DIGILAVORANDO RELAZIONE DI ANALISI DEI RISULTATI

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1 DIGILAVORANDO RELAZIONE DI ANALISI DEI RISULTATI 1 - Obiettivi e metodologia di lavoro Obiettivo dello studio è stato l individuazione e la valutazione dei benefici derivanti dall introduzione di tecnologie di digitalizzazione e stampa digitale (in generale le tecnologie collegate alla cosiddetta digital printing) nei processi operativi per un insieme di micro imprese. La ricerca è stata condotta secondo una metodologia tipica dell analisi dei processi attraverso ed ha previsto le seguenti fasi operative: - Individuazione di un campione di micro- imprese i cui processi di lavoro potessero beneficare dall adozione di tecnologie di digital printing; - Individuazione dei processi oggetto di studio; - Definizione di un insieme di indicatori di prestazione (KPI, Key Performance Indicator) attravero cui valutare i benefici operativi nei processi; - Misurazione dei volumi di operazioni ovvero dell intensità operativa dei processi (cui è collegato il beneficio complessivo per l impresa); - Rilevazione dei valori degli indicatori nel caso base (senza l utilizzo delle tecnologie) e nel caso di utilizzo di tecnologie; - Interpretazione dei benefici. Per ciascun processo si sono individuati indicatori di beneficio riconducibili a tre tipologie: - Efficienza. Misure di prestazione collegate a risparmi di tempo, di costo o miglioramento dei servizi (per esempio la produzione di documentazione avviene in modo più rapido); - Usabilità, qualità, flessibilità. Indicatori difficilmente quantificabili e collegati alla qualità del processo supportato dalle tecnologie digitali ICT nella percezione degli utenti. Questo agevola l impiego e porta ad efficienza (per esempio, la riduzione di frammentazione del lavoro o la facilità di apprendimento e spiegazione); - Efficacia. Misure relative alla possibilità di effettuare operazioni nuove, alle opzioni attuabili (per esempio disponendo delle informazioni in formato digitale è possibile creare reportistica automatica) o alla affidabilità/disponibilità derivante dalla archiviazione digitale e/o in cloud dei documenti La rilevazione è stata condotta su un arco temporale di 60 giorni. Si sottolinea come la rilevazione non abbia una validità statistica, dato il numero contenuto di casi e di processi analizzati, tuttavia lo studio consente di trarre indicazioni qualitative di valore per comprendere i benefici derivanti dall introduzione delle tecnologie.

2 2 - Campione di indagine e processi Le micro- imprese oggetto di studio sono state scelte in modo eterogeneo e comprendono: - Centro estetico; - Studio legale; - Studio di architettura; - Azienda produttrice di bigiotteria; - Pasticceria. I processi caratteristici di queste imprese e che sono impattati dall introduzione di tecnologie di digital printing sono relativamente semplici e comprendono: - Ricezione, digitalizzazione e archiviazione di documenti. Da azienda ad azienda varia la tipologia di documenti (fatture, sentenze, atti, ecc.), il formato dei documenti in ingresso nei processi (elettronico pdf- o cartaceo) e ; - Ricerca di informazioni (ricerca di informa all interno di documenti digitalizzati); - Ricerca di documenti; - Produzione di documentazione su richiesta (preventivi o cataloghi, stampa on demand). In relazione ai volumi di attività e alla intensità di tali processi, le aziende si presentano sufficientemente eterogenee. La tabella seguente riporta i volumi di operazioni per le differenti tipologie di imprese. Impresa Volumi di attività 1. Centro estetico - Il negozio consegna in media al commercialista circa documenti/mese. - Il negozio effettua 2-4 promozioni/mese - Il negozio produce circa 40/50 preventivi/settimana - Il negozio produce circa 90/100 stampe on- demand /settimana 2. Studio legale - Lo studio gestisce/acquisisce in media 3-5 sentenze/atti al giorno per un totale di circa pagine A4 in media (facciata unica). 3. Studio di - Lo studio gestisce/acquisisce in media pagine al giorno, di architettura cui il 90% è in formato A4 e un numero limitato di documenti in 4. Produzione di b bigiotteria formato A3 - Numero medio/mese di documenti gestiti (ognuno da una a 3 pagine): circa fra fatture in ingresso e uscita, bolle di consegna e di reso, foto dei prodotti consegnati allegati a bolle di consegna - Foto dei prodotti realizzati e archiviati per catalogo: pezzi (per ciascuno una foto e una scheda) - Circa 30 clienti gestiti 5. Pasticceria - Il negozio consegna in media al commercialista circa documenti/mese - Il negozio produce circa 7-8 preventivi/mese - Il negozio produce circa stampe on- demand /settimana

3 3 - Indicatori e rilevazione Per i differenti processi si sono individuati e rilevati i seguenti indicatori quantitativi: - velocità (tempo) di ricezione, digitalizzazione e archiviazione; - velocità (tempo) di ricerca delle informazioni; - velocità (tempo) di individuazione dei documenti; - affidabilità (perdita) di informazioni o documenti. Si sono inoltre valutate quantitativamente (mediante una semplice scala di valutazione) la facilità e usabilità degli strumenti utilizzati durante l esecuzione dei processi. Si è infine rilevata qualitativamente la percezione di affidabilità e sicurezza derivante dalla archiviazione digitale. La rilevazione è stata condotta in un arco di circa 60 giorni e per i differenti indicatori si è spesso rilevata una forcella di valori (es. da 20 a 30 secondi per individuare un determinato documento). La valutazione dei benefici prende quindi in considerazione, in contrapposizione con il caso base di non utilizzo delle nuove soluzione di digital printing, i casi più pessimistico e più ottimistico. 4 - Risultati quantitativi e qualitativi Le tabelle seguenti riportano, nel caso pessimistico ed ottimistico, i benefici medi derivanti da una più veloce esecuzione delle operazioni. I benefici rappresentati attraverso indicatori quantitativi sono espressi in secondi per singola operazione e sono calcolati come media pesata sul volume di operazioni per le differenti tipologie di imprese. Il caso pessimistico fa riferimento ai tempi più bassi di esecuzione delle operazioni nel caso base e a quelli più alti nel caso di introduzione delle tecnologie ICT. Per contro, il caso ottimistico fa riferimento ai tempi più alti di esecuzione delle operazioni nel caso base e a quelli più basi nel caso di introduzione delle tecnologie ICT. Il risparmio di tempo per le singole operazioni è evidente, tuttavia l impatto per le imprese è influenzato dai volumi di operazioni mensili svolte. Nei casi specifici si sono rilevati i seguenti risparmi di tempo per le differenti imprese: - da circa 6 a 9 ore di risparmio mensile per il beauty center; - da circa 60 a 70 ore di risparmio mensile per lo studio legale; - da circa 7 a 13 ore di risparmio di tempo mensile per lo studio di architettura; - da circa 2 a 4 ore di risparmio di tempo mensile per la produzione di bigiotteria; - da circa 2 a 3 ore di risparmio di tempo mensile per la pasticceria. In alcuni casi il risparmio non è rilevante, tuttavia si sottolinea come in questi casi il volume di operazioni sia estremamente contenuto.

4 Caso pessimistico Caso ottimistico!"#$%&'()*+#,)-)*.&)//./)'0%1#.2(3)4)./)'0%#!"#$%&'()*+#,)-)*.&)//./)'0%1#.2(3)4)./)'0%# %45"%# &%%"&# &! &$ %$ &! %! 6%"%# %$ %! 4!"5# $ $!"#$%&'()*+#,)#-)(%-(.#)/0'-1.2)'/)# '$6"&#!"#$%&'()*+#,)#-)(%-(.#)/0'-1.2)'/)# '('"$# (! (! '! '! &! &! %! (7"8# %! $%"'# $! $! )*+,#-*+.# /.0,1,2,34.#5)/# )*+,#-*+.# /.0,1,2,34.#5)/#!"#$%&'()*+#,)#-)(%-(.#,'(/0%12#!"#$%&'()*+#,)#-)(%-(.#,'(/0%12# &! %%$"$# &! %4$"5# %! %! $! &$"4# $! $6"4#

5 Gli indicatori qualitativi sono espressi attraverso una scala di valori ed anche per questi si è proceduto ad una normalizzazione basata sul volume delle operazioni effettuate. In termini di miglioramento nella usabilità e facilità e in generale dell esperienza di uso delle tecnologie, il diagramma seguente riporta i risultati qualitativi rilevati in una scala da 1 (molto complicato) a 4 (facilissimo e immediato da comprendere).!"#$%&'()*#+#%,&-('()*#./%&'()&01&2# '"!# &"!# %"$# &"&# %"!# $"!# ()*+#,)*-#.-/ #4(.# Da tutti sono state valutate positivamente la maggiore affidabilità e la sicurezza derivanti da una riduzione della perdita di documenti e informazioni e dalla certezza della disponibilità delle informazioni archiviate in formato digitale. Il diagramma seguente riporta il miglioramento nel tasso di perdita delle informazioni.!"#$%&'()*)+,#-#.-/&)+'#&)#)012/3'4)20)# %$"# %3"# %!"# $"# %"#!"# &'()#*'(+#,+-).)/)01+#2&,# 5 - Conclusioni Lo studio si è concentrato su imprese caratterizzate da differenti intensità delle operazioni ed analizzando processi con u differente livello di articolazione. Nel complesso, lo studio ha consentito di evidenziare come in quei processi semplificati e ad elevata intensità di operazioni (quali ad es. la ricerca di informazioni o in alcuni casi l archiviazione della documentazione), essenziale è il risparmio di tempo (in termini di velocità accesso e riduzione del tempo perso). I benefici cumulati per le tipologie di aziende possono variare da poche ore fino ad oltre 70 ore risparmiate al mese Al crescere della strutturazione e complessità dei processi, il valore del beneficio in termini quantitativi diminuisce (è la componente umana di lavoro che risulta predominante sulla

6 tecnologia), ciò che è percepito in questi casi è la migliore usabilità e facilità degli strumenti. Anche la flessibilità derivante dal poter svolgere le operazioni in modo differente è valutata positivamente. Esistono processi altamente destrutturati (es. la progettazione e creazione del catalogo) dove non vi è un beneficio quantitativo in termini di velocità, ma di percezione di esperienza d uso. Esistono casi in cui non è evidente un beneficio quantitativo (es. nella archiviazione di alcuni documenti in ingresso), tuttavia in questi viene evidenziato come beneficio la disponibilità di un nuovo servizio quale l accesso da remoto della documentazione. In tutti casi, la disponibilità di informazioni in formato digitale e l affidabilità delle stesse (sempre accessibili e sicure), in particolare dove le informazioni/documentazioni hanno una rilevanza percepita più alta, sono percepite come essenziali (es. studio legale).