REMOTIZZAZIONE: Ottimizzare il servizio e massimizzare la redditività. Hinser Data Srl 1

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1 COMUFFICIO HINSER DATA Srl REMOTIZZAZIONE: Ottimizzare il servizio e massimizzare la redditività Hinser Data Srl 1

2 Avvertenza La presente dispensa, predisposta a cura di Hinser Data Srl, é destinata ad uso esclusivo e riservato degli Associati partecipanti ai Seminari di COMUFFICIO, quale materiale didattico ausiliario. Tutti i diritti sono riservati e ne è pertanto vietata qualunque forma di riproduzione comprese le fotocopie, e/o commercio. L elaborazione dei testi è stata curata con la dovuta attenzione ; tuttavia non si assume alcuna responsabilità per eventuali involontari errori o inesattezze. Febbraio 2014 Hinser Data Srl 2

3 COMUFFICIO HINSER DATA Srl REMOTIZZAZIONE : Normalmente indica la gestione da remoto di un installazione: Apparecchiatura Programma Servizio In ambito riprografico va a indicare la possibilità di ricevere in modo più o meno automatico informazioni sullo stato dell apparecchiatura da gestire: Stampante Multifunzione Fotocopiatrice Le informazioni di utilizzo più comune che possono essere raccolte sono: Valore dei Contatori (B/N COL) Livelli residui dei Consumabili (Toner) Messaggi di Errore Hinser Data Srl 3

4 COMUFFICIO HINSER DATA Srl Perché alle Aziende piace il NOLEGGIO E una forma di cessione che permette all Azienda di: Accedere ad un tipo di apparecchio che spesso ha un costo di acquisto elevato Avere alla base un costo certo di esercizio indipendente da imprevisti Pagare solo in funzione dell effettivo utilizzo del bene Svincolarsi dalla gestione dell approvvigionamento dei materiali di consumo (alcune volte all interno del noleggio viene proposta anche la fornitura della carta!) Svincolarsi dal problema di aggiornare le proprie attrezzature Hinser Data Srl 4

5 COMUFFICIO HINSER DATA Srl Punti critici per il Dealer che propone il noleggio Dimensionare in modo ottimale l apparecchio da proporre Valutare il costo/copia in base alle tipologia di utilizzo dell apparecchio Valutare il costo base da applicare al contratto (costo del bene, durata del contratto, volume di lavoro, possibile utilizzo dello stesso alla fine della locazione,.. ) Hinser Data Srl 5

6 COMUFFICIO HINSER DATA Srl Elementi principali che possono determinare la redditività di un contratto di noleggio Difficoltà nella raccolta delle informazioni su cui viene determinato l importo da fatturare al Cliente Difficoltà nella gestione degli addebiti degli esuberi Creazione di MicroMagazzini di consumabili presso il cliente Difficoltà nella gestione ottimale della distribuzione dei consumabili Difficoltà nella valutazione della redditività del contratto Hinser Data Srl 6

7 COMUFFICIO HINSER DATA Srl L Azienda che propone ai propri Clienti la cessione attraverso un contratto di noleggio DEVE avere a disposizione: Strumento software in grado di gestire in modo completo, dettagliato e immediato questo tipo di proposta Strumento che metta a disposizione del software in modo automatico le informazioni fondamentali da elaborare Integrazione stretta tra questi due elementi Hinser Data Srl 7

8 COMUFFICIO HINSER DATA Srl Per rendere effettivi i vantaggi derivanti dall uso di uno strumento di REMOTIZZAZIONE occorre: Integrazione tra il software di REMOTIZZAZIONE e il software di GESTIONE: le informazioni raccolte devono essere caricate automaticamente nel database del gestionale. Indipendenza dello strumento di REMOTIZZAZIONE dal marchio e dal modello degli apparecchi da gestire. Aggiornamento (magari automatico) dell insieme degli apparecchi gestibili. Hinser Data Srl 8

9 COMUFFICIO HINSER DATA Srl Proposte COMUFFICIO-HINSER DATA Key.Co.Re Apparecchi collegati alla rete aziendale Pc connesso alla rete e in grado di inviare e_mail Sonda presso il cliente installata sul Pc Invio diretto dell informazione al Dealer tramite e_mail Facilities Manager Apparecchi collegati alla rete aziendale Pc connesso alla rete e collegato ad Internet Sonda presso il cliente installata sul Pc Invio delle informazioni ad un Server che le elabora e le invia tramite e_mail al Dealer Entrambe le soluzioni sono integrate con il software DINAMIC che è quindi in grado di importare le informazioni fornite Hinser Data Srl 9

10 COMUFFICIO Cenni operativi DINAMIC - REMOTIZZAZIONE Passo 1: configurazione dei contatori HINSER DATA Srl DINAMIC prevede la gestione di 10 contatori. Ogni contatore può essere configurato per contenere l informazione che interessa. In base alla CATEGORIA è possibile nascondere i contatori che non interessano. E possibile attivare degli ALLARMI in base ad un valore limite (min/max) di ogni contatore. Sulla base di questi Allarmi il programma, in scheda anagrafica macchina) evidenzia il contatore interessato, o consente di ottenere l elenco di tutte le macchine in situazione di allarme attivo Hinser Data Srl 10

11 Cenni operativi DINAMIC - REMOTIZZAZIONE Passo 2: definizione delle caratteristiche del contratto di assistenza/noleggio DINAMIC prevede la gestione di una tabella di abbonamenti/noleggi nella quale definire le caratteristiche di ognuno dei contratti da gestire. Su ogni macchina sarà indicato il tipo di contratto a cui fa riferimento la macchina stessa. Una adeguata configurazione della tabella consente una gestione ottimale delle estrazioni dei dati per lo scadenziario e/o la fatturazione automatica dei contratti e dei noleggi (o per la loro simulazione) Hinser Data Srl 11

12 Cenni operativi DINAMIC - REMOTIZZAZIONE Passo 3: eventuale personalizzazione del noleggio sulla singola macchina DINAMIC prevede la possibilità di impostare alcune caratteristiche del contratto di noleggio a livello di singola macchina. Hinser Data Srl 12

13 Cenni operativi DINAMIC - REMOTIZZAZIONE Passo 4: Impostazione della funzione di REMOTIZZAZIONE (es: Key.Co.Re. DINAMIC prevede la possibilità di verificare il corretto funzionamento delle sonde installate presso i clienti. Hinser Data Srl 13

14 Cenni operativi DINAMIC - REMOTIZZAZIONE Passo 4: Impostazione della funzione di REMOTIZZAZIONE (es: Key.Co.Re. DINAMIC prevede la possibilità di impostare il tipo di gestione che si desidera per ognuna della macchine rilevate dalle sonde installate presso i clienti. Hinser Data Srl 14

15 COMUFFICIO HINSER DATA Srl Cenni operativi DINAMIC - REMOTIZZAZIONE Passo 5: Importazione delle informazioni recevute della funzione di REMOTIZZAZIONE (es: Key.Co.Re.) Hinser Data Srl 15

16 Cenni operativi DINAMIC - REMOTIZZAZIONE Passo 5: Risultato dell importazione delle informazioni ricevute della funzione di REMOTIZZAZIONE (es: Key.Co.Re.) Hinser Data Srl 16

17 Cenni operativi DINAMIC - REMOTIZZAZIONE Passo 6: Un esempio di uso dei dati: GRAFICO DEI CONTATORI Hinser Data Srl 17

18 Cenni operativi DINAMIC - REMOTIZZAZIONE Passo 6: Un esempio di uso dei dati: GRAFICO DEI CONTATORI Hinser Data Srl 18

19 COMUFFICIO HINSER DATA Srl Cenni operativi DINAMIC - REMOTIZZAZIONE Passo 6: Un esempio di uso dei dati: Calcolo della fatturazione Hinser Data Srl 19

20 Cenni operativi DINAMIC - REMOTIZZAZIONE Passo 6: Un esempio di uso dei dati: Calcolo Costo/copia aziendale Sulla base dei costi relativi a interventi eseguiti, ricambi utilizzati, consumabili forniti, DINAMIC è in grado di calcolare, su base annua, il costo/copia medio per ogni installazione Hinser Data Srl 20

21 Cenni operativi DINAMIC - REMOTIZZAZIONE Passo 6: Un esempio di uso dei dati: Potente strumento commerciale La funzione di Remotizzazione può essere applicata anche per tutte le macchine non gestite direttamente dal Dealer: ogni macchina che sia collegata alla rete aziendale viene rilevata dalla sonda e resa disponibile per la raccolta dei dati Avere a disposizione dati certi sull uso delle singole apparecchiature è un presupposto fondamentale per generare offerte PERSONALIZZATE per il cliente, trasformandosi da venditori in consulenti. Hinser Data Srl 21

22 COMUFFICIO HINSER DATA Srl Politica commerciale DINAMIC-REMOTIZZAZIONE RISERVATA AGLI ASSOCIATI COMUFFICIO Presupposto fondamentale è la licenza d uso di DINAMIC nella sua versione FULL + RIPRO Licenza d uso 520,00 + iva Support Pack (obbligatorio) 260,00/anno + iva A questa versione è possibile arrivare anche attraverso un upgrade da qualunque altra versione di DINAMIC, e dal prezzo indicato viene INTERAMENTE scontato l importo pagato per il costo della licenza d uso attuale di DINAMIC Hinser Data Srl 22

23 Politica commerciale DINAMIC-REMOTIZZAZIONE RISERVATA AGLI ASSOCIATI COMUFFICIO Modulo remotizzazione KEY.CO.RE. Sonda da installare presso il cliente GRATIS Canone fisso 80,00/mese + iva (assicura l assistenza e l aggiornamento dell insieme di marchi/modelli gestiti) Costo x macchina gestita Gestione completa: unità 0.85/mese + iva oltre 400 unità Gestione solo volumi: unità unità 0.75/mese + iva 0.65/mese + iva 0.45/mese + iva unità 0.35/mese + iva oltre 400 unità 0.25/mese + iva Hinser Data Srl 23

24 Politica commerciale DINAMIC-REMOTIZZAZIONE RISERVATA AGLI ASSOCIATI COMUFFICIO Per maggiore chiarezza riportiamo a scopo di esempio alcune situazioni, evidenziando il costo unitario, cioè il costo per ogni singola macchina, che l adozione di questa soluzione comporta (per semplificare la casistica e per posizionarsi nella situazione di caso peggiore, negli esempio consideriamo tutte le macchine in regime di GESTIONE COMPLETA): 100 macchine gestite: costo per macchina 0.85 * 100 macchine * 12 mesi = 1020,00 costo fisso 80,00 * 12 mesi = 960,00 Costo Totale = 1980,00 Costo effettivo macchina/mese 1980 / 100 / 12 = 1, macchine gestite: costo per macchina 0.85 * 200 macchine * 12 mesi = 2040,00 costo fisso 80,00 * 12 mesi = 960,00 Costo Totale = 3000,00 Costo effettivo macchina/mese 3000 / 200 / 12 = 1,25 Hinser Data Srl 24

25 Politica commerciale DINAMIC-REMOTIZZAZIONE RISERVATA AGLI ASSOCIATI COMUFFICIO 300 macchine gestite: costo per macchina 0.75 * 300 macchine * 12 mesi = 2700,00 costo fisso 80,00 * 12 mesi = 960,00 Costo Totale = 3660,00 Costo effettivo macchina/mese 3660 / 300 / 12 = 1, macchine gestite: costo per macchina 0.65 * 450 macchine * 12 mesi = 3510,00 costo fisso 80,00 * 12 mesi = 960,00 Costo Totale = 4470,00 Costo effettivo macchina/mese 4470 / 450 / 12 = 0,82 Risulta evidente che l incidenza economica per ogni singola macchina, confrontata con gli enormi vantaggi messi a disposizione da questa soluzione, è assolutamente trascurabile. Hinser Data Srl 25

26 Versioni del Software DINAMIC DINAMIC Light: Gestione Verifiche Periodiche e preparazione del file formato txt per l invio all Agenzia delle Entrate DINAMIC Light Plus: Funzioni Light + Scadenziario Verificazioni Periodiche + Controllo Preventivo + Modulistica tecnica e normativa DINAMIC Full: Funzioni Light Plus + Gestione assistenza tecnica office, Gestione contratti e scadenze, Gestione chiamate, Gestione tecnici, Gestione matricole e stato (permute,...), Gestione Misuratori Fiscali, Gestione numero azzeramenti, Stampe e ricerche per matricola, tecnico, contratto, mese, anno, zona, DINAMIC Full Plus: Funzioni Full + Modulo Fatturazione con Generazione automatica fatture di rinnovo abbonamenti e interventi e compilazione manuale di fatture immediate, creazione file standard Presentazione Telematica Effetti + Modulo integrato avanzato di Gestione Magazzino con Generazione delle stampe correlate (inventario, movimenti, ), Gestione archivio fornitori, Emissione di D.D.T., fatture accompagnatorie e fatture differite, DINAMIC Full Ripro: Funzioni Full + Modulo integrato Riprografia con Gestione flessibile di contatori copie b/n e colore, simulazioni di calcolo previsionale sull evoluzione dei loro valori, Gestione costi copia b/n e colore con franchigia e valorizzazione relativi contratti abbonamento / noleggio, DINAMIC Gest: Funzioni Full Plus + Modulo integrato di Gestione Contabilità Aziendale per Centri di Assistenza, con Piano dei Conti a 3 o 4 livelli, Gestione fatture fornitori e fatture clienti anche immediate e accompagnatorie, Scadenziario, Liquidazione periodica IVA, Generazione bilancio aziendale. DINAMIC Modulo Lan: Completa ogni versione di DINAMIC rendendola utilizzabile contemporaneamente da più postazioni collegate in rete. Hinser Data Srl 26

27 COMUFFICIO HINSER DATA Srl Contatti HINSER DATA S.R.L. Per ogni necessità potete contattarci: I nostri uffici sono aperti dal lunedì al venerdì, dalle ore 9:30 alle ore 12:30 e dalle ore alle ore (ora locale Italiana). Telefono: + 39 (051) (Centralino Digitale 2 Linee Ricerca Automatica con Caselle Vocali per ogni Interno) Fax: + 39 (051) (Ricezione automatica) Indirizzo Postale: Sede legale: Via Bruno Bottau, 4; I Castenaso (BO), Italy Posta elettronica: Informazioni generali: [email protected] Vendite e assistenza commerciale: [email protected] Supporto Tecnico Generico: [email protected] Supporto Tecnico Paghe: [email protected] Comunicazioni amministrative: [email protected] Webmaster: [email protected] Download/Upload: [email protected] Hinser Data Srl 27

28 COMUFFICIO HINSER DATA Srl GRAZIE PER L ATTENZIONE Hinser Data Srl 28