MANAGER SELF-SERVICE MANUALE UTENTE

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1 MANAGER SELF-SERVICE MANUALE UTENTE Data ultimo aggiornamento 25/05/2016 1

2 Indice 1. Premessa Accesso al Sistema Modifica password Password dimenticata Home page Manager Self-Service Avvia autorizzazione Autorizza richieste Visualizza Team Delega di accesso al Sistema Manualistica Assistenza Uscita dal sistema Report SAP di visualizzazione delle richieste ESS

3 1. Premessa Scopo di questo documento è descrivere le modalità tramite le quali i dipendenti del gruppo Aeroporti di Roma potranno accedere al Portale FIP ON LINE, l infrastruttura applicativa che costituisce un vero e proprio self-service di servizi informatici dedicati ai dipendenti. Tale infrastruttura si suddivide in due aree operative ben distinte: Employee Self-Service (ESS): l area riservata a tutti i dipendenti, all interno della quale si potranno operare le seguenti tipologie di richieste soggette ad autorizzazione: giustificativi di assenza/presenza; inserimento di omesse timbrature; cambi turno: sostituzione del turno pianificato per una giornata; prolungamento delle proprie prestazioni lavorative oltre l orario di lavoro pianificato da riconoscere come straordinario o come presenza bilancia assenza; Manager Self-Service (MSS): l area riservata ai soli dipendenti (Responsabili, loro Delegati, R.I.T., Capi Area) che avranno l incarico di autorizzare le richieste inviate dai dipendenti che a loro faranno riferimento. Questo Manuale Utente descrive le funzionalità dell area operativa riservata ai Responsabili di struttura e loro Delegati denominata Manager Self-Service (MSS). 3

4 2. Accesso al Sistema L accesso al sistema può avvenire sia tramite intranet aziendale che da internet tramite i seguenti link: (intranet Aziendale); (internet, fuori rete aziendale). Ad oggi, l'applicazione è pienamente compatibile fino alla versione 11 di Internet Explorer. Si può accedere alla pagina di Login del Portale, utilizzando le proprie credenziali di Utente e Password, comunicate dall Azienda mediante invio di un all indirizzo che ogni dipendente avrà provveduto a comunicare. Nel caso in cui l utente abbia già accesso al sistema SAP, le user e password sono coincidenti con quelli utilizzati per l accesso allo stesso Sistema. Inserito il nome Utente e la Password negli appositi campi (gli altri campi, quali Lingua di accesso e Sistema, saranno valorizzati in automatico) e premuto il tasto LOGON, in caso di dati inseriti correttamente si passa alla pagina successiva, in caso contrario il Sistema presenta un messaggio di errore. 4

5 2.1 Modifica password Nel caso in cui il richiedente sia già in possesso di credenziali per l accesso al Sistema SAP, Utente e Password sono gli stessi anche per i FIP ON LINE. Nel caso in cui si voglia modificare la Password, dopo l inserimento delle credenziali, premere il link MODIFICARE PASSWORD, il Sistema richiederà l inserimento della password attualmente in uso e di inserire due volte la nuova password che, da policy aziendale, deve essere almeno 8 caratteri e deve contenere almeno una lettera minuscola, una maiuscola, un numero tra 0 e 9 ed un carattere speciale (% & $ * = -?). Cliccare quindi il tasto Modificare per completare l operazione, altrimenti Interrompere. 5

6 Modificata la password, cliccando sul tasto Continua si accede alla Home page dell Employee Self- Service. 6

7 2.2 Password dimenticata Permette di richiedere il reset della password nel caso in cui si sia dimenticata. E possibile procedere con la richiesta cliccando sul link Password dimenticata presente nella pagina di logon: 7

8 Nella nuova videata sarà necessario indicare il nome utente, l indirizzo mail dove arrivano le notifiche dell Employee Self Service ed un codice di verifica captcha. Quindi premere quindi il tasto Invia. Nota: Nel caso in cui si acceda al sistema da rete esterna si potrebbe presentare il messaggio di Internet Explorer: In questo caso per procedere ulteriormente nella richiesta è necessario premere il pulsante. 8

9 A questo punto se la richiesta è andata a buon fine si presenterà il messaggio: A questo punto entro 10 minuti circa dall invio della richiesta si riceve tramite posta elettronica una contenente le istruzioni per finalizzare la richiesta di reset password: 9

10 In particolare dovrà essere utilizzato uno dei due link contenuti nell a seconda che si stia accedendo da rete aziendale (ad esempio postazione lavorativa) o da fuori rete aziendale (ad esempio dal proprio PC di casa). Utilizzando questo link si potrà accedere alla seguente pagina: Andare quindi sul link comparirà a questo punto la schermata: Digitare ora l utente ESS (o SAP) e la password ricevuta per , poi cliccare sul pulsante Si presenterà la schermata: 10

11 Qui si dovrà digitare nella 1 riga la password provvisoria ricevuta per , nelle altre due righe la nuova password, quindi cliccare sul pulsante. Se i dati sono stati inseriti tutti correttamente apparirà la seguente schermata: Cliccando quindi su si accede al sistema ESS con la nuova password. 11

12 3. Home page Manager Self-Service La home page del Manager Self-Service si presenta con la seguente schermata: L area di sinistra riporta il menù navigabile delle funzionalità disponibili, a sua volta suddiviso in macrofunzioni: Avvia autorizzazione Delega accesso al sistema Manualistica Assistenza L area di destra riporta, invece, il dettaglio di tutte le funzionalità previste nelle diverse aree funzionali. Le descrizioni in blu individuano i link che consentono il richiamo diretto delle singole funzionalità. 12

13 4. Avvia autorizzazione 4.1 Autorizza richieste Tutte le richieste inviate dai dipendenti appartenenti alla propria struttura organizzativa sono visualizzate in questa area e sono raggruppate in 4 cartelle, distinte per area funzionale: Assenze/presenze Omessa timbratura Cambio turno Straordinari/banca ore Si ricorda che è previsto l invio di una mail ai responsabili o loro delegati, finalizzata a comunicare tutte le richieste pervenute nella giornata e non ancora elaborate. Fanno eccezione le sole richieste provenienti da dipendenti UFIS. In ciascuna cartella è visibile l elenco di tutte le richieste da elaborare, cioè quelle che hanno status INVIATO. Tutte le richieste elaborate, approvate o rifiutate, potranno essere visualizzate utilizzando la reportistica dedicata, accessibile esclusivamente dal Sistema SAP. Le liste delle richieste presenti in ciascuna cartella possono essere ordinate in base al richiedente, facendo doppio click sull intestazione della colonna corrispondente, ordinandole poi secondo un criterio crescente o discendente. Lo stesso tipo di ordinamento si può fare con riferimento alla data di invio e fine validità. Per le richieste di assenza/presenza potrebbe essere utile anche un ordinamento in base al codice del giustificativo. Per ogni lista è anche possibile impostare un filtro, selezionando l apposito comando utilizzato per ciascuna colonna consente di selezionare le richieste in base ai diversi campi disponibili:, che 13

14 Per ogni lista è possibile selezionare/deselezionare tutti gli inserimenti utilizzando l apposito tasto Menù selezione tabella. Per selezionare un solo inserimento, cliccare il bottone grigio presente a sinistra di ciascuna richiesta, in questo modo l inserimento risulterà evidenziato in blu Eseguita la selezione ed effettuate le proprie valutazioni, scegliere il comando opportuno. In entrambe le situazioni è consentita la possibilità di esportare i dati su file Excel cliccando sul tasto Esportazione. Da ciascuna lista è possibile aprire il dettaglio di ogni richiesta con un doppio click. I codici dei giustificativi, delle timbrature, dei turni di lavoro e dello straordinario costituiscono infatti dei link dinamici, si sottolineano se ci si posiziona sopra, come negli esempi seguenti: 14

15 Cliccando sul codice della richiesta, l approvatore accede al dettaglio della stessa, dove può prendere visione della nota informativa inviata dal richiedente (campo Vecchia nota) e può eventualmente inserire un nuovo commento, riferito alla sua decisione: approvazione/rifiuto della richiesta (campo Nuova nota). Al termine dell azione di autorizzazione/rifiuto viene inviata automaticamente un di notifica al richiedente con il seguente oggetto ESS - Feedback tue richieste di che elenca, per ciascuna richiesta, l esito della valutazione del richiedente e l eventuale motivazione espressa nel campo Note. Anche per le omesse timbrature è possibile inserire delle note in fase di approvazione/rifiuto delle richieste, che saranno visualizzate nella mail di comunicazione al richiedente. 15

16 Nella sezione Autorizza omessa/modifica timbratura, selezionando il Tipo evento visualizza il dettaglio della richiesta Utente (inserimento timbratura, modifica verso, ) ed è possibile: si Approvare la richiesta; Rifiutare la richiesta; Inserire una nota dell approvatore; Visualizzare il Foglio presenze del Dipendente selezionato. Con le funzionalità Precedente e Successiva è possibile visualizzare le richieste in successione senza ritornare nella pagina iniziale. 4.2 Visualizza Team Per le sole richieste si assenza/presenza è possibile avere una una visione d insieme dei propri collaboratori relativa al periodo selezionato. La visualizzazione dei dipendenti è determinata dalla struttura organizzativa di appartenenza. Il Calendario Team consente, proprio in funzione dell articolazione della struttura organizzativa, una visualizzazione dei dati relativa a: 16

17 Tutti i dipendenti. In questo caso sono visualizzati tutti i dipendenti dell unità organizzativa di riferimento e delle unità organizzative gerarchicamente dipendenti. Dipendenti a riporto diretto. In questo caso sono visualizzati solo i responsabili direttamente subordinati delle UO sottostanti. Di seguito si riporta un esempio di calendario del team, relativo ad una unità organizzativa reale ma con dati complettamente fittizi. Utilizzando il tasto Selezionare membri del team, il Sistema propone l elenco completo di tutti i dipendenti consentendo di selezionare, tramite apposita marcatura, solo quelli che si intendono visualizzare. 17

18 Per i dipendendenti selezionati si può anche definire ulteriormente il tipo di view come segue: Inoltre è possibile la seguente classificazione dei nominativi: Così come previsto per la visualizzazione del calendario individuale, anche per il calendario del team è prevista una leggenda esplicativa dei vari inserimenti corrispondente a ciascuna casella: Causali gestibili da ESS: sono i giustificativi richiedibili tramite ESS sottoposti all approvazione del responsabile mediante Manager Self-Service; Ferie Collettive: sono le ferie che l Azienda definisce ad inizio anno e che per tutti i dipendenti non turnisti sono inserite automaticamente dal Sistema. Per tali giustificativi è possibile effettuare esclusivamente una richiesta di cancellazione, che sarà sempre sottoposta ad autorizzazione; Giorno lavorativo: giorno per il quale è previsto un turno di lavoro diverso dal turno di riposo; Altre causali di assenza: sono tutti i giustificativi di assenza inseribili sul sistema SAP dall Ufficio HRO (p.es. la malattia con certificato, codice 0055); Richieste inviate: rappresentano le richieste di assenza in attesa di approvazione; Causali multiple: evidenziano la presenza di più giustificativi di assenza in uno stesso giorno; 18

19 Canc.richiesta: Rappresenta una richiesta di cancellazione di un giustificativo di assenza già approvato dal responsabile. Tale richiesta comporta l autorizzazione del responsabile così come se fosse una nuova richiesta; Giorno non lavorativo: giorno coincidente con il riposo di sabato o di domenica, per i non turnisti, e con i giorni di riposo infrasettimanale per i turnisti; Giorno festivo/ex festività: tutte le festività del calendario nazionale, compreso il Santo Patrono. 5. Delega di accesso al Sistema Ogni responsabile, in base alle proprie esigenze gestionali, può nominare uno o più delegati e definire delle regole di sostituzione per la gestione delle autorizzazioni selezionando la funzionalità Delega di accesso al Sistema. Selezionando Crea delega sarà possibile selezionare il Destinatario (delegato). E possibile effettuare la selezione del destinatario avviando la ricerca con l apposito pulsante e digitando Cognome e Nome negli appositi campi e cliccando il tasto Avviare ricerca. 19

20 Dopo aver inserito nel campo Destinatario l utenza associata al delegato, bisogna inserire Employee Self-Service nel campo Attribuire questi Task e poi si può procedere con l attivazione della regola della delega, scegliendo tra le seguenti opzioni: 20

21 - Immediatamente: la regola è subito attiva; - ON: è possibile inserire la data a partire dalla quale sarà attiva la delega che dovrà essere Distattivata, con l utilizzo dell apposito tasto, al termine del periodo ritenuto necessario. - Non attivare la regola adesso: viene creata una regola non attiva In quest ultimo caso sarà possibile attivarla selezionando il pulsante ATTIVARE. Oppure si può decidere di disattivare questa regola, inserendo una data dalla quale far partire la disattivazione, come nella figura sottostante: 21

22 Il delegato, individuato dalla regola di sostituzione del responsabile, quando accederà al sistema avrà esattamente le stesse funzionalità del responsabile ad esclusione dei delegati RIT e Capi Area i quali, rispetto ai Tecnici di Gestione, potranno visualizzare e quindi autorizzare solo le richieste relative alla giornata corrente e quella immediatamente successiva. A questo proposito si ricorda che il responsabile, dal prorio Manager Self-Service, procede unicamente alla individuazione dei delegati. La distinzione tra le due tipologie di delegati: tecnico di gestione e RIT/Capo Area, dovrà essere comunicata all ICT che provvederà a differenziare opportunamente le autorizzazioni sul Sistema. Analogamente al Responsabile, i delegati riceveranno le mail di notifica delle richieste da elaborare. L unica differenza rispetto al Responsabile è costituita dall impossibilità di eseguire ulteriori deleghe, infatti il menù non prevede la funzionalità Delega di accesso al Sistema. 6. Foglio Presenze Il Responsabile può visualizzare il foglio presenza degli appartenenti al suo Team; nel dettaglio è possibile visualizzare il: Foglio Presenze Foglio Presenze con uscite per servizio per il Personale in NPU 22

23 6.1 Foglio Presenze La funzionalità Foglio Presenze consente al Responsabile di visualizzare il foglio presenze che il Dipendente visualizza in ESS; nel dettaglio saranno visualizzate tutte le timbrature ad eccezione di quelle per servizio dei Dipendenti e solamente la prima timbratura per il Personale Quadro. Selezionando il Foglio presenze, di default il Sistema propone il mese in corso. Selezionando il match code del campo CID Team: si apre un pop up con la lista degli appartenenti al Selezionare il Dipendente e cliccare su Visualizzare Presenze del Dipendente: per avere il dettaglio del Foglio 23

24 Per visualizzare i Fogli Presenze di periodi antecedenti a quello in corso, occorre valorizzare i campi 6.2 Foglio Presenze con uscite per servizio per il Personale in NPU La funzionalità Foglio Presenze consente al Responsabile di visualizzare il foglio presenze che il Dipendente visualizza in ESS con anche l evidenza delle timbrature per servizio; nel dettaglio saranno visualizzate tutte le timbrature comprese quelle per servizio dei Dipendenti e solamente la prima timbratura per il Personale Quadro. Poiché le timbrature per servizio sono ammesse solamente per il Personale allocato in NPU, tale funzionalità sarà utilizzata dai Responsabili il cui team è allocato presso tale sede di lavoro. Selezionando il Foglio presenze, di default il Sistema propone il mese in corso. Selezionando il match code del campo CID Team: si apre un pop up con la lista degli appartenenti al 24

25 Selezionare il Dipendente e cliccare su Visualizzare Presenze del Dipendente: per avere il dettaglio del Foglio Le timbrature per servizio saranno identificate dalla descrizione Evento Eventi tempo: in usc.p.serv. : 25

26 Per visualizzare i Fogli Presenze di periodi antecedenti a quello in corso, occorre valorizzare i campi 7. Manualistica In questa sezione sono disponibili i Manuali Utente relativi alle specifiche funzionalità previste dal Sistema. 8. Assistenza In questa sezione sono riportati tutti i contatti a cui è possibile richiedere supporto. 9. Uscita dal sistema Per uscire dal Sistema utilizzare il tasto di LOGOFF in alto a destra di seguito riportato e completare l uscita come 26

27 10. Report SAP di visualizzazione delle richieste ESS Accedendo al sistema SAP usando le stesse credenziali usate per l accesso al portale dei FIP ON LINE. Usare la transazione di riferimento è: Z2TM_ESS_VISREQ Database richieste, che consente di accedere ai database delle richieste pervenute ed elaborate, suddivise per area funzionale. 27

28 verrà visualizzata la seguente schermata In ciascuna area, il tasto consente di accedere alla schermata di definizione dei criteri di selezione utilili per la visualizzazione delle richieste 28

29 L output di questo report è molto tecnico, per questo è in fase di realizzazione un manuale integrativo finalizzato a spiegarne tutti i dettagli. Di seguito un esempio: 29

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