Enterprise Content Management

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1 Enterprise Content Management

2 SOLUZIONI PER LA COLLABORAZIONE SOCIAL Condividi l informazione, snellisci I flussi, ottimizza la produttività Solgenia Freedoc è un applicazione documentale multicanale per il trattamento collaborativo dei contenuti aziendali che crea un ambiente social dove persone interne ed esterne all azienda possono, in maniera sicura, condividere e scambiare informazioni aziendali in qualsiasi formato. Insieme alle caratteristiche tradizionali di gestione documentale Freedoc introduce innovative funzionalità di sincronizzazione e di condivisione di file per aziende ed organizzazioni rappresentando la nuova generazione nella gestione di documenti ed archivi migliorando la capacità di condivisone delle risorse. Solgenia Freedoc è pensato per dare la migliore esperienza utilizzando infrastrutture di tipo on-premise, public, private or hybrid cloud. FATTORI DI SUCCESSO Fornisce una piattaforma collaborativa senza sovraccarichi amministrativi Aumenta la produttività individuale e di gruppo tramite accessi rapidi alle informazioni aziendali Migliora la collaborazione per ridurre le inefficienze sul posto di lavoro e accelera i tempi di completamento del lavoro Automatizza i processi di business con diminuzione dei costi operativi rendendo l organizzazione più efficiente Migliora le relazioni con colleghi, clienti, fornitori e partner grazie alla condivisione delle informazioni e alla apertura dei processi di business Assicura l integrità dei documenti archiviati in linea con le normative in vigore e con i sistemi di qualità totale Permette di ridurre i tempi ed i costi legati alla distribuzione interna ed esterna dei documenti Riduce i costi per il data storage Consolida le risorse informative fondamentali per prendere decisioni che coinvolgono l azienda Agevola la migrazione verso un ufficio paperless 2

3 ENTERPRISE FILE SYNC & SHARE Sempre pronto, sempre a portata di mano Solgenia Freedoc è una soluzione enterprise di sincronizzazione e condivisione file (EFSS) che migliora il lavoro dei tuoi collaboratori dando un accesso veloce alle informazioni dal loro computer o da qualsiasi device mobile. Strumenti di collaborazione all avanguardia permettono all utente di sviluppare, organizzare e distribuire contenuti rendendoli facilmente disponibili ad applicazioni e processi. Una volta che i patrimoni informativi sono universlamente accessibili, la produttività individuale e di gruppo aumenta mentre i costi operativi diminuiscono. Repository centralizzato e condiviso del patrimonio informativo Migliora la collaborazione e la produttività Assicura che il tuo patrimonio informativo sia garantito nel tempo Gestione completa del ciclo di vita dei documenti Gestione di ttui i momenti di vita del documento- creazione, ricerca, controllo, modifica, approvazione, aggiornamento, stampa, pubblicazione e distribuzione Automatizzazione completa o parziale dei processi documentali, definendo il percorso del documento e gli utenti coinvolti che possono fare attività intorno al documento stesso 3

4 SOCIAL COLLABORATION Semplifica, condividi e collabora con tutti Solgenia Freedoc Social Collaboration è una avanzata applicazione enterprise per la collaborazione documentale che crea un ambiente collaborativo all interno del quale le persone interne o esterne all azienda possono in maniera sicura archiviare, condividere e scambiare informazioni di business strutturate e non indipendentemente dal loro formato. Freedoc Social Collaboration fornisce un repository centralizzato e condiviso per il patrimonio informativo, i metadati e per l indicizzazione full-text, i tags, il checkout/check-in, il controllo di versione, la ricerca, i permessi, la pubblicazione e l archiviazione. Utenti locali e remoti possono condividere contenuti facilmente utilizzando il portale web di Freedoc e tenere traccia dell uso e delle modifiche del documento grazie a file di log. Le funzionalità di Freedoc di sincronizzazione e condivisione file a livello aziendale unite a quelle di gestione tradizionale di documenti rappresentano la prossima generazione della collaborazione documentale, della archiviazione e condivisione fornendo al tempo stesso la capacità di condividere informazioni rilevanti e documenti. Collaborazione nel portale Web Fornisce numerose funzionalità per assicurare la collaborazione con i documenti condivisi: Controllo degli accessi su cartelle e documenti Checkout del documento prima della modifica Tracciamento completo dei documenti in entrata e in uscita History dei documenti Il controllo delle versioni permette ai gestori dei documenti di vedere differenti versioni, rivedere le modifiche e ripristinare una precedente versione (se richiesto), per garantire che l informazione non sia mai sovrascritta o cancellata I documenti archiviati possono essere convertiti in formato PDF per un ulteriore garanzia di integrità Collaborazione social Si pososno creare portali di contenuti e documenti per spazi di lavoro condivisi Gli utenti possono annotare e condividere commenti sui documenti Si possono far partecipare agli spazi di lavoro impiegati e clienti o partner della supply chain Ampio supporto per i documenti Archivia e gestisce documenti di qualsiasi tipo: Documenti in formato nativo (text files. MS Office, s, fax, immagini, video) Documenti scannerizzati o importati da print spooler Compatibile con un ampia varietà di scanner, stampanti multifunzione, fotocopiatrici e fax server Integrazione con MS Office Semplifica l archiviazione e la condivisione delle informazioni Il One-Click Publishing consente all utente di salvare e ricercare velocemente documenti direttamente dalle applicazioni MS Office L utente può archiviare s con attach. Le sono automaticamente indicizzate importando i relativi metadati I documenti possono essere salvati in PDF 4

5 MOBILE COLLABORATION Lavora come vuoi, dove vuoi Solgenia Freedoc Mobile Collaboration sincronizza i tuoi file su tutti i tuoi device, le tue applicazioni, i tuoi gruppi grazie ad una metodologia di tipo social mobile che si integra attraverso interfacce standard con altre applicazioni di tipo enterprise. Indipendentemente dalla device e dalla piattaforma di utilizzo, i tuoi collaboratori possono massimizzare la loro produttività creando, archiviando condividendo e collaborando sulla gestione delle informazoni. Queste caratteristiche permettono agli utenti mobile siano in sala riunioni, a casa, in aereoporto o presso un cliente di accedere ai documenti aggiornati allo scopo non solo di visualizzarli, ma anche di condividerli con altri collaboratori autorizzati per avere feedback, input o semplicemente per renderli partecipi di nuove informazioni. Le notifiche via garantiscono un flusso delle informazioni aggiornato Avvisare gli utenti sulla disponibilità di nuovi contenuti, sulle modifiche dei documenti, sulle attività completate, su attività richieste (p.e. un approvazione) Strumenti sofisticati per assegnare aggiornamenti di siti web Template preimpostati permettono agli utenti di inserire testo e grafici rapidamente ed autonomamente senza bisogno di programmazione o conoscenze di sviluppo web Automaticamente formatta i contenuti in accordo con standard predefiniti I contenuti sono approvati o rifiutati prima della pubblicazione da controllori dei contenuti che definiscono anche il periodo di validità Applicazione web accessibile tramite portale Semplifica e velocizza l accesso degli utenti L accesso ai report è gestito da politiche di sicurezza definite dagli amministratori Permette che le informazioni riservate siano distribuite tramite distribuzione limitata e controllata 5

6 DOCUMENT MANAGEMENT Dai una vita digitale alla tua carta Solgenia Freedoc Document Management è una soluzione per la scansione e la conversione dei documenti con riconoscimento di tipo OCR, ICR, BarCode, che incrementa fortemente la produttività di coloro che acquisiscono documenti cartacei portando efficienza nei processi di business e migliorando la sicurezza delle informazioni e la compatibilità con i processi documentali. Solgenia Freedoc identifica e separa i documenti scannerizzati automaticamente tramite codici a barre, patch code, riconoscimento testo in base al layout del documento. Una volta identificato il tipo di documento esso può essere indicizzato attraverso l estrazione di dati chiave utili per successive elaborazioni. Interfaccia intuitiva, facile e veloce per gli utenti L applicazione web permette che tutti gli utenti abbiano un facile accesso al repository documentale Diminuzione dei tempi di formazione e supporto agli utenti con conseguente incremento del ROI Funzioni di Scan ed OCR avanzate Driver ad alte prestazioni per scansioni ultrarapide Scansione di documenti con riconoscimento caratteri zonale o totale o basato su barcode Numerosi parametri di tuning per scan ed OCR Le misure di controllo assicurano l integrità dei contenuti richiesta per il rispetto delle normative di legge La firma digitale e la marca temporale certificano l integrità del documento, l autenticità e forniscono la non ripudiabilità del documento L integrità del documento è un requisito per essere compatibili con le normative di legge in molte nazioni ed essere in linea con le regole aziendali Controlli sofisticati rendono sicuro il patrimonio di informazioni aziendale A livello amministrativo è possibile definire policy per il controllo degli accessi, per l integrità dei documenti e per il ripristino dei contenuti I profili utente basati sui ruoli di appartenenza e il livello di autenticazione definiscono il controllo degli accessi per differenti contenuti Gli stakeholders aziendali hanno accesso sicuro solo per le informazioni di loro interesse I profili utente stabiliscono i privilegi a livello di documento e di cartella (p.e. read-only, read/write, limited) Il controllo granulare degli accessi e la possibilità di encryption del DB assicurano che le informazioni sensibili rimangano confidenziali Gli accessi possono essere settati anche a livello di documento Se necessario, l accesso può essere autorizzato anche a livello di documento 6

7 BUSINESS WORKFLOW Ottimizza i processi e mantieni il controllo Solgenia Freedoc Business Workflow integra un architettura web-based per il disegno e l implementazione di processi di business e workflow interni, permettendo un approccio sistemico allo sviluppo di processi attraverso l integrazione tra il disegno e il controllo degli stessi. Le funzionalità per la gestione dell intero ciclo di vita di un processo di Solgenia Freedoc BPM offrono un set completo di strumenti per creare, eseguire ed ottimizzare i processi di business. Solgenia Freedoc fornisce un semplice ambiente di modellazione e disegno di processi attraverso un Process Designer visuale con interfaccia web in grado di supportare la gestione avanzata di code ed avvisi multicanale, compreso notifiche ed approvazioni via ; un sistema di audit viene attivato durante l intero ciclo di vita del processo dal disegno alla distribuzione all ottimizzazione per garantire processi completamente compatibili e in linea con gli obiettivi aziendali. Solgenia Freedoc può gestire processi iniziati all interno dei moduli Freedoc o di altre applicazioni (tramite API) compresi i client di posta elettronica. Workflow flessibili e personalizzabili Permette alle organizzazioni di definire espliciti ruoli e responsabilità all interno del workflow, per indirizzare specifici processi di business e assegnare attività Le decisioni sono sempre prese sulla base di dati aggiornati Supporta le aziende nel compito di gestire liberamente documenti strutturati grazie a procedure rigorose Gestione del ciclo di vita dei documenti in accordo con i requirements della fabbrica o con la cultura di business Completa tracciablità delle attività per una gestione efficiente dei workflow Permette ai manager di monitorare costantemente gli stati di avanzamento, controlla il carico di lavoro di ogni singolo utente e identifica i colli di bottiglia Riduce i tempi di attesa, migliora la produttività degli operatori e diminuisce i costi operativi 7

8 Per maggiori informazioni puoi contattare un Solgenia Solution Provider solgenia.com Solgenia è leader globale nelle soluzioni software per Cloud Collaboration e Cloud Infrastructure. Progettate per colmare il divario esistente ( Bridge the Gap ) tra l esperienza utente personale e professionale sui temi del cloud, social e mobile, le nostre soluzioni aiutano le medie e grandi organizzazioni a migliorare sensibilmente la produttività, riducono i costi di collaborazione ed incrementano il valore complessivo dell impresa. I nostri prodotti sono basati su tecnologie brevettate ed innovative che supportano i modelli di cloud pubblico, privato ed ibrido ed offrono una grande facilità di utilizzo unita a neutralità di piattaforma e ubiquità mobile. Con quartier generale a Toronto, Canada, siamo presenti localmente anche negli Stati Uniti, Italia e Messico ed attraverso una rete di oltre 200 rivenditori e partner strategici rendiamo disponibili le nostre soluzioni in tutto il mondo. Solgenia impiega oltre 300 talenti e il fatturato consolidato supera i 40 milioni di dollari l anno Solgenia, Inc. All rights reserved.