3.3 Ricezione di messaggi, risposte e gestione degli archivi di posta Comandi per ricezione di messaggi, risposte e gestione di archivi

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1 3.3 Ricezione di messaggi, risposte e gestione degli archivi di posta Comandi per ricezione di messaggi, risposte e gestione di archivi In tabella sono mostrati i comandi di Outlook Express per la ricezione di messaggi, quelli per inviare risposte e per la gestione degli archivi e dei servizi, trattati nella presente e nella successiva Unità didattica. Comandi di Outlook Express Ricezioni, risposte e gestione archivi Comando a menu Strumenti-Opzioni Strumenti- Invia e Ricevi- Ricevi tutti (1) Comandopulsante Tasti di scelta rapida Azione vedi da Outlook Express ALT+S+O Apre la finestra per la configurazione di Outlook Express Scarica nel PC i messaggi in arrivo sul server INVIO Apre il messaggio selezionato Modifica- Classifica il messaggio --- CTRL+Q Segna come già letto corrente come "già letto" Modifica-Segna Classifica il messaggio come da leggere corrente come "da leggere" Messaggio Contrassegna messaggio Contrassegna il messaggio corrente File-Chiudi Chiudi il messaggio corrente File-Salva allegati Memorizza gli allegati rendendoli indipendenti dalla posta Messaggio- Rispondi al mittente Messaggio- Rispondi a tutti CTRL+R Risponde al mittente del messaggio selezionato CTRL+ MAIUSC+R Risponde a tutti (mittente e destinatari) del messaggio Messaggio- Inoltra CTRL+F Reindirizza il messaggio ad altro destinatario File-Stampa Modifica Elimina Modifica Sposta nella cartella Modifica Svuota cartella posta eliminata File-Nuovo- Cartella CTRL+ MAIUSC+F12 CTRL+D CTRL+MAIUSC +V Effettua la stampa del messaggio selezionato Cancella il messaggio selezionato spostandolo nella cartella POSTA ELIMINATA Sposta il messaggio in altra cartella (Recupera messaggio se parte da POSTA E- LIMINATA) Svuota cartella POSTA ELIMINATA, cancellandone definitivamente il contenuto Crea nuova cartella di posta Modifica- CTRL+ Apre la finestra per la ricerca di un messaggio Trova-Messaggio maiusc+f Trova (1) Oppure Invia e ricevi tutti (CTRL+M) se si vule anche inviare Ricezione di messaggi In modalità on-line un'apposita opzione fissa ogni quanti minuti Outlook debba automaticamente collegarsi al server per scaricare la posta in arrivo. A tale scopo si usa il comando Strumen- 1

2 ti-opzioni (vedi RICHIAMO) e, nella scheda Generale, si indica l intervallo di tempo nella casella Rileva nuovi messagi ogni. In particolare, l intervallo consentito va da 1 a 480 minuti. Se invece si elimina il segno di spunta nella citata casella, allora, quando si desidera ricevere la posta, è necessario richiederlo e- splicitamente, con il comando Strumenti-Invia e Ricevi-Ricevi tutti (oppure Strumenti-Invia e Ricevi-Invia e ricevi tutti se si vogliono anche inviare i messaggi in parcheggio). Se questo comando è digitato in modalità off-line, Outlook chiede all'utente di effettuare la connessione in rete. In ogni caso, tutti i messaggi pervenuti vengono memorizzati nella cartella POSTA IN ARRI- VO Apertura e chiusura di un messaggio Quando si riceve nuova posta, il nome della cartella POSTA IN ARRIVO è evidenziato in grassetto, così come, nell'elenco dei relativi messaggi, quelli non ancora letti; inoltre, al loro fianco appare una piccola busta chiusa e a fianco del nome della cartella è indicato il numero di questi messaggi. Un messaggio selezionato viene evidenziato nell'area "Anteprima", ma per vederlo integralmente occorre aprirlo (selezionarlo e premere INVIO ): il messaggio viene associato ad una finestra. L'operazione può avvenire su più messaggi ed è possibile spostarsi tra i messaggi aperti ed eventualmente chiudere quelli che non interessano più (File-Chiudi). Un messaggio, dopo che è stato aperto, non sarà più in grassetto e l icona della busta al sui fianco sarà aperta. Nella sua vita, dunque, un messaggio in arrivo può essere "da leggere" oppure "già letto" e Outlook ne cura la gestione di questo stato. Ma è anche possibile modificare ad arte tale stato, u- sando i seguenti comandi: Modifica-Segna come già letto: il messaggio selezionato viene indicato come "già letto", anche se non è stato aperto; Modifica-Segna come da leggere: il messaggio selezionato viene indicato come "da leggere", anche se è già stato letto, questo è un artificio per mantenere in evidenza il messaggio; Messaggio-Contrassegna messaggio: è un sistema diverso per mantenere in evidenza un messaggio, una bandierina viene visualizzata al suo fianco. Il comando funge da switch: la bandierina viene apposta se non c'è, viene levata se c'è Ricezione di allegati Gli eventuali allegati di un messaggio in arrivo (vedi RICHIAMO) sono strettamente dipendenti dal messaggio, nel senso che possono aprirsi solo tramite questo, a meno che non vengano "salvati" a parte. Per fare ciò occorre aprire il messaggio, usare il comando File-Salva allegati (vedi RICHIAMO) e quindi scegliere la cartella di destinazione dell'allegato. Si ricorda che gli allegati possono essere veicoli di trasporto di virus e allora, per motivi di sicurezza, è negato l'accesso immediato agli stessi: allorché si tenta di aprire un qualsiasi allegato viene proposta una finestra di dialogo che avvisa del pericolo, ma consente egualmente di aprire l'allegato dopo un po' do riflessione (basta premere il tasto di conferma). 2

3 È bene mantenere attivata tale protezione: comando Strumenti-Opzioni, scheda Protezione, spunta sul campo Non consentire salvataggio o apertura di allegati che potrebbero contenere virus. RICHIAMO: Aggiungere allegati ad un messaggio Rispondi al mittente o a tutti Oltre che con un messaggio automatico di conferma ricezione eventualmente richiesto come opzione dal mittente (vedi RICHIAMO), si può inviare a questi un vero e proprio messaggio di risposta ad un suo messaggio. Avendo allora aperto il messaggio in arrivo, o anche avendolo semplicemente selezionato, si attiva il comando Messaggio-Rispondi al mittente (vedi RICHIAMO): si apre una finestra ove è predisposta la risposta da inviare: nel campo destinatario vi è l'indirizzo di chi ci ha inviato l' ; l oggetto è quello del messaggio ricevuto, preceduto, però, da R: o da Re:, in modo da indicare al destinatario che, appunto, si tratta di una risposta; nel campo corpo del messaggio, ove si dovrà scrivere la risposta, è presente, opportunamente evidenziato, il testo del messaggio ricevuto; tale presenza è utile per il destinatario che così si rende conto della relazione tra risposta e suo messaggio, e per lo stesso mittente, che può alternare brani della risposta a brani del testo ricevuto, rispondendo così puntualmente al messaggio ricevuto. I campi predisposti possono peraltro essere modificati o integrati. In particolare, per eliminare dal corpo del messaggio il testo ricevuto, si può usare il comando Strumenti-Opzioni, scheda Invio e spuntare il campo Includi messaggio nelle risposte, Se il messaggio è stato mandato in copia CC ad altri destinatari, il messaggio di risposta può essere inviato al solo mittente, come visto sopra, oppure a tutti, con il comando Messaggio- Rispondi a tutti. Si tratta di una operazione del tutto simile alla precedente, ma stavolta i destinatari sono più di uno: sta all'utente scegliere coscientemente l'una o l'altra soluzione 3

4 RICHIAMO: Opzioni di un messaggio RICHIAMO: Tabella dei comandi Ricezioni, risposte e gestione archivi Inoltro di un messaggio Per inoltro (forward) di un messaggio si intende l'operazione con la quale si spedisce un messaggio ricevuto ad altri, eventualmente completandolo con proprie aggiunte o commenti. Si ottiene con il comando Messaggio-Inoltra (vedi RICHIAMO), sia col messaggio aperto, sia col messaggio solo selezionato: si apre una finestra simile a quella per la risposta al mittente: nel campo destinatario occorre specificare il destinatario; l oggetto è quello del messaggio da inoltrare, preceduto da I: o da Fw:, in modo da indicare al destinatario che, appunto, si tratta di un mail inoltrato (o "forwardato", con un pessimo neologismo); nel campo corpo del messaggio c'è, evidenziato, il testo da inoltrare, che può essere completato con un testo proprio; 4

5 Redirezione di un messaggio (Approfondimento) In altri client di posta esiste anche la "redirezione" di un messaggio: questo viene rigirato al destinatario senza alcuna aggiunta o modifica e vi perviene come se fosse stato spedito direttamente dal mittente che lo ha spedito. In Outlook questo comando non è fornito, lo si può emulare con l inoltro, senza modificare il contenuto, ma in questo caso il messaggio mantiene traccia dell'indirizzo dell'intermediario Stampa dei messaggi La stampa dei messaggi può essere effettuata in diverse situazioni; le più comuni sono, sempre con con il comando File-Stampa (vedi RICHIAMO): Stampa dalla finestra di visualizzazione del messaggio; Stampa dalla finestra principale di Outloo. avendo avuto cura di selezionare il messaggio da stampare. Le relative modalità di stampa e scelta della stampante vengono realizzate nello stesso modo della stampa dei file (vedi RICHIAMO). RICHIAMO: Modulo Il processo di stampa Cancellazione di messaggi La cancellazione dei messaggi è simile, come concetto, alle altre cancellazioni dell'informatica (vedi RICHIAMO): la gestitone avviene con apposita cartella che opera come il "cestino" di Windows e che è denominata POSTA ELIMINATA. Per eliminare un messaggio, occorre selezionarlo (nella cartella in cui esso è contenuto) e attivare il comando Modifica Elimina (vedi RI- 5

6 CHIAMO). È anche possibile eliminare un messaggio mentre è aperto, cioè mentre se ne sta leggendo il contenuto). I messaggi eliminati (parcheggiati nella cartella POSTA ELIMINATA) possono essere recuperati: allo scopo, si seleziona il messaggio e si usa il comando Modifica-Sposta nella cartella., specificando la cartella di Outlook ove lo si vuole spostare. Si può poi chiedere ad Outlook Express di svuotare la cartella POSTA ELIMINATA, eliminando, quindi, in modo definitivo i messaggi cancellati: si usa il comando Modifica-Svuota cartella posta eliminata. RICHIAMO: Modulo Cancellazione logica e ripristino di un file L uso delle cartelle L'insieme delle cartelle è costituito ad albero, come le cartelle di Windows: la radice è Outlook Express; al livello successivo ci sono le "Cartelle locali" di cui si è detto: POSTA IN ARRIVO, POSTA IN USCITA, POSTA INVIATA, POSTA ELIMINATA, BOZZE. Ognuna delle cartelle locali può contenere altre cartelle, e così via. È possibile creare nuove cartelle, spostare messaggi da una cartella all altra, ordinare l elenco dei messaggi e così via, personalizzando il proprio archivio di posta e separando logicamente i messaggi. Le operazioni di visualizzazione ed ordinamento, copia, sposta, ecc. sono gestite in modo analogo alla gestione dei file in Esplora risorse (vedi RICHIAMO). Ad esempio per creare una nuova cartella, bisogna decidere a quale livello inserirla. attuare il comando File-Nuovo-Cartella e scriverne il nome nel relativo campo (vedi RICHIAMO). RICHIAMO: Modulo Ordinare gli oggetti in una finestra RICHIAMO: Modulo Il "copia e incolla" e il "taglia e incolla" Ricerca di messaggi La ricerca di uno (o più) messaggi si articola con diversi criteri di ricerca, basati sui campi dei quali un messaggio è costituito: come ad esempio ricerca per mittente, per oggetto, per contenuto, ecc.. Il comando è Modifica-Trova-Messaggio (vedi RICHIAMO): si apre la finestra di figura, ove per ciascun campo si può indicare la stringa di caratteri che deve essere contenuta nei messaggi da cercare. I vari criteri sono posti in AND fra loro. La ricerca può essere affinata utilizzando alcune delle seguenti opzioni: Cerca in: cerca i messaggi solo nella cartella selezionata (e sue sottocartelle); Messaggio con allegati: ricerca i messaggi contenenti degli allegati; Ricevuto (prima e dopo): ricerca i messaggi ricevuti nell intervallo di tempo precisato. Definiti i criteri, la ricerca parte cliccando sul pulsante Trova. Ad esempio, la ricerca in figura produrce come risultato i messaggi il cui mittente è timbuctu (o un mittente con un indirizzo contenente la stringa "info@timbuctu.org"), ricevuti nell'intervallo dal al

7 Il risultato della ricerca viene visualizzato sotto forma di elenco, e ai messaggi dell elenco risultante possono essere applicati gli stessi comandi (apri, rispondi, inoltra, ecc.) che si applicano in generale ad un messaggio. RICHIAMO: Tabella dei comandi Ricezioni, risposte e gestione archivi 7