Manuale Atti e Documenti (SICP) sede di Perugia

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1 Manuale Atti e Documenti (SICP) sede di Perugia

2 Documento Sede Versione Aggiornato Manuale Atti e Documenti Perugia /08/2014 Sommario Indicazioni di utilizzo FONDAMENTALI per la sede...3 Creare un nuovo atto per un fascicolo SICP...3 Inviare un Atto al SICP...8 Lavorare su un fascicolo già presente in locale...9 Eliminare un fascicolo presente in locale...9 Visualizzare un Atto...10 Inserire un Capo d Imputazione...11 Creare un Albero modelli personalizzato...14 Aggiornare i dati del fascicolo contestualmente all Atto...17 Esportare ed importare un modello...18 Creare un nuovo modello personalizzato...21 Partire da un nuovo modello...21 Scaricare un Modello da SICP...25 Importare un modello...27 Modificare un precedente modello salvato...28 Inserire una variabile in un modello personalizzato...30 Eliminare in modello...31 Creare una macro per modificare le variabili...32 Inserire un blocco predefinito da riutilizzare come parte rapida...37

3 Il presente manuale descrive in forma sintetica le funzionalità di Atti e Documenti (SICP), da ora A&D, per la sede di Perugia. Indicazioni di utilizzo FONDAMENTALI per la sede I modelli da utilizzare sono standardizzati e messi a disposizione dal CISIA. Qualsiasi necessità di modifica va pertanto sottoposta al CISIA, in modo che tutti gli uffici possano fruire degli aggiornamenti dei modelli d ufficio. Le variabili da utilizzare sono standardizzate e messe a disposizione dal CISIA. Qualsiasi necessità di modifica va pertanto sottoposta al CISIA, in modo che tutti gli uffici possano fruire degli aggiornamenti delle variabili d ufficio. Si rammenta l importanza delle variabili nei modelli di A&D, che pertanto non solo non vanno modificate durante l utilizzo dei modelli degli Atti, ma non vanno assolutamente eliminate, perché interagiscono direttamente con il SICP. Creare un nuovo atto per un fascicolo SICP Aprire Word 2007 (non il 2010 o altra versione eventualmente installata sulla macchina). Selezionare dalla barra dei menù in alto la voce Re.Ge Web Atti e Documenti Selezionare la voce Selezione Fascicolo, comparirà la finestra di autenticazione al SICP Inserire le proprie credenziali: Login: nome.cognome (tutto minuscolo) Password: la stessa che usate per accedere ad internet Ufficio: Procura della Repubblica presso il Tribunale ordinario Ambito: Procura unificata

4 Cliccare sul pulsante login Attendere che la pagina di autenticazione si chiuda da sola (quella con la barra verde) Attenzione: durante la fase di autenticazione compare il seguente messaggio di avviso, cliccare su OK ed andare avanti Ricercare il fascicolo per il quale si desidera creare l atto, selezionando il numero fascicolo e l anno fascicolo Cliccare su Cerca

5 Comparirà il fascicolo nell elenco presente sotto la voce Fascicolo. Dopo aver selezionato il fascicolo dall elenco, cliccare su Seleziona. Da questo momento in poi si lavorerà sul fascicolo selezionato. Nel caso si voglia lavorare su di un altro fascicolo, è necessario riaprire la schermata Seleziona Fascicolo dal menù in alto voce Seleziona Fascicolo e procedere come sopra. Si possono selezionare anche fascicoli già precedentemente caricati e lavorati, selezionando la voce offline invece che online, per maggiori dettagli vedere il paragrafo apposito. Ora è possibile creare un nuovo atto selezionando l apposita voce Nuovo Atto dal menù in alto Si accede in questo modo alla maschera di scelta del modello:

6 Come chiarito inizialmente, selezionare uno dei modelli standard della Procura, lasciando come Tipologia Modelli la voce Modelli Ufficio Cliccando su Lista Modelli, nell elenco sulla destra compariranno i modelli a disposizione dell ufficio. Selezionare il modello adatto alle proprie necessità cliccando due volte sul nome o selezionandolo e cliccando sul pulsante Apri selezionato. Si aprirà il documento richiesto come documento Word. Si possono notare alcune variabili che verranno automaticamente compilate con le informazioni presenti nel fascicolo SICP. Per la compilazione delle variabili è necessario che sia aperto l Albero fascicolo

7 Per accedere all albero fascicolo utilizzare l apposito pulsante Visualizza Albero Fascicolo presente nella barra in alto Selezionare gli elementi del fascicolo di cui si vuole utilizzare il contenuto per la compilazione delle variabili dell atto (ad esempio per compilare atti singoli per ogni indagato, selezionare un solo indagato alla volta) Cliccare su applica Selezione, l atto verrà compilato con i dati del fascicolo in SICP Per salvare l atto creato, selezionare la voce Salva Atto dalla barra menù in alto

8 facendo attenzione ad aprire il menù a tendina, selezionando con la freccia del mouse la voce Salva Atto. Dal menù a tendina selezionare Salva Atto e NON Salva e Invia Atto. L atto è ora salvato in locale sul proprio PC. Inviare un Atto al SICP Dopo aver creato e salvato in locale un atto, perché questo divenga disponibile sul SICP è necessario che venga prima inviato al SICP stesso. Solamente dopo aver verificato la correttezza e completezza dell atto che si intende inviare al SICP, procedere come di seguito indicato. Selezionare la voce Invia Atti a SICP dal menù in alto Si aprirà la finestra di scelta degli atti da inviare Selezionare il Tipo di Registro per filtrare i fascicoli presenti localmente nel proprio PC. Cliccare sul fascicolo per il quale si vogliono inviare gli atti al SICP.

9 Selezionare spuntandoli gli atti che si vogliono inviare e cliccare su Invia fascicolo. L atto è stato inviato al SICP ed è ora disponibile in visualizzazione. Lavorare su un fascicolo già presente in locale I fascicoli lavorati in precedenza sono disponibili localmente sul PC da cui sono stati lavorati. Per richiamarli è sufficiente selezionare dal menù in alto la voce Selezione Fascicolo e spuntare la voce lavora offline Verrà presentata la lista dei fascicoli disponibili localmente su cui si è lavorato in precedenza. ATTENZIONE! Nel caso si cercasse di ricaricare in modalità online un fascicolo già presente in locale, comparirà una finestra di avviso che richiede la conferma dell operazione di sovrascrittura del fascicolo presente in locale. Nel caso si continuasse nella sovrascrittura, TUTTI i documenti creati in locale e non inviati al SICP verranno persi. Eliminare un fascicolo presente in locale Periodicamente si presenta la necessità di eliminare dalla propria lista di fascicoli in locale, quelli che sono stati già lavorati.

10 Dal menù in alto selezionare Fascicoli in Locale Selezionare i fascicoli che si desidera eliminare dalla disponibilità in locale e cliccare su Elimina. ATTENZIONE! Il fascicolo non verrà eliminato da SICP ma solo dal proprio PC in locale. Tuttavia tutti gli atti non inviati al SICP prima dell eliminazione verranno persi. Da questa schermata è anche possibile sapere qual è il fascicolo attualmente in stato attivo. Visualizzare un Atto Gli atti precedentemente creati possono essere richiamati e visualizzati, sia che essi siano stati salvati in locale sia che siano stati inviati al SICP. Dal menù in alto selezionare la voce Visualizza atto Si apre una finestra simile a quella di Selezione fascicolo, da cui è possibile richiamare sia i fascicoli dal SICP sia quelli presenti in locale. Lavorando con la selezione online, si richiamano gli atti allegati ai fascicoli in SICP. Tali atti possono essere selezionati dall elenco in basso a sinistra della finestra e visualizzati cliccando sul pulsante visualizza. In modo simile è possibile richiamare gli atti salvati nei fascicoli presenti in locale e visualizzarli cliccando sul pulsante Visualizza.

11 Inserire un Capo d Imputazione Per il migliore utilizzo di SICP ed A&D è molto importante utilizzare i capi d imputazione e la corrispondente variabile Capi di Imputazione al posto del vecchio sistema di fare copia e incolla da precedenti documenti. Infatti tale variabile speciale interagisce direttamente con i contenuti del SICP. Per questo motivo è estremamente importante utilizzare gli appositi modelli predisposti per l ufficio, contenenti la variabile Capi di Imputazione. Tale variabile non va assolutamente rimossa o modificata. Selezionare la voce Capi Imputazione del menù in alto Si apre la maschera di compilazione dei capi di Imputazione. Dall ufficio CISIA sono stati caricati i precedenti capi di imputazione utilizzati e forniti dagli uffici della Procura. Per accedere a tali capi di imputazione cliccare sulla cartella Personali. Attenzione, tale cartella è di rete, pertanto è disponibile solamente nel caso il PC sia collegato alla rete della Procura. Nel caso fosse necessario lavorare il fascicolo in locale, ad esempio su di un portatile fuori dall ufficio, tali Capi d imputazione non saranno disponibili.

12 Cliccando sul pulsante Personali si accede alla lista dei Capi di Imputazione disponibili

13 Selezionare uno dei capi di imputazione disponibili, il capo d imputazione sarà importato nella precedente finestra di gestione dei capi d imputazione Effettuare le opportune modifiche ai contenuti del capo d imputazione, completando gli eventuali campi mancanti. Dare un titolo significativo al capo d imputazione (non sarà il titolo che compare come lettera progressiva del capo d imputazione) Selezionare gli indagati a cui applicare il capo d imputazione Cliccare su Applica Cliccare su Salva A questo punto il capo d imputazione è stato caricato localmente sul fascicolo.

14 Nel momento in cui verranno creati degli atti che prevedono la variabile Capo d Imputazione e dopo aver cliccato sul pulsante Applicare la Selezione tali campi saranno automaticamente compilati. A questo punto è possibile inviare gli Atti al SICP, salvando anche i Capi di Imputazione creati. Creare un Albero modelli personalizzato Si può personalizzare la visualizzazione dell Albero dei modelli standard delle Procura di Perugia, creando proprie cartelle in cui organizzare i modelli in base ad un proprio criterio d ordine. Selezionare dal menù in alto la voce Configura Viste ad Albero Si aprirà una finestra per la creazione di un albero dei modelli personalizzato Nella metà sinistra si trova lo schema dell albero di organizzazione personalizzata dei modelli. Nella metà destra si trovano tutti i modelli disponibili. Cliccare sul pulsante Aggiungi categoria per creare una propria cartellina in cui raccogliere una serie dei documenti.

15 In alto selezionare come Tipologia Modelli la voce Modelli ufficio, che contiene tutti i modelli standard caricati dal CISIA in SICP. Dare un nome alla cartellina. Verrà creata la cartellina richiesta, visualizzabile nel menù a sinistra

16 Ora è possibile organizzare i documenti della lista di destra, trascinandoli nella nuova cartellina. Per fare questo, cliccare su un documento con il tasto destro e tenendolo premuto trascinarlo sulla cartellina prescelta. I documenti richiesti compariranno sotto la cartellina selezionata nella metà sinistra. Una volta terminato il proprio albero, salvarlo con il pulsante Salva Albero. Selezionare la voce Re.Ge. Web Designer e poi la voce Aggiorna Tabelle Selezionare dal menù in alto la voce Nuovo Atto Spuntare la voce Vista Personalizzata in alto a sinistra. Verrà visualizzato il nuovo albero che è stato creato, con i modelli organizzati secondo il proprio criterio personale.

17 Aggiornare i dati del fascicolo contestualmente all Atto Durante la creazione dell atto ed in particolare durante redazione dei capi d imputazione, può essere necessario aggiornare alcuni campi del fascicolo in SICP. Selezionare la voce Quadri Fascicolo dal menù in alto e selezionare la scheda da aggiornare dal menù a tendina che si aprirà. Ad esempi se si volesse aggiornare la scheda dell indagato, dopo aver selezionato la scheda Indagati / Resp. Amm., si aprirà la finestra Indagato. Dopo aver apportato le opportune modifiche, salvare cliccando con il pulsante Salva. Ora le modifiche sono state salvate sul fascicolo presente in locale sul proprio PC. Attenzione! Per poter rendere definitive le modifiche, si dovrà anzitutto inviare i dati al SICP tramite l apposito pulsante Invia Atti a SICP. Perché si possano inviare gli atti è necessario che vi sia contestualmente un Atto da inviare al SICP assieme all aggiornamento delle schede, altrimenti le modifiche andranno effettuate direttamente dal SICP stesso. Inoltre per rendere definitive le modifiche, il cancelliere dovrà certificarle accedendo al SICP caricando il fascicolo ed utilizzando l apposito pulsante Certifica Atti dal menù a sinistra del fascicolo.

18 Esportare ed importare un modello Una volta creato un modello, è possibile condividerlo con i colleghi dell ufficio. Dal menù in alto selezionare la voce Importa ed Esporta e dal menù a tendina scegliere Esporta Modello Si aprirà una finestra da cui selezionare il modello da esportare

19 Selezionare la cartella di destinazione del modello A questo punto è possibile distribuire il file con il modello ai colleghi dell ufficio. Per importare il modello, selezionare dal menù in alto la voce Importa ed Esporta e dal menù a tendina scegliere Importa Modello Si aprirà una finestra da cui selezionare la cartella da cui importare il file. Selezionare il file da importare e cliccare su Apri. Selezionare il salvataggio del modello come Utente.

20 Selezionare il modello che è stato appena creato dalla lista, spuntare la voce utente e premere il tasto Invia. Il nuovo modello sarà ora disponibile dal proprio menù personale selezionando la voce Nuovo Atto dal menù in alto e scegliendo la tipologia modello utente.

21 Il modello sarà ora disponibile come Nuovo Atto tra quelli della cartella Modelli Utente. Creare un nuovo modello personalizzato Aprire RE.Ge. Web Designer Vi sono più possibilità di creare un nuovo modello: 1. partire da un nuovo modello vuoto 2. scaricare un Modello da SICP 3. importare un modello 4. modificare un precedente modello salvato Per selezionare una delle quattro possibilità selezionare la voce opportuna dal menù in alto Si possono specializzare i modelli anche in funzione del tipo di Registro selezionando l apposita voce al momento della scelta del Modello di Riferimento. Partire da un nuovo modello Partendo da un modello vuoto sarà possibile scrivere direttamente un nuovo documento oppure copiare ed incollare da un precedente documento personale. Nel caso che si effettui il copia ed incolla, si raccomanda

22 di incollare il solo testo e non anche la formattazione, per evitare che poi le variabili presentino comportamenti anomali. Per fare questo, selezionare il testo da copiare, copiarlo con la combinazione di tasti CTRL + C oppure con il tasto destro del mouse e poi selezionare copia. Posizionarsi nel nuovo modello SICP, incollare il testo con la combinazione di tasti CTRL + I oppure tasto destro del mouse incolla, Partendo da un modello vuoto sarà possibile scrivere direttamente un nuovo documento oppure copiare ed incollare da un precedente documento personale. Nel caso che si effettui il copia ed incolla, si raccomanda di incollare il solo testo e non anche la formattazione, per evitare che poi le variabili presentino comportamenti anomali. Per fare questo, selezionare il testo da copiare, copiarlo con la combinazione di tasti CTRL + C oppure con il tasto destro del mouse e poi selezionare copia. Posizionarsi nel nuovo modello SICP, incollare il testo con la combinazione di tasti CTRL + I oppure tasto destro del mouse incolla, infine, dall apposito tasto che compare in fondo a quanto è stato incollato, selezionare la voce Mantieni solo il testo. Dopo aver apportato le modifiche al documento, si procede al salvataggio selezionando la voce Salva Modello dal menù in alto Per poter salvare è necessario associare prima un modello tra quelli strettamente previsti dal SICP

23 Selezionare la voce Modelli di riferimento. Si aprirà una nuova finestra da cui selezionare la tipologia di atto che sarà di riferimento al SICP per il proprio nuovo modello. Scegliere il modello di documento consono e selezionare la voce Apri Selezionato. Ora sarà possibile salvare il proprio modello scegliendo un nome a piacimento. A questo punto chiudere il documento selezionando la voce chiudi dal Pulsante Office in alto a sinistra

24 Inviare il modello al SICP tramite il pulsante Invia Modello della barra in alto Selezionare il modello che è stato appena creato dalla lista, spuntare la voce utente e premere il tasto Invia. Il nuovo modello sarà ora disponibile dal proprio menù personale selezionando la voce Nuovo Atto dal menù in alto e scegliendo la tipologia modello utente.

25 Scaricare un Modello da SICP In maniera analoga è possibile creare un nuovo modello partendo da uno già preesistente in SICP. Selezionare la voce Scarica Modello da SICP dal menù in alto. Si aprirà una nuova finestra da cui scegliere il modello da cui si vuole partire per creare il nuovo modello.

26 Apportare le modifiche necessarie al modello e poi salvare il nuovo documento selezionando la voce Salva Modello dal menù in alto Scegliere salva con nome dal menù del pulsante Salva Modello. A questo punto chiudere il documento selezionando la voce chiudi dal Pulsante Office in alto a sinistra

27 Inviare il modello al SICP tramite il pulsante Invia Modello della barra in alto Selezionare il modello che è stato appena creato dalla lista, spuntare la voce utente e premere il tasto Invia. Il nuovo modello sarà ora disponibile dal proprio menù personale selezionando la voce Nuovo Atto dal menù in alto e scegliendo la tipologia modello utente. Importare un modello Si può procedere anche alla semplice importazione di un modello SICP da una fonte esterna, quale una cartella del desktop o una chiavetta USB. Selezionare la voce Importa Modello da File dal menù in alto

28 Scegliere la cartella in cui si trova il modello da importare e selezionare Apri. Il modello sarà così importato e disponibile per l invio al SICP tramite l apposito pulsante Invia Modello. Selezionare il modello che è stato appena importato dalla lista, spuntare la voce utente e premere il tasto Invia. Il nuovo modello sarà ora disponibile dal proprio menù personale selezionando la voce Nuovo Atto dal menù in alto e scegliendo la tipologia modello utente. Modificare un precedente modello salvato Nel caso si dovesse riprendere un modello su cui si è già lavorato, è possibile riprenderlo selezionando il tasto Modifica Modello Salvato dal menù in alto Si aprirà una nuova finestra da cui selezionare il modello da modificare

29 Apportare le modifiche necessarie al modello e poi salvare il nuovo documento selezionando la voce Salva Modello dal menù in alto Scegliere salva con nome dal menù del pulsante Salva Modello. A questo punto chiudere il documento selezionando la voce chiudi dal Pulsante Office in alto a sinistra Inviare il modello al SICP tramite il pulsante Invia Modello della barra in alto

30 Selezionare il modello che è stato appena creato dalla lista, spuntare la voce utente e premere il tasto Invia. Il nuovo modello sarà ora disponibile dal proprio menù personale selezionando la voce Nuovo Atto dal menù in alto e scegliendo la tipologia modello utente. Inserire una variabile in un modello personalizzato Quando si crea o modifica un proprio modello, è importante utilizzare le apposite variabili disponibili in A&D. Si raccomanda di utilizzare esclusivamente le variabili messe a disposizione dal CISIA. Nel caso fosse necessario personalizzare una variabile è possibile fare una apposita richiesta al CISIA. Si raccomanda di non eliminare assolutamente le variabili già presenti nei modelli dell ufficio Dopo aver aperto il modello da aggiornare, selezionare la voce Pannello Variabili dal menù in alto. Si aprirà il menù delle variabili a disposizione. Per selezionare una variabile, posizionarsi nel punto del testo in cui si vuole inserire la variabile, scegliere la variabile e selezionare il pulsante aggiungi. Per vedere come si comporta la variabile, premere il campo anteprima, che sostituirà con dei valori di prova le variabili inserite. Quando si è soddisfatti del risultato, salvare il modello come indicato nei paragrafi precedenti.

31 Eliminare in modello Premesso che NON VVAANNO AASSSSOLLUTTAAMEENTTEE EELLI IIMI IINAATTI II IMODDEELLLLI II DDEELLLLEE CCAARRTTEELLLLEE DDI IIVVEERRSSEE DDAA QUEELLLLAA UTTEENTTEE, è possibile procedere ad una periodica pulizia dei proprio modelli, selezionando la voce Cancella Modelli dal menù in alto Si aprirà la finestra di selezione dei modelli da eliminare. Scegliere i modelli da eliminare spuntando sia la modalità online che offline e selezionare Elimina.

32 Creare una macro per modificare le variabili Anzitutto occorre abilitare il pulsante di scelta rapida Proprietà controllo:

33 Nella finestra che si apre selezionare dal menù a tendina in alto a sinistra la voce Scheda Sviluppo e poi dall elenco la voce Proprietà controllo, cliccare su Aggiungi Proprietà controllo sarà aggiunto all elenco di sinistra. Selezionare OK.

34 Ora che il pulsante di accesso rapido Proprietà controllo è disponibile nella barra in alto è possibile iniziare a scrivere la macro. Aprire un qualsiasi documento di A&D in cui sia contenuta una variabile, applicare la selezione e posizionarsi all interno del campo testo della variabile: Selezionare la scheda Sviluppo e cliccare su Registra macro: Nella finestra che si apre scegliere un nome per la macro, memorizzare la macro per tutti i documenti (questa selezione è importante perché la macro sia disponibile anche in altri Atti oltre a quello attualmente aperto) e descrivere brevemente cosa fa la macro (non cliccare su OK). Cliccare poi su Pulsante, si aprirà la seguente finestra:

35 Cliccare su Aggiungi e poi su OK. A questo punto si apre la registrazione della macro pertanto eseguire esclusivamente le seguenti azioni: posizionarsi con la freccia su Proprietà controllo e cliccare con il tasto sinistro del mouse dalla finestra che si apre deselezionare le due spunte del campo blocco

36 Selezionare la voce Interrompi registrazione La macro è ora pronta per essere utilizzata su qualsiasi variabile. Per dare un nome all icona della macro selezionare Altri comandi: Dalla finestra che si apre selezionare l icona della macro:

37 Selezionare la voce modifica e nella finestra che si apre dare un nome a piacimento. Per usare la macro, dopo aver creato l Atto, posizionarsi dentro al campo testo da modificare, cliccare sul pulsante della macro e procedere alla modifica del contenuto. Inserire un blocco predefinito da riutilizzare come parte rapida Selezionare la scheda Inserisci: Selezionare il testo che si vuole copiare nel blocco da riutilizzare.

38 Andare sulla voce Parti rapide e selezionare l ultima voce: Salva selezione nella raccolta parti rapide. Nella finestra che si apre dare un nome significativo al blocco di testo. Selezionare dalla raccolta Parti Rapide oppure Glossario a seconda del pulsante che si preferisce utilizzare per richiamare il blocco stesso. Nel caso si volesse creare un apposito modello Word in cui salvare il blocco, in modo che sia presente solamente in tale tipo di documento e non in tutti, selezionare la voce Salva in e poi il proprio modello Word. Attivare il pulsante di accesso rapido Glossario o Parti rapide

39 A questo punto con il pulsante Glossario o Parti rapide è possibile richiamare il blocco salvato. Nel caso si volessero creare dei blocchi utilizzabili esclusivamente per alcuni specifici documenti, occorre prima creare un modello Word, poi creare i blocchi ed infine creare un modello SICP partendo da tale modello Word. Per creare un modello Word, creare un documento bianco e salvarlo con nome scegliendo la voce Modello di Word. Creare i blocchi come su spiegato e salvare il modello Word. Creare ora un nuovo documento Word partendo da tale modello e salvarlo come se fosse un modello SICP.

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