Manuale Fornitore SEA Navigazione Portale e Qualifica

Transcript

1 Manuale Fornitore SEA Navigazione Portale e Qualifica Pagina 1/31

2 Sommario 1. ACCESSO AL PORTALE... 3 Auto-registrazione... 3 Log On GESTIONE UTENZA E CARICAMENTO DOCUMENTI DATI GENERALI RICHIESTA DI QUALIFICA PER NUOVA CATEGORIA ACQUISTO Compilazione Questionari Vetrina Documentale Esito Processo di Qualifica RICHIESTA MODIFICA CATEGORIA ACQUISTO ISCRIZIONE SISTEMI DI QUALIFICA APPALTI E ASTE COLLABORAZIONE FORNITORI Pagina 2/31

3 PREMESSA Il presente documento vuole illustrare tutte le funzionalità relativamente alla gestione dell anagrafica fornitore ed ai processi di qualificazione. I capitoli sono di interesse ai fornitori che vogliono partecipare ad un appalto e per coloro che intendono procedere con un processo di qualificazione per l albo fornitori o per i sistemi di qualifica. 1. ACCESSO AL PORTALE Se il fornitore possiede già utenza e password può entrare nella sua area riservata se invece non possiede ancora un utenza deve procedere facendo una nuova registrazione Figura 1 - Accesso al portale Auto-registrazione Per effettuare una nuova registrazione il fornitore dovrà prima prendere visione ed accettare le condizioni generali di utilizzo e le clausole vessatorie Pagina 3/31

4 Figura 2 - Accettazione Clausole Solo dopo potrà portare a termine la registrazione completando i seguenti step: Figura 3 - Step di registrazione Nei dati anagrafici deve inserire: Dati dell azienda Indirizzo sede legale Dati Fiscali Pagina 4/31

5 Figura 4 - Dati Anagrafici Nelle Informazioni di contatto vanno inseriti i riferimenti di una persona all interno dell azienda: Figura 5 - Informazioni di Contatto Prima di confermare viene esposto il riepilogo delle informazioni inserite. Ed è possibile: confermare la propria candidatura usando il tasto conferma ed invia candidatura ; tornare indietro e modificare le informazioni necessarie Pagina 5/31

6 Figura 6 - Verifica Dati Alla pressione del tasto conferma il fornitore riceve la convalida della propria registrazione e il proprio codice identificativo. Contestualmente il fornitore riceve comunicazione via mail di: link portale fornitori propria utenza password iniziale per accedere. La password fornita non è definitiva: al fornitore, al momento del primo log-on, viene chiesto di modificarla. Figura 7 - Modifica Psw Pagina 6/31

7 Figura 8 - Registrazione Completata Log On Collegandosi al seguente link il fornitore può effettuare l accesso alla propria area personale: Figura 9 - Accesso al portale 2. GESTIONE UTENZA E CARICAMENTO DOCUMENTI Al primo accesso viene chiesto di accettare le condizioni di utilizzo del portale che è possibile scaricare dagli appositi link Pagina 7/31

8 Figura 10 - accettare condizioni di utilizzo Al momento del primo accesso il fornitore non ha ancora la possibilità di candidarsi per la qualifica ma ha a disposizione solo un area documentale: Figura 11 - Area Documentale In questa area devono essere caricati i documenti che SEA ritiene fondamentali per accedere al portale. Questa è una vetrina pre-configurata. Ciò significa che il fornitore prende visione dei documenti richiesti e nell apposita sezione provvede a caricarli: Pagina 8/31

9 Figura 12 - area documentale NB: non è possibile cancellare un documento obbligatorio per l iscrizione a portale o obbligatorio per la qualifica. Accanto ad ogni documento c è il relativo stato; solo quando tutti i documenti saranno stati caricati e successivamente approvati da SEA il fornitore avrà la possibilità di candidarsi per la qualifica. Fare l upload di un documento è molto semplice. Basta seguire i seguenti passi: selezionare il documento selezionare il tasto upload documenti selezionare il tasto sfoglia per navigare il proprio desktop e scegliere il documento fare upload del documento fare salva per confermare Figura 13 - Upload di un documento Alcuni documento potrebbero richiedere obbligatoriamente l inserimento di una data di scadenza. Senza la data di scadenza il sistema non permette di confermare il caricamento del documento: Pagina 9/31

10 Figura 14 - data di scadenza Quando un documento viene caricato cambia stato e diventa da validare. Cambia lo stato, appare la data di scadenza ed è riportata l utenza che ha caricato il documento: Figura 15 - documento da validare È possibile anche fare il download dei documenti caricati: Figura 16 - download documenti Il fornitore può monitorare i documenti in quanto il loro stato cambia man mano che vengono analizzati dall utente SEA. Un documento può essere validato oppure può esserne richiesta una integrazione. In questo secondo caso il fornitore viene avvertito tramite un alert e deve provvedere a ricaricare il documento con le informazioni mancanti: Pagina 10/31

11 Figura 17 - Stato Documenti "Validato" Figura 18 - Richiesta Integrazione documento Dopo che i documenti di abilitazione al portale sono stati tutti approvati, il fornitore ha a disposizione diverse sezioni: Documenti: vetrina documentale in cui ci sono i documenti rilevanti per l iscrizione a portale. NB: i documenti rilevanti per la qualifica sono presenti nella sezione dedicata Qualificazione in albo. Dati Generali: dati generali del fornitore. In questa sezione è possibile gestire le persone di contatto Qualificazione in albo: in questa parte è possibile effettuare l iscrizione all albo fornitori SEA Appalti e aste: riepilogo degli appalti a cui il fornitore è stato invitato Collaborazione Fornitore: riepilogo degli ordini di acquisto fatti da SEA al fornitore Iscrizione sistemi di qualifica: sezione in cui è possibile iscriversi ai sistemi di qualifica Pagina 11/31

12 Figura 19 - Approvazione Documenti di abilitazione al portale 3. DATI GENERALI In questa sezione possono essere gestite le persone di contatto del fornitore. È divisa in due parti: Dati anagrafici: dati dell azienda e partita iva Indirizzi e contatti: gestione persone di contatto Pagina 12/31

13 Figura 20 - Dati generali È possibile entrare in elaborazione nella sezione indirizzi e contatti e si ha la possibilità di aggiungere nuove persone di contatto compilando i campi obbligatori: Figura 21 - Indirizzi di Contatto I tipi di persona di contatto possibili da assegnare sono: Pagina 13/31

14 Figura 22 - Tipo di persona di contatto Referente Piattaforma: vede tutto Referente Cfolder: vede solo la parte documentale Referente Procurement: vede la parte inerente ad appalti ed aste ed alla gestione degli ordini di acquisto Referente Vendor: vede la parte relativa alla qualifica in albo Pagina 14/31

15 Referente Sistemi di qualifica: vede la parte relativa ai sistemi di qualifica 4. RICHIESTA DI QUALIFICA PER NUOVA CATEGORIA ACQUISTO Il Processo di Qualifica (inserimento in Albo) può essere attivato accedendo alla sezione Qualificazione in Albo dove si potrà fare richiesta di nuova qualifica per una specifica Categoria (Albo) o, come vedremo, per la modifica di una categoria. È possibile pubblicare un nuovo questionario generale (Per es. nel caso in cui questionario stia per scadere): Figura 23 - Nuovo questionario generale NB: Il fornitore riceve un alert 3 mesi prima della scadenza del questionario generale. Ha a disposizione questo tempo per pubblicare un nuovo questionario e procedere con la relativa compilazione altrimenti, percorsi i 3 mesi, scadrà automaticamente la qualifica anche sulle categorie già qualificate. È da precisare però che, all approvazione del questionario generale, le categorie, qualora non fossero scadute, torneranno nuovamente attive. Il fornitore riceverà un alert anche prima della scadenza del questionario di categoria. In questo caso, Pagina 15/31

16 un eventuale scadenza comporterà l inibizione della singola categoria senza avere alcun effetto sulle altre. È possibile dare avvio ad un nuovo processo di qualifica selezionando il tasto Nuova richiesta di Qualifica : Figura 24 - Nuova Richiesta di Qualifica Alla pressione del tasto Nuova Richiesta di Qualifica si apre una schermata in cui il fornitore potrà selezionare la categoria per cui qualificarsi. La ricerca della categoria può avvenire: 1) In base alla descrizione della categoria; 2) In base all alberatura merceologica 3) Usando il tasto rilevare e scegliendo la categoria fra quelle presenti Pagina 16/31

17 Figura 25 - Scelta della Categoria Nel caso in cui la categoria possieda degli attributi è obbligatorio sceglierne almeno uno e poi fare conferma : Figura 26 - scelta attributi Il fornitore riceve conferma della creazione della richiesta: Pagina 17/31

18 Figura 27 - creazione richiesta Immediatamente nella sezione categorie acquisto appare la categoria in stato Nuovo e viene indicato l attributo scelto: Figura 28 - Categoria e attributo Compilazione Questionari Nella sezione Questionari vengono raccolti tutti i questionari a cui il fornitore deve rispondere per poter essere sottoposto a valutazione ed essere qualificato in Albo. Di seguito gli stati del questionario: Pagina 18/31

19 Pubblicato indica che il fornitore può rispondere al questionario; Inviata risposta indica che il questionario è stato già risposto dal fornitore; Confermato indica che il questionario è stato approvato da SEA. Esistono due tipologie di questionari: 1. Generale: domande di carattere generale sulla attività del fornitore, possono essere richiesti anche allegati di documentazione da caricare; 2. Specifico per Categoria Acquisti/ Variazione Categoria: domande pertinenti l area circoscritta alla Categoria Per procedere con l apertura e la compilazione dei questionari che si trovano in stato Pubblicato, cliccare sull icona presente nell ultima colonna sulla destra. Così facendo si avrà la possibilità di procedere sia alla visualizzazione che alla compilazione delle domande presenti in ogni sezione/modulo. Figura 29 - compilazione questionario E possibile compilare, previo salvataggio, in più riprese il questionario aperto. Al completamento dello stesso cliccare sul pulsante invia questionario per confermare. Pagina 19/31

20 Figura 30 - Invio questionario Se il completamento è corretto e l inoltro per la valutazione è andato a buon fine allora lo stato del questionario cambierà da Pubblicato a Inviata Risposta. Se il questionario verrà valutato incompleto, si riceverà una mail con indicato il motivo della restituzione dello stesso. In questo caso lo stato del questionario sarà Richiesta integrazione e occorrerà riaccedere e compilarlo secondo le indicazioni fornite. Al termine dell approvazione a carico del Valutatore SEA, lo stesso Questionario, avendo ricevuto esito positivo, passerà nello stato Confermato. Pagina 20/31

21 Figura 31 - stato confermato All interno del questionario sono presenti i seguenti controlli: se una domanda è obbligatoria e non viene risposta è possibile solo salvare il questionario; se il fornitore dichiara di avere un documento ma non lo carica prima in vetrina non può inviare risposta al questionario; se un documento è ritenuto fondamentale da SEA ed il fornitore dichiara, rispondendo alla relativa domanda, di non possederlo non può essere inviata risposta al questionario. Come si evince c è una forte integrazione fra il questionario ed i documenti che dovranno essere caricati in vetrina documentale. Vetrina Documentale La sezione preposta alla Documentazione viene suddivisa in Documenti di Qualifica e Altri Documenti. La sezione Documenti di Qualifica viene predisposta direttamente dal sistema in base alle richieste di qualifica che vengono attivate dal fornitore ed eventualmente può essere integrata. La lista di documenti da caricare che viene visualizzata qui è unica, obbligatoria e necessaria per il buon esito della valutazione complessiva. La sezione Altri Documenti è dedicata invece alla lista di documenti volontari e/o non obbligatori ai fini del processo di qualifica. Qui possono essere caricati file, documenti, autocerficazioni, etc. non direttamente rilasciati da autorità pubbliche o riconosciute. In questa sezione ci sono tutti i documenti da caricare per procedere con la qualifica: Pagina 21/31

22 Figura 32 Documenti Come nel caso di quelli rilevanti per l accesso al portale, i documenti per la qualifica devono essere caricati. Per caricare a sistema un documento di Qualifica, selezionare la riga di interesse (in base al tipo di certificato che si intende inserire) e cliccare il pulsante Upload Documenti. Si aprirà un popup in cui verrà richiesto di selezionare il file dal proprio computer e quindi caricarlo cliccando Upload. Per confermare l upload è necessario sempre salvare. Figura 33 - Upload Documenti N.B: Per alcuni documenti della directory Qualifica potrebbe essere obbligatorio indicare una data di scadenza entro cui occorrerà (dietro alert del sistema) provvedere al rinnovo e caricamento di una nuova versione aggiornata del documento. Pena la non validità degli stessi. Per visualizzare il file o scaricarlo sul proprio desktop, selezionare la riga e cliccare su Download Documenti. In questo caso si aprirà una finestra con le versioni di tutti i file presenti per il tipo documento scelto. Pagina 22/31

23 Figura 34 - download documenti Nell area Altri Documenti è altresì possibile cancellare o aggiungere file/documenti di diversa natura e genere. Selezionare la directory Altri Documenti e cliccare su Aggiungi documento. Si aprirà il popup sotto: Figura 35 - Aggiungi Documenti Nel campo Tipo Documento descrivere la tipologia del documento che si sta inserendo, mentre dal pulsante Sfoglia sarà possibile scegliere il file presente nel proprio pc. IMPORTANTE. Dopo aver caricato un documento (e per i documenti di Qualifica inserita anche la data di scadenza) occorre cliccare su Salva per rendere effettive le operazioni. Il pulsante è posizionato sotto l etichetta Vetrina Documentale, cliccando un popup chiederà la conferma dell operazione. I documenti appositamente caricati possono essere validati dall utente SEA oppure può essere richiesta una integrazione della documentazione. Il campo Stato Documento indica l avvenuta approvazione da parte del valutatore se contrassegnata da semaforo verde (validato) o al contrario se rosso (richiesta integrazione) o giallo (da validare). NB: Pe quanto concerne le operazioni effettuabili nell area documentale, necessita precisare che nell area di Qualifica non è consentito né rimuovere documenti dalla lista in visualizzazione né aggiungerne di ulteriori. Tali attività saranno possibili solo per i documenti presenti nella directory Altri documenti : Pagina 23/31

24 Figura 36 - cancellazione documento Nel momento in cui i questionari sono approvati da SEA lo stato cambia ed il fornitore nella propria area personale risulta qualificato per la categoria: Figura 37 - questionari confermati Esito Processo di Qualifica Al termine dell approvazione della richiesta di qualifica nel campo Stato sarà possibile visualizzarne l esito: Nuovo: richiesta di qualifica in corso di valutazione Non Qualificato: richiesta di qualifica con esito negativo Qualificato: richiesta di qualifica con esito positivo In corrispondenza della Categoria Acquisti evidenziata, apparirà in basso (se presente) la tabella degli attributi,se previsti, con i relativi flag di qualifica. Pagina 24/31

25 Figura 38 - Stato della Qualifica 5. RICHIESTA MODIFICA CATEGORIA ACQUISTO Per il fornitore può nascere l esigenza di comunicare una modifica dei propri attributi (aggiunta o rimozione). Per richiedere una modifica dell attributo legato alla Categoria Acquisti per la quale si è già in stato Qualificato selezionare la categoria e poi nella tabella degli attributi selezionare il tasto Variazione famiglia attributi Pagina 25/31

26 Figura 39 - Varazione attributi Apparirà una pop-up in cui selezionare un differente attributo e selezionare richiedi variazione famiglia attributi per procedere con la nuova qualifica. Non si può procedere con la variazione se: non si seleziona nessun attributo non si cambia effettivamente attributo Pagina 26/31

27 Figura 40 - richiesta famiglia attributi Alla pressione del tasto, solo se alla richiesta di variazione attributi ne è associato uno, viene pubblicato un questionario: 1. nel caso in cui il questionario venga pubblicato il fornitore invia risposta e poi aspetta che l utente SEA lo approvi; 2. nel caso in cui il questionario non venga pubblicato il fornitore attende che l utente SEA approvi la richiesta di variazione attributi. L iter approvativo è lo stesso di quello esplicitato nel corso del paragrafo 4. All approvazione della richiesta il fornitore visualizzerà lo stato della categoria e i nuovi attributi associati nella sezione categorie acquisto. 6. ISCRIZIONE SISTEMI DI QUALIFICA Andando nella sezione dedicata il fornitore può iscriversi ad un sistema di qualifica: Pagina 27/31

28 Figura 41 - Sistema di Qualifica Per avviare l iscrizione ad un nuovo Sistema di qualifica: 1. selezionare tasto nuova richiesta di qualifica ; 2. scegliere una categoria. La scelta della categoria può avvenire per descrizione oppure scegliendola fra tutte quelle presenti in seguito alla pressione del tasto rilevare ; 3. scegliere un attributo se associato alla categoria. Figura 42 - Iscrizione Sistemi di Qualifica Alla pressione del tasto conferma viene generate la richiesta di iscrizione e se ne riceve conferma: Pagina 28/31

29 Figura 43 - Conferma iscrizione sistemi di qualifica Usando il tasto aggiorna è possibile verificare lo stato della categoria: Figura 44 - stato sistemi di qualifica Contestualmente viene pubblicato il questionario relativo alla categoria ed in vetrina vengono predisposti i documenti necessari all iscrizione: Pagina 29/31

30 Figura 45 Questionario Predisposizione documenti in vetrina documentale: Figura 46 - Vetrina Documentale Gli step seguenti sono gli stessi elencati per l iscrizione all albo di qualifica (paragrafo 4): Compilazione Questionario Upload documenti in vetrina documentale Esito processo di qualifica NB: nel caso in cui il fornitore voglia procedere con una richiesta di variazione attributi il percorso da fare è lo stesso di quello indicato nel caso di qualifica in albo (paragrafo 5 richiesta di modifica categoria acquisto) 7. APPALTI E ASTE In questa sezione sono disponibili le gare a cui il fornitore è stato invitato. È possibile ricercare le gare usando i criteri di ricerca definiti: Pagina 30/31

31 Figura 47 - Appalti ed Aste 8. COLLABORAZIONE FORNITORI In questa sezione il fornitore può gestire gli ordini di acquisto: Figura 48 - Collaborazione Fornitori Pagina 31/31