Aspetti tecnici del trattamento documentale a norma

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1 Seminario ERMES Aspetti tecnici del trattamento documentale a norma Prof. Antonino Mazzeo DIETI Univ. degli Studi di Napoli Federico II antonino.mazzeo@unina.it

2 Processo E-government basato sull'uso di Documenti Elettronici Natura di un documento e sua formazione Ciclo di vita di un documento informatico Gestione documentale con e senza validità giuridica Aspetti tecnici formato dei documenti elettronici e loro trattamento sicurezza nel trattamento dei documenti (imputabilità, confidenzialità, integrità, non ripudio, tenuta, visualizzazione,...) 2

3 Definizione giuridica documento Documento: rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica. Il documento è costituito da oggetti, quali testo, immagini, disegni, dati strutturati, programmi e codici operativi, filamti e altro che, in base alla loro disposizione sul supporto, ne determinano la forma e, attraverso le relazioni che fra essi esistono, la struttura. (art. 1 lett. a della Deliberazione CNIPA n. 11/04). Documento informatico: rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (art 1 lett. p del D. Lgs. n. 82/05). Documento analogico: documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (es. documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come la magnetizzazione su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video) (art.1 lett. b Deliberazione CNIPA n.11/04)

4 Una proprietà importante giuridicamente Documento statico non modificabile: documento informatico redatto adottando modalità che ne garantiscono l integrità e l immodificabilità durante le fasi di accesso e di conservazione; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati.

5 Riversamento sostitutivo Il riversamento sostitutivo si ottiene, invece, attraverso il trasferimento di un documento conservato da uno ad altro supporto di memorizzazione, il quale comporti la modifica della rappresentazione informatica del suo contenuto. Questo tipo di riversamento consente l'aggiornamento tecnologico dell'archivio quando non sia possibile o conveniente mantenere nel tempo il formato della rappresentazione informatica dei documenti. L'operazione è necessaria per ottemperare all'obbligo di esibizione dei documenti conservati nel sistema. Riguardo al riversamento sostitutivo, i documenti informatici sottoscritti ai sensi dell'articolo 10, commi 2 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 cos come modificato dall'articolo 6 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, sono stati assimilati a quelli digitali generati da documenti analogici originali unici. Per entrambe le tipologie, considerate le loro peculiari caratteristiche, a differenza di quanto previsto per la generalitˆ dei documenti, マ richiesto oltre l'intervento del responsabile della conservazione, anche quello ulteriore del pubblico ufficiale per l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale allo scopo di attestare la conformitˆ all'originale.

6 Norme e Tecnologia La definizione giuridica, di fatto, recepisce via via nel tempo le trasformazioni del documento in quanto portatore di informazioni rilevanti ai fini giuridici, che l'evoluzione tecnologica apporta

7 In informatica però documento=struttura dati+funzioni applicative Un aggregato di oggetti testuali, grafici, pittorici, multimediali, ipertestuali rappresentato in un file come stringhe di bit secondo un formato complesso in grado di descriverne contenuti, struttura e forme. Il formato è elemento critico per il trattamento del documento rappresentato per la complessità delle funzioni (programmi) ad esso applicate aspetti prestazionali aspetti di interscambio fra applicazioni differenti e leggibilità (parziale o totale)

8 Un modello informatico del documento Si possono associare al documento delle dimensioni di rappresentazione: una dimensione che indica solo la codifica testuale del contenuto (ciò che è ottenibile mediante un tradizionale editor di testo) una per indicare attributi estetici e forme grafiche o pittoriche (immagini), differenti fonts, stili, ecc. (ciò che si ottiene con le funzionalità dei tradizionali word processor) una per indicare i contenuti dinamici (quali suoni e immagini o effetti dinamici dovuti all'azione di opportuni macro programmi, multimedialità, ipertestualità, ecc.)

9 Spazio tipologia documenti informatici Multimedialità, ipertestualità, attributi dinamici Contenuti testuali stili, immagini, grafica,...

10 Applicazioni trattamento documentale Editor di testo (una dimensione) Word processor tradizionali (bidimensionali) Word processor nuova generazione (tridimensionali) I documento rappresentato è reso al meglio delle possibilità del sistema che lo visualizza (filosofia del web)

11 Occorre prendere atto che Filosofia del web contrasta con accezione giuridica del documento che privilegia aspetti statici, di certezza, immutabilità, ecc. Interessi del mercato e delle applicazioni non sempre coincidono con gli interessi attuali del trattamento documentale a norma La tecnologia anticipa la norma? spesso la norma anticipa la tecnologia!

12 Componenti di un Sistema per la Gestione documentale 12

13 Gestione documenti Elettronici Protocollo Archiviazione e conservazione dei documenti Strumenti per la garanzia di accesso agli atti amministrativi Controllo di gestione Esecuzione automatica dei flussi di lavoro (Workflow) Tracciamento Trattamento e Trasmissione degli atti, degli estratti e degli allegati 13

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15 Fasi di un tipico processo di trattamento documentale Ricezione Il flusso informativo d ingresso di un ufficio viene acquisito da un comparto definito ufficio posta. Autenticazione E l adempimento finalizzato ad accertare la validità di un documento. Protocollazione E l adempimento con cui l ufficio per mezzo della registrazione del documento formalmente ne attesta la ricezione o la spedizione, la sua assegnazione alla trattazione ed il suo esito. Assegnazione L assegnazione comporta l identificazione della persona fisica a cui si attribuisce la responsabilità, anche temporale, del procedimento, visto nel contesto dell iter del processo. 15

16 Fasi di un Processo di... Fascicolazione E la collocazione di un documento all interno di un aggregato di documenti ad esso correlati. Trattazione Rappresenta l insieme delle attività amministrative che devono essere compiute in corrispondenza al procedimento innescato dalla ricezione del documento (processi). Archiviazione (Struttura documenti) Comunicazione E l attività conclusiva del processo documentale, al termine di un procedimento amministrativo. Il risultato verrà portato a conoscenza dell utente interessato ( , posta certificata, ecc.) Conservazione a Norma (plichi contenenti documenti) 16

17 Tipico ciclo documentale

18 Token di accesso Sistema d'accesso (autenticazione debole e/o forte) Sistema Autorizzativo (Profilatura utente) Politiche Manuale operativo di: PKI ad uso interno PKI ad uso esterno archiviazione conservazione posta certificata PRIVACY (norme e DPS) Archiviazione Conservazione Posta certificata Gestione documentale Protocollo BPR PKI ad uso esterno PKI ad uso interno WFMS Norme e Regolamenti Portale-web applicazioni legacy applicazioni web-oriented Reti e canali di trasporto Prof. Antonino sicuri e non Mazzeo 18

19 Conservazione a Norma e Archiviazione 19

20 La conservazione informatica dei documenti - tipologia dei documenti nella disciplina della conservazione - supporti di memorizzazione rilevanti ai fini della conservazione - riversamento diretto e sostitutivo - riferimento temporale - eliminazione degli archivi cartacei 20

21 Differenza sostanziale fra archiviazione e conservazione Il processo di conservazione ha come obiettivo principale la tenuta sicura dei documenti al fine di poterne garantire l esibizione per l intero periodo di conservazione (breve, medio, lungo termine) il che richiede l integrità ma spesso anche la confidenzialità, la paternità, la sicurezza nella tenuta, data certa). Esso è un processo qualificato e a norma L archiviazione caratterizza prevalentemente il processo di memorizzazione dei documenti (anche multimediali) in una base dati ai fini del loro trattamento nel ciclo di vita, della loro ricerca e, eventualmente, della loro tenuta in sicurezza. 21

22 Archiviazione e conservazione ottica Art. 2, comma 2: I documenti digitali, anche informatici, possono essere archiviati elettronicamente prima di essere sottoposti al processo di conservazione Per l archiviazione elettronica NON sussistono gli obblighi di cui alla presente deliberazione 22

23 Archiviazione e conservazione ottica Per archiviazione elettronica si intende riferirsi al processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici univocamente identificati mediante un codice di riferimento L archiviazione elettronica è propedeutica ma non obbligatoria rispetto alla conservazione digitale Per conservazione sostitutiva si intende riferirsi al processo di conservazione realizzato secondo le modalità precisate agli artt. 3 e 4 della deliberazione Aipa n. 11/

24 Archiviazione e conservazione ottica Supporti I supporti per la memorizzazione digitale il cui utilizzo è autorizzato dalla delibera n. 11/04, devono consentire la registrazione mediante la tecnologia laser: Dischi ottici Worm e CDR; Magneto ottici; DVD Sono utilizzabili altri supporti che, anche se non ottici, siano comunque idonei a garantire la conformità dei documenti agli originali e consentano di rispettare le regole tecniche di cui alla delibera n. 11/04. 24

25 Archiviazione e conservazione ottica Supporti L articolo 8 della delibera n. 11/04 prevede che è data facoltà alle pubbliche amministrazioni ed ai privati di utilizzare, nel processo di conservazione digitale, un qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti originali, nel rispetto delle modalità previste nella delibera medesima. 25

26 Archiviazione e conservazione ottica Memorizzazione: trasposizione in formato digitale su qualsiasi supporto di documenti analogici o digitali, anche informatici Il riferimento temporale consiste nell apposizione della data e dell ora nelle quali viene ultimata correttamente la memorizzazione del documento 26

27 Archiviazione e conservazione ottica Conservazione documenti informatici (art. 3) La conservazione di documenti informatici, anche sottoscritti, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione Il processo di riversamento sostitutivo avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico e termina con apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile Se il riversamento riguarda documenti informatici sottoscritti, il riferimento temporale e la firma digitale sono apposti da un pubblico ufficiale 27

28 Archiviazione e conservazione ottica Conservazione sostitutiva di documenti analogici (art. 4) Avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici e termina con l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione; La conservazione sostitutiva di documenti analogici unici necessita dell ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale di un pubblico ufficiale; 28

29 Archiviazione e conservazione ottica Obbligo di esibizione (art. 6): il documento conservato: Deve essere reso leggibile in qualunque momento presso il luogo di conservazione delle scritture...; Deve essere disponibile, a richiesta, su supporto cartaceo; Può essere esibito anche per via telematica. Obbligo di dichiarazione di conformità da parte del pubblico ufficiale ove previsto il suo intervento - nel caso di esibizione su supporto cartaceo, fuori dall ambiente del sistema di conservazione 29

30 Archiviazione e conservazione ottica Il responsabile della conservazione, a titolo esemplificativo è tenuto a : Definire le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione; Gestire le procedure di sicurezza; Archiviare e rendere disponibili le informazioni indicate all art. 5 della delibera; Verificare la corretta funzionalità del sistema; Richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui ciò sia previsto; Verificare periodicamente la effettiva leggibilità dei documenti conservati 30

31 Aspetti tecnici Conservazione 31

32 Esigenza L esigenza e di avere un meccanismo di gestione e archiviazione delle informazioni che consenta di -memorizzare in un unico ambiente sicuro - protezione delle informazioni -ricerca semplice e veloce -gestione semplificata -condivisione di informazioni e iter di approvazione -Avere l accesso attraverso diversi canali di comunicazione: -accesso web (anche tramite dispositivi wireless) - utilizzo di strumenti familiari (ad esempio Windows Explorer)

33 Componenti principali di un architettura informatica per l e-government Portale di Accesso Identità and Access Control Application Server J2EE Application Server.net Gestione dell orchestrazione: BPEL Database Macchine virtuali PKI di identità e di attributo; LDAP Sistemi per la sicurezza ai vari livelli

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37 Schema logico di un sistema distrettuale per l e-gov Portale di Acceso ai servizi distrettuali Orchestrazione di processi ed integrazione (BPEL) Application Server.Net Application Server J2EE LDAP Virtualizzazione Applicazioni Identity and Access Control Dati

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40 Formati documentali La vigente normativa non fa riferimento ai Formati Documentali elettronici da adottare per la conservazione a norma.

41 Ma cosa è effettivamente uno Standard documentale? Un formato con specifica pubblica e aperta (contrapposta a proprietaria e chiusa )? Una specifica gestita da un organismo di rilevanza internazionale (ISO, ECMA)? Un formato con universale diffusione, riconoscimento e accettazione? Un formato con elevate caratteristiche di qualitˆ grafica?

42 Documenti digitali nel tempo 10 anni -> documenti di rilevanza fiscale e tributaria 50 anni -> documentazione bancaria e assicurativa 100 anni -> documenti tecnici e ingegneristici (aerei, ponti, costruzioni) per sempre -> atti notarili, documenti di valore storico e scientifico

43 PDF/A Obiettivo primario lconsentire la rappresentazione di documenti elettronici per preservarne l aspetto visivo nel tempo, indipendentemente dalla piattaforma e dagli strumenti utilizzati per creare, trasportare e rappresentare il file; Obiettivi secondari Definire un sistema per rappresentare mediante metadati la classificazione, il contesto e la storia di un documento direttamente nel suo file Definire un sistema per rappresentare la struttura logica e altre informazioni semantiche del contenuto direttamente nel documento

44 PDF e PDF/A restrizione ad alcune caratteristiche del documento operata da PDF/A-1 rispetto al formato PDF generico Un file PDF/A-1 deve contenere: Font incorporati Spazi colore device-independent Metadati in formato XMP Un file PDF/A-1 non deve contenere: Contenuto protetto da crittografia Compressione dati con algoritmo LZW File allegati Riferimenti a contenuti esterni al file Effetti di Trasparenza Contenuti Multimediali Codice eseguibile JavaScript

45 Staticità Sicurezza Longevità Universalità Completezza Interoperabilità Adoperare formati documentali di cui si è in possesso di specifica (standard internazionale) Problema royalty esiste per prodotti proprietari e per standard aperti

46 Specifiche Formati standard Word processor sono programmi complessi che spesso fanno ricorso a oggetti informatici componenti complessi e assoggettabili a standard e royalty messi a disposizione dai sistemi operativi stessi o da specifiche applicazioni Una specifica deve garantire la completa specificazione di tutti i prodotti in essa adoperati e chiarire tutti i vincoli di royalty dirette e indirette Una specifica deve garantire la completa indipendenza del documento con essa rappresentato da funzionalità di sistemi ospiti e/o terzi La specifica deve consentire la staticizzazione del documento e la sua visualizzazione/stampa indipendentemente dal tempo e dai sistemi operativi o librerie terze

47 Se la specifica di un formato è formale e rispondente ai requisiti elencati siamo confidenti che un informatico (o non so chi e come si chiamerà!!) sarà in grado di fornire una applicazione in grado di visualizzare il documento originale conservato in modo da garantirne l'integrità, la confidenzialità, il non ripudio, la titolarietà,...

48 Definire le caratteristiche basilari di un formato documentale per la conservazione Staticità Sicurezza Longevità Universalità Completezza Interoperabilità

49 Lasciare libero l'utilizzatore di scegliere fra i formati in base a economia dei prodotti applicativi, pregresso documentale, aspetti tecnico-organizzativi, ecc. Adoperare formati documentali di cui si è in possesso di formale specifica (ad es. standard ISO) e sia chiara l'eventuale attribuzione di royalty

50 Un sistema di conservazione a norma consentirebbe inoltre ai singoli notai di mettere a disposizione della clientela nuovi servizi, ad es. il sistema può consentire il rilascio in via automatica delle copie autentiche firmate digitalmente e depositate nel sistema di conservazione, previo pagamento dei relativi diritti. è possibile ipotizzare che i singoli notai conservino anche documentazione della clientela, quale quella fiscale in molti casi già obbligatoriamente informatica per legge. Le applicazioni basate esclusivamente sul documento informatico si stanno rapidamente diffondendo in campo fiscale, stante la normativa di settore vigente che incentiva l uso di tale mezzo.

51 L accesso ai documenti dovrebbe essere, inoltre, garantito, su base anche convenzionale, e nel rispetto della normativa vigente, per fini di indagine, come più volte già richiesto dalla DIA e da organi di polizia. Estendere il servizio di conservazione a documenti di terzi Servizio di archiviazione sicura ad uso interno e per terzi autorizzati

52 I documenti di cui si prevede la conservazione, nell ambito ristretto delle funzioni notarili sono: quelli relativi alle attività istruttorie quali visure, scambio di corrispondenza, etc.; le copie conformi di atti notarili; i documenti relativi all esecuzione degli adempimenti conseguenti agli atti notarili ed ai pagamenti dei relativi tributi, qualimoduli, ricevute, relativi ad esempio all adempimento unico, al Registro Imprese, ed al RGT; In prospettiva dovranno essere conservati: gli originali degli atti notarili informatici; i repertori e le copie repertoriali; ogni altra documentazione già prevista in forma cartacea dall ordinamento del notariato. L apertura del sistema ai contenuti di terzi, ferma restando la titolarità e responsabilità dei singoli notai in ordine all alimentazione del sistema, aprirebbe ulteriori scenari. Il sistema tecnologico realizzato per supportare la conservazione a norma è in grado di fornire servizi ausiliari di sicuro interesse per il notariato. Rilasciando i vincoli normativi e di sicurezza rispetto alla tenuta dei documenti per lungo periodo e alla loro esibizione, il sistema può offrire in aggiunta le funzionalità di una cassaforte documentaria in grado di mantenere qualunque documento un singolo notaio intenda depositare in sicurezza per un arco temporale definito. In tale caso il sistema informatico provvederà a memorizzare i plichi pervenuti senza alcun controllo nè sui contenuti nè sulla struttura dei formati documentali e del plico stesso. Viene solo garantita l integrità del plico trasmesso e la sua sicurezza per il periodo di tenuta convenuto. Sia nel caso di conservazione che di cassaforte documentale, i plichi trasmessi da un notaio sono archiviati su aree logiche a lui appositamente attribuite (nello spazio occupato e nel tempo, se a scadenza). Un interfaccia di consultazione (accesso e ricerca