Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT. Parte 01 - Introduzione a REACH-IT

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1 Manuale dell'utente per l'industria REACH-IT

2 Cronologia dei documenti Versione Modifiche 1.1 Nuovo formato applicato. Alcuni contenuti sono stati spostati in altri punti del manuale. 1.0 Prima versione. Riferimento: ECHA-08-B-08-IT Lingua: italiano Per inviare eventuali osservazioni o domande relative al presente documento, utilizzare il modulo per la richiesta di informazioni al servizio di helpdesk dell'echa. Citare il riferimento e la data di pubblicazione come indicato precedentemente. Il modulo per la richiesta di informazioni è reperibile sul sito web dell'agenzia nella sezione dedicata al servizio di assistenza tecnica REACH al seguente indirizzo: Agenzia europea per le sostanze chimiche, La riproduzione è autorizzata con citazione della fonte nella seguente forma "Fonte: Agenzia europea per le sostanze chimiche, ", e previa notifica scritta all'unità di comunicazione ECHA (info@echa.europa.eu). Clausola di esclusione dalla responsabilità: Questa è una traduzione di lavoro di un documento originariamente pubblicato in inglese. Il documento originale è disponibile sul sito web dell ECHA. Versione: 1.1 Pagina 2 di 15

3 Sommario 1 COME UTILIZZARE IL MANUALE DELL'UTENTE DELL'INDUSTRIA Obiettivo Struttura Convenzioni Icone Convenzioni testuali Pulsanti e collegamenti Guida CHE COS'È REACH-IT? Contesto Chi utilizza REACH-IT? Autorità Industria Architettura di REACH-IT Collegamento tra REACH-IT e IUCLID Requisiti per l'uso di REACH-IT Struttura generale di REACH-IT Navigazione in REACH-IT Regole generali Regole della procedura guidata COME OTTENERE ASSISTENZA...14 Versione: 1.1 Pagina 3 di 15

4 Indice delle tabelle Tabella 1: le diverse parti del manuale dell'utente dell'industria...5 Tabella 2: differenze tra REACH-IT e IUCLID Indice delle Figure Figura 1: principali regole di navigazione in REACH-IT...7 Figura 2: architettura di REACH-IT...9 Figura 3: la struttura di una pagina tipica nell'interfaccia di REACH-IT...11 Figura 4: strumenti di navigazione con un messaggio in verde a indicare che l'operazione è stata eseguita con successo...12 Figura 5: esempio di un messaggio di errore evidenziato in rosso...12 Versione: 1.1 Pagina 4 di 15

5 1 COME UTILIZZARE IL MANUALE DELL'UTENTE DELL'INDUSTRIA 1.1 Obiettivo Il presente manuale dell'utente dell'industria rappresenta il manuale di riferimento per tutte le funzionalità di REACH-IT disponibili ora e in futuro. Il presente manuale è rivolto a qualsiasi utente dell'industria che debba utilizzare REACH-IT per presentare o consultare dati. I diversi utenti di REACH-IT sono descritti nella Parte 2 (Iscrizione e gestione dell'account). Man mano che si rendono disponibili altre funzionalità, saranno pubblicate parti aggiuntive e aggiornate del presente manuale, consultabili sul sito web dell'echa ( 1.2 Struttura Il presente manuale è composto da diverse parti che riguardano i numerosi aspetti di REACH-IT. Per semplicità d'uso, poiché per un utente specifico alcuni argomenti sono più importanti di altri, le varie parti saranno pubblicate separatamente sul sito web dell'echa. Le parti disponibili al momento sono elencate di seguito nella Tabella 1. Tabella 1: le diverse parti del manuale dell'utente dell'industria Numero Titolo 01 Introduzione a REACH-IT 02 Iscrizione e gestione dell'account 03 Login e casella dei messaggi 04 Preregistrazione tardiva 05 Pre-SIEF 06 Presentazione del fascicolo 07 Trasmissione comune 08 Fatturazione 09 Ricerca avanzata 10 Sostanze notificate 11 Creazione di un fascicolo on-line La Parte 1 (Introduzione a REACH-IT) presenta il contesto di REACH-IT, nonché le definizioni e i concetti che occorre conoscere prima di consultare le parti successive del manuale. La Parte 2 e quelle seguenti riguardano le istruzioni passo passo per l'uso del sistema REACH-IT, dall'iscrizione alle fasi di login, ricerca e così via. Si è cercato di privilegiare il più possibile l'aspetto visivo delle istruzioni passo passo, in modo tale che il lettore possa districarsi facilmente tra schermate ed esempi. Versione: 1.1 Pagina 5 di 15

6 Pertanto, si raccomanda agli utenti di leggere la Parte 1 (capitoli da 1 a 3) affinché le altre parti siano più comprensibili e semplici da eseguire. Tuttavia, il manuale nel suo insieme è stato scritto anche per consentire al lettore di passare direttamente alle altre parti. 1.3 Convenzioni In questo manuale saranno impiegate le seguenti convenzioni Icone Icone presenti nel manuale: Il suggerimento indica una pratica scorciatoia oppure aiuta a comprendere un concetto importante. Questo simbolo indica qualcosa da ricordare, ad esempio come gestire un passaggio particolarmente difficile. Questa icona indica che ciò che segue è un'informazione tecnica; non è obbligatorio leggerla, ma può servire a comprendere meglio. Il segnale di avvertimento indica la presenza di un punto problematico che può indurre in errore Convenzioni testuali Il testo tra <...> descrive sempre comandi, pulsanti o link che si possono trovare sulle schermate o nei testi delle pagine di REACH-IT Pulsanti e collegamenti In REACH-IT si trovano due tipi di pulsanti, in particolare pulsanti di azione e pulsanti di opzione. I pulsanti di azione si trovano al fondo del quadro dei contenuti di una pagina e si usano per eseguire azioni di base quali <Edit> (Modifica), <Cancel> (Annulla), <Save> (Salva), ecc. I pulsanti di opzione (che equivalgono a caselle di controllo) si trovano nella prima colonna delle tabelle (accanto a un record) e si usano per selezionare un record specifico. In REACH-IT i link possono servire per diversi scopi. All'interno delle pagine, nella parte superiore del quadro dei contenuti: si usano i link per tornare alle informazioni disponibili nelle sezioni precedenti o per passare alla sezione successiva. All'interno delle pagine, sopra le tabelle: si usano i link per aggiungere record (ad esempio per aggiungere un nuovo contatto). Nelle tabelle: si usano i link per visualizzare informazioni dettagliate su un record selezionato. Se non si ricordano l'id utente o la password di accesso, il link <Forgot your user ID or password> è disponibile al fondo della pagina di login. La schermata sottostante illustra i tipi principali di navigazione. Versione: 1.1 Pagina 6 di 15

7 Figura 1: principali regole di navigazione in REACH-IT Le schermate presenti nel manuale sono fornite esclusivamente a scopo illustrativo; possono contenere voci di esempio che gli utenti non devono considerare valide per l'inserimento Guida Attualmente REACH-IT propone due funzioni di guida. Il punto interrogativo su campo blu, che si trova accanto ad alcuni campi di inserimento del sistema: passando sopra questo segno appaiono suggerimenti e spiegazioni sul campo in questione. Il link <Contact>, nell'angolo superiore destro della pagina iniziale di REACH-IT (Figura 3) conduce alla pagina dell'helpdesk nel sito web dell'echa, da cui è possibile inviare domande relative a qualsiasi aspetto del regolamento REACH, compreso il sistema REACH- IT. 2 CHE COS'È REACH-IT? 2.1 Contesto Con il termine REACH-IT si fa riferimento al sistema informatico centrale che funge da supporto ai fini delle prescrizioni del regolamento REACH (CE n. 1907/2006, di seguito REACH). Il sistema REACH-IT ha il seguente scopo: garantire che i processi relativi a REACH presso l'agenzia europea per le sostanze chimiche (ECHA o Agenzia), le autorità competenti degli Stati membri, l'industria e le altre parti interessate siano supportati da sistemi informatici adeguati e dalle interfacce corrispondenti, al fine di soddisfare altri requisiti previsti dalla normativa, quali gli articoli 77 (compiti dell'agenzia) e 111 (modulistica e software da utilizzare per la trasmissione di informazioni all'agenzia). Il sistema REACH-IT è un sistema centrale in funzione presso l'echa che mette a disposizione le funzioni adeguate per i due gruppi principali di parti interessate. Interfaccia dell'industria: è il luogo in cui una società può, ad esempio, iscriversi, preregistrare sostanze, ottenere informazioni sui contatti di altre società che hanno preregistrato la stessa sostanza, presentare registrazioni, scaricare fatture e visualizzare lo stato delle registrazioni presentate e dei pagamenti. Inoltre, consente la preparazione dei fascicoli, ad esempio la presentazione di richieste. Esempi di utenti della pagina principale dell'industria: fabbricanti, importatori, rappresentanti terzi, rappresentanti esclusivi e utilizzatori a valle. Versione: 1.1 Pagina 7 di 15

8 Interfaccia dell'agenzia: questa parte di REACH-IT serve da supporto per il lavoro di gestione quotidiano del processo normativo dell'echa. Gli utenti dell'interfaccia dell'agenzia sono il personale dell'echa e delle autorità competenti degli Stati membri. 2.2 Chi utilizza REACH-IT? L'uso di REACH-IT è riservato alle cosiddette "parti interessate", ossia gli utenti del sistema. Le parti interessate sono suddivise in tre gruppi, ciascuna delle quali può accedere a funzionalità specifiche Autorità REACH-IT fornisce un supporto specifico al personale dell'echa e delle autorità competenti degli Stati membri per seguire l'iter dei fascicoli presentati dall'industria, occupandosi della valutazione e dell'attività di comunicazione con l'industria e tra le autorità. Con ECHA si intende una parte unica che rappresenta l'agenzia. Il personale delle autorità competenti degli Stati membri è considerato come un insieme di utenti remoti del sistema REACH-IT che può visualizzare soltanto i dati memorizzati nel sistema che ritiene significativi Industria Il sistema REACH-IT serve a presentare i dati/fascicoli dell'industria in maniera sicura e a comunicare le informazioni all'industria, quali una decisione su un fascicolo, numeri di registrazione e così via. Le parti interessate dell'industria possono soltanto vedere e aggiornare i propri dati. Le parti dell'industria si possono suddividere come indicato di seguito (Capitolo 3.1): Società che rappresenta il fabbricante, l'importatore, l'utente a valle e/o il rappresentante esclusivo. Rappresentante terzo che partecipa alle attività di condivisione dei dati per conto di una società [REACH, articolo 4]. Titolare dei dati che rappresenta le parti che possiedono informazioni su sostanze preregistrate e che presentano informazioni [REACH, articolo 28, paragrafo 7] (ad esempio, associazioni commerciali). 2.3 Architettura di REACH-IT Il sistema REACH-IT è composto da due applicazioni distinte (Figura 2): l'applicazione principale comprende tutti i moduli necessari all'attività centrale di REACH. Supporta le funzioni principali disponibili alle parti autorizzate, vale a dire industria, ECHA e autorità competenti degli Stati membri. Inoltre, l'applicazione principale filtra le informazioni confidenziali, prima della divulgazione. L'applicazione di divulgazione è predisposta in modo tale che i dati non riservati possano essere conservati in una banca dati separata. Supporta la consultazione dei dati pubblici da parte di utenti non registrati, ossia parti che non devono iscriversi a REACH-IT e ottenere credenziali (ad esempio il pubblico e altre parti interessate). L'applicazione principale di REACH-IT e l'applicazione di divulgazione sono applicazioni fisicamente distinte che dispongono di server, banche dati e sottoreti separati. La Figura 2 di seguito fornisce una panoramica delle interazioni di REACH-IT tra l'echa e l'industria, illustrando le applicazioni, i principali moduli interni e le loro relazioni, nonché i dati più importanti e i flussi delle interazioni. Versione: 1.1 Pagina 8 di 15

9 Figura 2: architettura di REACH-IT REACH-IT integra diversi flussi di dati relativi a: iscrizioni, messaggi interni e pagamenti Collegamento tra REACH-IT e IUCLID 5 IUCLID 5 è l'applicazione software gratuita sviluppata per l'industria, che ha il compito di registrare e memorizzare i dati sulle sostanze degli utenti nel loro ambiente informatico locale e di presentare questi dati all'echa nel formato corretto. Per ulteriori informazioni su IUCLID 5, consultare il sito web di IUCLID 5 all'indirizzo La Figura 2 mostra anche il collegamento tra REACH-IT e IUCLID 5 e indica che tutte le parti interessate sono tenute a utilizzare IUCLID 5, come applicazione separata, per preparare i fascicoli (ad es. le registrazioni). Una volta ultimata l'iscrizione delle parti interessate, i fascicoli esportati da IUCLID 5 possono essere caricati in REACH-IT per essere sottoposti all'echa. Le applicazioni REACH-IT e IUCLID 5 sono completamente separate e non sono intercambiabili (Tabella 1). Versione: 1.1 Pagina 9 di 15

10 Tabella 2: differenze tra REACH-IT e IUCLID 5 REACH-IT IUCLID 5 Applicazione basata sul web Limitato al regolamento REACH Applicazione in cui i fascicoli sono presentati dagli utenti Sistema multiparte in cui l'industria e le autorità coesistono 1 - Applicazione client-server 2 - Applicazione autonoma [Sistema decentralizzato, installato localmente] Usato globalmente e per altri scopi normativi oltre a REACH (ad es. il programma OCSE sulle sostanze chimiche a elevato volume di produzione (HPV), la normativa UE sui biocidi, ecc.) Applicazione che registra e memorizza informazioni sulle sostanze chimiche per diversi scopi normativi, in maniera generale Ogni installazione è essenzialmente un sistema per un'unica parte Requisiti per l'uso di REACH-IT Per poter utilizzare REACH-IT, l'utente deve disporre di: un computer con connessione a Internet, preferibilmente a banda larga per supportare la presentazione dei voluminosi file dei fascicoli; un browser standard: Internet Explorer (IE) 6.x (o superiore) o Firefox 2.0 (o superiore). Adobe Acrobat Reader (ultima versione), per leggere le relazioni sulla presentazione e le fatture. L'applicazione REACH-IT è stata testata con IE 6.0, IE 7.0 e Firefox Struttura generale di REACH-IT Un'interfaccia utente grafica per REACH-IT è disponibile via Internet all'indirizzo: L'interfaccia è un'applicazione web che funziona su un browser web. La struttura generale dell'interfaccia è illustrata nella Figura 3 di seguito. Versione: 1.1 Pagina 10 di 15

11 Figura 3: la struttura di una pagina tipica nell'interfaccia di REACH-IT Il menu delle funzioni sul lato sinistro mostra le funzionalità attualmente disponibili per l'account dell'utente. Il banner superiore mostra il link <Contact> che conduce alla pagina del sito dell'echa, da cui è possibile inviare una domanda all'helpdesk dell'agenzia su qualsiasi aspetto riguardante il regolamento REACH. Il banner delle impostazioni dell'account utente visualizza il profilo dell'utente attualmente collegato (i nomi dell'utente <User> e dell'organizzazione <Organisation>). Da questo banner è anche possibile accedere alle funzionalità <Preferences> e <Logout>. Il banner contenente le schede della pagina della procedura guidata mostra le schede specifiche dell'elemento del menu attualmente in uso. Ogni scheda è un link a una sottodivisione delle funzioni disponibili nell'elemento del menu. La scheda attiva viene indicata da uno sfondo bianco. In base alla pagina della procedura guidata, possono esservi uno o più pulsanti di azione su una pagina, ad esempio <Update> (Aggiorna) o <Search> (Cerca). Il percorso alla pagina della procedura guidata è un elenco gerarchico da sinistra a destra delle pagine che l'utente ha consultato per arrivare a quella attuale. Il percorso indica all'utente dove si trova nell'ambito dell'applicazione. Il percorso contiene dei link attivi, in modo che l'utente possa tornare alle pagine correlate, ad esempio alla pagina principale. In termini di sito web, i breadcrumb sono percorsi all'interno del sito creati per indicare il procedere della navigazione attraverso il sito stesso. Questi percorsi mostrano all'utente come tornare al punto di partenza. Un percorso di navigazione globale breadcrumb (link) appare in cima al banner; tale percorso consente la navigazione ai livelli superiori del sito (vedere anche Figura 4). Versione: 1.1 Pagina 11 di 15

12 Il percorso di navigazione attuale (scheda) indica dove ci si trova nella pagina visualizzata (vedere anche Figura 4). Le funzioni disponibili in un account utente dipendono dal tipo di parte interessata e dai ruoli dell'utente. Il contenuto della pagina dipende dalla funzione e dall'azione selezionate. In cima alla pagina vi è una zona in cui compaiono alcuni messaggi allo scopo di informare l'utente sull'esito positivo o negativo di un'azione. Un messaggio che conferma un risultato positivo è evidenziato in verde, come riportato di seguito nella Figura 4. Figura 4: strumenti di navigazione con un messaggio in verde a indicare che l'operazione è stata eseguita con successo Un messaggio di errore è evidenziato in rosso, come riportato nella Figura 5. Ad esempio, non è stato compilato un campo obbligatorio oppure i dati sono stati inseriti con il formato errato. I messaggi di errore contengono informazioni per aiutare l'utente a risolvere il problema. Figura 5: esempio di un messaggio di errore evidenziato in rosso. Per accedere, l'utente deve fornire i propri dati di registrazione e digitare i caratteri indicati nel CAPTCHA nel campo <Enter the text shown>. Il CAPTCHA viene utilizzato perché, diversamente da una persona, un computer non è in grado di leggere i caratteri. Pertanto, un CAPTCHA garantisce l'accesso esclusivo di esseri umani, evitando che un computer possa essere usato per eseguire diversi tentativi di accesso automatici al fine di indovinare la password. Versione: 1.1 Pagina 12 di 15

13 CAPTCHA è l'acronimo di "Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart" (Test di Turing pubblico e completamente automatico per distinguere computer e umani), una categoria di tecnologie usata per garantire che sia un essere umano ad eseguire la transazione on-line e non un computer. Vengono visualizzate parole o lettere casuali in maniera distorta in modo che possano essere decifrate da persone e non mediante software. Agli utenti viene richiesto di digitare ciò che vedono sullo schermo per verificare che si tratti realmente di esseri umani. 2.5 Navigazione in REACH-IT Regole generali REACH-IT è un'applicazione basata su web e pertanto le pagine sono visualizzate come moduli web. Le informazioni complesse sono strutturate in schede. I campi dei dati sono visualizzati sul lato sinistro dello schermo e i campi di inserimento sul lato destro dello schermo (Figura 4). Solitamente sotto il campo dei dati viene visualizzata, se pertinente, una breve spiegazione relativa al campo (ad es. partita IVA e codici D-U-N-S hanno un formato specifico e ne viene fornito un esempio). I campi obbligatori sono indicati da un asterisco arancione ( ) In modo predefinito, le informazioni sono presentate in modalità di sola lettura. In base al proprio ruolo (vedere Capitolo 3.2.1) l'utente potrà passare alla modalità Update (Aggiorna). Durante l'aggiornamento delle informazioni nel sistema REACH-IT, ricordarsi di cliccare su <Save> in quanto il sistema non richiede di salvare le modifiche Regole della procedura guidata Quando si naviga in una procedura guidata (ad esempio per effettuare l'iscrizione), occorre eseguire le azioni richieste in una sequenza particolare: si applica il principio "una fase, un modulo, una scheda", che significa che l'utente deve digitare i dati richiesti in una scheda alla volta. Al fondo del quadro dei contenuti sono disponibili i pulsanti <Previous> e <Next> per spostarsi da una scheda all'altra. I dati vengono salvati solo dopo aver cliccato su <Next>. La navigazione in avanti è disattivata finché non sono state completate le fasi in corso. La navigazione all'indietro consente all'utente di modificare i dati salvati in precedenza, ad eccezione dell'id utente. Versione: 1.1 Pagina 13 di 15

14 3 COME OTTENERE ASSISTENZA 3.1 Sito Web ECHA Il sito dell'echa serve da punto focale per le notizie, le informazioni e gli strumenti informatici correlati al REACH. Viene sottoposto a manutenzione e aggiornamenti continui da parte dell'echa al seguente indirizzo: Il sito dell'echa ha un menu dedicato per REACH-IT come indicato di seguito: Helpdesk dell'echa L'helpdesk dell'echa è la fonte principale di risposte per le domande relative a REACH-IT, IUCLID 5 e al regolamento REACH. Qualora si abbia una domanda da porre, cercare innanzitutto una risposta nella documentazione disponibile attraverso il sito dell'echa. Se non si trova una risposta adeguata, è possibile consultare l'helpdesk dell'echa che gestisce le domande dei clienti in modo standard e puntuale al fine di garantire soluzioni di qualità elevata. I moduli di contatto sono disponibili al seguente indirizzo: Utilizzare i moduli web di REACH-IT e IUCLID 5 solo per richiedere assistenza tecnica in merito agli strumenti informatici 3.3 Documenti sulle domande frequenti (FAQ) L'ECHA ha sviluppato diversi documenti FAQ in base alle domande gestite dall'helpdesk dell'agenzia per il sistema REACH-IT. Questi documenti si trovano sulle pagine web di richiesta e registrazione e al seguente indirizzo: Versione: 1.1 Pagina 14 di 15

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