A cosa serve il foglio elettronico. Terminologia essenziale

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1 L IMPIEGO DEL FOGLIO ELETTRONICO IN ISPEZIONE DEGLI ALIMENTI A cosa serve il foglio elettronico Excel è composto essenzialmente da tre moduli: il foglio elettronico per i calcoli, una base di dati per la gestione degli archivi e una sezione per la creazione di grafici. Non meno importanti sono le funzionalità relative alla matematica e alla statistica, alla matematica finanziaria, alla risoluzione di problemi sotto condizione, alle scelte di convenienza economica e alle problematiche aziendali. Terminologia essenziale Pulsante primario del mouse: Impugnando il mouse con la mano destra il pulsante sotto il dito indice prende il nome di pulsante primario. Per un mancino che impugnerà il pulsante con la mano destra, sotto il dito indice si troverà il pulsante destro. E possibile predisporre dal pannello di controllo l uso del mouse per i mancini. -) Fare clic Cliccare: Puntare un oggetto e premere il pulsante primario del mouse una sola volta. Se il mouse è stato predisposto dal pannello di controllo per l uso da parte di una persona mancina il pulsante primario corrisponderà al pulsante destro. -) Fare doppio clic Cliccare due volte: Puntare un oggetto e premere il pulsante primario del mouse due volte in rapida successione. Facendo doppio clic si esegue un operazione predefinita. -) Selezionare: Puntare una cella, cliccare e spostarsi verso altre celle tenendo premuto il pulsante primario. Quando il pulsante viene lasciato, le celle selezionate restano nere. Trascinare per copiare: selezionare una cella o un area contigua di celle. Puntare con il mouse sul quadratino nero in basso a destra della selezione, fino a quando il cursore non prenderà la forma di una 1

2 sottile croce nera. Tenendo premuto il tasto primario del mouse trascinare la selezione. Trascinare per spostare: Selezionare una cella o un area contigua di celle. Puntare con il mouse su uno dei bordi dell arrea selezionata, fino aquando il cursore non prenderà la forma di una freccia. Tenendo premuto il tasto primario del mouse trascinare la selezione. Trascinare per creare un nuovo elenco: Dopo aver scritto i primi elementi di un elenco selezionare le celle che li contengono. Puntare con il mouse sul quadratino nero in basso a destra della selezione fino a quando il cursore non prenderà la forma di una sottile croce nera. Tenendo premuto il tasto primario del mouse trascinare la selezione e si vedrà comparire gli elementi successivi dell elenco. Cartella di lavoro Foglio di lavoro: La cartella di lavoro è un file Excel all interno di una cartella di lavoro sono contenuti i diversi fogli di lavoro. Formattare una cella o una tabella: Imporre una modalità di visualizzazione in una cella o in tutta la tabella. Il formato si riferisce ai numeri, ai caratteri, al bordo, al colore del testo e dello sfondo. Selezione multipla di celle: Selezione di celle non contigue per effettuare una selezione multipla selezionare un primo gruppo di celle contigue, premere il tasto ctrl e tenendolo premuto selezionare altri gruppi di celle. Selezionare una riga, selezionare una colonna: puntare con il cursore sull intestazione di una riga e cliccare. Per selezionare contemporaneamente più righe o colonne, dopo aver selezionato la prima riga o colonna spostarsi verso le altre parti da selezionare. Formula matrice: E una formula che restituisce non un solo valore ma un insieme di valori. Selezionare le celle di destinazione, scrivere la formula e confermare premendo contemporaneamente i tasti Ctrl + Maiusc + Invio. Azioni elementari Nelle pagine seguenti sono elencate le più importanti azioni elementari, utili nella maggior parte delle occasioni d uso del programma 2

3 Excel. Per ognuna di esse vengono proposte una o più tracce operative per permettere al lettore di risolvere tutte le situazioni. Si consiglia di passarle velocemente in rassegna, prima di iniziare gli esercizi, in modo da poterle ritrovare successivamente quando se ne presenterà l occasione. 1. Aprire una cartella di lavoro conservata su una unità disco. Nella barra dei menù, cliccare su file e scegliere Apri, nella casella Cerca in: scegliere l eventuale diversa unità disco e la directory, selezionare il nome del file da aprire e poi cliccare su Apri. 2. Salvare una cartella di lavoro. Se il file è stato già salvato con un nome basterà dare il comando file/ Salva o in alternativa premere il pulsante salva. Se la cartella di lavoro non è stata ancora salvata dopo aver selezionato il comando occorrerà agire nel seguente modo: nella casella Salva in scegliere l unità disco e la directory, nella casella nome file scrivere il nome del file, senza l estensione che verrà automaticamente inserita da Excel. Cliccare su salva. 3. Inserire una colonna o una riga. Cliccare sull intestazione della colonna a destra rispetto a quella da inserire, premere il pulsante secondario del mouse e del menù di scelta rapida selezionare Inserisci. In alternativa, dopo aver selezionato una cella alla destra della colonna da fare apparire, dare il comando Inserisci/colonna. 4. Inserire diverse colonne o righe insieme. Agire come nel caso precedente selezionando più colonne o righe contigue. Il numero di colonne o righe inserite sarà pari al numero di quelle selezionate. 5. Eliminare un foglio dalla cartella. Cliccare sul nome del foglio nella barra delle schede dei fogli e dare il comando Modifica /elimina foglio; occorre confermare la scelta. In alternativa, dopo aver selezionato il foglio, premere il tasto secondario del mouse e cliccare su Elimina. 3

4 6. Inserire un nuovo foglio in una cartella. Cliccare sul nome del foglio nella barra delle schede dei fogli dove si vuole inserire il nuovo foglio, e dare il comando Inserisci/foglio di lavoro. 7. Selezionare un gruppo contiguo di celle. Per selezionare un area rettangolare cliccare su uno dei vertici e trascinare. 8. Selezionare due gruppi di celle tra loro separati. Dopo aver selezionato la prima area, spostare il puntatore in uno dei vertici della successiva e, tenendo premuto il tasto Ctrl, selezionarla. 9. Selezionare celle sparse. Cliccare su ognuna delle celle tenendo premuto il tasto ctrl. Se una cella contiene una formula, copiarne soltanto il valore. 10. Selezionare le celle da copiare e dare il comando Modifica/Copia. selezionare soltanto la cella nell angolo in alto a sinistra della zona di destinazione e dare il comando Modifica/incolla speciale, nel riquadro incolla cliccare sul pulsante Valori. 11. Utilizzare le funzioni. Scegliere funzione dal menù inserisci; si aprirà la finestra di dialogo Incolla funzione: selezionare, cliccando, la categoria desiderata e il nome funzione. La funzione, l esatta sintassi e una breve descrizione delle caratteristiche appariranno nella finestra in alternativa cliccare sul pulsante incolla funzione. 12. Anteprima di stampa. Prima di stampare un foglio di lavoro, fare clic sul pulsante anteprima di stampa per vedere come verrà stampato il documento. Sulla barra di stato posta nella parte inferiore dello schermo sono riportati il numero della pagina corrente e il numero totale delle pagine del foglio selezionato. Se un figlio di lavoro contiene un grafico incorporato, l anteprima di stampa visualizzerà sia il figlio di lavoro che il grafico. Se si seleziona il grafico, l anteprima consente di vedere come il solo grafico verrà stampato sull intera pagina. Per le informazioni della guida su un opzione, fare clic sul punto interrogativo, quindi sull opzione. In alternativa cliccare sul menù file/anteprima di stampa. 4

5 13. Creare una sequenza prestabilita di numeri trascinando con il mouse. In due celle contigue scrivere i primi numeri della sequenza e selezionarle; spostarsi con il mouse nell angolo in basso a destra fino a quando l indicatore del mouse prenderà la forma di una piccola croce nera: tenendo premuto il tasto primario del mouse trascinare fino alla cella desiderata. 14. Creare una sequenza prestabilita di date. Inserire le prime due date della sequenza in due celle attigue dopo averle selezionate, trascinarle fino alla data desiderata. 15. Interrompere il ricalcolo automatico passando a quello manuale. Dare il comando strumenti/opzioni; nel riquadro calcolo della scheda calcolo, selezionare manuale. 16. Rappresentare una selezione di dati in un grafico. Selezionare le celle contenenti i dati che si desidera rappresentare nel grafico. Se si vogliono visualizzare nel grafico le etichette di riga e di colonna, includere nella selezione le celle che le contengono. Fare clic sul pulsante autocomposizione grafico. Seguire le istruzioni rappresentate in autocomposizione grafico. 17. Spostare un grafico sul foglio. Cliccare sul grafico per fare apparire la sottile cornice con dei piccoli quadrati neri; cliccare sul grafico e trascinarlo nel punto desiderato. 18. Modificare le dimensioni di un grafico. Cliccare sul grafico per fare apparire la sottile cornice dei piccoli quadrati neri; cliccare su uno dei quadrati e trascinare. 19. Selezionare i singoli elementi di un grafico per modificarli. Cliccare due volte sull elemento da modificare. 20. Aggiungere titoli, etichette di dati, nomi delle serie ed altri elementi. Cliccare sul grafico per selezionarlo e dare il comando grafico/opzioni grafico; la finestra di dialogo permette di intervenire su: titoli, assi, griglia, legenda, etichette dati, e tabella dati. 21. Modificare la scala e la sua modalità di visualizzazione. Cliccare sul grafico e due volte sull asse la cui scala si vuole modificare; nella finestra di dialogo scegliere scala. 5

6 22. Aggiungere un asse del grafico avente una diversa scala. Cliccare sul grafico e due volte sui punti della serie di dati alla quale si vuole assegnare un secondo asse; nella finestra di dialogo formato serie dati scegliere la scheda asse e cliccare su asse secondario. 23. Combinare tra loro tipi di grafici diversi. Cliccare sul grafico e sulla serie di dati che si vuole rappresentare con un altro tipo di grafico; scegliere dal menù Grafico/tipo di grafico quello desiderato. 24. Inserire una nuova serie di dati in un grafico. Cliccare sul grafico e dal menù grafico selezionare aggiungi dati: la finestra di dialogo permette di inserire il nuovo intervallo di dati. 25. Inserire alcuni dati in un grafico; modificare un intervallo di un grafico. Cliccare sul grafico e sulla serie di dati alla quale si vuole aggiungere uno o più dati; nella barra della formula si può intervenire modificando la serie. Cliccare sul grafico e dal menù grafico selezionare dati di origine. Utilizzo di Excel nel laboratorio di analisi degli alimenti CREARE UNA TABELLA DATI. Qualsiasi foglio elettronico nel quale sono inserite formule riepilogative andrebbe impostato individuando un area con i dati e un area con le formule. In questo modo è possibile prevedere spazio libero, nel caso che la cosiddetta Tabella dati aumenti all aumentare di record o di campi, senza che la tabella con le formule riassuntive debba essere spostata. Le formule possono essere inserite manualmente oppure sono disponibili alla voce Funzione del menu Inserisci e il loro inserimento avviene come di seguito indicato: 6

7 Inserimento manuale di una formula: clic sulla cella in cui si desidera inserire una formula; digitare il segno = e inserire il primo argomento seguito da un operatore aritmetico, quindi il secondo argomento e così di seguito (un argomento è un numero o il riferimento a un altra cella). In generale, valgono le stesse regole della matematica apprese alle scuole elementari: per esempio, in assenza di parentesi, Excel effettua prima le moltiplicazioni e le divisioni e quindi le somme e le sottrazioni (=3+4*5 dà come risultato 23); clic sul pulsante invio (Immagine 2) sulla barra della formula oppure premere il tasto invio sulla tastiera. Inserimento di una funzione: clic sulla cella in cui si desidera inserire una funzione; selezionare Funzione dal menu Inserisci e scegliere la funzione che fa al caso nostro; inserire all interno della parentesi i numeri o gli intervalli di celle su cui desideriamo effettuare il calcolo (Nell immagine 1 la formula usata nella cella B16 è: =SOMMA(B2:E2)); come sopra al punto 3. Una formula inserita nel modo descritto fa sì che l intervallo di celle selezionato cambi qualora la cella che la contiene sia copiata altrove. Nel caso si desideri vincolare la formula a una determinata cella è necessario usare il segno $ prima della lettera di colonna e prima del numero di riga. CREARE UNA FORMULA. Una formula calcola valori per fornire un risultato. In un foglio di Excel, per creare formule si usano valori (come 147 o L ), operatori aritmetici e riferimenti di cella. Una formula di Excel inizia sempre con il segno di uguale(=). Per impostazione predefinita le 7

8 formule non vengono visualizzate nel foglio di calcolo, tuttavia è possibile renderle visibili. Le formule sono modificabili come qualsiasi altra cella, usando la barra della formula o lavorando direttamente nella cella. Trascinando il quadratino di riempimento si possono copiare rapidamente le formule nelle celle adiacenti. Inserire una formula. 1. Fare clic su una cella in cui si vuole inserire una formula. 2. Scrivere =(un segno di uguale) per iniziare la formula. Se non si inizia una formula con un segno di uguale, Excel visualizza le informazioni che vengono scritte ma non esegue calcoli. 3. Inserire il primo argomento. Un argomento può essere un numero o un riferimento di cella. Se è un riferimento di cella, si può scrivere il riferimento o fare clic sulla cella nel foglio di lavoro. 4. Inserire un operatore aritmetico. 5. Inserire l argomento successivo. 6. Ripetere i passi 4 e 5 fino a che la formula non è completa. 7. Clic sul pulsante Invio nella barra della formula, oppure premere Invio. Nella cella appare il risultato della formula, mentre nella barra della formula appare la formula. Usare l ordine di precedenza per creare formule corrette. Le formule contenenti più operatori aritmetici seguono l ordine di precedenza. Excel esegue i calcoli sulla base di questo ordine: elevamento a potenza, moltiplicazione e divisione, quindi addizione e sottrazione. Per esempio, nella formula * 3, Excel esegue prima la moltiplicazione ( 2 * 3 ), poi la somma ( ), ottenendo come risultato 11. Per cambiare l ordine di precedenza bisogna usare le parentesi: Excel calcola prima le operazioni racchiuse fra parentesi. Usando le parentesi, il risultato di ( ) * 3 è 21. Un riferimento assoluto è un riferimento di una cella in una formula che non cambia se la cella viene spostata o copiata. Un riferimento assoluto contiene il simbolo di dollaro ($) a sinistra della riga o della colonna, o su entrambi. 8

9 Copiare una formula con il quadratino di riempimento. 1 Selezionare la cella che contiene la formula da copiare. 2 Puntare sul quadratino di riempimento nell angolo inferiore destro ( il puntatore cambia in un segno + nero). 3 Trascinare il mouse nelle celle adiacenti in cui si vuole inserire la formula, quindi rilasciare il pulsante del mouse. Visualizzare le formule. 1 Fare clic sul menu Strumenti, clic su opzioni. 2 Clic sulla scheda Visualizza. 3 Clic per selezionare la casella di spunta Formule. 4 Clic su OK. Usare un intervallo in una formula. 1 Scrivere un segno di uguale (=) per iniziare la formula. 2 Fare clic sulla prima cella dell intervallo, poi trascinare per selezionare l ultima cella dell intervallo; Excel inserisce l indirizzo dell intervallo. 3 Completare la formula, quindi fare clic sul pulsante Invio della barra della formula oppure premere Invio. Usare un nome di intervallo in una formula. 1 Scrivere un segno di uguale (=) per iniziare la formula. 2 Fare clic sulla freccia della casella Funzioni per scegliere quella desiderata. 3 Premere F3 per visualizzare l elenco dei nomi di intervallo. 4 Clic sul nome dell intervallo da inserire, quindi clic su OK. 9

10 5 Completare la formula, quindi clic sul pulsante Invio della barra della formula oppure premere Invio Eseguire calcoli con le funzioni Le funzioni sono formule predefinite che fanno risparmiare tempo ed evitano la fatica di dover creare equazioni di uso comune. Excel include centinaia di funzioni che possono usare da sole o in combinazione con altre formule o funzioni. Le funzioni svolgono molte operazioni diverse: somme, medie, conteggi, fino a calcoli più complessi. Usare Incolla funzione per inserire una funzione. Selezionare la cella in cui si vuole inserire una funzione, fare clic sul pulsante Incolla funzione nella barra degli strumenti Standard, clic sulla Categoria di funzioni, clic sul nome della funzione desiderata, clic su OK, selezionare i riferimenti di cella, infine clic su OK. Inserire una funzione. 1 Fare clic sulla cella in cui si vuole inserire la funzione. 2 Scrivere = ( un segno di uguale), scrivere il nome della funzione, quindi scrivere (, una parentesi di apertura. Per esempioper inserire la funzione SOMMA, scrivere = SOMMA(). 3 Scrivere l argomento oppure fare clic sulla cella o sull intervallo da inserire nella funzione. 4 Clic sul pulsante Invio nella barra della formula oppure premere Invio Excel aggiunge automaticamente la parentesi di chiusura per completare la funzione. Usare calcolo e riempimento automatico. Quando si vuole vedere il risultato di un calcolo senza tuttavia inserire una formula, si può usare il calcolo automatico, che visualizza automaticamente nella barra di stato somme, medie, massimi, minimi o conteggi delle celle selezionate. Il risultato non appare nel foglio di calcolo una volta stampato, ma fornisce rapidamente risposte mentre si sta lavorando. Riempimento automatico serve per riempire automaticamente le celle sulla base di quelle adiacenti. Con il quadratino 10

11 di riempimento è possibile inserire dati in una serie o copiare i valori delle formule nelle celle adiacenti. Calcolo automatico di un intervallo. 1 Selezionare l intervallo di celle da calcolare. La somma delle celle appare nella barra di stato dopo Somma=. 2 Per cambiare il tipo di calcolo eseguito da calcolo automatico, fare clic sulla casella di calcolo automatico tenendo premuto il tasto di Contro 3 Clic sul tipo di calcolo desiderato. Riempimento automatico di dati. 1 Selezionare la prima cella dell intervallo da riempire, inserire il valore di partenza della serie e premere Invio. 2 Trascinare lungo l intervallo il quadratino di riempimento della cella tenendo premuto il tasto Control. 3 Nel menu a scelta rapida, selezionare il tipo di serie desiderata. LA CREAZIONE DI UN GRAFICO E LA FUNZIONE TENDENZA() La creazione di un grafico è probabilmente il momento più entusiasmante dell intero processo di interpretazione dei dati. In effetti, un grafico presenta i dati numerici sotto forma di immagini che sono molto più semplici da interpretare di una serie di cifre. In generale un grafico si realizza selezionando l intervallo di dati che si vuole riportare in immagine, facendo attenzione a includere anche le etichette di colonna e di riga. Le etichette di riga e colonna si usano per identificare i dati nelle righe e nelle colonne del foglio elettronico. Qualora sia necessario inserire un numero come etichetta (per esempio nel caso di anni o giorni) 11

12 bisogna evitare che Excel utilizzi quel numero nei calcoli: allo scopo si fa precedere l apostrofo, quale prefisso di etichetta, al numero. In questo modo l apostrofo non apparirà nel foglio di lavoro, ma Excel considererà il numero alla stregua del testo. Una volta selezionato l intervallo di dati è sufficiente fare clic sul pulsante Autocomposizione Grafico sulla barra strumenti, oppure scegliere Grafico dal menu Inserisci. Excel offre moltissime opzioni: in questa sede cercheremo di imparare ad usare la funzione TENDENZA() e la creazione di un linea di tendenza. Supponiamo di disporre di dati riguardanti due variabili casuali x e y e che si voglia conoscere il modo in cui y varia al variare di x. Se è appropriato pensare a y come a una variabile casuale per ogni valore di x, ci si può chiedere come il valore medio di y varii in funzione di x. Nello studio delle altezze e dei valori di pressione arteriosa in soggetti scelti a caso, entrambe le variabili sono casuali; se invece x e y fossero rispettivamente l altezza e il peso di bambini scelti in base all età, solo la y sarebbe una variabile casuale. I valori attesi di y dipendono da x: questa dipendenza è indicata col nome di funzione di regressione (Armitage, 1981). Nel caso in cui la variabilità di y per un dato valore di x è costante si parla di regressione lineare e la curva che raffigura questo andamento è una retta. Per aggiungere a una rappresentazione grafica una linea di tendenza agire come di seguito descritto: selezionare l intervallo di dati da rappresentare graficamente, clic sul pulsante Autocomposizione Grafico ; scegliere il tipo di grafico Dispersione, clic su Avanti ; seguire le indicazioni, effettuare le scelte, all ultimo passaggio fare clic su Fine ; selezionare il grafico a dispersione così ottenuto; selezionare Aggiungi linea di tendenza dal menu Grafico ; nella scheda Tipo fare clic su Lineare ; nella scheda Opzioni, riquadro Previsione, casella Futura, selezionare il numero di unità per le quali si desidera una linea di tendenza; il grafico comprenderà i punti relativi alle misurazioni effettuate e la relativa linea di tendenza (Come raffigurato nell Immagine 4). 12

13 Per calcolare i valori previsti si deve fare ricorso alla funzione TENDENZA(): inserire i dati per i quali si vuole calcolare i valori previsti (nell Immagine 5 si è trattato di aggiungere le settimane di allenamento alle celle da A26 ad A35); nelle celle corrispondenti inserire la funzione TENDENZA(), secondo lo schema generale: TENDENZA(y_nota;x_nota;nuova_x). (Nell immagine 5 e nel Foglio 2 la formula usata è =TENDENZA(B3:B25;A3:A25;A26)). LA FUNZIONE SE(). La funzione SE controlla una condizione rappresentata dall argomento logico. Se la condizione è vera, la funzione dà il primo valore, se è falsa dà il secondo valore. Se non si specifica un valore-falso nella funzione, si otterrà FALSO quando la condizione è falsa. La formula si scrive tenendo presente la seguente generalizzazione: SE(VALORE_LOGICO;VALORE_SE_VERO;VALORE_SE_FALSO) La funzione SE consente di operare scelte di convenienza economica, quali la scelta tra fornitori o tariffe e gestire tabelle sotto condizione. 13