Il sistema integrato per la gestione del rischio clinico Modulo Cadute

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1 Il sistema integrato per la gestione del rischio clinico Modulo Cadute Tommaso Bellandi Francesco Ranzani Michela Tanzini Centro Gestione Rischio Clinico e Sicurezza del Paziente rischio.clinico@regione.toscana.it

2 Note operative per aziende 1. L accesso all applicativo potrà avvenire utilizzando la carta operatore (accesso forte) o tramite username e password (accesso debole) dopo essere stati censiti sull applicativo. Sia per l accesso debole che quello forte, la username corrisponderà al codice fiscale dell operatore. La password iniziale per tutti gli operatori è Al primo accesso sull applicativo verrà richiesto di personalizzarla. 2. I browser da utilizzare sono Chrome e Firefox Mozilla. Si richiede di poter dotare i pc aziendali dei suddetti browser. L applicativo è anche ottimizzato per smartphone e tablet per permettere la massima flessibilità di utilizzo. 3. Le aziende che non hanno ancora fornito indicazioni in merito al loro organigramma, o che non hanno ancora confermato o chiarito dubbi rispetto alla loro organizzazione aziendale a seguito delle inviate dal Centro GRC incaricato del loro aggiornamento, non potranno utilizzare l'applicativo. 4. Le aziende che non hanno fornito i nominativi dei facilitatori da censire sull applicativo per garantire la segnalazione di eventi avversi, non saranno in grado di terminare la procedura di invio della segnalazione da applicativo. 5. In base alla data di arrivo di queste informazioni (organigramma e utenze da attivare) sono comunque necessari dei tempi tecnici per la loro predisposizione. 6. Si suggerisce di inserire nelle singole intranet aziendali il link diretto all applicativo regionale.

3 Flusso cadute La segnalazione della caduta è in carico al referente delle cadute aziendale (spesso coincidente con il facilitatore) Il Referente cadute aziendale deve essere censito per l utilizzo del modulo cadute (se non si è censiti, scrivere a supporto.sigrc@phoops.it indicando nome; cognome; ; codice fiscale e specificare attivazione per modulo cadute) Attualmente i referenti cadute corrispondono ai facilitatori censiti sul modulo IR (se si necessita di eliminare qualche nominativo e aggiungerne altri, scrivere a supporto.sigrc@phoops.it) Il CRM non svolge un ruolo attivo nel flusso cadute, di supervisione o approvazione come sul flusso IR Il CRM può visualizzare un report trimestrale delle cadute inserite nell applicativo per avere una visione della situazione (file di esportazione base dati e report in formato pdf in fase di realizzazione)

4 Flusso cadute Ruoli coinvolti

5 Flusso cadute «Compiti» associati ai ruoli

6 Flusso cadute «Compiti» associati ai ruoli

7 Segnalazione caduta La segnalazione della caduta avviene in area pubblica (senza accedere all applicativo) Selezionare il pulsante segnalazione caduta La segnalazione della caduta potenzialmente può essere fatta da tutti gli operatori 1. Digitare 2. Selezionare icona Matita per scegliere la tipologia di segnalazione da fare (IR o Caduta) 3. Attendere il caricamento del form di segnalazione (barra stato di avanzamento visualizzata in alto al di sotto della barra del browser)

8 Segnalazione caduta Compilazione Data di sistema che registra la data di inserimento della segnalazione (non modificabile) Data della cadute (obbligatoria) inseribile a mano (con formato gg/mm/aaaa hh:mm) o usando il calendario (selezionando icona ) Descrizione caduta (obbligatoria) in campo testo libero Luogo evento (obbligatoria) Selezionabile 1 voce Conseguenza caduta (obbligatoria) Selezionabile 1 voce

9 Segnalazione caduta Compilazione Informazioni struttura coinvolta (obbligatoria) (solo fino al livello del presidio) verrà chiesto un dettaglio maggiore dopo che il referente caduta prende in carico la segnalazione Attendere via via il caricamento delle strutture nelle singole select(barra stato di avanzamento visualizzata in alto al di sotto della barra del browser) Informazioni sul segnalatore (obbligatoria) Possono coincidere anche con i riferimenti del referente cadute Se inserite correttamente, il segnalatore riceverà una di conferma della registrazione della segnalazione, il suo codice interno e il referente che l ha presa realmente in carico Referente cadute aziendale di riferimento (obbligatoria) Selezionare il referente al quale inviare la segnalazione, il quale verificherà se di sua competenza o la invierà a un suo collega che la prenderà in carico

10 Segnalazione caduta inviata Messaggio di feedback Messaggio di feedback al segnalatore dell avvenuta registrazione della segnalazione e passaggio al referente cadute aziendale (facilitatore) che deve accedere in area riservata per prenderne visione

11 Home personalizzata Arrivo notifica segnalazione Notifica di avvenuta segnalazione caduta (con icona distintiva). Si accede alla segnalazione dal campanellino, dalla tabella notifica o selezionando il modulo nella barra Le notifiche funzionano come delle (Non lette o lette (passano in Tutte le notifiche))

12 Accesso dal modulo Funzioni principali Tutti i processi in corso o conclusi Accesso alle attività da fare e che riguardano in prima persona l utente loggato Possibilità di realizzare un audit multiplo con le segnalazione con esito Valutazione successiva

13 Accesso dal modulo Funzioni principali Possibilità di vedere le cadute gestite da altri referenti aziendali della propria azienda Ricerca cadute utilizzando la data come filtro Possibilità di ordinare usando come criterio le varie intestazioni di colonna Elenco attività in carico all utente loggato Fase dell attività nel processo (nel caso dell arrivo della segnalazione: Verifica della segnalazione e della corretta assegnazione)

14 Verifica della segnalazione e della corretta assegnazione Informazioni in modalità lettura della segnalazione della caduta (non modificabili) Le informazioni del segnalatore verranno anonimizzate quando il referente prende in carico la segnalazione Conferma della corretta assegnazione al referente giusto. SE SI il referente indicato prende in carico la segnalazione SE NO il referente indicato invia la segnalazione a un altro referente

15 Funzioni principali Modalità di inserimento Visualizza/modifica dati di processo Modifica dati già inseriti Informazioni sulla segnalazione della caduta Se cliccate su + si aprono in modalità di lettura Stato del processo Stato avanzamento del processo Area inserimento dati Storico delle attività Elenco di tutte le attività svolte per concludere il processo da parte di tutti i ruoli

16 Analisi preliminare caduta [1/4] Informazioni sulla segnalazione della caduta Se cliccate su + si aprono in modalità di lettura Data e descrizione cadute precaricate da segnalazione, ma modificabili e integrabili Informazioni sul paziente Genere, età Documentazione Sanitaria Serve a tracciare il tipo di percorso che ha fatto il paziente (Ricovero, PS s/o ambulatorio) SE SI necessità di specificare identificativo documentazione e possibilità di caricare la documentazione SE NON ANCORA il paziente è transitato ma non si forniscono informazioni sulla documentazione SE Il paziente non è transitato da questi setting

17 Analisi preliminare caduta [2/4] Struttura sanitaria coinvolta Prima parte precompilata da segnalazione SE Caduta all interno di una U.O. aggiungere informazioni di dettaglio (struttura org. Funzionale, U.O., Nome e Cognome Direttore) SE Caduta all interno di una U.O. nessun ulteriore dettaglio Altri reparti/servizi coinvolti della stessa azienda aggiungere informazioni di dettaglio Altri ospedali coinvolti di altre aziende aggiungere informazioni di dettaglio Strumento di valutazione (obbligatoria) selezionare Ultima valutazione Data e score Conseguenze caduta (obbligatoria) selezionare

18 Analisi preliminare caduta [3/4] Tipo di lesione selezionare Giorni di degenza Trascorsi dall inizio del ricovero) Condizioni iniziali paziente specificare Luogo caduta (obbligatoria) selezionare Foto Possibilità di aggiungere foto Tipo di caduta selezionare Modalità caduta (obbligatoria) selezionare

19 Analisi preliminare caduta [4/4] Dinamica della caduta (obbligatoria) selezionare ANALISI CADUTA Condizioni del paziente selezionare ANALISI CADUTA Condizioni dell organizzazione selezionare ANALISI CADUTA Condizioni degli ambienti e dei presidi selezionare

20 Esito analisi preliminare Informazioni analisi preliminare caduta Se cliccate su + si aprono in modalità di lettura Esito caduta (obbligatoria) Selezionare Se Valutazione Successiva si può fare un successivo audit multiplo ATTENZIONE! Le segnalazioni con questo esito idealmente fanno parte di un «archivio virtuale» sul quale poter fare degli audit multiplo e quindi ricercabili selezionando Nuovo Audit Multiplo. Se dalla ricerca, ne verrà selezionato solo 1 sarà comunque possibile fare un audit singolo ATTENZIONE! Viene chiesto conferma della scelta prima di andare avanti perché questa scelta determina uno snodo dal quale non è possibile tornare indietro se non cancellando la segnalazione e reinserendo tutto da capo (l applicativo sulla base dell esito genere un tracciato informativo diverso)

21 Audit singolo [1/4] Informazioni sulla segnalazione della caduta Se cliccate su + si aprono in modalità di lettura Documentazione Sanitaria precompilato ma modificabile e integrabile Struttura sanitaria coinvolta precompilato non modificabile

22 Audit singolo [2/4] Strumento di valutazione precompilato ma modificabile e integrabile Ultima valutazione del rischio precompilato non modificabile Tipo di lesione precompilato ma modificabile e integrabile Giornate degenza e condizioni iniziali del paziente precompilato non modificabile Tipo di caduta precompilato ma modificabile Modalità caduta precompilato ma modificabile Dinamica caduta precompilato ma modificabile

23 Audit singolo [3/4] Data e ora audit (obbligatoria) inseribile a mano (con formato gg/mm/aaaa hh:mm) o usando il calendario (selezionando icona ) Titolo audit (obbligatoria) Descrizione dettagliata della caduta precompilato ma modificabile e integrabile FATTORI CONTRIBUENTI precompilato con i fattori indicati nell analisi preliminare (ma integrabile). Per ogni fattore ci sarà da compilare e rispondere a delle domande, tipo checklist

24 Audit singolo [4/4] Standard di letteratura, protocolli Specificare nel campo testo Conseguenze alla dimissione (obbligatoria) selezionare Classificazione della caduta Scelta del codice ICD9 Azione di miglioramento (obbligatoria) Blocco di informazioni da inserire per ogni azione di miglioramento (almeno l inserimento di 1 è obbligatoria

25 Audit singolo Azione di miglioramento Selezione 1 o più fattori per cui si prevede l azione di miglioramento Descrizione dell azione (obbligatoria) Area di miglioramento selezionare Periodicità della misura (obbligatoria) Specificare (per un eventuale piano di monitoraggio interno aziendale Coinvolgimento direzione sanitaria (obbligatoria) Specificare Livello applicazione azione miglioramento Selezionare (Sistema, Presidio, Azienda, ecc.) Responsabili implementazione azione miglioramento Selezionare Tempi di applicazione (obbligatoria) Entro i quali si pensa di riuscire a implementare l azione di miglioramento Indicatore di monitoraggio (obbligatoria) Specificare (concreto, sostenibile e misurabile) Giorno della misura (obbligatoria) Non è detto che corrisponda con i tempi di applicazione

26 Audit multiplo Filtri ricerca Per effettuare un audit multiplo, è necessario prima trovare le segnalazioni con «caratteristiche simili» per le quali si intende realizzare un unico audit utilizzando i filtri (tipo di lesione, luogo caduta, ecc.) Verranno ricercate tutte le segnalazioni con esito Valutazione successiva che rispondono a questi criteri

27 Audit multiplo Selezione cadute per audit multiplo Le cadute rispondenti ai filtri impostati verranno visualizzati in una tabella con possibilità di vederne la scheda di analisi preliminare selezionando l icona occhio Se più analisi preliminari vengono scelte (selezionando icona +) verranno trasferite nella tabella sottostante Cadute selezionate per l audit multiplo e selezionando INIZIA AUDIT MULTIPLO

28 Audit multiplo Redazione Possibilità di vedere singolarmente le analisi preliminare delle cadute selezionate per audit multiplo Data audit (obbligatoria) inseribile a mano (con formato gg/mm/aaaa hh:mm) o usando il calendario (selezionando icona ) Titolo audit (obbligatoria) Descrizione dei problemi comuni ai casi di caduta selezionati (obbligatoria) Standard letteratura, protocolli, ecc. Azione di miglioramento (obbligatoria) almeno 1 ATTENZIONE! Oltre ai campi presenti nell audit singolo, in questo caso si prevede di specificare i fattori contribuenti comuni per le cadute analizzate insieme (dell organizzazione, dei presidi, ecc.)

29 Grazie per l attenzione Centro Gestione Rischio Clinico e Sicurezza del Paziente rischio.clinico@regione.toscana.it