Data Privacy Notice INFORMATIVA AI CLIENTI AI SENSI DEGLI ARTICOLI 13 E 14

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1 Data Privacy Ntice INFORMATIVA AI CLIENTI AI SENSI DEGLI ARTICOLI 13 E Prtezine dei dati persnali ai sensi del Reglament eurpe in materia di prtezine dei dati persnali (RGPD). Il RGPD ha l biettiv di armnizzare le leggi in materia di prtezine dei dati persnali tra gli Stati Membri dell UE, intrducend maggiri standard di prtezine dei dati persnali, che cmprendn la trasparenza nella racclta e nel trattament dei dati dei clienti. Per UBS la privacy è un tema di primaria imprtanza. La presente cmunicazine cntiene infrmazini generali su quali dati persnali UBS raccglie, cme li utilizza e i diritti in cap ai clienti. La sezine 11 riprta infrmazini specifiche per ciascun paese in cui ha sede la scietà UBS cn la quale è in essere il rapprt cntrattuale. In cas di dmande cmmenti, si prega di cntattare dpit@ubs.cm. Cn dati persnali si definiscn tutte le infrmazini riguardanti una persna fisica identificata identificabile (e nn una persna giuridica, quale una scietà). Nell'ambit del nstr impegn a prteggere i dati persnali in md trasparente, UBS desidera frnire ai prpri clienti le seguenti infrmazini: perché e in che md UBS raccglie, utilizza e cnserva i dati persnali; la liceità del trattament dei dati persnali; e i diritti dei clienti e i nstri bblighi in relazine a tale trattament. 2. Quale tiplgia di dati persnali raccgliam? In base al prdtt al servizi frnit ai prpri clienti (se del cas), UBS ( UBS ) raccglierà e tratterà i dati persnali dei clienti, cmprese: infrmazini persnali cme nme, cdice fiscale, data di nascita, dcumenti KYC (cmpresa cpia della carta di identità nazinale del passaprt), numer di telefn, indirizz pstale ed , nnché dati sui familiari cme il nminativ del cniuge/cnvivente dei figli; infrmazini finanziarie, ivi cmprese registrazini di pagamenti e transazini e infrmazini relative alle prprietà del cliente (inclusi immbili), bilanci, passività, tasse, prventi, guadagni e investimenti (cmpresi gli biettivi di investiment); dmicili fiscale e altri dcumenti e infrmazini fiscali; ve pssibile, infrmazini prfessinali sul cliente, cme psizine ed esperienze lavrative; cnscenze ed esperienza nel camp degli investimenti; dettagli sulle interazini cn il cliente e i prdtti e servizi che utilizza; registrazini di cnversazini telefniche fra il cliente e UBS; ve pssibile, dettagli su eventuali mandati cnferiti; identificatri che assegniam ai clienti, cme numer cliente di cnt, anche a scp cntabile; quand un cliente accede al sit Web UBS, i dati trasmessi dal su brwser e registrati autmaticamente dal nstr server, cmpresa data e ra dell'access, nme del file cnsultat, nnché vlume dei dati trasmessi e prestazini dell'access, il brwser del cliente, la lingua e il dmini, l'indirizz IP (dati aggiuntivi sarann registrati sl attravers il sit Web UBS in cas di cnsens vlntari, per esempi nel crs di una registrazine di una richiesta). Visitand il sit Web di UBS, sarà pssibile trvare 1

2 ulteriri infrmazini sulle mdalità di utilizz dei dati dei clienti quand questi accedn al sit stess; e in alcuni casi (dve cnsentit dalla legge), categrie particlari di dati persnali, cme pinini e appartenenza plitica, infrmazini medic-sanitarie, rigine razziale etnica, cnvinzini religise filsfiche e, per quant cnsentit dalla legge, dati relativi a eventuali cndanne penali reati. In alcuni casi, UBS raccglie suddette infrmazini da pubblici registri (in base al prdtt servizi che riceve il cliente e al paese in cui ha sede la scietà UBS cn la quale è in essere il rapprt cntrattuale), amministrazini pubbliche altre fnti terze, cme servizi di screening sul patrimni, agenzie di referenze per il credit, agenzie per la prevenzine delle frdi, intermediari che favriscn la prtabilità dei dati e altre scietà appartenenti al Grupp UBS. Ove applicabile, nella sezine 11 sn riprtate ulteriri infrmazini sul paese in cui ha sede la scietà UBS cn la quale è in essere il rapprt cntrattuale Qualra rilevante per i prdtti e servizi frniti ai clienti, UBS raccglie altresì infrmazini su eventuali cintestatari di carte cnti crrenti, sci (cmpresi altri azinisti beneficiari), persne a caric familiari, rappresentanti e agenti. Nel cas di clienti aziendali investitri istituzinali, UBS raccglie inltre infrmazini sugli amministratri, dipendenti e azinisti. Prima di frnire tali infrmazini a UBS, il cliente deve frnire a tali sggetti una cpia della presente infrmativa. 3. Su quali basi giuridiche e per quali finalità trattiam i dati persnali? 3.1 Basi giuridiche del trattament In base alla finalità del trattament (si prega di vedere la sezine 3.2), il trattament dei dati persnali verrà eseguit per una delle seguenti ragini: (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) Il trattament è necessari per tutelare gli interessi legittimi di UBS, senza pregiudicare indebitamente gli interessi vver i diritti e le libertà fndamentali del cliente (si prega di vedere stt); Il trattament è necessari per la sttscrizine l esecuzine di un cntratt cn un cliente per i servizi prdtti richiesti, ppure per adempiere agli bblighi cntrattuali di UBS, cme nel cas dell'utilizz dei dati dei clienti ai sensi delle sezini 3.2(a), (b), (c) e (j) stt riprtate (nnché per la cndivisine dei dati descritta nella sezine 4); il trattament è necessari per ttemperare ad un bblig legale di reglament di UBS, ivi cmpres quand si svlgn i cntrlli di cui alla sezine 3.2(a) e per cmunicare i dati ad autrità, enti reglatri e gvernativi, cme previst nelle successive sezini 3.2(g) e 4; il trattament è necessari per eseguire un attività nell interesse pubblic; quand si utilizzan categrie particlari di dati persnali, il trattament è necessari per accertare, esercitare difendere un diritt in sede giudiziaria quand il trattament riguardi dati persnali resi manifestamente pubblici; e in limitate circstanze, il trattament verrà eseguit previ cnsens del cliente ttenut di vlta in vlta (per esempi, quand richiest da leggi ulteriri al RGPD), cn esplicit cnsens del cliente in cas di categrie particlari di dati persnali, cme le infrmazini mediche. Di seguit sn frniti alcuni esempi degli interessi legittimi spra citati: perseguire alcune delle finalità di cui alle sezini da 3.2(a) a 3.2(k) seguenti; esercitare i diritti di UBS in base agli articli 16 e 17 della Carta dei Diritti Fndamentali, inclusi la libertà d impresa e il diritt di prprietà; nel cas sia necessari cndividere quant riferit nella sezine 4, la frnitura di prdtti e servizi e la necessità di assicurare alti standard di servizi all'intern del Grupp UBS, nnché garantire la sddisfazine di clienti, dipendenti e altri sggetti interessati. Ulteriri infrmazini in merit sn riprtate nella Sezine 11; e 2

3 rispettare i nstri requisiti cntabili e reglamentari a livell internazinale, sempre che tali interessi nn cnfliggan cn quelli di tutela della privacy dei clienti UBS. Qualra UBS abbia ttenut in passat il cnsens dei prpri clienti al trattament dei dati persnali rdinari sulla base dei termini e cndizini specifici per ciascun prdtt e unicamente all scp di rispettare la nrmativa vigente in materia di prtezine dei dati persnali, UBS nn farà più affidament su tale cnsens, bensì farà affidament sul legittim mtiv del rispett di un bblig di legge, una necessità cntrattuale interessi legittimi (csì cme specificati nella presente infrmativa) e la capacità di UBS di fare affidament su tale cnsens è in questa sede ggett di rinuncia vver si ritiene estinta. Onde evitare qualsiasi dubbi, un eventuale cnsens frnit per qualsivglia differente ragine, per esempi (se rilevante) per l e-privacy (inclusa la pubblicità diretta) il segret bancari, resta invariat nnstante quant espress nel presente paragraf. Qualra i dati persnali che UBS raccglie dai prpri clienti sian necessari per ttemperare ad un bblig legale di reglament ppure per stipulare un cntratt cn i clienti stessi, se nn è pssibile entrare in pssess di tali dati persnali, UBS ptrebbe trvarsi nell'impssibilità di accettare un cliente di frnire i prdtti servizi richiesti (infrmandne debitamente il sggett interessat). 3.2 Finalità del trattament Trattiam i dati persnali dei nstri clienti per una specifica finalità e trattiam slamente i dati persnali che abbian rilevanza per cnseguire tale finalità. In particlare, i dati persnali sn trattati per le seguenti finalità: a) prcedure di registrazine dei clienti, ivi cmpresa la verifica della lr identità e la valutazine della richiesta (inclusa la necessità di garanzie e cartlarizzazini) nel cas si richieda un prestit, nnché per svlgere cntrlli di cnfrmità legali e reglamentari (per esempi per rispettare la nrmativa antiriciclaggi e prevenire eventuali frdi); b) frnire prdtti e servizi ai clienti UBS e garantire la lr crretta esecuzine, per esempi assicurand di pter identificare un cliente ed eseguire pagamenti da e vers i sui cnti crrenti, nel rispett delle sue istruzini e dei termini del prdtt sttscritt; c) gestire il rapprt cn i clienti, ivi cmpresa la cmunicazine cn lr in merit a prdtti e servizi dei quali pssn usufruire da UBS e da sui partner cmmerciali, risluzine di richieste reclami al servizi clienti, facilitare le attività di recuper crediti, prendere decisini riguardanti un prestit l'identità dei clienti, identificare dve si trvin fisicamente i clienti e chiudere eventuali cnti crrenti (nel rispett della nrmativa vigente) qualra restin drmienti sia per UBS impssibile cntattare l intestatari dp un determinat perid di temp; d) aumentare le infrmazini in pssess di UBS sui prpri clienti, i prdtti e i servizi che ricevn, nnché altri prdtti e servizi che ptrebber essere interessati a ricevere, ivi cmpresa una prfilazine sulla base del trattament dei dati persnali, per esempi analizzand le tiplgie di prdtti e servizi che il cliente utilizza, cme preferisce essere cntattat, ecc.; e) adttare misure per miglirare i prdtti e servizi UBS e l'impieg della tecnlgia, cmpresi test e aggirnamenti di sistemi e prcessi, nnché cndurre ricerche di mercat per cmprendere cme ttimizzare i prdtti e i servizi esistenti accrescere la cnscenza su altri che ptrebber essere frniti; f) cntattare i clienti per attività di marketing dirett per prdtti e servizi che si ritiene ptrebber essere di interesse, inclusi quelli fferti da UBS, da altre scietà del Grupp UBS e dai sui partner cmmerciali, facilitand cncrrenza e prmzini; g) rispettare gli bblighi reglamentari e di cmpliance di UBS vigenti di vlta in vlta (per esempi leggi del settre finanziari, antiriciclaggi e fiscali), ivi cmpresi quelli relativi alla registrazine e al mnitraggi delle cmunicazini, infrmativa alle autrità fiscali, alle autrità per la reglamentazine di servizi finanziari e altre autrità di reglamentazine e gvernative, nnché per attività di indagine e prevenzine dei reati; h) garantire la sicurezza dei clienti UBS, dei dipendenti e di altri sggetti interessati; i) svlgere analisi transnazinali e statistiche, nnché relative ricerche; 3

4 j) sttscrizine di cntratti; k) per una gestine perativa prudente del Grupp UBS (inclusa la gestine del credit e del rischi, assicurazine, attività di auditing, frmazine su sistemi e prdtti e analghe finalità amministrative); e l) altre finalità cmunicate ai clienti di vlta in vlta. 4. Quali sggetti hann access ai dati persnali e cn chi vengn cndivisi? 4.1 All'intern del Grupp UBS UBS cndivide i dati persnali cn altre scietà del Grupp UBS al fine di assicurare alti standard di servizi, nnché di frnire ai prpri clienti i servizi e prdtti richiesti. Ulteriri infrmazini sulle scietà del Grupp UBS che ricevn i dati persnali dei clienti sn riprtate nella sezine All estern del Grupp UBS Nel frnire prdtti e servizi ai clienti, si cndividn i dati persnali cn chi pera cme rappresentante del cliente è in altr md cinvlt nelle transazini (in base al tip di prdtt servizi che il cliente riceve), cmpresi, se del cas, le tiplgie seguenti di scietà. Esempi di scietà rilevanti sn riprtati alla Sezine 11: una parte che acquisisca un interesse si assuma un rischi in cnnessine ad una transazine (per esempi un assicuratre); scietà delle quali il cliente pssegga dei titli, qualra tali titli sian custditi per il cliente dall'istitut di credit; destinatari di pagamenti, beneficiari, cintestatari di cnti crrenti, intermediari e banche crrispndenti e agenti; centri di cmpensazine sistemi di cmpensazine e liquidazine; e scietà specializzate in pagamenti istituzini cme SWIFT; (nel cas il cliente sia pssessre di una carta di credit) assciazini di carte di credit e altri frnitri di carte di credit e piattafrme; cntrparti di mercat; sstituti di impsta; swap repertri di dati sulle negziazini; brse valri; altre istituzini finanziarie, agenzie di referenze per il credit e credit bureaus (all scp di ttenere frnire referenze per il credit); qualunque gestre terz di fndi che frnisca servizi di gestine patrimniale al cliente; e qualunque brker al quale UBS frnisca referenze Frnitri di servizi In alcuni casi, UBS può cndividere i dati persnali cn prpri frnitri, cmprese scietà del Grupp UBS e altri partner cmmerciali che frniscan servizi a UBS stessa, cme frnitri di servizi di IT e hsting, marketing, servizi di cmunicazine e stampa, riscssine crediti, tracciabilità, recuper crediti, prevenzine delle frdi e agenzie di referenze per il credit. In tal cas, UBS pera al fine di garantire che tali sggetti rispettin i prpri standard di prtezine dei dati, al fine di garantire la sicurezza degli stessi. Esempi di scietà rilevanti sn riprtati alla Sezine 11. 4

5 4.4 Autrità pubbliche di reglamentazine Ove richiest, i dati persnali pssn essere cmunicati ad autrità pubbliche, di reglamentazine gvernative, ivi cmpres quand previst da leggi reglamenti, in base a cdici prfessinali di cndtta, ppure quand tali autrità l richiedan. 4.5 Altr Qualra l'attività di un cliente sia venduta ad altra rganizzazine sia ggett di rirganizzazine, i dati persnali sarann cndivisi in md da cnsentire al cliente di cntinuare a ricevere i prdtti e servizi. I dati sn altresì cndivisi cn pssibili futuri acquirenti, laddve UBS valuti la vendita il trasferiment di parte della ttalità dell azienda. Al fine di garantire che anche i ptenziali acquirenti tutelin i dati in md adeguat, verrann adttate appsite misure. Qualra si eserciti il diritt di prtabilità dei dati, si cmunicherann i dati persnali a un intermediari avente il cmpit di facilitare detta prtabilità nel rispett della legge e dei reglamenti applicabili. UBS cmunicherà ve necessari i dati persnali per esercitare tutelare i prpri diritti, quelli di sui dipendenti altri sggetti interessati, ppure in rispsta a richieste di singli di lr rappresentanti che richiedan la prtezine dei lr diritti di diritti di altri sggetti. 5. Trasferiment di dati persnali all'ester I destinatari di cui alla precedente sezine 4 pssn trvarsi anche al di furi dell Spazi Ecnmic Eurpe. In tal cas, fatt salv quand il Paese di interesse sia stat identificat dalla Cmmissine Eurpea cme frnitre di un livell adeguat di prtezine, UBS richiede che i destinatari rispettin le misure adeguate per la prtezine dei dati persnali cntenute in un cntratt vinclante. Una cpia di tali misure ptrà essere richiesta cntattand il respnsabile della prtezine dei dati ( RPD ) all'indirizz indicat in calce alla presente cmunicazine. Un elenc dei paesi in cui pera UBS (all intern e all estern dell Spazi Ecnmic Eurpe) è dispnibile all indirizz Dettagli relativi ad altri paesi vers i quali UBS può trasferire i dati e le mtivazini di tali trasferimenti sn indicati nella Sezine Per quant temp vengn cnservati i dati persnali? Cnserverem i dati persnali sltant per il temp necessari a cnseguire la finalità per la quale essi sn stati racclti vver per rispettare i requisiti di legge, di reglament previsti dalla plicy interna. A tal fine, si applican specifici criteri per determinare i peridi apprpriati per cnservare i dati persnali in base alla finalità, cme una crretta gestine cntabile, facilitare il rapprt cn il cliente, difendersi in cas di azini legali rispndere a richieste del reglatre. Esempi dei peridi di cnservazine specifici per il Paese di interesse del cliente sn riprtati nella sezine 11 di seguit. 7. Diritti dei clienti I clienti hann diritt di chiedere a UBS la rettifica dei dati persnali inesatti che sn stati racclti e trattati, nnché la pssibilità di richiedere restrizini all'us dei prpri dati in pendenza di valutazine su tale richiesta. Nel trattament dei dati persnali che richiedan il cnsens del cliente, quest'ultim ha facltà di revcare dett cnsens in qualunque mment. Si prega di ntare che la revca del cnsens nn avrà alcun effett sulla validità del trattament dei dati basati sull stess prima di tale revca. Il cliente ha diritt di chiedere a UBS la cessazine del trattament dei prpri dati persnali la lr cancellazine (cnsciut cme diritt all bli ). Tali diritti nn sn da cnsiderarsi assluti ai sensi del RGPD (in alcuni casi, per esempi, vi ptrebber infatti essere interessi prevalenti che richiedan la prsecuzine del trattament). UBS analizzerà la richiesta e cmunicherà in gni cas il risultat di tale valutazine al cliente. Quand i dati persnali sn trattati per scpi di marketing dirett, tali diritti del cliente si estendn anche al marketing dirett, ivi cmprese le attività di prfilazine quand legate al marketing. È pssibile nn cnsentire il marketing dirett cliccand sul link disiscriviti presente in tutte le ricevute dai clienti inviand una cmunicazine a dpit@ubs.cm in qualunque mment. 5

6 Quand si trattan i dati sulla base del cnsens del cliente, qualra tale trattament sia necessari per sttscrivere eseguire degli bblighi cntrattuali di UBS, il cliente ha diritt di richiedere che i prpri dati persnali sian trasferiti al cliente stess ad altr titlare del trattament (cnsciut cme diritt alla prtabilità dei dati ). Il cliente ha altresì diritt di richiedere a UBS cpia di alcuni di tutti i prpri dati persnali racclti e trattati. In alcune specifiche circstanze, UBS ptrà trattare i dati persnali dei clienti attravers un prcess decisinale autmatizzat, ivi cmprese le attività di prfilazine. In tal cas, il cliente sarà infrmat di tale prcess decisinale autmatizzat che utilizza i sui dati persnali, riceverà chiarimenti in merit alla mtivazine di tale decisine e sarà edtt sulle pssibili cnseguenze di dett trattament. In alcuni casi, il cliente ptrà richiedere di nn essere ggett di decisini autmatizzate, cmprese le attività di prfilazine. È pssibile esercitare i diritti spra riprtati utilizzand i dettagli nella sezine 8 della presente infrmativa. 8. Esercizi dei diritti e facltà di reclam In cas di insddisfazine relativamente alla prcedura di trattament dei dati persnali da parte di UBS, sarem lieti di discuterne cn gli interessati al fine di cmprendere cme rislvere la situazine. Per parlare cn UBS in merit all'us dei dati persnali è pssibile: cmpilare il mdul di richiesta di access ai prpri dati (en, it), firmare il dcument e inviarl all'unità di gestine reclami (i dettagli di cntatt sn indicati alla p.4 del frmulari) cntattare il prpri cnsulente di riferiment Cntattare l indirizz SH-HR-EUGDPR-SNOW@ubs.cm, per gli ex-dipendenti di UBS e per i candidati. cntattare l'uffici per la prtezine dei dati inviand una cmunicazine a dp-it@ubs.cm. Qualra la rispsta di UBS nn sddisfi il cliente, quest ultim avrà il diritt di presentare un reclam press l'autrità per la prtezine dei dati persnali nella giurisdizine del lug di residenza lavr, ppure del lug in cui ritiene sia srt un prblema in relazine ai prpri dati persnali. 9. Cmunicazine in merit alla sicurezza Sn state adttate misure tecniche e rganizzative adeguate al fine di prevenire qualsiasi access nn autrizzat illecit ai dati persnali frniti dai clienti. Piché tuttavia nn è pssibile garantire la ttale sicurezza dei dati per le cmunicazini via , messaggistica istantanea e mezzi di cmunicazine analghi, si cnsiglia di inviare infrmazini particlarmente riservate avvalendsi di mdalità alternative sicure. 10. Mdifica dei dati persnali UBS si impegna a mantenere i dati persnali dei prpri clienti crretti e aggirnati. Nel cas tali dati dvesser cambiare, si prega di infrmare al più prest UBS della mdifica. 11. Dispsizini specifiche per l Italia 11.1 Quali sggetti hann access ai dati persnali e cn chi sn cndivisi? a) All'intern del Grupp UBS I dati persnali sarann cndivisi cn altre scietà del Grupp UBS anche nel rispett delle dispsizini in materia di antiriciclaggi e prevenzine del terrrism (cmpres il Decret Legislativ n. 231 del 2007), nnché per scpi amministrativi e cntabili. I dati dei clienti ptrann essere cmunicati ai seguenti membri del Grupp UBS per una delle ragini riprtate: Sedi secndarie di UBS AG e UBS Business Slutins AG (in particlare alle sedi secndarie di Lndra, Hng Kng, Zurig e Singapre) (gestine dei rischi, servizi di supprt tecnlgic e gestine rapprti cn i clienti); UBS Switzerland AG (reprting, gestine dei rischi e servizi di supprt tecnlgic); e UBS Kraków Sp. z... e UBS Business Slutins Pland Sp. z.. (gestine dei rischi e servizi amministrativi). 6

7 b) Parti terze Si riprta di seguit un elenc delle parti terze specifiche per l Italia: creditri richiedenti pignrament in base all'art. 543 del Cdice di Prcedura Civile Italian; una parte che acquisisca un interesse si assuma un rischi in cnnessine ad una transazine (per esempi un assicuratre); scietà delle quali il cliente pssegga dei titli, qualra tali titli sian custditi per il cliente dall'istitut di credit; destinatari di pagamenti, beneficiari, cintestatari di cnti crrenti, intermediari e banche crrispndenti e agenti; centri di cmpensazine sistemi di cmpensazine e liquidazine; scietà specializzate in pagamenti istituzini cme SWIFT; cntrparti di mercat; swap repertri di dati sulle negziazini; brse valri; qualunque gestre terz di fndi che frnisca servizi di gestine patrimniale al cliente. c) Autrità pubbliche e di reglamentazine Autrità pubbliche, di reglamentazine gvernative, ivi cmpres quand previst da leggi reglamenti, in base a cdici prfessinali di cndtta, ppure quand tali autrità enti l richiedan. Si riprta di seguit un elenc delle autrità specifiche per l Italia: Minister dell Ecnmia e delle Finanze; Agenzia delle Entrate; Banca d Italia; Centrale Rischi della Banca d Italia; Servizi centralizzat di rilevazine dei rischi di imprt cntenut (Cric); Centrale d allarme interbancaria; Autrità giudiziaria; Cmmissine Nazinale per la Scietà e la Brsa (CONSOB); Autrità Garante per la Prtezine dei Dati Persnali 11.2 Per quant temp sn cnservati i dati persnali? In generale, UBS cnserva i dati persnali per la durata del rapprt del cntratt cn UBS più ulteriri dieci anni, che riflette il perid di temp cnsentit per la presentazine di azini legali a seguit della cessazine di tale rapprt cntratt. 12. Autrità per la prtezine dei dati persnali L autrità italiana per la prtezine dei dati è il Garante per la prtezine dei dati persnali (cfr. 7

8 13. Stat della presente cmunicazine L ultim aggirnament della presente infrmativa risale al dicembre Si tratta di una cmunicazine nella quale UBS illustra le prprie attività legate alla prtezine dei dati, nn è tuttavia un dcument da ritenersi vinclante per UBS altra parte cntrattale. UBS si riserva il diritt di mdificare il dcument gniqualvlta l ritenga pprtun. In cas di aggirnament, UBS ne infrmerà debitamente i prpri clienti tramite i mezzi più apprpriati, in base alle mdalità slitamente utilizzate, cme per esempi l'estratt cnt. 8