IL PROGETTO INNOVAGIUSTIZIA NEL TRIBUNALE DI VARESE Claudia Gallo Ernst & Young. Varese, 15 luglio 2011

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1 IL PROGETTO INNOVAGIUSTIZIA NEL TRIBUNALE DI VARESE Claudia Gallo Ernst & Young Varese, 15 luglio 2011

2 Agenda Il progetto Innovagiustizia Il Cantiere di Varese Il Bilancio di Responsabilità sociale preventivo 2011 del Tribunale di Varese Conclusioni 15 luglio

4 L ambito territoriale Il Progetto Innovagiustizia interviene in 12 Uffici Giudiziari dislocati in 7 cantieri della Regione Lombardia. L obiettivo del progetto è la diffusione delle buone pratiche. Tribunale e Procura della Repubblica di Monza Tribunale di Varese Tribunale e Procura della Repubblica di Lecco Tribunale di Brescia Tribunale, Procura della Repubblica e Corte di Appello di Milano Tribunale e Procura della Repubblica di Crema Tribunale di Cremona 15 luglio

5 Le linee di intervento Linea 1 Linea 2 Linea 3 Analisi organizzativa e dei processi di lavoro, riprogettazione e avvio di un processo di change management Analisi dell utilizzo delle tecnologie informatiche, dei fabbisogni e delle competenze del personale in materia Costruzione della Carta dei servizi Linea 4 Accompagnamento alla certificazione di qualità Linea 5 Linea 6 Costruzione del Bilancio sociale Ideazione e realizzazione di un sito web e delle attività di comunicazione Linee specifiche per Cantiere Linee trasversali ai Cantieri 15 luglio

6 Il sistema di governo del progetto Il sistema di governo del progetto permette di: orientare e verificare le attività integrare la dimensione regionale del Progetto con l autonomia e specificità dei singoli Cantieri Comitato di pilotaggio Sistema di monitoraggio Capo progetto Comitato di progetto Comitato scientifico Cantieri 15 luglio

8 Il Tribunale di Varese Il Tribunale di Varese è un ufficio di medie dimensioni caratterizzato da una forte propensione all innovazione e un forte legame con il territorio. Questo mix ad oggi ha permesso di portare avanti progetti innovativi che hanno portato effettivi vantaggi al Tribunale: Innovazioni tecnologiche (es. GEPROCON, Certificati On Line, GIULIA, etc.) realizzate all interno del Tribunale, anche grazie ad accordi di collaborazione con altri organismi istituzionali Altri accordi tra istituzioni (es. Progetto Conciliamo, accordi per l inserimento di cassa integrati presso la struttura del Tribunale, convenzioni per i Lavori di pubblica utilità, etc.) Tali caratteristiche rendono il Tribunale di Varese un modello nella panoramica della giustizia italiana. Questo costituisce un opportunità per altri Uffici giudiziari in quanto permette di facilitare il trasferimento delle buone prassi e il loro adattamento alle specifiche realtà locali. 15 luglio

9 A che punto siamo Linea 1 Gen Giu Dic Gen Giu Dic Analisi preliminare Riorganizzazione e change management Linea 2 Analisi dotazioni tecnologiche Studio fattibilità rete Intranet Linea 3 Guida dei servizi Carta dei servizi Linea 4 Certificazione di Qualità Linea 5 Linea 6 BRS consuntivo 2010 BRS preventivo 2011 Comunicazione BRS consuntivo 2011 Segue focus 15/07/ luglio

10 Linea 1 Reingegnerizzazione dei processi Nel 2010 sono stati identificati gli ambiti di intervento Oggi stiamo lavorando su: reingegnerizzazione e digitalizzazione di processi: deposito digitale delle perizie da parte di CTU e periti deposito digitale di atti e memorie da parte degli Avvocati utilizzo di modulistica standard digitale per la redazione di verbali e sentenze liquidazione telematica delle spese di giustizia progettazione della struttura del sito web del Tribunale incentivazione al ricorso al Decreto ingiuntivo telematico Gli esiti di queste attività saranno pubblicate sul sito di progetto come best practice per dare spunti utili a sviluppare pratiche virtuose agli altri Uffici. 15 luglio

11 Linea 3 4 Guida e Carta dei Servizi Certificazione qualità Guida e carta dei servizi Il Tribunale di Varese già disponeva di una guida dei servizi molto dettagliata, che è stata presa ad esempio da altri Uffici Giudiziari italiani. INNOVAGIUSTIZIA ha permesso di integrare la Guida con 34 nuovi servizi e 19 integrazioni parziali di servizi esistenti, che è in corso di implementazione sul sito web. Sarà redatta una Carta dei servizi con indicatori e standard di qualità su cui il Tribunale si impegna con il territorio (es. n. giornate dal deposito dell'istanza all'emissione del decreto ingiuntivo, n. giornate per la pubblicazione delle sentenze, etc) Accompagnamento alla certificazione di qualità È in corso la predisposizione della documentazione di accompagnamento alla certificazione di qualità del servizio Certificati on line, servizio sensibile importante da certificare in termini di sicurezza, tempestività e attendibilità verso i cittadini. 15 luglio

12 Linea 5 Bilancio di responsabilità sociale (BRS) Il Tribunale di Varese vanta una rete di relazioni con il territorio che offrono numerose opportunità di confronto e collaborazione e che costituisce in sé una best practice, da cui altri uffici possono trarre spunto. Il documento deriva da: un processo strutturato e complesso di condivisione delle azioni collaborative esistenti tra il Tribunale e i suoi portatori di interesse (stakeholder) di individuazione dei punti di forza da valorizzare e delle debolezze da migliorare. Il BRS preventivo individua una serie di attività che Tribunale e interlocutori si sono proposti di realizzare nel corso dell anno con l obiettivo di rendere più efficaci ed efficienti i servizi del Tribunale sul territorio. A fine anno si procederà a consuntivare i risultati ottenuti (BRS consuntivo). 15 luglio

14 Metodologia 1. Analisi del contesto del Tribunale di Varese 2. Mappatura degli stakeholder del Tribunale di Varese 3. Selezione degli stakeholder più rilevanti 4. Interviste con gli stakeholder selezionati, mirate all identificazione delle azioni collaborative esistenti e dei relativi punti di forza e debolezza 5. Individuazione degli ambiti di intervento per il 2011, a partire dalle opportunità e dalle criticità emerse 6. Redazione del BRS preventivo Presentazione del documento al territorio 15 luglio

15 Metodologia Analisi del contesto L analisi del contesto si è focalizzata sui seguenti aspetti: Organizzazione Attività e principali indicatori di performance Bilancio economico Risorse infrastrutturali Dall analisi del contesto emergono le peculiarità del Tribunale e del territorio di riferimento che giustificano le azioni concordate tra l Ufficio e gli stakeholder, come: la necessità di sopperire alle carenze nell organico a fronte di un carico di lavoro in aumento la propensione all innovazione tecnologica e al recupero di efficienza l attenzione nei confronti dei più deboli la numerosità degli attori coinvolti 15 luglio

16 Metodologia Contatto con gli stakeholder Sistema giustizia Istituzioni Mondo della formazione Pubbliche amministrazioni Mappa degli STAKEHOLDER Fornitori Enti locali Ordini professionali Altri interlocutori Interlocutori selezionati Provincia di Varese Camera di Commercio di Varese Digicamere Ordine degli Avvocati di Varese Ordine dei dottori commercialisti e degli esperti contabili di Varese Consiglio notarile di Milano ASL di Varese Amministratori di sostegno Associazionismo Interviste Esame delle azioni collaborative esistenti Discussione dei punti di forza e debolezza di tali collaborazioni Analisi dei principali processi che riguardano gli interlocutori e il Tribunale Individuazione dei possibili ambiti di sviluppo di una collaborazione 15 luglio

17 Metodologia Definizione degli ambiti di intervento A partire dalle opportunità e dalle criticità emerse delle interviste sono stati individuati gli ambiti di intervento per il 2011 e, in particolare, le possibili azioni. Tali azioni sono riportate nel BRS in relazione a: le politiche del Tribunale in cui si collocano gli obiettivi che intendono raggiungere gli stakeholder di riferimento la figura responsabile all interno del Tribunale Questo quadro è detto Matrice della pianificazione strategica MATRICE DELLA PIANIFICAZIONE STRATEGICA Politiche Obiettivi Stakeholder Azioni Responsabilità 15 luglio

18 Il BRS in sintesi Politiche Principali obiettivi Principali azioni Miglioramento organizzativo Miglioramento di processo Miglioramento dell informatizzazione Miglioramento logistico Porre rimedio alla scopertura di organico e favorire la formazione Recupero di efficacia ed efficienza nelle procedure Favorire l accesso IT ai servizi e alle informazioni del Tribunale Migliorare le infrastrutture e la logistica della sede Collaborazioni con risorse di altri enti, bando provinciale per LSU presso il Tribunale, stage con scuole e università, formazione erogata da istituzioni esterne Convenzioni per lavori di pubblica utilità, tavoli di lavoro per amministrazione di sostegno, omogeneità nelle procedure di conciliazione, protocolli su soggetti deboli Miglioramento e diffusione certificati on line, lancio del nuovo sito, evoluzione di Geprocon, ideazione di nuovi software (conciliazione, procedure esecutive immobiliari) Allestimento di una stanza per l ascolto dei minori e degli incapaci 15 luglio

20 Conclusioni Il progetto INNOVAGIUSTIZIA a Varese sta producendo risultati concreti e favorendo la diffusione delle buone pratiche dell Ufficio presso gli altri Cantieri del progetto, grazie a: un ambiente ed un contesto aperti all innovazione; l esperienza del RTI di progetto su diversi cantieri lombardi e su altri cantieri italiani che aderiscono al progetto interregionale. La stesura del BRS è un momento del progetto che ha aperto numerose opportunità di sviluppo per il Tribunale e su cui, quindi, anche le altre linee del progetto si possono focalizzare (in particolare la Linea 1). A fine anno si procederà alla consuntivazione delle attività svolte, ma alla luce delle proficue collaborazioni già attive con i soggetti coinvolti, riteniamo che gli impegni presi porteranno a risultati positivi. 15 luglio

21 GRAZIE PER L ATTENZIONE 15 luglio