Procedure Istruzioni Operative

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1 Ministero dell Istruzione dell Università e della Ricerca Procedure Istruzioni Operative Redatto dal Gruppo SGQ il 01/09/2015 Approvato da DS il 01/09/2015 Accreditato dalla Regione Veneto per la Formazione Superiore Aut. n. A0410 D. n. 221 del 05/06/2006 Via Mora, Vicenza VIIS01800C@istruzione.it Revisione n. 8 del 01/09/2015

2 Indice delle Procedure e delle Istruzioni Operative Rev. N. 8 Descrizione Numero revisione Mese/ anno Procedura n 4.2.3"Tenuta sotto controllo dei documenti" 4 01/09/15 Procedura n Tenuta delle Registrazioni della Qualità 3 01/09/15 Procedura n " Audit Interni" 5 01/09/15 Procedura n 8.3 " Trattamento del prodotto non conforme" 4 01/09/15 Procedura n "Azioni Correttive 4 01/09/15 Procedura n "Azioni Preventive 4 01/09/15 Procedura n 7 Programmazione/erogazione del servizio scolastico" 4 01/09/15 Istruzione operativa IO6-01 Risorse umane 4 01/09/15 Istruzione operativa IO6-02 Risorse umane (formazione) 5 01/09/15 Istruzione operativa IO7-01 Servizi di sportello e recupero 6 01/09/15 Istruzione operativa IO7-02 Passaggi e trasferimenti degli studenti 4 01/09/15 Istruzione operativa IO7-03 Orientamento 4 01/09/15 Istruzione operativa IO7-04 Accoglienza 4 01/09/15 Istruzione operativa IO7-05 Formazione Classi 5 01/09/15 Istruzione operativa IO7-06 Assegnazione Team docenti alle classi 4 01/09/15 Istruzione operativa IO7-07 Comunicazione interna 5 01/09/15 Istruzione operativa IO7-08 Acquisizione comunicazione esterna 4 01/09/15 Istruzione operativa IO7-09 Programmazione didattica 5 01/09/15 Istruzione operativa IO7-10 Iscrizioni 4 01/09/15 Istruzione operativa IO7-11 Approvvigionamento 7 01/09/15 Istruzione operativa IO7-11/01Valutazione dei fornitori 6 01/09/15 Istruzione operativa IO7-11/02 Indici per la valutazione dei fornitori 5 01/09/15 Istruzione operativa IO7-13 Progettazione Piano Offerta Formativa 4 01/09/15 Istruzione operativa IO7-14 Viaggi di Istruzione 5 01/09/15 Note: L'Istuzione operativa IO07-12 Gestione Alternanza Scuola Lavoro è stata eliminata in quanto la normativa prevede l'alternanza come obbligo curriculare. Pertanto rientra nella Programmazione Annuale dei CdC. L'Istuzione operativa IO07-15 Gestione registrazione assenze, entrate e uscite in orario diverso è stata eliminata perché superata dalla gestione informatizzata attraverso il Registro Elettronico/badge studenti. Documento di proprietà dell I.P.S.S.. Bartolomeo Montagna di Vicenza.

3 Tenuta sotto controllo dei documenti Proc Revisione n.4 Procedura n "Tenuta sotto controllo dei documenti" Indice di Revisione Revisione Natura della revisione Data 0 Prima edizione 1/10/ Trasferimento sede 1/9/ Miglioramento dei riferimenti alla modulistica 4.2. (audit RINA 8 maggio 2008) 1/9/ Nuova denominazione dell Istituto 1/9/ Nuova denominazione dell Istituto 01/09/15 Indice Paragrafo Titolo 1 Scopo 2 Campo di applicazione e interazione tra processi 3 Input 4 Output 5 Responsabilità 6 Identificazione dei documenti della Qualità 7 Modifiche dei documenti 8 Documenti di origine esterna 9 Riferimenti Redatto dal Gruppo SGQ Approvato da DS il 01/09/2015 il 01/09/2015 Pagina 1 di 5

4 Tenuta sotto controllo dei documenti Proc Revisione n.4 1. SCOPO La presente procedura definisce le modalità e le responsabilità per la gestione dei documenti del Sistema di Gestione della Qualità ( SGQ ). 2. CAMPO DI APPLICAZIONE E INTERAZIONE TRA PROCESSI Le disposizioni contenute in questo documento si applicano alla gestione dei documenti relativi al Sistema per la Gestione della Qualità adottato ed in uso nell'istituto secondo quanto previsto dalla norma UNI EN ISO 9001:2008 : Manuale della Qualità, Procedure gestionali, Istruzioni Operative e Modulistica. 3. INPUT Sistema per la Gestione della Qualità adottato nell Istituto Documenti del SGQ: Manuale della Qualità, Procedure gestionali, Istruzioni Operative e Modulistica. Normativa di origine esterna: Norme ISO e Legislazione scolastica Regolamenti d Istituto Piani della qualità Piani della Formazione Piano dell Offerta Formativa 4. OUTPUT Documenti prescrittivi (Manuale, Procedure, Istruzioni Operative) e moduli di registrazione conformi ai requisiti della norma ISO EN UNI 9001:2008. Documenti della Qualità costantemente aggiornati dal Gruppo SGQ in collaborazione delle funzioni competenti e sotto il controllo di DS. Documenti della Qualità e Modulistica diffusi e divulgati al personale a cura di RQ e DSGA Elenco generale e lista di distribuzione dei documenti costantemente aggiornato da RQ. Istruzioni Operative distribuite dai responsabili di funzione dell istituto e conservate come copia originale in vigore da RQ in modo da garantirne la reperibilità. Pagina 2 di 5

5 Tenuta sotto controllo dei documenti Proc Revisione n.4 5. RESPONSABILITA Il Gruppo SGQ, composto dal Rappresentante della Direzione (RD), dal Responsabile della Qualità (RQ) e dal Responsabile degli Audit Interni (RAI), redige il Manuale della Qualità, le Procedure e le Istruzioni Operative, coadiuvato da eventuali Funzioni interessate. La successiva approvazione spetta sempre al Dirigente Scolastico. In ogni documento del SGQ dovrà essere indicato il numero di revisione e la data di inizio validità. Ogni nuovo documento influente sul sistema qualità deve essere visionato e inserito nell Elenco dei documenti e dei moduli del SGQ dal Gruppo SGQ secondo la procedura. Il RQ o il DSGA sono responsabili della comunicazione alle Funzioni Interessate, della consegna del nuovo documento e del ritiro dell eventuale precedente edizione. I documenti della Qualità (Manuale Procedure Istruzioni Operative) sono consultabili presso la sala insegnanti delle singole sedi. Copia di suddetti documenti è a disposizione del DS e del DSGA nei rispettivi uffici. Il RQ e il DSGA sono autorizzati a distribuire copie delle IO alle funzioni interessate. Presso il RQ viene conservata almeno una copia di ciascun documento precedente l'ultima edizione con la chiara indicazione di fine validità ( dicitura ANNULLATO ). I destinatari dei documenti rendono operativi gli stessi verificandone l'esatta applicazione all'interno della propria area e sono tenuti alla distruzione delle copie obsolete. Chiunque ha facoltà di proporre modifiche o segnalare la necessità di un nuovo documento. Nel caso di modifiche il proponente si rivolge direttamente al Responsabile di Funzione interessato che, dopo aver esaminato la proposta e averne verificata la idoneità all'applicazione, la sottopone al Gruppo SGQ che, se lo riterrà opportuno, provvederà ad una nuova emissione dopo l approvazione del DS. 6. IDENTIFICAZIONE DEI DOCUMENTI DELLA QUALITA' I diversi tipi di documenti vengono identificati come segue, con riferimento alla norma UNI EN ISO 9001:2008 quando possibile: Manuale della Qualità = MQ Procedura = Proc Istruzione Operativa = IO Modulo = codice alfanumerico MQ: identifica il Manuale. Nella intestazione delle pagine si trova la dicitura Cap, n del capitolo, n di revisione e data di inizio validità. Al piè di pagina il n di pagina rispetto al totale. Nei riferimenti all interno dei documenti, si trova la scritta MQ seguita da Cap, n del capitolo ed eventuale n del paragrafo. Proc: identifica una procedura: se la procedura è relativa ad uno specifico punto della norma UNI EN ISO 9001:2008, il prefisso è seguito dalla numerazione di detto punto della norma; Pagina 3 di 5

6 Tenuta sotto controllo dei documenti Proc Revisione n.4 se la procedura si riferisce ad una quota parte di un punto della norma il prefisso è seguito dal numero di questo punto della norma, da un trattino e da un numero progressivo. IO: identifica un Istruzione Operativa. Il prefisso è seguito da un numero progressivo. Nel caso di IO costituite da più parti il numero è seguito da un trattino ed un altro numero progressivo a partire da 01. Codice Alfanumerico: identifica un modulo del SGQ. Ogni lettera identifica una specifica area in cui si realizza il servizio scolastico (all al MQ); ad esempio la lettera B riguarda la modulistica relativa all accesso del cliente, alla lettera D è riferibile alla modulistica relativa all erogazione del servizio. I moduli relativi alle procedure: Procedura n "Audit Interni" Procedura n 8.3 " Trattamento del prodotto non conforme" Procedura n "Azioni Correttive Procedura n "Azioni Preventive sono identificati dalla lettera M seguita dal numero della procedura a cui fanno riferimento, da un trattino e da un altro numero progressivo a partire da 01. Negli altri casi il codice alfanumerico è dato da lettera e numero progressivo correlato ai diversi processi indicati nel MQ - All Realizzazione del Servizio. Il codice alfanumerico è seguito da un trattino ed un altro numero progressivo. 7. MODIFICHE DEI DOCUMENTI La prima emissione di ogni documento avrà come indice di revisione 0. Ogni volta che un documento viene modificato in una o più parti aumenta di un livello l indice di revisione. Le modifiche ai documenti implicano le seguenti operazioni: indicazione negli appositi campi della data di emissione e, nel caso di procedure o sezioni del manuale, della natura della modifica (nella nuova edizione del documento le parti del testo che sono state modificate devono essere evidenziate da una riga verticale sul bordo destro del testo. La suddetta riga ha lo scopo di individuare velocemente e sicuramente le variazioni apportate rispetto al testo precedente) verifica ed approvazione, dimostrate dalle firme negli appositi campi, da parte dei responsabili autorizzati(gli stessi della prima emissione) distribuzione dei documenti e delle successive revisioni effettuata dal Gruppo SGQ che se necessario delega i Responsabili di Funzione distruzione, da parte dei destinatari, di tutti i documenti sostituiti. conservazione dell originale del documento superato, identificato dalla dicitura ANNULLATO in apposito archivio predisposto dal RQ. Pagina 4 di 5

7 Tenuta sotto controllo dei documenti Proc Revisione n.4 8. DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA La responsabilità della selezione, dell'aggiornamento, del mantenimento e della conservazione dei documenti e dei dati di origine esterna, ognuno per l area di propria competenza, è di: DS: Il Dirigente Scolastico riceve ed esamina le disposizioni normative, gli aggiornamenti legislativi e i documenti contrattuali della scuola secondaria superiore che sono poi consegnati al DSGA per i successivi atti di protocollo, catalogazione e archiviazione a cura del personale amministrativo. DSGA: Il Direttore dei Servizi Generali Amministrativi è responsabile della procedura di protocollo, catalogazione, archiviazione delle disposizioni normative, degli aggiornamenti legislativi e dei documenti contrattuali inerenti le attività dell'istituto ( art.32 del Decreto Interministeriale n.44 del 1/2/2001). E inoltre consegnatario-responsabile della tenuta e della cura dell inventario( art.24 comma7 Decreto Interministeriale n.44 del 1/2/2001 fatto salvo quanto previsto dall art.27) RQ: Il Responsabile Qualità è responsabile del procedura di protocollo ed archiviazione della norma UNI EN ISO 9001: RIFERIMENTI Manuale della Qualità : Sezione 4. Pagina 5 di 5

8 Tenuta delle Registrazioni della Qualità Proc Revisione n. 3 Procedura n Tenuta delle registrazioni della Qualità Indice di Revisione Revisione Natura della revisione Data 0 Prima edizione 1/10/ Trasferimento sede 1/9/ Denominazione dell Istituto 01/09/11 3 Nuova denominazione dell'istituto 01/09/15 Indice Paragrafo Titolo 1 Scopo 2 Campo di applicazione e interazione tra processi 3 Input 4 Output 5 Responsabilità 6 Modalità operative 7 Riferimenti Redatto dal Gruppo SGQ Approvato da DS il 1/9/2015 il 1/9/2015 La presente procedura è di proprietà dell I.P.S. Bartolomeo Montagna di Vicenza. Pagina 1 di 4

9 Tenuta delle Registrazioni della Qualità Proc Revisione n SCOPO La presente procedura definisce le modalità di identificazione, raccolta, accesso, archiviazione, eliminazione dei documenti di registrazione della Qualità. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE Le disposizioni contenute in questo documento si applicano ai documenti di registrazione dell Istituto B. Montagna, attinenti al Sistema di Gestione per la Qualità. La presente procedura si applica ogni volta che si manifesti la necessità di produrre una registrazione per documentare le attività svolte e l esito delle medesime. 3. INPUT Tutti i documenti attinenti al SGQ, debitamente compilati, costituiscono gli input di questa procedura. 4. OUTPUT Chiara evidenza del servizio scolastico erogato 5. RESPONSABILITA Per i documenti di registrazione della Qualità sono definite le modalità di gestione delle responsabilità di seguito riportate In occasione del riesame da parte del Dirigente Scolastico (DS), il rappresentante della direzione (RD) redige una relazione riportante le osservazioni, le conclusioni e le decisioni relative. Tali relazioni devono essere conservate e archiviate a cura del RD per un periodo minimo di 3 anni. Il Direttore Servizi Generali Amministrativi (DSGA) conserva le registrazioni relative al grado di istruzione, alle qualifiche, alle competenze acquisite, alle esperienze maturate, durante il servizio e prima dell assunzione, nonché gli atti relativi all aggiornamento nel fascicolo personale di ogni dipendente. Le registrazioni dei monitoraggi, delle misurazioni dei risultati e dei processi che evidenziano il soddisfacimento dei requisiti sono archiviati, per un periodo di 3 anni, dalla Funzione individuata dal DS come responsabile di quella operazione. La presente procedura è di proprietà dell I.P.S. Bartolomeo Montagna di Vicenza. Pagina 2 di 4

10 Tenuta delle Registrazioni della Qualità Proc Revisione n. 3 Le registrazioni relative ai risultati delle attività di riesame relativi al POF, sono conservate a cura del RD per un periodo minimo di 3 anni. Le registrazioni dei reclami sono conservate per un periodo minimo di 3 anni, a cura di RQ Le registrazioni del monitoraggio e dell analisi della soddisfazione del cliente sono archiviate da RQ, per un periodo minimo di 3 anni. Tutti i documenti di ingresso, di riesame, di verifica e modifica della progettazione sono conservati a cura di DSGA nei fascicoli relativi ai vari progetti per 3 anni. Le registrazioni relative alla qualità delle prestazioni dei fornitori e delle eventuali azioni sono conservate da DSGA nell archivio fornitori rinnovato annualmente. Le liste dei fornitori qualificati riportano l elenco dei fornitori che dimostrano di possedere adeguati requisiti relativi sia alla fornitura di prodotti che di servizi. La responsabilità dell inserimento nella lista è del DSGA. Le liste aggiornate dei fornitori devono essere disponibili presso gli uffici di segreteria secondo la tipologia del servizio o prodotto e copia deve essere consegnata al RQ.. Le liste di fornitori sono conservate per un periodo di tre anni. La produzione/erogazione del servizio scolastico è identificabile attraverso le registrazioni relative ai verbali del Consiglio d Istituto, del Collegio dei Docenti, dei Consigli di Classe, dei Registri di Classe e Personali dei docenti, Registri di valutazione finale, Registri d esame ecc.; tutte queste registrazioni sono conservate dall ufficio segreteria didattica dell Istituto, sotto la responsabilità del DSGA, secondo quanto previsto dalla normativa vigente. L Istituto individua attività di monitoraggio e misurazione per assicurare la conformità del servizio ai requisiti richiesti. I documenti che riportano gli esiti degli Audit Interni effettuati, con l indicazione delle NC riscontrate, sono compilati da personale addestrato e incaricato delle verifiche stesse e conservati a cura del RAI in apposito raccoglitore per un periodo minimo di 3 anni. Le registrazioni che descrivono le NC riscontrate, le eventuali azioni intraprese non sfocianti in AC e l esito degli interventi, sono archiviate da RQ per un periodo minimo di 3 anni. Le registrazioni che hanno comportato Azioni Correttive sono invece archiviate da RD per 3 anni. I documenti che riportano le Azioni Preventive intraprese, sono gestiti e archiviati a cura del RD, per un periodo minimo di 3 anni. E cura del RD redigere rapporti annuali sul miglioramento continuo dell Istituto, comprendenti anche le AC e AP che costituiscono la base per il riesame del SGQ. Tali rapporti sono archiviati a cura del RD per un periodo minimo di 3 anni. La presente procedura è di proprietà dell I.P.S. Bartolomeo Montagna di Vicenza. Pagina 3 di 4

11 Tenuta delle Registrazioni della Qualità Proc Revisione n MODALITA OPERATIVE Le registrazioni della Qualità seguono le fasi sotto elencate: Identificazione rispetto all oggetto della registrazione al fine di permetterne la rintracciabilità raccolta e catalogazione in modo da prevenirne lo smarrimento; archiviazione e custodia in condizioni ambientali idonee per permetterne la leggibilità durante tutto il periodo di conservazione richiesto e prevenirne deterioramenti e danneggiamenti; eliminazione dopo il periodo di conservazione previsto, rispettando le modalità previste dalla legge; 7. RIFERIMENTI Manuale Qualità : Sezioni 6, 7, 8. La presente procedura è di proprietà dell I.P.S. Bartolomeo Montagna di Vicenza. Pagina 4 di 4

12 Programmazione/erogazione del servizio scolastico Proc 7 Revisione n. 4 Procedura n 7 "Programmazione/erogazione del servizio scolastico" Indice di Revisione Revisione Natura della revisione Data 1 Prima edizione 1/10/ Trasferimento sede 1/9/ Nuova Denominazione dell Istituto 1/9/ Nuova Denominazione dell Istituto 01/09/15 Indice Paragrafo Titolo 1 Scopo 2 Campo di applicazione e interazione tra processi 3 Input 4 Output 5 Responsabilità 6 Modalità operative 6.1 Nomina delle figure di sistema 6.2 Programmazione 6.3 Pianificazione delle attività 6.4 Archiviazione della documentazione 7 Riferimenti Redatto dal Gruppo SGQ Approvato da DS il 1/9/2015 il 1/9/2015 Pagina 1 di 5

13 Programmazione/erogazione del servizio scolastico Proc 7 Revisione n SCOPO La presente Procedura definisce le modalità e le responsabilità del processo di programmazione ed erogazione del servizio scolastico dell IIS Bartolomeo Montagna al fine di verificarne l idoneità a conseguire gli obiettivi di Qualità prefissati dalla Direzione. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE E INTERAZIONI TRA PROCESSI Le disposizioni contenute in questo documento si applicano al processo fondamentale di realizzazione del servizio scolastico, che si struttura nei seguenti sotto processi e processi complementari. Il processo fondamentale di realizzazione del servizio scolastico (Manuale della Qualità:All e All ) è basato sui seguenti sottoprocessi: Offerta del corso di studi (analisi del territorio, orientamento, azioni per promuovere l offerta dell Istituto) Accesso del cliente (iscrizioni, formazione classi, affidamento alle classi del team docenti, accoglienza) Tali sottoprocessi costituiscono i presupposti per la realizzazione delle attività relative al processo fondamentale costituito da: Programmazione del servizio scolastico (piano triennale dell offerta formativa, programmazione operativa delle attività scolastiche) Erogazione del servizio didattico-educativo: programmazione didattica; gestione dell attività di insegnamento e certificazione. Affinché il processo fondamentale possa essere realizzato al meglio, l Istituto individua i seguenti processi trasversali di supporto: Gestione delle risorse umane Gestione amministrativa e controllo finanziario Sistema informativo Ambiente di lavoro Approvvigionamento. I processi elencati interagiscono per realizzare gli obiettivi per la Qualità con particolare attenzione alla soddisfazione del cliente (Manuale della Qualità:All e All ). Pagina 2 di 5

14 Programmazione/erogazione del servizio scolastico Proc 7 Revisione n. 4 3 INPUT Gli input sono costituiti da: Normativa dell istituzione scolastica riportata al paragrafo 2.3 del Cap.2 del Manuale della Qualità Norme UNI EN ISO 9001:2008 Esigenze nel territorio di figure professionali negli indirizzi servizi socio sanitari, e produzioni tecnico sartoriali e audiovisive, rilevate dai rapporti occupazionali delle associazioni di categoria e dalle richieste che pervengono da parte di Enti e Aziende Esigenze ed aspettative del cliente rilevabili dal sistema di monitoraggio, e dai questionari relativi alle diverse fasi del servizio erogato (v. cap. 8 del Manuale della Qualità) Gli input della dirigenza rilevabili dagli esiti del Riesame della Direzione effettuato alla fine dell anno scolastico in preparazione del nuovo Piano triennale dell Offerta Formativa. Scheda di valutazione dell efficacia delle attività inserite nel P.O.F. a.s. precedente I reclami dei clienti rilevabili da osservazioni verbali, schede di NC, schede di reclamo. 4 OUTPUT Gli output sono costituiti da: Programmazione ed erogazione del servizio Aggiornamento del P.T.O.F. Aggiornamento delle figure professionali Adeguata preparazione per gli studenti Certificazione dei saperi in fase conclusiva Documenti di registrazione Archiviazione della documentazione Elementi utili per la predisposizione della politica e degli obiettivi dell a.s. successivo. 5. RESPONSABILITA' La responsabilità del processo è del Dirigente Scolastico che si avvale della collaborazione delle figure individuate nel funzionigramma assegnando loro specifici compiti per la parte di competenza. Il Dirigente Scolastico si adopera per: - far recepire gli obblighi legali e regolamentari nell ambito del SGQ, stabilendo apposite istruzioni operative; - valutare, attraverso il riesame periodico, la soddisfazione e i reclami dei clienti, i processi e le conformità del servizio erogato, i risultati degli Audit e delle attività di autovalutazione - assicurare che le esigenze e le aspettative dei clienti siano determinate, tradotte in requisiti, comunicate e comprese a tutti i livelli all'interno dell'istituto. Le funzioni coinvolte nelle responsabilità dei processi / sotto processi e processi trasversali di supporto, sono riportate nell All del MQ, nelle procedure e nelle istruzioni operative. Pagina 3 di 5

15 Programmazione/erogazione del servizio scolastico Proc 7 Revisione n. 4 6 MODALITA'OPERATIVE 6.1 Nomina delle figure di sistema Il Dirigente Scolastico, dopo aver indetto le riunioni degli organi collegiali competenti per l individuazione delle funzioni di non diretta emanazione, annualmente nomina le figure di sistema ed assegna gli incarichi relativi alle funzioni descritte nel funzionigramma (All del MQ). Nell assegnazione degli incarichi tiene presente i seguenti requisiti di base: Normativa ministeriale relativa alla dotazione organico Esigenze organizzative dell Istituto quali il numero delle classi, il numero dei laboratori e la loro ubicazione Proposte del Collegio Docenti Esigenze del P.T.O.F. Esigenze riscontrate dal riesame della Direzione Obiettivi della Qualità Particolari esigenze dei singoli uffici Curricula del Personale (titoli ed esperienze professionali) Esperienze pregresse nell incarico specifico Requisiti del servizio Caratteristiche personali del dipendente ritenute importanti dal DS e dal DSGA per lo svolgimento dell incarico specifico 6.2 Programmazione La programmazione del servizio offerto, sulla base delle indicazioni generali fornite dal dirigente, viene definita per aree di competenza nel corso di apposite riunioni collegiali prima dell inizio di ogni anno scolastico. Il Dirigente fornirà indicazioni sulla politica che si intende perseguire e sugli obiettivi che si vogliono raggiungere nell ottica del miglioramento continuo. Per l attuazione della programmazione, si rinvia alle indicazioni descritte nelle Istruzioni Operative IO7-09 Programmazione didattica e IO7-13 Progettazione del Piano Triennale dell Offerta Formativa. 6.3 Pianificazione delle attività L attività di pianificazione della progettazione e dello sviluppo del processo di erogazione del servizio avviene in base ai bisogni formativi dei clienti, ricavabili dalle proposte effettuate dal Comitato Didattico Scientifico, presieduto dal Dirigente Scolastico. Questi, avvalendosi della collaborazione dello staff di presidenza, stabilisce le fasi operative, i responsabili e le interfacce tra i diversi gruppi coinvolti, i tempi e le risorse; delinea, infine, le attività di riesame, verifica e validazione. Le modalità di svolgimento sono descritte in specifiche istruzioni operative relative alla programmazione ed erogazione del servizio (All MQ). Pagina 4 di 5

16 Programmazione/erogazione del servizio scolastico Proc 7 Revisione n Archiviazione della documentazione La documentazione è conservata agli atti della scuola, secondo la procedura Tenuta sotto controllo dei documenti e Tenuta sotto controllo delle registrazioni. 7. RIFERIMENTI Manuale della Qualità, Cap.7 - Realizzazione del servizio Manuale della Qualità, Cap. 8 Misurazioni, Analisi e Miglioramento Proc4.2.3 Tenuta sotto controllo dei documenti Proc4.2.4 Tenuta delle registrazioni della Qualità. IO7-09 Programmazione didattica IO7-13 Progettazione del Piano Triennale dell Offerta Formativa. Pagina 5 di 5

17 Audit Interni Proc Revisione n. 5 Procedura n " Audit interni" Indice di Revisione Revisione Natura della revisione Data 0 Prima edizione 01/10/ Trasferimento sede 01/09/ Adozione modello unico M8.5.2/3 Richiesta di Azione 01/09/2005 Correttiva/Preventiva 3 Modifica sostanziale al par. 5 Responsabilità 01/09/ Nuova denominazione dell Istituto 01/09/ Nuova denominazione dell Istituto 01/09/15 Indice Paragrafo Titolo 1 Scopo 2 Campo di applicazione 3 Input 4 Output 5 Responsabilità 6 Modalità operative 7 Riferimenti Redatta dal Gruppo SGQ Approvato da DS il 01/09/2015 il 01/09/2015 Pagina 1 di 6

18 Audit Interni Proc Revisione n SCOPO La presente procedura definisce le modalità e le responsabilità nelle attività di verifica e controllo del Sistema per la Gestione della Qualità (SGQ). La procedura permette di stabilire, sulla base di una adeguata pianificazione, se quanto attuato dall Istituto è conforme a quanto prefissato per il raggiungimento degli obiettivi del Sistema Qualità e ai requisiti stabiliti dalle norme UNI EN ISO 9001: CAMPO DI APPLICAZIONE Le disposizioni contenute in questo documento si applicano alle attività di Audit Interni dell Istituto B. Montagna. La conduzione degli Audit interagisce con tutti gli altri processi sviluppati in Istituto per realizzare la piena soddisfazione del cliente. 3. INPUT Gli input sono costituiti da: Necessità di controllo dello stato dei processi del SGQ Risultati degli Audit Interni precedenti Audit Interni non programmati richieste dal DS per esigenze specifiche e contingenti. 4. OUTPUT Gli output sono costituiti da: Programma annuale degli Audit Documenti di registrazione degli Audit Richiesta, da parte del RD, alla Funzione Competente di eventuali AC da intraprendere a seguito di NC riscontrate; Archiviazione a cura del RAI dei documenti inerenti la gestione degli Audit Addestramento e valutazione degli auditors. 5. RESPONSABILITA La responsabilità di pianificare gli AI della Qualità è del Dirigente Scolastico (DS) che ne delega il compito al Gruppo SGQ. Il piano degli AI è approvato nel corso della riunione annuale di riesame del Sistema per la Gestione della Qualità da parte del DS. Pagina 2 di 6

19 Audit Interni Proc Revisione n. 5 Il Gruppo SGQ individua, per ogni specifico audit, i componenti del gruppo di audit interno (GAI). Il DS garantisce l indipendenza del personale che si occupa degli AI nei confronti delle attività oggetto delle verifiche stesse e ne garantisce l aggiornamento sulla normativa pertinente. I compiti, previsti dalla Procedura, che devono essere assolti dalle varie funzioni sottoelencate sono i seguenti: DS ( Dirigente Scolastico ) ha la responsabilità di : approvare il programma annuale degli AI proposto dal RD analizzare i risultati degli AI RD ( Rappresentante della Direzione ) ha la responsabilità di: programmare il piano annuale degli Audit in collaborazione con il RQ e il RAI aiutare il committente nella scelta degli auditors componenti il gruppo di Audit effettuare gli AI su indicazione del RAI RQ (Responsabile della Qualità ) ha il compito di: programmare il piano annuale degli Audit Interni in collaborazione con il RD e il RAI aiutare il committente nella scelta degli auditors componenti il gruppo di Audit effettuare le Audit su indicazione del RAI RAI ( Responsabile Audit Interni) ha il compito di: programmare il piano annuale degli Audit Interni in collaborazione con il RQ e il RD aiutare il committente nella scelta degli auditors componenti il gruppo di Audit preparare il piano della specifica AI effettuare le AI redigere il rapporto di AI e distribuirlo archiviare la documentazione delle AI GAI ( Gruppo di Audit Interno )ha il compito di: effettuare le Audit su specifica indicazione del RAI Le Funzioni verificate hanno il dovere di: collaborare con il gruppo Audit e fornire il necessario supporto durante lo svolgimento della verifica stessa Pagina 3 di 6

20 Audit Interni Proc Revisione n. 5 definire e mettere in atto le AC necessarie per evitare il ripetersi delle NC eventualmente rilevate 6. MODALITA OPERATIVE 6.1 PROGRAMMAZIONE Il Gruppo SGQ prepara con frequenza annuale, su delega del DS, un programma delle AI che coinvolge nel tempo stabilito le Funzioni dell Istituto interessate al SGQ. Il programma annuale è approvato dal DS nel corso della riunione di riesame del SGQ. Quando si verificano fatti che consigliano l effettuazione di Audit supplementari (quali revisione delle Procedure, variazioni organizzative significative, Azioni Correttive stabilite da precedenti ispezioni, modifica del programma annuale delle Audit ) il RD, rappresentante del gruppo, segnala alle Funzioni interessate l aggiornamento inviando il programma annuale modificato. Il Programma delle verifiche ispettive è predisposto per accertare, almeno una volta all anno: Lo stato di attuazione del processo complessivo di realizzazione del servizio scolastico nelle sue articolazioni di programmazione ed erogazione del servizio e processi trasversali di supporto. Le funzioni responsabili dell attuazione di detti processi (direzione, docenza, servizi amministrativi ed ausiliari). 6.2 COSTITUZIONE DEL GRUPPO DI AUDIT INTERNO Per le visite ispettive da effettuare il DS delega il gruppo SGQ a definire la composizione del GAI tenendo presente i seguenti requisiti di base per la scelta del personale: indipendenza nei confronti dell attività da verificare competenza nel settore oggetto della Audit Su autorizzazione del DS agli Audit possono partecipare anche osservatori esterni. Il numero dei componenti del GAI è in funzione del tipo e della complessità della Audit e del tempo entro il quale la si vuole portare a termine. Il GAI può essere composto dal solo RAI. La qualifica di auditor interno dell azienda può essere conseguita per mezzo di uno dei seguenti iter: frequenza di un corso sugli Audit della durata non inferiore a 20 ore conduzione di almeno due Audit eseguite in affiancamento ad un Auditor qualificato. Il mantenimento della qualifica di auditor interno è subordinato alla conduzione di almeno due visite ispettive nell arco di un anno. Pagina 4 di 6

21 Audit Interni Proc Revisione n PIANO DELL AUDIT INTERNO Sulla base delle indicazioni ricevute, il RAI prepara il piano della specifica Audit in cui devono essere indicati il luogo, l orario, le persone coinvolte ed i documenti da verificare e lo trasmette ai Responsabili delle Funzioni interessate all Audit almeno 48 ore prima. Ogni Responsabile di Funzione informa i propri collaboratori dell Audit programmato ed individua le persone che devono essere presenti alla riunione iniziale. 6.4 ESECUZIONE DELL AUDIT Il GAI si riunisce con i Responsabili della funzione da verificare nel corso di una riunione iniziale allo scopo di : presentare i componenti del GAI esaminare estensione ed obiettivi della Audit e definire il programma temporale stabilire i canali di comunicazione tra GAI e le Funzioni da verificare stabilire data e durata della riunione finale precisare qualsiasi dettaglio non chiaro nel piano di Audit valutare l efficacia di AC realizzate sulla base di non conformità precedentemente rilevate. Una volta conclusa la riunione iniziale, il GAI raccoglie mediante visite, interviste, esami di documenti ed osservazioni tutte le informazioni utili per il raggiungimento degli obiettivi prefissati dal piano della verifica ispettiva. All Audit deve essere presente il Responsabile della Funzione da verificare o, in casi di impossibilità, un suo delegato per fornire le informazioni ed effettuare gli approfondimenti necessari. Al termine dell Audit, prima di redigere il rapporto finale, il GAI tiene una riunione con i Responsabili delle Funzioni verificate, già prevista nel piano dell Audit. Scopo principale di questa riunione è di presentare i risultati dell Audit in modo da garantire una corretta comprensione 6.5 RAPPORTO DI AUDIT Il rapporto di Audit descrive, in una breve relazione, quanto rilevato durante la verifica ispettiva alle varie Funzioni dell Istituto; viene preparato dal Responsabile del GAI, con la collaborazione degli eventuali componenti il gruppo. Egli ne cura la stesura rispondendo della accuratezza e della completezza di questo documento. Tale rapporto, sottoscritto dal Responsabile della Funzione verificata, viene consegnato alle varie Funzioni dell Istituto per le parti di competenza. Pagina 5 di 6

22 Audit Interni Proc Revisione n AZIONI CORRETTIVE Per ciascuna NC accertata durante l Audit viene emessa una segnalazione di NC, su modulo M8.3-01, consegnata poi alla Funzione Competente e in copia al RQ. La Funzione Competente deve risolvere la NC, anche proponendo AC, e definire i tempi entro cui queste soluzioni devono essere attuate (Proc8.3 Tenuta sotto controllo delle non conformità e Proc Azioni Correttive. 6.7 ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE La documentazione relativa agli Audit Interni viene conservata dal RAI per un periodo di 3 anni. 7 RIFERIMENTI Manuale della Qualità, Sezione 8. Proc8.5.2 Azioni Correttive Proc8.3 Trattamento del prodotto non conforme M Programma degli Audit Interni M Rapporto di Audit Interno M Segnalazione di NC M8.5.2/3 Richiesta di Azione Correttiva/Preventiva Pagina 6 di 6

23 Trattamento del prodotto non conforme Proc 8.3 Revisione n.4 Procedura n 8.3 " Trattamento del prodotto non conforme " Indice di Revisione Revisione Natura della revisione Data 0 Prima edizione 01/10/ Trasferimento sede 01/09/ Adozione modello unico M8.5.2/3 Richiesta di Azione 01/09/2005 Correttiva/Preventiva 3 Nuova denominazione dell Istituto 01/09/ Nuova denominazione dell Istituto 01/09/15 Paragrafo Titolo 1 Scopo 2 Campo di applicazione 3 Input 4 Output 5 Responsabilità 6 Modalità operative 7 Riferimenti Indice Redatto dal Gruppo SGQ Approvato da DS il 01/09/2015 il 01/09/2015 Pagina 1 di 5

24 Trattamento del prodotto non conforme Proc 8.3 Revisione n.4 1. SCOPO La presente procedura definisce, per l Istituto B.Montagna, le modalità e le responsabilità nei casi di non conformità del servizio scolastico rispetto alle esigenze o aspettative dell organizzazione, dei clienti e delle altre parti interessate. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE Le disposizioni contenute in questo documento si applicano alle non conformità relative alle aree tenute sotto controllo dal SGQ relative al servizio offerto dall Istituto. Il controllo viene condotto in base a specifiche richieste dei clienti interni ed esterni. Quando viene presentato uno specifico reclamo da un cliente l Istituto applica quanto indicato nella seguente procedura al fine di individuare l eventuale NC e risolverla. 3. INPUT Gli input sono costituiti da: NC relative al servizio offerto sorrette da relativa segnalazione da parte della Funzione Emittente (docente ATA genitore studente fornitore ) attraverso la compilazione del modulo Segnalazione di Non Conformità ( M ) Reclami dei clienti tramite compilazione del modulo M Scheda di segnalazione Reclami /suggerimenti Reclami informali Esiti degli Audit Interni 4. OUTPUT Gli output sono costituiti da: Individuazione ed attuazione delle azioni risolutive atte ad eliminare le cause della Non Conformità da parte della Funzione Competente; Individuazione delle eventuali Azioni Correttive (AC) per la risoluzione di Non Conformità Verifica da parte del RQ dell efficacia delle azioni risolutive intraprese per le NC non sfocianti in AC Compilazione del registro Segnalazione Non Conformità Pagina 2 di 5

25 Trattamento del prodotto non conforme Proc 8.3 Revisione n.4 5. RESPONSABILITA Le responsabilità sono così attribuite: Funzione Emittente che rileva la Non Conformità ( NC ) 1. Segnala la Non Conformità al Responsabile Qualità Responsabile Qualità ( RQ ) Individua, nel caso non fosse già stato fatto dalla Funzione Emittente, la Funzione Competente a risolvere la Non Conformità Collabora con la Funzione Competente per l analisi delle cause e la ricerca di soluzione alla NC nel caso la NC comporti AC contatta il RD e gli consegna la documentazione relativa Compila il registro Segnalazione di Non Conformità ( M8.3-02) Archivia la documentazione relativa alle Non Conformità non sfocianti in Azioni Correttive Funzione Competente ove la NC è stata rilevata Esamina la segnalazione di non conformità Analizza le cause della NC Attua le azioni immediate volte a risolvere la NC ed invia una risposta alla Funzione Emittente Propone eventuale Azione Correttiva conseguente a non conformità Attua Azione Correttiva Rappresentante Direzione ( RD ) Propone Azioni Correttive a seguito di NC riscontrate durante verifiche ispettive interne Compila il registro Azioni Correttive ( M ) Verifica l attuazione e l efficacia delle AC intraprese Archivia la documentazione relativa alle Non Conformità che hanno portato ad Azioni Correttive Dirigente Scolastico ( DS ) 1. Convoca periodicamente il Gruppo SGQ per effettuare il riesame della Direzione durante il quale controlla le informazioni riguardanti le NC e le AC intraprese nell Istituto. Pagina 3 di 5

26 Trattamento del prodotto non conforme Proc 8.3 Revisione n.4 6. MODALITA OPERATIVE 6.1 SEGNALAZIONE DELLA NON CONFORMITA Chiunque svolga attività nell Istituto o ne benefici direttamente o indirettamente del servizio (docenti, ATA, genitori, studenti, fornitori) ha la facoltà e la responsabilità di mettere in evidenza le NC che dovesse riscontrare ed è definito Funzione Emittente. La gestione delle NC è così articolata: NC rilevate durante gli AI: nella Proc8.2.2 Audit Interni sono descritte le modalità di esecuzione degli AI, il rilevamento e la segnalazione delle NC. NC rilevate da chi usufruisce o eroga il servizio. Le segnalazioni o i reclami devono essere formalizzati con la compilazione del modulo Segnalazione di NC (M8.3-01). Chi non svolge attività nell Istituto e non ha dimestichezza con questa modulistica può compilare la scheda di segnalazione Reclami/suggerimenti ( M ) o comunicare il rilievo, in modo informale, mediante lettera e depositarle nella apposita cassetta situata nell ingresso delle sedi e identificata con la dicitura MIGLIORARE INSIEME. Sarà cura di RQ analizzare le segnalazioni e attivarsi presso le Funzioni Competenti. NC rilevate durante il riesame del SGQ NC rilevate in altre fasi. Nel caso la NC interessi più Funzioni sarà compito del RQ coordinarle per definire le responsabilità specifiche. 6.2 ESAME E TRATTAMENTO DELLA NON CONFORMITA Il RQ, dopo aver esaminato le segnalazioni, decide quale Funzione possa risolvere con competenza l anomalia riscontrata o il disservizio. Completa o integra la scheda di Segnalazione di Non Conformità M8.3-01, indicando una numerazione progressiva per anno scolastico e comunica il problema alla Funzione Competente. Ogni modulo M deve essere tenuto dal RQ che provvede alla registrazione sul M Registro segnalazione Non Conformità. La Funzione Competente decide in merito al trattamento della Non Conformità e sarà sua cura dare corso, dopo aver consultato il RD, alle eventuali Azioni Correttive definite secondo quanto previsto dalla procedura n Azioni Correttive, utilizzando il modulo M8.5.2/3 Richiesta di Azione Correttiva/Preventiva. Qualora il rilievo segnalato non preveda alcuna azione correttiva, la Funzione Competente invia comunicazione esplicativa alla Funzione Emittente entro trenta giorni. 6.3 ARCHIVIAZIONE La documentazione relativa alle Non Conformità è conservata dal RQ nel caso in cui non sia stata decisa una Azione Correttiva, in caso contrario copia della segnalazione e modulistica relativa alla AC, è archiviata dal RD. In entrambi i casi il periodo di conservazione delle registrazioni è di tre anni. Pagina 4 di 5

27 Trattamento del prodotto non conforme Proc 8.3 Revisione n RIUNIONI PERIODICHE DI VALUTAZIONE Il DS, durante il Riesame della Direzione, analizza le NC che hanno generato una AC sulla base del documento di sintesi elaborato dal RD. 7. RIFERIMENTI Manuale della Qualità 8.3 Procedura N Azioni Correttive Procedura N Azioni Preventive M Trattamento del prodotto non conforme M Registro segnalazione Non Conformità M Scheda di segnalazione Reclami/suggerimenti M Registro Azioni Correttive M8.5.2/3 Richiesta di Azione Correttiva/Preventiva Pagina 5 di 5

28 Azioni Correttive Proc Revisione n. 4 Procedura n "Azioni Correttive Indice di Revisione Revisione Natura della revisione Data 0 Prima edizione 01/10/02 1 Trasferimento sede 01/09/ Adozione modello unico M8.5.2/3 Richiesta di Azione 01/09/2005 Correttiva/Preventiva 3 Nuova Denominazione dell Istituto 01/09/ Nuova Denominazione dell Istituto 01/09/15 Indice Paragrafo Titolo 1 Scopo 2 Campo di applicazione e interazione tra processi 3 Input 4 Output 5 Responsabilità 6 Modalità operative 7 Riferimenti Redatto dal Gruppo SGQ Approvato da DS il 01/09/2015 il 01/09/2015 Pagina 1 di 4

29 Azioni Correttive Proc Revisione n. 4 1.SCOPO La presente procedura definisce le modalità e le responsabilità delle Azioni Correttive (AC) intraprese per eliminare le cause di Non Conformità (NC) effettive, in funzione dell importanza dei problemi riscontrati e dei relativi rischi. 2.CAMPO DI APPLICAZIONE ED INTERAZIONE TRA PROCESSI 3.INPUT 4.OUTPUT Le disposizioni contenute in questo documento si applicano a tutte le aree del Sistema di Gestione della Qualità che influenzano la qualità dei prodotti e servizi forniti dall Istituto. La gestione delle Azioni Correttive interagisce con tutti gli altri processi sviluppati dall IIS B. Montagna ; in particolare deve tenere in evidenza gli obiettivi per la qualità individuati dalla direzione, i monitoraggi effettuati, l analisi dei dati dei processi del SGQ al fine di pervenire ad un miglioramento continuo dell organizzazione per una completa soddisfazione del cliente (M8.5.1) Gli input del processo sono: risultati emersi dagli Audit Interni segnalazioni o reclami dai clienti riesame del Sistema per la Gestione della Qualità da parte della Direzione richiesta di AC per NC giudicate rilevanti richiesta di nuove AC da parte del RD ai vari responsabili di Funzione derivanti dal riesame delle AC precedentemente adottate e risultate non efficaci Gli output sono: definizione e adozione dell AC attraverso la compilazione del modulo M8.5.2/3 Richiesta di Azione Correttiva/Preventiva approvazione dell AC proposta dalla Funzione competente da parte del RD o del DS verifica dell attuazione da parte della Funzione Competente verifica dell efficacia dell AC da parte del RD compilazione del rapporto annuale sulle AC da parte del RD compilazione registro AC da parte del RD archiviazione della documentazione inerente l AC da parte del RD 5.RESPONSABILITA Il RD è la Funzione responsabile della procedura ed ha inoltre i seguenti compiti: supportare le varie Funzioni Competenti per l eliminazione delle cause di NC attraverso l individuazione di adeguate Azioni Correttive proporre eventuali AC per il miglioramento del SGQ rilevare ed evidenziare, nel corso dei riesami da parte della Direzione, le carenze ripetitive del SGQ al fine di proporre AC Pagina 2 di 4

30 Azioni Correttive Proc Revisione n. 4 verificare l efficacia delle AC intraprese elaborare un rapporto annuale sulle AC archiviare la documentazione relativa alle AC. La Funzione Emittente è la funzione che rileva la NC. Essa ha la responsabilità di compilare la scheda di segnalazione Reclami/suggerimenti M e di inserirla nelle apposite cassette, situate all ingresso delle sedi, e identificate con la dicitura MIGLIORARE INSIEME o di aprire formalmente il modulo di segnalazione della NC (M8.3-01) e di trasmetterlo al RQ che a sua volta lo consegnerà alla Funzione Competente. (Proc8.3) La Funzione Competente è la funzione nel cui ambito di responsabilità si è verificata la NC ed è essa che ha la responsabilità di proporre le relative Azioni Correttive, supportata da RD. La Funzione Competente, nel cui ambito si è decisa una AC, deve: svolgere l analisi interna per la ricerca e l individuazione delle cause della NC, con l eventuale supporto delle funzioni specialistiche di volta in volta interessate proporre l AC che si ritiene risolutiva del problema individuare le verifiche più opportune per controllare il risultato delle azioni messe in atto per la risoluzione della NC che ha richiesto una AC verificare il risultato dell azione intrapresa, con il supporto di RD 6.MODALITA OPERATIVE 6.1 SEGNALAZIONE DELLE NON CONFORMITA Chiunque svolga attività nell Istituto o ne benefici direttamente o indirettamente del servizio (docenti, ATA, genitori, studenti, fornitori) ha la facoltà e la responsabilità di mettere in evidenza le NC che dovesse riscontrare ed è definito Funzione Emittente. La gestione delle NC è così articolata: NC rilevate durante gli Audit Interni.: nella Proc8.2.2 Audit Interni sono descritte le modalità di esecuzione delle AI, il rilevamento e la segnalazione delle NC. NC rilevate da chi usufruisce o eroga il servizio. Le segnalazioni o i reclami devono essere formalizzati con la compilazione del modulo Segnalazione di NC (M8.3-01). Chi non svolge attività nell Istituto e non ha dimestichezza con questa modulistica può compilare la scheda di segnalazione Reclami/suggerimenti ( M ) e porla nella apposita cassetta situata nell ingresso delle sedi e identificata con la dicitura MIGLIORARE INSIEME. Sarà cura del RQ analizzare le segnalazioni e consegnarle alle Funzioni Competenti. NC rilevate durante il riesame del SGQ da parte della Direzione NC rilevate in altre fasi. Nel caso la NC interessi più Funzioni sarà compito del RQ coordinarle per definire le responsabilità specifiche. 6.2 DEFINIZIONE DELLE AZIONI CORRETTIVE Al ricevimento della segnalazione della NC la Funzione Competente della NC (eventualmente supportata dalle altre Funzioni Interessate) avvia un indagine per accertare i fatti accaduti al fine di : valutare la fondatezza della NC rilevata predisporre e mettere in atto le azioni immediate per risolverla Pagina 3 di 4

31 Azioni Correttive Proc Revisione n. 4 valutare la necessità di effettuare AC per evitare il ripetersi della NC, analizzando le cause primarie che hanno generato la NC, la possibilità del ripetersi di eventi negativi, il rapporto costo/beneficio di una eventuale AC, il grado di frequenza con cui si manifestano le NC.. Se decide in tal senso deve informare il RD. Il RD compila la prima parte del modulo M8.5.2/3, indicando la Funzione Emittente o la fonte di informazione e la causa della NC e, insieme alla Funzione Competente e alle altre eventuali funzioni coinvolte, definisce modalità, costi e tempi di attuazione. Entro i termini previsti per la attuazione della AC, il RD effettua un controllo finale per verificarne l effettiva realizzazione, quindi ne controlla l efficacia, motivandone sinteticamente le risultanze. L AC viene inserita nel registro AC (M ), indicando una numerazione progressiva per anno scolastico. Per AC che implichino comunque una spesa si segue l iter previsto dalla procedura relativa agli approvvigionamenti con l approvazione finale del DS. Il RD elabora, con periodicità annuale, un documento di sintesi relativo a tutte le AC intraprese. Questo documento, in cui sono indicate le realizzazioni ed i risultati delle AC, viene discusso durante le riunioni per il riesame del SGQ da parte della Direzione. 6.3 DOCUMENTAZIONE La documentazione completa relativa all analisi delle AC viene archiviata dal RD per un periodo di tre anni. 7. RIFERIMENTI Manuale della Qualità, sezione Proc8.3 Trattamento del prodotto non conforme Proc8.2.2 Audit Interni M Scheda di segnalazione Reclami/suggerimenti M Segnalazione di NC e richiesta di AC M Registro Segnalazione Non Conformità M Registro delle Azioni Correttive M8.5.2/3 Richiesta di Azione Correttiva/Preventiva Pagina 4 di 4

32 Azioni Preventive Proc Revisione n. 4 Procedura n "Azioni Preventive Indice di Revisione Revisione Natura della revisione Data 0 Prima edizione 01/10/ Trasferimento sede 01/09/ Adozione modello unico M8.5.2/3 Richiesta di Azione 01/09/2005 Correttiva/Preventiva 3 Nuova denominazione dell Istituto 01/09/ Nuova denominazione dell Istituto 01/09/15 Paragrafo Titolo 1 Scopo 2 Campo di applicazione 3 Input 4 Output 5 Responsabilità 6 Modalità operative 7 Riferimenti Indice Redatto dal Gruppo SGQ Approvato da DS il 01/09/2015 il 01/09/2015 Pagina 1 di 3

33 Azioni Preventive Proc Revisione n SCOPO La presente Procedura definisce le modalità e le responsabilità delle Azioni Preventive (AP) intraprese per eliminare a monte le cause potenziali di Non Conformità (NC) in relazione all importanza dei problemi e dei relativi rischi. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE Le disposizioni contenute in questo documento si applicano a tutto il Sistema per la Gestione della Qualità dell Istituto B.Montagna. La gestione delle Azioni Preventive interagisce con tutti gli altri servizi e/o processi presenti nell Istituto e in particolare interagisce con la definizione degli obiettivi per la Qualità da parte del DS e con il monitoraggio e la misurazione dei processi del SGQ. La finalità è di dimostrare la capacità del servizio scolastico offerto di poter raggiungere i risultati che L Istituto si è prefisso e la piena soddisfazione dei clienti. 3. INPUT Gli input possono essere di origine interna od esterna. Esempi di fonti di origine interna sono: Risultati di monitoraggi Verifiche Ispettive Andamento degli indicatori della qualità Grado di soddisfazione dei clienti Riesame da parte della Direzione Proposte di AP da parte di tutte le funzioni dell Istituto Richieste di nuove AP ai vari responsabili di Funzione derivanti dal riesame delle AP precedentemente adottate e risultate non efficaci. Esempi di fonti di informazione di origine esterna sono: Rilievi dei clienti Risultati di prove da parte dell Invalsi, di enti o istituti esterni. 4. OUTPUT Gli output del processo sono: valutazione dell esigenza di adottare AP; selezione delle AP appropriate e loro tempi di attuazione; verifica da parte del RD dell attuazione ed efficacia delle AP intraprese; archiviazione, a cura del RD, dei documenti pertinenti la gestione delle AP per un periodo minimo di 3 anni. Pagina 2 di 3