LA PIANIFICAZIONE DEI TEMPI

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1 LA PIANIFICAZIONE DEI TEMPI Giordano Renato Gariboldi Responsabile Controllo di Gestione e Controllo Progetti Divisione E.& P. giordano. gariboldi@sini.it Comitato Direttivo Corsi ANIMP 1

2 PIANIFICAZIONE TEMPORALE: OBIETTIVI Individua quali attività devono essere portate avanti e quando Colloca le attività nel tempo secondo una sequenza logica Riporta i collegamenti con gli altri sotto-progetti e tra i pacchetti di lavoro (work packages) Definisce la durata delle singole attività Le attività dovranno essere misurabili 2

3 PROGRAMMAZIONE TEMPORALE: CONDIZIONAMENTI Disponibilità delle risorse umane con competenze adeguate (a volte anche dalle differenze culturali all interno del team di progetto o da situazioni ambientali locali o atmosferiche) La priorità che ha il progetto nell ambito della società in cui si sviluppa Il livello di incertezza per la realizzazione di determinate fasi o attività può richiedere di introdurre nel piano margini temporali straordinari 3

4 ANALISI DEL CONTENUTI DEL PROGETTO Il contenuto del progetto viene analizzato, organizzato in forma gerarchica e rappresentato graficamente tramite la metodologia nota come Work Breakdown Structure (W. B. S) che analizzeremo nella presentazione di oggi. Gli elementi finalizzati al raggiungimento di un obiettivo comune costituiscono i Work Packages o Pacchetti di Lavoro 4

5 ALCUNI ESEMPI DI W.B.S. IN AMBITO INDUSTRIALE Aeroplano Linee FFSS Struttura Motori Impianti Strum. CENTRO NORD SUD Fusoliera Ali Carrello per COMPONENTI PI-BO BO-FI FI-PG per aree GEOGRAFICHE Gruppo funzionale xx Progetto Software Elettrica Elettronica Idraulica Fattibilità Progettazione Produzione Test Potenza Distribuzione Potenza Utenze per FUNZIONALITA TECNICA per FASI 5

6 PASSI PRINCIPALI Dettagliare le attività di progetto Stabilire i collegamenti logici Stabilire i predecessori e successori delle attività Elaborare il reticolo di progetto Stimare le durate delle attività Stimare fabbisogno delle risorse Fissare le date di inizio e fine Calcolare le date al più presto, al più tardi ed i margini di slittamento (float) 6

7 LE TECNICHE Le tecniche più utilizzate nella pianificazione dei progetti sono: I diagrammi di Gantt o Bar-chart I diagrammi logici o tecniche reticolari Deterministiche, come il CPM (Critical Path Method) Probabilistiche, come il PERT (Program Evaluation Review Technique), utilizzato ad esempio per progetti di ricerca soggetti ad un elevato grado di incertezza,non considerato in questo corso 7

8 SEQUENZA LOGICA DELLE ATTIVITÀ L obiettivo di questa fase è quello di identificare e documentare la relazione logica tra le attività da pianificare. Una pianificazione progettuale realistica e fattibile può richiedere che la sequenza con la quale le diverse attività sono programmate preveda: Attività logicamente in sequenza, considerando le relative precedenze tra le stesse Attività che possono ritardare Il processo prevede la produzione di un reticolo del progetto, mediante l utilizzo di tecniche informatizzate 8

9 FABBISOGNO RISORSE Occorre determinare ciascuna attività o per gruppo di attività Le tipologie di risorse (persone, attrezzature, materiali) necessarie per il progetto La quantità,, per ciascuna tipologia di risorse,, che dovrà essere utilizzata nel corso del progetto Il periodo in cui ciascuna risorsa dovrà essere disponibile per svolgere le attività previste nel progetto La stima può avvenire con diversi livelli di precisione Confronto con progetti analoghi Rese standard aziendali 9

10 STIME DURATA DELLE ATTIVITÀ E buona norma che, gli elementi di base per la formulazione delle stime della durata delle attività sono forniti dalle persone o dal team di progetto che è più familiare con la natura del lavoro che deve essere svolto La stima della durata viene affinata gradualmente, ed il processo tiene in considerazione sia la qualità che la disponibilità dei dati in input Tutti i dati e le assunzioni di base, a supporto della stima, debbono essere documentati 10

11 PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÀ la baseline, nei La stesura della pianificazione del progetto è un processo iterativo La versione finale ed approvata della pianificazione del progetto costituisce confronti della quale vengono tracciati gli avanzamenti delle attività L attività di aggiornamento e/o di revisione della pianificazione è continua nel corso del progetto in quanto occorre: Registrare sistematicamente gli avanzamenti del lavoro Adeguare il piano agli eventi nuovi manifestatisi nel periodo ed a introdurre eventuali modifiche 11

12 L INFORMATICA NELLA PROGRAMMAZIONE La stesura della pianificazione del progetto può avvenire mediante l utilizzo di tecniche sia manuali (sempre meno utilizzate)che automatizzate con l adozione di strumenti con diversi livelli di sofisticazione Attenzione: L Utilizzo di Strumenti Informatici per la Programmazione e Controllo dei progetti è un aiuto per introdurre con successo nell azienda la Gestione per Progetto, ma non deve essere considerato uno dei fattori chiave. E l individuo il fattore chiave. 12

13 WORKSHOP-ESERCITAZIONE PRATICA UN TRASLOCO 13

14 Oggetto Dimostrazione di utilizzo di un prodotto software di EPM Obiettivo Mostrare come un diffuso strumento di EPM supporta le attività di Pianificazione con efficienza e rapidità di esecuzione Modalità Realizzazione di un semplice esercizio. 14

15 Lo Scenario Si vuole cambiare casa per trasferimento di sede di lavoro. Ci si indirizza verso la scelta di un appartamento che abbisogni di interventi di rinnovo minimi in modo da prevedere solo lavori di imbiancatura, rinfrescare gli infissi, lamatura e verniciatura pavimenti Si vuole anche rinnovare la cucina comprandone una nuova Alla fine della avventura è giusto premiarsi con una festa di inaugurazione cui invitare tanti amici. Tutte le attività si svolgono nell arco della settimana con esclusione del sabato e domenica. Siamo dei professionisti e quindi vogliamo pianificare le attività e controllare la esecuzione con adeguati strumenti 15

16 Pianificazione Definizione attività Sequenza delle attività Stima della durata delle attività Assegnazione delle risorse e costi Definizione del cammino critico Sviluppo dei Costi Pianificazione di riferimento Esecuzione e Controllo 16

17 Pianificazione - Definizione attività LIST OF ACTIVITIES-ESERCITAZIONE PRATICA CODE DESCRIPTION Date Cardine Inizio attività-data fissa 02/07/2007 A Definizione contratto di acquisto e consegna appartamento B Pulizia appartamento C Verniciatura infissi D Imbiancatura E lamatura e verniciatura pavimenti F trasloco G sistemazione interna dei mobili H inviti I festa inaugurazione J scelta fornitore della cucina e ordine di acquisto K consegna cucina L installazione cucina,lavori idraulici ed elettrici Data fissa(milestone)festa inaugurazione 23/10/

18 Pianificazione - Definizione attività ID Task Name Durata 1 Trasloco 1 giorno? 2 A-Definizione contratto di acquisto e consegna appartamento 1 giorno? 3 B-Pulizia appartamento 1 giorno? 4 C-Verniciatura infissi 1 giorno? 5 D-Imbiancatura 1 giorno? 6 E-lamatura e verniciatura pavimenti 1 giorno? 7 F-trasloco 1 giorno? 8 G-sistemazione interna dei mobili 1 giorno? 9 H-inviti 1 giorno? 10 I-festa inaugurazione 1 giorno? 11 J-scelta fornitore della cucina e ordine di acquisto 1 giorno? 12 K-consegna cucina 1 giorno? 13 L-installazione cucina,lavori idraulici ed elettrici 1 giorno? Calendario Progetto, Attività, Risorsa Definizione data inizio progetto 02 lug 07 G V S D L M M G V 18

19 Pianificazione - Definizione attività - Aggregazione in macro-attività (Hammock) ID Task Name Durata 1 Trasloco 1 giorno? 2 A-Definizione contratto di acquisto e consegna appartamento 1 giorno? 3 Rinnovo appartamento 1 giorno? 4 B-Pulizia appartamento 1 giorno? 5 C-Verniciatura infissi 1 giorno? 6 D-Imbiancatura 1 giorno? 7 E-lamatura e verniciatura pavimenti 1 giorno? 8 F-trasloco 1 giorno? 9 G-sistemazione interna dei mobili 1 giorno? 10 H-inviti 1 giorno? 11 I-festa inaugurazione 1 giorno? 12 Rinnovo Cucina 1 giorno? 13 J-scelta fornitore della cucina e ordine di acquisto 1 giorno? 14 K-consegna cucina 1 giorno? 15 L-installazione cucina,lavori idraulici ed elettrici 1 giorno? 02 lug 07 G V S D L M M G V 19

20 Pianificazione Sequenza delle attività DIAGRAMMA LOGICO-RETICOLO DELLE ATTIVITA Sistemazione Contratto A J Scelta Cucina Pulizia B D Imbiancatura Verniciatura K Consegna Cucina C E Lavatura, Vern. pavimenti Trasloco F L Installazione Cucina G H Inviti Festa I 20

21 Pianificazione Sequenza delle attività ID Task Name Duration 1 Trasloco 7 days? 2 A-Definizione contratto di acquisto e consegna appartamento 1 day? 3 Rinnovo appartamento 3 days? 4 B-Pulizia appartamento 1 day? 5 C-Verniciatura infissi 1 day? 6 D-Imbiancatura 1 day? 7 E-lamatura e verniciatura pavimenti 1 day? 8 Cucina 3 days? 9 J-scelta fornitore della cucina e ordine di acquisto 1 day? 10 K-consegna cucina 1 day? 11 L-installazione cucina,lavori idraulici ed elettrici 1 day? 12 F-trasloco 1 day? 13 G-sistemazione interna dei mobili 1 day? 14 H-inviti 1 day? 15 I-festa inaugurazione 1 day? 02 Jul '07 09 Jul '07 S S M T W T F S S M T W T F S 21

22 LIST OF ACTIVITIES-ESERCITAZIONE PRATICA CODE DESCRIPTION DURATION Inizio attività-data fissa 02/07/2007 A Definizione contratto di acquisto e consegna appartamento 20 B Pulizia appartamento 5 C Verniciatura infissi 15 D Imbiancatura 4 E lamatura e verniciatura pavimenti 10 F trasloco 1 G sistemazione interna dei mobili 20 H inviti 2 I festa inaugurazione 1 J scelta fornitore della cucina e ordine di acquisto 10 K consegna cucina 20 L installazione cucina,lavori idraulici ed elettrici 2 Data fissa(milestone)festa inaugurazione 23/10/

23 Pianificazione Sequenza delle attività e durata delle attività ID Task Name Duration Start Finish 1 Trasloco 82 days 02/07/07 23/10/07 2 A-Definizione contratto di acquisto e consegna ap 20 days 02/07/07 27/07/07 3 Rinnovo appartamento 30 days 30/07/07 07/09/07 4 B-Pulizia appartamento 5 days 30/07/07 03/08/07 5 C-Verniciatura infissi 15 days 06/08/07 24/08/07 6 D-Imbiancatura 4 days 06/08/07 09/08/07 7 E-lamatura e verniciatura pavimenti 10 days 27/08/07 07/09/07 8 Cucina 32 days 30/07/07 11/09/07 9 J-scelta fornitore della cucina e ordine di acq 10 days 30/07/07 10/08/07 10 K-consegna cucina 20 days 13/08/07 07/09/07 11 L-installazione cucina,lavori idraulici ed elettr 2 days 10/09/07 11/09/07 12 F-trasloco 1 day 24/09/07 24/09/07 13 G-sistemazione interna dei mobili 20 days 25/09/07 22/10/07 14 H-inviti 2 days 25/09/07 26/09/07 15 I-festa inaugurazione 1 day 23/10/07 23/10/07 Jul '07 Aug '07 Sep '07 Oct '

24 RISORSE e COSTI ATTIVITA' CODE DESCRIPTION Lavoro COSTO A Definizione contratto di acquisto e consegna ap B Pulizia appartamento C Verniciatura infissi (Falegname 100 /h) 45 h D Imbiancatura (imbianchino 50 /h) 40 h E lamatura e verniciatura pavimenti (Pavimentatore 60 /h) 100 h F trasloco G sistemazione interna dei mobili 0 - H inviti 0 - I festa inaugurazione 500 J scelta fornitore della cucina e ordine di acquisto K consegna cucina - L installazione cucina,lavori idraulici ed elettrici 500 TOTALE COSTI ( )

25 CAMMINO CRITICO EARLY START EARLY FINISH LATE START LATE FINISH TOTAL FLOAT CODE DESCRIPTION DURATION A Definizione contratto B Pulizia appartamento C Verniciatura infissi D Imbiancatura E lamatura e verniciatu F trasloco G sistemazione interna H inviti I festa inaugurazione J scelta fornitore della K consegna cucina L installazione cucina,

26 DIAGRAMMA LOGICO-RETICOLO DELLE ATTIVITA DETERMINAZIONE DEL CAMMINO CRITICO G End B C +10 F I Start A D E H J K L 26

27 ID Task Name PERCORSO D ECCELLENZA in Pianificazione Presentazione del Cammino critico Duratio Tota Slack Late Start Late Finish 1 Trasloco 82 da 0 day 02/07/ 23/10/ 2 A-Definizione contratto di acquisto 20 da 0 day 02/07/ 27/07/ 3 Rinnovo appartamento 30 da 0 day 30/07/ 07/09/ 4 B-Pulizia appartamento 5 day 0 day 30/07/ 03/08/ 5 C-Verniciatura infissi 15 da 0 day 06/08/ 24/08/ 6 D-Imbiancatura 4 day11 da 21/08/ 24/08/ 7 E-lamatura e verniciatura pavim 10 da 0 day 27/08/ 07/09/ 8 Cucina 32 da 8 day 09/08/ 21/09/ 9 J-scelta fornitore della cucina e 10 da 8 day 09/08/ 22/08/ 10 K-consegna cucina 20 da 8 day 23/08/ 19/09/ 11 L-installazione cucina,lavori idr 2 day 8 day 20/09/ 21/09/ 12 F-trasloco 1 da 0 day 24/09/ 24/09/ 13 G-sistemazione interna dei mobili 20 da 0 day 25/09/ 22/10/ 14 H-inviti 2 day18 da 19/10/ 22/10/ 15 I-festa inaugurazione 1 da 0 day 23/10/ 23/10/ Jul '07 Aug '07 Sep '07 Oct '

28 Pianificazione Definizione Risorse e Costi 28

29 Pianificazione Definizione Risorse e Costi 29

30 Pianificazione Definizione Risorse e Costi Visualizzazione temporale sviluppo dei costi ID Task Name Cost 1 Trasloco ,00 2 A-Definizione contratto di acquis 1.000,00 3 Rinnovo appartamento ,00 4 B-Pulizia appartamento 1.000,00 5 C-Verniciatura infissi 4.500,00 6 D-Imbiancatura 2.000,00 7 E-lamatura e verniciatura p 6.000,00 8 Cucina ,00 9 J-scelta fornitore della cuci ,00 10 K-consegna cucina 0,00 11 L-installazione cucina,lavor 500,00 12 F-trasloco 1.500,00 13 G-sistemazione interna dei mob 0,00 14 H-inviti 0,00 15 I-festa inaugurazione 500,00 Details Cost Cost Cost Cost Cost Cost Cost Cost Cost Cost Cost Cost Cost Cost Cost Qtr 3, 2007 Qtr 4, 2007 Jun Jul Aug Sep Oct 3.400, , ,00 500, ,00 400, , ,00 400,00 600, , , , , , ,00 500, , ,00 0,00 0,00 500, ,00 0,00 0,00 0,00 500,00 30

31 Pianificazione Definizione Risorse e Costi Visualizzazione grafica Drop Page Fields Here Relazione Costi previsti Data Costo cumulativo Costo previsto Costo wk 26 wk 27 wk 28 wk 29 wk 30 wk 31 wk 32 wk 33 wk 34 wk 35 wk 36 wk 37 wk 38 wk 39 wk 40 wk 41 wk 42 T3 T Anno Trimestre wk 31

32 Pianificazione Salvataggio Baseline di Progetto ID Task Name Duratio Start Finish 1 Trasloco 82 da 02/07/ 23/10/ 2 A-Definizione contratto di acqu 20 da 02/07 27/07 3 Rinnovo appartamento 30 da 30/07/ 07/09/ 4 B-Pulizia appartamento 5 da 30/07 03/08 5 C-Verniciatura infissi 15 da 06/08 24/08 6 D-Imbiancatura 5 da 06/08 10/08 7 E-lamatura e verniciatura p 10 da 27/08 07/09 8 Cucina 32 da 30/07/ 11/09/ 9 J-scelta fornitore della cucin 10 da 30/07 10/08 10 K-consegna cucina 20 da 13/08 07/09 11 L-installazione cucina,lavor 2 da 10/09 11/09 12 F-trasloco 1 da 24/09 24/09 13 G-sistemazione interna dei mo 20 da 25/09 22/10 14 H-inviti 2 da 25/09 26/09 15 I-festa inaugurazione 1 da 23/10 23/10 Jul '07 Aug '07 Sep '07 Oct '