Codice documento: DC-AP-ROLPA#01 Versione: 01 PVCS: Data di emissione: Stato: Rete Oncologica Lombarda. Funzione Nome Firma

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1 Rete Oncologica Lombarda - Progetto prototipale - Macroarea 4 - Cura della persona malata, interscambio d esperienza e teleconsulto Progetto operativo Codice documento: DC-AP-ROLPA#01 Versione: 01 PVCS: Data di emissione: Stato: LI LI Redazione Verifica Approvazione Emissione Funzione Nome Firma DC-AP-ROLPA#01, V01, Pagina 1 di 12

2 CRONOLOGIA DELLE VERSIONI Num. versione Sintesi delle variazioni 1.0 Prima emissione SOSTITUISCE/MODIFICA LIMITI DI UTILIZZO DEL DOCUMENTO DC-AP-ROLPA#01, V01, Pagina 2 di 12

3 INDICE DEL DOCUMENTO 1. INTRODUZIONE SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI ACRONIMI E DEFINIZIONI ORGANIZZAZIONE DEL PROGETTO ASPETTI GENERALI DEFINIZIONE ATTIVITÀ E PIANIFICAZIONE COORDINAMENTO DEL PROGETTO ANALISI DEI BISOGNI DEFINIZIONE DI UNA METODOLOGIA DELLA RAPPRESENTAZIONE DELLA CONOSCENZA DEFINIZIONE DI ALGORITMI CLINICI E DEFINIZIONE DI PERCORSI DIAGNOSTICO TERAPEUTICO DEFINIZIONE DI OUTPUT CLINICI STRUTTURATI DEFINIZIONE SOLUZIONE TECNOLOGICA PER REGISTRAZIONE E CONDIVISIONE OUTPUT CLINICI TELECONSULTO ONCOLOGICO: DEFINIZIONE DI CRITERI PER LA SUA REALIZZAZIONE IN AMBITO MONO E MULTI DISCIPLINARI REALIZZAZIONE DELLA SOLUZIONE SOFTWARE PER L ATTUAZIONE DEL PROGETTO PROTOTIPALE SISTEMA DI QUALITÀ CERTIFICAZIONE DELLA RETE UTILIZZO IN AMBIENTE DI TEST DELLA SOLUZIONE SOFTWARE REALIZZATA ANALISI DEI RISULTATI IN AMBITO CLINICO-ORGANIZZATIVO, ECONOMICO ED APPROPRIATEZZA DC-AP-ROLPA#01, V01, Pagina 3 di 12

4 1. INTRODUZIONE 1.1. SCOPO Questo documento definisce le attività costituenti il progetto prototipale per l attuazione del progetto Cura della persona malata, interscambio di esperienze e teleconsulto della Rete Oncologica Lombarda deliberato con DGR n.vii/20889 di cui alla delibera [1]. Per ciascuna attività vengono descritti i relativi contenuti, l organizzazione del gruppi previsti, i risultati (output) attesi e pianificazione temporale CAMPO DI APPLICAZIONE Regione Lombardia RIFERIMENTI [1] Delibera Giunta Regione Lombardia n. VII/20889 del 16 febbraio 2005 di oggetto Interventi in campo oncologico: prima attuazione. A) Attivazione e finanziamento dei programmi di screening del colon-retto nelle Asl della Regione Lombardia; B) Rete Oncologica Lombarda: prima fase progettuale; C) Collaborazione in ambito oncologico tra AO S.Paolo e Istituto Oncologico Europeo; D) Partecipazione al progetto presentato dall Agenzia per i servizi sanitari regionali sulla valutazione sperimentale costo-efficacia delle linee guida sugli screening ACRONIMI E DEFINIZIONI ROL INT IEO START LI CRS-SISS Rete Oncologica Lombarda Istituto Nazionale Tumori, Milano Istituto Europeo di Oncologia, Milano progetto State-of-the-Art Oncology in Europe. Lombardia Informatica S.p.A. Carta Regionale dei Servizi - Sistema Informativo Socio Sanitario. DC-AP-ROLPA#01, V01, Pagina 4 di 12

5 2. ORGANIZZAZIONE DEL PROGETTO 2.1. Aspetti generali Il progetto prevede lo sviluppo del nucleo della futura Rete Oncologica Lombarda, inizialmente, su tre patologie oncologiche, con il coinvolgimento delle strutture ospedaliere di tutti i Dipartimenti Oncologici lombardi (22 dipartimenti), delle strutture intermedie e della medicina generale. Il Coordinamento delle attività del progetto è affidato alla Direzione Scientifica dell INT. Responsabile Scientifico del progetto è il dr. Natale Cascinelli, Direttore Scientifico dell INT. Al fine di condurre il progetto realizzando un elevato grado di coinvolgimento e collaborazione tra tutti i Dipartimenti Oncologici lombardi in ogni fase del progetto, sia quindi nelle fasi di analisi che nelle fasi caratterizzate da attività più strettamente operative, il progetto prevede che la conduzione del progetto sia realizzata con la modalità di seguito esposta. Verrà istituito un Gruppo di Indirizzo, composto da rappresentanti di tutti i Dipartimenti Oncologici Lombardi, rappresentanti della Medicina Generale, rappresentanti delle ASL (servizi territoriali interessati all assistenza oncologica), rappresentanti della Direzione Generale Sanità, rappresentanti di Lombardia Informatica. Il Gruppo di Indirizzo ha la responsabilità di assicurare il perseguimento degli obiettivi, la definizione delle linee di indirizzo relative alle tematiche trattate, la condivisione degli output prodotti e la relativa approvazione. Per la realizzazione delle varia attività costituenti il progetto vengono costituiti Sottogruppi Operativi. Ciascun Sottogruppo Operativo ha l onere di svolgere le attività secondo le indicazioni ricevute dal Gruppo di Indirizzo. Un Sottogruppo operativo è composto da un numero variabile di rappresentanti dei Dipartimenti Oncologici (anche solo alcuni di essi) e da rappresentanti (ove necessario) delle altre categorie di utenti (Medicina Generale, ASL, LI, ecc.). Il Gruppo di Indirizzo si riunisce ad inizio di ogni singola attività, verso la metà della durata complessiva dell attività per un allineamento sul lavoro svolto dai Sottogruppi ed infine al termine dello svolgimento delle attività dei Sottogruppi per validare i lavori da quest ultimi prodotti. In ogni caso, è facoltà dei componenti il Gruppo di Indirizzo definire una frequenza maggiore di incontri. I componenti di ogni Sottogruppo Operativo sono stabiliti dal Gruppo di Indirizzo. Un Sottogruppo Operativo si riunisce con frequenza maggiore (es ogni 15 gg) al fine di garantire lo svolgimento delle attività operative assegnate e preparare i risultati che dovranno essere valutati dal Gruppo di Indirizzo. Per alcune attività, tipicamente quelle che non prevedono la definizione condivisione di tematiche cliniche, non viene costituito alcun Sottogruppo Operativo. DC-AP-ROLPA#01, V01, Pagina 5 di 12

6 I Sottogruppi operativi con competenza sulle singole patologie verranno definiti Gruppi di Lavoro per Patologia e formeranno delle realtà stabili potenzialmente destinate a strutturarsi come tali nel Sistema Sanitario Regionale, anche al di là di questo progetto prototipale. Dunque questo Progetto genererà almeno un Gruppo di Lavoro per ciascuno dei tumori rari considerati, uno per il Melanoma e uno per i tumori della mammella. La partecipazione a ciascuno di questi Gruppi di Lavoro dovrà essere clinica multidisciplinare e multiistituzionale, con copertura di tutti i Dipartimenti Oncologici della Regione. Nel successivo paragrafo, per ciascuna attività, viene descritta la composizione dei Sottogruppi Operativi proposta Definizione attività e pianificazione La definizione delle attività riportata nel seguito di questo capitolo è stata effettuata avendo come riferimento la lista dei work package citati nell Allegato n.2 della delibera [1]. Per ciascuna attività prevista sono riportati i work package di riferimento definiti in [1], gli output attesi, l organizzazione dei Sottogruppi, le modalità di conduzione delle attività e la relativa pianificazione. L organizzazione dei Sottogruppi proposta è stata definita in coerenza con quanto descritto nel paragrafo Aspetti Generali di questo documento (cfr.) e dovrà essere confermata dal Gruppo di Indirizzo. La pianificazione delle attività assume che il progetto abbia inizio operativo nel luglio 2005 per una durata complessiva di dodici mesi; in caso di diversa data di inizio, si assumerà quest ultima come effettiva data di partenza delle attività mantenendo la durata complessiva del progetto a dodici mesi Coordinamento del progetto Riferimento work package (cfr. [1]): 1. L attività consiste nel coordinamento delle attività per la realizzazione del progetto mantenendone la coerenza sia con gli altri progetti afferenti alle altre macroaree della ROL sia con i progetti di Alleanza Contro il Cancro. Le attività sono in carico alla Direzione Scientifica dell INT che si avvarrà del supporto fornito da LI al fine di garantire la coerenza del progetto con il progetto CRS-SISS. All interno della Direzione Scientifica dell INT verrà istituito un ufficio dedicato allo svolgimento delle attività di coordinamento del progetto Ufficio coordinamento ROL. Durata: Luglio 2005 Giugno Analisi dei bisogni Riferimento work package (cfr. [1]): 2, 3, 4. L attività consiste nell analisi dei bisogni in termini funzionali, organizzativi e di collaborazione clinica in ambito geografico relativamente ad ogni patologia oggetto del progetto prototipale: tumori rari, melanoma e tumori della mammella. DC-AP-ROLPA#01, V01, Pagina 6 di 12

7 Sono previsti tre Sottogruppi Operativi: - Sottogruppo Tumori rari, il cui coordinamento è dell INT - Sottogruppo Melanoma, il cui coordinamento è dell INT - Sottogruppo Tumori della mammella, il cui coordinamento è dell IEO con l obiettivo della stesura dei singoli Requisiti di sistema. Ogni Sottogruppo operativo si riunisce con frequenza quindicinale nell arco temporale dei tre mesi di durata complessiva dell attività di analisi. I partecipanti ad ogni Sottogruppo operativo sono: - rappresentanti di almeno due Dipartimenti Oncologici lombardi - rappresentante della Medicina Generale - rappresentante dei servizi territoriali ASL interessati all assistenza dei malati oncologici - rappresentante di Lombardia Informatica - rappresentante di Regione Lombardia Output prodotto da ogni Sottogruppo: - documento di Requisiti di sistema per la patologia in esame Durata: Luglio-Settembre Definizione di una metodologia della rappresentazione della conoscenza Riferimento work package (cfr. [1]): 5. Tale attività consiste nella definizione di una metodologia generale per la rappresentazione della conoscenza per la derivazione di algoritmi clinici. Viene istituito un Sottogruppo Operativo, i cui componenti sono i seguenti: - rappresentante progetto START - esperto di rappresentazione della conoscenza e linee guida per la pratica clinica (risorsa esterna) - rappresentante/i dell INT - rappresentante/i dell IEO - rappresentante/i di Lombardia Informatica Il Sottogruppo Operativo si riunisce con frequenza quindicinale nell arco temporale dei tre mesi di durata complessiva dell attività di analisi. Output prodotto: - metodologia per la rappresentazione della conoscenza e definizione di algoritmi clinici Durata: Luglio-Settembre Definizione di algoritmi clinici e definizione di percorsi diagnostico terapeutico Riferimento work package (cfr. [1]): 6, 7, 8. DC-AP-ROLPA#01, V01, Pagina 7 di 12

8 La metodologia definita con l attività descritta al paragrafo Definizione di una metodologia della rappresentazione della conoscenza (cfr.) viene proposta nell ambito di ogni singola patologia oggetto del progetto prototipale per definirne i percorsi diagnostico-terapeutico. Con riferimento ai tumori rari, si intenderanno per gli scopi di questo Progetto i tumori rari solidi dell adulto, includendo: sarcomi dei tessuti molli, GIST, osteosarcoma, sarcoma di Ewing, cordoma, mesotelioma, timoma, tumori delle ghiandole salivari, tumori della base cranica, carcinoma del rinofaringe, carcinoma dell orofaringe, carcinoma dell ipofaringe, tumori neuroendocrini. L oggetto dell attività è quindi la definizione degli algoritmi clinici e dei percorsi diagnostico terapeutici relativi alle patologie sopra elencate. L attività di definizione richiede che tutte le esperienze maturate dai vari Dipartimenti Oncologici e i relativi capitoli di START vengano portati come contributo per la definizione di algoritmi / percorsi condivisi dalla comunità oncologicoclinica della Regione Lombardia. Sono costituiti tre Sottogruppi Operativi, uno per ciascuna delle tre patologie, così composto: - rappresentanti di almeno due Dipartimenti Oncologici lombardi - medico di medicina generale - rappresentante dei servizi territoriali ASL deputati all assistenza dei malati oncologici - rappresentante di Lombardia Informatica - rappresentante di Regione Lombardia Output prodotto da ogni Sottogruppo: - documento di Algoritmi e percorsi diagnostico-terapeutico per la patologia in esame. Durata: Luglio -Ottobre Definizione di output clinici strutturati Riferimento work package (cfr. [1]): 9. Oggetto dell attività è l identificazione delle informazioni che costituiscono i singoli casi clinici (output clinico) al fine di giungere alla definizione di strutture informative, condivise tra tutti gli attori coinvolti (es. medici di dipartimento, Medici di Base), inerenti la lettera di dimissione, i referti di visite ambulatoriali di terapia e follow up, la descrizione degli interventi chirurgici, i piani di trattamento radioterapico, i regimi chemioterapici, i referti patologici ed eventuali collegati di ambito biologico. Nell ambito di questa attività vengono definite anche le linee guida (contenuti informativi, regole di accesso) per la condivisione delle informazioni per la collaborazione tra i dipartimenti oncologici e la Medicina Generale. Sono previsti tre Sottogruppi Operativi: - Sottogruppo Tumori rari - Sottogruppo Melanoma - Sottogruppo Tumori della mammella ciascuno dei quali tratta le informazioni della patologia di competenza. I partecipanti ad ogni Sottogruppo Operativo sono: - rappresentanti di almeno due Dipartimenti Oncologici lombardi delle diverse discipline (es. oncologo, chirurgo, patologo, radiologo) DC-AP-ROLPA#01, V01, Pagina 8 di 12

9 - rappresentante della Medicina Generale - rappresentante dei servizi territoriali ASL deputati all assistenza dei malati oncologici - rappresentante di Lombardia Informatica - rappresentante di Regione Lombardia Ogni Sottogruppo Operativo si riunisce con frequenza quindicinale nell arco temporale dei tre mesi di durata complessiva dell attività. Output prodotto da ogni Sottogruppo: - documento di Struttura output clinici per la patologia in esame; Durata: Luglio -Settembre Definizione soluzione tecnologica per registrazione e condivisione output clinici Riferimento work package (cfr. [1]): 10. Oggetto dell attività è la definizione delle soluzioni tecnologiche per la registrazione e condivisione delle informazioni che costituiscono l output clinico (cfr.par. Definizione di output clinici strutturati ). La soluzione tecnologica prevede l utilizzo dell infrastruttura del progetto CRS-SISS al fine di fruire dei servizi di firma digitale, di cooperazione applicativa per la registrazione di informazioni e loro correlazione, di comunicazione applicativa per la notifica della disponibilità al Medico di Base delle informazioni registrate. Il Coordinamento delle attività è di Lombardia Informatica. Lombardia Informatica si avvale delle proprie strutture di progettazione e sviluppo applicativo e, nel caso siano necessari approfondimenti funzionali relativi a quanto definito dal Gruppo occupatosi della definizione della strutturazione di output clinici, di utenti di riferimento (ovvero clinici). Output prodotto: Documento di specifiche per la definizione ed il trattamento dei dati strutturati definiti. Durata: Ottobre -Novembre Teleconsulto oncologico: definizione di criteri per la sua realizzazione in ambito mono e multi disciplinari Riferimento work package (cfr. [1]): 11. Oggetto dell attività è l elaborazione di criteri tecnologici, metodologici e organizzativi per la realizzazione dei teleconsulti mono- e multi-disciplinari, comprensivi della componente radiologica e patologica. Uno degli obiettivi dell attività è quello di indicare norme etico-legali che disciplinino le attività di teleconsulto. Questa parte terrà in considerazione l esperienza derivante dalle attività di teleconsulto attive da parecchi anni tra i medici operanti nell ambito della Rete Tumori Rari e di altre esperienze maturate. DC-AP-ROLPA#01, V01, Pagina 9 di 12

10 Viene istituito un Sottogruppo Operativo, i cui componenti sono i seguenti: - rappresentanti clinici di almeno due Dipartimenti Oncologici lombardi - rappresentante dell INT - rappresentante Rete Tumori Rari - rappresentante dell IEO - rappresentante della Medicina Generale - rappresentante dei servizi territoriali ASL interessati all assistenza dei malati oncologici - rappresentante di Lombardia Informatica - rappresentante di Regione Lombardia Il Sottogruppo Operativo si riunisce con frequenza quindicinale nell arco temporale dei tre mesi di durata complessiva dell attività. Output prodotto: - documento di Documento dei requisiti, manuale e procedure. Durata: Novembre 2005-Gennaio Realizzazione della soluzione software per l attuazione del progetto prototipale Riferimento work package (cfr. [1]): 12. Oggetto dell attività è: - definizione delle specifiche funzionali della soluzione software - progettazione e realizzazione della soluzione software per il progetto prototipale La soluzione software verrà realizzata in base ai risultati delle analisi svolte dai Gruppi costituiti per la realizzazione del progetto prototipale. Il Coordinamento delle attività è di Lombardia Informatica. Lombardia Informatica si avvale delle proprie strutture di progettazione e sviluppo applicativo e, nel caso siano necessari approfondimenti funzionali relativi a quanto definito dai Gruppi partecipanti al progetto, di utenti di riferimento partecipanti al progetto. Le attività di cui sopra verranno portate a termine con la seguente tempistica: - specifiche funzionali: fine Novembre soluzione software fine Marzo 2006 Output prodotto: specifiche funzionali soluzione software per il progetto prototipale Durata: Novembre Marzo Sistema di qualità Certificazione della Rete Riferimento work package (cfr. [1]): 13. DC-AP-ROLPA#01, V01, Pagina 10 di 12

11 Oggetto dell attività è l implementazione di un sistema di qualità per la certificazione della rete oncologica lombarda. Il sistema di qualità dovrà coprire le aree informatica (criteri tecnologici), etico-legale (comprendendo la tutela della riservatezza dei dati sensibili), clinico-organizzativa, intendendo con ciò la definizione di criteri per assicurare il corretto uso della rete da parte del dipartimento oncologico e di tuti coloro che sono chiamati a fornire-ricevere informazioni (es. formazione del personale, disponibilità di infrastruttura informatica, ecc.), e clinica, intendendo con ciò la implementazione dei percorsi diagnostico-terapeutici e degli algoritmi clinici definiti dalla rete. L attività ha in carico sia la definizione dei criteri di certificazione secondo i parametri sopra citati sia la definizione dei processi atti a rilasciare la certificazione a singoli aderenti alla rete: questi processi potrebbero, a titolo di esempio, essere basati su verifiche paritetiche tra dipartimenti (es. metodi di peer review), così come su altre soluzioni da identificare. Sono previsti tre Sottogruppi Operativi: - Sottogruppo Tumori rari - Sottogruppo melanoma - Sottogruppo tumori della mammella ciascuno dei quali tratta le specificità della patologie di competenza. I partecipanti ad ogni Sottogruppo Operativo sono: - rappresentanti clinici di due Dipartimenti Oncologici lombardi - rappresentante della Medicina Generale - rappresentante dei servizi territoriali ASL deputati all assistenza dei malati oncologici - rappresentante di Lombardia Informatica - rappresentante di Regione Lombardia Ogni Sottogruppo Operativo si riunisce con frequenza mensile nell arco temporale dei nove mesi di durata complessiva dell attività. Output prodotto da ogni Sottogruppo: - Manuale di Qualità per la patologia in esame. Durata: Ottobre Giugno Utilizzo in ambiente di test della soluzione software realizzata Riferimento work package (cfr. [1]): 14, 15, 16. In questa fase del progetto viene effettuato un beta-testing della soluzione software, di cui all attività descritta al paragrafo Realizzazione della soluzione software per l attuazione del progetto prototipale (cfr.). Vengono creati tre Gruppi di Utenti (uno per ogni patologia) che utilizzano il sistema realizzato. Ogni Gruppo di Utenti utilizza la soluzione software realizzata per la durata complessiva dell attività, tre mesi, effettuando una riunione mensile per la raccolta e lo studio delle osservazioni emerse durante l utilizzo della procedura. DC-AP-ROLPA#01, V01, Pagina 11 di 12

12 I partecipanti ad ogni Gruppo di Utenti sono: - rappresentanti di ogni Dipartimento Oncologico lombardo - almeno dieci medici di medicina generale - un rappresentante dei servizi territoriali ASL deputati all assistenza dei malati oncologici - il coordinatore/i del Gruppo Sono parte del gruppo un rappresentante di Regione Lombardia ed uno di Lombardia Informatica nei momenti di analisi e discussione delle osservazioni emerse durante i periodi di uso della procedura software. Durata: Gennaio 2006 Giugno Analisi dei risultati in ambito clinico-organizzativo, economico ed appropriatezza Riferimento work package (cfr. [1]): 17, 18, 19. Oggetto dell attività è l analisi - dei risultati nella prospettiva clinico-organizzativa, inclusa l analisi delle innovazioni organizzative richieste presso le strutture oncologiche per l ulteriore implementazione della piattaforma nelle tre patologie sperimentali e per l estensione progressiva ad altre patologie; - dell outcome e dell appropriatezza della cura - dei risultati nella prospettiva dei costi L attività dovrà preliminarmente definire gli indicatori che intende valutare al fine di svolgere le suddette analisi. Viene istituito un Sottogruppo Operativo così composto: - epidemiologi ed esperti di ricerca valutativa - rappresentanti di ogni Dipartimento Oncologico lombardo - medico di medicina generale - rappresentante dei servizi territoriali ASL deputati all assistenza dei malati oncologici - rappresentante di Lombardia Informatica - rappresentante di Regione Lombardia - rappresentante di START - rappresentante della Rete Tumori Rari Output prodotto: - documento risultanza delle analisi svolte - - Durata Aprile 2006 Giugno 2006 DC-AP-ROLPA#01, V01, Pagina 12 di 12