IL SISTEMA BUSTER GESTIONE CLINICA E LOGISTICA DEL FARMACO. Logistica del Farmaco. CONTATTO commerciale@gpi.it

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1 LF Logistica del Farmaco IL SISTEMA BUSTER GESTIONE CLINICA E LOGISTICA DEL FARMACO Il Sistema BUSTER, è una soluzione completa per la gestione del farmaco nelle strutture sanitarie che utilizza sia componenti hardware che software. L informatizzazione delle terapie, garantisce la piena tracciabilità di tutte le operazioni di prescrizione e somministrazione, mentre gli armadi robotizzati di reparto e il magazzino automatico destinato alle farmacie centrali assicurano la piena tracciabilità di tutte le confezioni farmaceutiche. CONTATTO commerciale@gpi.it

2 il SISTEMA BUSTER Il Sistema BUSTER permette, sia a livello centrale che periferico, una gestione efficiente dei farmaci, una prescrizione e somministrazione sicura, con rilevanti benefici dal punto di vista economico, organizzativo e in un ottica di risk management. BUSTERWEB BUSTERWEB è una potente applicazione software, sicura, modulare e scalabile, che permette di gestire informaticamente tutti i processi clinici e logistici del farmaco. Le funzionalità disponibili in BUSTERWEB consentono di gestire le prescrizioni terapeutiche e le somministrazioni in modo sicuro e preciso, abbattendo il rischio clinico. La suite è attualmente operativa presso numerose strutture pubbliche e private su tutto il territorio nazionale. La suite utilizza un architettura di tipo web su tre livelli (Database, Application Server e User Interface) ed è utilizzabile su un browser web di qualsiasi sistema operativo (Windows, Mac, ecc.). Particolare cura è stata data all'usabilità del sistema e alla facilità d uso dagli applicativi lato utente (Presentation Layer). Per continuare a migliorare l esperienza degli utenti, raccogliamo sistematicamente le opinioni, al fine di perfezionare il sistema o per introdurre nuove funzionalità. BUSTERWEB include i seguenti moduli applicativi, che utilizzano una interfaccia utente uniforme: BUSTERWEB Clinic BUSTERWEB Logistic Il modulo BUSTERWEB Logistic, nativamente integrato con i magazzini automatici BUSTERSPID e BUSTERPICK, permette di gestire, in maniera intelligente ed economicamente vantaggiosa, le scorte farmaceutiche in Farmacia Centrale e nelle Unità Operative. Le operazioni previste per le funzioni dell area clinica (BUSTERWEB Clinic) vengono effettuate a bordo letto utilizzando dispositivi mobili (Tablet PC, PC portatili, ecc. ), collegati alla rete Wireless della struttura. In alternativa, ove non sia possibile ricorrere ai dispositivi mobili, possono essere eseguite anche da postazioni fisse. 2

3 DISTRIBUTORE BUSTERSPID Il Distributore BUSTERSPID è un sofisticato armadio robotizzato per la gestione del farmaco in Reparto. I distributori BUSTERSPID, gestiti attraverso BUSTERWEB, consentono alle figure professionali interessate alla gestione del farmaco (personale infermieristico, amministrativo, di farmacia, ecc.) di espletare le proprie attività in un ambiente informatizzato, sicuro, di facile utilizzo e dove ogni operazione effettuata ed ogni movimento del farmaco viene rigorosamente tracciato e registrato. Attraverso questa soluzione, le informazioni ed i dati sul farmaco e sulle attività di gestione ad esso correlate, sono resi disponibili agli attori in tempo reale e su vari livelli di accessibilità, garantendo così nel contempo l informatizzazione dei processi logistici ed il miglioramento della loro efficienza. Le caratteristiche salienti degli armadi robotizzati BUSTERSPID sono le seguenti: Ogni distributore BUSTERSPID è basato su due componenti principali: Un braccio elettromeccanico che movimenta e dispone i prodotti all interno del distributore; Un lettore interno di codice a barre a matrice che consente al sistema di identificare automaticamente le singole confezioni caricate attraverso la lettura dei codici a barre riportati nelle etichette delle confezioni. Oltre a conservare al proprio interno qualsiasi confezione farmaceutica contenente forme posologiche diverse (es. compresse, pomate, sciroppi, fiale, ecc.) e di darne accesso agli operatori con modalità controllate, sicure, e registrate, tali armadi possono essere collegati tra loro in rete ed alla farmacia centrale - o al magazzino esterno in caso di outsourcing del servizio - in modo da consentire l automatizzazione dell intero processo di gestione logistica del farmaco e la condivisione di risorse e informazioni all interno dell intera struttura (es. disponibilità di specifiche confezioni farmaceutiche all interno dei vari reparti, ecc.). Il distributore è dotato di un lettore di codice a barre esterno attraverso il quale è possibile gestire anche i farmaci che non possono essere caricati (per esempio prodotti termolabili o stupefacenti). Tali farmaci vengono registrati nel distributore come esterni e sarà lo stesso distributore ad indicarne la loro posizione all utente nel momento del prelievo. 3 Affidabilità di funzionamento in virtù dell utilizzo di tecnologie ampiamente consolidate. Funzionalità relative allo stoccaggio e alla distribuzione dei farmaci attraverso sistemi informatizzati e robotizzati che garantiscono: l accesso controllato ai prodotti tramite procedure di riconoscimento (nome utente/password e altri sistemi di autenticazione sicura); la registrazione di tutte le operazioni effettuate dagli utenti; l identificazione sicura dei prodotti caricati ed erogati tramite procedure completamente automatiche; l affidabilità dei dati forniti relativamente alle quantità e ai tempi di permanenza dei farmaci in giacenza all interno dei suddetti sistemi; l automazione delle operazioni di prelievo e consegna, sulla base di elaborazioni del fabbisogno farmaceutico del reparto, derivante dall integrazione con il software di prescrizione e somministrazione; la tracciabilità di ogni singola operazioni; l ottimizzazione delle scorte e degli indici di rotazione dei prodotti farmaceutici. Integrabilità all interno del processo logistico di approvvigionamento, consentendo la misurazione dell efficacia del processo stesso attraverso una verifica automatica, sistematica e sicura dei prodotti ricevuti rispetto ai prodotti richiesti (picking list).

4 CARRELLO INFORMATIZZATO NURSY-ROLLY Nursy-Rolly è un carrello per la gestione informatizzata del processo di somministrazione dei farmaci in reparto. Nursy-Rolly è dotato di un PC integrato (collegato in rete LAN e/o Wlan al sistema informativo ospedaliero) e di vani ad accesso controllato (previa autenticazione) per conservare le sole confezioni farmaceutiche necessarie per l espletamento del piano di somministrazione delle terapie. Il carrello è alimentato da una batteria ricaricabile (semplicemente collegando il carrello alla rete elettrica) che garantisce un autonomia di circa 8 ore, a pieno carico e in relazione al consumo dei dispositivi alimentati. SISTEMA BUSTERPICK BUSTERPICK è un sistema tecnologicamente molto avanzato che combina le funzionalità logistiche della componente software BUSTERWEB Logistic con un magazzino robotizzato modulare, capiente, preciso, e veloce. confezione non solo fino all Unità Operativa di destinazione, ma anche fino al letto del paziente qualora si utilizzi il modulo software di prescrizione e somministrazione informatizzata (BUSTERWEB Clinic). Il Sistema BUSTERPICK, integrato con il sistema informativo aziendale, permette di gestire tutta la logistica del farmaco in Farmacia Centrale, dalla ricezione della merce, alla consegna alle Unità Operative (anche per le richieste urgenti, con una gestione completamente robotizzata e automatica, attiva 24 ore al giorno). L introduzione del Sistema BUSTER, attraverso l automazione dei processi logistici, permette di ottimizzare l impiego delle risorse umane in Farmacia (riducendo al minimo le operazioni manuali e la conseguente introduzione di errori) e di ottenere forti risparmi attraverso l ottimizzazione delle scorte e il miglioramento degli indici di rotazione di tutti i prodotti. Il sistema proposto è dimensionabile al fine di soddisfare qualsiasi esigenza in termini di gestione, stoccaggio e controllo preciso dei farmaci a livello di magazzino centrale di Farmacia, assicurando la tracciabilità della singola La componente software di gestione avanzata della logistica in farmacia si può integrare anche con altri magazzini robotizzati. Sistema di riempimento automatico delle ceste destinate ai reparti 4

5 COME FUNZIONA IL SISTEMA BUSTER IN REPARTO A livello di Unità Operativa, con il Sistema BUSTER è possibile governare tutti i processi di gestione clinica e logistica del farmaco: accettazione del paziente (integrazione con il sistema ADT in uso); prescrizione informatizzata; gestione accurata delle scorte all interno dell armadio robotizzato e nei carrelli informatizzati; somministrazione sicura a bordo letto, con il riconoscimento certo del paziente e del farmaco. IN FARMACIA I dati relativi alle prescrizioni, alle somministrazioni e alle giacenze (negli armadi robotizzati e nei carrelli informatizzati) permettono di generare precise richieste di approvvigionamento alla farmacia centrale, al fine di mantenere in reparto una scorta adeguata alle esigenze (mai sovradimensionata e, al tempo stesso, sempre allineata al reale fabbisogno). approvvigionamento ordinario La congruità delle scorte di reparto permette di ridurre drasticamente anche le richieste di approvvigionamento urgenti, limitandole ai soli casi di nuove prescrizioni o variazioni di terapia con farmaci a bassa e bassissima rotazione. In questi casi, l operatore sanitario può prelevare direttamente in Farmacia (anche al di fuori dell orario di apertura) il farmaco necessario ed è il sistema stesso che si accorge del fabbisogno urgente, nel momento stesso della variazione del piano terapeutico. approvvigionamento urgente 5

6 OBIETTIVI L adozione del Sistema BUSTER garantisce il raggiungimento dei seguenti obiettivi: riduzione del rischio clinico legato alle terapie farmacologiche; ottimizzazione delle risorse umane ed economiche; controllo e monitoraggio di tutto il processo logistico. RIDUZIONE DEL RISCHIO CLINICO LEGATO ALLE TERAPIE FARMACOLOGICHE Il Sistema BUSTER è in grado di apportare sostanziali benefici nella gestione del rischio clinico legato alla prescrizione e alla somministrazione delle terapie farmacologiche, permettendo il raggiungimento dei seguenti obiettivi: riduzione significativa degli errori nella fase di prescrizione (39% del totale degli errori in terapia ), attraverso strumenti operativi che veicolano la scelta del farmaco da parte del medico (protocolli terapeutici, indicazioni e controindicazioni, interazioni tra farmaci, allergie, ecc); eliminazione degli errori legati all interpretazione e alla trascrizione delle terapie (11% del totale degli errori in terapia1); drastica riduzione degli errori nella fase di distribuzione e somministrazione (50% del totale degli errori in terapia1), con l ausilio di un sistema di somministrazione sicura che permette di individuare in modo certo il paziente e il farmaco prescritto. OTTIMIZZAZIONE DELLE RISORSE UMANE ED ECONOMICHE Ottimizzazione delle risorse umane L adozione di un sistema di automazione a livello di magazzino di farmacia centrale permette di ottimizzare l utilizzo delle risorse umane, grazie: alla riduzione del tempo uomo da dedicare alla movimentazione interna dei prodotti in magazzino, alla verifica, preparazione ed evasione delle richieste, alla correzione degli errori e tante altre attività generiche (controllo scadenze, inventario, ecc.); alla riduzione dei costi per la reperibilità e il rientro in servizio del personale della Farmacia Centrale per la soddisfazione delle necessità urgenti delle Unità Operative; alla riduzione del tempo da dedicare alla supervisione e al controllo dell intero processo. Nelle Unità Operative, il Sistema BUSTER permette di ridurre al minimo il tempo impiegato dagli operatori per le attività logistiche ripetitive, automatizzandole: analisi dei fabbisogni; generazione delle richieste di approvvigionamento; carico dei magazzini di reparto e verifica della corrispondenza tra quanto ordinato e quanto ricevuto dalla Farmacia Centrale; controllo delle date di scadenza; preparazione dei farmaci necessari per l effettuazione delle somministrazioni. Riduzione delle scorte Il sistema permette di ridurre le scorte almeno del 30% in Farmacia Centrale e oltre il 50% nei magazzini di reparto, grazie a: riordino controllato delle quantità in base alle reali esigenze; aumento della rotazione dei prodotti; gestione FIFO di ogni prodotto; disponibilità dei farmaci, direttamente in farmacia, 24 ore al giorno, 7 giorni su 7; possibilità di interscambio sicuro e controllato dei farmaci tra le Unità Operative; possibilità di interscambio sicuro e controllato dei farmaci tra le Farmacie di diversi Presidi Ospedalieri, tramite il Magazzino Unico Virtuale. 6

7 Riduzione dei consumi I dati ad oggi raccolti presso i nostri clienti (confermati anche dalla letteratura internazionale nell ambito di studi sui benefici ottenibili con l implementazione di un sistema di prescrizione e somministrazione informatizzata), evidenziano un risparmio sulla spesa farmaceutica che oscilla tra il 7% e il 18%. Tali risparmi sono riconducibili a: calcolo automatico del fabbisogno farmaceutico alla singola unità posologica o frazione di questa (compressa, frazione di compressa, goccia, millilitro, ecc); prescrizione informatizzata e precisa, con funzionalità a supporto del medico per la scelta corretta del farmaco (prontuario ospedaliero, protocolli clinici, scelta di farmaci equivalenti/simili meno costosi, ecc.); attinenza delle prescrizioni al prontuario farmaceutico ospedaliero, eventualmente personalizzabile per singola Unità Operativa; stampa obbligatoria richieste motivate per la prescrizione di farmaci fuori prontuario; maggiore attenzione del personale in generale; La soluzione proposta permette di avere una piattaforma di gestione, controllo e monitoraggio di tutto il processo logistico, dall arrivo del prodotto in Farmacia fino all Unità Operativa di destinazione, per spingersi fino al paziente oggetto della cura. Gli obiettivi specifici che il sistema consente di raggiungere: controllo integrato ed in tempo reale delle giacenze sia a livello di magazzino che a livello di armadi di reparto; elaborazione di accurate statistiche su giacenze e movimentazioni; proiezioni precise dei fabbisogni; verifica dell appropriatezza delle prescrizioni; definizione di un prontuario farmaceutico, eventualmente differenziato per singola unità operativa. VANTAGGI E RISPARMI L adozione del Sistema BUSTER garantisce il raggiungimento dei seguenti obiettivi: riduzione del rischio clinico legato alle terapie farmacologiche (abbattimento del 65% degli errori); ottimizzazione delle risorse umane ed economiche: riduzione di due terzi del tempo dedicato dal personale sanitario e tecnico alle attività logistiche; riduzione di oltre il 50% delle scorte farmaceutiche; contenimento dei consumi farmaceutici tra il 7% e il 18%; maggiore controllo sui consumi e sui prelievi. CONTROLLO E MONITORAGGIO DI TUTTO IL PROCESSO LOGISTICO riduzione significativa degli errori di gestione nella registrazione manuale dei dati di giacenza e movimentazione del magazzino; tracciabilità del prodotto e delle movimentazione (secondo quanto previsto dal D.M. del 15/7/2004); completa storicizzazione di tutte le operazioni di movimentazione della merce sia a livello di Farmacia Centrale, sia nelle Unità Operative; controllo e monitoraggio di tutto il processo logistico; adeguamento agli standards internazionali di accreditamento delle strutture sanitarie; miglioramento della qualità percepita dall utente e dalla comunità. La tabella riporta il risparmio medio annuo per posto letto che il Sistema BUSTER è in grado di apportare. I dati di risparmio sono frutto di una analisi statistica elaborata a partire da oltre 50 studi di fattibilità. Ad esempio, una struttura di posti letto può arrivare a risparmiare oltre 2,5 milioni di euro all anno, con un investimento, in attrezzature e servizi, di molto inferiore ai risultati di risparmio raggiunti. VOCE RISPARMIO Risparmio derivante dalla riduzione delle scorte 225,00 Risparmio derivante dalla riduzione dei consumi 1.360,00 Risparmio derivante dalla riduzione di tempo nelle UU.OO. Risparmio derivante dalla riduzione di tempo nelle Farmacie Risparmio derivante dalla riduzione del Rischio Clinico TOTALE 7 Obiettivo 347,00 99,00 527,00 2,558,00

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