Comune di Prato PIANO ESECUTIVO DI GESTIONE CONSUNTIVO 2009

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1 2009-TA00 ORGANIZZAZIONE Foti Filippo GESTIONE ORDINARIA DEL SERVIZIO Tipo di Obiettivo ORDINARIO Le funzioni del servizio sono: logistica; processi innovativi; analisi organizzativa; formazione interna e tirocini; tutela della privacy. CONSUNTIVO Situazione al L'attività ordinaria del Servizio è stata svolta attraverso le competenze derivanti dalle funzioni assegnate. Il Servizio si è speso per la realizzazione di accordi tra Enti esterni che riguardano il FULL DIGITAL (per la semplificazione e la dematerializzazione delle procedure amministrative e per la creazione di un'area pienamente digitale), arrivando alla firma di un protocollo con 24 Enti territoriali. Inoltre sono stati predisposti e avviati 17 progetti innovativi trasversali all'ente che coinvolgeranno anche per il 2010 circa 300 dipendenti comunali. 01/12/2010 Pag. 2

2 2009-TA00 ORGANIZZAZIONE Foti Filippo GESTIONE ORDINARIA DEL SERVIZIO AVANZAMENTO CONTABILE Eser CP/RS Tit Int Descrizione Budget Impegni Liquidato Mandati 2009 CP Personale , , , ,04 Eser CP/RS Tit Cat Descrizione Budget Accertamenti Reversali Totale Accertamenti 2009 CP Acquisto di beni 100, CP Prestazione di servizi 4.581, , , , CP Imposte e tasse , , , ,24 Totale Impegni , , , ,68 01/12/2010 Pag. 3

3 2009-TA01 ORGANIZZAZIONE Foti Filippo PROGETTI DI MIGLIORAMENTO Tipo di Obiettivo STRATEGICO E' obiettivo del servizio incrementare e migliorare la qualità e l'efficienza dei Servizi, proseguendo l'esperienza del project managment già speriimentata negli scorsi anni. Il Servizio "Organizzazione" si pone l'obiettivo di monitorare e verificare i progetti di miglioramento in corso e verificare la possibilità di attivare nuovi progetti di miglioramento con l'obiettivo di migliorare l'efficacia e l'efficienza dell'azione amministrativa. Si prevede come strumento di supporto al cambiamento una ulteriore azione formativa sulle tecniche di project managment. Situazione al 30 giugno 2009 Riguardo ai progetti presentati nell'anno 2007, gli stessi sono stati monitorati richiedendo i report sul grado di raggiungimento del progetto al Sulla base di detto grado realizzativo verranno pagati gli incentivi nell'anno Riguardo ai nuovi progetti per l'anno 2009/2010, nel mese di Febbraio è stato richiesto ai singoli Servizi di presentare delle idee progettuali su un modulo appositamente predisposto. Le idee progettuali presentate sono state esaminate da una Commissione di valutazione composta dal Direttore, dai Dirigenti Foti e Palmieri e dalla P.O. Frezza. Nel mese di maggio sono state effettuate due giornate formative su come presentare i nuovi progetti utilizzando il nuovo Formulario che nei mesi precedenti era stato rivisto e approvato dal Direttore generale con propria disposizione. Alla fine di giugno 2009 stanno pervenendo i progetti di miglioramento 2009/2010 sulla base delle idee progettuali ammesse alla fase successiva. A luglio 2009 sono stati pagati gli incentivi sul grado di raggiungimento degli obiettivi dei progetti 2007/2008. Situazione al 30 novembre 2009 La Commissione di valutazione ha esaminato i 17 progetti ammessi alla fase esecutiva e sulla base di determinati criteri di valutazione ha attribuito un punteggio ad ognuno di essi e, conseguentemente, assegnato un budget. Il budget è stato poi ripartito tra i vari dipendenti che parteciperanno al progetto e messo in pagamento per il 2009 al momento della verifica degli obiettivi raggiunti nel primo anno. In alcuni casi (v. Anagrafe) l'ufficio ha affiancato con alcune analisi procedura il personale Ced per l'inplementazione della nuova procedura informatica. A gennaio 2010 inizierà la fase del monitoraggio per verificare il grado di raggiungimento degli obiettivi 2009 dei 17 progetti. CONSUNTIVO Situazione al 31 dicembre 2009 Intorno alla metà del mese di dicembre 2009 il Servizio Organizzazione ha ricordato ai vari Coordinatori dei 17 progetti di incominciare a predisporre le rendicontazioni di fine anno e i report di macroazioni terminate e presentare il tutto entro il mese di gennaio /12/2010 Pag. 4

4 2009-TA01 ORGANIZZAZIONE Foti Filippo PROGETTI DI MIGLIORAMENTO AVANZAMENTO CONTABILE Eser CP/RS Tit Cat Descrizione Budget Accertamenti Reversali Totale Accertamenti Eser CP/RS Tit Int Descrizione Budget Impegni Liquidato Mandati 2009 CP Prestazione di servizi 3.000,00 Totale Impegni 3.000,00 01/12/2010 Pag. 5

5 2009-TA02 ORGANIZZAZIONE Foti Filippo Sperimentazione dei principi dell'"organizzazione snella" nel Comune di Prato Tipo di Obiettivo STRATEGICO L'obiettivo è di introdurre nel Comune di Prato un nuovo sistema manageriale ed organizzativo che mira ad individuare le attività con valore e di ricercare miglioramenti rapidi nelle attività gestionali. Il nuovo sistema, una volta sperimentato nel Servizio Gestione attività edilizia, sarà esteso su altri Servizi del Comune. Situazione al 30 giugno 2009 Nel mese di Febbraio è stata realizzata una giornata formativa con i Responsabili degli Uffici delle Istanze edilizie per rendere consapevole il gruppo di lavoro su come si sarebbe svolta la settimana di miglioramento rapido. A fine Febbraio è stata organizzata una giornata presso le Istanze edilizie con lo scopo di fare l'analisi del flusso del valore delle Dia. La settimana di miglioramento rapido è stata effettuata nella prima settimana di marzo e da questa settimana è scaturito un diverso modo di lavorare le Dia in modo da ridurre i tempi per espletare le pratiche e ridurre il numero delle persone adibite alle stesse. Si è cercato di adoperare il flusso continuo laddove era possibile e eliminare le attività a non valore nel processo in questione. Nel successivo mese di giugno è stato organizzata una giornata di follow up per la verifica dei risultati raggiunti nella sperimentazione. I risultati del monitoraggio hanno confermato i risultati migliorativi sperimentati nella settimana di miglioramento rapido. Inoltre per promuovere la sperimentazione del sistema Toyota, nel mese di aprile e giugno sono state realizzate ulteriori giornate formative indirizzate ai Responsabili dei Servizi dell'ente. 01/12/2010 Pag. 6

6 2009-TA03 ORGANIZZAZIONE Foti Filippo TUTELA DELLA PRIVACY Tipo di Obiettivo STRATEGICO Si tratta di adempimenti previsti da norme di legge per garantire il controllo e la custodia dei dati personali oggetto di trattamento da parte del Comune, occorre definire il documento programmatico sulla sicurezza dei dati e, tutti gli anni venga aggiornato in base alle modifiche intervenute sulla logistica, sulle responsabilità e sulla sicurezza della banche dati in possesso dall'ente. Inoltre, altre norme di legge, intervenute in seguito all'avvento della C.I.E., impongono ai Comuni la redazione di un Piano Alfa, Beta e Gamma sulla sicurezza delle Carte d'identità elettroniche che devono poi essere inoltrati alla Prefettura. Devono poi essere stipulate convenzioni con Enti esterni al Comune di Prato al fine di assicurare il rapporto più snello possibile fra i cittadini e la pubbica amministrazione, garatendo, nel contempo, il numero dei certificati rilasciato. Situazione al 30 giugno 2009 Entro la fine del mese di marzo è stato aggiornato e approvato il Documento programmatico sulla sicurezza dei dati. Nello stesso mese è stato integrato il Regolamento sui dati sensibili e giudiziari con la scheda n. 44 "Invalidi civili" di cui era carente. E' stato incaricato lo studio legale Frediani per un supporto legislativo in merito alla redazione delle Informative che i vari Uffici devono rilasciare ai cittadini. Inoltre l'incarico prevede anche una analisi e una revisione delle Convenioni da stipulare o in essere per regolare i rapporti con privati, aziende pubbliche economiche e non economiche, alla luce delle nuove disposizioni di legge. Alla fine di giugno erano pronte le bozze delle convenzioni e fatta l'analisi delle informative di cui si discuterà con i singoli Settori. Situazione al 30 novembre 2009 Sono state predisposte le informative personalizzate per tutti i Servizi dell'ente e spiegato agli stessi il corretto utilizzo delle informative Le convenzioni sono state stipulate e firmate da tutti gli Enti per l'accesso telematico alle banche dati del Comune di Prato Allo studio una nova bozza di DPS da valutare assieme ai colleghi del Ced Analizzata la nuova normative sull'amministratore di sistema da inserire nel DPS E' in stallo la fase sulla predisposizione del piano beta e gamma sulla sicurezza delle CIE in quanto l'obiettivo è stato parzialmente raggiunto, i piani sono stati avviati ma non ultimati. I termini di legge per la presentazione dei piani in Prefettura sono slittati e non ci sono al momento scadenze da rispettare. Si aspettano le indicazioni dal Ministero degli Interni CONSUNTIVO Situazione al Sono state firmate altre 4 convenzioni con Enti esterni per l'accesso alle banche dati del Comune. Il piano sulla sicurezza della CIE manca, per essere predisposto, di informazioni da parte della Prefettura. Approntata la bozza sul regolamento sul procedimento amm.vo, sul diritto di accesso e per la tutela sulla riservatezza dei dati personale. Tale regolamento, una volta censiti e aggiornati tutti i procedimenti amm.vi del Comune dovrà essere approvato dal Consiglio comunale. 01/12/2010 Pag. 7

7 2009-TA03 ORGANIZZAZIONE Foti Filippo TUTELA DELLA PRIVACY AVANZAMENTO CONTABILE Eser CP/RS Tit Cat Descrizione Budget Accertamenti Reversali Totale Accertamenti Eser CP/RS Tit Int Descrizione Budget Impegni Liquidato Mandati 2009 CP Prestazione di servizi 9.500, , ,00 Totale Impegni 9.500, , ,00 01/12/2010 Pag. 8

8 2009-TA04 ORGANIZZAZIONE Foti Filippo FORMAZIONE Tipo di Obiettivo SVILUPPO E' obiettivo del servizio favorire lo sviluppo delle conoscenze e delle competenze del personale interno, attraverso l'attuazione del Piano formativo 2009/2011. Questo è suddiviso in due parti: formazione trasversale e formazione specialistica. Esso copre l'intero fabbisogno formativo dell'ente. L'obiettivo della formazione trasversale è quello di migliorare la relazione persona-struttura e l'adesione tra il ruolo professionale e la complessità organizzativa, le azioni formative a carattere trasversale si rivolgono a destinatari che ricoprono lo stesso ruolo o che partecipano allo stesso processo e si svolgono su diverse aree tematiche. L'obiettivo della formazione specialistica è quello di garantire un aggiornamento tecnico-professionale in modo da migliorare le performance attraverso percorsi formativi specifici che coinvolgono i dipendenti di singoli Servizi o di Servizi contigui ed affini. Situazione al 30 giungo 2009 L'Ufficio ha predisposto una gara per l'affidamento del servizio formazione a ditte esterne. Nel mese di aprile la procedura si è conclusa vedendo vincitrici due ditte a cui verrà affidato lo svolgimento dei corsi già specificati nel Piano formativo 2009/2011. Con le suddette ditte è stato pianificato tutto il percorso formativo a partire da settembre 2009 a marzo Situazione al 30 novembre 2009 Sono iniziati i corsi formativi previsti che termineranno ad aprile 2010 CONSUNTIVO Situazione al 31 dicembre 2009 Continua lo svolgimento dei corsi formativi, previsti dal Piano, fino al loro completo esaurimento, previsto per fine giugno /12/2010 Pag. 9

9 2009-TA04 ORGANIZZAZIONE Foti Filippo FORMAZIONE AVANZAMENTO CONTABILE Eser CP/RS Tit Int Descrizione Budget Impegni Liquidato Mandati Eser CP/RS Tit Cat Descrizione Budget Accertamenti Reversali Totale Accertamenti 2009 CP Prestazione di servizi , , , , RS Prestazione di servizi 985,00 985,00 985,00 Totale Impegni , , , ,49 01/12/2010 Pag. 10