MANUALE DI CONFIGURAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA per ESOLVER. Sommario 1 - CONFIGURAZIONE DATI DITTA REGISTRI IVA... 3

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1 MANUALE DI CONFIGURAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA per ESOLVER Sommario 1 - CONFIGURAZIONE DATI DITTA REGISTRI IVA RIFERIMENTI ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA TIPI PAGAMENTO ALIQUOTE IVA (SOLO NEL CASO DI ESOLVER V. 4.1) ATTIVAZIONE ARCHIVIAZIONE OPERATIVA CONFIGURAZIONE HUB Parametri base Flusso ricezione Schedulazione ricezione fatture e ricevute Attivazione richiedente per HUB Sistemi Registrazione Ditte Dati anagrafici (A) Flusso fatture attive (B) Flusso fatture passive (C) Integrazione con PEC per ricezione fatture passive (C) Configurare il DISPOSITIVO DI FIRMA Vecomp SpA Via A. Dominutti Verona Tel Fax C. Fisc. e P. IVA Rea VR Cap. soc. i.v ,00

2 1 - CONFIGURAZIONE DATI DITTA (Configurazione / Struttura Della Ditta / Dati Anagrafici Ditta) Accedere ai dati anagrafici ditta ed indicare: SCHEDA CAMPO DESCRIZIONE Altri Dati Società SRL Obbligatorio solo per SRL Altri Dati Luogo iscrizione Dato necessario per la compilazione del campo Stato Liquidazione Altri Dati Numero iscrizione REA Dato necessario per la compilazione del campo Stato Liquidazione Dati amministrativi Stato liquidazione Obbligatorio solo se l'azienda è iscritta a Registro imprese Dati amministrativi Albo - Data iscrizione Obbligatorio solo se richiesto Solo dopo aver completato i dati sopra, il campo Stato liquisazione risulterà abilitato e andtrà compilato come nell esempio 2

3 2 - REGISTRI IVA (Configurazione / IVA e INTRASTAT / Registri IVA) Verificare che in presenza di più sezionali sia presente un appendice che garantisca l univocità della protocollazione. Nel registro IVA vendite interessato alla fatturazione elettronica provvedere a compilare il campo: Regime fiscale Fattura Eletronica inserendo il corretto regime fiscale utilizzando dall azienda. Esempio di Registro Iva Vendite : ATTENZIONE: nel caso si creino nuovi registri IVA vendite verificare se attivare la numerazione separata per le note di credito. NOTA BENE: è opportuno valutare anche la necessità di aggiungere TIPI DOCUMENTO che si riferiscono al registro sezionale aggiunto. 3 - RIFERIMENTI ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA TIPI PAGAMENTO (Configurazione / Incassi E Pagamento / Tipo Pagamento) Nel tracciato della Fattura Elettronica è previsto un campo "ModalitaPagamento" che indica la modalità del pagamento (es.: Contanti, Assegno, Bonifico,...). Integrare quindi tutti i tipi pagamento. Esempio: Si allega a titolo di esempio, la tabella dei tipi di pagamento standard PROFIS, da usare come traccia: 3

4 3.2 - ALIQUOTE IVA (SOLO NEL CASO DI ESOLVER V. 4.1) CONFIGURAZIONE / SISTEMA CONTABILE NORMATIVO/TABELLE IVA / CODICI IVA Nel tracciato della Fattura Elettronica è previsto un campo "Natura" che indica la natura delle operazioni IVA qualora non rientrino tra quelle imponibili (es.: Escluse ex art. 15, Non soggette,...). La compilazione di questo campo è quindi OBBLIGATORIA per i casi sopracitati. Per vedere i codici IVA utilizzati nell esercizio si può eseguire la Stampa riepiloghi IVA (in Contabilità Generali e Iva / Elaborazioni IVA / Stampa riepilogi IVA) selezionando il mese di Dicembre. La colonna Totali Annuali riepilogherà nella colonna Imponibile i valori movimentati nel periodo: Esempio: Fare riferimento alla tabella standard dei codici Iva presenti in EDF (EDF e Integrazioni / EDF Elaborazioni e Tabelle / Sistema Contabile Normativo/Tabelle Iva / Codici Iva) o al consulente Esempio: Codice Iva esolver 4

5 Codice IVA in EDF 4- ATTIVAZIONE ARCHIVIAZIONE OPERATIVA (GESTIONE DOCUMENTALE / CONFIGURAZIONE / CONFIGURAZIONE DOCUMENTALE) Attivare l archiviazione documentale sia come IVA VENDITE che come IVA ACQUISTI (se previsto) 5

6 Dettaglio riga 6027 Dettaglio riga

7 5 - CONFIGURAZIONE HUB - Eseguire l'abilitazione IDS (dal menu Servizi \ Abilitazione prodotti), Se richiesto selezionare la procedura esolver e premere Alla videata successiva premere il bottone Aggiorna IDS per attivare l'hub Sistemi/Fatture; apparirà la videata successiva. Premere il bottone OK ; verrà quindi eseguito l aggiornamento IDS Tra i vari servizi troverete quindi anche le righe sotto esposte (o alcune di esse a seconda del modulo acquistato) 7

8 Chiudere esolver completamente e riaprirlo affinché venga letta la nuova configurazione. Selezionare Accreditamento installazione - Selezionare l'opzione Richiesta "Chiave di accreditamento" Compilate la successiva videata indicando una Password (minimo 8 caratteri comprendenti numeri, maiuscole e minuscole) e la risposta alla Domanda di sicurezza che avrete scelto tra quelle proposte, cliccate quindi su <Conferma> Eseguito l accreditamento la videata sarà come la seguente: 8

9 Procedere al punto 6.1 CONFIGURAZIONE FATTURA ELETTRONICA 5.1 Parametri base (CONFIGURAZIONE / FATTURA ELETTRONICA / CONFIGURAZIONE FATTURA ELETTRONICA) Attivate l'utilizzo del canale HUB per l'invio delle fatture attivo e/o la ricezione delle fatture passive: 9

10 Se si intende firmare le fatture elettroniche emesse nei confronti di soggetti diversi da Pubblica Amministrazione verificare che il campo sia attivato. Gestione autorizzazione per invio a SDI Se l'opzione è attiva, le fatture così acquisite saranno classificate come fatture da inviare, inoltre verrà controllato se il file ha una denominazione e numerazione corretta, con riferimento al cedente/prestatore presente all'interno, e se necessario verrà rinominata. I dati del trasmittente verranno modificati se non coerenti con il canale di invio previsto per la ditta ATTENZIONE: Il campo Utilizzo canale PEC deve rimanere attivo solo si ha precedentemente inviato fatture elettroniche con la PEC integrata al gestionale, per le quali si è ancora in attesa di notifiche 5.2 Flusso ricezione Attivare la schedulazione per acquisizione fatture e messaggi Esempio: 10

11 5.2.1 Schedulazione ricezione fatture e ricevute Il processo di schedulazione ricezione delle fatture e delle ricevute si occupa di contattare periodicamente il servizio HUB Sistemi/Fatture e/o le caselle PEC configurate, per verificare la presenza di: fatture passive in arrivo da fornitori ricevute su fatture attive inviate messaggi su fatture passive e su ricevute inviate (solo se la ditta appartiene alla Pubblica Amministrazione). La modalità di esecuzione della procedura è governata dalla finestra sopra riprodotta. La gestione del log è sempre attiva a prescindere dal fatto che la schedulazione sia attiva e si occupa di tracciare: le fatture e le ricevute che presentano errori (abilitato di default) le notifiche di scarto o scarto esito committente (abilitato di default) le notifiche di accettazione o non accettazione le ricevute di mancata consegna le ricevute di decorrenza termini. Attivate la schedulazione dalla configurazione della fattura elettronica definendo: 11

12 la frequenza e gli intervalli di tempo nei quali deve essere eseguita la schedulazione (lasciare 2 ore come proposto) gli operatori a cui inviare le notifiche come devono essere inviate le notifiche: dal SISMENU (ovvero il sistema avvisa l'operatore che sta lavorando sulla procedura tramite specifici messaggi) e/o tramite . La schedulazione su Server è disponibile solo su ESOLVER, PROFIS E STUDIO Viene proposto il codice della prima stazione con esecuzione automatica presente nella tabella delle stazioni. Per esolver si raccomanda la schedulazione su server, avendo cura di indicare la stazione di lavoro riservata per la schedulazione automatica (normalmente la stazione ZZ). Se non viene schedulato su server il processo viene automaticamente eseguito, con la frequenza stabilita, quando almeno un operatore è collegato al menu della procedura. 12

13 5.3 Attivazione richiedente per HUB Sistemi Compilare i dati richiesti (in rosso quelli sono obbligatori) 1 Quando i dati sono compilati eseguire l'azione "Invia ad HUB" (1) Dopo l'invio con il bottone "Aggiorna stato da HUB" (2) è possibile aggiornare lo stato di elaborazione. Nel caso in cui, dopo aver inviato il richiedente, venga variato anche uno solo dei dati il campo "Stato elaborazione", viene proposto automaticamente in "Da inviare" e deve essere inviato nuovamente all'hub. Il richiedente risulta attivato quando lo stato di elaborazione è "Attivo", a quel punto l'hub può essere utilizzato per l'invio delle fatture attive. 13

14 5.4 Registrazione Ditte 14

15 5.4.1 Dati anagrafici (A) Tutti i campi devono essere compilati, la partita IVA è facoltativa ma si consiglia comunque di compilarla. Nel campo "Gruppo" indicare il gruppo di elaborazione in cui viene gestita la contabilità della Ditta, le fatture ricevute saranno assegnate a tale gruppo. Se nel sistema non viene gestita la contabilità della ditta indicare comunque un gruppo Flusso fatture attive (B) Invio fattura a SDI In presenza di tale opzione tutte le fatture della ditta, sia acquisite che emesse da prodotti esterni, non vengono considerate nei flussi di invio ma solo rese disponibili per la contabilizzazione automatica e la conservazione. Gestione autorizzazione per invio e SDI e Obbligo di firma verso soggetti IVA privati e consumatori finali Le opzioni per la gestione della firma sulle fatture emesse nei confronti di soggetti diversi da Pubblica Amministrazione, e di validazione documento ai fini dell'invio, sono state inserite anche sul dettaglio di ogni singola ditta. I parametri impostati sulle ditte prevalgono su quanto configurato tra i parametri generali Flusso fatture passive (C) - Selezionare il flag Abilita ricezione passive dal : indicare solo se si intende limitare la ricezione delle fatture ad un certo periodo, in tal caso le fatture saranno veicolate solo se la data ricezione presso l'hub rientra nell'intervallo definito. Può essere utile per gestire eventuali ditte per le quali si intende cessare il servizio. Il solo dato indispensabile è PEC principale: - PEC principale: (1) indicare la PEC principale della ditta (per le imprese quella censita presso il registro imprese della camera di commercio o su INIPEC). - PEC alternativa: (2) è possibile indicare una PEC specifica che la ditta intende riservare alle comunicazioni relativo all'hub. - N. cellulare: (3) indicare un eventuale numero di cellulare riferito alla ditta, al quale poter mandare eventuali comunicazioni relative al servizio HUB. Quando viene modificato uno dei dati di cui sopra il campo "stato di elaborazione" viene impostato a "Da inviare" (impostarlo a Bozza nel caso in cui si voglia evitare che la ditta venga considerata in un invio all'hub). TIPO DI COMUNICAZIONE PEC che chiede alla ditta di confermare la registrazione cliccando su un link INDIRIZZATA A PEC principale: (1) e per CC PEC alternativa (2) SMS che informa la ditta dell'invio dell' di cui sopra N. Cellulare (3) 15

16 TIPO DI COMUNICAZIONE che informa il richiedente che è stata mandata l' alla Ditta. INDIRIZZATA A della ditta (4) Integrazione con PEC per ricezione fatture passive (C) Sezione da integrare solo da chi non usa il servizio HUB Sistemi Invio all'hub In volta inseriti (o variati) i dati delle ditte premere il bottone <Invia a HUB> (G), per riportare i dati sul servizio Sistemi: Successivamente premere "Aggiorna stato da HUB" (H) per aggiornare lo stato che dovrà essere a: In attesa da ditta. Se lo stato sarà Scartato premere il bottone Varia, impostare lo stato in Da inviare e premere nuovamente il bottone <Invia a HUB>, premere quindi il bottone Aggiorna stato da HUB ; se lo stato assunto sarà In attesa da ditta proseguire allo step successivo, altrimenti ripetere nuovamente l operazione di invio a HUB Conferma registrazione da parte della ditta Quando l'hub riceve i dati di una nuova ditta attiva una procedura per raccogliere la conferma della ditta che assume la forma di autorizzazione a consegnare le fatture al richiedente: Entrare nella posta in arrivo della casella PEC inserita al punto 1); riceverete una PEC da HUB SISTEMI come in esempio sotto riportato 16

17 Cliccate Cliccate Cliccate 17

18 Dopo aver ricevuto per conoscenza l' di registrazione della ditta, aggiorniamo lo stato dell'elaborazione (ora in attesa da ditta) cliccando su Aggiorna stato da HUB. 18

19 Cliccate Cliccate Lo stato dell'elaborazione è ora attivo quindi possiamo inviare e ricevere fatture per la ditta sull'hub. Cliccando su Log registrazione... 19

20 sarà visibile la conferma dell attivazione della ditta. 20

21 6 - Configurare il DISPOSITIVO DI FIRMA Premere il tasto destro del mouse sull icona di esolver, selezionare la voce Proprietà, prendere nota delle ultime due lettere del campo Da: ; con il tasto sinistro del mouse premere il bottone Apri percorso file Fare doppio click sul file GCONF4W.EXE Selezionare la voce corrispondente alle lettere precedentemente annotate (solitamente ES per esolver e EN per Enologia) al campo Deriva da file CFG di prodotto: Premere ok e selezionare il menu Parametri Generali sotto la voce Sistema Premere OK, poi Varia e abilitare l opzione Abilita firma digitale con librerie Namirial 21

22 Premere OK, Premere Chiudi per uscire dalla procedura. Entrare nella cartella SETUP di esolver e lanciare l eseguibile FIRMACERTA_SDK_RS.MSI (per questa operazione occorre che l utente abbia diritti amministrativi sul computer interessato) Selezionare Tutti gli utenti e proseguire con il bottone AVANTI fino al completamento dell installazione. NOTA BENE : quest operazioni sono da ripetersi su TUTTI i PC dai quali verrà eseguita la firma digitale delle fatture elettroniche emesse. Inserire il dispositivo di firma nella porta USB ed attendere che si completi l installazione dei driver. 22

23 Se non vengono installati automaticamente, installarli manualmente, avviare l autorun.exe presente nelle direttive del dispositivo di firma ed eseguire la funzione di diagnostica presente nel percorso utility\auto diagnostica per verificare che il funzionamento sia integro. Eseguire le utility presenti nel dispositivo: X Infocert: cartella \InstallDriver\bit4id_ipki-k4-ccid-ext.exe X Aruba: cartella utility\ak910switchservice_installer.exe Aprire esolver e selezionare il menu Dispositivo di firma (dal menu Configurazione / Fattura Elettronica / Dispositivi di firma Premere il bottone Nuovo Selezionare il Tipo Dispositivo (Smart Card o Token USB) quindi selezionare il bottone DERIVA DA LETTORE: in caso di corretta lettura del dispositivo di firma, il campo Titolare e Codice fiscale titolare si aggiorneranno in maniera automatica derivando i dati dal dispositivo di firma stesso Completare la configurazione indicando per quale GRUPPO tale dispositivo di firma deve essere utilizzato Completare anche i dati EMITTENTE, IDENTIFICATIVO CERTIFICATO, DATA EMISSIONE e DATA SCADENZA (opzionale) 23