Ufficio Locale -Piano di audit on-site - Risultati della verifica documentale - Documenti del sistema di certificazione del processo EPD 8 VERIFICA DELLE PROPOSTE DI AC Ufficio Locale 9 PROPOSTA DI Ufficio Locale CERTIFICAZIONE DI PROCESSO EPD Proposte AC e tempi di attuazione -RVI -AC verificate GVI verifica che: lo studio/i LCA e la/e EPD campionate siano conformi ai requisiti della norma e del Regolamento. le procedure previste per il processo di validazione interna delle EPD siano implementate correttamente. le procedure previste per l implementazione ed il mantenimento della certificazione di processo EPD siano corrette ed efficacemente applicate. Per l audit on site può essere utilizzata la check-list EPD-08 (facoltativa) ed i moduli per la redazione del rapporto di verifica ispettiva /liste di riscontro (obbligatorio per la parte di sistemi), nonché la check list EPD-27 per il controllo degli output del processo produttivo e delle sostanze pericolose eventualmente presenti nel prodotto. L RGVI può compilare il rapporto di verifica ispettiva mediante compilazione manuale dei moduli su carta. Il RGVI propone il periodo di validità della certificazione di processo EPD sull ultima pagina del RVI. Vengono visitati i siti produttivi corrispondenti ai prodotti oggetto delle EPD campionate RVI controfirmato dal Cliente Presenza di competenze EPD ed ISO all interno del GVI Caricamento della visita sul database per lo schema EPD di ascesi -RVI firmato dal RGVI e controfirmato dal cliente (la copia in originale rimane all OdC, la fotocopia rimane al Cliente) (EPD_REP_GPI 3.0_Process Certification, - allegato A) - e Verification_Dialogue (solo in caso di prodotti da costruzione) -Check-list compilata dal GVI (EPD_08_CHK). (facoltativa). - check list di riscontro per gli output di processo produttivo e sostanze pericolose (EPD- 27-check list di processo e sostanze pericolose) AC verificate - -Moduli delle Non conformità Il Cliente compila le proposte di azione correttiva mediante compilazione e raccomandazioni manuale dei moduli cartacei. (EPD_REP_GPI 3.0_Process L RGVI controlla e conferma al Cliente l adeguatezza delle azioni correttive e dei Certification, allegato A) tempi di attuazione proposti dal Cliente. siglati dal RGVI -Verification dialogue (solo in caso di prodotti da costruzione) -Proposta di - -Rapporto di verifica RGVI predispone e firma il Rapporto di verifica completo che riporta tra l altro: certificazione di processo completo (EPD_REP_GPI EPD 3.0_Process Certification) nome dell Organizzazione e indirizzo del sito produttivo, -Proposta del periodo di - (solo in caso di prodotti da validità della costruzione) Audit report for tipologia prodotto/i/servizio/i, certificazione di processo construction products PCR e norma di riferimento per la valutazione, EPD e cadenza della (EPD_REP_Construction nome del RGVI e dei componenti del GVI, sorveglianza periodica Products) completo nome e posizione dei rappresentanti dell Organizzazione contattati, da sottoporre agli ITR. -Proposta di certificazione descrizione sintetica del/i prodotto/i/servizio/i, di processo EPD (EPD-13) descrizione dell iter di certificazione: accertamenti effettuati, criticità riscontrate, relativo esito e conclusioni raggiunte; descrizione delle attività svolte nella verifica dei dati di input, dei modelli utilizzati e delle banche dati e dati impiegati; puntuale chiusura dei rilievi con evidenza di chiusura e registrazione delle eventuali modifiche intervenute nei risultati a fronte della risoluzione dei rilievi; giudizio complessivo sullo studio LCA e sulla EPD; giudizio complessivo sull applicazione delle procedure relative al processo

17 Pag. 17/41 FASI RESPONSABILITA INPUT 8 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUTPUT OBIETTIVO 9 CRITICITA 10 REGISTRAZIONI di validazione interna delle EPD; periodo di validità della certificazione (3 anni) e cadenza della sorveglianza periodica almeno annuale; Gestione chiusura delle NC. 10 PIANIFICAZIONE/ EFFETTUAZIONE VISITA SUPPLEMENTARE 11 APPROV. PROPOSTA DA PARTE DEGLI ITR Ufficio Locale Ufficio Locale e Direzione Generale -RVI (LCA/EPD/Pr ocedure di validazione interna delle EPD non conformi/non correttament e implementate ) -Proposte di AC e tempi di attuazione accettati -Proposta di certificazione di EPD, processo In particolare la sorveglianza annuale sarà finalizzata a controllare l applicazione delle procedure per il mantenimento della certificazione di processo EPD e delle EPD campionate (si veda formula per il campionamento al paragrafo 7), validate internamente. PR designa una persona (ITR) che effettui la revisione tecnica indipendente, meglio se qualificato nel codice CPC dei prodotti/servizi oggetto di convalida. Per la scelta del personale che può essere incaricato di effettuare le revisioni tecniche indipendenti, consultare il file Tabella codici CPC_ITR per EPD. All interno del gruppo di revisione tecnica indipendente deve esserci anche una persona interna. RPC coadiuvato da SEC prepara la documentazione da inoltrare a ITR: 1. Proposta di certificazione di processo EPD; 2. Questionario informativo, se non già inoltrato in precedenza, 3. richiesta di certificazione di processo EPD; 4. rapporto di VI, 5. EPD campionate, 6. Check list (facoltativa) 6.7. Check list sostanze pericolose ed output di processo 7.8. Riesame del contratto Il PCR specifico per le diverse EPD campionate viene reso disponile all ITR, ma non archiviato nella pratica cartacea. RPC firma la proposta di certificazione di processo EPD. RPC definisce, almeno 1 settimana prima della data della visita: A)data della visita B)composizione del GVI Il GVI deve comprendere almeno un componente che ha eseguito l'audit on site precedente, scelto a seconda della tipologia dei rilievi che hanno resa necessaria la visita supplementare. L estensione della verifica supplementare è valutata dal RPC in collaborazione col RGVI a seconda dei casi, in base al numero ed al tipo di NC rilevate. E possibile che la verifica possa essere solo documentale. Il PR assegna il personale incaricato di effettuare la revisione tecnica indipendente della pratica. Gli ITR verificano ed approvano la proposta di certificazione di processo EPD. Nei casi in cui l ITR decida variazioni al RVI rilasciato dal RGVI -RVI identificato dal numero di pratica seguito da /S o da /S/D se documentale - certificazione del processo di validazione interna delle EPD Composizione GVI in base a NC Modifiche al testo della/e EPD o alla classificazione di uno o più rilievi richiesti dagli ITR -Compilazione dello step visita supplementare su ASCESI -RVI firmato dal RGVI e controfirmato dal cliente (la copia originale resta all OdC, la fotocopia al Cliente) -Moduli di rilievo del RVI precedente con evidenza della risoluzione delle NC -Fax Comunicazione necessità visita suppletiva (EPD-14), solo se l audit supplementare è effettuato on-site. Sul database dello schema EPD di ascesi viene aggiornato l elenco delle certificazioni di processo EPD dove sono riportate le seguenti