Manuale gestione ricetta elettronica Istruzioni per le farmacie Ottobre 2014

Transcript

1 Manuale gestione ricetta elettronica Istruzioni per le farmacie Ottobre 2014 Sommario: 1. Premesse Flusso Gestione ricetta elettronica Erogazione completa Erogazione parziale.7 6. Sospeso parziale Sospeso totale Ritiro prodotti sospesi Funzionalità accessorie Tariffazione FAQ Supporto.24 DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 1 di 24

2 1. PREMESSE Con la diffusione della prescrizione farmaceutica dematerializzata e prestazione specialistica elettronica tramite erogazione farmaceutica de materializzata parte l utilizzo del promemoria cartaceo bianco. PRE-REQUISITI Aver effettuato i processi di abilitazione richiamati dalla procedura di setup; Abilitare i lettori ottici alla lettura del codice targatura. DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 2 di 24

3 2. FLUSSO CITTADINO MEDICO CITTADINO DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 3 di 24

4 3. GESTIONE RICETTA ELETTRONICA Per erogare una ricetta elettronica è necessario inserire: CF del paziente (da TS o dal Promemoria) NRE preso dal promemoria bianco Tramite queste info rmazioni viene scaricata dal SAR la prescrizione DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 4 di 24

5 La parte superiore riporta il farmaco prescritto, oppure il principio attivo con l indicazione della quantità e i prezzi a carico dell assistito Nella parte centrale viene invece indicato il codice di esenzione, il medico prescrittore e la data, con l indicazione del tempo trascorso dalla prescrizione. E necessario indicare a destra la tipologia di vendita abbinata per la propria farmacia al codice di esenzione. Il sistema memorizzerà l abbinamento del tipo di vendita con il codice di esenzione e lo proporrà durante le prossime erogazioni. La parte inferiore elenca i prodotti facenti parte del gruppo di equivalenza della prescrizione con l indicazione della differenza a carico dell assistito, la giacenza ed eventuale data di scadenza reperita dal gestionale. Per prendere in carico la pre scrizione occorre confermare DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 5 di 24

6 Dopo aver preso in carico la ricetta, come visto nelle pagine precedenti, basta passare il codice minsan del primo prodotto, in automatico viene chiesta la rilevazione del codice targatura (occorre quindi verificare che il proprio lettore sia opportunamente configurato) A questo punto viene proposto il controllo formale di correttezza della prescrizione /esitazione, con verifica anche tramite lista di trasparenza 4. EROGAZIONE COMPLETA DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 6 di 24

7 Superati i controlli sopra, si può procedere con la trasmiss ione della ricetta verso il SAR, premendo il tasto F1 o il bottone Trasmissione presente ne lla Toolbar in alto a sinistra. Viene proposta la numerazione del promemoria per avere un riscontro interno alla farmacia con quanto verrà poi tariffato in seguito (operazione NON obbligatoria come la timbratura) Successivamente la vendita deve essere conclusa con le medesime operazioni finora effettuate (F1 per confermare la vendita e il relativo tasto seguente per l emissione del documento fiscale) 5. EROGAZIONE PARZIALE Occorre ripercorrere quanto detto per consultare e prendere in caric o la prescrizione. Consideriamo l erogazione di un solo pezzo per volontà del paziente. Dopo aver passato codice minsan e targatura dell unico pezzo che il paziente desidera ritirare occorre chiudere la ricetta con il tasto F5 DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 7 di 24

8 Confermando la trasmissi one verranno proposte una serie di opzioni, tra le quali occorre indicare che la ricetta viene chiusa parzialmente con l erogazione dei soli prodotti indicati Successivamente la vendita deve essere conclusa con le medesime operazioni finora effettuate (F1 per confermare la vendita e il relativo tasto seguente per l emissione del documento fiscale) E possibile vedere alcuni filmati di esempio dei casi illustrati: Ricetta NORMALE DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 8 di 24

9 Prodotti EQUIVALENTI Farmaco NON SOSTITU IBILE Ricetta per PRINCIPIO ATTIVO 6. SOSPESO PARZIALE Se invece si ha la necessità di fare un sospeso di uno dei pezzi prescritti del quale si è sprovvisti, basterà ripercorrere il caso dell evasione parziale, indicando in sede di trasmissione che vengono erogati i prodotti dichiarati, mentre la ricetta viene sospesa in attesa dei restanti. C è la possibilità di procedere normalmente alla gestione del s ospeso nella modalità canonica finora utilizzata, chiudendo quindi la vendita. La ricetta rimarrà sospesa e in carico alla farmacia che al momento dell erogazione dell ultimo pezzo dovrà richiamarla tramite il codice fiscale e l NRE per poi procedere norma lmente alla chiusura. DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 9 di 24

10 Nel promemoria del menu principale di Wingesfar, sono stati introdotti dei contatori che richiamano l'attenzione e che permettono di visualizzare il numero di RE, scadute o in scadenza. Di seguito i casi: Ricette errate - Sono caratterizzate dall'icona rossa e corrispondono alle ricette degli ultimi 60 giorni per le quali la trasmissione non è andata a buon fine. Ricette in scadenza - Sono caratterizzate dall'icona gialla e corrispondono alle ricette sospese (parzialmente o totalmente) che scadranno nei prossimi 6 giorni. Ricette scadute - Sono caratterizzate dall'icona blu e corrispondono alle ricette sospese (totalmente) per le quali la data medico è superiore ai 30 giorni (quindi non sarà più possibile erogarle ). Il farmacista può chiudere successivamente la ricetta con la massima data di erogazione dei pezzi già erogati: la chiusura può avvenire anche successivamente ai 30 gg di validità, quindi dopo la data di scadenza. Il vincolo è che ci sia almeno un pez zo. Quindi... il farmacista se sospende una ricetta dopo aver erogato almeno 1 pezzo alla scadenza dei 30 gg non perde la ricetta e neppure l'erogazione. Tutti questi avvisi nel promemoria giornaliero, riguardanti le ricette elettroniche, hanno delle caratteristiche comuni, in particolare: Viene visualizzata l'ora in cui è stato effettuato il conteggio. Questo perché il promemoria non è aggiornato in tempo reale: quindi è possibile che nel frattempo qualche altro terminale abbia effettuato delle operazioni sulle ricette elettroniche che hanno modificato lo stato. Cliccando sull'icona viene riproposta la visualizzazione delle ricette elettroniche con il filtro automaticamente impostato sullo stato corrispondente. DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 10 di 24

11 NEL CASO IN CUI NON FOSSE POSSIBILE REP ERIRE IL PRODOTTO SOSPESO, LA FARMACIA AVRA LA POSSIBILITA DI CHIUDERE LA RICETTA ANCHE OLTRE I TERMINI DI LEGGE (30 GG DALLA PRESCRIZIONE ) CON LA DATA MASSIMA DI EROGAZIONE DEI PEZZI GIA EROGATI ACCEDENDO ALL ARCHIVIO RICETTE ELETTRONICHE A PATTO CHE SIA STATO EROGATO ALMENO UN PRODOTTO (funzione spiegata nelle pagine seguenti) E possibile vedere alcuni filmati di esempio del caso illustrato: Ricetta con SOSPESO PARZIALE 7. SOSPESO TOTALE Chi gestisce già i sospesi, avrà la possibilità di sospendere tutta la ricetta direttamente all atto della consultazione riportando i n vendita i prodotti come sospesi. DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 11 di 24

12 Confermando la PRESA IN CARICO della ricetta, i prodotti vengono inseriti in vendita come sospesi e la ricetta elettronica viene indicata come SOSPESA fino alla consegna dei prodotti. Chi, diversamente, non gestisce i sospesi, potrà prendere in carico la ricetta come visto precedentemente: all atto di passare i farmaci dovrà ricercarli in banca dati e quando viene chiesto il codice targatura basterà indicare che il prodotto è sospeso. DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 12 di 24

13 Oppure potrà sospendere l erogazione della ricetta direttamente all atto di interrogare la prescrizione, tramite apposito bottone, ordinando poi come ha sempre fatto i prodotti tramite la vendita. In tutti i casi la ricetta verrà in automatico sospesa, e l iter procedurale seguente per la gestione del ritiro seguirà quanto vedremo nel paragrafo successivo. Successivamente la vendita deve essere concl usa con le medesime operazioni finora effettuate (F1 per confermare la vendita e il relativo tasto seguente per l emissione del documento fiscale) E possibile vedere alcuni filmati di esempio del caso illustrato: Ricetta con SOSPESO TOTALE DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 13 di 24

14 8. RITIRO PRODOTTI SOSPESI Le modalità disponibili per il ritiro di prodotti sospesi in ricetta elettronica sono quelle usuali: dal programma dell' elenco dei prodotti sospesi; tramite il numero del sospeso (SN/SO ); tramite il numero di riferimento della vendita (RN); passando il codice del prodotto se attiva la funzione di richiesta ritiro. In nessuna modalità è permesso portare in vendita prodotti collegati ad un NRE differente da quello eventualmente attivo in vendita al banco. Quando viene portato in vendita un sospeso di una ricetta elettronica viene anche attivato il relativo NRE; finchè la ricetta non verrà chiusa non sarà possibile ritirare prodotti collegati a un NRE differente. Durante il ritiro del sospeso verrà richiesto sia il CODICE MINSAN del prodotto che si sta consegnando per evitare errori sia il CODICE TARGATURA. DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 14 di 24

15 9. FUNZIONALITA ACCESSORIE Interrogazione ricette elettroniche gestite All interno delle vendita tramite il tasto spazio vede ricette elettroniche gestite, ho la possibilità di interrogare l elenco delle ricette dematerializzate gestite DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 15 di 24

16 Questa funzionalità consente di vedere il dettaglio della prescrizione erogata tramite il tasto oppure la totalizzazione o l invio differito di prescrizioni erogate ma andate in errore in sede di trasmissione (es. ti meout di risposta del server SAR ) Tramite questa funzione è possibile anche annullare una ricetta precedentemente erogata, rendendola disponibile per una nuova gestione (es. h o erogato una specialità con differenza a carico del paziente, e solo dopo, il paziente ha dichiarato di voler un generico). Nel caso citato annullo la ricetta con il tasto e riprendo la ricetta dall inizio (la funzione non storna le giacenze, che se già scaricate, vanno ripristinate e/o reintegrate). Lo stato in cui si trova la ricetta è indicato nella prima colonna, la legenda del significato delle singole icone è ottenibile cliccando con il tasto destro del mouse nella colonna sta to. Inoltre è possibile chiudere una ricetta precedentemente sospesa in parte, per la quale non si riesce a reperire prodotto sospeso cliccando 2 volte sul simbolo DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 16 di 24

17 Confermando la richiesta successiva E possibile vedere alcuni filmati di esempio del caso illustrato: Interrogazione ricette -te Interrogazione multipla ricette Ho la possibilità di interrogare più prescrizioni dello stesso paziente tramite la funzione DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 17 di 24

18 Questa funzione rende possibile prendere visione di tutti i farmaci necessari per evadere totalmente la richiesta del paziente che si presenta con più ricette dello stesso soggetto. Occorre indicare sia il codice fiscale sia tutti gli NRE delle prescrizioni da interrogare (confermare poi con F5) Operativamente le ricette vengono prese in carico e chiuse singolarmente, conclusa l esitazione della prima e i relativi cont rolli, passo alla gestione della seconda fino all esau rimento delle prescrizioni interrogate. I PRODOTTI NON POTRANNO ESSERE EVASI IN MODO MISTO, MA UNA V OLTA INI ZIATA UNA RICETTA, NON SARA POSSIBILE PASSARE ALLA SUCCESSIVA FINCHE NON VERRA CONCLUSA. 10. TARIFFAZIONE Dal menù di tariffazione ricetta elettronica si può accedere alle seguenti funzioni: DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 18 di 24

19 1. Visualizzazione delle rivette elettroniche gestite nel mese di competenza 2. Importazione delle ricette elettroniche gestite in vendita in tariffazione 3. Invio delle ricette elettroniche al centro d i tariffazione (per chi tariffa tramite il centro) DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 19 di 24

20 4. Importazione ricette elettroniche da file, per chi ad esempio ha un dispensario 5. Controllo ricette elettroniche gestite in vendita con quelle pre senti sul server centrale (già attivo per le regioni con il S AC e in fase di implementazione con il SAR) 6. Correzione codice fiscale promomeoria (NON ATTIVO) 7. Recupero targature dal promemoria ricetta elettronica PREMESSA: Di seguito vengono illustrate solo le principali funzionalità, rimandando ad un secondo mome nto le varie modalità di tariffazione nello specifico. Le ricette elettroniche dovranno essere tariffate in coda alle prescrizioni rosse. Al momento non abbiamo ancora indicazioni dalla Regione se i promemoria bianchi dovranno seguire la numerazione delle ricette rosse oppure prenderanno una numerazione parallela che verrà accodata alle ricette rosse solo in chiusura. CENTRO DI TARIFFAZIONE Verranno inviate al centro di tariffazione i dati relativi all art.50, esat tamente come avviene in questo momento. Le ricette andranno consegnate a blocchi di settimana. TARIFFAZIONE IN TEMPO REALE Le ricette rosse vengono tariffate e numerate nello stesso modo che la farmacia utilizza attualmente. La tariffazione delle ricette elettroniche avverrà scaricando il flusso delle ricette elettroniche gestite, oppure rilevando in tariffazione il solo codice NRE, tale operazione riporterà in tariffazione quanto rilevato in sede di erogazione della ricetta. La numerazione di conseguenza seguirà le disposizioni della Regione. TARIFFAZIONE IN DIFFERITA (con et@r o manuale) Abbiamo la poss ibilità di importare le ricette elettroniche gestite in vendita in blocco(funziona vista precedentemente) oppure la possibilità di rilevare all interno della funzione di tariffazione, il solo codice NRE per riportare tutti i dati rilevati in vendita. DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 20 di 24

21 Il sistema verrà aggiornato per leggere l NRE e i codici prodotti in modo da fare una verifica tra il cartaceo e quanto imputato elettronicament e, verificando l esattezza del codice targatura rilevato con quello imputato in vendita. 11. FAQ - Q. Ricevo una ricetta scaduta. Che fare? Passando in vendita CF e NRE A. Non posso prendere in gestione la ricetta, il paziente deve torn are dal medico che dovrà rifare la prescrizione - Q. Cosa succede se il sistema non trova la prescrizione? Il promemoria non è da ritenersi valido, questo caso è possibile solo in presenza di un falso e pertanto non si procede all erogazione della ricetta. - Q. La ricetta dematerializzata contiene un codice di esenzione errato? A. Il farmacista: deve suggerire all assistito di recarsi dal medico prescrittore e farsi emettere una ricetta dematerializzata o rossa con l esenzione corretta. Il medico : può inserire l esenzione in cartella nella posizione anagrafica dell assistito, nel caso in cui l anagrafica non sia allineata con quella dell Azienda Sanitaria. - dovrà provvedere all annullamento della ricetta errata. - dovrà emettere la ricetta corretta demateria lizzata o rossa - Q. Posso forzare la sostituzione di un prodotto sebbene sia differente dalla prescrizione? A. Certo purchè sia attuabile eticamente la sostituzione, in fase di spedizione della ricetta durante i cotrolli verra evidenziato un messaggio di avviso DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 21 di 24

22 Al quale seguirà la motivazione della sostituzione operata scegliendo da un elenco predefinito che verrà implementato nel tempo (NON APPLICABILE PER ARTICOLO 6, verrà spiegato di seguito) - Q. È possibile apporre delle annotazioni riguardanti l erogazione sul promemoria? A. No. Tutte le casistiche di erogazione che necessitano di annotazioni sulla ricetta rossa sono contemplati nel tracciato di erogazione dematerializzata. Sarà quindi compito del gestionale valorizzare gli opportuni flag (es. sostituzione farmaco). NON è necessaria la timbratura e numerazione del promemoria anche se consigliata (con data a 0). - Q. Come si comportano le farmacie in caso di SOSTITUZIONE DEL FARMACO PER ARTICOLO 6? A.Si riporta quanto inserito nel protocollo d intesa Regione -Associazioni: la farmacia è autorizzata ad effettuare la sola sospensione della ricetta dematerializzata, tramite il pulsante di BLOCCO delle prescrizione ed ad erogare il farmaco dietro corresponsione del minore prezzo di vendita al pubblico dei farmaci ivi prescritti. DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 22 di 24

23 La prescrizione deve essere trattata come se fosse una ricetta rossa, il promemoria dovrà poi essere tariffato in una terza mazzetta delle ricette elettroniche non t rattate come dematerializzate - Q. Come si comportano le farmacie in caso di erogazione non conveniente economicamente per l assistito? A. La metodologia di erogazione segue quanto indicato precedentemente per l articolo 6. Si riporta quanto inserito nel protocollo d intesa Regione -Associazioni: la farmacia è autorizzata ad effettuare la sola sospensione della ricetta dematerializzata, tramite il pulsante di BLOCCO delle prescrizione ed ad erogare il farmaco dietro corresponsione del minore prezzo di v endita al pubblico dei farmaci ivi prescritti. - Q. Manca il collegamento internet. Che faccio? A. L indicazione è quella di erogare comunque la prescrizione. L erogazione deve avvenire come se la ricette non fosse dematerializzata, basandosi su quanto scritto sul cartaceo, impostando il tipo vendita e passando SOLO i codici minsan dei farmaci consegnati. Tale ricetta verrà presa in carico e gestita nel momento in cui torna la linea internet, impostando CODICE FISCALE e NRE, per poi leggere il CODICE MINSAN e TARGATURA delle fustelle dei farmaci erogati per poi chiudere la prescrizione ed inviarla al SAR. DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 23 di 24

24 Occorre ricordarsi di NON scaricare nuovamente le giacenze dal magazzino. E IN FASE DI REALIZZAZIONE LA FUNZIONE DI GESTIONE CODA. La funziona permette di lavorare in modalità OFFLINE, ovvero asincrona, memorizzando i dati che verranno poi inviati al SAR una volta ripristinata la connessione. - Q. Ho già preso in carico una ricetta senza accorgermi di NON avere i prodotti, quando lo comunico al cliente, rivuole la ricetta per andare altrove, come posso liberarla? Uscendo dalla vendita con il tasto ESC e viene chiesto come gestire la prescrizione interrogata, Se voglio liberare le ricette per consegnare al cliente devo optare per la prima scelta F2, se diversamente voglio tra ttenete occupate le ricette scelgo F3, per tornare in vendita oppre se il tasto esc è stato premuto erroneamente, bas ta premere il corrispondente tasto F4 in modo tale da tornare a gestire la prescizione indicata. - Q. E possibile per il paziente ritirare, per la stessa ricetta, un farmaco nella mia farmacia ed uno in un altra? A. NO, la farmacia prende in carico ESCL USIVO la prescrizione, che deve essere chiusa (spedita), oppure eliminata e quindi liberata per una nuova gestione - Q. Cosa ne faccio dei fustelli dei farmaci? A. Verranno attaccati al promemoria come prova di dispensazione del farmaco 12. SUPPORTO Per chiarimenti relativi alle novità introdotte è possibile contattare l Assistenza tecnica di Vega SpA sezione Informatica e Farmacia tramite il servizio l Help desk Mail presente nella Toolbar Vega oppure all indirizzo supporto.if@vegaspa.it. DTIF174_Manuale gestione ricetta elettronica Pagina 24 di 24